PC-CAL-02PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha vigencia: 30/05/2011
Código: PC-CAL-02
Versión: 00
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
1. OBJETIVO
Establecer una metodología para llevar a cabo acciones correctivas, preventivas y de mejora.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las siguientes tipologías de acciones:
 Aquellas que tienen una importancia relevante para el Sistema de Aleta Temprana
de Medellín – SIATA
 Todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora
3. DEFINICIONES
Acción correctiva: Acción encaminada a eliminar la causa de una no conformidad real, para
prevenir que esta pueda repetirse.
Acción preventiva: Acción encaminada a eliminar las causas potenciales de no
conformidades, para prevenir la aparición de estas.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que se espera o se desea tras la realización de
una acción.
Eficiencia: Uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado, es decir,
cumplir con un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Se considera una No conformidad
potencial a aquella que tiene probabilidad de que se produzca aunque en el momento no se
haya detectado o producido.
4. ESPECIFICACIONES
El Sistema de Alerta Temprana de Medellín – SIATA, considera que la planificación de las
acciones correctivas, preventivas y de mejora incluye la evaluación de la importancia de los
problemas, y se hace en términos del impacto potencial en el correcto funcionamiento del
sistema. En este proceso se enfatiza la eficacia y eficiencia de los procesos cuando se toman
las acciones, y estas deben estar enfocadas a eliminar las causas de las no conformidades para
evitar que vuelvan a suceder.
4.1.
Fuentes para identificar no conformidades reales o potenciales
Todos los integrantes del SIATA pueden identificar la necesidad de crear acciones correctivas,
preventivas o de mejora a partir de las siguientes fuentes:
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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
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
Las reuniones de seguimiento al sistema
Los informes de auditoría interna
Los resultados de la revisión por la dirección
Los resultados del análisis de datos
Los resultados de las mediciones de la satisfacción del cliente
Las mediciones de los procesos, especialmente si proporcionan advertencias
anticipadas a las condiciones fuera de control
Los registros pertinentes del Sistema de Gestión de Calidad
La utilización de herramientas de análisis de riesgos
Análisis de Riesgos.
Los resultados de autoevaluación.
4.2.
Análisis de la causas
Para la identificación y análisis de la(s) causas(s) de no conformidades reales o potenciales se
pueden utilizar diferentes herramientas estadísticas tales como:




Lluvia de Ideas
Espina de Pescado
Histogramas
Entre otras
4.3.
Manejo de acciones preventivas, correctivas y mejora
En el Sistema de Alerta Temprana de Medellín- SIATA, todas las Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora se registran en el formato FR-CAL-03 NO CONFORMIDAD, teniendo
en cuenta lo siguiente:





Descripción del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el
incumplimiento real o potencial de un requisito en cualquier proceso.
Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas más
probables que están ocasionando que la no conformidad real o potencial se presente o
se pueda presentar.
Plan de acción: Indicar las tareas o acciones que permitirán eliminar las causas
identificadas, asignando los responsables y las fechas de compromiso.
Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con base
en el plan de acción propuesto para la solución de la posible no conformidad, es decir,
registrar cuáles son las evidencias que se encuentran de la ejecución del plan de
acción.
Cierre de la solicitud de acción: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia,
adecuación y eficacia) la Solicitud de Acción Preventiva- Correctiva, según los
resultados del seguimiento, dejando registro de los resultados de la mejora
implementada o de la eliminación de las causas de la no conformidad en el Formato de
Solicitud de Acción Preventiva - Correctiva en la parte de cierre de solicitud.
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PREVENTIVAS Y DE MEJORA
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Descripción de Actividades
Identificar la No conformidad real, potencial o mejora y
registrarla en el formato
FR-CAL-03 NO
CONFORMIDAD.
Describir la No conformidad real, potencial o aspecto
que puede ser mejorado e identificar el requisito que
no se está cumpliendo o que podría verse afectado en
forma potencial.
Determinar si se requiere tomar acción inmediata
(corrección) y ejecutar. Si es una no conformidad
potencial no aplica la corrección.
Determinar el tipo de acción, puede ser: Correctiva,
Preventiva o de Mejora.
Analizar la causa de la No conformidad real o potencial.
Se debe utilizar una metodología para el análisis de
causas. Para las acciones de mejora no se requiere
efectuar análisis de causas (ver numeral 4.2).
Definir y autorizar un plan de acción que garantice la
eliminación de la causa de la No conformidad real o
potencial, identificando el responsable y el plazo
establecido para ejecutar cada tarea. En el formato FRCAL-04 PLAN DE ACCIÓN.
Implementar las acciones propuestas dentro de los
plazos establecidos
Realizar seguimiento a la acción implementada
verificando la eliminación de la causa raíz o principal
que generaba la no conformidad y la eficacia de la
acción implementada.
Revisar los resultados obtenidos de la acción ejecutada
y relacionar las actividades que permiten establecer
que la acción fue eficaz, eficiente, efectiva, conveniente
y adecuada.
Si aún no se ha eliminado la causa de la no
conformidad, se vuelve a la actividad 5 para realizar
análisis de causas.
Si se eliminó la causa de la no conformidad se aprueba
la acción y firma el responsable del seguimiento como
evidencia del cierre de la no conformidad.
Registrar y reportar los resultados: Se deben registrar
los resultados de la acción implementada y los registros
generados en la implementación de las acciones. Luego
se actualiza el formato FR-CAL-03 NO CONFORMIDAD.
Responsable
Todos
Coordinación administrativa
y de calidad.
Coordinación administrativa
y de calidad.
Coordinación administrativa
y de calidad.
Coordinación administrativa
y de calidad.
Coordinación administrativa
y de calidad.
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y de calidad.
Coordinación administrativa
y de calidad.
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y de calidad.
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y de calidad.
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6. APÉNDICE
FR-CAL-03 NO CONFORMIDAD
FR-CAL-04 PLAN DE ACCIÓN
ELABORO: __________________
_________________
CARGO:
_____________________
__________________
REVISO:
CARGO:
___________________
APROBO:
____________________
CARGO:
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