DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Apuntes BASES DOCUMENTARIAS
Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi.
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DOCUMENTACIÓN
Las Empresas deben dejar constancia escrita de las gestiones desarrolladas en la actividad
comercial.
La misma se realiza a través de DOCUMENTOS o COMPROBANTES, que son
fuente de información así como el respaldo para toda registración contable.
Los comprobantes deben ser archivados y por tanto permiten ver la historia de las
operaciones efectuadas por la empresa.
- SISTEMATIZAR EL ORDENAMIENTO
DE DATOS, es decir, que se establece qué datos
deben contener los documentos, como por ejemplo:
fecha, partes intervinientes, formas de pago, etc.
Los comprobantes permiten
- DESPERSONALIZA LAS OPERACIONES: es
decir, que existirá una división de tareas donde
uno emite el documento y deja constancia,
mientras otro controla y contabiliza.
- GUIA EL FLUJO DE DATOS EN LA
ORGANIZACIÓN, haciendo que cumplan con todas
las etapas dentro del proceso administrativo.
- HECHOS ECONÓMICOS
Los comprobantes registran
-ACTOS ADMINISTRATIVOS
HECHOS ECONÓMICOS
ACTOS ADMINISTRATIVOS
Son los que provocan una variación en el
PATRIMONIO (son tomados por la
contabilidad ej. Compra de una máquina)
NO provocan variaciones en el
PATRIMONIO.
Aseguran
el
cumplimiento
de
los
hechos
económicos y los Controlan.
(no son tomados por la contabilidad ej.
La decisión de compra de una
máquina).
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FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES
Los comprobantes cumplen con cuatro funciones. Ellas son de índole contable, índole
jurídico, de índole impositiva, y de control.
DE INDOLE CONTABLE

Respaldan y aseguran la correcta
registración contable.
 Toda registración debe estar respaldada
por un comprobante. Éste nos brinda
información sobre la fecha en que fue
emitido, cantidades y artículos que
componen la operación, importes,
impuestos, etc.
DE INDOLE JURÍDICO

La legislación da validez a las
constancias de los libros de comercio
cuyas anotaciones estén respaldadas por
documentos que cumplan con los
requisitos formales.
DE CONTROL
DE ÍNDOLE IMPOSITIVA

Sirven para demostrar la veracidad
de lo manifestado en las
declaraciones juradas realizadas ante
los organismos recaudadores, por
ejemplo BPS y DGI.

Todo sistema de control
(auditorías) de las empresas
realizan la revisión de los
comprobantes para verificar que
cumplan con las formalidades
legales y la correcta registración de
los mismos en los libros.
CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE LOS COMPROBATES
Los comprobantes deben ser archivados de acuerdo con el origen, compras, ventas,
contado, crédito, etc.
El Código de Comercio obliga al comerciante a:
 Conservar los Libros de contabilidad por un lapso de 20 años luego de
finalizada sus actividades.
 Esta obligación alcanza a los sucesores en caso de fallecimiento.
 No dice nada con respecto a documentos, por lo que se debe recurrir al Código
Tributario.
El Código Tributario establece:
 Que los comerciantes deben conservar los comprobantes por un lapso de 5 años
cuando se hayan presentado declaraciones juradas para el pago de los impuestos.
 Cuando no haya presentado declaración jurada el lapso de conservación es de
10 años.
 Pasado estos plazos las obligaciones tributarias prescriben por lo que el
Estado pierde los derechos a cobrar los impuestos.
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DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
Clasificación de los Comprobantes
Se pueden clasificar de varias formas:
SEGÚN EL USO Y DESTINO DE LOS MISMOS

INTERNOS: son aquellos que nacen en la Empresa y circulan dentro de la
misma. Estos documentos no llegan a manos de otras empresas
(públicas o privadas) ni a particulares. Dentro de estos
documentos encontramos el Pedido Seccional, Vale de Caja, etc.

EXTERNOS: son aquellos que nacen en la Empresa y salen de la misma
relacionándola con otras ya sean públicas o privadas. Un
ejemplo de estos documentos son la Boleta de Contado, la
Factura de Crédito, etc.
SEGÚN LA AUTONOMÍA O FINALIDAD RESPECTO DE LAS OPERACIONES
COMERCIALES QUE LE DAN ORIGEN

DOCUMENTOS PROBATORIOS: son aquellos en los que se deja
constancia de las operaciones realizadas.
Indican las personas que intervienen,
tipo de operación realizada, condiciones
de las mismas, etc.
BÁSICOS: son los que la empresa debe
tener para documentar las operaciones
más comunes. Estos documentos se
contabilizan como ser : la Boleta de Contado, la
Factura de Crédito, Notas de Ajuste).
Se dividen en
COMPLEMENTARIOS: no son
obligatorios, las empresas los adoptan de acuerdo a sus
necesidades, estos documentos no se contabilizan.
Ejemplo de ellos son el Pedido Seccional, la Orden de
Venta.

TÍTULOS DE CRÉDITO o VALOR: son aquellos que por su fácil
circulación reemplazan a la moneda. Tienen por
objeto una suma de dinero líquida y exigible, en una
fecha cercana y a veces a la vista.
Nos permiten ejercitar el derecho literal y autónomo
que en ellos se consigna. Dentro de ellos encontramos
el Conforme, el Vale, el Cheque, la Letra de Cambio
etc
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CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS DE CRÉDITO O VALOR

Representativos de dinero: en ellos constan la obligación de pagar
una suma de dinero.
PROMESAS DE PAGO son aquellos en los
que una de las parte reconoce una deuda y se
compromete a pagarla en un plazo determinado,
expresado en el mismo. (conforme, vale)
Se dividen
ORDENES DE PAGO son aquellos en los que
una de las partes ordena a otra, el pago de suma
de dinero a una tercera persona, ya sea a la vista
o en un plazo estipulado. (cheque, letra de
cambio)

Representativos de mercaderias: se utilizan para documentar el contrato de
transporte de mercadería (guías,
conocimiento de embarque, etc.)
DISPOSICIONES GENERALES DE LOS DOCUMENTOS PROBATORIOS
Los comerciantes deben cumplir con los siguientes requisitos para imprimir su
documentación comercial:
 Una vez inscripto en el Registro Único de Comerciantes, deberá solicitar la
“CONSTANCIA PARA IMPRESIÓN”, la que deberá en entregar a la Imprenta
en un plazo de 15 días (pasado este pierde validez).
 La “CONSTANCIA PARA IMPRESIÓN” es numerada y es extendida en dos
vías, el original va a la imprenta y la copia queda en poder del comerciante
debiéndola conservar hasta la prescripción de los impuestos.
 La Imprenta debe estar habilitadas por la DGI.
VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS
La documentación podrá ser utilizada dentro del término de dos años a
contar de la fecha de impresión (MES y AÑO) que aparece en el pie
de imprenta
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


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REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
(RUT)
Es el número que otorga la DGI al comerciante cuando se afilia.
Es único, irrepetible y no se transfiere.
Se compone de 12 dígitos.
21. 123.456.0010
21 – Indica el lugar de inscripción y radicación de la empresa (21
corresponde a Montevideo)
123.346 – Son números secuenciales que otorga la DGI. Es el número
real de la empresa.
001 – Indica la cantidad de sucursales con contabilidad propia que tiene la
empresa.
0 – Este es un número digito verificado. Nos indica el vencimiento del día
de pago.
NUMERO CORRESPONDIENTE A CADA DEPARTAMENTO
CÓDIGO DEPARTAMENTO
01
ARTIGAS
02
CANELONES
03
CERRO LARGO
04
COLONIA
05
DURAZNO
06
FLORES
07
FLORIDA
08
LAS PIEDRAS
09
LAVALLEJA
10
MALDONADO
11
PANDO
12
PAYSANDÚ
13
RÍO NEGRO
14
RIVERA
15
ROCHA
16
SALTO
17
SAN JOSÉ
18
SORIANO
19
TACUAREMBÓ
20
TREINTA Y TRES
21
MONTEVIDEO
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Compra-Venta (una persona se obliga a transferir a otra
una propiedad, y esta última se compromete a recibirla y a
pagar un precio por la misma.)
OPERACIONES
COMERCIALES
Venta de Bienes y Servicios (se refiere a la venta que tiene
por objeto principal la empresa).
Permuta (cuando una persona se obliga a transferir a otra
persona la propiedad de una cosa, a Cambio de que éste le
de la propiedad de otra.
BOLETA CONTADO
 Se utiliza en la compra-venta.
 Documento probatorio.
 De trámite externo.
 Se contabiliza.
 Forma parte de los comprobantes de caja.
Finalidad. Es documenta las ventas contado de la empresa, que
pueden ser:
1. Contado Inmediato (se entrega la mercadería y se recibe el
importe).
2. Contado Diferido (se entrega la mercadería y se recibe el
importe en un corto plazo).
3. Contado Contra-Reembolso (se entrega la mercadería a un
transportista y se abona luego de ser recibida)
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS
Son obligatorios para que el documento tenga validez.
Ángulo superior izquierdo:
1. Razón social o nombre comercial.
2. Domicilio fiscal.
Ángulo superior derecho:
1.
2.
3.
4.
Número de R.U.T.
Numeración correlativa impresa.
Nombre del comprobante.
Recuadro que identifica si el comprador es contribuyente
de I.V.A. o un consumidor final.
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R.U.T. COMPRADOR CONSUMO
FINAL
Cuando el emisor es una pequeña empresa el recuadro es diferente:
CONTRIBUYENTE COMPRENDIDO EN EL
LITERAL E) DEL ART. 26 DEL TÍTULO 4
DEL T. O. 1996
Ángulo inferior izquierdo:
1. Constancia de estar al día con el IVA.
2. Pie de imprenta, contiene:
- Nº de RUT de la imprenta.
- Nº de constancia.
- Fecha de impresión
- Nombre, serie y número inicial y final del
documento impreso.
- Nº de vías impresas (mínimo exigido 2)
- Leyenda “Imprenta Autorizada”.
Ángulo inferior derecho:
1. Identificación de original o copia.
2. Destino de cada vía.
Sin ubicación predeterminada:
1. Fecha de emisión
2. Nombre y domicilio del comprador.
3. Detalle de mercaderías o servicios, con identificación de
cantidades.
4. Precio unitario y final.
5. Impuestos discriminados.
EMISIÓN POR MÁQUINA REGISTRADORA DE CAJA (Tickets).
Pueden emitir Tickets:








Farmacias
Bares
Heladerías
Quioscos
Casas de juegos electrónicos
Supermercados
Almacenes
Carnicerías
locales que vendan
artículos
 Fiambrerías
comestibles
 Panaderías
 Fábricas de pastas.
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Quienes no estén comprendidos en estas actividades pueden solicitar permiso a la
DGI.
CONTENIDO DEL TICKET:
1. Nombre o razón social del emisor.
2. Domicilio fiscal donde es utilizada la máquina.
3. Número de RUT del emisor.
4. Fecha de la operación.
5. Número correlativo de operación
6. Importes parciales y totales.
7. Se extiende en una sola vía que es entregada al comprador.
8. El ticket no sirve para descontar IVA.
Cuando el comprador solicita una boleta de contado en sustitución del ticket a
efectos de la registración si el mismo ya se hubiera emitido se adjunta a la vía de la
boleta de contado que queda en poder del emisor y se anota en ésta el número de
ticket.
FACTURA DE CRÉDITO:
 Se utiliza en la compra-venta.
 Documento probatorio.
 De trámite externo.
 Se contabiliza.
 Su finalidad es documentar las ventas a crédito simple.
 Debe ser firmada por el deudor o representante legal. De esta
manera se convierte en un título valor y en caso de no ser abonada
por el deudor permite al acreedor efectuar un juicio ejecutivo para su
cobro.
 Debe tener fecha de vencimiento para el pago del crédito.
 Los elementos constitutivos son los mismos que el de la boleta.
FACTURA PROFORMA: Se utiliza a nivel internacional para importación y
exportación de mercaderías.
Incluye:
 Descripción de la mercadería.
 Precio unitario.
 Tipo de embalaje requerido.
 Medio de transporte utilizado.
 Tamaño de los paquetes.
 Responsable de los gastos aduaneros.
FACTURACIÓN CON EQUIPOS IMFORMÁTICOS:
Deberá cumplir las formalidades establecidas por la DGI, con la diferencia que estos
documentos contienen dos numeraciones:
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

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Una es la que esta impresa.
Otra la que le da la máquina junto al tipo de documento. Hay que tener en
cuenta que se puede estar emitiendo una boleta de contado e inmediatamente
una factura de crédito.
NOTAS DE AJUSTE
Son Notas de Ajustes los siguientes documentos: DEVOLUCIÓN CONTADO,
NOTA DE DÉBITO Y NOTA DE CRÉDITO
DEVOLUCIÓN CONTADO:




Este documento es usado cuando la empresa
vendedora acepta devoluciones de mercadería.
Se le puede denominar también “nota de crédito
contado” o “contado negativo”.
El formato del documento es igual al de la boleta
contado.
Es una Nota de Ajuste
NOTA DE DÉBITO:
 Documento probatorio.
 De trámite externo.
 Se contabiliza.
 Documenta un débito en la cuenta corriente del cliente, siempre que
este no sea por concepto de mercaderías, ni servicios, ni maquinaria.
Se emite en los siguientes casos:
 Intereses o recargos por financiación o por mora.
 Errores en la factura en menor valor
 Gastos originados por envío de mercadería.(fletes)
Elementos constitutivos: son los mismos que los de la boleta.
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NOTA DE CRÉDITO:
 Documento probatorio.
 De trámite externo.
 Se contabiliza.
 Documenta un crédito en la cuenta corriente del cliente.
Se emite en los siguientes casos:
 Devolución de mercadería o envases.
 Rebajas o descuentos, realizados después de emitida la
factura.
 Errores en la factura en mayor valor.
Elementos Constitutivos: son iguales que la boleta.
RECIBO OFICIAL
Lo definimos como:
 Documento probatorio.
 De trámite externo.
 Se contabiliza.
 Es una constancia escrita donde se declara haber recibido una cosa o
dinero.
 Forma parte de los documentos de caja.
Requisitos legales:
1. Nombre o razón social
2. Domicilio fiscal
3. Número de RUC
4. Nombre del comprobante.
5. Numeración correlativa impresa.
6. Nombre de la persona que efectúa el pago.
7. Firma de la persona que recibe.
8. Pie de imprenta.
9. Lugar y fecha de emisión.
10. Importe en números y letras.
11. Detalle en el pago si es efectivo o cheque, en éste caso
establecer el número y al Banco a cual pertenece.
12. Concepto que motiva el pago.