SIG-G01 Guía para la elaboración y control de documentos del SIGI

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
BOGOTÁ, 6 DE NOVIEMBRE DE 2012
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
TABLA DE CONTENIDO
1.
PROPÓSITO ....................................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE........................................................................................................................................... 3
3.
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGI.............................................................................................. 3
4.
NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ...................................................................... 4
5.
DEFINICIONES................................................................................................................................... 5
6.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI .......................................................................... 8
7. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI ............................................................................. 9
7.1
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES DEL SIGI................................................ 9
7.2
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS .................................................................................. 11
7.3
DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ...................................................................... 16
7.4
DOCUMENTACIÓN DE INSTRUCTIVOS ............................................................................ 20
7.5
DOCUMENTACIÓN DE MANUALES Y GUÍAS .................................................................... 22
7.6
DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGOS ................................................................... 25
7.7
ELABORACIÓN DE FORMATOS ........................................................................................ 25
8. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI ............................................................................... 26
8.1
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI ........................................................... 26
8.1.1 Codificación de documentos generales del SIGI ................................................................ 27
8.1.2 Codificación de Procesos ................................................................................................... 27
8.1.3 Codificación de Procedimientos.......................................................................................... 28
8.1.4 Codificación de Instructivos ................................................................................................ 28
8.1.5 Codificación de Manuales................................................................................................... 29
8.1.6 Codificación de Guías......................................................................................................... 29
8.1.7 Codificación de Formatos ................................................................................................... 30
8.1.8 Codificación de Mapas de riesgos ...................................................................................... 31
8.2
ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI ......................................................... 31
8.2.1 Cambio de versión .............................................................................................................. 34
8.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGI
........................................................................................................................................... 35
8.4
ACCESIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI .......................................................... 38
8.5
APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI ............................................................. 39
9.
DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................... 39
2
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PROPÓSITO
Definir criterios que orienten la elaboración y control de los documentos que forman parte del
Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI.
2.
ALCANCE
Las orientaciones establecidas en esta guía aplican para todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestión Institucional en el Ministerio de Salud y Protección Social.
3.
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL SIGI

















Proceso SIG Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
Procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI
Procedimiento GDO-P01 Control de registros del SIGI
Procedimiento SIG-P02 Control de producto y/o servicio no conforme
Procedimiento SIG-P04 Administración de riesgos en los procesos del SIGI
Procedimiento SIG-P05 Seguimiento y evaluación del SIGI
Formato SIG-F01 Ficha de caracterización de procesos
Formato SIG-F02 Formato de procedimiento
Formato SIG-F03 Formato de instructivo
Formato SIG-F04 Formato de manual
Formato SIG-F05 Formato de guía
Formato SIG-F06 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos
Formato SIG-F07 Listado maestro de documentos del SIGI
Formato SIG-F09 Formato para documentos generales del SIGI
Listado maestro de documentos del SIGI
Documentos generales del SIGI
Normograma
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NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS
 Circular 06 de2005, implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las entidades del
Estado.
 Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano.
 Decreto 4107 de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio
de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección
Social.
 Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 Decreto 4485 de 2009, por el cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública.
 Directiva Presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero
Papel en la Administración Pública.
 Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional.
 Ley 527 de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
 Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
 Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.
 Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
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 Resolución 0964 de 2012, por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión
Institucional del Ministerio de Salud y Protección Social, se definen sus instancias y se dictan
otras disposiciones.
 Resolución 1275 de 2012, por la cual se crean, organizan y conforman unos Grupos Internos
de Trabajo en la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio de
Salud y Protección Social.
5.
DEFINICIONES
 Almacenamiento: condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros de
calidad.
 Codificación: mecanismo utilizado para identificar los documentos del Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
 Control: conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de
los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos o procedimientos.
 Copia controlada: copia de un documento aprobado en el Sistema Integrado de Gestión
Institucional. No debe reproducirse sin autorización y siempre que cambia la versión debe
ser actualizada.
 Copia no controlada: copia del documento aprobado en el Sistema Integrado de Gestión
Institucional entregado a un tercero con fines de información. Sobre estas no hay
responsabilidad de actualización.
 Diagrama de flujo: es un documento anexo a cada procedimiento. Ver numeral 9 en este
documento.
 Documento: información y su medio de soporte, puede ser papel, magnético, óptico,
electrónico, fotográfico o una combinación de estos. Se incluyen aquellos documentos que
contienen datos: especificaciones técnicas, normas nacionales, planos, planes de calidad,
normas de clientes, organigrama, normas internas, documentos de origen externo.
 Documento externo: es aquel elaborado por entes ajenos al Ministerio de Salud y
Protección Social que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema
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Integrado de Gestión Institucional. Entre los documentos externos se pueden considerar
normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.
 Documento general: documento de tipo estratégico para el Sistema Integrado de Gestión
Institucional. Ejemplo: Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de
procesos, Política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, entre otros.
 Documento obsoleto: Es aquel que ha perdido su vigencia en fecha y contenido.
 Formato: documento utilizado para registrar la información de ejecución de actividades.
Puede diseñarse en medio digital o impreso. Una vez diligenciado se convierte en un
registro que proporciona evidencia de una acción.
 GDO: Grupo de Desarrollo Organizacional.
 Guía: documento que establece lineamientos, recomendaciones, sugerencias u
orientaciones sobre un tema específico.
 Instructivo: es la descripción de actividades de trabajo que requieren ser detalladas
minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o procedimiento.
 Interacción: relación que existe entre dos o más procesos o procedimientos, la cual se da a
través de las entradas (proveedores) y las salidas (clientes).
 Macroproceso: agrupación sistémica de los procesos que hacen parte del Ministerio de
Salud y Protección Social en sus niveles: estratégicos, misionales, apoyo, y control y
evaluación.
 Manual: documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas,
procesos o métodos, los cuales incluyen información de interés.
 Manual de calidad: documento que describe de manera general un sistema de gestión o un
aspecto del mismo, y sirve de orientación para todos los servidores públicos.
En el caso de las normas NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005 se exige disponer de un
Manual de calidad y un Manual de operaciones, respectivamente. El Ministerio de Salud y
Protección Social los integra en un solo documento cumpliendo estos dos requisitos.
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 Modelo de operaciones o Mapa de procesos: representación gráfica que refleja la gestión
por procesos y el enfoque sistémico del Ministerio de Salud y Protección Social,
armonizando su misión y visión.
 MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social.
 Procedimiento: forma especificada de llevar a cabo una o más actividades. El desarrollo de
una o más procedimientos permite avanzar en el cumplimiento de los procesos.
 Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor y las cuales transformen elementos de entrada en resultados.
 Protección: son las condiciones que permiten asegurar el buen estado de los Registros, su
conservación y disponibilidad.
 Punto de control: son las decisiones importantes que deben ser tomadas en un punto del
proceso o procedimiento, donde la calidad del producto o servicio puede ser afectada
adversamente, y por ende el objetivo del proceso o procedimiento.
 Recuperación: búsqueda, consulta o acceso a los registros a través de métodos de control
definidos.
 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las
actividades adelantadas en un proceso.
 SIGI: Sistema Integrado de Gestión Institucional.
 Versión: número entero que corresponde a la cantidad de veces que se ha modificado
sustancialmente un documento. La primera versión del documento corresponde a la versión
Uno (1).
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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
La estructura documental del SIGI para el Ministerio de Salud y Protección Social se puede observar
en la siguiente pirámide:
Figura 1. Pirámide documental
La presentación de los documentos del SIGI debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos
que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia.
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Sencillez, brevedad y permanencia: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo
únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni
enmendaduras.
Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluir
tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar
buena comprensión del documento, siempre debe hacerse referencia a las
mismas o incluirlas a continuación del texto.
Terminología uniforme: todos los documentos deben ser claros y
comprensibles, evitando en lo posible el uso de términos en otro idioma o
abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas,
se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo
término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades
establecidos por la organización.
Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben
utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuando
exista varias notas se enumeran consecutivamente.
7.
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
De acuerdo con la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional (figura 1),
existen documentos generales (Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de
procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros), procesos, procedimientos, instructivos,
manuales, guías, formatos y mapas de riesgos.
Los niveles de autoridad para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos en el Sistema
Integrado de Gestión Institucional, se pueden consultar en el procedimiento SIG-P01 Elaboración
y control de documentos del SIGI capítulo de generalidades Tabla 1. Niveles de autoridad.
7.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS GENERALES DEL SIGI
Los documentos generales del SIGI en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son
documentos abiertos, lo que quiere decir que no tienen un formato pre-establecido; sin embargo, la
estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos:
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ENCABEZADO QUE
INCLUYA TÍTULO, CÓDIGO,
VERSIÓN Y FECHA DE
APROBACIÓN
CONTENIDO DEL
DOCUMENTO
IDENTIFICACIÓN
Nota 1: esta documentación aplica para todos los documentos generales del SIGI, excepto el
Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, que aplica el numeral 7.7 en esta guía
Nota 2: en caso de no contar con un esquema de documentación de guías o manuales, se utiliza el
formato SIG-F09 Formato para documentos generales del SIGI, que se compone de cuatro (4)
partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
 NOMBRE DEL DOCUMENTO: indica el nombre del documento general del SIGI que se va a
elaborar.
 CÓDIGO: representación alfanumérica del documento. Ver numeral 8.1.1 en esta guía.
 VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La
primera versión corresponde a la versión Uno (1).
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 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
 CUERPO DEL DOCUMENTO: es la descripción propia del documento y su contenido
depende de la temática a cubrir y las necesidades del área.
7.2 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
Para documentar los procesos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se debe utilizar el
formato SIG-F01 Ficha de caracterización de procesos, que se compone de cuatro (4) partes:
encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
La estructura de este formato cuenta con los siguientes campos:
ENCABEZADO
 MACROPROCESO: indica el nombre del(los) macroproceso(s) a que pertenece el proceso,
de acuerdo con el mapa de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social.
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 PROCESO: indica el nombre del proceso a caracterizar.
 LÍDER: identifica al cargo o rol del servidor público que orienta la acción del talento humano
y gestiona los recursos necesarios para el logro del objetivo de proceso.
 PROPÓSITO: describe el objetivo general del proceso. Este debe ser medible y coherente
con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción.
Debe responder en términos generales a tres aspectos:
o ¿Qué hace el proceso?
o ¿Para qué lo hace?
o ¿Cómo lo hace?
 ALCANCE: describe brevemente el inicio y fin de las actividades del proceso.
 CÓDIGO: representación alfanumérica del proceso. Ver numeral 8.1.2 en esta guía.
 VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La
primera versión corresponde a la versión Uno (1).
 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
CUERPO
 PROVEEDORES: identifica el (los) cargos o roles, procesos o procedimientos que
proporcionan insumos o necesidades para ejecutar las actividades del proceso. Cuando son
Entidades externas se menciona el nombre respectivo. Pueden existir varios proveedores.
o Ejemplo 1: cuando el proveedor es un funcionario:
Jefe Oficina de Control Interno
Secretario General
o Ejemplo 2: cuando el proveedor es un rol generalizado:
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social
Representante de la Alta Dirección
Auditor Interno
o Ejemplo 3: cuando el proveedor es una entidad externa (Si es necesario se indica el
cargo):
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
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o Ejemplo 4: cuando el proveedor es un proceso o procedimiento:
Proceso GFI Gestión Financiera
Cuando el proveedor es el mismo proceso que se está documentando, no es necesario
identificar el proceso, sólo se realiza la identificación cuando se menciona un proceso o
procedimiento diferente.
Cuando todos los procesos son proveedores se menciona “Todos los procesos”.
 ENTRADAS DEL PROCESO: son los insumos proporcionados por los proveedores, siendo
información de tipo legal, documentos y/o necesidades. Estos deben tener una relación
directa con el proveedor y en caso de presentarse varias entradas, deben escribirse
separadamente. Un mismo proveedor puede proporcionar varias entradas.
 RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad.
o Ejemplo 1: cuando el responsable es un funcionario:
Jefe Oficina de Control Interno
Secretario General
o Ejemplo 2: cuando el responsable es un rol generalizado:
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social
Líder de proceso
Auditor Interno
Nota: las actividades cuya responsabilidad es exclusividad de entidades externas no se
documentan. Se indican la(s) entrada(s) proporcionadas por estas.
 ACTIVIDAD: describe la generalidad de la acción que se está desarrollando en orden
secuencial. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.
Cuando se necesite referenciar a un documento del Sistema Integrado de Gestión
Institucional, se indica el nombre del documento en negrita con su respectivo código, como
se muestra a continuación:
Ejemplo: ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI.
 PHVA: indica la etapa a que pertenece la actividad planteada de acuerdo con el ciclo PHVA
o ciclo Deming del proceso.
P: Planear
H: Hacer
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V: Verificar
A: Actuar
 SALIDAS DEL PROCESO: son los resultados o información que se genera al ejecutar una
actividad, especificando cuando sea necesario el medio por el cual se entrega. Por lo
general las salidas están asociadas a registros. Ver procedimiento GDO-P01 Control de
registros del SIGI.
Nota 1: toda actividad debe proporcionar mínimo una salida.
Nota 2: una actividad puede proporcionar más de una salida.
 CLIENTES O USUARIOS: identifica el (los) cargos o roles, procesos o procedimientos que
reciben los la información producto de la ejecución de la actividad. Cuando son Entidades
externas se menciona el nombre respectivo. Pueden existir varios clientes o usuarios.
o Ejemplo 1: cuando el cliente o usuario es un funcionario:
Jefe Oficina de Control Interno
Secretario General
o Ejemplo 2: cuando el cliente o usuario es un rol generalizado:
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social
Líder de proceso
Auditor Interno
o Ejemplo 3: cuando el cliente o usuario es una entidad externa (Si es necesario se
indica el cargo):
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
o Ejemplo 4: cuando el cliente o usuario es un proceso o procedimiento:
Procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI
Cuando el cliente es el mismo proceso que se está documentando, sólo se identifica el (los)
cargos o roles no es necesario identificar el proceso.
Una salida puede estar dirigida para varios clientes.
Cuando todos los procesos son clientes se menciona “Todos los procesos”.
 DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL PROCESO: se registran los documentos del
SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el proceso. Estos pueden ser:
o Procesos
o Procedimientos
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o
o
o
o
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Instructivos
Manuales
Guías
Formatos
Mapa de riesgos del proceso
Matriz de productos y servicios del proceso
Listado maestro de documentos del SIGI
Normograma
Documentos generales del SIGI
Tablero de indicadores del SIGI
Otros documentos
Mapa de riesgos del proceso
Hace referencia a la matriz que contiene los riesgos que pueden afectar el cumplimiento del
objetivo del proceso y su administración. Ver procedimiento SIG-P04 Administración de
riesgos en los procesos del SIGI.
Matriz de productos y servicios del proceso
Hace referencia al instrumento que contiene la caracterización de los productos y servicios
generados con la ejecución del proceso, y relaciona los requisitos del cliente, legales,
organización y normativos asociados a estos. Ver procedimiento SIG-P02 Control de
producto y/o servicio no conforme.
Normograma
Hace referencia al instrumento que contiene la normativa y otros documentos de origen
externo que rigen el proceso. Ver macroproceso de Gestión Jurídica.
Tablero de indicadores del SIGI
Hace referencia a los indicadores definidos para el proceso, acorde con lo establecido en el
procedimiento SIG-P05 Seguimiento y evaluación del SIGI.
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7.3 DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Para documentar los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, se debe utilizar
el formato SIG-F02 Formato de procedimiento, que se compone de cuatro (4) partes: encabezado,
cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
La estructura de este formato cuenta con los siguientes campos:
ENCABEZADO
 PROCESO: indica el nombre del proceso a que está asociado el procedimiento.
 PROCEDIMIENTO: indica el nombre del procedimiento a documentar.
 PROPÓSITO: describe el objetivo general del procedimiento. Este debe ser medible y
coherente con el alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la
acción.
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VERSIÓN:
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Debe responder en términos generales a tres aspectos:
o ¿Qué hace el procedimiento?
o ¿Para qué lo hace?
o ¿Cómo lo hace?
 ALCANCE: describe brevemente el inicio y fin de las actividades del procedimiento.
 CÓDIGO: representación alfanumérica del procedimiento. Ver numeral 8.1.3 en esta guía.
 VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La
primera versión corresponde a la versión Uno (1).
 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
CUERPO
 DEFINICIONES: indica las palabras o siglas con su significado, necesarias para facilitar la
comprensión del procedimiento.
 GENERALIDADES: información de apoyo para el adecuado entendimiento y aplicación del
procedimiento.
 RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad.
o Ejemplo 1: cuando el responsable es un funcionario:
Jefe Oficina de Control Interno
Secretario General
o Ejemplo 2: cuando el responsable es un rol generalizado:
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social
Líder de proceso
Auditor Interno
Nota: las actividades cuya responsabilidad es exclusividad de entidades externas no se
documentan.
 ACTIVIDAD: describe en detalle la acción que se está desarrollando secuencialmente. Su redacción
debe iniciar con un verbo en infinitivo.
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Cuando se necesite referenciar a un documento del Sistema Integrado de Gestión
Institucional, se indica el nombre del documento en negrita con su respectivo código, como
se muestra a continuación:
Ejemplo: ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI.
Cuando se necesite documentar decisiones, es necesario indicar la continuidad en negrita:
Ejemplo:
-
Si aprueba la solicitud, continúa actividad 5.
De lo contrario, lo devuelve para ajustes y regresa a la actividad 1.
 PC (Punto de Control): marcar con una “X” si la actividad es un punto de control del
procedimiento. Esta servirá para la identificación de riesgos.
 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO: son los resultados o información que se genera al
ejecutar una actividad, especificando cuando sea necesario el medio por el cual se entrega.
Por lo general las salidas están asociadas a registros. Ver procedimiento GDO-P01
Control de registros del SIGI.
Nota 1: toda actividad debe proporcionar mínimo una salida.
Nota 2: una actividad puede proporcionar más de una salida.
 CLIENTES O USUARIOS: identifica el (los) cargos o roles, procesos o procedimientos que
reciben los la información producto de la ejecución de la actividad. Cuando son Entidades
externas se menciona el nombre respectivo. Pueden existir varios clientes o usuarios.
o Ejemplo 1: cuando el cliente o usuario es un funcionario:
Jefe Oficina de Control Interno
Secretario General
o Ejemplo 2: cuando el cliente o usuario es un rol generalizado:
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social
Líder de proceso
Auditor Interno
o Ejemplo 3: cuando el cliente o usuario es una entidad externa (Si es necesario se
indica el cargo):
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
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o Ejemplo 4: cuando el cliente o usuario es un proceso o procedimiento:
Procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI
Cuando el cliente es el mismo proceso que se está documentando, sólo se identifica el (los)
cargos o roles no es necesario identificar el proceso.
Una salida puede estar dirigida para varios clientes.
Cuando todos los procesos son clientes se menciona “Todos los procesos”.
 DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO: se registran los
documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el procedimiento. Estos
pueden ser:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Procesos
Procedimientos
Instructivos
Manuales
Guías
Formatos
Mapa de riesgos del proceso
Matriz de productos y servicios del proceso
Listado maestro de documentos del SIGI
Documentos generales del SIGI
Diagrama de flujo del procedimiento
Normograma
Tablero de indicadores del SIGI
Diagrama de flujo
Cuando el Líder del proceso requiera ampliar la información contenida en los procedimientos, podrá
complementar su explicación mediante diagramas de flujo, los cuales se incluirán como un anexo y
harán parte integral del documento. El tipo de diagrama empleado es de funciones cruzadas
indicando el responsable en la ejecución de las actividades.
19
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
7.4 DOCUMENTACIÓN DE INSTRUCTIVOS
Para documentar los instructivos en el SIGI, se debe utilizar el formato SIG-F03 Formato de
instructivo, que tiene de cuatro partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
La estructura de este formato cuenta con los siguientes campos:
ENCABEZADO
 PROCESO: indica el nombre del proceso a que está asociado el instructivo.
 INSTRUCTIVO: indica el nombre del instructivo a documentar.
 PROPÓSITO: describe el objetivo general del instructivo. Su redacción debe iniciar con un
verbo en infinitivo que indique la acción.
Debe responder en términos generales a tres aspectos:
o ¿Qué hace el instructivo?
o ¿Para qué lo hace?
20
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
o ¿Cómo lo hace?
 ALCANCE: describe brevemente el inicio y fin de las actividades del procedimiento.
 CÓDIGO: representación alfanumérica del instructivo. Ver numeral 8.1.4 en esta guía.
 VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La
primera versión corresponde a la versión Uno (1).
 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
CUERPO
 RESPONSABLE: identifica el (los) cargos o roles responsables de ejecutar la actividad.
o Ejemplo 1: cuando el responsable es un funcionario:
Jefe Oficina de Control Interno
Secretario General
o Ejemplo 2: cuando el responsable es un rol generalizado:
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social
Líder de proceso
Auditor Interno
Nota: las actividades cuya responsabilidad es exclusividad de entidades externas no se
documentan.
 ACTIVIDAD: describe detallada y específicamente la acción que se está desarrollando en orden
secuencial y sistemático. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.
Cuando se necesite referenciar a un documento del Sistema Integrado de Gestión
Institucional, se indica el nombre del documento en negrita con su respectivo código, como
se muestra a continuación:
Ejemplo: ver procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI.
Cuando se necesite documentar decisiones, es necesario indicar la continuidad en negrita:
21
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Ejemplo:
-
Si aprueba la solicitud, continúa actividad 5.
De lo contrario, lo devuelve para ajustes y regresa a la actividad 1.
 DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO: se registran los
documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el instructivo. Estos pueden
ser:
o Procesos
o Procedimientos
o Instructivos
o Manuales
o Guías
o Formatos
o Listado maestro de documentos del SIGI
o Normograma
o Otros documentos
7.5 DOCUMENTACIÓN DE MANUALES Y GUÍAS
Los manuales y guías en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos, lo
que quiere decir que no tiene un formato pre-establecido; sin embargo, la estructura del documento
debe contar mínimo con los siguientes campos:
 CONTENIDO
ENCABEZADO QUE INCLUYA
TÍTULO, CÓDIGO, VERSIÓN Y
FECHA DE APROBACIÓN
CONTENIDO DEL
DOCUMENTO
NORMATIVA,
DOCUMENTOS
ASOCIADOS Y
DEFINICIONES SI APLICA
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SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
ENCABEZADO QUE INCLUYA
TÍTULO, CÓDIGO, VERSIÓN Y
FECHA DE APROBACIÓN
CUERPO DEL
DOCUMENTO
Nota 1: esta documentación aplica para todos los manuales del Sistema Integrado de Gestión
Institucional.
Nota 2: en caso de no contar con un esquema de documentación de guías o manuales, se utiliza el
formato SIG-F04 Formato de manual o SIG-F05 Formato de guía, que se compone de cuatro (4)
partes: encabezado, cuerpo, registro de aprobación e identificación.
ENCABEZADO
 NOMBRE DEL DOCUMENTO: indica el nombre del manual o la guía que se va a
documentar.
 CÓDIGO: representación alfanumérica del documento. Ver numeral 8.1.5 y 8.1.6
respectivamente en esta guía.
 VERSIÓN: indica el número (entero) que corresponde a la edición del documento. La
primera versión corresponde a la versión Uno (1).
23
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
 FECHA: indica la fecha de aprobación del documento (formato de fecha: día de mes de
año).
 PROPÓSITO: describe el objetivo general del documento. Su redacción debe iniciar con un
verbo en infinitivo que indique la acción.
Debe responder en términos generales a tres aspectos:
o ¿Qué hace el documento?
o ¿Para qué lo hace?
o ¿Cómo lo hace?
 ALCANCE: describe brevemente la temática y campo de aplicación del documento.
 DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS A LA GUÍA O MANUAL: se registran los
documentos del SIGI necesarios para gestionar adecuadamente el instructivo. Estos pueden
ser:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Procesos
Procedimientos
Instructivos
Manuales
Guías
Formatos
Documentos generales del SIGI
Listado maestro de documentos del SIGI
Normograma
Otros documentos
 NORMOGRAMA: hace referencia al instrumento que contiene la normativa y otros
documentos de origen externo que rigen el proceso. Ver macroproceso de Gestión
Jurídica.
 DEFINICIONES: hace referencia a los términos que facilitan la comprensión de la guía o
manual por parte de los usuarios.
 CUERPO DEL DOCUMENTO: es la descripción propia del documento y su contenido
depende de la temática a cubrir y las necesidades del área.
24
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
7.6 DOCUMENTACIÓN DE MAPAS DE RIESGOS
Para la documentación de los mapas de riesgos asociados a los procesos del Sistema Integrado de
Gestión Institucional, se tiene en cuenta lo establecido en el procedimiento SIG-P04.
Administración de riesgos. La codificación atiende lo establecido en el numeral 8.1.8 de la
presente guía.
7.7 ELABORACIÓN DE FORMATOS
Para la elaboración de los formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional,
se deben considerar los siguientes aspectos:
 Analizar si el formato es una herramienta conveniente para el área que lo solicita.
 Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de
la realización de una actividad.
El formato consta de tres (3) partes: encabezado, cuerpo y pie de página, que se describen a
continuación:
 ENCABEZADO: como mínimo debe contener el logo del Ministerio de Salud y Protección
Social y el nombre del formato.
 CUERPO: es el contenido del formato y dependerá de las necesidades del área.
 IDENTIFICACIÓN: en la parte inferior se encuentra el código de formato al lado izquierdo
ver numeral 8.1.7 en esta guía. La versión y fecha de aprobación al lado derecho.
Ejemplo de un formato con sus partes:
25
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
ENCABEZADO
CUERPO
IDENTIFICACIÓN
8.
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
8.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
El Control de los documentos del SIGI es orientado por el Grupo de Desarrollo Organizacional de la
Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Cada tipo de documento tiene una sigla que
lo caracteriza así:
TIPO DE DOCUMENTO
Procedimiento
Instructivo
Manual
Guía
Formato
Mapa de riesgos
Documento general del SIGI
SIGLA
P
I
M
G
F
R
D
26
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
8.1.1
SIG-G01
VERSIÓN:
FECHA:
1
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Codificación de documentos generales del SIGI
El código de los documentos generales del Sistema Integrado de Gestión Institucional está
compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen
referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra D “Documento General del
SIGI” seguida del número consecutivo de documentos generales del SIGI (Ejemplo: Manual del
Sistema Integrado de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre
otros).
Ejemplo: Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional
S
I
0
D
G
DOCUMENTO
GENERAL
PROCESO
1
NÚMERO
CODIGO
SIG-D01
Corresponde al
primer documento
general, en este caso
el Manual del Sistema
Integrado de Gestión
Institucional
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Nota 1: cada documento general del SIGI debe tener un único código que lo identifica
Nota 2: esta codificación no aplica para los manuales diferentes al Manual del Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
8.1.2
Codificación de Procesos
El código de los procesos en el SIGI está compuesto por tres (3) letras en mayúscula.
Ejemplo: proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
S
I
CÓDIGO
SIG
G
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
27
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
VERSIÓN:
SIG-G01
FECHA:
1
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Nota: cada proceso debe tener un único código que lo identifica.
8.1.3
Codificación de Procedimientos
El código de los procedimientos en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos
(2) dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión () y la letra P “Procedimiento” seguida del número consecutivo del procedimiento en este proceso.
Ejemplo: procedimiento Control de Registros
S
I
G
PROCESO
P
0
PROCEDIMIENTO
3
NÚMERO
CODIGO
SIG-P03
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Corresponde al tercer
procedimiento en este
proceso
Nota: cada procedimiento debe tener un único código que lo identifica.
8.1.4
Codificación de Instructivos
El código de los instructivos en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra I “Instructivo” seguida del número consecutivo del instructivo en este proceso.
Ejemplo: instructivo Diligenciamiento Fichas de procesos
S
I
G
PROCESO
I
0
INSTRUCTIVO
2
NÚMERO
CODIGO
SIG-I02
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Corresponde al
segundo instructivo
en este proceso
28
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
FECHA:
1
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Nota: cada instructivo debe tener un único código que lo identifica.
8.1.5
Codificación de Manuales
El código de los Manuales en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra M “Manual” seguida del número consecutivo de manuales en este proceso.
Ejemplo: Manual de Administración de riesgos
S
I
G
PROCESO
M
0
MANUAL
1
NÚMERO
CODIGO
SIG-M01
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Corresponde al
primer manual en
este proceso
Nota 1: cada manual debe tener un único código que lo identifica.
Nota 2: esta codificación aplica para todos los manuales, excepto el Manual del Sistema Integrado
de Gestión Institucional.
8.1.6
Codificación de Guías
El código de las Guías en el SIGI está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra G “Guía” seguida del número consecutivo de guías en este proceso.
Ejemplo: Guía para la Elaboración y control de documentos del SIGI
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SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
S
I
G
PROCESO
VERSIÓN:
SIG-G01
G
0
GUÍA
FECHA:
1
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
4
NÚMERO
CODIGO
SIG-G04
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Corresponde a la
cuarta guía en este
proceso
Nota: cada guía debe tener un único código que la identifica.
8.1.7
Codificación de Formatos
El código de los formatos está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2) dígitos. Las
tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y la letra F
“Formato” seguida del número consecutivo de formatos en este proceso.
Ejemplo: formato Ficha de caracterización de procesos
S
I
G
PROCESO
F
0
FORMATO
4
NÚMERO
CODIGO
SIG-F04
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Corresponde al cuarto
formato en este
proceso
Nota 1: cada formato debe estar asociado a un proceso específico, a pesar que sea utilizado en
otros procesos o procedimientos.
Nota 2: cada formato debe tener un único código que lo identifica.
30
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
8.1.8
SIG-G01
VERSIÓN:
FECHA:
1
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Codificación de Mapas de riesgos
El código de los Mapas de riesgos está compuesto por cuatro (4) letras en mayúscula y dos (2)
dígitos. Las tres (3) primeras hacen referencia al proceso a que pertenece, enseguida un guión (-) y
la letra R “Mapa de riesgos” seguida del número consecutivo de mapas en este proceso.
Ejemplo: Mapa de riesgos del Proceso Gestión Financiera
S
I
G
PROCESO
R
0
MAPA DE RIESGOS
1
NÚMERO
CODIGO
SIG-R01
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Corresponde al mapa
de riesgos de este
proceso
8.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
La solicitud de creación, modificación o eliminación de los documentos en el Sistema Integrado de
Gestión Institucional, se registra en el formato SIG-F06 Solicitud de creación, modificación o
eliminación de documentos.
31
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Para su diligenciamiento se tiene en cuenta la siguiente información:
 FECHA: indicar la fecha en que se envía el requerimiento.
 TIPO DE DOLICITUD: seleccionar el tipo de novedad presentada.
o Creación de documento
o Modificación de documento
o Eliminación de documento
32
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
 PROCESO ASOCIADO: indicar el nombre del proceso al cual está asociado el documento.
 TIPO DE DOCUMENTO: seleccionar el tipo de documento a crear, modificar o eliminar
(Proceso, procedimiento, instructivo, manual, guía, formato, mapa de riesgos, documento
general del SIGI).
 NOMBRE: indicar el nombre del documento que se va a modificar o eliminar en el Sistema
Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento se indica el nombre del
documento propuesto.
 CÓDIGO DE DOCUMENTO: indicar el código del documento que se va a modificar o
eliminar en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento
se indica el código del documento propuesto acorde con el numeral 8.1 de la presente guía.
Nota: en caso de normativa o documento externo no se diligencia esta información.
 VERSIÓN ACTUAL: indicar la versión actual del documento que se va a modificar o eliminar
en el Sistema Integrado de Gestión Institucional. En caso de un nuevo documento se debe
indicar uno (1).
Nota: en caso de normativa o documento externo no se diligencia esta información.
 JUSTIFICACIÓN Y CAMBIOS PREVISTOS: se describen los cambios específicos para
realizar en el documento y su respectiva justificación.
Para el reporte y análisis de la solicitud se debe tener en cuenta, entre otros aspectos:
o Los requisitos establecidos en las normas que aplican al Sistema Integrado de
Gestión Institucional.
o Los requisitos legales que afecten el documento.
o Las acciones preventivas, correctivas y de mejora existentes.
o Los hallazgos presentados
o Las funciones de las dependencias.
o Los documentos asociados del Sistema Integrado Gestión Institucional.
o Las alternativas de tipos documentales que se disponen.
o Los cambios que se pueden ocasionar en otros documentos del SIGI.
o La pertinencia y alcance de la solicitud presentada.
o El estado actual de los documentos del SIGI
o Los criterios definidos en los demás documentos del SIGI
33
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Nota: el formato SIG-F06 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos, permite
realizar hasta cinco (5) solicitudes de actualización de documentos, siempre que estén asociados al
mismo proceso.
8.2.1

Cambio de versión
Cambio de versión en procesos, procedimientos e instructivos.
Cuando la modificación no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento: errores de
ortografía, actualización de los documentos del SIGI asociados, ajuste en las definiciones y
generalidades cuando no tienen impacto significativo, señalización de la actividad como PHVA y
punto de control. No se cambia la versión.
Si la modificación del documento comprende cambios en su identificación (nombre o codificación),
modificación del documento a que pertenece, líder, propósito, alcance, eliminación, adición o
modificación de las actividades (entradas, responsables, actividades, salidas, clientes o usuarios).
Cambia la versión y surte todos los pasos establecidos para formalizar el documento.

Cambio de versión en manuales y guías
Cualquier tipo de modificación en un manual o Guía del Sistema Integrado de Gestión Institucional
involucrará un cambio de versión, a excepción de los documentos del SIGI asociados y las
definiciones.

Cambio de versión en formatos y mapas de riesgos
Cualquier tipo de modificación en un formato o Mapa de riesgo involucrará un cambio de versión.

Cambio de versión en los documentos generales del SIGI
Cualquier tipo de modificación en los documentos generales del SIGI (Manual del Sistema Integrado
de Gestión Institucional, Mapa de procesos, Política y objetivos del SIGI, entre otros) involucrará un
cambio de versión.
34
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
8.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL
SIGI
La creación, modificación o eliminación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Institucional, se registra y controla a través del Formato SIG-F07 Listado maestro de documentos del
SIGI.
Para su diligenciamiento se tiene en cuenta la siguiente información:
CAMPO
Número
consecutivo

INSTRUCCIÓN
Si es creación, relacionar el número consecutivo que identificara al documento
durante su existencia.
Nota: cada documento tiene un único número de consecutivo.
35
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
CAMPO
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
INSTRUCCIÓN
Ejemplo:
1 Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
2 Proceso de Gestión Financiera
El estado del documento quedará como vigente.

Si es actualización, relacionar el número consecutivo de identificación que le fue
asignado.
Nota: cada actualización se incluye como un nuevo registro en el formato.
Ejemplo:
2 Proceso Gestión Financiera (anterior)
2 Proceso Gestión Financiera (nuevo)
El estado del primer documento quedará como obsoleto, mientras el segundo
quedara como vigente.

Si es eliminación, borrar el número consecutivo del documento en todos sus
registros.
Ejemplo:
Estado actual
2 Proceso Gestión Financiera (anterior)
2 Proceso Gestión Financiera (nuevo)
Al eliminar el documento:
Proceso Gestión Financiera (anterior)
Proceso Gestión Financiera (nuevo)
Nivel de proceso
Macroproceso
La vigencia del documento cambiará a eliminado en todos sus registros.
Seleccionar si el documento pertenece al nivel Estratégico, Misional, Apoyo o Control y
evaluación, acorde con el Mapa de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social.
Nota: en caso de cambio de nivel de proceso digitarlo en el nuevo registro. No se debe
cambiar el nivel de proceso en los anteriores registros del documento.
Indicar el nombre de macroproceso a que pertenece el documento, acorde con el Mapa
36
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
CAMPO
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
INSTRUCCIÓN
de procesos del Ministerio de Salud y Protección Social.
Nota: en caso de cambio de macroproceso digitarlo en el nuevo registro. No se debe
cambiar el macroproceso en los anteriores registros del documento.
Indicar el nombre del proceso al cual está asociado el documento.
Ejemplo:
Proceso a que
pertenece el
documento
Código de
documento
Tipo de
documento
Nombre del
documento
Versión
Fecha de
aprobación
Fecha de
publicación
Formato Listado maestro de documentos del SIGI - Asociado al proceso de
Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Nota: en caso de cambio del proceso a que pertenece digitarlo en el nuevo registro. No
se debe cambiar el proceso en los anteriores registros del documento.
Digitar el código del documento, acorde a la establecido en el numeral 8.1 de la presente
guía
Nota: en caso de cambio de código digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el
código en los anteriores registros del documento.
Seleccionar el tipo de documento a registrar (Proceso, procedimiento, instructivo,
manual, guía, formato, mapa de riesgos o documento general del SIGI)
Nota: en caso de cambio del tipo de documento digitarlo en el nuevo registro. No se
debe cambiar el tipo de documento en los anteriores registros del documento.
Digitar el nombre del documento que se aprobó.
Nota: en caso de cambio de nombre digitarlo en el nuevo registro. No se debe cambiar el
nombre en los anteriores registros del documento.
Indicar la versión actual del documento.
Nota: en caso de cambio de versión digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar la
versión en los anteriores registros del documento.
Indicar la fecha de aprobación del documento.
Ejemplo: 18/09/2012.
Nota: la nueva fecha de aprobación de un documento se digita en el nuevo registro. No
se debe cambiar la fecha de aprobación en los anteriores registros del documento.
Indicar la fecha de publicación del documento en la intranet del Ministerio de Salud y
Protección Social.
Ejemplo: 19/09/2009.
37
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
CAMPO
Descripción de la
novedad
Líder del
documento
Vigencia del
documento
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
INSTRUCCIÓN
Nota: la nueva fecha de publicación de un documento se digita en el nuevo registro. No
se debe cambiar la fecha de publicación en los anteriores registros del documento.
Describir los cambios que justifican la novedad en el documento. Ejemplo: Cambio de
nombre del documento “Gestión del Recurso Humano” a “Gestión del Talento Humano”,
se modificó el objetivo, alcance del proceso y la descripción de las actividades.
Nota 1: en caso de actualización digitarla en el nuevo registro. No se debe cambiar la
descripción de la novedad en los anteriores registros del documento.
Nota 2: en caso de eliminación anexar a la justificación al registro más reciente que se
tiene del documento. No se debe cambiar la descripción de la novedad en los anteriores
registros.
Indicar el Líder del proceso a que está asociado el documento, acorde a lo establecido
en las fichas de caracterización de procesos.
Nota: en caso de cambio del Líder del documento digitarla en el nuevo registro. No se
debe cambiar el Líder del documento en los anteriores registros.
Una vez relacionado el número consecutivo del documento, este indicará si el registro
que se tiene del documento es un estado “vigente”, “obsoleto” o “eliminado”.
8.4 ACCESIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional están a disposición de todos los
Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, atendiendo lo establecido en el
procedimiento SIG-P01 Elaboración y control de documentos del SIGI
Los documentos en medio magnético que son publicados contienen leyenda "Original - copia
controlada (si este documento es descargado o impreso es Copia No controlada)".
Los documentos obsoletos o eliminados en medio magnético contienen la leyenda "Documento
obsoleto" o "Documento Anulado" respectivamente.
Nota: teniendo en cuenta la Directiva Presidencial 04 de 2012 ”eficiencia administrativa y
lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública”, y que los documentos del
Sistema Integrado de Gestión Institucional están a disposición de todos los Servidores Públicos del
Ministerio de Salud y Protección Social, únicamente se suministraran documentos en el medio
solicitado para casos excepcionales (entes externos, gubernamentales y entes de control).
38
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
8.5 APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGI
En atención a lo establecido en la Ley 527 de 1999 “por la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y la Directiva Presidencial 04 de 2012
”eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública”, la
aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional es efectuada por el
Servidor Público responsable de revisar y aprobar el documento (Ver procedimiento SIG-P01
Elaboración y control de documentos del SIGI capítulo de generalidades Tabla 1. Niveles de
autoridad), a través de mensaje dirigido al correo electrónico [email protected] adjuntando el
documento y acta si aplica.
9.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica de la secuencia de actividades para ejecutar un procedimiento. El tipo
de diagrama de flujo empleado es de funciones cruzadas (horizontal o vertical), indicando la relación
existente entre las actividades y el responsable en la ejecución.
Las formas empleadas son:
FORMAS
ASOCIACIÓN
Actividad
Decisión
Proceso, procedimiento, manual o guía
Inicio o fin
Referencia en la misma página
Referencia a otra página
Conector
39
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGI
CÓDIGO:
SIG-G01
VERSIÓN:
1
FECHA:
6 DE NOVIEMBRE
DE 2012
Los diagramas de flujo en el Sistema Integrado de Gestión Institucional son documentos abiertos y
anexos a cada procedimiento, lo que quiere decir que no tiene un formato pre-establecido; sin
embargo, la estructura del documento debe contar mínimo con los siguientes campos:
ENCABEZADO QUE INCLUYA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA
40
SIG-F05
VERSIÓN 1 (6 DE NOVIEMBRE DE 2012)