Reporte de certificación CdC - Lyon Papeles S.A. / Mercator Inc

CERTFOR
CHAIN OF CUSTODY CERTIFICATION
(CERTIFICACION DE CADENA DE CUSTODIA)
AUDIT REPORT
(REPORTE DE AUDITORÍA)
Lyon Papeles S.A. / Mercator Inc
Organization
(Empresa):
Address:
Don Carlos 2986 Of 7 Las Condes
(Dirección)
CL/SCL-2010962
Job Number:
(Carpeta N°)
Visit Number:
1
(Visita Número)
Certificación
Visit Type:
(Tipo de la Visita)
Company Representative:
Ricardo Garcés
(Representante de la Empresa)
Audit Dates:
20 de Febrero 2013
(Fecha de la Auditoría)
Lead Auditor:
Mario O’Ryan
(Auditor Lider)
Additional Team Members
NA
(Miembro Adicional del Equipo)
Signature or initials of the Lead Auditor:
MOG
(Firma o Iniciales del Auditor Líder)
10 Abril 2013
Report date:
(Fecha del Reporte)
This report will be distributed to the company representative and the SGS office
SGS Chile Ltda.
Ignacio Valdivieso # 2409 San Joaquín Santiago - Chile
t (56-2) 8989500 (56-2) 8989631
f (56-2) 8989633
www.sgs.cl
Miembro del grupo SGS (Societé Générale de Surveillance)
FORMULARIO PROFORMA
REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC
1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA
1.1
Detalles de la organización gerente/propietario:
Nombre de la organización:
Persona de contacto:
Mercator Inc. / Lyon Papeles S.A
Ricardo Garcés
Dirección Comercial:
Lyon Papeles S.A : Don Carlos 2986 Of 7 Las Condes Chile
Mercator Inc: Apartado Postal 0823-01202 Ciudad de Panamá, Panamá
Teléfono:
Fax:
e-mail:
[email protected]
56-2-2467891
Ámbito del certificado
1.2
Alcance: Compra y venta papel/cartulinas; para impresión y escritura, embalajes en general, empaque de alimentos, del tipo para seguridad,
químicos, térmicos; en bobinas u hojas; sin posesión física, a través de separación física
Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado:
Mercator Inc / Lyon Papeles S.A.
Región:
Provincia(s):
Metropolitana
Santiago
Comuna:
Las Condes
1.3
Volúmenes anuales vendidos (m3)
2012: 7.500 TON
1.4
Facturaciones anuales
2012: US$ 11.500.000
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1.5
Fecha de emisión del certificado:
1.6 Fecha de expiración del certificado:
12-04-2013
11-04-2018
1.7 Código de registro del certificado:
CL 13/81840668
2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN
2.1
Fechas de evaluación:
Auditoría principal: 20/Febrero/2013
2.2
Equipo de evaluación.
El grupo evaluador estuvo compuesto por:
1) Auditor Internacional Líder:
Mario O’Ryan Auditor Líder CoC
2) Experto Ambiental y Social:
NA
3) Experto en Procesos Forestales y Derivados:
NA
Los Currículum Vitae de los miembros del equipo se adjuntan en el Anexo 1
2.3
Decisión de Certificación.
La decisión de certificación fue tomada por la Entidad Certificadora.
2.4
Proceso de Evaluación.
La evaluación se desarrolló durante 1 día en la oficina principal de la empresa, lugar en el cual se auditaron todos los procesos definidos en el manual de
cadena de custodia, se realizaron entrevistas con todos los responsables y se revisó exhaustivamente toda la documentación requerida por el estándar. Si
bien es cierto se elevó una No conformidad Mayor (la cual se cerró en tiempo requerido), n o se evidenciaron adicionalmente incumplimientos a los requisitos
que ponen en riesgo la certificación de la compañía. La evaluación fue realizada y validada para ambas empresas dado que el personal y procedimientos son
comunes para ambas entidades.
2.5
Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados.
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Se visitó el único sitio involucrado, el cual considera ambas entidades en la misma dirección y es La oficina principal.
Los mapas mostrando el itinerario se presentan en el Anexo 2, en caso de visita a varias instalaciones.
2.6
Estándar
Las instalaciones fueron evaluadas usando la Lista de Verificación del Estándar Certfor de Cadena de Custodia en su versión 2007 Enmienda 2008, ratificada
por el Consejo Superior.
Código Procedimiento: PS–02-06
Procedimiento de Referencia: 3.4.3 / PI–02-04
Fecha Emisión: 31-10-2008
Versión: 10/2008
3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN
3.1
Antecedentes generales de la Cadena de Custodia
Mercator Inc, es una empresa comercializadora de productos del área papel y sus derivados que, bajo régimen financiero offshore con habilitación legal en
Panamá, realiza la gestión comercial desde su oficina en Chile para todos los países en que tiene presencia, especialmente de ntro de Sudamérica.
Lyon Papeles S.A., es una empresa con razón social en Chile, comercializadora de productos del área papel y sus derivados, el mercado principal está
concentrado en éste país. A su vez, gran parte de su actividad se centra la representación comercial a productoras foráneas.
Todas las operaciones se realizan desde Chile en oficinas locales. Dado su condición de trader con modalidad Off Shore las oficinas administrativas se
encuentran ubicadas en Santiago de Chile lugar en el cual se gestiona todo el proceso, desde la recepción de la solicitud de compra hasta la facturación al
cliente Final. No se hace posesión física de material certificado. Mercator Inc tiene figura jurídica en Panama, dirección q ue se utiliza en las facturas, debido
principalmente a que representa una mejor oportunidad en cuanto a la cancelación de impuestos y aranceles exigidos en este país. Sin embargo Lyon Papeles
es la personalidad jurídica creada en Chile para representar Mercator Inc con capacidad de responder ante la ley ante casos de uso fraudulento negligente o
ilegal del logo Certfor o PEFC y además se utilizará como figura jurídica en caso de realizar comercialización de productos certificados a nivel Nacional.
Ambas empresas se encuentran ubicadas en el mismo lugar físico con personal en común. Todas las compras y ventas se realizan en forma independiente,
Mercator Inc realiza las compras y ventas y Lyon en un futuro también realizará lo mismo en forma independiente.
3.2
Productos
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•
•
•
•
•
Papeles para Impresión y escritura, tales como: fotocopia, WF offset, esmaltados couché, periódicos, bulky, esmaltados livianos, cartulinas
blancas y coloreadas.
Papeles para embalajes, tales como: kraft livianos marrón y blanco, MG blanco y color, Kraft Liner y test liner.
Papeles para embalaje de alimentos: MG blanco, couché livianos, anti grasas.
Papeles especiales, tales como: de seguridad, químicos autocopiativos, térmicos.
Cartulinas
4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO
4.1
Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa.
La empresa opera en Chile. Todas las leyes de la República le son aplicables. Las más importantes son el código del trabajo, la ley de sub-contratación,
y las leyes tributarias.
5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA
5.1.1 Modalidad de contabilización de la madera.
Separación Física
5.1.2 En caso de control de inventario y flujos de madera, método de transferencia del porcentaje calculado a los productos c ertificados
NA
5.1.3 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la madera
Es Trader
6. OBSERVACIONES
6.1
Las observaciones se registraron sistemáticamente por medio de la lista de comprobación de CertforChile. Dicha lista se adjun ta en el Anexo 3.
Se utiliza el Check list del estándar respectivo
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7. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y NO CONFORMIDADES
7.1
Principio 1
La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la
organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implem entación y control de la
cadena de custodia.
Fortalezas:
Debilidades: Existen oportunidades de mejora respecto a los procedimientos de Capacitación cuyo programa no se encontraba previamente definido, como
consecuencia no se asegura que personas con responsabilidades PCC no sean capacitadas generando un quiebre en la cadena de Custodia.
No Conformidades: No existe un programa de capacitación definido en el manual o algún procedimiento anexo. SAC Mayor 01
7.2
Principio 2
Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC.
Fortalezas: Se evidencia control exhaustivo en cuanto a la determinación de origen y verificación de documentación relacionada
Debilidades:
No Conformidades:
7.3
Principio 3 A
Cuando se elige el sistema de separación física, se asegurará que no hay mezclas de material certificado y no certificado.
Fortalezas: Existe bajo riesgo de mezcla dado que no posee posesión física de material certificado, esto permite dar prioridad a la revis ión y control de la
documentación correspondiente.
Debilidades
No Conformidades
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7.4
Principio 3 B NA
Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con l os productos finales, y es capaz
de determinar el porcentaje de producto certificado.
Fortalezas
Debilidades
No Conformidades
7.5
Principio 4
Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es posible
prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado.
Fortalezas Dado su condición de Trader, no hace posesión física del material, por lo que el factor de riesgo es bajo para este Principio.
Debilidades
No Conformidades
7.6
Principio 5
La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certifi cados bajo el estándar.
Fortalezas: A pesar de tener un número de personas reducido y de realizar labores de oficina, existe una oficina de abogados que actualiza periódicamente
las normativas ambientales que aplican, además de contar con programas de capacitación relacionadas con temas de saludos y ocupacional. Exis te apoyo y
compromiso por parte de la alta dirección en generar cumplimiento a todas las normativas de saludo, medio ambiente y laboral.
Debilidades:
No Conformidades:
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8. RESULTADOS
8.1
Resumen del nivel de cumplimiento de los Principios según MDA de Manejo Forestal
Principio
Principio 1
3
Principio 2
4
Principio 3 A
4
Principio 3 B
N/A
Principio 4
3
Principio 5
4
9. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN
Sobre la base de la evidencia presentada, se decide la emisión del certificado a la organización. Aprobado por la Entidad Certificadora
Responsable programa Certificación Forestal de la Entidad Certificadora:
Nombre:
Mario O’Ryan
Firma:
Mario O’Ryan
Revisor:
Fernando Tapia
Firma:
Fernando Tapia
Fecha:
12-04-2013
10. COMENTARIOS CONFIDENCIALES: ESTA SECCION NO SERÁ INCLUIDA EN EL INFORME FINAL
Declare cualquier obsequio o favor que usted haya recibido del cliente
ANEXO 1 – CURRICULUM VITAE DE LOS AUDITORES
ANEXO 2 - MAPAS DE LAS INSTALACIONES OCUPADAS PARA LA CADENA DE CUSTODIA
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ANEXO 3 - LISTA DE VERIFICACIÓN
ANEXO 4 - INFORMACION ADICIONAL
4.1 Detalles de la descripción de la Cadena de Custodia, incluye entradas y salidas de la Cadena de Custodia
4.2 Copia de títulos de propiedad de las instalaciones
4.3 Cualquier otra evidencia de respaldo.
ANEXO 5 - COPIA DEL CERTIFICADO Y LISTA DE ACCIONES CORRECTIVAS
ANEXO 6 - INFORMACION COMERCIAL CONFIDENCIAL
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Apéndice A
Solicitudes de acción correctiva
Observación:
Una no conformidad siempre es la negación de una cláusula específica ya que se relaciona con la no conformidad específica detectada durante
la auditoría. Las palabras que pueden reflejar adecuadamente la negación de la cláusula son (entre otras): “no” o “no siempre”.
Cuando una SAC no pueda levantarse, deberán explicarse las razones y deberá ajustarse la fecha de vencimiento. Para más información
refiérase a los requisitos del Procedimiento 04.
La evidencia objetiva es la evidencia real que se observó durante la auditoría, relacionada con la documentación, la evidencia de campo o las
entrevistas.
Las SAC mayores se denominarán con un número M00 y las menores se denominarán 00 en la columna de SAC Nº.
Incluir las listas de verificación correspondientes y la referencia de las cláusulas en la columna de Indicadores.
SAC Nº
Indicador
01
1.2 V1(iv)
Detalles de la SAC
Registrada con
fecha>
20-Feb-2013
Fecha de
vencimiento>
20-Feb-2014
Fecha de
levantamiento>
No conformidad:
No existen instrucciones especiales ante excepciones a la operación normal del sistema de la Cadena de
Custodia
Evidencia objetiva:
No se detalla en procedimientos respectivos como operar en casos adversos.
Evidencia del levantamiento:
M02
1.3
Registrada con
fecha>
20-feb-2013
Fecha de
vencimiento>
20-May-2013
Fecha de
levantamiento>
25-Feb2013
No conformidad:
No existe programa de capacitación que asegura que las personas que tienen responsabilidades
en la CDC reciban oportunamente instrucción relacionada con su área.
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Observación:
Una no conformidad siempre es la negación de una cláusula específica ya que se relaciona con la no conformidad específica detectada durante
la auditoría. Las palabras que pueden reflejar adecuadamente la negación de la cláusula son (entre otras): “no” o “no siempre”.
Cuando una SAC no pueda levantarse, deberán explicarse las razones y deberá ajustarse la fecha de vencimiento. Para más información
refiérase a los requisitos del Procedimiento 04.
La evidencia objetiva es la evidencia real que se observó durante la auditoría, relacionada con la documentación, la evidencia de campo o las
entrevistas.
Las SAC mayores se denominarán con un número M00 y las menores se denominarán 00 en la columna de SAC Nº.
Incluir las listas de verificación correspondientes y la referencia de las cláusulas en la columna de Indicadores.
SAC Nº
Indicador
Detalles de la SAC
Evidencia objetiva:
Si bien es cierto se han realizado capacitaciones a todo el personal evidenciando el aprendizaje
respectivo, No existe un programa de capacitación establecido en el Manual de Cadena de
Custodia o en documentación anexa que permita definir las líneas generales de acción para las capacitaciones a
los responsables, No existen procedimientos tanto las Incorporaciones nuevas como para los casos en que
existen cambios importantes ya sea en los estándares auditados o en los procedimientos locales,. por lo tanto,
no se asegura que el personal de puntos de control crítico y personal nuevo sean capacitados en un plazo
razonable..
Evidencia del levantamiento:
Se evidencia procedimiento de capacitación Fecha 18:10-2012 Ver:1 en el Manual de Cadena de Custodia en la
cual se detallan los lineamientos para capacitar a todo el personal antiguo y nuevo además de los puntos de
control críticos, se define en el mismo el programa de capacitación anual basado en el tipo de trabajador y
además se confirman los temarios y fechas de capacitación respectiva. Se aclara en el procedimiento que las
capacitaciones son aplicables además para los casos en el que existan cambios importantes en los
procedimientos o estándares involucrados.
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Apéndice B
Observaciones
Observación:
Incluir las listas de verificación correspondientes y la referencia de las cláusulas en la columna de Indicadores.
OBS Nº
Indicador
Detalles de la observación
Registrada con fecha>
Fecha de
levantamiento>
Observación:
Evidencia de seguimiento:
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