caracterizacion_proceso_gestion_tecnologias.doc

Código: TC-C-GT
Versión: 11
CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROCESO
Gestión de Tecnologías de Comunicación e
Información
OBJETIVO DEL PROCESO O SUBPROCESO:
1. Establecer las actividades que conlleven a la adecuada
operación y funcionamiento de todos los componentes asociados
a la red corporativa, base de datos, portales web y las
herramientas de seguridad.
2. Prestar el servicio de soporte técnico a los usuarios de las
diferentes dependencias del Ministerio del Interior, con el fin de
atender y solucionar los problemas y/o requerimientos existentes a
nivel
de
recursos
informáticos:
Hardware,
Software,
comunicaciones y seguridad informática.
SUBPROCESO
Gestión de Tecnologías
3. Realizar el respaldo y la restauración de las bases de datos que
contiene los sistemas de información del Ministerio del Interior,
para conservar los datos en caso de daño a los servidores de la
Entidad.
4. Controlar los cambios realizados a los Sistemas de Información
y/ o Aplicativos del Ministerio del Interior en producción,
manteniendo los niveles de autorización y documentación
pertinentes.
5 Estudiar y aprobar técnicamente las propuestas que involucren
Tecnologías de Información y Comunicaciones, solicitados por las
diferentes dependencias del Ministerio del Interior
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
POLITICA DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
El Grupo de Sistemas pone a disposición de toda la entidad, herramientas informáticas que contribuyan a elevar la
eficiencia, la efectividad, la eficacia en el cumplimiento de su misión.
LÍDER
Jefe Oficina Información Pública del Interior
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
1.
Infraestructura
tecnológica
adquirida
Proveedores
de 2. Solicitudes de
hardware y software servicios de red,
1. Procedimiento Administración
Plan Estratégico de acceso a internet,
Infraestructura Tecnológica y
Sistemas
correo institucional,
Sistemas de Información
Todos los procesos etc.
y dependencias
3. Solicitudes de
cambios
de
contraseñas
de
correo
RESPONSABLE
Coordinador
Grupo
Sistemas o
Funcionario
designado
de
SALIDAS
CLIENTES
1.
Funcionamiento
de la plataforma
tecnológica
dentro de los
Todos los procesos
márgenes
de
y dependencias del
operación
Ministerio
satisfactorios.
2.
Cuentas
creadas
y
activadas en la
red
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Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
4. Solicitudes de
acceso a las Bases
de Datos
5. Necesidad de
optimización
y
mantenimiento
de
las Bases de Datos
Todos los procesos
y dependencias
Usuarios de TIC’s
1. Requerimientos
de
soporte
a
sistemas
de
información, bases
de datos y equipos
de cómputo.
SALIDAS
CLIENTES
3. hoja de vida de
los equipos
Coordinador
2.
Procedimiento
Soporte
Grupo
Técnico
a
Usuarios,
Sistemas o
Aplicaciones y Sistemas de
Funcionario
Información
designado
1. Necesidades de 3. Procedimiento Respaldo y
conservación de la Restauración de Bases de
información
Datos y Portales Web
1. Servicio de
Soporte realizado
de
2. Inventario de Todos los procesos
Sistemas
de y dependencias
Información
en
Producción
1. Respaldo de
las bases de
datos y Portales
Web en Medios
Funcionarios
magnéticos
Todos los procesos
designados Grupo 2.
control
de
Usuarios de TIC’s
de Sistemas
copias
de
seguridad
3. Formatos de
restauración de
Bases de Datos
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
SALIDAS
CLIENTES
Líderes
Funcionales,
Administradores de
los Sistemas de
Información
y/o
Aplicativos
del
Coordinador Grupo
1.
Solicitud
de 4.
Procedimiento
Control
1.
cambio ministerio
del
Todos los procesos
de Sistemas o
cambio Aplicaciones Cambios a las Aplicaciones de
realizado
y Interior.
y dependencias
Funcionario
de Software
Software
validado
designado
Coordinador Grupo
de Sistemas.
Administrador de la
Base de Datos
(DBA).
1. Plan Estratégico
Proveedores
de
de Sistemas
5. Procedimiento para el Estudio
hardware y software
2. Requerimientos de Propuestas Relacionadas
Todos los procesos
de proyectos de con TIC’S
y dependencias
TIC’s
Coordinador Grupo
de Sistemas o
Funcionario
designado y la(s)
dependencia(s)
involucrada(s).
1.Viabilidad Para
Adquisición De
TIC´S
Todos los procesos
y/o Subprocesos
2. Respuesta a
Solicitudes
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
DOCUMENTOS INTERNOS
TIPO
CODIGO
TÍTULO
Procedimiento Administración Infraestructura Tecnológica y Sistemas
de información
Procedimiento Soporte Técnico a Usuarios, Aplicaciones y Sistemas de
Información
Procedimiento Respaldo y Restauración de Bases de Datos y Portales
Web
Procedimiento
TC-GT-P-01
Procedimiento
TC-GT-P-02
Procedimiento
TC-GT-P-03
Procedimiento
TC-GT-P-04
Procedimiento Control Cambios a las Aplicaciones de Software
Procedimiento
TC-GT-P-05
Procedimiento para el Estudio de Propuestas Relacionadas con TIC’S
Guía
TC-GT-G-01
Guía para compartir carpetas
Guía
TC-GT-G-02
Guía cambio contraseña correo
Guía
TC-GT-G-03
Guía Acuerdos Niveles de Servicio
Guía
TC-GT-G-04
Guía Políticas de Seguridad Informática y apoyo tecnológico
TIPO
NÚMERO
Ley
23
Ley
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
1982
87
29/11/1993
TÍTULO
Sobre Derechos de Autor
Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
TIPO
NÚMERO
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
TÍTULO
Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y
se dictan otras disposiciones.
Por la cual se expide el Código Único
Disciplinario
Por la cual se crea el sistema de gestión
de la calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Público y en otras entidades
prestadoras de servicios
Por medio de la cual se modifica el Código
Penal, se crea un nuevo bien jurídico
tutelado – denominado “de la protección
de la información y de los datos
Por el cual se crea la Comisión
Intersectorial de Políticas y de Gestión de
la Información
para la Administración Pública
Ley
527
1999
Ley
734
05/02/2002
Ley
872
30/12/2003
Ley
1273
05/01/2009
Decreto
3816
31/12/2003
Decreto
4110
09/12/2004
Gestión de la Calidad en el Sector Público
6/03/2009
Por el cual se crea el Comité de Gobierno
en Línea en el Ministerio del Interior se
dictan otras disposiciones.
Resolución
612
Norma Técnica
NTC ISO 17799:2005
Gestión de la Seguridad de la Información
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
TIPO
NÚMERO
Normas
ISO IEEE
Directiva Presidencial
02
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
REGISTROS
1.
2.
3.
4.
5.
Ficha Técnica de servidores
Ficha Técnica de Sistemas de Información
Inventario de hardware y software
Hoja de Vida equipos
Reporte de Cuentas de usuarios creadas para acceso a la
red.
6. Reporte de Usuarios de correo electrónico.
7. Inventario de Sistemas de Información en Producción.
8. Control Backups de Bases de Datos
9. Control Backups Sitios Web
10. Control restauración Backups Bases de Datos
11. Control de Cambios de Aplicaciones de Software
12. Prestación del servicio de soporte técnico
13. Traspaso de inventarios
14. Reporte de eventos operativos (bitácora) de los recursos de
tecnología informática.
15. Permiso compartir carpetas
16. Informes de Seguimiento a los controles
17. planilla monitoreo infraestructura tecnológica
TÍTULO
Normas para cableado estructurado
08/28/2000
Gobierno en Línea
INDICADORES
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en
la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
RECURSOS
FÍSICOS
HUMANOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
1 Profesional Especializado 22
1 Profesional Especializado 21
1 Profesional Especializado 20
1 Profesional Especializado 14
1 Profesional Universitario 05
1 Técnico Administrativo 18
1 Técnico Administrativo 15
1 Auxiliar Administrativo 21
1 Auxiliar Administrativo 17
9 Puestos de trabajo
8 Aparatos telefónicos
TECNOLÓGICOS
9 PC de escritorio
1 Impresora
INFORMES DEL PROCESO
NOMBRE INFORME
1. Informe de Gestión
2. Informes de supervisión de
contratos
3. Administración de
Proyectos
4. Estado de los sistemas de
información
5. Informes de funcionalidad
de la red de
comunicaciones
6. Informes de sistemas que
interactúan con la entidad.
7. Plan de Mejoramiento
8. Plan estratégico
RESPONSABLE DE SU
ELABORACIÒN
Funcionario designado
RESPONSABLE DE REVISAR
Y/O AUTORIZAR
UBICACIÒN TRD
Coordinador Grupo de Sistemas
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web
www.mininterior.gov.co
FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
VERSIÓN
12/06/2009
Se modificó el proceso, ya que se integraron los procesos en uno solo denominado “RECURSOS
TECNOLOGICOS”. Se actualizaron los objetivos y políticas. Se precisaron actividades acordes con el
proceso definido. Se actualizaron los indicadores. Se actualizaron los riesgos
V02
9 /09/2009
Se incluyó el procedimiento RT-P-10 Asignación de Recursos Informáticos
V03
25/09/2009
Ajustes en fuentes, salidas, clientes e indicadores de la caracterización de procesos. Ajustes en los
procedimientos RT-P-04_Procedimiento copias de seguridad de Bases de Datos V.02 y RT-P07_Procedimiento Soporte a Usuarios V.02 con su respectivo formato.
V04
8/10/2009
Se incluyó el procedimiento RT-P-11_Procedimiento copias de seguridad Sitios Web con su respectivo
formato. Se ajustaron los formatos RT-P-03-F01, RT-P-04-F01, RT-P-04-F02, RT-P-06-F02, RT-P-08F01, se incluye RT-P-08-F03_Planilla de Control de Acceso al Centro de Cómputo. Ajustes en las
salidas.
V05
30/11/2009
Actualización del proceso, procedimientos y formatos por Plan de Mejoramiento
V06
27/01/2010
19/11/2010
Actualización del proceso: Actividad Gestión Seguridad Informática, se incluye RT-P-17_Plan de
Seguridad Informática
Se actualizan indicadores. Se replantearon las actividades. Se actualizan documentos asociados.
Se mejoraron los procedimientos, objetivos y formatos.
V07
V08
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CARACTERIZACIÓN
Fecha de Elaboración:
31/05/2013
Vigente Desde:
24/09/2013
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
FECHA
04/05/2012
Se ajustó el nombre del proceso de acuerdo al nuevo mapa de procesos, se Cambió el Líder de acuerdo
a la nueva estructura organizacional
Se ajustaron los objetivos, Se ajustaron los procedimientos, Se ajustaron las entradas, salidas. Clientes
de acuerdo a las actividades
Se ajustaron los registros de recursos humanos, físicos y tecnológicos, se eliminaron los riesgos ya de
deben estar incluidos en el mapa de riesgos por proceso, se eliminaron los indicadores ya que están
incluidos en el Plan estratégico y de Acción de la entidad se actualizo de acuerdo al Decreto 2893 de
2011 y a la Guía de Elaboración y el Procedimiento Control de Documentos.
Se incluye la nueva Guía políticas de seguridad informática y se organiza la normatividad en Leyes,
Decretos, Resoluciones, Normas y otros.
31/05/2013
Se modifica la versión 10 de la caracterización con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del
Interior y los recursos humanos, físicos y tecnológicos
20/01/2012
Elaboró
Revisó y Aprobó
___________________________
Rosa E. Rodríguez Moreno
Profesional Especializado
_____________________
Edgar Mauricio Gracia Díaz
Jefe Oficina de Información Pública Del Interior
VERSIÓN
V09
V10
V11
TRD:
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