sociedad productora de directorios

UBB - CAPACITA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
Revisado por:
Juan C. Martín H.
Jefe Depto. Capac. Concep.
Código: PGUB-02
Versión: 01
Domingo W. Sáez B.
Jefe Depto. Capac. Chillán
Fecha de publicación: 30/03/06
Aprobado por:
Sr. Reinaldo Sánchez A.
Director General DITTES
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
UBB - CAPACITA
1. OBJETIVO
Establecer y mantener los registros que el sistema de gestión de calidad de UBB – Capacita
requiere, para proporcionar evidencia de conformidad con los requisitos de sus clientes y de
la operación eficaz del sistema de gestión de calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los procesos pertenecientes al sistema de gestión de
calidad de UBB - Capacita.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente, tiene la
responsabilidad y autoridad para cumplir y hacer cumplir el objetivo del presente
procedimiento.
4. DESCRIPCION DEL PROCESO
4.1 GENERALIDADES
Los Jefes de Capacitación de Concepción y Chillán respectivamente administrarán un registro
matriz donde deben quedar identificados todos los registros del sistema de gestión de calidad
de UBB – Capacita.
El registro matriz contiene la siguiente información, en relación a los registros generados en
UBB – Capacita (ver Anexo Nro 1) :









Nombre
Código
Generador (persona y/o cargo).
Destinatarios (personas y/o cargos).
Forma de almacenarlo
Forma de protegerlo
Forma de recuperarlo
Tiempo de retención
Disposición después del uso.
El sistema de gestión de calidad de la UBB – Capacita podrá generar registros en papel o
electrónicos. Lo relevante, es que el responsable de cada proceso debe definir en su
respectivo procedimiento, qué registro y qué formato utiliza.
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4.2 IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS
Todo registro de la UBB – Capacita debe identificarse con un nombre y código.
El nombre del registro debe tener relación con el proceso donde se genera. El código será
RGUB-XXXX (4 dígitos), siendo sus dos primeros números similar a los números del código
del procedimiento donde se genera el registro, en tanto que el tercer y cuarto número del
registro es solo un correlativo.
Ejemplo de identificación de registros en UBB - Capacita:
Nombre
procedimiento
Código
procedimie
nto
Nombre
registro
Código
registro
Elaboración y
control
de
documentos
PGUB-01
Control de
cambios en
documentos
RGUB-0101
Elaboración y
control
de
documentos
PGUB-01
Maestro de
documentos
RGUB-0102
Control
registros
PGUB-02
Registro
Matriz
RGUB-0201
de
4.3 ALMACENAMIENTO DE REGISTROS
Todo persona responsable de un proceso, deberá almacenar los registros que genera en el
marco de su operación. Los usuarios de registros deberán almacenarlo solo el tiempo que lo
usan.
Los registros electrónicos los almacenará cada responsable en su computador, en un archivo
que deberá identificarse con el nombre o el código del registro. Los registros en papel los
almacenará cada responsable en carpetas o archivadores que deberán identificarse con el
nombre y el código del registro que contiene. Según sea el caso, podrán almacenarse más
de un tipo de registro por carpeta, los cuales deberán identificarse en el dorso y/o portada de
ésta.
4.4 PROTECCION DE REGISTROS
Los registros electrónicos deberán respaldarse en CD, cintas o en archivos cruzados con otro
computador, con una periodicidad trimestral. El Director General DITTES podrá definir otra
periodicidad, según situaciones especiales o peticiones expresas de un responsable de
registros. Cada responsable, una vez definido esto, deberá comunicárselo a los Jefes de
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Capacitación de Concepción y Chillán, quienes lo registrarán en el RGUB-0201.
Los registros en papel se protegerán del deterioro mediante su almacenamiento en carpetas
y/o archivadores. La duplicidad de estos mediante fotocopias para tener un segundo
almacenaje, lo decidirá quién es responsable, en el caso de los registros internos, o bien
quién los recibe, en el caso de los registros externos.
La confidencialidad del contenido de un registro la decide cada responsable, el que deberá
cautelar que su circulación sea restringida y protegida, por ejemplo, usando sobre cerrados
cuando los envía a destinatarios específicos.
4.5 RECUPERACIÓN DE REGISTROS
Los registros electrónicos se recuperarán directamente de las carpetas computacionales en
que se encuentran, por los usuarios de los datos que contiene.
Los registros en papel deberán solicitarse directamente al responsable que los custodia, en
caso que alguien de la organización (usuarios y no usuarios) requieran los datos e
información que contiene.
4.6 TIEMPO DE RETENCION DE REGISTROS
Los tiempos de retención de los registros se determinarán en base a lo siguiente:


Legislación aplicable (ejemplo, registros contables).
Decisión de cada responsable en base a lo que requiere UBB - Capacita.
Una vez determinado el tiempo de retención de cada registro, el responsable deberá
comunicarlo a los Jefes de Capacitación de Concepción o Chillán según sea el caso, quién lo
registrará en el RGUB-0201. Excepción a lo anterior son los registros de tipo legal (por
ejemplo, facturas), que deberán retenerse al menos 5 años.
4.7 DISPOSICION DE REGISTROS
El destino de los registros una vez que se cumple su periodo de retención, lo decide su
responsable.
Opciones a esto pueden ser la destrucción del registro o bien su
almacenamiento como registro “obsoleto” (caso para registros de tipo legal). Independiente
de lo anterior, el responsable del registro debe comunicar la decisión a los Jefes de
Capacitación de Concepción o Chillán según sea el caso, quién la registrará en el RGUB0201.
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En caso de destrucción del registro, la labor deberá realizarla quién lo almacena y/o guarda
por diversos motivos. En caso de almacenarse como “obsoletos”, quedan en archivo de los
Jefes de Capacitación de Concepción o Chillán según sea el caso, debidamente identificados
como tal.
5. SEGUIMIENTO Y MEDICION
El proceso que se encuentra explicitado en el presente procedimiento será seguido,
medido, analizado y controlado a través del resultado de las auditorías internas y
externas realizadas por el certificador del sistema de gestión de calidad de UBB –
Capacita.
Los Jefes de UBB - Capacita de Concepción y Chillán deberán prestar especial atención
a las No Conformidades que se levanten en las auditorías, que sean asignadas al punto
4.2.4 de la Norma NCh 2728 con el objeto de analizarlas y ver potenciales modificaciones
de mejora al presente documento.
6. REGISTROS

RGUB-0201: Matriz de registros.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento Elaboración y control de documentos. PGU-01
8. ANEXOS

Anexo Nro 1: Formato Registro matriz RGU-0201.
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9. REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Identifica en forma breve los cambios realizados al documento. Esta labor la
realiza el Revisor.
Registro código RGUB-0101
Tema
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Punto
del
texto
Indicar cambio
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ANEXO NRO 1. FORMATO REGISTRO MATRIZ
Código RGU-0201
Nombre
del registro
Código
registro
Código: PGUB-02
Versión: 01
Responsa
ble
Destinatari
os
Forma de
almacenarlo
Forma de
protegerlo
Fecha Publicación: 30/03/06
Forma de
recuperarlo
Tiempo de
retención
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Disposición
después del
uso