01 Informe Cuatrimestral estado CI_1do_Cuatrimestre de 2015_Ley 1474

HOSPITAL SAN VICENTE E.S.E.
DE MONTENEGRO
VIGENCIA FISCAL 2.015
KM 1 Vía a Armenia
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces:
Período evaluado: 01/01/15 a 30/04/15
JORGE ELIECER MORENO LABRADOR
Fecha de elaboración: 05/05/14
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
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Se ha tenido ciertas dificultades con por la rotación de personal de algunos procesos, esto se debe a que no todas las
personas están vinculadas a la planta de personal.
La cultura de no pago por parte de las EPS, afecta el flujo de caja de la institución porque cada vez son menos recursos
para invertir en las estrategias que nos llevaran a cumplir nuestros objetivos y metas.
Avances
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Mejoramiento en clima laboral con las capacitaciones ejecutadas en este periodo lo que ha permitido fortalecer el trabajo
en equipo, este se hace mediante el programa institucional llamado Vicentico el cual se dicta los días lunes, miércoles y
viernes, temas como: manejo de presupuesto, control interno, bioseguridad, calidad, etc.
El elemento de Desarrollo del Talento Humano se ejecuto de acuerdo a la proyección de actividades propias del
procedimiento de vinculación, desarrollo del Plan Institucional de Formación y capacitación, formación de una cultura
institucional, ejecución del plan de bienestar social, salud ocupacional, prevención de riesgos laborales, actualización de
la matriz de competencias y matriz de verificación de las mismas, además que se debe tener en cuenta que el conocer
los valores y principios institucionales evita que se ejecuten procesos disciplinarios; realización de dos evaluaciones de
desempeño al personal de planta.
La Gerencia desarrolla un Estilo de Dirección de confianza y apoyo mutuo, fomentando la participación, la comprensión,
la comunicación abierta, el respeto y las buenas condiciones de trabajo, la equidad y la mayor orientación a establecer
un adecuado clima laboral dentro de las diferentes áreas de la institución.
Se promueve la cultura de ahorro con todos los funcionarios de la ESE, adquisición de software de gestión documental
que fomenta el ahorro de papel, e implementación de Workflow que permiten mejorar los procesos con evidencias y se
actualizo con la nueva tabla de retención y flujo de trabajo que permite eficiencia en el registro de los procesos de
causación.
Actualización de la caracterización de los procesos, estos tienen alcance de medición de riesgos e indicadores de cada
proceso.
Calificación del POA institucional del primer trimestre de 2015, generando mediciones y aplicando acciones de
mejoramiento a los indicadores más bajos, medición realizada por el área de planeación.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
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Algunas dificultades con el software institucional los cuales se han dado a conocer al proveedor y con el pago el
soporte por la vigencia fiscal 2.015, se ha logrado conseguir las actualizaciones, y buscar las mejoras de cada
proceso que registra información administrativa y asistencial.
Se hace solicitud de a la casa desarrolladora del software institucional, para que aclare el alcance de la aplicación
delas normas internacionales de contabilidad en la ESE (NIIF), dado que este requerimiento es importante para la
nueva forma de revelar la información financiera, presentarla a los entes de control y toma de decisiones.
Avances
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Los indicadores de eficiencia y eficacia, permiten medir y evaluar la gestión de la entidad, el cumplimiento del plan
estratégico y los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes con los servicios ofrecidos por el Hospital
San Vicente ESE de Montenegro; a su vez se da el control fiscal, audiencias de participación ciudadana, capacitación a
la comunidad e informes de Gestión presentados a la comunidad, Junta Directiva y entes de control. Desarrollo del
primer ciclo de auditoria interna, el cual nos permite apuntar al mejoramiento continuo de la entidad.
En cuanto a la información primaria el Hospital cuenta con mecanismos eficientes para la recepción y tramite de
Preguntas, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRS y F), se tiene programado para todo el año los
diferentes Comités de Ética y Asociación de Usuarios; fuentes internas de información (manuales, actas, actos
administrativos, plegables institucionales, Buzones de Sugerencias, Oficina de Atención al Usuario SIAU, pagina web,
Workmanager ED, entre otros); se cuenta con correo electrónico institucional, además de la publicación en cartelera de
estados financieros mensualmente.
Aplicación de la Normativa (Ley 594 de 2000) e implementación del Proceso de Gestión Documental, en este periodo se
realizó transferencia documental de todos los procesos de la institución y se evidencio que cada día es menor el archivo
físico generado, porque estamos generando la cultura de cero papel y más documentos digitales.
De igual manera se ha promocionado dichos programas mediante la publicación en cartelera, utilización de pendones y
pasacalles, perifoneo, utilización de medios de comunicación como la prensa y la radio.
Revisión, actualización, documentación y socialización de los procedimientos de las áreas y procesos de la institución.
Cumplimiento a la ejecución del Cronogramas de Comités Institucionales vigencia 2015 con corte a 31 de Marzo de
2015. Además del cumplimiento de las tareas asignadas en la programación de actividades en el software
Workmanager, que son entre las tareas más comunes, respuesta a derechos de petición, actas de los comités según
cronograma de comités, respuesta a peticiones de clientes internos y externos, y de las directrices dadas en el comité de
conciliación las cuales son de responsabilidad del abogado contratado para la representación judicial y extrajudicial de la
entidad, y en especial del cumplimiento del artículo 26 del decreto 1716 de 2009
Continuidad con el proceso de ACREDITACION de la E.S.E., con la actividad de autoevaluación de estándares de
acreditación.
Medición y socialización de los Planes operativos anuales, planes de acción, planes de mejoramiento.
Se hace la socialización del nuevo MECI, bajo el marco del decreto 943 de 2014, además de publicarlo en
la página web de la institución.
Publicación en la página web de información financiera y presupuestal para que la población en general
tenga acceso a ella.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
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Debilidad en el procedimiento de seguimiento y control de los procesos establecidos y las acciones de mejora de las
auditorías internas.
Avances
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Recepción de Auditorías Externas en el transcurso de 2015 con resultados positivos para la ESE (EPS).
Presentación de informes de gestión semestral.
Programación y ejecución de los dos ciclos de Auditoría en el 2015.
Evaluación trimestral de Planes de Acción.
Autoevaluación para cumplimiento de estándares de Habilitación.
Evaluación trimestral del Plan de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC).
Autoevaluación de estándares de Acreditación.
Auditoria de Control Interno proceso de facturación.
Auditoria Integradora desarrollada para auditoría interna del hospital.
Estado general del Sistema de Control Interno
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El Sistema de Control Interno en el Hospital San Vicente ESE de Montenegro se ha convertido en una fortaleza, ya
que al articularse el Sistema de Gestión de Calidad con el MECI, se da un mayor control a los procesos, se incentiva
a los funcionarios a la mejora continua, teniendo en cuenta la cultura del autocontrol, la autoevaluación y la
autogestión que ha promovido la oficina de Control Interno.
Se realiza auditoria a todas las actividades descritas en los procedimientos, seguimiento a la información reportada a
los diferentes entes de control, revisión a los estados financieros con las respectivas recomendaciones a la
Gerencia, auditorias a los diferentes puntos de facturación, actualización de la normativa vigente, seguimiento a la
puesta en marcha del software institucional y elaboración de cronogramas para el cumplimiento oportuno de las
diferentes tareas.
También se hace seguimiento a los informes que se presentan a los entes de control tanto en contenido como en
oportunidad para rendir estos informes.
Planes de mejoramiento para sistemas de información, con el fin de estabilizar el software que registran datos
asistenciales y administrativos.
Recomendaciones
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Continuar con la cultura de ahorro y empoderamiento hacia la institución.
Continuidad con la cultura del autocontrol, autoevaluación y autogestión.
Mayor seguimiento a los procesos y procedimientos establecidos en la institución.
Resaltar las labores desarrolladas de los funcionarios (Mejor funcionario y Área del mes).
Invertir en tecnología e incentivar la cultura de cero papel en la institución, estrategia de las 3 R (Reutilizar, Reciclar,
y Reducir.
Revisar y ajustar el proceso de re inducción de los funcionarios de la institución.
Seguimiento y evaluación a los indicadores de gestión de cada proceso de la institución.
Continuar con el mantenimiento del MECI y de la certificación de calidad ISO-9001.
Autoevaluación de estándares de calidad PAMEC.
Continuar con el proceso de autoevaluación de los estándares de acreditación.
Actualización de caracterizaciones de los procesos de la institución.
Seguimiento y evaluación de los planes de acción, POA, en caminados a la calificación del plan de desarrollo.
Fortalecer la auditoria integradora, que involucre todos los componentes de auditoría como, calidad, control interno,
habilitación, acreditación.
Elaboración del Manual de la Rendición de la cuenta a la ciudadanía.
Socializar e implementar el plan de sistemas y de comunicaciones, que como eje central de lo requerido en la
actualización del MECI, nos va a permitir fortalecer más los procesos.
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Firma