Código: TC-CD-C1 Versión: 8 CARACTERIZACIÓN

Código: TC-CD-C1
CARACTERIZACIÓN
PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
SUBPROCESO COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL
OBJETIVO DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
ALCANCE
LÍDER
RESPONSABLE
POLITICA DE
OPERACIÓN
PROVEEDOR
Dependencias
Ministerio del Interior
(del 1 al 6)
Servidores Públicos
(del 1 al 6)
Vigente Desde:
27/11/2015
Difundir información en forma clara, veraz, oportuna y objetiva a través de los diferentes medios de comunicación internos y
externos con el fin de dar a conocer gestión y resultados del Ministerio del Interior a la comunidad y servidores públicos, en aras de
dar cumplimiento a los principios de publicidad y transparencia para consolidar la imagen institucional.
Inicia con la identificación, recopilación y análisis de las fuentes de información, continúa con la aprobación, divulgación de
información confiable, veraz, oportuna y objetiva y finaliza con el seguimiento de las publicaciones en los medios.
Jefe Oficina de Información Pública – Grupo de Comunicaciones
Toda comunicación oficial a divulgar debe ser aprobada por el Grupo de Comunicaciones.
ENTRADAS
1. Información
2. Datos
3. Imágenes
fotográficas
4. Banco de
imágenes
5. Audio
6. Video
ACTIVIDADES
Gestionar la Comunicación
Institucional
RESPONSABLE
 Enlace
de
comunicación
o
directivo
de
dependencia.
 Funcionario
designado del Grupo
de comunicación.

Ciudadanía (del 1 al
6)
Minorías étnicas (del
1 al 6)
Población vulnerable
(del 1 al 6)
Entidades (del 1 al 6)
Medios de
comunicación
(del 1 al 6)
Dependencias del
Ministerio del Interior
(del 1 al 6)
Versión: 8
1. Información
2. Datos
3. Imágenes
fotográficas
4. Banco de
imágenes
5. Audio
6. Video
Gestionar la Comunicación
Externa
Jefe Oficina de
Información Pública.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
SALIDAS
Contenidos
Estrategias
Noticias
Campañas internas y
externas
Piezas gráficas
Eventos
institucionales
Multimedia
Material POP
1. Agenda de medios
2. Ruedas de prensa
3. Boletines de prensa
 Enlace
de
4. Comunicados de
comunicación
o
prensa
directivo
de
la
5. Informe monitoreo de
dependencia.
medios
6. Campañas externas
 Funcionario
7. Eventos institucionales
designado del Grupo
8. Multimedia
de comunicación.
 Jefe Oficina de
Información Pública.
CLIENTES
Dependencias del
Ministerio del Interior
(del 1 al 8)
Ciudadanía
Minorías étnicas (del 1
al 8)
Población vulnerable
(del 1 al 8)
Entidades (del 1 al 8)
Medios de
comunicación(del 1 al
8)
Dependencias del
Ministerio del Interior
(del 1 al 8)
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Código: TC-CD-C1
CARACTERIZACIÓN
PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
SUBPROCESO COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL
CÓDIGO
Versión: 8
Vigente Desde:
27/11/2015
DOCUMENTOS INTERNOS
TÍTULO
TIPO
TC-CD-P1
Procedimiento
Procedimiento “Gestión de Comunicación Institucional”
TC-CD-P2
Procedimiento
Procedimiento “Gestión de Comunicación Externa”
Manual
Manual de Imagen Corporativa
FECHA
DOCUMENTOS EXTERNOS
TIPO
NÚMERO
FECHA
Ley
1712
2014
Por la cual se crea la ley de transparencia y derecho de acceso a la Información Pública.
Decreto
1151
2008
Lineamientos Generales de la Estrategia de Gobierno.
Decreto
2893
2011
Modifica la estructura del Ministerio del Interior y otras disposiciones
Resolución
2115
2011
Se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio.
2
2000
Directiva Presidencial Gobierno en Línea
Directiva Presidencial
GESTIÓN DE INDICADORES
Los indicadores se encuentran relacionados en la matriz de
consolidación de indicadores por proceso.
HUMANOS
Profesionale
s, Técnicos y
Auxiliares.
FECHA
11-06-09
05-10-2010
FÍSICOS
Puestos de trabajo, Equipos: Televisor,
escritorios, grabadoras tipo periodista, cámaras
fotográficas digitales, cámara de video y
teléfonos
TÍTULO
GESTIÓN DE RIESGOS
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio
del Interior
RECURSOS
TECNOLÓGICOS
FINANCIEROS
Computadores, puntos de red, servicio de Internet, servicio de correo
electrónico, infraestructura de red, software de edición, SIGOB, líneas
Presupuesto
telefónicas con servicio nacional y extensiones.
asignado
CONTROL DE CAMBIO
Se corrigieron el PHVA de las actividades porque estaban cambiadas de lugar; Se replantearon los Objetivos para darle mayor
claridad; Se separó la política del Proceso o subproceso por Actividad para que tanto la actividad interna y externa tengan su propia
política; Se ajustaron las entradas y salidas de las actividades para darle mayor organización y precisión y, por ende, las
características de cada una de ellas; Se ampliaron los registros tanto de la comunicación interna como de la externa; Se suprimió
un indicador por no ser útil en el proceso; Al reestructurarse el Ministerio cambió el Recurso Humano de la Oficina y los recursos
del Normograma entonces se cambió esta parte; Cambió el recurso físico y tecnológico porque se adquirieron nuevos elementos
para nuevo personal; Y se ajustaron los riesgos y su control dejando los principales y de mejor manejo. Se ajustó la política de la
segunda actividad Se replantearon los riesgos y los controles de los mismos Se definieron los formatos de los Indicadores
Ajuste indicadores
VERSIÓN
2
3
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Código: TC-CD-C1
CARACTERIZACIÓN
PROCESO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
SUBPROCESO COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL
18-11-2010
15-06-2011
Versión: 8
Vigente Desde:
27/11/2015
Se cambió el formato de la caracterización. Se redefinió el objetivo y la política del proceso. Se ajustaron las entradas, actividades,
salidas y clientes. Se eliminaron los indicadores y se dejó el cuadro de seguimiento al registro en medios de comunicación. Se
eliminó el formato indicadores. Se ajustó el formato de seguimiento al registro en medios de comunicación. Se ajustaron los
registros. Se actualizaron los riesgos
De las salidas se quitó el registros en medios de comunicación de: ruedas de prensa y de boletines y comunicados de prensa. Se
eliminó Cuadro seguimiento al registro en medios de comunicación
4
5
28-12-2011
Se cambió el nombre del proceso de acuerdo al nuevo mapa de procesos. Se Cambió el Líder de acuerdo a la nueva estructura
organizacional. Se ajustaron los objetivos. Se ajustaron los procesos. Se eliminó el proveedor de Gestión del Riego ya que esta
dirección ya no pertenece la estructura organizacional del Ministerio del Interior. Se ajustaron las entradas de acuerdo a las
actividades. Se agregó el procedimiento de Comunicación y Divulgación en actividades y en documentos asociados. Se cambió el
nombre de acuerdo a la nueva estructura organizacional. Se ajustaron las salidas de acuerdo a las actividades. Se ajustaron los
clientes. Se ajustaron los registros de recursos humanos, físicos y tecnológicos
6
14/08/2013
Se modifica la versión 06 de la caracterización con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior.
7
11/11/2015
Se modifica la versión 7 de la caracterización con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del Interior y su contenido.
Se elimina el procedimiento “Comunicación y Divulgación TC-CD-P-01-V02” vigente desde el 14/08/2013.
Se crea el procedimiento “Gestión de Comunicación Institucional” y el procedimiento “Gestión de Comunicación Externa”
8
Elaboró
Revisó y Aprobó
________________________________
Fanny Carmenza Rojas Olivera
Contratista
______________________________________
Patricia Jaramillo Quintero
Jefe Oficina de Información Pública del Interior
``Archivar en``1103.47.03 Procesos y Procedimientos Estratégicos –Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información
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