ma006 2013 epn mpios

MEMORANDO DE ADVERTENCIA
M.A. 006 - 2013
PARA :
AURELIO NAVARRO CUELLAR
Gerente Empresas Públicas de Neiva E.S.P.
PEDRO HERNÁN SUÁREZ TRUJILLO
Alcalde y Presidente Junta Directiva E.P.N.
DE:
ALBA SEGURA DE CASTAÑO
Contralor Municipal
ASUNTO: Software Integral, Manual de Interventoría y Manual de
Procesos y Procedimientos
FECHA:
Junio de 2013
La Contraloría Municipal de Neiva con fundamento en el artículo 267 en concordancia
con el inciso 6 del artículo 272 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de
1993, lo establecido en el literal e) del artículo 129 de la Ley 1474 de 2011, y teniendo
en cuenta que dentro del Plan Estratégico estableció como objetivo “Promover los
principios del buen gobierno para alcanzar la Excelencia en la Gerencia Pública de la
Administración Municipal como mecanismo de prevención y lucha contra la Corrupción”,
el cual se desarrolla entre otras acciones con la proyección de controles de advertencia
como producto de las auditorías realizadas a cada sujeto de control, de las denuncias
presentadas por la ciudadanía y en aras de velar por el patrimonio público; me permito
mediante la aplicación de la función de advertencia, prevenirlos sobre el deber legal
que les asiste a ustedes en calidad de Representante Legal del Municipio de Neiva y
Presidente de la Junta Directiva de las E.P.N. E.S.P., para que gestionen a través de
decisiones acertadas, a fin de evitar riesgos que comprometan o amenacen en forma
perentoria el patrimonio de Empresas Públicas de Neiva E.S.P., tomando los correctivos
necesarios y manifestarle que esta Territorial en el ejercicio del control fiscal practicado
a la Gestión Fiscal de la vigencia 2012 ha determinado que en los procesos internos de
la empresa existen debilidades, que inciden en la prestación eficiente de los servicios
públicos a la sociedad del Municipio de Neiva.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Carrera 5 No. 9-74 Piso 4 PBX: 8717753- 8711170 Participación Ciudadana 8711256
LÍNEA GRATUITA: 018000-914456 Neiva (H)
www.contralorianeiva.gov.co
GD-F-03/V3/29-04-2012
MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Hoja No. 2 Memorando de Advertencia No. 006-2013
FUNDAMENTOS DE HECHO
1. La carencia de información integrada confiable, entre las Subgerencias Comercial,
Administrativa y Financiera, así como la Sugerencia Técnica, principales centros donde
convergen las funciones misionales y de apoyo, que deben coincidir en sus datos
producto de las labores adelantadas en las diferentes dependencias a cargo de cada
una de ellas, las deficiencias encontradas que afectan la eficiencia de los procesos,
retardan la toma de decisiones ágiles y acertadas, de igual forma retrasan la rendición
oportuna y confiable de informes a Entes de Control, creando desorden administrativo y
por ende un posible incumplimiento de las metas propuestas.
Los diferentes software utilizados por la empresa, no emiten información confiable ya
que no se interrelacionan o se cruzan, como ocurre con la Subgerencia Comercial
cuyos productos sobre facturación y cartera confrontados con la información manejada
en la Subgerencia Administrativa y Financiera responsable del área contable (que
consolida los estados financieros y la ejecución presupuestal de ingresos y gastos)
presentan diferencias, reflejando falta de integralidad.
En consecuencia, la información concerniente a cartera corriente, de difícil cobro,
recuperación de cartera, recaudos y reporte de PQR, registran datos cuya veracidad
genera incertidumbre, además, no hay soporte físico para cotejar con el sistema frente
a la cartera morosa por usuario al cierre de cada vigencia; aunado a esto, se observa
dependencia de terceros en temas relacionados con el manejo de cada software; como
ejemplo de ello están los módulos operados por la firma ASEINGES, que reporta a la
Subgerencia Comercial los datos procesados y el manejo de la nómina que se
incorpora a los gastos contables y presupuestales, cuya responsabilidad recae en la
Subgerencia Administrativa y Financiera; lo mismo sucede con la regulación tarifaria, al
no existir personal de planta experto que atienda estos temas, o en su defecto,
funcionarios de planta que sean capacitados para que se empoderen de la gestión, ya
que se observan deficiencias que ocasionan falta de información unificada para la toma
de decisiones efectivas, oportuna medición a través de indicadores y el reporte de
informes a los Entes de Control, casos en los cuales prima la opinión del tercero frente
a los responsables de cada proceso mencionado, dependencia que es preciso superar
gradualmente para el eficiente manejo de la información y de los recursos.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
-------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------Carrera 5 No. 9-74 Piso 4 PBX: 8717753- 8711170 Participación Ciudadana 8711256
LÍNEA GRATUITA: 018000-914456 Neiva (H) www.contralorianeiva.gov.co
GD-F-03/V3/29-04-2012
MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Hoja No. 3 Memorando de Advertencia No. 006-2013
La División de Recursos Físicos que funciona en la planta de tratamiento Kennedy, no
cuenta con un software para el manejo de sus inventarios, no obstante, la importancia
que implica para el buen funcionamiento general de la entidad, a pesar de la distancia
de la sede central, es conveniente contar con algún enlace de información que permita
el monitoreo de movimientos de los bienes, por parte de la Subgerencia Administrativa
y Financiera, para que ejerza control y genere reportes magnéticos agiles y confiables.
Similar situación presenta la Oficina de Agua no Contabilizada, responsable de la venta
de medidores, la cual remite información mensual a la oficina de facturación por la
venta de ellos; pero no reporta información complementaria de cuantos medidores se
vendieron en el mismo periodo, así como, la cantidad de ellos financiados con sus
cuentas individuales, para medir el crecimiento de nuevos usuarios, el monitoreo y
revisión de indicadores de gestión.
2. La supervisión a los contratos cuya falencia principal corresponde a no contar con el
manual de interventoría actualizado, aprobado y socializado acorde con los
requerimientos de las disposiciones vigentes. Asociado a ello, la empresa requiere
ejercer un control permanente con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetos
contractuales en términos de eficiencia, eficacia y economía. Sin embargo la
experiencia ha demostrado que la figura del interventor o supervisor, se ve
constantemente vinculado a investigaciones de tipo fiscal, disciplinaria y penal, al no
cumplir con todas las responsabilidades, conforme al artículo 44 de la Ley 1474 de
2011, que modifica el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, ya que en ocasiones, quien
desempeña estas funciones es un trabajador carente de experiencia, sin el perfil
profesional propio para hacer el seguimiento del objeto contractual que deben
supervisar, circunstancia que genera un riesgo frente al cumplimiento total del objeto
pactado; al ser el supervisor y/o interventor el encargado de certificar el cumplimiento
del contratista se podría generar un posible detrimento patrimonial como consecuencia
de aprobar objetos y obligaciones que en algunos casos no se han cumplido a
cabalidad; sin contar con las incidencias de tipo disciplinario o penal que pudieran
generarles dichos actos.
3. Falta de los manuales de procesos y procedimientos acorde con la reorganización
administrativa implementada al cierre de la vigencia 2012, que genera desviaciones
entre los pasos a seguir y las actividades que debe efectuar cada uno de los
trabajadores dentro de las subgerencias respectivas, para el cumplimiento funcional de
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
-------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------Carrera 5 No. 9-74 Piso 4 PBX: 8717753- 8711170 Participación Ciudadana 8711256
LÍNEA GRATUITA: 018000-914456 Neiva (H) www.contralorianeiva.gov.co
GD-F-03/V3/29-04-2012
MEMORANDO DE ADVERTENCIA
Hoja No. 4 Memorando de Advertencia No. 006-2013
cada uno de los cargos, por cuanto no se puedan establecer mapas de riesgos
asociados al desempeño de funciones y responsabilidades, que de no ser guiadas y
estructuradas mediante manuales bien preconcebidos, podría originar desorganización
e incumplimientos, causante de duplicidad de funciones, de la contratación de dos o
más personas con el mismo objeto contractual cuando no es necesario o en su defecto
recargas laborales entre otras situaciones que afectan el normal desempeño y el
cumplimiento misional del recurso humano y económico, a la vez que afecta
negativamente el componente de gastos de funcionamiento de la empresa.
Los manuales de procesos y procedimientos son de vital importancia, ya que no son
simplemente una recopilación de actividades y acciones; sino que también deben
contener entre otros en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una
empresa, en todas sus áreas o dependencias.
Así las cosas, se vuelve imperativo la elaboración e implementación de los manuales de
procesos y procedimientos, ya que sin ellos, es muy difícil para EPN descubrir la
persona con el perfil adecuado para determinado oficio o cargo, al no encontrarse
establecidas las actividades, prioridades, responsabilidades, limitantes, entre otros, de
cada cargo y persona en los diferentes procesos que la integran. Además, permitiría a
las diferentes subgerencias, oficinas y dependencias identificar las tareas de cada una
de ellas para que el trabajo fluya de manera ordenada y sin tropiezos generando
eficacia y eficiencia en la gestión de la entidad.
En consecuencia, es prioritario establecer los planes necesarios a que haya lugar para
que puedan a corto plazo obtener un software que verdaderamente integre los procesos
generados en la empresa, procurando en su ejecución involucrar personal de planta
capacitado en su manejo, para que a futuro no exista dependencia de terceros en la
manipulación de información relativa a los objetos misionales y funciones internas,
como la liquidación de la nómina con sus gastos asociados, con el consecuente
fortalecimiento competitivo de la empresa.
Así mismo la actualización e implementación de un manual de interventoría, como guía
adecuada para la práctica de la misma, la cual debe ser ejercida por personal con
perfil y experiencia afín con el objeto contractual y así cumplir con las funciones a
cabalidad.
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
-------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------Carrera 5 No. 9-74 Piso 4 PBX: 8717753- 8711170 Participación Ciudadana 8711256
LÍNEA GRATUITA: 018000-914456 Neiva (H) www.contralorianeiva.gov.co
GD-F-03/V3/29-04-2012
MEMORANDO DE ADVERTENCIA
“Credibilidad en el control fiscal con prevención, participación y efectividad”
-------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------Carrera 5 No. 9-74 Piso 4 PBX: 8717753- 8711170 Participación Ciudadana 8711256
LÍNEA GRATUITA: 018000-914456 Neiva (H) www.contralorianeiva.gov.co
GD-F-03/V3/29-04-2012