SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTFOR FORMULARIO PROFORMA Código Procedimiento: PS–02-06 Procedimiento de Referencia: 5.1.3 Fecha Emisión: 01-09-2004 REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC Versión: 01/2004 Elaborado por: Secretaría Técnica Aprobado por: Secretaría Ejecutiva FORMULARIO PROFORMA REPORTE DE CERTIFICACIÓN DE CdC PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 1 de 11 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA CUSTODIA 1.1 Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: Persona de contacto: Imprenta Nuevo Extremo Ltda. Nelson Díaz S. Dirección Comercial: Camino de la Colina Nº1456, Parque Industrial el Rosal, Huechuraba, Santiago, Chile Teléfono: 56-02-27400238 1.2 Fax: e-mail: [email protected] Ámbito del certificado Nombre de la(s) instalación (es) cubierta(s) por el certificado: Imprenta Nuevo Extremo Ltda. Región: Provincia(s): METROPOLITANA SANTIAGO Comuna: HUECHURABA 1.3 Volúmenes anuales vendidos (m3) 612 millones de pesos, registro en unidades a ser implementado a partir de 2013 1.4 Facturaciones anuales 1,3 MILLONES US$, 2012 1.5 Fecha de emisión del certificado: 15th February 2013 1.6 Fecha de expiración del certificado: 14th February 2018 1.7 Código de registro del certificado: 18 enero 2013 2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE CERTIFICACIÓN PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 2 de 11 2.1 Fechas de evaluación: 20 DE DICIEMBRE 2012 2.2 Equipo de evaluación. El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: Rena Muxica Schwinghammer 2) Experto Ambiental y Social: Ídem 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: Ídem Los Currículum Vitae de los miembros del equipo se adjuntan en el Anexo 1 2.3 Decisión de Certificación. La decisión de certificación fue tomada por la Entidad Certificadora. 2.4 Proceso de Evaluación. Evaluación en el sitio del proceso;. Reunión de apertura con encargado de Cadena de Custodia, Sr. Nelson Díaz, gerente comercial y Cristián Arriagada, vendedor, además de asesor en CdC, Miguel Cárdenas, de PROCER. Se revisaron procedimientos y registros del proceso de producción. Se visitó el proceso desde la recepción de las materias primas y bodegaje, hasta control de calidad, empaque y despacho, para luego realizar la reunión de balance y cierre 2.5 Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados. Operaciones concentradas en un sitio. Se recorrió el flujo completo del proceso productivo y el sistema de registro de información y control interno, para conocer los puntos críticos de control de materias primas y productos. PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 3 de 11 2.6 Estándar Las instalaciones fueron evaluadas usando la Lista de Verificación del Estándar Documentos Técnicos PEFC ST 2002:2010 Cadena de Custodia de Productos forestales . 3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN 3.1 Antecedentes generales de la Cadena de Custodia Proceso simple de recepción de papel y cartulina en resmas, el cual es subdimensionado de acuerdo a los pedidos de los clientes, impreso y reempaquetado para la venta. Imprenta Nuevo Extremo Ltda. es una empresa con experiencia, tecnología e infraestructura que les permite hacer tirajes de mediano y largo alcance con los más altos estándares de calidad para la producción de volantes, folletos, insertos, revistas, memorias, libros, etiquetas, estuches y todo tipo de material impreso del mercado gráfico publicitario e industrial. Realiza servicios de mecanizados, pre-prensa, prensa y terminaciones de los productos, los cuales son monitoreados por un riguroso sistema de calidad. PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 4 de 11 El Alcance de la Cadena de Custodia comprende desde el ingreso de la materia prima certificada PEFC a la Empresa (en la puerta de entrada de la recepción de papeles), hasta su salida como producto terminado (entrega al cliente en sus instalaciones), por lo que Imprenta Nuevo Extremo Ltda. es responsable del transporte de los productos certificados cuando corresponda. Este Alcance comprende todos los productos fabricados e impresos por Imprenta Nuevo Extremo Ltda. que hayan sido solicitados por el cliente como productos certificados PEFC y que hayan sido elaborados con las familias de productos siguientes: 3.2 • Bond • Couchés • Especiales • Opalinas • Cartulinas Productos volantes, folletos, insertos, revistas, memorias, libros, etiquetas, estuches y todo tipo de material impreso del mercado gráfico publicitario e industrial 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 4.1 Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa. Empresa de responsabilidad Limitada, compuesta por capitales chilenos. Personal propio, 19 personas, 2 mujeres. 5. EL TIPO DE CADENA DE CUSTODIA 5.1.1 Modalidad de contabilización de la madera. Separación Física, Elaboración OT (Nov 2012); Cálculo material PEFC(Nov 12) PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 5 de 11 5.1.2 En caso de control de inventario y flujos de madera, método de transferencia del porcentaje calculado a los productos certificados Porcentaje Directo 5.1.3 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la madera Abastecimiento de una sola categoría de material para muchos productos, y ventas según pedido, algunas certificadas al 100%, otras en mezcla, otras no certificadas, se venden con la misma declaración del material recibido. Otros pedidos implican combinación de materiales, ej papel y cartulina, los cuales pueden poseer diversas categorpias de material y son combinados para dar un producto final, para lo cual se utilizará la contabilización y transferencia del volumen vía porcentaje directo. 6. OBSERVACIONES 6.1 Las observaciones se registraron sistemáticamente por medio de la lista de comprobación de CertforChile. Dicha lista se adjunta en el Anexo 3. Se utilizó el formato único de reporte y Lista de chequeo de Woodmark para PEFC y FSC. Vea el anexo 2012 MA Nuevo Extremo…joint report 7. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y NO CONFORMIDADES 7.1 Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Fortalezas PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 6 de 11 Sistema de Información, Softland, lleva registros detallados en tiempo real, de todos los procesos. Debilidades No Conformidades 7.2 Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas Claro procedimiento. Detallado control de documentos y chequeo en terreno por personal entrenado. Debilidades No Conformidades 7.3 Principio 3 A Cuando se elige el sistema de separación física, se asegurará que no hay mezclas de material certificado y no certificado. Fortalezas Procedimiento bien detallado Debilidades Sistema aun no en uso, a verificar en terreno en el seguimiento anual el nivel de cumplimiento No Conformidades 7.4 Principio 3 B Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. Fortalezas Sistema aun no en uso, a verificar en terreno en el seguimiento anual el nivel de cumplimiento, procedimiento disponible. PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 7 de 11 Debilidades N/A No Conformidades 7.5 Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas Existe un detallado control de flujo del proceso, con códigos específicos por tipo de materias primas y orden de trabajo. Está pendiente hacer comparables las unidades de entrada de material y salida de productos. Debilidades No Conformidades 5.1.2.2 metros cuadrados y kilos disponibles como información de material comprado, pero las ventas son en unidades, requiere ser comparable 7.6 Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. Fortalezas Sistema bien implementado para minimizar impactos ambientales y sociales, Análisis de Riesgo y Prevencionista contratado. Instalaciones y Empleados presentan un buen nivel de cumplimiento del estándar, con adecuados sistemas de Higienes y Salud, EEPP. Debilidades No Conformidades 8. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS SOLICITADAS 8.1 Sobre la base de las observaciones registradas en la lista de comprobación que se adjunta, se ha identificado las siguientes no conformidades y se ha emitido las correspondientes acciones correctivas. PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 8 de 11 No conformidades mayores Los siguientes no conformidades deben corregirse antes de la emisión del certificado de manejo forestal sustentable. 1. N/A. 4. 2. 5. 3. 6. No conformidades menores Las siguientes no conformidades se corregirán después de la emisión del certificado, en el plazo especificado. 1. 5.1.2.2, metros cuadrados y kilos disponibles como información de material comprado, pero las ventas son en unidades, requiere ser comparable 8.2 4. 2. 5. 3. 6. Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida 8.2.1 Naturaleza de la no-conformidad. La empresa debe asegurar que el material de ingreso y salida tengan las mismas unidades o sean comparables. 8.2.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho. 5.1.2.2 8.2.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva. Desde la primera producción de material PEFC, a ser revisado en la auditoriía de primer seguimiento. 8.2.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización. metros cuadrados y kilos disponibles como información de material comprado, pero las ventas son en otra unidad, requiere ser comparable 8.2.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora: metros cuadrados y kilos disponibles como información de material comprado, pero las ventas son en otra unidad, requiere ser comparable 8.2.6 Monitoreo de avance Primero PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Segundo Tercero Página 9 de 11 8.2.7 Cierre de la acción correctiva Auditor: Fecha: 9. RESULTADOS 9.1 Resumen del nivel de cumplimiento de los Principios Principio Evaluación Principio 1 4 Principio 2 3 Principio 3 A 4 Principio 3 B N/A Principio 4 3 Principio 5 4 10. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada, se (decide / deniega) la emisión del certificado a la organización. Aprobado por la Entidad Certificadora Responsable programa Certificación Forestal de la Entidad Certificadora: Nombre: Woodmark South Plaza, Marlborough St Bristol, BS1 3NX, United Kingdom Firma: Signed on behalf of Woodmark by the Soil Association Certification Officer Firmado a nombre de Woodmark por el representante de Soil Association Auditor Líder: Rena Muxica Schwinghammer Firma: Fecha: PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE 18 enero 2013 Página 10 de 11 11. COMENTARIOS CONFIDENCIALES: ESTA SECCION NO SERÁ INCLUIDA EN EL INFORME FINAL Declare cualquier obsequio o favor que usted haya recibido del cliente ANEXO 1 – CURRICULUM VITAE DE LOS AUDITORES ANEXO 2 - MAPAS DE LAS INSTALACIONES OCUPADAS PARA LA CADENA DE CUSTODIA , Diagrama de Flujo ANEXO 3 - LISTA DE VERIFICACIÓN Check list en reporte de Woodmark ANEXO 4 - INFORMACION ADICIONAL 4.1 Detalles de la descripción de la Cadena de Custodia, incluye entradas y salidas de la Cadena de Custodia, Procedimientos Imprenta Nuevo Extremo Ltda ANEXO 5 - COPIA DEL CERTIFICADO Y LISTA DE ACCIONES CORRECTIVAS ANEXO 6 - INFORMACION COMERCIAL CONFIDENCIAL Listado de clientes y proveedores, volúmenes de venta PS-02-06 Formulario Proforma Reporte de Certificación de CdC VERSIÓN VIGENTE Página 11 de 11