Informe Evaluación 2008

MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2008
Radicado No:
257
Subsistema de Control Estratégico
Avances
Código de Etica ( Resolución No 3786 del 17 de diciembre de 2008),Caracterización del
proceso de Gestión Humana, Políticas de Gestión Humana, Procedimiento de Gestión
Humana, Estilo de Dirección, Proyectos, Planeación Estratégica, Planes e Incentivos a
los Servidores Públicos, Proceso de evaluación del desempeño, plan institucional de
formación y capacitación, acuerdo de gestión, Manual de Funciones. Encuesta por
dependencia de requerimientos de Capacitación, Acuerdos de Gestión a todos los
Gerentes Públicos, Evaluación y seguimiento a los acuerdos de Gestión, Procedimientos
y formatos para la evaluación de desempeño (Resolución 3779 de 17 dic 2008) y
registros de Evaluación de Desempeño a los Servidores del Ministerio del Interior y de
Justicia,
Elaboración
del
mapa
de
riesgos
institucional.
Análisis estratégico, DOFA, Misión, Visión, Nomograma por Procesos, Mapa de
Procesos, subproceso. Caracterización de procesos, Procedimientos, Estructura
Organizacional, Estructura por proceso, Matriz relación procesos y áreas
organizacionales, Planta de personal, Contexto Estratégico, Procedimiento control de
riesgos, Identificación de Riesgos por procesos, Análisis de Riesgos, valoración de
riesgos, ponderación de riesgos, Administración de Riesgos, Políticas de Riesgo.
Dificultades
Carencia de tiempo para la realización de reuniones.
El proyecto de fortalecimiento de la Entidad impidió que las actividades normales se
desarrollaran a plenitud.
Carencia de recursos humanos.
Grado de complejidad del Ministerio del Interior y de Justicia por diversidad de los
temas tratados.
Subsistema de Control de Gestión
Avances
Políticas de Operación por proceso, procedimientos, Indicadores por procesos, Manual
de Operación, Información Primaria y Secundaria, sistemas de Información, SIGOB
Correspondencia, Sistemas de Información Misionales, mecanismos de Comunicación
(Prensa, pagina Web, mail, síntesis informativa),Quejas y reclamos, informe de
rendición de cuentas, Informes a entidades externas.
Dificultades
Resistencia al cambio en la implementación del Sistema Integrado de Gestión
Institucional.
Carencia de cultura basada en procesos.
Excepticismo frente a nuevas metodologías de organización institucional
Carencia de un diagnostico de sistemas de información.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
Informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno SIGI
Programa Anual de Auditorias, Procedimientos obligatorios de norma (Control de
Documentos, Acciones preventivas y correctivas, producto no conforme,
Administración de Documentos (Registros), Auditorias Internas de Calidad),
Resolución de aprobación de caracterización, procedimientos instructivos y formatos
del SIGI, 4384 del 26 de nov de 2008. Informes de auditorias y programa de auditorias,
planes de mejoramiento. Actas Comité de Dirección SIGI. , Procedimiento de
Autoevaluación de control y gestión. Plan de mejoramiento por procesos
Dificultades
Resistencia a realizar autoevaluaciones
Resistencia al cambio
Resistencia a realizar actividades mediante nuevos mecanismos de evaluación y control
Levantamiento de la información
Estado general del Sistema de Control Interno
En general en Sistema de Control Interno se ha fortalecido notoriamente frente a años
anteriores. Su desarrollo y fortaleza se encuentra en el entendimiento de la organización
a través de procesos, la documentación, el control y la mejora continua,de las
dificultades y problemas del día a día en la organización, para comenzar a avanzar hacia
el entendimiento y la importancia de las necesidades de nuestros clientes y partes
interesadas.
La entidad considera y comprende la importancia de la mejora y la certificación de
todos sus proceso, por lo que mantiene un compromiso permanente en lograr su
objetivo en beneficio de los clientes.
Recomendaciones
El cambio cultural se construye planificando las tareas de una organización de manera
adecuada y precisa, frente al conocimiento y las necesidades de los clientes, por lo que
se debe definir y medir claramente los roles de los servidores frente a los productos o
servicios que la entidad debe entregar a los cliente, y con la voluntad de todos los
servidores en implementar nuevos mecanismos, creando un ambiente de confianza y
mejora continua.