Invitacion_a_Cotizar_IDT1-09_de_2009.pdf

Bogotá D.C, 2 de octubre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 01de 2009.
Reciba cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el
cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo
objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor
no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto
del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá
exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del
procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página
web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá
sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado
y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una
sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta
económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20
del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
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seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de
trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las
condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la
información, de conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su
propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1. Aspectos Generales:
a.
Justificación.
El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejecutar las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino
turístico sostenible.
Con el fin de dar cumplimiento a las funciones de la Subdirección de Promoción descritas a
continuación:
1. Dirigir y ejecutar los proyectos, programas y acciones a realizar en materia de promoción
del destino.
2. Promover los convenios y alianzas interinstitucionales del IDT en el área de promoción,
de acuerdo con las directrices de la Dirección General y coordinar los mecanismos de
seguimiento, evaluación y difusión.
3. Dirigir y desarrollar alianzas estratégicas público-privadas para promoción del destino y
gestión de recursos para este propósito.
4. Dirigir y desarrollar estrategias de comercialización y herramientas de promoción
turística.
b.
Descripción de la necesidad
Dentro de sus acciones y en concordancia con los lineamientos de la Política Distrital de Turismo,
la Subdirección de Promoción tiene como función brindar información de Bogotá para motivar los
viajes y práctica del turismo en la ciudad. En particular el IDT ha definido dentro de los mercados
potenciales el turismo accesible mediante el cual se pretende abrir el mercado para los segmentos
de jóvenes, adultos mayores y personas en condición de discapacidad.
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c.
Oportunidad
En Bogotá durante el mes de Octubre se llevarán a cabo del 15 al 25 Los II Juegos
Parapanamericanos Juveniles, con la participación de más de 700 jóvenes de las diferentes
regiones del país y de 15 países americanos, lo mismo que en el mes de Noviembre del 4 al 8, el
Festival Ingles en las Tablas, al cual llegarán aproximadamente 200 jóvenes de diferentes zonas
del país.
d.
Conveniencia
En este orden de ideas es importante la participación del Instituto en los dos eventos, con el fin de
dar a conocer sus diferentes Proyectos en especial el de Bogotá Accesible e Incluyente, mediante
el cual dará a conocer su compromiso de hacer de Bogotá un destino para todos, a través del
desarrollo de recorridos con los jóvenes y la presencia constante en los eventos del IDT y de los
operadores turísticos que cuentan con oferta para los segmentos.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
Lo anterior amerita la contratación para el desarrollo de la logística de participación en los dos
eventos, el desarrollo de recorridos, la administración de la participación de los operadores en el
stand y los medios comunicativos que sean necesarios, como pendones, afiches e información
general para promocionar Bogotá como destino turístico accesible, junto con la sensibilización
frente al desarrollo de servicios de operación legales y comprometidos con los lineamientos
nacionales y distritales.
La necesidad se puede atender mediante la suscripción del Contrato solicitado.
Los requerimientos y aspectos técnicos para la presentación de la cotización solicitada se
presentan a continuación:
2. Objeto del contrato
Desarrollar la logística de participación en los II Juegos Parapanamericanos y el Festival Inglés en
las Tablas que se realizarán en la ciudad de Bogotá del 15 al 25 de Octubre y del 4 al 6 de
Noviembre de 2009 respectivamente.
3.
Requisitos y obligaciones:
El proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos actividades y
obligaciones, así:
3.1 Requisitos técnicos del proponente:
Organización del
funcionamiento.
sector
turístico
debidamente
legalizada,
con
mínimo
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dos
años
de
Los recorridos turísticos deben contar con los recursos necesarios para el desarrollo de los
mismos, tales como:
1. Transporte terrestre adecuado para el segmento, en el caso de los jóvenes en condición de
discapacidad contar con la accesibilidad necesaria.
2. Refrigerios especiales con las recomendaciones establecidas para la población del
segmento
3. Un (1) guía principal con experiencia en el manejo de la población. Cuando se trate de
recorridos para personas de habla inglesa el guía debe ser bilingüe
4. Un (1) profesional experto en el manejo de población en condición de discapacidad.
5. Un (1) guía rastrillo en el caso de los jóvenes del festival Inglés en las Tablas.
6. Ingreso a los atractivos si es el caso.
7. Tarjeta de asistencia médica
8. Seguros de Ley
3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
3.2.1 Obligaciones Generales:
1. Presentar los documentos necesarios para la suscripción del presente contrato.
2. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en los presentes estudios previos.
3. Elaborar oportunamente el Acta de inicio y el Acta de liquidación del presente contrato de
prestación de servicios, conjuntamente con la supervisora del mismo.
4. No instalar ni utilizar en los equipos que le sean asignados por el Instituto, para el desarrollo
del objeto del contrato, ningún software sin la autorización previa y escrita de este.
5. Las demás que por su naturaleza le sean atribuidas por el Instituto, conforme al objeto y
alcance del contrato.
3.2.2 Obligaciones especificas:
1. Desarrollar las actividades de prueba necesarios para prepararse hacia la atención de los
participantes
2. Realizar un total de 20 recorridos turísticos para 400 personas, con los deportistas viajeros
participantes en los juegos Parapanamericanos y los participantes de otras regiones del país
en el festival Inglés en las Tablas
3. Brindar el espacio para la participación de Bogotá con un stand para el IDT y las agencias
operadoras que cuenten con producto Bogotá Accesible, en los dos eventos.
4. Prever dentro del lugar de realización de los eventos de por lo menos cuatro (4) espacios
para la instalación de pendones institucionales, ubicados en el salón principal, y en los
espacios de ingreso al lugar.
5. Organizar espacios físicos debidamente adecuados, para que los operadores de la ciudad
que tengan ofertas turísticas para los segmentos puedan presentar su información dentro de
los horarios de los eventos
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6. Realizar el seguimiento que sea necesario para que las agencias participantes, incluyan
información de Bogotá y del IDT en todos los medios publicitarios.
7. Entregar un informe con los resultados obtenidos, que determine el No. de personas
atendidas, tanto en los stands como en los recorridos, edad, condición, genero, país o
ciudad de origen, correo electrónico
4.
Garantía Única
El oferente seleccionado deberá constituir dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento
del contrato, la garantía única de cumplimiento del mismo, en una compañía de seguros o en una
entidad Bancaria, debidamente reconocida por la Superintendencia Bancaria, que ampare los
siguientes riesgos:
1.
De cumplimiento, por el 10% del valor total del contrato, por la vigencia del mismo y cuatro (4)
meses más.
5.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos
directos, indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual,
así como el pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de TRECE
MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($13.900.000,00); valor que se respalda con el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 405 del 01 de Octubre de 2009 expedido por la
Subdirección de Gestión Corporativa.
6.
Forma de pago
El Instituto Distrital de Turismo pagará el valor del presente contrato así: El 70% una vez
finalizados los II Juegos Parapanamericanos y el 30% restantes al finalizar el Festival Inglés en las
Tablas, contra presentación de las facturas respectivas.
7.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es tres (3) meses; término contado a partir de la fecha que
indique el acta de inicio suscrita por el CONTRATISTA y el supervisor(a) del contrato, previo el
cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo.
8.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la
ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
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9.
Vigencia de la cotización:
La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 90 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
10.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día 2 de octubre de 2009 y por tanto, se
procede a publicar en la cartelera de la Entidad.
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día 6 de
octubre de 2009, antes de las 4:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente
dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina Jurídica
Carrera 5 No. 36 – 21 Parque Nacional – Piso 2
Bogotá D.C.
Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para
su comparación y selección del contratista.
11.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
11.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
11.2 Garantía Única.
EL Contratista se obliga a constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la suscripción del contrato una Garantía Única expedida por una Compañía
Aseguradora legalmente establecida en Colombia y con póliza matriz aprobada por la
Superintendencia Bancaria De conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de
2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a continuación:
a. El cumplimiento general del contrato: por una suma equivalente al veinte (20%) por ciento
del valor total de los honorarios, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4)
meses más, contados a partir de la suscripción del acta de inicio. Cuando haya lugar a la
modificación del plazo o valor consignado en el contrato, el/la CONTRATISTA deberá
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constituir los correspondientes certificados de modificación de la garantía presentada; si se
negare a constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará acreedor a las sanciones
contractuales respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse teniendo en cuenta
la fecha del acta de inicio del contrato.
11.3 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la
entidad competente (en original y no superior a 45 días).
Autorización de la Junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de socios, al
Representante Legal para celebrar contratos. (si a ello hubiere lugar)
Documento de identificación del Representante Legal o de la persona natural.
Copia legible del Registro Único Tributario - RUT
Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales (persona jurídica) o Certificado de afiliación y/o pago aporte al Fondo de
Pensiones y Salud (Persona Natural).
Certificado de antecedentes judiciales - DAS de la persona natural o del Representante legal
de la empresa.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá de la persona natural o
del Representante Legal.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, de la
Persona Natural o del Representante Legal y la empresa.
Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de la Persona
Natural o del Representante Legal y la empresa.
Formato Único Hoja de Vida - Persona Natural o Jurídica (Solo para prestación de servicios),
incluir certificaciones de experiencia relacionados en la Hoja de vida.
Atentamente,
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Iván Delgado.
Revisó: Mariluz Ferrer
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