Formato Informe Cuatrimestral estado CI 3do Cuatrimestre de 2013 Ley 1474

HOSPITAL SAN VICENTE E.S.E.
DE MONTENEGRO
VIGENCIA FISCAL 2.013
KM 1 Vía a Armenia
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
JORGE ELIECER MORENO LABRADOR
o quien haga sus veces:
Período evaluado: 01/09/13 a 31/12/13
Fecha de elaboración: 13/01/14
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
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Se ha tenido ciertas dificultades con por la rotación de personal de algunos procesos.
Avances
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Calificación de plan de acción que es la base para la calificación del plan de desarrollo con corte a 31 de
Diciembre de 2013.
Ejercicio en la calificación del plan de desarrollo con los lineamientos de la resolución 710 de 2012 y
resolución 743 de 2013, arrojando buenos resultados, y los indicadores de baja calificación se implementaron
mecanismos para mejorar la calificación con corte a junio 30 de 2013.
Mejoramiento en clima laboral con las capacitaciones ejecutadas en este periodo lo que ha permitido
fortalecer el trabajo en equipo.
El elemento de Desarrollo del Talento Humano se ejecuto de acuerdo a la proyección de actividades propias
del procedimiento de vinculación, desarrollo del Plan Institucional de Formación y capacitación, formación de
una cultura institucional, ejecución del plan de bienestar social, salud ocupacional, prevención de riesgos
laborales, actualización de la matriz de competencias y matriz de verificación de las mismas, además que se
debe tener en cuenta que el conocer los valores y principios institucionales evita que se ejecuten procesos
disciplinarios; realización de dos evaluaciones de desempeño al personal de planta.
La Gerencia desarrolla un Estilo de Dirección de confianza y apoyo mutuo, fomentando la participación, la
comprensión, la comunicación abierta, el respeto y las buenas condiciones de trabajo, la equidad y la mayor
orientación a establecer un adecuado clima laboral dentro de las diferentes áreas de la institución.
Se realiza evaluación y control a los objetivos estratégicos contemplados dentro del plan de desarrollo 20112015 mediante informes de gestión presentados ante la Junta Directiva, entes de control y la comunidad en
general por medio de la rendición de la cuenta presentada a la comunidad en el mes de julio de 2013.
Se promueve la cultura de ahorro con todos los funcionarios de la ESE, adquisición de software de gestión
documental que fomenta el ahorro de papel, e implementación de workflow que permiten mejorar los
procesos con evidencias y se actualizo con la nueva tabla de retención.
Actualización de la caracterización de los procesos.
Se revisan y se ajustan los indicadores de cada una de las áreas de la institución.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
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Algunas dificultades con el software institucional los cuales se han dado a conocer al proveedor y está
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pendiente la solución de algunos requerimientos que se enviaron a la casa de desarrolladora del Software.
Ajuste a los procesos de la institución con referencia a los datos que registran en el software para que
reflejen la realidad económica y financiera del Hospital.
Consecución de recursos adicionales para ejecutar los proyectos Gerenciales y planes de mejoramiento
del proceso de autoevaluación de Acreditación.
Avances
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Los indicadores de eficiencia y eficacia, permiten medir y evaluar la gestión de la entidad, el cumplimiento
del plan estratégico y los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes con los servicios
ofrecidos por el Hospital San Vicente ESE de Montenegro; a su vez se da el control fiscal, audiencias de
participación ciudadana, capacitación a la comunidad e informes de Gestión presentados a la comunidad,
Junta Directiva y entes de control.
En cuanto a la información primaria el Hospital cuenta con mecanismos eficientes para la recepción y
tramite de Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRS y F), se tiene programado
para todo el año los diferentes Comités de Ética y Asociación de Usuarios; fuentes internas de información
(manuales, actas, actos administrativos, plegables institucionales, Buzones de Sugerencias, Oficina de
Atención al Usuario SIAU, pagina web, workmanager ED, entre otros); se cuenta con correo electrónico
institucional, además de la publicación en cartelera de estados financieros mensualmente.
Aplicación de la Normativa (Ley 594 de 2000) e implementación del Proceso de Gestión Documental.
Jornadas de revisión e implementación de guías y protocolos basados en evidencia científica para los
procesos asistenciales de la ESE.
Participación institucional en programas radiales de interés para la comunidad.
Desarrollo de programas de promoción y prevención en el transcurso de la vigencia 2013 (Hospital en su
Barrio y vereda).
De igual manera se ha promocionado dichos programas mediante la publicación en cartelera, utilización
de pendones y pasacalles, perifoneo, utilización de medios de comunicación como la prensa y la radio.
Revisión, actualización, documentación y socialización de los procedimientos de las áreas y procesos de
la institución.
Cumplimiento a la ejecución del Cronogramas de Comités Institucionales vigencia 2013 con corte a Junio
de 2013.
Cumplimiento en un 86% del plan de mejoramiento de la estabilización del Software CNT, el cual permitirá
ser más eficiente en la generación de informes, reflejando la realidad financiera, económica, ambiental y
social de la entidad.
Continuidad con el proceso de ACREDITACION de la E.S.E.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
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Debilidad en el procedimiento de seguimiento y control de los procesos establecidos y las acciones de
mejora de las auditorías internas.
Avances
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Recepción de Auditorías Externas en el transcurso de 2013 con resultados positivos para la ESE (EPS).
Presentación de informes de gestión semestral.
Programación de los dos ciclos de Auditoría Interna estas se ejecutaron en los meses de Mayo y Junio de
2013.
Evaluación trimestral de Planes de Acción.
Autoevaluación para cumplimiento de estándares de Habilitación.
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Evaluación trimestral del Plan de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC).
Autoevaluación de estándares de Acreditación.
Auditoria de Control Interno.
Estado general del Sistema de Control Interno
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El Sistema de Control Interno en el Hospital San Vicente ESE de Montenegro se ha convertido en una
fortaleza, ya que al articularse el Sistema de Gestión de Calidad con el MECI, se da un mayor control a los
procesos, se incentiva a los funcionarios a la mejora continua, teniendo en cuenta la cultura del
autocontrol, la autoevaluación y la autogestión que ha promovido la oficina de Control Interno.
Se realiza auditoria a todas las actividades descritas en los procedimientos, seguimiento a la información
reportada a los diferentes entes de control, revisión a los estados financieros con las respectivas
recomendaciones a la Gerencia, auditorias a los diferentes puntos de facturación, actualización de la
normativa vigente, seguimiento a la puesta en marcha del software institucional y elaboración de
cronogramas para el cumplimiento oportuno de las diferentes tareas.
También se hace seguimiento a los informes que se presentan a los entes de control tanto en contenido
como en oportunidad para rendir estos informes.
Planes de mejoramiento para sistemas de información, con el fin de estabilizar el software que registran
datos asistenciales y administrativos.
Recomendaciones
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Continuar con la cultura de ahorro y empoderamiento hacia la institución.
Continuidad con la cultura del autocontrol, autoevaluación y autogestión.
Mayor seguimiento a los procesos y procedimientos establecidos en la institución.
Resaltar las labores desarrolladas de los funcionarios (Mejor funcionario y Área del mes).
Invertir en tecnología e incentivar la cultura de no papel en la institución.
Revisar y ajustar el proceso de re inducción de los funcionarios de la institución.
Seguimiento y evaluación a los indicadores de gestión de cada proceso de la institución.
Continuar con el mantenimiento del MECI y de la certificación de calidad ISO-9001.
Autoevaluación de estándares de calidad PAMEC.
Continuar con el proceso de autoevaluación de los estándares de acreditación.
Actualización de caracterizaciones de los procesos de la institución.
Seguimiento y evaluación de los planes de acción, POA, en caminados a la calificación del plan de
desarrollo.
Articular el sistema de Gestión de calidad, MECI, y el sistema Obligatoria de Garantía de la Calidad.
Implementar el proceso de comunicaciones.
Implementar la auditoria integradora, que involucre todos los componentes de auditoría como, calidad,
control interno, habilitación, acreditación.
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Firma