MS.NC.LI.01 Dirección Intrainstitucional

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DIRECCIÓN INTRAINSTITUCIONAL
MS.NC.LI.01
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL INTRAINSTITUCIONAL
ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL
DRA. YELI VÍQUEZ
PREPARADO POR:
EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
LIC. LUIS MURILLO
LIC. LUIS CARLOS FALLAS
ING. CARLA FERNÁNDEZ
DRA. YELI VÍQUEZ
VALIDADO POR :
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
ENTIDAD OGANIZACIONAL A LA QUE PERTENECE
LIC. LUIS MURILLO
LIC. LUIS CARLOS FALLAS
ING. CARLA FERNÁNDEZ
REVISADO POR:
APROB ADO POR:
VERSIÓN Nº:
FECHA DE EMISIÓN:
15/09/07
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NIVEL INTRA-INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCCIONES Y RUTINAS
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1. Introducción
El proceso de Dirección Intrainstitucional se encarga de organizar, dirigir y coordinar las acciones
institucionales y gestionar los recursos necesarios para que, por medio de un equipo de trabajo
consolidado, capaz y competente, se cumplan de manera efectiva las funciones de Rectoría de la
Producción Social de la Salud y las de gestión intrainstitucional; es el primer responsable de que
la organización logre su marco estratégico.
Este proceso lo ejecuta el Ministro de Salud en sus funciones de máximo jerarca de la institución.
2. Objetivo
Garantizar el direccionamiento estratégico del Ministerio de Salud, mediante el ejercicio del
liderazgo, la emisión de políticas institucionales y de directrices estratégicas y la validación de
productos clave de la institución, con el fin de garantizar el cumplimiento del marco estratégico
institucional.
3. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes
conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de
Salud:

Articulación

Conciliación

Cumplimiento

Directriz institucional

Evaluación de impacto

Impacto

Lineamiento político

Políticas

Rendimiento

Responsable institucional

Validar
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5. Referencias

Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud,
Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2006.

Ley General de la Administración Pública

Ley de Control Interno

Ley General de Salud # 5395

Ley Orgánica del Ministerio de Salud
6. Responsables
El responsable principal del proceso es el Ministro o la Ministra de Salud.
7. Procedimiento
7.1.
Diagnosticar integralmente las necesidades de Dirección Intrainstitucional
Los insumos fundamentales para el desarrollo de este proceso son: Análisis permanente de
situación de salud del proceso de Vigilancia de la Salud, Políticas y estrategias en salud del
proceso de Dirección Política de la Salud, Evaluaciones de gestión e impacto de los procesos de
Gestión del Control Interno y Evaluación de las Acciones en Salud, solicitudes del proceso de
Conducción y Orientación Estratégica Institucional, y solicitudes de otros procesos.
A partir de estos insumos, el proceso inicia con la identificación y el análisis de la necesidades de
Dirección Intrainstitucional, para lo cual se debe concertar a responsables institucionales con el fin
de identificar y analizar las necesidades en esta materia, provenientes de todos los procesos que
ejecuta el Ministerio de Salud para asegurar el logro de los objetivos y metas institucionales.
La evaluación de las necesidades de dirección intrainstitucional debe recurrir al proceso de aporte
técnico, el cual debe entregar los informes respectivos de análisis e identificación de dichas
necesidades.
Si la necesidad viene del proceso de Conducción y Orientación Estratégica Institucional, se debe
decidir si se requiere la determinación o ajuste de políticas intrainstitucionales y emisión de
directrices.
Si no es necesario establecer o ajustar políticas institucionales se debe determinar si se requiere la
negociación externa de recursos por parte del jerarca y pasar al punto 7.3, o si lo que solicita es la
validación de productos o requerimientos.
Si la necesidad no viene del proceso de Conducción y Orientación Estratégica Institucional, debe
decidirse si se envía o no a ese proceso.
Si la necesidad no es aceptada se considera finalizado el proceso.
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Determinar o ajustar políticas intrainstitucionales y emitir directrices
Una vez que se determina que es necesario ajustar o establecer políticas intrainstitucionales o
emitir directrices, el o la jerarca debe recurrir al proceso de Concertación de Responsables
Institucionales, con el fin de ajustar o redactar políticas intrainstitucionales de manera participativa.
En el caso de las directrices, procede a comunicarlas a través del proceso de Conducción y
Orientación Estratégica Institucional.
Una vez definidas las políticas, estas se envían al proceso Gestión Integral de la Información, el
cual es el responsable de su divulgación en todo el Ministerio de Salud.
7.3.
Negociación de recursos externos
Si la necesidad identificada se refiere a la negociación de recursos externos para el Ministerio de
Salud, se debe ejecutar este proceso de nivel 1. Consultar Manual de Procedimientos
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7.4.
Validar requerimientos de Conducción y Orientación Estratégica Institucional
Si no se requiere la negociación de recursos externos, el o la jerarca determina si se requiere
validar productos o requerimientos, de ser así, analiza el caso y especifica la justificación para
aceptar o rechazar la solicitud, y lo envía al proceso de Conducción y Orientación Estratégica
Institucional, a través del proceso de Atención al Cliente Interno y Externo, junto con la
documentación pertinente.
7.5.
Realizar la autoevaluación de proceso
El responsable del proceso realiza una evaluación participativa del trabajo realizado. Para esto
debe recabar la información necesaria para calcular los indicadores definidos en los manuales de
procedimientos. Posteriormente, se mide el impacto, gestión y riesgo en el desarrollo del proceso y
se determina la brecha con respecto a las metas establecidas.
Paralelamente, también de manera participativa, se realiza la determinación de oportunidades de
mejora, donde los responsables a partir de la aplicación del proceso, determinan mejores formas
de ejecutarlo (ejecutar pasos simultáneamente), necesidades adicionales para ejecutarlo mejor
(requerimientos de capacitación) o si existió negligencia en algunos pasos del proceso, afectando
el resultado final.
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Implementar oportunidades de mejora
Si el impacto, rendimiento y cumplimiento de la gestión institucional no son satisfactorios, el
responsable debe tomar las medidas correctivas necesarias, ya sea con políticas o prioridades a
incorporar en futuros planes o con directrices institucionales de implementación inmediata.
El responsable del proceso analiza y prioriza las oportunidades de mejora identificadas en la
autoevaluación.
Posteriormente, en conjunto con los funcionarios que participan en la ejecución del proceso,
procede a implementar aquellas oportunidades que:

No afecten el desempeño de otra unidad

Se puedan implementar inmediatamente sin comprometer recursos humano, financieros o
de otra índole

No se requiera invertir en esperar para el cambio (implementar en el transcurso de un mes)

No afectan la cantidad de recursos requeridos para ejecutar el proceso o no afecta el
balance por partida de los recursos disponibles por mes

Se pueden implementar con la tecnología disponible

Agreguen valor al producto que se obtiene del proceso
 No impliquen el atraso o suspensión de actividades críticas programadas que afecten la
calidad del producto o el cumplimiento de metas de impacto
Las oportunidades de mejora que no cumplen con los criterios anteriores son enviadas al proceso
de Control Interno para que se tomen las acciones respectivas.
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8. Indicadores
Indicadores de impacto
1. Porcentaje de éxito de acciones de Dirección Intrainstitucional
2. Porcentaje de cumplimiento metas
Indicadores de gestión
1. Porcentaje mensual de necesidades de Dirección Intrainstitucional procesadas
2. Tiempo de ciclo de la atención de necesidades de Dirección Intrainstitucional
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9. Diagrama de flujo
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