sociedad productora de directorios

UBB - CAPACITA
PROCEDIMIENTO
DIFUSION DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION
Revisado por:
Aprobado por:
Juan C. Martín H.
Domingo W. Sáez B.
Jefe Depto. Capac. Concep. Jefe Depto. Capac. Chillán
Sr. Reinaldo Sánchez A.
Director General DITTES
Código: PGUB-20
Versión: 01
Fecha Publicación: 30/03/06
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PROCEDIMIENTO DIFUSION DE ACTIVIDADES DE CAPACITACION
UBB CAPACITA
1. OBJETIVO
Difundir a potenciales participantes las actividades de capacitación (ADC) ofrecidas por
UBB – Capacita.
2. ALCANCE
La difusión queda habilitada para iniciarse al término del proceso que la diseñó. La
difusión de la ADC concluye el mismo día en que ésta se inicia.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente, tienen la
responsabilidad y autoridad para cumplir y hacer cumplir el objetivo del presente
procedimiento.
4. DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1 GENERALIDADES
Toda difusión de actividades de capacitación debe ser chequeada por los Jefes de
Departamentos de Capacitación de Concepción y/o Chillán respectivamente, con el objeto
de cautelar que la información sea fidedigna y se ajuste a los formatos de difusión de la
Universidad del Bio Bio. La aprobación de los Jefes de Capacitación se hará directamente
sobre el formato borrador de lo que se va a difundir (firma y fecha de aprobación).
4.2 FORMATOS PARA DIFUSIÓN DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN
a) La difusión a través de folletos debe cumplir a lo menos, lo siguiente:






Dípticos y trípticos deben hacerse con los colores institucionales de la Universidad
del Bio Bio.
En la primera hoja debe ir el logo y nombre de la Universidad, el título de la actividad
de capacitación, Facultad y Departamento que la imparte.
A partir de la segunda hoja debe ir el Objetivo General y Específico de la actividad
de capacitación, contenido distribuido por temas, horas de la actividad de
capacitación, público objetivo, breve currículum del relator, destacando su
experiencia en el tema.
Horas totales certificar.
Forma de calificación.
La última hoja debe llevar el nombre de la persona contacto, lugar de realización,
fecha de inicio y de término, horarios, valor, código SENCE y condiciones de
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abandono.
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b) Difusión radial. Debe ceñirse a dar a conocer un resumen de lo indicado en la folletería
de la actividad de capacitación, indicada en punto anterior. Los puntos a destacar es
responsabilidad de la Facultad o departamento que imparte la actividad de capacitación.
c) Difusión en prensa escrita. Los avisos en prensa escrita deben, a lo menos, indicar el
nombre de la Universidad del Bio Bio, nombre de la Facultad y Departamento que la imparte
y nombre de la actividad de capacitación. A continuación, destacar los objetivos y la parte
del temario más relevante, lugar de realización, fechas de inicio y término, número de horas
e indicar que la actividad cuenta con franquicia tributaria SENCE u otro patrocinio.
4.3 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE DIFUSIÓN
La contratación de servicios de difusión la realizan en forma conjunta el Jefe de
Capacitación (Concepción o Chillán) y el Encargado del sistema de gestión de calidad de
cada Facultad y/o Departamento. En todo caso, los Jefes de Departamentos de
Capacitación son los encargados de velar que ésta información sea veraz y fidedigna antes
de ser enviada a los medios de difusión.
4.4 DIFUSIÓN DIRECTA DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN
Corresponde a aquella difusión de actividades de capacitación que realiza directamente
personal de la Universidad del Bio Bio y UBB – Capacita. En esta situación están las
siguientes actividades alternativas:







Visitas a empresas
Distribución de material vía correo electrónico o correo tradicional.
Artículos y/o avisos en revistas de la Universidad.
Página Web de la Universidad.
Radio de la Universidad
Difusión vía OTICs
Difusión vía SENCE
5. SEGUIMIENTO Y MEDICION
a) Control, por parte de los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán
respectivamente, de la estandarización del material a difundir en diferentes medios,
antes de enviarlos a ellos.
b) Analizar, a través de las encuestas que se realizan post – actividades de
capacitación, cuál es la fuente que le permitió a cada asistente conocer la realización
de la actividad a la cuál asistieron.
Los datos del punto b) se analizarán semestralmente para tomar acciones que lleven a ser
más eficaz la difusión de las ADC. Estos datos podrán ser entrada para el proceso de
Revisión de la Gerencia / Dirección.
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6. REGISTROS
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
Aprobación de lo que se va a difundir.
Análisis de datos de encuestas post – realización de ADC (fuente de
información del asistente). Registro RGUB-2001
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA


Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos
Procedimiento de Control de Registros
8. ANEXOS
Anexo Nº 1. Análisis de datos de encuestas post – realización de ADC (fuente
de información del asistente). Registro RGUB-2001
9. REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Tema
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Punto
del
texto
Indicar modificación
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Fecha de
publicación
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ANEXO Nº 1. FORMATO FUENTE DE INFORMACION DE ACTIVIDADES DE
CAPACITACION POR PARTE DE ASISTENTES
UBB – CAPACITA. CODIGO RGUB-2001
SEDE : ……………………
PERIODO: ……………………
NOMBRE ACTIVIDAD DE
CAPACITACIÓN
NOMBRE ANALISTA: …………………………
FECHA: ...……………………..
DIFUSION
PRENSA
ESCRITA
(%)
DIFUSION
RADIAL
(%)
DIFUSION
FOLLETOS
(%)
DIFUSION
COMUNICACIÓN
VERBAL
(%)
Conclusiones para el período del analista:
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OTRO TIPO
DE DIFUSION
(%)