RIESGO E INCERTIDUMBRE EN LA TOMA DE DECISIONES KARLA AGUIRRE TORRES CONTENIDO ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN Y OPERACIONES LOS MODELOS EN LA TOMA DE DECISIONES. TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA. LOS NUEVOS FACTORES DE PRODUCCIÓN DEL SIGLO XXI INTELIGENCIA APLICADA A LA TOMA DE DECISIONES TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS PROCESO SISTEMÁTICO PARA LA TOMA DE DECISIONES RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES EL MODELO ECONOMICISTA EL MODELO PARA OPTIMIZAR LA TOMA DE DECISIONES LA CREATIVIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES ¿PORQUE ESTUDIAR LA TOMA DE DECISIONES? TOMA DE DECISIONES Y LIDERAZGO CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNIDAD LIGADA A LA TOMA DE DECISIONES CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA AUTO EVALUACIÓN. INTRODUCCIÓN La economía es el análisis del mejor uso posible que puede darse a los recursos más escasos a fin de satisfacer las necesidades humanas desde siempre. En consecuencia se refiere tanto a la extensión en que el trabajo y el capital son distribuidos entre mercaderías y servicios alternativos. La economía es fundamentalmente una ciencia social más que una ciencia cuyo objeto sea el análisis del comportamiento eficiente de parte de la firma comercial individual. Sin embargo la economía social requiere que las empresas comerciales estén alertas a las demandas de los consumidores, que sean de volumen suficiente, que estén manejadas con capacidad y que se vean obligadas por la competencia a transferir a los compradores todas las capacidades que tienen para mostrar su eficiencia. Un buen hombre de negocios no necesita ser un economista, pero ciertos conocimientos de economía podrán ocuparse en la solución de ciertos problemas que pudiera llegar a presentar la empresa, y en algunas ocasiones estas nociones lo ayudarán a tomar decisiones no solo de la empresa si no de la vida misma de manera acertada. Algunas decisiones comerciales son tan difíciles e importantes como para justificar el uso, no solo del análisis teórico correspondiente, si no también de costosas investigaciones de manera empírica. Por eso en esta memoria se tratará de explicar lo relacionado con la toma de decisiones para así poder tener una mejor visión del riesgo que se corre por parte de una empresa. En esta memoria trataré de abordar principalmente lo relacionado a la toma de decisiones ya que el riesgo y la incertidumbre que se tiene al tomar una decisión depende principalmente del tipo de líder que esta al mando de la empresa, por eso básicamente es lo que se explica en esta memoria esperando sea informativa. ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN Y OPERACIONES La toma de decisiones pueden dividirse en dos clases. La primera clase es la determinada como decisiones programadas, esto debido a que las decisiones diarias son rutinarias porque los gerentes suelen usar algunos procedimientos estándar para tomarlas. Algún ejemplo de este tipo de decisiones son las que se toman en el área de control de inventarios, control de costos, control de calidad, control de producción y algunas compras. Por ejemplo dentro del control de inventarios de una empresa puede ser a través de procedimientos rutinarios, como el cálculo periódico de las cantidades económicas del periodo. En el control de calidad, deben tomarse decisiones con respecto a la aceptación de materias primas proporcionadas por los proveedores, estas decisiones podrían tomarse basándose en procedimientos estándar basados en los planes de aceptación por muestreo y con esto simplifican el proceso de toma de decisiones hasta que se llegue a un punto medular y realmente importante, en donde ya se llegue a la verdadera toma de decisiones. Para el área de control de la producción pueden usarse procedimientos estándar para rutas y programación en las decisiones relativas a las máquinas y a los hombres. La segunda clase de decisiones comprende las llamadas decisiones no programadas que son especiales para una situación dada. Puesto que cada decisión implica un nuevo conjunto de alternativas que pueden ser difíciles de analizar, aquí los gerentes o los encargados de un negocio o empresa tienden a aplica su criterio, experiencia, intuición y reglas empíricas para las decisiones no programadas como por ejemplo la ubicación de un nuevo producto o de un nuevo servicio, o la implementación de un nuevo proceso, la introducción de un equipo automático, etc. Las variables comprendidas en las decisiones no programadas, por lo general son un poco más complejas que en las decisiones programadas. Los factores económicos en las decisiones no programadas, por lo general son un poco más complejas que en las decisiones programadas. Los factores económicos, sociológicos, psicológicos y éticos, son difíciles de tratar cuantitativamente (cuanto le va a costar a la empresa un triunfo o bien un fracaso), claro a excepción de los económicos que estos, si nos permiten conocer de antemano que es lo que sucede anteponiéndonos la situación de un claro error o de un verdadero acierto. Pero hay un tercer tipo de toma de decisiones que aunque no es reconocida, si existe en la vida real, como es la combinación de decisiones programadas y no programadas, ya que aquí los datos para tomar decisiones son más difíciles de obtener y por lo tanto los resultados son más inexactos de predecir; el sistema de valores que afecta a las alternativas está sujeto a opiniones; los objetivos están en conflicto, la probabilidad de las ocurrencias no son fáciles de determinar. Las decisiones programadas tradicionalmente se han tomado sobre la base de procedimientos estándar, confianza en los hábitos administrativos, uso de unas cuantas técnicas cuantitativas tradicionales y el paso por los canales adecuados de la organización. El desarrollo de estos procedimientos, hábitos, técnicas y canales ha sido principalmente el resultado de la experiencia obtenida del método de prueba y error para la toma de decisiones; tales decisiones aunque son efectivas, rara vez representan la mejor opción. Los desarrollos recientes en el área de las decisiones programadas han permitido a los gerentes moverse en dirección a las decisiones óptimas, uno de estos desarrollos se ve reflejado en el uso de la computadora que permite tener un fácil acceso a datos estadísticos o también una técnica utilizada es la simulación. La simulación es la manipulación de una o más variables y constantes que se encuentran asociadas a un problema determinado. Cuando se hacen necesarios miles de cálculos, resulta muy útil el equipo electrónico para procesar los datos, la simulación proporciona experimentos mediante los cuales se prueban los cursos de acción alternativos. Aún cuando se ha empleado la simulación para resolver algunos casos de producción, también se puede ver cuales son las partes de la misma producción que se verán afectados facilitando la percepción de problemas aunados a la de decisiones respecto a la misma producción y atacando así las posibles consecuencias de una decisión. El criterio para medir la efectividad de un curso de acción dado, puede incluir costo, tiempo y/o minimización de distancias, y maximización de ganancias valor creado y/o retorno de la inversión. La mejor ventaja de usar simulación para el tomador de decisiones es que los resultados de una decisión pueden determinarse antes de su aplicación en el mundo real, esto mejora significativamente el enfoque de prueba y error, en el que la ejecución es un pre requisito para descubrir sus resultados. Otra tendencia reciente implica el uso de las técnicas de investigación de operaciones, tales como la programación lineal, la teoría de las colas (líneas en espera), así como la programación dinámica. Pero obviamente la mejor decisión es, desde luego, la mejor en términos de la variables, las constantes, los parámetros y la metodología, asociadas a determinadas técnicas de investigación de operaciones. Por lo tanto puedo decir que los nuevos desarrollos no han ocurrido con la misma rapidez en el campo de las decisiones no programadas ya que muchas de las variables usadas en estos casos no se pueden medir porque no son cuantificables; otras implican criterios subjetivos y la probabilidad de que ocurran algunos eventos determinados es difícil de asegurar. Ahora tal vez sería conveniente analizar los pasos del método científico para la toma decisiones y poder conocer algunas debilidades de este: reconocimiento del problema, desarrollo de una hipótesis, acopio de datos, prueba de la hipótesis mediante experimentos, determinar la validez de la hipótesis. Pero estos pasos no pueden asegurar su funcionamiento de manera general ya que dependiendo del caso tiene sus fortalezas y sus debilidades, por ejemplo para una decisión comercial puede haber un cambio en los proveedores, también en los empleados para aceptar el cambio o no en puerta. LOS MODELOS EN LA TOMA DE DECISIONES Los modelos son abstracciones de la vida real. Son muy útiles en la toma de decisiones por dos motivos: reducen problemas complejos a más sencillos y más fáciles de manejar y proporcionan un medio para predecir cual será el resultado de una decisión. Existen varios tipos de modelos que se utilizan para la toma de decisiones en el comercio y, especialmente en la producción como por ejemplo: modelos físicos, modelos esquemáticos, modelos matemáticos los cuales se dividen a su vez en determinísticos y probabilísticos. La última prueba de un modelo es si es útil o no al proporcionar un entendimiento de la situación real. Además es conveniente que el modelo tenga algún potencial de predicciones para que las decisiones concernientes a futuros casos puedan hacerse con predicción relativamente clara. Ahora trataré de abordar solamente los modelos deterministicos y los probabilisticos, que son los que se abordan en al economía principalmente. Un modelo matemáticos deterministico es un enunciado expresado como ecuaciones de relaciones entre las variables y constantes asociadas con un problema. Un modelo deterministico predecirá los resultados exactos bajo ciertos hechos y suposiciones. Por ejemplo la ecuación de una línea Y=a+bx es un modelo matemático deterministico que puede bien aplicarse a la proyección lineal de predicciones, las intersecciones de parámetros en programación lineal y la intersección del costo total y el ingreso total en el análisis del punto de equilibrio. Al insertar el o los números apropiados para las letras a (intersección en y) y b (la pendiente), se puede expresar como una línea recta algebraicamente para encontrar los puntos de intersección, las expresiones que representan una línea se igualan con la otra y se resuelven con certeza. Un modelo probabilistico es un enunciado de las relaciones entre variables y constantes a las que se asocia probabilidades estadísticas. Dicho de otra manera hay incertidumbre. Ahora trataré de hablar un poco más de la toma de decisiones. Este proceso consiste en escoger un curso de acción entre varias alternativas. Varios factores afectan la toma de decisiones en la producción después de que se han desarrollado cursos de acción alternativos. Entre los cuales se encuentran los siguientes: 1. Predicciones de resultados esperados de los cursos de acción alternativos. 2. Probabilidades de estos resultados esperados. 3. Sistemas de valor para sopesar los cursos de acción alternativos. 4. Objetivos de la empresa. 5. Parámetros que afectan la aplicación de los cursos de acción alternativos. TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA Las decisiones tienen una importancia trascendental para el mundo empresarial, sin embargo, es poco conocido en qué consiste tal actividad. Es debido a la calidad de las decisiones, más que a factores externos, que depende el éxito o fracaso de un negocio. Por esto, es que todo empresario debe tener destrezas de análisis para la toma de decisiones. Durante este apartado se discutirán los conceptos de recursos y costo beneficio que están comprendidos en toda decisión. En una decisión están presente los siguientes elementos: En el extremo derecho del diagrama los Valores y/o Utilidades hacen referencia a qué el decisor da importancia. Toma una decisión y rechaza otras alternativas precisamente por lo que es importante para él, aquello que busca. Ante la información que tiene sobre las cosas, y su conocimiento, dispone de sus recursos para establecer alternativas. Cada una de ellas conlleva riesgos y beneficios. Opta por aquella que mejores resultados le provea de acuerdo a sus valores. En la actividad empresarial lo que se busca es la rentabilidad. Lo importante, las utilidades, quedan en función, entre otras cosas, del bienestar económico que produzca. Para empezar, se toman decisiones sobre los recursos disponibles. Los recursos son medios para lograr metas. La experiencia típica de un empresario es contar con recursos escasos. Es ante la escasez que tiene sentido evaluar cual es el mejor uso posible de un recurso, con recursos ilimitados no hace falta invertir en análisis para decidir. Dado el caso de que por lo regular la empresa tiene una meta y recursos escasos, toca evaluar qué posibles usos se puede dar a estos recursos con el fin de alcanzar el máximo bienestar, la utilidad. El tiempo y el espacio físico son recursos escasos, otros cuatro recursos básicos e importantes en cualquier empresa, son: Cultura Corporativa: Lograr la productividad es más fácil en un ambiente que la fomente. Para lograr una cultura de eficiencia y productividad el estilo gerencial es bien importante. Personal: Es el recurso más valioso de la empresa, es a través del esfuerzo que éste realiza que se logran los objetivos. La cultura corporativa es fundamental para las actitudes y el uso óptimo de las destrezas del personal. Tecnología: Se entiende en un sentido amplio. No sólo están incluidas las máquinas, sino también, la tecnología en recursos humanos es establecer la organización interna para facilitar la obtención de resultados. La tecnología permite mayor disponibilidad de información. Mientras mejor informado se esté, se estará en mejor posición para tomar decisiones. Capital: Este recurso es tan importante como los demás. Muchas veces al no capitalizar en los recursos antes mencionados, se traduce en mayor costo del recurso capital. Una pobre cultura organizacional implica mayores costos de fricción. Esta ineficiencia implica más inversión de dinero para lograr las metas. Por ejemplo, se crean más procedimientos y controles, aumenta la burocracia. En toma de decisiones se debe tener presente el uso alterno que se puede dar a los recursos. Cuando se utiliza un recurso para un beneficio se esta sacrificando otro beneficio. El análisis consiste en establecer los posibles beneficios de cada alternativa. La decisión queda justificada al momento en que el beneficio que se sacrifica sea de menor provecho que el beneficio a recibir. Para quedar satisfecho con la decisión tomada se decide a base de que el beneficio a obtener compense el que se sacrifica. En cuanto a decisiones se refiere, los directores en ocasiones dan por sentado unos costos fijos para alcanzar las metas. No ven que siendo más eficiente en sus procedimientos, tales costos se pueden reducir. Se debe buscar reducir costo mediante nuevos procedimientos para alcanzar las metas. BENEFICIO: En la toma de decisiones, ignorar esta consideración del beneficio sacrificado, el costo, obstaculiza el desarrollo del negocio y puede llevar al fracaso las actividades comerciales. Lo que comúnmente se conoce como ausencia de visión es el no haber podido identificar los beneficios que son sacrificados al momento de decidir. No identificar los beneficios ocultos, hace que la decisión sea más costosa de lo que se había estimado. Desde el punto de vista directivo, el análisis ordinario es maximizar sus utilidades. Existe un análisis que se llama Maximin. Consiste en optar por lo mejor entre las peores salidas negativas. Esto no resulta ser un análisis hacia lo más óptimo, pero con Maximin la pregunta gira si los riesgos se pueden tolerar. Si se pueden tolerar, que no afecte tanto el negocio, se utilizan otros sistemas, análisis más optimistas. Los beneficios de las actividades empresariales precisamente se justifican, no tanto por el esfuerzo invertido, sino por los riesgos en que se incurren. Los beneficios son a base de haber tomado decisiones en la cual las consecuencias no están garantizadas. Hasta dónde llegar con tal incertidumbre, es la clave directiva. Definir cuándo se está en una situación de alto riesgo y establecer si el peor resultado se puede tolerar, es fundamental para el éxito empresarial. Muchas empresas, pendientes de reducir gastos, deben tener presente que al eliminar costo necesariamente se elimina un beneficio. Los directivos, en su empeño de reducir costos, crean problemas mayores cuando no toman en consideración los beneficios que sacrifican, sean éstos explícitos o implícitos. Así pues, otro aspecto en la toma de decisiones es preguntarnos cuán bien informado estamos al momento de decidir. Mientras mejor informado se esté, menor el estado de incertidumbre al tomar la decisión. Las actividades empresariales que se inician se malogran, precisamente porque se cree tener toda la información en situaciones que precisamente son inciertas. En una próxima ocasión discutiremos sobre el elemento de la información en la decisión. Estableceremos la diferencia entre información y dato, cómo la información es en función de las preguntas que se tienen presente. LOS NUEVOS FACTORES DE LA PRODUCCIÓN EN LA EMPRESA DEL SIGLO XXI La producción ha sido una condición necesaria para la vida de los hombres y sobre todo para las empresas, ya que por lo general, se forman decisiones con respecto a la producción, por eso es importante incluir este pequeño resumen. En la comunidad primitiva se produjo de forma bastante rústica, pero, a partir de allí la producción pasa por formas artesanales hasta llagar a sistemas complejos como lo es hoy la producción capitalista. La sofisticación de la producción continuará casi de forma indefinida, pero, cada vez más, ajustada a normas que permitan un desarrollo sostenible. Para poder llevar a cabo la producción se requiere de recursos, éstos no siempre han sido, ni seguirán siendo los mismos, debido a los diferentes grados de desarrollo económicos y culturales alcanzados y por alcanzar. Desde los orígenes de la economía clásica (1776) hasta los años 1980, los economistas, en sus análisis económicos, apenas se refirieron a tres factores de la producción, como los recursos básicos requeridos para obtener los bienes y servicios necesarios al hombre para la satisfacción de sus necesidades, a saber: TIERRA(T), CAPITAL(K)Y TRABAJO(TR. Por la globalización de la economía y por el advenimiento de los procesos de integración, el mundo se ha vuelto una aldea global, total mente abierta y competitiva, por lo demás, comprometida por conservar el medio ambiente; es por esto que se hace necesario incluir dos nuevos factores de la producción como condición ineludible al proceso de producción moderno del capitalismo estos son la TECNOLOGÍA (TEC) y los CONTROLADORES DEL MEDIO AMBIENTE (CMA. Los factores de la producción se distinguen de los insumos (energía, materias primas, publicidad, etc.) en que estos últimos se incorporan físicamente al bien final en su aplicación al proceso productivo. En cambio el factor productivo no se incorpora o lo hace en forma paulatina. Quiero hacer una explicación moderna de estos antiguos y nuevos factores de la producción antes de ver como los hombres los combinan y los integran en la creación de las empresas: LOS RECURSOS NATURALES (RN). Aquí nos referimos a todo lo que aporta la naturaleza al proceso productivo, es decir, la tierra, el agua, minerales, atmósfera, vegetales, recursos energéticos, etc. El hombre que siempre ha utilizado las riquezas y fuerzas de la naturaleza, con el desarrollo de la ciencia, estará en condiciones de incorporar, de forma ecológica, más elementos de la naturaleza a la actividad económica. EL CAPITAL (K). Se le denomina así por ser de propiedad de los capitalistas. Es constituido por un conjunto de bienes que no se destinan al consumo directo, si no que se emplean para producir otros bienes (maquinaria, equipos, carreteras, herramientas, computadoras, edificios, etc.) Los bienes de capital son bienes producidos que pueden utilizarse, a su vez, como factores, para elaborar otros productos mientras que los recursos naturales y el trabajo son factores originarios no producidos por el sistema económico. En economía, al menos que se especifique lo contrario, el término capital, significa capital físico, es decir, maquinaria y edificios y no capital financiero. Los billetes y los saldos en los bancos no son capital, socialmente hablando desde el punto de vista de la comunidad entera. EL TRABAJO (TR) Es la actividad humana consciente mediante la cual se transforma y adaptan los elementos de la naturaleza para satisfacer las necesidades humanas. Dicho de otra forma, está constituido por el tiempo y las capacidades intelectuales que las personas dedican a las actividades productivas. La mano de obra incluye a los asalariados y jornaleros , a los técnicos y a los administradores. La labor humana se considera por excelencia como el factor superior de producción ya que es el hombre quien explica la existencia de un proceso productivo. Es él quien con su ansia de subsistencia y su capacidad de trabajo el que organiza y ejecuta la producción . LA TECNOLOGÍA (TEC). Es un sistema más complejo de lo que generalmente se supone, puesto que comúnmente se asocia simplemente con maquinaria. Es fundamental el conocimiento, entendiendo por conocimiento, un recurso utilizable para mejorar la eficiencia de la producción o el mercado de bienes y servicios , a través de diferentes medios. Es así como la tecnología es una combinación de Software y hardware, y entre ambos incluyen materiales , maquinaria , mano de obra calificada , capacidad gerencial y mercadeo y sirven para hacer cosas y solucionar problemas . En otras palabras, la tecnología (TEC) es un sistema dinámico y complejo que abarca varias cosas que están por encima de las simples cosas físicas y que hacen que la empresa sea cada vez más competitiva. Es necesario separar el concepto de tecnología de los demás factores productivos por considerarse ésta la piedra angular en el desarrollo de la empresa moderna . De nada sirven unos recursos naturales (RN), el capital (K), y el trabajo (TR) sino existe una dinámica permanente que los mantenga eficientes y competitivos . La tecnología es un recurso que no se puede coger con las manos, no se ve, es el que más vale y el que indudablemente mayores aportes hace al proceso productivo del mundo de hoy. El concepto de tecnología (TEC) no se debe confundir con el de iniciativa empresarial, o con el de buena gestión administrativa, es la dinámica y la nueva mentalidad en el mundo empresarial. CONTROLADORES DEL MEDIO AMBIENTE (CMA) . Consideramos aquí el conjunto de medios, dispositivos y demás elementos necesarios para garantizar una producción limpia (plantas de tratamiento de aguas, pozo sépticos, plantas de reciclaje, controladores de ruido, de emisiones de gases tóxicos, etc.). La inclusión de este nuevo factor de producción es casi que una condición del consumidor moderno de las naciones más desarrolladas y una decisión a tomar en cualesquier parte del mundo. El incluir este nuevo factor , como condición necesaria para poder producir, hace subir los precios , pero el consumidor moderno está dispuesto a pagar por ello. La empresa para el siglo XXI, dentro de un sistema capitalista moderno, la definimos como la combinación, de la forma más racionalmente posible,de los cinco factores de la producción (RN, K,TR, TEC y CMA) con el fin de producir con tecnologías limpias productos limpios, útiles a la sociedad, es decir, que de una manera directa o indirecta eleven el bienestar general de la población. Por lo demás , el éxito, el crecimiento y la continuidad de la empresa en el tiempo, tendrán que darse con base en una dinámica administrativa y en la utilización de filosofías muy particulares a cada empresa. El concepto de lo racional se sigue aplicando en economía y se refiere al uso eficiente de los recursos escasos utilizados dentro de un desarrollo sostenible y un ambiente competitivo. Por dinámica administrativa se entiende la velocidad , la flexibilidad ,y la fuerza como se encaran las decisiones en la empresa , tanto para definir lo cotidiano, como las que se refieren a la construcción futura de la empresa. La filosofía particular se refiere a aquel conjunto de valores que definen la cultura organizacional, propios para una empresa dentro de una industria específica, anclada globalmente y ubicada dentro de una región con costumbres determinadas. La composición factorial de cada empresa y la del aparato productivo de cada país, para el siglo XXI, se centrará en la utilización de mayor capital, mejores tecnologías, de más controladores del medio ambiente, menos trabajadores y menos recursos naturales. Por lo demás el mayor número de empleos se llevará a cabo en el sector servicios del aparato productivo. INTELIGENCIA APLICADA A LA TOMA DE DECISIONES. Es necesario, y se puede decir imprescindible, el adecuarse a las transformaciones que hoy se imponen en el mundo. Cualquier emprendimiento puede tener un desarrollo eficaz si y sólo si podemos articular creatividad y racionalidad que aseguren el futuro minimizando el riesgo. La globalización acerca los mercados internacionales y estrecha aún más la oferta y la demanda local en mercados con ritmos acelerados, alta diversidad y competitividad. PARA LA TOMA DE DECISIONES ES NECESARIO PODERNOS APOYAR EN: - Encuestas cuantitativas - Encuestas cualitativas - Entrevistas en profundidad - Análisis semiológico - Grupos de discusión (operativos, creativos, dramáticos) - Grupos motivacionales con niños (utilización de metodología propia desarrollada por profesionales del estudio). - Segmentación con análisis multivariado - Estudios económicos de oferta y demanda - Información secundaria - Cámara Gesell - CATI (Sistema de encuestas telefónicas) TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS De manera general se puede señalar que en las organizaciones es necesario tomar diferentes decisiones, sean estas sencillas o complejas en cuanto a la cantidad de información, recursos involucrados y resultados esperados. Igualmente, se puede señalar que, el elemento característico e indispensable para la toma de una decisión, es la necesidad existente para producir algún cambio, siempre buscando, por supuesto, un resultado mejor al logrado hasta el momento antes de tomar la decisión. De igual manera, es importante reconocer que en las organizaciones la naturaleza y base para la toma de decisiones es diferente, yendo desde decisiones intuitivas, hasta decisiones basadas en el conocimiento científico, pasando además por el amplio rubro de otras bases decisionales: caprichosas, imitativas, obligadas, entre otras. La tendencia, sin embargo, es cada vez más a utilizar la base científica, buscando optimizar, maximizar o satisfacer los resultados, dada la situación presentada al decisor y la influencia del contexto donde debe decidirse. Por otra parte, el proceso seguido para la toma de decisiones es también muy diferente, pues va desde un proceso muy general, sencillo, hasta un proceso sistemático, de varias etapas. Los resultados dependerán de que también se lleve a cabo cada etapa dentro de ese proceso y de las influencias internas y externas al mismo, las cuales deben considerarse. DECISIONES FINANCIERAS: Además de decisiones en otras áreas, en las empresas es necesario tomar decisiones financieras dentro las diferentes actividades, a corto, mediano y largo plazo, desarrolladas en la búsqueda de sus objetivos. Tal como lo expone W. Beranek "Estas elecciones representan combinaciones e proyectos y fuentes e suministros de fondos. El tomar decisiones financieras no se limita a acoplar la demanda de recursos con la oferta de estos, sino que trata más bien de emparejar el suministro con la demanda, de modo tal que se logre maximizar el logro de los objetivos de la organización". Continúa señalando: "Tomar decisiones financieras supone implícitamente que existe un conjunto bien definido de objetivos, tales como: 1) buscar los beneficios máximos durante un período especificado; 2) mantener un saldo de caja adecuado; 3) mantener un nivel bajo de cambio de empleados; o 4) llegar a ser la firma principal del ramo para dentro de cinco años. Los objetivos son también útiles para determinar el carácter y al grado de análisis financiero". PROCESO SISTEMÁTICO PARA LA TOMA DE DECISIONES Un proceso sistemático útil para la toma de decisiones en cualquier área de la empresa o en cualquiera de las otras funciones organizaciones (mercadeo, producción, administración) es el que se expondrá seguidamente, el cual si se aplica a las decisiones financieras debe aumentar el grado de éxito en los resultados. Este proceso está compuesto por 10 etapas, de manera sistemática, por lo que no puede saltarse alguna de ellas. Estas son: 1. 1. Determinación del problema o situación de decisión 2. 2. Formulación de los objetivos de la decisión 3. 3. Recopilación de información 4. 4. Procesamiento de la información recabada 5. 5. Formulación de alternativas de decisión 6. 6. Evaluación de cada una de las alternativas formuladas 7. 7. Selección de la o las mejores alternativas 8. 8. Implantación de la o las alternativas seleccionadas 9. 9. Administración de la decisión. 10. 10. Retroalimentación RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES. Una de las maneras de definir la racionalidad, utiliza términos económicos y ve a la racionalidad como la forma de optimizar la toma de decisiones maximizando los resultados. En ella el responsable de tomar las decisiones debe ser el hombre, individuo económico quien maximice siempre los resultados o bien se habla del gerente o directivo de la empresa una organización. Otra de las definiciones de racionalidad, se basa en que las decisiones son racionales cuando el individuo elige un curso de acción que maximiza sus ventajas, sin tomar en cuenta si se puede medir en forma objetiva. Esta definición de racionalidad es más subjetiva e implica que el que toma la decisión es con frecuencia una persona administrativa, que elige alternativas que son satisfactorias o al menos "lo suficientemente buenas". Una tercera forma de establecer un concepto de racionalidad es examinar sencillamente el proceso de decisión propiamente dicho y determinar si es ordenado y lógico. Esta definición puede ser utilizada tanto por el hombre económico, como el administrativo. EL MODELO ECONOMICISTA Este modelo parte de la suposición básica de que las personas son económicamente racionales y tratan de maximizar los resultados siguiendo un proceso ordenado y secuencial. Se pueden incluir un número mayor o menor de pasos en el Proceso Econológico de la Toma de Decisiones, dependiendo de lo detallado que se quiera ser, Hodgetts y Altman en su libro el Comportamiento en las Organizaciones incluyen las siguientes: 1. 1. Detectar los síntomas del problema. 2. 2. Identificar el problema en particular que se debe resolver o la meta que se desea alcanzar. 3. 3. Desarrollo del modelo de decisión para fines de evaluación. 4. 4. Desarrollar y anotar todas las alternativas de solución. 5. 5. Evaluación de las alternativas de solución. 6. 6. Seleccionar el mejor curso de acción. 7. 7. Implementar la decisión. Pero también existen las limitaciones del Modelo Economicista entre las cuales se encuentran: La dificultad para obtener información completa sobre todas las alternativas disponibles y sus resultados. La "capacidad de procesamiento". Se requiere que un Gerente o un administrador para tomar decisiones esté en posibilidad de: 1. 1. Almacenar mentalmente la información en alguna forma estable. 2. 2. Manejarla a través de una serie de cálculos complejos diseñados para proporcionar los valores esperados. 3. 3. Clasificar todas las evaluaciones de alguna manera consistente con el propósito de seleccionar la mejor alternativa. EL MODELO PARA OPTIMIZAR LA TOMA DE DECISIONES Describe la forma en que las personas deben comportarse al tomar decisiones para maximizar los resultados. PASOS DEL MODELO PARA OPTIMIZAR: Reconocer la Necesidad de Tomar una Decisión. Identificar los criterios de decisión. Asignar una ponderación a esos criterios. Desarrollar las mejores alternativas. Evaluar las alternativas. Seleccionar la mejor alternativa. Seleccionar la mejor alternativa. Los supuestos en este Modelo: Está orientado a Metas. Se conocen todas las opciones. Las preferencias están claras. Las preferencias son constantes La selección final maximiza el resultado. La selección final maximiza el resultado. EL MODELO DE RACIONALIDAD LIMITADA Este Modelo que algunos autores llaman también el Modelo Satisfactor, considera al que toma las decisiones como una persona administrativa, que tiene una capacidad limitada para procesar información, que aunque desearía tomar la mejor decisión, no siempre lo hace así, principalmente por dos razones: por una falta de supervisión posterior y porque prefiere la satisfacción. En este Modelo se opta por la primera alternativa lo "suficientemente buena", es decir, aquella que satisface y es suficiente. Etapas del Proceso de Racionalidad Limitada 1. 1. Identificación del problema a resolver o el objetivo meta que se persigue. 2. 2. Determinación del nivel mínimo o estándar que deberán satisfacer todas las alternativas aceptables. 3. 3. Elección de una alternativa factible que resuelva el problema planteado. 4. 4. Evaluación de la alternativa. 5. 5. Se determina si satisface los niveles mínimos que se establecieron. 6. 6. Si la alternativa no es aceptable, se busca otra y se le somete a evaluación. 7. 7. Si la alternativa es aceptable, se pone en práctica. 8. 8. Después de que se puso en acción se determina la facilidad o dificultad conque se identificaron alternativas factibles, y se utiliza esta información para elevar o reducir el nivel mínimo de aceptabilidad en problemas futuros similares. Cuando se compara este modelo con los anteriores aparentemente el Modelo de Racionalidad Limitada parece ser un punto de vista más realista de la Toma de Decisiones. OTROS MODELOS PARA LA TOMA DE DECISIONES EL MODELO SIMPLIFICADO DE LA REALIDAD Parece ser conforme a las evidencias existentes, que la mayoría de los encargados de Tomar Decisiones emplean un Modelo Simplificado de la Realidad. Cuando se enfrentan a situaciones similares a otras que han resuelto en el pasado, utilizan la misma estrategia general si tuvieron éxito, y optarán por un nuevo método si la estrategia anterior no dió buenos resultados. EL MODELO DEL FAVORITO IMPLÍCITO Otro modelo que se aplica a las decisiones complejas, no rutinarias, es el Modelo del Favorito Implícito. Modelo de toma de decisiones en el cual el que toma la decisión selecciona de manera implícita su alternativa preferida en las primeras etapas del proceso de decisión y desvía la evaluación de todas las otras opciones. LA TOMA INTUITIVA DE DECISIONES Otra forma que las personas utilizan es la Toma Intuitiva de Decisiones, como un proceso inconsciente que se crea a partir del filtrado que se hace de la experiencia, y muchas veces constituye un complemento del análisis racional. LA CREATIVIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES ¿QUÉ ES LA CREATIVIDAD? El proceso creativo en administración Aquí se revisan algunos modelos propuestos por autores que han aportado en forma indirecta su formación profesional es distinta a la de los administradores elementos administrativos orientados al desarrollo de la capacidad creadora. Los elementos comunes que caracterizan a todos estos modelos son: 1. 1. La definición del problema a través de una serie de preguntas 2. 2. Un momento de observación y reflexión 3. 3. Un proceso generador de ideas 4. 4. Un momento de acción 5. 5. Una forma de evaluación y control. Como se puede observar la generación de ideas creativas es el resultado de un proceso de maduración que culmina con la idea genial, sino con su evaluación y comprobación fáctica. LA GERENCIA CREATIVA Algunos autores norteamericanos en su búsqueda empírica de los determinantes que definen el proceso de toma de decisiones han encontrado que el ejecutivo, el gerente o el director en sus actividades diarias no realiza en estricto sentido todas las etapas del proceso administrativo. También demostraron que el sustento de sus alternativas de solución a un problema estratégico no siguen el sendero de la racionalidad y la calculabilidad, sino de la heurística, la intuición y la creatividad. En este sentido, se tiene la investigación efectuada por Henry Mintzberg, donde él encuentra que el proceso administrativo "en el mejor de los casos indica ciertos objetivos vagos que tienen los gerentes cuando trabajan". De este estudio es pertinente rescatar algunas ideas básicas que contravienen la postura de los administrativistas clásicos. 1. 1. El gerente o ejecutivo pasa la mayor parte del tiempo conversando o en proceso de negociación, por teléfono. 2. 2. Mediante esta actividad el gerente obtiene una serie de datos e información sobre su contexto intraorganizacional su departamento u oficina. Los canales informales establecidos entre sus empleados o los correspondientes a otra área organizacional le permiten reducir la incertidumbre en la toma de decisiones generando acciones exitosas. 3. 3. El ejecutivo dedica poco tiempo a la revisión de su correspondencia, tan sólo planea algunas de sus actividades, generalmente actúa por intuición, confiando en su experiencia y en sus conocimientos sobre el mercado. 4. 4. Los gerentes concentran su tiempo y su energía, valoran el sentido de la oportunidad, disfrutan el arte de la imprecisión y aprovechan el cambio. Como se puede ver estas características perfilan un estilo flexible en la toma de decisiones y un distanciamiento con el proceso administrativo. La filosofía adaptativa propuesta por la gerencia creativa busca romper los marcos rígidos sugeridos por algunas modas administrativas como las grandes listings del marketing o las recetas de lo que un administrador debería hacer para ser exitoso; las fórmulas de la planeación estratégica y de la administración estratégica, que si bien tuvieron algunos éxitos, ellos se debieron a la instrumentación y a las cualidades de los gerentes que las aplicaron y no al método en sí mismo. En suma, tal parece que ante el contexto de la modernidad de los administradores se transforman en agentes de cambio, pero sustentados en una visión ilógica de las cosas, donde la creatividad es su principal elemento de fuerza. Y la desesperación sistemática es su herramienta para administrar el tiempo. En virtud de lo que antes se explico se puede afirmar que el proceso creativo es un paso previo en la solución de problemas dentro de las organizaciones. Es un proceso de maduración de ideas que posteriormente se resolverán posiblemente bajo dos vías, una creativa y una racionalizadora. Las alternativas de solución dependerán de la naturaleza del problema al que se enfrente el decisor, su afinidad al riesgo (Mac Crimmon y Wehrung, 1986) y todos los factores analizados por los seguidores de la escuela de Carnegie. ¿POR QUÉ ESTUDIAR LA TOMA DE DECISIONES? Para nadie es un secreto que la globalización de la economía ha traído un gran número de cambios en la mayoría de los países, viéndose afectados tanto a nivel macro como micro. En México se dejo de proteger al empresario, el cual se vio obligado a competir con productores del exterior, dicha situación a tomar decisiones diferentes a las que se tomaban antes de la apertura comercial para así poder superar a la competencia o al menos, mantenerse en el mercado. En los últimos días se ha visto problemas en la economía mundial debido a las caídas de las bolsas de valores, influidos por los tigres asiáticos o por la globalización del Rublo Ruso, así mismo el peso se devaluó más del 20% ¿Qué a provocado todo esto? La respuesta a la pregunta tal vez sea las decisiones tomadas por los inversionistas. Esta necesidad de conocer la toma de decisiones es debido a que tienen los gerentes ahora la necesidad de conocer aspectos tan importantes como el concepto de decisión, tipos de decisiones, metodología y factores de la decisión. Ya que de la calidad de las decisiones tomadas y el llevarlas a la práctica adecuadamente depende del éxito de cualquier empresa o institución. Podemos decir que la toma de decisiones es el proceso a través del cual, se escoge un curso de acción con un cierto grado de incertidumbre, como respuesta a un problema de decisión; Este problema surge, por las discrepancias que existen entre las condiciones tan variables del medio ambiente y las metas de la organización. Herbert Moskowitz y Gordon P. Wright consideran bastante compleja a la toma de decisiones; debido a la influencia de los diferentes factores como son: La sociedad, el medio ambiente político económico y tecnológico, además los factores competitivos. La misma empresa influye en la complejidad, debido a que puede establecer metas incompatibles con las de los empleados; la responsabilidad y autoridad para la toma de decisiones que puede estar bastante difusa y por último el ambiente dinámico e incierto en que opera la organización dificulta el proceso normal de decisión. Estos autores contemplan tres tipos de decisiones: Decisiones bajo certeza: Donde todos los hechos son conocidos con seguridad y sólo existe un resultado para una decisión. Las decisiones sin datos previos o estáticas: Son las que sólo se toman una sola vez o no existe experiencia pasada. Las decisiones que utilizan datos previos o dinámicas: Se toman en una secuencia de decisiones interrelacionadas simultáneamente o varios períodos de tiempo, las circunstancias que rodean a las decisiones son siempre iguales dado que es posible valerse de la experiencia pasada. Es necesario tomar en cuenta que la toma de decisiones, es una actividad que se realiza para poder solucionar problemas, y que no es necesario ser un gerente de empresa para poder desarrollar esta función, a continuación se presentan las actividades que forman parte del proceso en la solución de problemas: Primero: Se Inicia con la identificación de problemas, es decir se desarrollan todas aquellas actividades encaminadas a identificar, definir, y diagnosticar los problemas. Segundo: Como parte de la solución y toma de decisión y después de haber identificado problemas, se procede a realizar aquellas actividades que están encaminadas a generar soluciones alternas. Tercero: Se procede a las actividades de selección, con la cual se termina la toma de decisiones y consiste en realizar todas las actividades que están encaminadas a evaluar y a elegir entre soluciones alternas con relación al problema o a los problemas específicos que se identificaron. Cuarto: En este último paso, se proceden a desarrollar, las actividades que vayan encaminadas a poner en práctica la solución escogida. Dado que puede utilizarse muchos métodos diferentes para llegar a una decisión, cómo podemos determinar cuál de ellos usar en un momento dado. Paul E. Moody relaciona esta pregunta con la importancia de la decisión; debido a que quien toma las decisiones no sólo debe tomar decisiones correctas, sino que también debe hacerlo en forma oportuna y con el mínimo de costo. La importancia de la decisión esta íntimamente relacionada con la posición que ocupa en la organización quién toma la decisión. Este autor considera cuatro factores para evaluar la importancia de la decisión: 1. 1. Tamaño o duración del compromiso. Si la decisión implica el compromiso de un capital considerable o el aporte de un gran esfuerzo de varias personas, entonces se considera como una decisión importante, de igual forma si la decisión tendrá un gran impacto a largo plazo sobre la organización como la reubicación de una planta. 2. 2. Flexibilidad de los planes: Si la decisión implica seguir un curso de acción que es reversible fácilmente entonces la decisión asume un significado importante. Ejemplo la venta de un terreno que no se esta utilizando. 3. 3. Certeza de los objetivos y las políticas: Si una organización es muy volátil y no ha establecido un patrón histórico o si la naturaleza de la misma es tal que las acciones por seguir dependen en un alto grado de factores conocidos sólo por el personal de alto nivel de la misma entonces las decisiones adquieren una gran importancia. Ejemplo no seria apropiado que los directores financieros declararan la cantidad de dividendos a pagar, basados solamente en su información financiera, ya que pueden no estar enterados de un desembolso de capital, que la gerencia general desea hacer, pero que ha esperado una utilidad adecuada que justifique la inversión. 4. 4. Cuantificación de las variables: Cuando los costos asociados con una decisión pueden definirse en forma precisa la decisión tiene una importancia menor. Ejemplo si se quiere escoger el método con el cual debe fabricarse una parte del producto y se conoce el tiempo que requiere cada método. Pero si se relaciona con la orden del diseño y manufactura de un producto complejo y si el costo y el programa solo tienen un extintivo amplio que esta sujeto a errores, entonces la decisiones asumen una importancia mucho mayor. TOMA DE DECISIONES Y LIDERAZGO Considerando que la toma de decisiones y el liderazgo no pueden darse sin la existencia de una organización y una democracia participativa, inicio este trabajo exponiendo esos conceptos fundamentales. Es el medio o instrumento más permanente que permite cumplir o lograr una determinada misión social, en el sentido más amplio y abarcador del término; en este sentido las personas pueden pasar mientras que la organización permanece, en tanto su misión sea socialmente importante. Está orientada a la satisfacción de las necesidades elementales, con democracia económica, reformas sociopolíticas y la mayor participación posible de la población en las decisiones que le afecten. Debe estar sustentada en un proceso de descentralización que fortalezca la autonomía política y financiera, que procure la autodeterminación de la población en la búsqueda de la solución de sus problemas, donde se combine la libertad de cada uno y de cada organización, el pluralismo y la justicia social basada en la solidaridad y la cooperación. El recurso humano constituye la base fundamental de toda organización. Dentro de estos recursos está uno que es escaso y muy valioso: los líderes. Las transformaciones aceleradas exigen renovar la concepción y estilos de liderazgo por uno más visionario, audaz, innovador e imaginativo, capaz de correr riesgos para cumplir la misión organizacional. Se pretende un líder transformacional, que pueda conducir los procesos de cambio en las mismas organizaciones y en su entorno. Es un liderazgo más emprendedor e innovador, que tiene su centro y su fuerza clave en todos los niveles de la organización, en el análisis sistemático de los factores que determinan una situación para tomar decisiones acertadas con arreglo a las oportunidades, la evaluación de los riesgos y control de las amenazas. CONCEPCIÓN TRADICIONAL DE LIDERAZGO: El líder tradicional es el que sabe y manda, da órdenes para que otros las obedezcan. Este tipo de liderazgo se produce dentro de un retraso educativo y cultural, cuando se carecía de los conocimientos y la información para formar criterios propios sobre las distintas situaciones principalmente de los asuntos políticos, del estado, la economía, el poder y la sociedad. Dentro de esta antigua concepción, el liderazgo es la habilidad y la capacidad de individuos excepcionales, dotados de carisma, que los capacita para dominar e influir en las personas. Se confunde liderazgo con carisma. Se debe nacer líder para serlo. Solo se necesitan líderes en la cumbre o en la cúpula. Es una rara habilidad, en consecuencia no se puede aprender ni desarrollar. Es un instrumento o forma de influir en las personas y ganar amigos. Consecuencias de esta concepción tradicional de liderazgo: Centralismos y concentración de la información. Verticalismo y autoritarismo en el mando y las decisiones. Ineficiencia y desmotivación. Baja productividad organizacional. Carencia de iniciativa y creatividad. Apego a las viejas rutinas. Estructuras rígidas. Desadaptación para el cambio. Burocracia. Es el desarrollo de un sistema completo de expectativas, capacidades y habilidades que permite identificar, descubrir, utilizar, potenciar y estimular al máximo la fortaleza y la energía de todos los recursos humanos de la organización, elevando al punto de mira de las personas hacia los objetivos y metas planificadas más exigentes, que incrementa la productividad, la creatividad y la innovación del trabajo, para lograr el éxito organizacional y la satisfacción de las necesidades de los individuos. El sistema de liderazgo organizacional funciona como un conjunto de relaciones de liderazgo y de líderes, que se dividen el trabajo en los distintos niveles, unidades, programas y proyectos de una organización, por medio de las que se busca el logro de objetivos y metas. SISTEMA DE LIDERAZGO ORGANIZACIONAL Está en permanente desarrollo y crecimiento. No es un don sobrenatural de las personas. Es una cualidad que se puede aprender en los procesos educativos y en las experiencias sociales. CARACTERÍSTICAS DE UN LÍDER Confianza en sí mismo. Visión. Fe en la misión personal y del grupo. Pasión. Ética. Energía. Actitud positiva. Receptivo, participativo, comunicativo. Estratega, flexible, emprendedor e innovador. Capaz de apreciar. Trabaja en equipo. Revisar la misión de la institución periódicamente. Hacer inventario de los recursos humanos. Revisar prioridades y posteridades. Visualizar las oportunidades. Atraer el talento y la competencia. Dar el ejemplo. Conocerse mejor a sí mismo por medio del auto análisis. Reconocer las fortalezas y las debilidades propias. Examinar las propias acciones críticamente. Determinar la correspondencia entre lo que se predica y lo que se hace. Examinar las prioridades. Mantener la concentración óptima hacia el objetivo. CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNIDAD LIGADA A LA TOMA DE DECISIONES. (Comunidad es entendida como institución, organización o localidad, que agrupe un número de personas con intereses afines. Cercanía directa y personal con los representados, en su sentido más amplio y no sectario. Cuida y aumenta la credibilidad y el respeto público, que son su principal recurso. Tiene conocimiento directo de las necesidades reales de las comunidades por medio de procesos de investigación y planificación, con la participación activa de los afectados. Tiene una base informativa lo más completa posible de la realidad de su comunidad, de la estructura de poder, de las personas, problemas, necesidades y prioridades de la comunidad y de los proyectos existentes. Establece formas de negociación modernas con la población y demás líderes comunales. En la toma de decisiones antepone los intereses comunales a los individuales. Abandona la práctica de las falsas promesas. Sabe dar la cara para decir no a lo que no es posible; logra que las personas comprendan, y se comprometan con él a buscar soluciones. El oficio del directivo conlleva la toma de decisiones con un cierto grado de riesgo económico en un marco estratégico definido por la propia empresa y en un entorno económico-social predeterminado. La idoneidad de estas decisiones estará en función de la preparación, experiencia, personalidad e información que posea el directivo. En la toma de decisiones la experiencia es un elemento clave puesto que las decisiones deben tomarse sobre una realidad altamente compleja debido al enorme número de variables que entran en juego. La acumulación de experiencia es larga y costosa. Si se considera que cuando más se aprende es como consecuencia de los propios errores, el alcanzar un elevado nivel de experiencia en el mundo empresarial puede llegar a tener un coste terriblemente alto. La consecuencia inmediata es que toda la experiencia que pueda ganarse sin los efectos que pudieran derivarse de una decisión errónea o, simplemente de una decisión no óptima, será bien recibida y más económica, sea cual sea su costo. Precisamente el riesgo consiste en que no se sabe si se ha tomado una buena decisión el no saber si una idea va a funcionar o no, y es precisamente una decisión mal tomada lo que conlleva al éxito o al fracaso de una empresa. CONCLUSIONES Creo que es muy importante este tema que me ha tocado desarrollar ya que muchas personas cometen la equivocación de no estudiar a la perfección o no hacen ningún tipo de investigación acerca de ¿ qué tanto puede afectar o beneficiar una decisión en la empresa? Ya que esto afecta de manera directa o indirecta a todos los que se relacionan con la empresa. Es principalmente el objetivo de este trabajo conocer todo lo relacionado con el líder o los trabajadores se nieguen o apoyan la toma de una decisión así como analizar las características del líder que es quien al fin y al cabo se toma una decisión. También es primordial el hacer una inversión para cada decisión que se tomará y no tomar un estándar de todos los casos ocurridos con anterioridad. Tal vez no mencione mucho lo que es el riesgo y la incertidumbre a lo largo de este ensayo pero creí más importante el conocer las bases de la toma de decisiones o bien el saber que es una toma de decisiones. Esperando este trabajo sea del agrado de ustedes, ya que representa todo mi esfuerzo les agradezco su atención. Bibliografía 1. 1. Boden, Margaret A. (1994). La mente creativa, España, Gedisa. 2. 2. Davenport, Thomas H. (1993). Process Innovation: Reengineering Work Through Information Technology, Harvard Business School Press, Boston. 3. 3. De bono, Edward (1971. 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Económicamente hablando ¿Qué es incertidumbre? ¿Por qué es necesario estudiar la toma de decisiones? ¿Cuáles son los cuatro factores para evaluar la importancia de las decisiones?