PC-CAL-01PROCEDIMIENTO CONTROL REGISTROS

Fecha vigencia: 23/05/2011
Código: PC-CAL-01
Versión: 00
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación y el tiempo de los registros.
Además regular la gestión de los registros de calidad (documentos que evidencian el
funcionamiento del sistema), describiendo el modo de tratarlos y, en su caso, eliminarlos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos internos y externos que hagan parte del
Sistema de Calidad.
3. DEFINICIONES
Apéndice: Documento o elemento que complementa el cuerpo del trabajo y que se relaciona,
directa o indirectamente, con el documento.
Documento: Medio a través del cual se define y acuerda la manera de operar en el SIATA,
tales como procedimientos, caracterizaciones, formatos, instructivos, entre otros.
Documento Externo: Son documentos que a juicio de la entidad se consideran necesarios
para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad y que son emitidos por
fuentes externas.
Documento interno: Son los documentos elaborados e implementados por la entidad y que
hacen parte del sistema de gestión de la calidad.
Documento Obsoleto: Son todos aquellos documentos que han sido modificados y que tienen
versiones anteriores. Son considerados desactualizados al interior del SIATA.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un
proceso o actividad específica una vez se haya realizado.
Listado Maestro: Documento en el cual se encuentran listados todos los documentos que
hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad; evidencia el número de versiones que tiene un
procedimiento y ubicación de estos.
Registro: Documento que representa resultados obtenidos
actividades desempeñadas.
o proporciona evidencia de
Página 1 de 3
Un proyecto de la Alcaldía de Medellín y la Secretaría del Simpad con aportes del Área Metropolitana
MMMetropolitana
Fecha vigencia: 23/05/2011
Código: PC-CAL-01
Versión: 00
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
4. CONTROL DE REGISTROS
El Sistema de Alerta Temprana de Medellín – SIATA, ha determinado que la documentación
que se considera como registro es aquella que compruebe que se ha llevado a cabo el
seguimiento de la ejecución del sistema de calidad por parte de la administración, que se han
realizado las revisiones correspondientes a la revisión de los elementos del sistema de gestión
de calidad, manual de calidad y la realización de las auditorías del sistema de calidad a todos
los procesos de la empresa, que deben contener las operaciones, procesos, procedimientos y
servicios auditados, los reportes que muestren los resultados obtenidos, el análisis realizado
con los mismos y las acciones correctivas y preventivas correspondientes.
Los registros deben ser fácilmente accesibles por el responsable de su custodia. El
almacenamiento de los documentos se hará en dos modalidades, una físicos en el archivador
de calidad y la otra magnéticos en el disco duro del computador de calidad y se identifican
como se describe en el PC-CAL-00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS.
Un documento que es utilizado dentro del Sistema de Alerta Temprana de Medellín – SIATA –
es controlado, es decir, sujeto a revisión de versiones, autores y distribución y aquellos que
pertenezcan al sistema de gestión de calidad que se utilicen con motivo de consulta, estudio,
entre otros fines, se identifica con sello de “COPIA CONTROLADA”.
5. REGISTRO DE DOCUMENTOS DEL SGC
Todos los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad en el Sistema de
Alerta Temprana de Medellín – SIATA, son consignados en el formato FR-CAL-00 LISTADO
MAESTRO DE DOCUMENTOS y se mantendrán actualizados los datos de almacenamiento,
recuperación, tiempo de retención, disposición, recuperación y responsable.
Cumplido el tiempo de archivo de los registros, el responsable de su protección procede a
realizar su disposición según lo registrado en dicho formato, el cual puede ser observado en la
tabla 1.
Tabla 1. Encabezado Formatos de Registro
FECHA CREACIÓN
CÓDIGO
NOMBRE
VERSIÓN
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
RESPONSABLE
DIA
MES
AÑO
RUTA FÍSICA
RUTA
MAGNÉTICA
RECUPERACIÓN
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
ACCESO
Fuente: Elaboración propia
Página 2 de 3
Un proyecto de la Alcaldía de Medellín y la Secretaría del Simpad con aportes del Área Metropolitana
MMMetropolitana
Fecha vigencia: 23/05/2011
Código: PC-CAL-01
Versión: 00
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
6. APÉNDICE
PC-CAL-00 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
FR-CAL-00 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
ELABORO:_______________REVISO:___________________APROBO:_________________
CARGO:_________________CARGO:____________________CARGO:_________________
Página 3 de 3
Un proyecto de la Alcaldía de Medellín y la Secretaría del Simpad con aportes del Área Metropolitana
MMMetropolitana