DOCUMENTO EN ESPERA ANTECEDENTES En el caso que

DOCUMENTO EN ESPERA
ANTECEDENTES
En el caso que vamos a estudiar empieza con el supervisor de producción y finaliza en la
mesa de la secretaria en el departamento de compras. Hay un documento que debe ser
aprobado por el gerente de producción. Este documento fue escrito a mano por el
supervisor, el cual debe ser llevado hacia la oficina del gerente de producción, el cual lo
firmara para que finalmente la secretaria realice el pedido de compra.
DESARROLLO
El desarrollo de la tarea es como sigue: El documento se encuentra sobre la mesa del
oficinista, después, éste lo llevara a la secretaria del gerente de producción (30 min). El
documento queda sobre la mesa de la secretaria en espera de ser escrito en la
computadora. Se escribe. Posteriormente es llevado por el oficinista al gerente de
producción (10 min) y queda sobre la mesa de éste en espera de su aprobación (15 min).
El gerente lo examina y lo aprueba y pone su clave (firma y sello) (20 min). Queda sobre la
mesa del gerente en espera del oficinista, para que sea llevado al departamento de
compras (20 min).
El documento espera la aprobación sobre
la mesa del agente de compras donde es
examinado y aprobado (20 min) y queda
de nuevo en espera del oficinista sobre la
mesa del agente de compras (30 min). De
ahí pasa a la mesa de la secretaria para ser
mecanografiado (5 min). Finalmente queda
sobre la mesa de la secretaria esperando el
mecanografiado del pedido de compra (10
min).
El oficinista debe realizar la misma operación en sus horas de trabajo (8 horas) ya que le
llegan alrededor de 20 a 30 documentos a diferente hora, difícilmente puede cumplir con
su cuota. Evidentemente nuestra tarea va a ser determinar donde podríamos mejorar
esta tarea, podemos notar que existen algunos movimientos que emplean bastante
tiempo, como son los tiempos de espera o improductivos. Los cuales debemos mejorar.
DESENLACE
Este caso de estudio es un típico caso de mejora de métodos, para poder visualizar mejor
haremos primero el diagrama de flujo de proceso:
Notamos que todo el proceso demora 160 minutos es decir 2 horas con 40 minutos.
Si el oficinista tiene que llevar entre 20 y 30 documentos al día, si sigue este procedimiento
no podría realizarlo, pues si trabaja 8 horas al día , esto es 480 minutos entre 160 nos da
que solamente podría llevar 3 documentos diariamente; con lo cual no cumplirá su
función.
Para solucionar esto debemos eliminar o disminuir los tiempos improductivos, es decir
atacar las demoras en la que interviene el oficinista; pues en las otras actividades no se
puede intervenir pues no son parte de su función.
Para solucionar esto se propone:
1. Eliminar el mayor posible tiempo improductivo; para esto observamos que el
oficinista tiene 3 tiempos improductivos, que son de 30, 20 y 30 lo que nos da 80
minutos. Proponemos anular el 1er tiempo improductivo de 30 minutos, y los tiempos
de 20 y 30 minutos reducirlos al 50% es decir a 25 minutos. Haciendo estas mejoras
tendríamos un nuevos tiempo de solamente 25 minutos; es decir de 80 minutos de
improductividad lo bajamos a solamente 25 minutos (estamos mejorando 55
minutos).
2. Para poder conseguir esta mejora sustancial, se propone que el oficinista realice el
proceso completo solamente en 3 horarios, bien definidos; de manera que no lleve
solamente un solo documento sino un conjunto de documentos que podrían ser 10 o
más documentos de manera que pueda cumplir con su función a cabalidad.
3. El nuevo diagrama de flujo de proceso seria:
El nuevo proceso ahora demora 105 minutos, es decir 1 hora y 45 minutos.
4. Los horarios para que realice el proceso el oficinista serian:
1er horario: 9: a.m a 10:45 a.m.
2do horario: 11 a.m a 12:45 p.m.
3er horario: 2 p.m a 3:45 p.m.
Se aprecia que el 1er horario comienza a las 9 de la mañana con lo cual hay una hora en
que podría hacer otras actividades, luego entre horario y hora hay una tolerancia de 15
minutos, para cualquier contratiempo y se ha tomado como refrigerio el horario de 1 a 2
p.m.