INSTITUTO NACIONAL DE APOPA DOCENTE: Reyna Elizabeth Cruz INTEGRANTES: Katherin Yamilet Márquez Kathia Estephani Pocasangre María Alejandra López Vanessa Elizabeth Lara Blanca Marisela Cortez Mariana Lizbeth Jennifer Celina Miranda Paola García Nº 25 Nº 38 Nº 24 Nº 22 Nº 07 Nº 31 Nº 29 Nº 14 MATERIA: Módulo 5 Recepción y envío de correspondencia y otros documentos por correo electrónico AÑO: 2012 OBJETIVOS: Analizar y conocer todos los tipos de oficinas existentes, diferenciando unas de las otras. Comprender la historia de las oficinas, su inicio y evolución. Aprender a como ambientar una oficina y como mejorar sus espacios LAS OFICINAS MODERNAS Y COMO MEJORAR LOS ESPACIOS Y AMBIENTES EN LA OFICINA. LA OFICINA Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica. En toda oficina se maneja un código de Políticas de propias. Historia de la oficina La palabra proviene a latín officium y sus equivalentes en varios idiomas (principalmente lenguas románicas). Cabe notar que no denota necesariamente un lugar, sino una 'oficina (a menudo móvil)' de una persona o aún la noción abstracta de una posición formal (tal como la del magistrado). Roma se puede considerar la primera sociedad que, principalmente debido al rol de la ley, desarrolló una buro cracia relativamente elaborada, que no sería igualada por siglos en el oeste sino hasta después de la caída de Roma, incluso revertida parcialmente a causa del analfabetismo, mientras que el este preservó una cultura administrativa más sofisticada, bajo del imperio Bizantino y el Islam. Otra etimología del francés "officinal, officinale"; de oficina, laboratorio, farmacia. Las oficinas en la antigüedad clásica eran a menudo parte de un palacio complejo o un templo grande. Había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales "oficinas". Estos cuartos a menudo son llamados "bibliotecas" por algunos arqueólogos y la prensa en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados para registrar expedientes y otras funciones administrativas tales como tratados y decretos, y no para la escritura o poesía u otros trabajos relacionados a la ficción. La cancillería medieval era generalmente el lugar en donde la mayoría de los documentos del gobierno fueron escritos y donde las leyes fueron copiadas en la administración de un reino. Los cuartos de la cancillería tenían a menudo paredes repletas de casilleros, construidos para albergar el pergamino enrollado para una rápida lectura (un precursor al estante del libro). La introducción de la impresión durante el Renacimiento no cambió mucho estas tempranas oficinas gubernamentales. Las ilustraciones pre-industriales tales como pinturas o tapices a menudo nos muestran las personalidades o epónimos en sus oficinas privadas, manejando expedientes guardados en libros o escribiendo en pergaminos. Todas las clases de escrituras parecían estar entrelazadas en estas formas tempranas de oficinas. Antes de la invención la prensa y su distribución existió una delgada línea entre una oficina privada y una biblioteca puesto que los libros eran leídos o escritos en el mismo escritorio o mesa, junto con las cuentas generales contables y las cartas personales. En la actualidad, y debido a los cambios en los modelos de trabajo, han surgido nuevas formas de oficina sobre todo relacionadas con el teletrabajo y el coworking, donde varios trabajadores comparten espacio de trabajo para reducir costes, huir de la soledad laboral y crear sinergias Tipos de oficina Existen varios tipos de oficina como la abierta, la cerrada, la moderna, integrada, mobiliaria y de equipos. Edificios de oficinas Un edificio de oficinas en Salinas, California. Mientras que las oficinas se pueden construir en casi cualquier ubicación de casi cualquier edificio, algunos requisitos modernos para las oficinas hacen de esto un poco más difícil. Los requisitos pueden ser legales (los niveles de iluminación deben ser suficientes, por ejemplo) o técnicos (los requisitos para el armado de una red). Además de otros requisitos tales como seguridad y flexibilidad de la distribución, esto ha conducido a la creación de edificios especiales para ser utilizados como oficinas. Un edificio de oficinas es una forma de edificio comercial que contiene espacios diseñados principalmente para ser utilizado para los oficinistas. El propósito principal de un edificio de oficinas es proporcionar un lugar de trabajo para los trabajadores administrativos y directivos. Estos trabajadores ocupan generalmente áreas determinadas dentro del edificio, donde se les proporcionan los escritorios, las PC y todo equipo que puedan necesitar. Un edificio de oficinas será dividido en secciones para diversas compañías o se puede dedicar a una sola compañía. En cualquier caso, cada compañía tendrá típicamente oficinas del área de recepción, una o varias de reunión, simples o abiertas y sanitarios. Muchos edificios de oficinas también tienen cocina y un cuarto en donde los trabajadores pueden almorzar o tomar un breve descanso. LA OFICINA ANTIGUA Una oficina es la estructura física o en su efecto un local, destinado a algún trabajo, el cual puede tener distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la cantidad de trabajadores y a su función. Aunado a ello la oficina es un centro vital para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, pues, en la misma se maneja toda la información y se procesan todos los requerimientos para que la empresa o la organización puedan alcanzar sus objetivos. CARACTERISTICAS DE LA OFICINA Las características de la oficina se basan en: • Espacio Físico: área destinada a ubicar el personal administrativo. • Dotación: Conformada por los elementos que se requieren para realizar el trabajo. • Recursos humanos: Son todas las personas que prestan sus servicios, las cuales trabajan dentro de esa oficina. • Organización y finalidad: la organización y finalidad en una oficina depende mucho de las características cada organización o empresa. DEFINICION DEL OFICINISTA Es la persona responsable de Ejecutar diversas labores de oficina relacionadas con trámites tanto dentro como fuera de la empresa, propias de la dependencia para la cual labora. En este sentido, las relaciones de trabajo que corresponde al oficinista, implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales del público en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar información de alguna variedad e importancia. Por lo tanto, las relaciones de trabajo que corresponden al oficinista, implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales y del público en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar información de alguna variedad e importancia. Por lo tanto, El lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del oficinista, ofrece buenas condiciones ambientales, espacio físico, entre otras. LA OFICINA MODERNA Lugar de la empresa o de la institución, donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa o de la institución sean más efectivas. Características• Está integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina• Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros• Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores. Oficinista• Persona que trabaja y ejecuta labores de oficina con los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para el trabajo. Actividades del oficinista• Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes: Actividades del oficinista• Tomar dictado y transcribirlos de • Archivo de documentos: se manera que pueda redactar cartas refiere a la aplicación de un bien organizadas, telegramas, sistema que permita organizar y memorándums e informes. guardar cartas, papeles• importantes, fichas, facturas, Manejo de correspondencia: consiste recibos, catálogos y otros en sellar, subrayar, anotar y clasificar registros comerciales. la correspondencia tanto la recibida como enviada.• • Registrar informaciones Redacción de correspondencia: se contables: estos registros se refiere a la escritura de cartas, u otros refiere a órdenes de compra y mensajes relacionados con las de venta, pedido de productos y actividades de la oficina. Cotización, nominas, otros formularios. La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal •La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades. • Representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactorias en la vida. Oficina virtual• Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios. Elementos necesarios en una oficina• Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad.• Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.• Tener una máquina fax .• Un reproductor y quemador CD/DVD.• ¿ Que otros elementos existen? Muebles de una oficina• Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales.• Normalmente el término alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc. Tipos de Mobiliario• Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario básicas.• El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado una forma de arte decorativo. Factores de ergonómicos de una oficina• Temperatura• Iluminación• Colores Temperatura• El conseguir un buen ambiente es fundamental para que se genere la menor carga posible y reduzca el cansancio, tanto corporal como psicológico.• En verano se utiliza ropa ligera por lo que la temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º C. El abuso de la calefacción o el aire acondicionado (menos de 10º o más de 27º C) nos puede llegar a provocar el llamado "estrés térmico". Iluminación• Fijaremos el nivel de manera de lograr la iluminación más adecuada, ya que este factor influye directamente en la salud de los ojos , así como aspectos psicológicos , estados de ánimo ,etc. Colores• El color influye directamente sobre la presión de la sangre, los músculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos estimulantes o relajantes.• Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno como, por ejemplo, los colores pastel cálidos en amarillo y beige.• Por razones prácticas, los colores neutros, como el gris metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario. Distribución del espacio• Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.• Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.• Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo. Aseo, orden, ruido• Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles. • La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas. • Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental. LA OFICINA VIRTUAL Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios. Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos. Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto. El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro país. Si este cliente quiere reducir los costes y no quiere arriesgar su capital con la creación de una empresa en un otro país, eso podría ser una muy buena solución. Los Estados Unidos ofrecen oficinas virtuales en prácticamente los 50 estados. Servicios en Estados así llamados "bilingües" como la Florida, California o Texas, ofrecen servicios a comunidades internacionales para comenzar negocios en los EE.UU. ¿Qué es una oficina virtual? Una oficina virtual es un conjunto de herramientas interconectadas que centralizan datos de organización, comunicación y de colaboración, accesibles a todo momento vía diversos canales (Web, WAP, PDA, etc.). Estas herramientas incluyen un calendario, una agenda de direcciones, una mensajería, almacenamiento e intercambio de documentos, foros de discusión, una lista de tareas, etc. La oficina virtual es una verdadera aplicación en línea, accesible por el usuario final a partir del modelo Software-as-a-Service (SaaS). La aplicación se utiliza a través de un simple navegador Web, sin ningún otro software específico instalado (plug-ins, etc.). Hasta hoy, la mayoría de las compañías manejaba su propio sistema de organización, comunicación y colaboración internamente (la mensajería, contactos, clientes, documentos, etc.). Este sistema era generalmente cerrado y ligado físicamente a la compañía. Generalmente, no había acceso a estos sistemas desde el exterior de la compañía. Utilizando la tecnología Internet, la oficina virtual propone un nuevo modelo: la centralización de los datos en infraestructuras compartidas permite el intercambio de datos entre compañías y un acceso seguro desde cualquier sitio, en cualquier momento. Este modelo genera reducciones de costes importantes. COMO MEJORAR LOS ESPACIOS EN LA OFICINA Una "oficina" es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo , que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica. El cómo se distribuye físicamente el mobiliario de su oficina, es un punto extremadamente importante a la hora de maximizar la productividad. El espacio de oficina, promueve un nivel de comunicación saludable e incrementa la motivación personal en el trabajo. Existe una relación inversamente proporcional entre la cantidad de mobiliario y accesorios de oficina con respecto al incremento de la productividad de los empleados. Los empleados deben sentir que cuentan con un espacio al que pueden considerar propio, bien sea una oficina, cubículo o simplemente una silla y un escritorio de oficina. El empleador debe fomentar el equipo de empleados, a desarrollar un sentido de pertenencia por el espacio que ocupan. Es allí donde radica la importancia de las juntas directivas, en procurar que los espacios y equipos con un alto sentido ergonómico y un óptimo funcionamiento. Un ambiente de trabajo más efectivo requiere una gestión que sea capaz de motivar positivamente sus empleados dentro de una infraestructura que sea amigable a las necesidades de los mismos. Nuestro entorno y lo que nos rodea, juegan un papel muy importante en nuestra productividad en el lugar de trabajo, al igual que el tipo de mobiliario que utilicemos. Es el claro ejemplo de una silla incomoda, con la cual vamos a ser menos productivos, a que si estuviéramos trabajando en una silla más amigable a nuestra postura corporal. De igual forma un archivo histórico mal organizado y de no fácil acceso, genera incomodidad en sus empleados y desmotivación al hora de tener que buscar un documento. Si por el contrario su oficina cuenta con archivos rodantes o archivos móviles, además de optimizar el espacio, sus empleados se sentirán mas motivados y entusiasmados a la hora de hacer uso de estas herramientas para conseguir un documento. El ambiente físico de trabajo no solo influye en la productividad de los empleados, sino también hace parte en la experiencia del cliente. Un cliente es más propenso a volver a un lugar de negocios si el mobiliario de tu oficina en la recepción o sala de negocios es estéticamente placentero. De esta manera el beneficio de una oficina de excelente distribución se logra maximizando el uso que se le da al mobiliario. ACTIVIDADES DEL OFICINISTA En términos de impacto ambiental, los edificios de oficinas e Industrias representan el 40% del consumo energético en el mundo. Esta cifra aumentará a medida que la población crezca, por lo que tenemos en nuestras manos una gran oportunidad de reducir el consumo energético y, consecuentemente, la emisión de CO2. Cuidado del medio ambiente: una gran oportunidad de contribución. NOSOTROS PODEMOS AYUDAR A PRESERVAR EL MUNDO EN EL QUE VIVIMOS. De acuerdo a la información que proporciona IEA (International Energy Agency) el 19% de consumo energético a nivel mundial corresponde a iluminación. Asimismo, recientes investigaciones realizadas por Philips arrojan que el 75% de la tecnología utilizada en iluminación ya es obsoleta. La gran mayoría de los edificios de oficinas y plantas industriales alrededor del mundo utilizan tecnologías de iluminación ineficientes que generan un altísimo consumo energético y proporcionan una muy baja calidad de iluminación provocando, a menudo, cansancio visual a las personas que trabajan allí. EL ESTACIONAMIENTO DE UNA OFICINA El estacionamiento de una oficina debe trasmitir seguridad, con buena visibilidad y sin rincones oscuros. Si las luces permanecen encendidas las 24 horas del día, el uso de fuentes de iluminación económicas hará una gran diferencia en la factura de electricidad. Y para otras áreas al aire libre, jardines y paseos, se puede utilizar la iluminación para crear efectos decorativos y originales ZONAS DE OFICINA ABIERTA Los cambios importantes en las oficinas de planta abierta han transformado nuestra forma de trabajar, con entornos más dinámicos y ergonómicos. Es importante sacar el máximo provecho de la iluminación utilizando de manera apropiada en todos los ámbitos donde la luz es necesaria. Philips le puede ayudar a utilizar la iluminación dinámica en oficinas abiertas, como una solución muy eficiente que crea un ambiente confortable y ahorra energía. RECEPCIÓN La recepción es donde usted tiene la oportunidad perfecta para crear una excelente primera impresión e identidad de marca. El ambiente debe ser acogedor con un toque de emoción, un lugar donde la gente se reúne, habla, obtiene información e interactúa. FACHADA La fachada de un edificio Recepción es la carta de presentación más poderosa. La iluminación es excelente para mejorar, expresar la identidad asegurar una excelente visibilidad y resaltar detalles de la arquitectura. Las nuevas tecnologías de iluminación permiten la creación de efectos dinámicos con el color y el movimiento y reducir al mínimo el impacto y la influencia de los edificios cercanos. LA IMPORTANCIA DE LA OFICINA No hace mucho hablamos en Buscar Empleo sobre las cualidades del oficinista, es decir, de la persona cuya jornada laboral se desarrolla en gran parte dentro de una oficina. Son profesionales que han hecho de los elementos de una oficina su entorno y herramientas de trabajo, y que saben cómo desenvolverse en este ámbito tan peculiar. Desde cómo vestirse hasta cómo llevar a cabo su trabajo respetando el de los compañeros con los que comparten espacio. Pero vayamos al grano y pongámonos en este artículo algo más filosóficos. Lo que queremos descubrir es cuál es la importancia del oficinista, y de entrada debemos decir que son muchos los trabajadores (sobre todo por cuenta ajena) que desarrollan su profesión en una oficina. Eso significa que son tantos que de ellos depende el sustento de muchísimas empresas, tanto de capital nacional como internacional. Trabajen solos frente al ordenador o de cara al público, el valor esencial de su importancia está claro: son un eslabón imprescindible para el funcionamiento de la economía de nuestro país. Por tanto, la importancia del oficinista no recae tanto en esta denominación, que hace referencia sobre todo al lugar donde desarrolla su trabajo, como en el oficio que lleva a cabo. Es decir, da igual que trabaje en una oficina, en un barco pesquero o a pie de calle. Lo importante es su valúa profesional, y eso es lo que describe la importancia del oficinista. Más allá de esta cuestión, es evidente que este valor también estará relacionado con las ventajas que el trabajar en una oficina presenta para el día a día de una empresa. Por ejemplo, parte de la importancia del oficinista es que su trabajo se desarrolla en contacto continuo con los compañeros con los que comparte espacio, por lo que la interacción no se reduce a internet o a llamadas telefónicas. Ello facilita mucho el trabajo en equipo y el contacto entre distintos cargos y departamentos. Otro valor que hace importante a un oficinista es su capacidad de desenvolverse como pez en el agua en este ámbito. Y es que aún hay gente hoy en día para la cual el ordenador es casi un desconocido, y ya no digamos ciertos programas informáticos o herramientas relacionadas con el día a día de una oficina. El oficinista es una persona preparada para moverse en una oficina, y aunque parezca fácil, no es algo que pueda hacer cualquiera. O al menos, no con altos niveles de eficiencia. Queda clara la importancia del oficinista, aunque este concepto es tan amplio que podríamos encontrar mil formas más para definirlo. Si se te ocurre la tuya, no dudes en aportarla CONCLUCIÓN En este trabajo hemos aprendido acerca de la historia de las oficinas antiguas, su importancia a nivel ambiental y a nivel empresarial. Como mejorar los espacios en una oficina, los tipos de oficina y su utilización. Cuáles son las actividades que desarrolla un oficinista y como se desempeña en la empresa. Los colores más adecuados con los que se ambienta una oficina, los muebles más adecuados para una oficina, el orden y aseo que se deben mantener en una oficina. En conclusión hemos aprendido a valorar las oficinas, el trabajo que se desarrolla en una oficina y el papel que desempeñan los oficinistas en las oficinas ya sean estas virtuales o reales.