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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN SIMON VICTORIA CALDAS
NIT 890.802.628-6
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe
de
Control
Interno,
o quien haga sus
veces:
BEATRIZ EUGENIA RIOS
BARAHONA
Período evaluado: Marzo 12 de 2015 a Julio
a 12 de 2015.
Fecha de elaboración: 07/07/2015
MODULO DE LA PLANEACION Y GESTION
Componente de talento humano
Dificultades

No se ha actualizado el manual de funciones y competencias laborales.

La alta rotación del personal asistencial afecta la continuidad y seguimiento de
los diferentes programas y políticas adoptados en el ESE.

Existe la necesidad de verificar el cumplimiento de todos los planes y programas
establecidos en la institución y evaluar por ejemplo la comprensión de los
procesos de inducción y re inducción; el desarrollo de las competencias,
habilidades y aptitudes de los servidores públicos a través de las políticas y
prácticas de gestión humana.

Se Hace necesario elaborar el programa de Re- inducción en respuesta a los
cambios organizacionales, técnicos o normativos que le apliquen a la E.S.E.
Igualmente fortalecer el Plan de Capacitación y socializar el programa de
Bienestar y plan de incentivos.
Avances

Se implementa hoja de ruta para los programas de Inducción y Re-inducción
liderados por la oficina de Talento Humano socializando los principios y valores
de la entidad, con el fin de que los servidores públicos los interiorizaran en sus
actividades propias de cada proceso y a su vez se sientan identificados con los
lineamientos de carácter ético.

De la misma manera, se establecieron los Planes de Capacitación y Formación,
Programa de Bienestar e Incentivos, Programas de Inducción y Re-inducción para
todos los servidores de la entidad.
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Componente Direccionamiento Estratégico
Dificultades

Los indicadores por proceso no se están elaborando en su totalidad; herramienta
que debe ser socializada para que los líderes de los procesos generen los
indicadores de cada proceso.

No se han actualizado los procedimientos, protocolos y guías de modo que se
ajusten a las necesidades del hospital, actividad que debe ser realizada por los
líderes de los procesos junto con su equipo de trabajo, ya que son ellos quienes
conocen como se realizan las actividades y su secuencia y a su vez estos
procesos debe acomodarse a la realidad de la Institución, los cuales van a
permitir gestionar de manera eficaz y eficiente la razón de ser de la ESE.

Las políticas de operación por procesos no se encuentran socializadas en su
totalidad, razón por la cual deben ser socializada
Avances

Se está actualizando la estructura organizacional de tal forma que permita dar
cumplimiento al direccionamiento estratégico de la ESE, estableciendo niveles de
responsabilidad, a fin de permitir un flujo de decisiones y comunicación entre
ciudadanos y servidores públicos.

Se cuenta con una Misión, Visión, objetivos Institucionales adoptados y
divulgados, planes operativos con cronogramas y responsables, fichas de
indicadores para medir el avance de la planeación, procesos de seguimiento y
evaluación que mejoran la satisfacción del cliente.

Se está en el proceso de ajuste y actualización del Modelo de Operación por
Procesos.
Componente Administración del riesgo
Dificultades

No se cuenta con un proceso de definición de políticas de Administración del
riesgo y/o manejo del riesgo para identificar eventos potenciales que puedan
afectar la entidad.

Se requiere que tanto el nivel directivo como todos los servidores públicos de la
Entidad; reciban capacitación sobre la metodología para administrar riesgos.
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Avances

Se están actualizando el mapa institucional de riesgos y el mapa de operación
por procesos, actividad que es liderada por la oficina de control interno y calidad.

Los líderes de cada proceso con su equipo de trabajo son los encargados de la
etapa de identificación de riesgos, por lo que son ellos quienes aplican los
controles y pueden dar cuenta de su efectividad.

Se hace la revisión de los controles trimestralmente es muy importante dado que
se podrá verificar si estos están mitigando o no los riesgos.

Se adoptó el Plan Anual Estratégico de Lucha Contra la Corrupción y de Atención
al ciudadano institucional para la vigencia 2015 el cual fue publicado en la página
WEB Institucional y socializado en el Comité de Control Interno.
MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Componente Autoevaluación Institucional
Dificultades

No se tiene establecido un comité que sirva de espacio informativo y de
comunicación de los asuntos de direccionamiento estratégico, técnico,
institucional y de trascendencia para el ejercicio de funciones misionales y de
cumplimiento de objetivos institucionales, de tal manera que queden Actas de
reunión, donde se establezcan compromisos y seguimientos a los diferentes
asuntos relevantes y comunicados en el ámbito de dichas reuniones.
Avances

La Oficina de Control Interno con la participación activa de los líderes de proceso
ha realizado el proceso de sensibilizaciones en materia de Autocontrol a los
funcionarios de LA E.S.E HOSPITAL SAN SIMON.

Se están programando reuniones mensuales por área para la aplicación de
ejercicios de autoevaluación, con el apoyo de la oficina de control interno para
verificar la efectividad de este mecanismo de autoevaluación
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Componente Auditoria Interna
Dificultades

No se cuenta con un profesional de la salud que audite los procesos misionales,
lo que hace que el componente de auditoria interna se vea débil y limitado, su
alcance y seguimiento no efectivo dada la limitación que existe del recurso
humano.
Avances

Se ha dado cumplimiento al cronograma y auditorias programadas y aprobadas a
la fecha.
Componente Planes de Mejoramiento
Dificultades

Se requiere contar con mayor compromiso por parte de los líderes de proceso en
la identificación de acciones preventivas a implementar en materia de riesgos de
corrupción y de riesgos por procesos, definir el alcance de las acciones y tratar
de darle cumplimiento a las mismas
Avances

En la ESE Hospital San Simón, se tiene suscrito plan de mejoramiento con la
Contraloría General de caldas, al que se le realizo seguimiento trimestral y a la
fecha está en un porcentaje de cumplimiento del 90%.

Se tienen suscritos planes de mejoramiento con las EPSS y Dirección Territorial
de Caldas, resultado de las auditorías externas realizadas por dichas entidades, a
los diferentes programas prestados por la ESE, a los que se les realizan
seguimientos trimestralmente.
EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACION
Información y comunicación Externa
Debilidades

No se tiene un proceso bien establecido, en el que se puedan radicar las PQR a
través de la página web de la ESE.
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Avances

Se cuenta con el buzón de sugerencias ubicado en los servicios de urgencias,
consulta externa y odontología, como fuente de información externa que realizan
los usuarios, además de la oficina SIAU, encuesta de satisfacción al usuario o
cliente externo.

Se realiza la Rendición Anual de Cuentas donde se comunica la información sobre
la gestión, programas, proyectos de alto impacto para la Entidad y por supuesto
para la población beneficiada.
Información y comunicación Interna
Debilidades

No se cuenta con un sistema que permita recibir y tramitar las PQR, del cliente
interno de la ESE Hospital San Simón.

Falta de cultura y utilización de la intranet como herramienta de consulta de
manuales, guías, políticas, protocolos, procedimientos etc. documentados y
adoptados por la entidad.
Avances

Se ha venido actualizando y perfeccionando la página WEB de la Entidad, correos
electrónicos institucionales, sistema de información en general.

Se cuenta con un software integrado, para todas las áreas administrativas de la
ESE, historia clínica sistematizada, el cual está en la etapa de implementación.
CONCLUSIONES

Realizar un proceso de formalización de quejas, reclamos y sugerencias de los
usuarios internos, de tal forma que se incorporen al sistema de atención al
usuario, para su análisis y toma de acciones de mejora.

Comprometer a cada líder de proceso para que implemente efectivamente la
política de autoevaluación de gestión y de control a través de las reuniones de
comités y grupos de trabajo, revisando la gestión adelantada, los indicadores,
controles, administración de los riesgos, necesidades y propuestas para la
mejora.
 Se hace necesario afianzar y reforzar las herramientas tecnológicas y avanzar a
través de la página web y redes sociales, para optimizar la comunicación con
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los usuarios en forma interactiva y que permita la retroalimentación en forma
más oportuna.

Se recomienda modernizar la página web de la entidad en cumplimiento de la
estrategia Gobierno en Línea y la ley de Transparencia.

en cuanto a la rendición de cuentas se recomienda verificar la efectividad de los
mecanismos de difusión, invitación y socialización.
BEATRIZ EUGENIA RIOS BARAHONA
ASESORA EXTERNA DE CONTROL INTERNO
ESE HOSPITAL SAN SIMON
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