EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN SIMON VICTORIA CALDAS
NIT 890.802.628-6
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces:
BEATRIZ EUGENIA RIOSBARAHONA
Período evaluado: 13 de Marzo 2014 a 12 de Julio
de 2014
Fecha de elaboración: 16/07/2014
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
Se están actualizando y adoptando acciones de inducción y reinducción para mejorar la adherencia de los
funcionarios a las políticas, planes y procesos.
En términos generales falta mayor interiorización del código de buen gobierno por parte de los jefes de área de
la ESE.
Falta mayor empoderamiento de los procesos por parte de los líderes o responsables, aunque se han realizado
esfuerzos para la difusión y la comunicación desde la dirección.
Falta actualizar algunas caracterizaciones acorde con la última actualización del mapa de procesos de la ESE.
El Manual de funciones no ha sido actualizado de acuerdo con las necesidades y características de los procesos.
Igualmente se ha tardado una revisión y ajuste de la estructura organizacional y de la planta de cargos de la ESE
Falta ajuste de la administración del riesgo a la nueva metodología para hacer más efectivo el control de los
riesgos que afectan el logro de los objetivos institucionales.
Avances
Se elaboran planes de capacitación y de bienestar social e incentivos, acorde con los recursos disponibles y las
necesidades organizacionales.
Se realizó evaluación del desempeño del año 2013 según objetivos concertados con el personal inscrito en
carrera administrativa y se están planeando las acciones de capacitación, de estímulos y de salud ocupacional.
Se tienen conformados los comités que por norma deben operar en la ESE y se realizó programación de
reuniones para el año 2014.
Se está actualizando y terminando mapa de procesos, se ha actualizado según necesidades, cambios y políticas
de la dirección. Se tiene los procesos caracterizados según al mapa.
En avance en la implementación de la metodología de gestión del riesgo según guía del DAFP, por cada proceso
se tienen identificados, analizados y valorados, con plan de acción para riesgos priorizados y su seguimiento.
Además se cuenta con un mapa de riesgos institucional con el análisis estratégico y con una política con las
directrices generales para la administración de riesgos en la ESE.
Se tiene definido un procedimiento para la gestión de incidentes y eventos adversos, priorizando lo relacionado
con procesos misionales.
Se cuenta con indicadores definidos para riesgos prioritarios e instrumentos para reporte y para análisis de
eventos e incidentes.
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Teléfono 0968552084 Fax 0968552146
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Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Se tienen varias políticas adoptadas mediante resolución, a las que les ha faltado difusión ante la alta rotación
del personal asistencial, lo que genera dificultad en la adherencia a estas.
A partir de la implementación del software y por necesidad de mejorar técnicamente los procedimientos, no se
han actualizado ni adecuado los procedimientos al interior de la ESE.
Falta mayor socialización de procedimientos generales al ingreso de funcionarios nuevos.
Se hace necesario mejorar y socializar el análisis de resultados de gestión de manifestaciones y de medición de
la satisfacción del usuario mediante encuestas, para la toma de decisión y mejoramiento de los servicios.
Se tiene pendiente la aprobación de las tablas de retención documental en la ESE.
No se tiene el suficiente conocimiento y manejo de los reportes del software por parte de los responsables de
los módulos de gestión.
Avances
Se está construyendo para cada proceso operativo un referente de indicadores que incluyen los obligatorios de
reporte externo y otros de interés para medir la gestión.
En este año se está definiendo un modelo de estructura documental donde se disponga de un acceso en la red
para facilitar la consulta de documentos de los diferentes procesos por parte de los funcionarios, de manera
que se mejore este sistema de consulta de documentos de la ESE.
Se está dando cumplimiento al tiempo de repuesta (días) de peticiones de la comunidad acorde con los
términos legales mediante la operatividad de la oficina de atención al usuario cumpliendo con las funciones,
entre otras, de canalización de las manifestaciones de los usuarios, medición de la satisfacción y apoyo en
trámites para el usuario.
Mediante el software que integra la información clínica y administrativa, se ha avanzado en el manejo de la
agenda y la historia clínica, ya que facilita la captura, procesamiento y generación de reportes.
Se continua con la oportunidad en la generación de estados financieros y rendición de cuentas a la contaduría
general de la nación y la información hospitalaria (Decreto 2193 de 2004).
Se siguen realizando acciones de comunicación organizacional a través de las reuniones de personal y
reuniones por áreas como principal medio, además a través de las carteleras, comités, pagina web, y
comunicaciones escritas.
Al interior de la ESE se han realizado las acciones de comunicación y participación social programadas, se
cuenta con los respectivos registros de participación de la comunidad.
Se divulgo, realizó y evaluó el proceso de rendición de cuentas en el mes de agosto.
Subsistema de Control de Evaluación
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Dificultades
Aunque se ha mejorado la cultura del autocontrol, falta el empoderamiento para que los líderes de los
procesos utilicen adecuadamente las herramientas para el seguimiento y mejoramiento en la aplicación de los
controles de los procesos.
La falta de continuidad del personal asistencial afectan el cumplimiento y la adherencia de las políticas de
calidad, de atención, seguridad del paciente, seguimiento y auditoria a la historia clínica.
Se hace necesario reforzar y mejorar la capacidad de autocontrol y autogestión, con mirar a dar alcance y
cumplimiento a las oportunidades de mejora que se han presentado.
Avances
Mediante el análisis y la política de riesgos de la ESE se están definiendo los controles de cada uno de los
procesos. Se están diseñando un instrumento para hacerle seguimiento a dichos controles por parte de los
líderes de los procesos.
Se realizó la evaluación anual del sistema de control interno y las evaluaciones cuatrimestrales establecidas en
la Ley 1474 de 2011, los cuales fueron reportados y publicados en la página web de la ESE.
Se realiza seguimiento y evaluaciones, a los planes de mejoramiento realizados por las diferentes EPS y entes
de control, también al sistema de calidad y de control interno, en auditorías externas y en las auditorías
internas, se definen oportunidades de mejora para cada uno de los procesos o dependencias, con estas se
consolidan los planes de mejoramiento por procesos.
La información requerida por los diferentes entes de control se ha presentado oportunamente y de acuerdo a
las recomendaciones y lineamientos establecidos por dichas entidades.
Estado general del Sistema de Control Interno
En la ESE Hospital San Simón se está trabajando en la implementación de la actualización del nuevo MECI
(Decreto No.943 de 2014), como una oportunidad para para corregir y mejora las acciones que nos permitan
dar cumplimiento a cada uno de los aspectos que enmarcan el control interno institucional.
Se están realizando las diferentes fases como son: Fase de conocimiento, diagnostico, planeación de la
actualización, ejecución y seguimiento, y cierre.
Se elabora cronograma para dar cumplimiento a dichas fases en el tiempo estimado y para dar cumplimiento a
la nueva normativa.
Recomendaciones
Reforzar las acciones de inducción y reinducción para lograr adherencia de los funcionarios a las políticas,
planes y procesos.
Propender por una adecuada planeación del recurso humano y del presupuesto de la ESE, de tal forma que se
genere una estabilidad del personal y eficiencia en los procedimientos contractuales.
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Actualizar el manual de funciones de acuerdo a normatividad vigente y necesidades de la ESE.
Mantener una continua actualización e interiorización del código de buen gobierno por parte del equipo
directivo de la ESE.
Hacer seguimiento y vigilancia a la aprobación y puesta en marcha de las tablas de retención documental en la
ESE.
Para el año 2014 mejorar la operatividad de los comités y actualizar la conformación de aquellos que la
requieran.
Compromiso de la dirección para la realización de diversas acciones para fomentar el empoderamiento en los
procesos por parte de los líderes o responsables.
Dar cumplimiento a las diferentes fases para la actualización del nuevo MECI.
(original firmado)
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BEATRIZ EUGENIA RIOS BARAHONA
Firma
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