CERTFOR CHAIN OF CUSTODY CERTIFICATION (CERTIFICACION DE CADENA DE CUSTODIA) AUDIT REPORT (REPORTE DE LA AUDITORIA) Confidential(Confidencial) Gráfica Andes Ltda. Organization (Empresa): Address: Santo Domingo 4593 Quinta Normal Santiago, Chile (Dirección) CLBD-2010298 Job Number: (Carpeta N°) 2 Visit Number: (Visita Número) SEGUIMIENTO Visit Type: (Tipo de la Visita) Company Representative: Loreto Romo, Gerente Administración y Finanzas (Representante de la Empresa) Audit Dates: 26/10/2012 (Fecha de la Auditoría) Lic. Ma. Soledad Williams Lead Auditor: (Auditor Lider) Additional Team Members NA (Miembro Adicional del Equipo) Signature or initials of the Lead Auditor: MSW (Firma o Iniciales del Auditor Líder) Report date: 26/10/2012 (Fecha del Reporte) This report will be distributed to the company representative and the SGS office SISTEMA DE CERTIFICACIÓN CERTIFICACIÓN CERTFOR FORMULARIO PROFORMA REPORTE DE CERTIFICACIÓN CdC Código Procedimiento: PS-02-16 Versión: 11/2007 Procedimiento de Referencia: Elaborado por: Secretaría Técnica Fecha Emisión: 31-10-2007 Aprobado por: Secretaría Ejecutiva FORMULARIO PROFORMA REPORTE DE CERTIFICACIÓN CdC Formulario Proforma Reporte Certificación CdC FORMULARIO PROFORMA REPORTE CERTIFICACIÓN CERTIFICACIÓN CDC 1. INFORMACIÓN DE LA CADENA DE CUSTODIA 1.1 Detalles de la organización gerente/propietario: Nombre de la organización: Grafica Andes Ltda. Dirección Comercial: Persona de contacto: Loreto Romo Santo Domingo 4593 Quinta Normal Santiago, Chile Teléfono: Fax: e-mail: [email protected] +56-2 773 36 05 1.2 Ámbito del certificado: Nombre de la(s) instalacion (es) cubierta (s) por el certificado: Grafica Andes Región: Metropolitana Provincia(s): Santiago Comuna: Quinta Normal Compra de papel con certificación PEFC, para producción y venta de libros, brochures e impresos por sistema de separación física. 1.3 Volúmenes anuales vendidos (m3) El certificado cubre los siguientes productos: Libros, brochures e impresos 1.4 Facturaciones anuales 2M US$/año 1.5 Fecha de emisión del certificado: Noviembre de 2007 1.6 Fecha de expiración del certificado: 1.7 Código de registro del certificado: 1 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 2. EL PROCESO DE EVALUACION DE CERTIFICACIÓN 2.1 Fechas de evaluación: 26/10/2012 2.2 Equipo de evaluación: El grupo evaluador estuvo compuesto por: 1) Auditor Internacional Líder: Ma. Soledad Williams 2) Experto Ambiental y Social: N/A 3) Experto en Procesos Forestales y Derivados: N/A Los Currículum Vitae de los miembros del equipo se adjuntan en el Anexo 1 2.3 Decisión de Certificación. La decisión de certificación fue tomada por SGS Chile Ltda. 2.4 Proceso de Evaluación. La evaluación principal se desarrolló durante 1 día en las oficinas de Grafica Andes en la Comuna de Quinta Normal. Se visitó el sitio de la imprenta principal compuesto de una sección de impresión gráfica , una bodega de materiales y una sección de acabado. La evaluación principal comenzó con una reunión de apertura que se continuó con una revisión del manual de procedimientos de la empresa. Con posterioridad se visitó las instalaciones. En todo momento se contó con la presencia de un miembro gerencial de la compañía. Noviembre de 2007 2 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 2.6 Justificación para la selección de variables y lugares inspeccionados. Se inspeccionó el único sitio de la empresa evidenciando todos los PCC de la CdC. 2.7 Estándar. Las instalaciones fueron evaluadas usando la Lista de Verificación del Estándar Certfor Chile de Cadena de Custodia en su versión 10/2012 ratificada por el Consejo Superior. 3. ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN 3.1 Antecedentes generales de la Cadena de Custodia Noviembre de 2007 3 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 3.2 Productos Libros, brochures e impresos Noviembre de 2007 4 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 4. CONTEXTO ADMINISTRATIVO 4.1 Resumen del contexto legislativo y administrativo en el cual opera la empresa. La empresa opera en Chile. Todas las leyes de la República le son aplicables. Las más importantes son el código del trabajo, la ley de sub-contratación, la ley de medio ambiente y las leyes tributarias. Algunas de las leyes aplicables son: Ley 19670 del 18 de Abril del 2000; Ley Nº 20.123 que regula la subcontratación y el trabajo transitorio; ley 19300 de medio ambiente. DS 594 sobre ambiente en lugares de trabajo. 5. El tipo de Cadena de Custodia 5.1 Modalidad de contabilización de la madera. Separación física 5.2 En caso de control de inventario y flujos de madera, método de transferencia del porcentaje calculado a los productos certificados N/A 5.4 Base lógica o fundamento para elegir la modalidad de contabilización de la madera La separación física es la única posible de aplicar en una imprenta. 6. OBSERVACIONES 6.1 Las observaciones se registraron sistemáticamente por medio de la lista de comprobación de CertforChile. Dicha lista se adjunta en el Anexo 3. Noviembre de 2007 5 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 7. FORTALEZAS, DEBILIDADES Y NO CONFORMIDADES. 7.1 Principio 1 La organización está comprometida con la gestión de la cadena de custodia y asegura la integridad y validez de ésta y de los productos certificados que la organización produce. La organización provee todos los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la implementación y control de la cadena de custodia. Fortalezas Debilidades No se evidencian debilidades, la empresa ha trabajado fuertemente en capacitación del personal, y en el mantenimiento del sistema de gestión de gestion de CdC No Conformidades No se registran NC 7.2 Principio 2 Existe un sistema para verificar la procedencia de la madera certificada que ingresa a la CdC. Fortalezas Poseen un sistema sólido de verificación de la procedencia de los papeles. La compañía revisa en cada compra y guarda un pantallazo sobre la validez del certificado de sus vendedores de material certificado Debilidades No Conformidades Noviembre de 2007 6 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 7.3 PRINCIPIO 3a 3a Cuando se elige el sistema de separación física, se asegurará que no hay mezclas de material certificado y no certificado. Fortalezas La compañía segrega el material certificado en un lugar de fácil reconocimiento. La compañía posee un sector demarcado con pintura de color amarillo en la bodega. La zona demarcada solo se usa en papeles certificados. A esta zona solo accede el encargado de bodega. El encargado de bodega, auditado durante la auditoría, posee conocimientos sobre su rol en la CdC- Luego el papel certificado sigue un itinerario que es determinado por zonas especiales donde este es depositado cuando se está cumpliendo la orden de trabajo. La OT acompaña permanentemente al lote y este es siempre individualizable. Nunca el lote se disgrega y sus partes siempre forman un todo en si mismo. El lote se encuentra embalado e individualizado por la OT. Debilidades No Conformidades 7.4 Principio 3b Cuando se elige la modalidad de control de inventario, existe un sistema que vincula los ingresos de madera certificada con los productos finales, y es capaz de determinar el porcentaje de producto certificado. N/A Fortalezas N/A Debilidades N/A No Conformidades N/A Noviembre de 2007 7 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 7.5 Principio 4 Existe un sistema para asegurar que todo el material que sale de la cadena de custodia como “certificado” está adecuadamente documentado y es posible prevenir la sustitución del material certificado por material no certificado. Fortalezas Debilidades N/A No Conformidades La factura simulada no entrega una descripción del contenido de cada lote, y en particular, el porcentaje de materia prima certificada y la modalidad de CdC reconocida por CERTFOR / PEFC 7.6 Principio 5 La organización se compromete a minimizar los posibles impactos ambientales y sociales negativos durante los procesos certificados bajo el estándar. Fortalezas Debilidades N/A No Conformidades N/A Noviembre de 2007 8 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 8. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS SOLICITADAS 8.1 Sobre la base de las observaciones registradas en la lista de comprobación que se adjunta, se ha identificado las siguientes no conformidades y se ha emitido las correspondientes acciones correctivas. No Conformidades Mayores Los siguientes no conformidades deben corregirse antes de la emisión del certificado de cadena de custodia. 1.no hubo NC mayores 4. 2. 5. 3. 6. No Conformidades Mayores 1. 4. 2. 5. 3. 6. No Conformidades Menores 1. 4. 2. 5. 3 6. Noviembre de 2007 9 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 8.2 Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas. Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida Número de la acción correctiva: Fecha: 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización: 10.2.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora: 10.2.6 Monitoreo de avance: Primero Segundo Tercero 10.2.7 Cierre de la acción correctiva: Auditor: 8.2 Fecha: Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas. Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida Número de la acción correctiva: i. Fecha: 10.2.1 Naturaleza de la No Conformidad: La factura simulada no entrega una descripción del contenido de cada lote, y en particular, el porcentaje de materia prima certificada y la modalidad de CdC reconocida por CERTFOR / PEFC. Noviembre de 2007 10 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 10.2.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho: 10.2.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva: 10.2.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización: 10.2.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora: 10.2.6 Monitoreo de avance: Primero Segundo Tercero 10.2.7 Cierre de la acción correctiva: Auditor: 8.2 Fecha: Formulario de Solicitudes de Acciones Correctivas. Se requiere una copia de esta página para cada acción correctiva emitida Número de la acción correctiva: Fecha: 10.2.1 Naturaleza de la No Conformidad: 10.2.2 Principio, Criterio e Indicador no satisfecho: 10.2.3 Plazo para la ejecución de la acción correctiva: 10.2.4 Acción correctiva propuesta por el responsable de la organización: Noviembre de 2007 11 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 10.2.5 Acción correctiva acordada por la Entidad Certificadora: 10.2.6 Monitoreo de avance: Primero Segundo Tercero 10.2.7 Cierre de la acción correctiva: Auditor: Noviembre de 2007 Fecha: 12 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 9. RESULTADOS 9.1 Resumen del nivel de cumplimiento de los Principios Principio Evaluación Principio 1 3 Principio 2 4 Principio 3a 4 Principio 3b N/A Principio 4 2 Principio 5 3 10. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Sobre la base de la evidencia presentada, se decide la emisión del certificado a la organización. Aprobado por la Entidad Certificadora Responsable programa Certificación Forestal de la Entidad Certificadora: Nombre: Patricia Grüebler Göpfert Firma: Auditor Líder: Ma. Soledad Williams Firma: MSW Fecha: Noviembre de 2007 26-10-2012 13 Formulario Proforma Reporte Certificación CdC 11. COMENTARIOS CONFIDENCIALES: ESTA SECCION NO SERÁ INCLUIDA EN EL INFORME FINAL Declare cualquier obsequio o favor que usted haya recibido del cliente. Ninguno ANEXO 1 - CURRICULUM VITAE DE LOS AUDITORES ANEXO 2 - MAPAS DE LAS INSTALACIONES OCUPADAS PARA LA CADENA DE CUSTODIA ANEXO 3 - LISTA DE VERIFICACIÓN ANNEXO 4 – INFORMACIÓN ADICIONAL 4.1 Detalles de la descripción de la Cadena de Custodia, incluye entradas y salidas de la Cadena de Custodia 4.2 Copia de títulos de propiedad de las instalaciones 4.3 Cualquier otra evidencia de respaldo. ANEXO 5 - COPIA DEL CERTIFICADO Y LISTA DE ACCIONES CORRECTIVAS ANEXO 6 - INFORMACION COMERCIAL CONFIDENCIAL Noviembre de 2007 14