MS.NI.LI.05 Desarrollo Organizacional

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
MS.NI.LI.05
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL INTRAINSTITUCIONAL
ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL
LICA. ALEJANDRA MENDIETA
LICA. SANDRA MORA
PREPARADO POR:
EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA
CONTINUA
INGA. CINTYA JIMÉNEZ
LIC. ALONZO HERNÁNDEZ
LIC. LUIS CARLOS FALLAS
VALIDADO POR :
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
INGA. CINTYA JIMÉNEZ
REVISADO POR:
APROBADO POR:
VERSIÓN Nº:
FECHA DE EMISIÓN:
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1. Introducción
El desarrollo organizacional no es un fin en sí mismo, es un proceso que establece la respuesta
organizacional para impulsar una estrategia, definiendo en forma concreta lo que se debe hacer
para contar con una organización dinámica, que facilite el logro de los objetivos estratégicos,
desde un punto de vista de eficiencia y eficacia, abarcando cinco ámbitos esenciales: diseño
organizacional; clima y cultura organizacional; habilidades y competencias esenciales del recurso
humano; control estratégico y operativo; y sistemas e instrumentos operativos.
2. Objetivo
Asegurar el alineamiento organizacional del Ministerio de Salud con su visión, misión, valores, objetivos
estratégicos y estrategia maestra mediante el diagnóstico y diseño de la cultura, las funciones, los productos,
los procesos y las plantillas de puestos, con el fin de garantizar la consecución su marco estratégico. Poner
en el mismo formato que el resto del documento
3. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión.
4. Definiciones
Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes
conceptos, que están definidos en el glosario del manual de procedimientos del Ministerio de
Salud.

Acciones correctivas

Acciones preventivas

Articulación

Clima organizacional

Cultura organizacional

Diagrama de flujo

Diseño organizacional

Estrategias

Estructura organizacional

Funciones

Habilidades y competencias esenciales del recurso humano
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
Control estratégico y operativo

Sistemas e instrumentos operativos

Levantamiento de procesos

Mejoramiento continuo

Oportunidad de mejora

Perfiles de puestos

Producto

Proceso

Responsable institucional

Validar
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5. Referencias

Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud,
Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2006.

Marco Estratégico del Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2006.

Norma 0: ¿Cómo elaborar un procedimiento?
6. Responsables
La Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional es responsable de la ejecución de lo descrito
en este procedimiento.
7. Procedimiento
7.1.
Diagnosticar las necesidades institucionales de Desarrollo Organizacional
El responsable del proceso recolecta, depura e integra la información necesaria para
desarrollar el diagnóstico de la situación. Uno de los insumos principales son las necesidades y
solicitudes de clientes internos y externos relacionadas con el proceso, que ingresan a través
de Atención al Cliente Interno y Externo. Además, para el desarrollo de esta actividad se
dispone de otros insumos, que a continuación se detallan:

Planes y ajustes del proceso de Planificación Intrainstitucional,

Prioridades y directrices intrainstitucionales del proceso de Dirección Intrainstitucional

Lineamientos estratégicos de Conducción y Orientación.

Solicitudes de validación de cambio en los instrumentos de trabajo propuestas por otros
procesos
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Además de las necesidades mencionadas, el responsable del proceso, de manera proactiva,
debe estudiar el entorno y la gestión interna de la institución, mediante la concertación de
responsables institucionales y de actores sociales, para identificar tanto las necesidades del
día a día, como para adelantarse a situaciones que podrían presentarse en el mediano o largo
plazo.
Una vez recopiladas las necesidades, el responsable las categoriza entre las que se pueden
resolver de manera inmediata, sin modificar la programación y asignación de recursos actual y
aquella que si lo requieren, estas últimas pasan a la elaboración del plan o gestión de ajustes
(actividad 7.2), en caso de que se resuelvan de forma inmediata continua con la actividad 7.3:
Análisis del alineamiento organizacional con el marco estratégico.
Por otra parte el responsable del proceso debe conformar un equipo técnico, según sea
necesario, que se encargue de tomar las decisiones relativas al proceso de desarrollo
organizacional de la institución, que permita tener una visión panorámica del quehacer de la
organización, y que cuente con amplio conocimiento del marco estratégico del Ministerio de
Salud.
El desarrollo de todo análisis y propuesta realizado por este equipo debe darse bajo una
metodología participativa que involucre a los responsables institucionales, en los 3 niveles de
gestión del Ministerio de Salud, asegurando la representatividad de las nueves regiones.
7.2.
Gestionar la elaboración o ajuste de los planes institucionales
Con base en las necesidades de corto, mediano y largo plazo determinadas en el diagnóstico,
el responsable determina si se requiere incorporar ajustes en los planes que se están
ejecutando tanto a nivel estratégico, táctico y operativo, o si se requiere elaborar un nuevo plan
(estratégico, táctico, operativo) institucional para este proceso.
Si lo que corresponde es realizar ajustes, el responsable identifica la etapa en el proceso de
Planificación Intrainstitucional para gestionar los ajustes en los productos ya elaborados o
garantizar que se incorporen en los productos por elaborar.
En el caso de la elaboración de un nuevo plan, utiliza la metodología suministrada por el
proceso de Planificación Intrainstitucional. En este plan se establecen las estrategias,
actividades y productos a obtener para dar respuesta a los cambios del entorno y las
situaciones que podría enfrentar la situación en el mediano y largo plazo.
Las recomendaciones de ajuste son enviadas al proceso de Planificación Intrainstitucional para
que se revise el alineamiento de la propuesta y se unifique con los planes institucionales.
7.3.
Analizar el alineamiento organizacional con el marco estratégico
Con base en los resultados del diagnóstico de la situación organizacional, y utilizando las
oportunidades de mejora detectadas en otros procesos de los diferentes niveles de gestión, las
recomendaciones de ajuste a los componentes del Sistema de Control Interno, directrices de
Conducción y Orientación Estratégica Institucional, políticas de Dirección Intrainstitucionall,
Marco Estratégico Institucional, Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Institucional y las
evaluaciones, seguimientos del proceso de Planificación Intrainstitucional y las auditorías
específicas, el equipo de Desarrollo Organizacional, el responsable debe determinar si la
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organización se encuentra alineada o no con el marco estratégico institucional, para luego
definir acciones relacionadas con el diseño organizacional que se deben ejecutar para que la
organización de la respuesta esperada.
En caso de que se identifique alguna desviación por medio del análisis anterior, el responsable
del proceso debe definir si es necesario establecer competencias o habilidades en el personal
y de ser así, enviarlo al proceso de Gestión de Recursos Humanos y continua con la actividad
7.4: Diseño Organizacional, y en caso contrario, de que se encuentre alineada el proceso
continua con la actividad 77: Realizar la autoevaluación del proceso.
7.4.
Validar propuestas de cambio a instrumentos de trabajo, provenientes de otros
procesos.
La Unidad de Desarrollo Organizacional analiza las propuestas de cambio a instrumentos de
trabajo provenientes de otros procesos y asegura su alineamiento con el marco estratégico
institucional, de estar desalineados realiza los ajustes respectivos y los remite al proceso de
Gestión Integral de la información para su divulgación.
7.5.
Diseño Organizacional
En caso que se detecte en el análisis anterior alguna desviación en el alineamiento de la
organización con su marco estratégico, el equipo de Desarrollo Organizacional define que
acciones relacionadas con el diseño organizacional se deben ejecutar para eliminar dichas
desviaciones.
El diseño organizacional contempla diseño de la cultura organizacional, definición, diseño y
ajuste de funciones, productos y procesos, diseño de plantillas de puestos y la elaboración de
los planes de implementación para las actividades anteriores. Lo anterior son los aspectos
necesarios para dar la respuesta organizacional justa, que promueva y asegure el éxito del
cumplimiento del marco estratégico. Es importante destacar que los planes de implementación
son enviados al proceso de Conducción y Orientación Estratégica Institucional para ser
aprobados, para posteriormente ser incorporados dentro de la planificación intrainstitucional.
Para el desarrollo de esta actividad, el equipo debe hacer referencia a la instrucción con el
código MS.NI.LI.05.01 (Diseño Organizacional), que se presenta en el Manual de
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Ministerio de Salud.
Luego de ejecutar el diseño organizacional, los responsables gestionan con el proceso de
código MS.NI.SLA.06, Gestión integral de la Información, para que éstos realicen la divulgación
de los ajustes organizacionales a los responsables institucionales involucrados.
7.6.
Controlar la implementación de las propuestas de ajuste organizacional
El equipo de Desarrollo Organizacional debe monitorear la implementación y ejecución de las
propuestas de ajuste organizacional que fueron aprobadas por el proceso de Conducción y
Orientación Estratégica Institucional. Para realizar este control, debe gestionar con el proceso
MS.NI.LI.04, Planificación Intrainstitucional, el cual brindará información relevante sobre la
implementación, que realiza cada una de las unidades organizativas, de las acciones
establecidas en el plan de implementación.
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Si se determina que las propuestas no están siendo implementadas oportuna y efectivamente,
o que no se están obteniendo los resultados esperados, se realiza un análisis de la situación
para proponer acciones correctivas o preventivas y las comunica al proceso de Conducción y
Orientación Estratégica Institucional para que las apruebe y gestione su aplicación con los
responsables institucionales.
7.7.
Realizar la autoevaluación de proceso
El responsable del proceso realiza una evaluación participativa del trabajo realizado. Para esto
debe recabar la información necesaria para calcular los indicadores definidos en los manuales
de procedimientos. Posteriormente, se mide el impacto, gestión y riesgo en el desarrollo del
proceso y se determina la brecha con respecto a las metas establecidas.
Esta información es enviada al proceso de Control Interno donde se tomarán las medidas
respectivas y de ser necesario se llamará a la rendición de cuentas.
Paralelamente, también de manera participativa, se realiza la determinación de oportunidades
de mejora, donde los responsables a partir de la aplicación del proceso, determinan mejores
formas de ejecutarlo (ejecutar pasos simultáneamente), necesidades adicionales para
ejecutarlo mejor (requerimientos de capacitación) o si existió negligencia en algunos pasos del
proceso, afectando el resultado final.
7.8.
Implementar oportunidades de mejora
El responsable del proceso analiza y prioriza las oportunidades de mejora identificadas en la
autoevaluación.
Posteriormente, en conjunto con los funcionarios que participan en la ejecución del proceso,
procede a implementar aquellas oportunidades que:

No afecten el desempeño de otra unidad

Se puedan implementar inmediatamente sin
financieros o de otra índole

No se requiera invertir en esperar para el cambio (implementar en el transcurso de un
mes)

No afectan la cantidad de recursos requeridos para ejecutar el proceso o no afecta el
balance por partida de los recursos disponibles por mes

Se pueden implementar con la tecnología disponible

Agreguen valor al producto que se obtiene del proceso

No impliquen el atraso o suspensión de actividades críticas programadas que afecten la
calidad del producto o el cumplimiento de metas de impacto
comprometer recursos humano,
Las oportunidades de mejora que no cumplen con los criterios anteriores son enviadas al
proceso de Control Interno para que se tomen las acciones respectivas.
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Gestionar auditoria específica
Dependiendo de la naturaleza del proceso, según los resultados de la autoevaluación o por
acatamiento de políticas o directrices definidas por los jerarcas de la institución, el responsable
del proceso realiza una auditoria específica sobre las unidades organizativas que deben seguir
disposiciones relacionadas con el proceso. Esta es desarrollada mediante una comparación de
lo que se hace contra una norma específica.
Los resultados de esta auditoría son enviados al proceso de Control Interno para que se tomen
las medidas respectivas.
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8. Indicadores de gestión e impacto
Indicadores de gestión

% de acciones o ajustes organizacionales implementados satisfactoriamente: se refiere a la
proporción de acciones o propuestas organizacionales desarrolladas por el equipo de DO
que se logran poner en funcionamiento efectivamente.
Indicadores de impacto

Índice anual de alineamiento de las acciones de la institución con la estrategia maestra: el
alineamiento se caracteriza, definiendo indicadores, niveles de desempeño y rangos de
aceptación. Cada indicador se califica según el cumplimento de los rangos, definiendo del 1
al 5 un puntaje, según se obtenga o no se obtenga impacto. El índice se calcula dividiendo
el puntaje asignado entre el total de puntos posibles.

% de necesidades solventadas con la implementación de las propuestas de ajuste
organizacional: pretende medir y controlar que las propuestas de ajuste organizacional que
se implementen, permitan solventar las necesidades y prioridades de la institución en
materia de desarrollo organizacional.
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