CARACTERIZACIÓN OBJETIVO DEL PROCESO O PROCESO

Código: TC-C-CD
Versión: 07
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
PROCESO
SUBPROCESO
Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información
Comunicación y Divulgación Institucional
OBJETIVO DEL PROCESO O
SUBPROCESO:
Difundir de forma oportuna y veraz, la
información que emite el Ministerio del Interior
y que es de interés tanto para la comunidad en
general, como para los servidores públicos de
esta entidad
POLITICA DEL La entidad apoyada en la difusión de sus metas y logros mantendrá y fortalecerá de manera permanente la
PROCESO
O imagen institucional que la caracteriza en el nivel ejecutivo entregando un producto de calidad que genere
SUBPROCESO confianza entre sus públicos.
LÍDER
Coordinadora del Grupo de Comunicaciones
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Versión: 07
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
1. Información
externa para
difundir a
través de los
medios de
comunicación
y de la página
web del
Ministerio,
mediante
boletines y
comunicados.
Despachos del
Ministro,
Viceministros,
Secretaría General y
Dependencias del MI
2. Información
interna para
difundir a
través de
medio de
comunicación
internos
ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN
DIVULGACIÓN
RESPONSABLE
DE
Y
SALIDAS
CLIENTES
1. Agenda de la
información para
difundir
en
medios
de
comunicación.
2. Boletines
y
Comunicados de
Prensa externos
Grupo de
Comunicaciones
3. Boletines
Comunicados
internos.
4. Página
actualizada
5. Ruedas
Prensa
y
web
de
6. Monitoreo diario.
7. Base de datos de
los periodistas
8. Archivo de video
(Videos
de
gestión,
comerciales,
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
programas
de
televisión,
folletos, etc.).
9. Análisis de la
divulgación en los
medios
de
comunicación de
la
información
emitida por los
medios
de
comunicación.
10. Entrevistas
a
medios
de
comunicación
DOCUMENTOS INTERNOS
TIPO
Procedimiento
TIPO
Directiva Presidencial
CODIGO
TC-CD-P01
NÚMERO
02
TÍTULO
Procedimiento De Comunicación y Divulgación
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
2000
TÍTULO
Directiva Presidencial Gobierno en Línea
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Versión: 07
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
Modifica la estructura del Ministerio del Interior
y otras disposiciones
Decreto
2893
11/08/2011
REGISTROS
INDICADORES
1. DIFUNDIR DE FORMA OPORTUNA Y VERAZ, LA Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en
INFORMACIÓN QUE EMITE EL MINISTERIO DEL la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.
INTERIOR.
1. Boletines y Comunicados de Prensa.
2. Página web actualizada
3. Ruedas de Prensa
4. Monitoreo diario.
5. Registros en medios de comunicación de: ruedas de
prensa y de boletines y comunicados de prensa
6. Base de datos de los periodistas
Archivo de video
RECURSOS
HUMANOS
FÍSICOS
TECNOLÓGICOS
Asesora de Comunicaciones (1)
Asesor Estratégico (1)
Profesional Universitario (4)
Técnico Administrativo (1)
Camarógrafo Profesional (2)
Puestos de trabajo (9)
Equipos (1televisor, 2 grabadoras
escritorio, 3 grabadoras tipo periodista, 1
cámaras fotográficas digitales, 1 cámara
de video, 4 teléfonos, 1 DVD)
9 Computadores, Puntos de Red,
Servicio de Internet, Servicio de Correo
Electrónico, Infraestructura de Red,
Software de edición, SIGOB, 4 líneas
telefónicas con servicio nacional y 4
extensiones.
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Versión: 07
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
INFORMES DEL PROCESO
NOMBRE INFORME
RESPONSABLE DE SU
ELABORACIÒN
RESPONSABLE DE REVISAR
Y/O AUTORIZAR
UBICACIÒN TRD
N/A
N/A
N/A
N/A
ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web
www.mininterior.gov.co
FECHA
11-06-09
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
Se corrigieron el PHVA de las actividades porque estaban cambiadas de lugar;
Se replantearon los Objetivos para darle mayor claridad;
Se separó la política del Proceso o subproceso por Actividad para que tanto la actividad interna y externa tengan
su propia política;
Se ajustaron las entradas y salidas de las actividades para darle mayor organización y precisión y, por ende, las
características de cada una de ellas;
Se ampliaron los registros tanto de la comunicación interna como de la externa;
Se suprimió un indicador por no ser útil en el proceso;
Al reestructurarse el Ministerio cambió el Recurso Humano de la Oficina y los recursos del Normograma entonces
se cambió esta parte;
Cambió el recurso físico y tecnológico porque se adquirieron nuevos elementos para nuevo personal;
Y se ajustaron los riesgos y su control dejando los principales y de mejor manejo.
Se ajustó la política de la segunda actividad
Se replantearon los riesgos y los controles de los mismos
Se definieron los formatos de los Indicadores
VERSIÓN
V02
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Versión: 07
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
FECHA
VERSIÓN
Ajuste indicadores
05-10-2010
18-11-2010
15-06-2011
28-12-2011
V03
Se cambio el formato de la caracterización
Se redefinió el objetivo y la política del proceso
Se ajustaron las entradas, actividades, salidas y clientes
Se eliminaron los indicadores y se dejo el cuadro de seguimiento al registro en medios de comunicación
Se eliminó el formato indicadores
Se ajusto el formato de seguimiento al registro en medios de comunicación
Se ajustaron los registros
Se actualizaron los riesgos
De las salidas se quito el registros en medios de comunicación de: ruedas de prensa y de boletines y comunicados
de prensa
Se eliminó Cuadro seguimiento al registro en medios de comunicación
Se cambio el nombre del proceso de acuerdo al nuevo mapa de procesos
Se Cambio el Líder de acuerdo a la nueva estructura organizacional
Se ajustaron los objetivos
Se ajustaron los procesos
Se eliminó el proveedor de Gestión del Riego ya que esta dirección ya no pertenece la estructura organizacional
del Ministerio del Interior
Se ajustaron las entradas de acuerdo a las actividades
Se agregó el procedimiento de Comunicación y Divulgación en actividades y en documentos asociados
Se cambio el nombre de acuerdo a la nueva estructura organizacional
Se ajustaron las salidas de acuerdo a las actividades
Se ajustaron los clientes
Se ajustaron los registros de recursos humanos, físicos y tecnológicos
V04
V05
V06
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Versión: 07
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
14/08/2013
Vigente Desde:
28/08/2013
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
FECHA
14/08/2013
VERSIÓN
Se modifica la versión 06 de la caracterización con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior.
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
YADIRA BUITRAGO AGUIRRE
Profesional Especializada
EDGAR MAURICIO GRACIA
Jefe Oficina de Información pública del interior
V07
.
TRD:
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