2000_094_06info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de
Justicia”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1082/OC-AR, suscripto el 11 de febrero de 1998 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Activos y Pasivos al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses y en
pesos.
2. Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados por el ejercicio N° 1
finalizado el 31 de diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses y en
pesos.
3. Estado de Inversiones al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
4. Notas N° 1 a 9 a los estados financieros.
5. Información Financiera Complementaria al 31/12/98.
Los estados mencionados precedentemente fueron elaborados por la Unidad Ejecutora
Central (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos
1
fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría con fecha 14/12/99 y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 11/08/99 y el 02/09/99, el
20/09/99 y el 14/12/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
Sobre la base de las muestras determinadas se observó lo siguiente:
1. Cabe aclarar que con fecha 30/12/98 la UEC reintegró USD 134.000.- con fondos del
financiamiento BID al Ente Cooperador-Ley N° 23.412, el cual, con carácter de
“créditos temporarios” había abonado, entre los meses de marzo y septiembre de 1998,
los honorarios de los consultores contratados por la UEC para el Programa, hasta tanto
se diera cumplimiento a la totalidad de las condiciones previas al primer desembolso del
BID, según surge de la nota CF N° 44511/99 del Secretario de Justicia del Ministerio de
Justicia de la Nación.
Las facturas por dichos honorarios de consultores no fueron emitidas a nombre del
Proyecto sino del mencionado Ente Cooperador, contando la UEC únicamente con
fotocopias certificadas por el mencionado ente.
2
2. Tal como se expone en nota 7 a los estados financieros al 31/12/98, se abonaron con
fondos BID USD 1.259,88 correspondientes a gastos no elegibles para su
financiamiento (IVA, diferencias de cambio y gastos bancarios).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expuesto en IIIprecedente, los estados financieros identificados en I- exponen razonablemente la situación
financiera del “Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia” al 31 de
diciembre de 1998, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 1082/OC-AR
BID del 11/02/98.
BUENOS AIRES, 25 de enero de 2000.
3
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID
“PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al
“Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1082/OC-AR, suscripto el 11 de
febrero de 1998 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La administración del Proyecto es llevada a cabo por el Ministerio de Justicia de la Nación a
través de la Unidad Ejecutora Central (UEC) creada al efecto.
a) Cláusula 1.01: Costo del Proyecto y Anexo A. punto V. (USD 21.000.000.-).
Al 31 de diciembre de 1998 no se produjeron modificaciones a la matriz de financiamiento
original.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 10.500.000.-.
Al 31/12/98 el total desembolsado por el BID ascendió a USD 525.000.-.
4
c) Cláusula 1.03 y artículo 6.04: Recursos adicionales.
Al 31/12/98 el total aportado en concepto de contrapartida local ascendió a USD 26.106,16
correspondiente al pago de comisión de crédito del préstamo. Al respecto cabe aclarar lo
siguiente:
ƒ
Este importe no incluye USD 1.259,88, conforme a lo expuesto en nota 7 a los estados
financieros presentados, correspondientes a la utilización temporal de fondos
provenientes del BID para la cancelación de gastos no elegibles para el Banco.
ƒ
Tampoco incluye USD 947,06 expuestos como “Otros Aportes”, correspondientes a los
intereses generados por la caja de ahorro del Proyecto.
d) Cláusula 2.01: Amortización.
La primera cuota de amortización es exigible a partir del 11/08/2002.
e) Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. A la fecha de vencimiento (11/08/98) no existían desembolsos del financiamiento
que hicieran exigible el pago de este cargo.
f)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida. Las dos cuotas trimestrales exigibles del ejercicio 1998 fueron dispensadas por el
Banco, conforme nota CAR-4693/98 del 01/10/98.
g) Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.
Cumplida. Por el primer vencimiento de fecha 11/08/98 se abonaron USD 26.106,16.
h) Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de los fondos.
Inciso (a) Se pagaron USD 1.259,88 con fondos BID por gastos que debían ser financiados
con aporte local.
Inciso (b) Sobre la base de un análisis por muestreo, se ha podido verificar su
cumplimiento.
5
i)
Cláusula 3.02: Condiciones especiales previas al primer desembolso para componentes
a ser ejecutados dentro de la órbita del Ministerio de Justicia.
Cumplida. Mediante nota CAR-4639/98 del 25/09/98 el Banco declaró elegible para los
desembolsos del financiamiento al Préstamo 1082/OC-AR dando por cumplidos los incisos
(a) y (b).
j)
Cláusula 3.03: Condiciones especiales previas al primer desembolso de los
componentes a ser ejecutados fuera de la órbita del Ministerio de Justicia.
Cumplida. Mediante las siguientes notas, el Banco ha declarado elegibles para desembolsos a
los componentes:
Cláusula 3.03
i)Fortalecimiento del
ii) Apoyo a la
iii) Mejoramiento de la
Incisos:
Ministerio Público
Defensoría Pública.
Justicia Provincial.
Fiscal (MPF).
(a)
Suscripción
CAR-5982/98
CAR-351/99
CAR-5380/98
Convenio
(10.12.98)
(21.01.99)
(10.11.98)
Contratación
CAR-5135/98
CAR-1086/99
CAR-5136/98
Personal UES
(26.10.98)
(03.03.99)
(28.10.98)
Plan Anual
CAR-2678/98
CAR-4611/98
CAR-4631/98
Operativo
(19.06.98)
(24.09.98)
(24.09.98)
Subsidiario
(b)
(c)
Al respecto se señala que se han suscripto los siguientes convenios subsidiarios de
participación para la ejecución de los componentes:
•
Fortalecimiento del MPF: suscripto con fecha 13/11/98 con la Procuración General de
la Nación.
6
•
Apoyo a la Defensoría Pública: suscripto con fecha 13/11/98 con la Defensoría
General de la Nación.
•
Mejoramiento de la Justicia Provincial: suscripto con fecha 16/10/98 con la Junta
Federal de Cortes y Superiores Tribunales de Justicia de las Provincias Argentinas.
k) Cláusula 3.04: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
No se verificaron reembolsos de este tipo de gastos al 31/12/98.
l)
Cláusulas 4.01 y 4.02: Condiciones sobre precios y adquisiciones y Mantenimiento.
Al 31/12/98 no existieron adquisiciones de equipos por parte del Proyecto.
m) Cláusula 4.03: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
No se verificaron reembolsos de este tipo de gastos al 31/12/98.
n) Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos y Anexo C.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; para las observaciones
particulares nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección del proyecto y al
punto III- 1 de las Aclaraciones Previas del Informe sobre los estado financieros al 31/12/98,
adjuntos.
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ñ) Cláusula 5.01 y artículo 7.01: Registros, inspecciones e informes y Control Interno.
Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora Central mantiene un sistema
contable de partida doble que no se encuentra integrado; los movimientos de fondos se
ingresan en planillas de cálculo diseñadas en Excel, y luego son cargadas manualmente al
sistema contable utilizado.
En lo que respecta a las observaciones particulares del relevamiento del control interno se
remite a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
o) Artículo 4.01: Condiciones previas al primer desembolso.
Mediante nota CAR-4639/98 del 25/09/98 el Banco dio por cumplida la totalidad de los
requisitos previos estipulados en este artículo; al respecto se remite a lo expuesto en el punto
1) 3. de nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
p) Artículo 4.02: Plazo para cumplir las condiciones previas al primer desembolso.
El plazo original venció el 10/08/98, habiendo otorgado el Banco una prórroga hasta el
10/11/98, mediante nota CAR-4630/98 del 24/09/98.
q) Artículo 4.07: Fondo Rotatorio.
Al 31/12/98 la UEC no realizó justificaciones de gastos al BID.
r) Artículo 6.01: Disposiciones generales sobre ejecución del Proyecto.
Según información suministrada por la UEC no existieron misiones del BID al 31/12/98.
s)
Artículo 7.03 (a) (i): Se presentarán informes relativos a la ejecución del proyecto
dentro de los 60 días siguientes a la finalización de cada semestre.
Mediante nota CAR-5583/98 del 19/11/98 el Banco dio por cumplida esta condición
contractual.
8
Se destaca que el BID mediante notas CAR-4628/98 y CAR-5249/98 otorgó prórrogas hasta
el 01/11 y 08/11/98, respectivamente, para la presentación del Informe Semestral, el cual
incluyó actividades hasta el 06/11/98.
BUENOS AIRES, 25 de enero de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1082/OC-AR BID
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/98)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros, notas anexas e información
financiera complementaria, por el ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/98, correspondientes al
“Programa de Apoyo a la Reforma del Sistema de Justicia”, han surgido observaciones sobre
aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor
de detalle en los procedimientos que seguidamente se detallan, ya que el examen se practicó
sobre la base de pruebas selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, de acuerdo a las
observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento
de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas
aplicables en la materia.
1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
1. Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Ejecutora Central (UEC) mantiene un
sistema contable de partida doble que no se encuentra integrado; los movimientos de
fondos se ingresan en planillas de cálculo diseñadas en Excel, y luego son cargadas
manualmente al sistema contable utilizado.
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2. Asimismo, se observó que las órdenes de pago no prevén la firma del receptor de los
fondos, como así tampoco la cuenta contable a la que se debe imputar el pago.
3. Con fecha 15/11/99 la UEC nos presentó la siguiente documentación: mayores contables,
libro diario y balance de sumas y saldos al 31/12/98, con las cifras definitivas en virtud de
los asientos de ajuste propuestos por esta auditoría y aceptados. De la revisión de los
mismos surge que no son coincidentes con los analizados durante las tareas de campo,
especialmente en lo que respecta a los números de cuentas contables utilizadas. Se destaca
que las mismas difieren con la codificación presentada al BID para la obtención de la no
objeción previa al primer desembolso.
Comentarios de la UEC:
1. Es correcta la descripción del sistema contable realizado por la AGN, no obstante
informamos lo siguiente: de la evaluación del control interno que se estableció para el
movimiento de fondos en la UEC se decidió que las órdenes de pago estuvieran
autorizadas por no menos de tres personas: el Director General del Programa, el asistente
ejecutivo de la UEC y el Jefe de la Unidad Administrativa Financiera, o el asistente de
éste; de esta forma se establece un sistema de control interno por oposición de intereses de
tres sectores distintos, quienes tiene a su disposición, en el momento de la firma, toda la
documentación generada por la operación de movimiento de fondos, aunque la carga no se
realiza en forma automática. Hasta realizar la carga manual se trabaja con un conjunto de
planillas de cálculo de Excel.
Finalmente por medio de fórmulas se copia por línea en una planilla llamada Listado de
Ordenes de Pago.xls de la que se obtiene en forma automática una clasificación de los
pagos por actividad y por unidad. Esta última planilla es la utilizada para la carga al
sistema Bejerman.
2. La numeración de las cuentas que se imputan en las órdenes de pago se completó según
vuestra recomendación. Estos comprobantes no son firmados por el receptor de los fondos
por no tratarse de un documento que respalde el pago de los servicios ya que es un
comprobante perteneciente al circuito administrativo interno, como respaldo de la gestión
11
de cobranzas se conservan los recibos o facturas entregados por los prestadores de los
servicios o de los bienes adquiridos.
3. Con respecto al cambio en la numeración de las cuentas utilizadas en el plan de cuentas
remitido en su momento al BID, informamos que, en un principio comenzamos a utilizar
programas Bejerman de contabilidad que funcionaban bajo el sistema operativo D.O.S..
Con miras a contar con elementos más actualizados, al igual que para mantener
herramientas que fueran asistidas de forma más expeditiva y eficiente por el servicio
técnico del fabricante, se realizó la conversión a un sistema operativo que funciona bajo
Windows. En este proceso de cambio es que, sin nosotros poder evitarlo y en forma
automática, el mismo sistema modificó la numeración original, tal es así que en el
momento de solicitar la impresión de un plan de cuentas, en forma paralela, se imprime
una columna con la antigua numeración como guía de referencia.
Operativamente no se modificó ni la ubicación de los rubros, subrubros y cuentas ni el
concepto de los mismos o la mecánica de trabajo, ya que todo el proceso de
contabilización y cierre del ejercicio se llevó a cabo con el sistema operativo D.O.S.; al
realizar la operación de conversión posterior al 31 de diciembre de 1998 fue que al pedir
nuevas impresiones, las mismas se generaban con la nueva numeración. Consultado el
fabricante no pudieron darnos una solución y en vista que no se nos comunicó en tiempo y
forma no pudimos preverlo. Si bien, básicamente, la información no sufre alteraciones
cuantitativas dejamos a su consideración las recomendaciones del caso si es que lo cree
necesario para modificar la situación.
Recomendación: Implementar un sistema contable orgánico e integrado del cual se pueda
obtener información confiable, oportuna y consistente, que permita validar la integridad de
los registros contables del Programa.
2) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Observación: El Manual de Procedimientos Administrativo-Contable implementado por la
UEC incluye el organigrama de la misma, los procedimientos y cursogramas de pagos a
12
consultores y proveedores de bienes, la metodología de constitución y reposición del fondo
fijo y liquidación y pago de las retenciones del impuesto a las ganancias, pero no brinda los
lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada de las operaciones
de cada uno de los subprogramas.
Comentario de la UEC: A la fecha de este informe la Unidad Ejecutora Central se encuentra
abocada a la solución de esta situación cuyos resultados serán transmitidos a la Auditoría ante
la obtención de los primeros resultados.
3) LIBRO BANCO
Observación: En algunos casos el libro banco confeccionado por la UEC para la registración
de los movimientos de la cuenta corriente no expone el número de cheque emitido; por otra
parte se observó que no se registran los cheques anulados.
Comentario de la UEC: Se corrigieron los números de cheques faltantes y la incorporación
de los cheques anulados según sugerencias de vuestra auditoría.
Recomendación: Registrar debidamente los movimientos de la cuenta corriente del proyecto
en el subdiario de Bancos implementado por la UEC.
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4) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
a) Contratación de consultores y emisión de contratos.
Observaciones:
1- No se tuvo a la vista documentación que respalde el cumplimiento por parte de la UEC
de lo previsto en el artículo 72 de la ley 11.672 Complementaria Permanente de
Presupuesto (t.o.1997) y en la Res. N° 545/98 del 04/12/98 de la Secretaría de Hacienda
respecto a la previa aprobación por parte de esta última de la planta de personal (cuya
vigencia abarcará el ejercicio fiscal correspondiente), escalas salariales aplicadas, como
así también las modificaciones posteriores que se propicien en la planta de personal
aprobada (altas y bajas).
Cabe aclarar que en el Decreto N° 162/98 del Poder Ejecutivo Nacional, que aprueba el
modelo de Contrato de Préstamo N° 1082/OC-AR, en su artículo 5° indica que los
contratos de locación de obras y de servicios con terceros quedan sujetos no sólo al
contrato de Préstamo aprobado sino también al artículo 72 de la ley 11.672 mencionada
en el párrafo precedente.
Se destaca que el 100 % de los contratos analizados tienen fecha prevista de
finalización durante el ejercicio 1999 sin contar con las aprobaciones respectivas.
2- De la documentación de respaldo de los contratos que se tuvieron a la vista no surge la
categoría, dedicación, rango asignado a los consultores y escala salarial a aplicar.
3- No se tuvo a la vista documentación que avale el procedimiento de búsqueda de
consultores utilizado por la UEC durante el ejercicio 1998.
4- Los cuadros de evaluación de las ternas adjuntos al acta de calificación no poseen
fecha de emisión, ni se encuentran suscriptos por responsable alguno.
14
Comentarios de la UEC:
1- La escala surge de la documentación aplicada en el Informe del Proyecto (Documento
del BID) Anexo III-2 página 6 del contrato de préstamo 1082/OC-AR. En este primer
período no se informaron las contrataciones que extienden compromisos de fondos a
través de dos ejercicios según las instrucciones detalladas por la Res. del Min. de
Economía 545/98 como fue observado en vuestro informe, por lo que se han tomado las
medidas necesarias para el cumplimiento de la misma.
2- Surge del procedimiento para la selección y contratación de firmas consultoras
establecido en el Anexo C del contrato con el BID 1082/OC-AR y está incluido en cada
contrato.
3- En relación a los consultores contratados durante el ejercicio 1998, no existe
procedimiento de búsqueda preestablecido en el Contrato de Préstamo como sí ocurre
en materia de selección y calificación de postulantes.
4- Se procederá a la verificación de la observación corrigiendo la misma en cada caso en
particular.
Recomendaciones:
1- Aplicar la normativa vigente.
2- Incluir en los contratos de consultores la información faltante detallada en la
observación.
3- Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el proyecto.
b) Legajos de consultores
Observaciones:
1- En el 100 % de los casos analizados las copias del título profesional habilitante no se
encontraban autenticadas en original.
2- En el 80 % de los casos, las copias de la clave única de identificación tributaria CUIT- que se tuvieron a la vista no se encontraban suscriptas en original por los
consultores.
15
3- En lo que respecta a los currículos (CV) de los consultores analizados se observó que,
el 100 % no poseía firma del consultor, el 80 % no poseía fecha de emisión y el 100 %
no poseía sello de recepción de la UEC.
4- Con respecto a los CV de los postulantes de las ternas analizadas se observó que:
• en la mayoría de los casos no poseen firma del postulante, ni fecha de emisión; y
• en el 100 % de los casos no poseen sello de recepción de la UEC y no especifican a
que terna pertenecen.
Comentario de la UEC: Se registró cada uno de los items desarrollados en este punto
para instruir al personal de cada sector que esté afectado por las observaciones contenidas
en el mismo, corrigiendo las deficiencias de la documentación generada en el ejercicio en
curso, y analizando en cada caso en particular la posibilidad de modificar esa situación
sobre los registrados en el período por Uds. auditados.
Recomendación: La UEC debe documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, teniendo en cuenta las normas del BID en la materia.
c) Pago de honorarios
Observaciones:
1. En algunos casos, en las facturas o recibos emitidos por los consultores no se dejó
constancia del importe total del pago.
2. En la totalidad de los casos analizados, el duplicado de los comprobantes emitidos por
la UEC, por las retenciones de ganancias, no se encuentran firmados por el
beneficiario.
Comentarios de la UEC:
1.
Del contrato firmado con cada consultor surge claramente el monto total convenido
que incluye la retención del impuesto a las ganancias.
16
2.
No está contemplado dentro de los procedimientos del BID, no obstante se transmitió
al personal pertinente la orden para que se lleve a cabo según vuestras observaciones.
Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información contable
referida al Proyecto, aplicando los procedimientos administrativos observados.
d) Otras observaciones
1- En un caso analizado, de la respuesta enviada por el consultor a nuestra circularización
de confirmación de pago surge una diferencia en exceso de $ 9.449.- con lo informado
por la UEC.
2- En otro caso no se pudo verificar la condición del consultor frente al IVA a la fecha de
suscripción del contrato (01/07/98).
3- En dos casos analizados las constancias de inscripción ante los impuestos de los
consultores poseen fecha de emisión posterior a su contratación para el Proyecto, no
pudiendo determinar la condición frente al IVA y al resto de los impuestos a la fecha de
suscripción de los respectivos contratos.
Comentarios de la UEC:
1- Los datos informados por la UEC indican los honorarios efectivamente pagados y los
importes retenidos en concepto de impuesto a las ganancias e ingresados en término.
Las retenciones fueron efectuadas por el Ente Cooperador - Ley 23.412 por lo que los
comprobantes respectivos corresponde estén en poder de los consultores y el Ente.
El importe determinado en la orden de pago es el retenido e ingresado en término.
2- El consultor entregó constancia de presentación DDJJ del año 1997, con vencimiento
4/98, del impuesto a las ganancias y sobre los bienes personales, y fotocopias del pago
de jubilación autónomos período 01/01/98-01/07/98.
17
Es correcto el criterio aplicado por la AGN.
3- Verificado y comunicado al personal para su corrección.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto, verificando, a su vez, el cumplimiento de las estipulaciones contractuales.
5) SERVICIOS FINANCIEROS - COMISION DE CREDITO
Observación: Al 31/12/98 la UEC contabilizó el pago del servicio correspondiente al primer
vencimiento de la comisión de crédito contando únicamente como respaldo con una nota de la
Dirección de Administración de la Deuda Pública (DADP) emitida el 31/08/99 por la cual
informa el pago del 11/08/98 por USD 26.106,16.
Comentario de la UEC: Atento a la sugerencia de la auditoría se registró la comisión por
servicios financieros en el rubro Patrimonio Neto como aporte local por un importe de $
26.106,16. Con respecto a la documentación solicitada fue puesta a disposición toda la que
existe en poder de esta Unidad Administrativa. La papelería restante está en poder de la
Tesorería General de la Nación la que no fue remitida hasta la fecha de este informe.
Recomendación: La UEP debe implementar los mecanismos necesarios para obtener
oportunamente la totalidad de la documentación necesaria para la registración y seguimiento
del pago de los servicios financieros del proyecto.
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6) ENTE COOPERADOR – LEY N° 23.412
Observación: Tal como se expone en el apartado III- 1 de nuestro informe sobre los estados
financieros del proyecto adjunto, con respecto a la devolución de fondos realizada por la UEC
al Ente Cooperador por los honorarios pagados por éste último entre los meses de marzo y
septiembre de 1998 con carácter transitorio a los consultores analizados, no se tuvieron a la
vista los comprobantes de retención de ganancias realizadas a los consultores por el Ente
Cooperador en ocasión de realizar los pagos. A su vez, las facturas por dichos honorarios de
consultores no fueron emitidas a nombre del Proyecto sino del mencionado Ente Cooperador,
contando la UEC únicamente con fotocopias certificadas por el mencionado ente.
Comentario de la UEC: Los originales por la devolución realizada al Ente Cooperador por
los honorarios abonados se encuentran en su poder. Lo mismo ocurre con los comprobantes
de retenciones del impuesto a las ganancias.
Recomendación: La UEC debe implementar los mecanismos necesarios para obtener
oportunamente la totalidad de la documentación necesaria para la registración contable de los
pagos realizados por el proyecto.
7) CAPACITACIÓN
Observaciones: Con respecto a los conceptos imputados como pasajes y viáticos
correspondientes a la invitación de personalidades académicas internacionales al “Seminario
sobre el Nuevo Ministerio Público Fiscal y los Desafíos de la Justicia”:
a) No se tuvo a la vista la escala de viáticos aplicada a esa fecha.
b) Se observó que la UEC no tiene implementados formularios preimpresos para la
liquidación de viáticos y reintegro de pasajes a presentar por los beneficiarios del
Seminario con motivo de respaldar los datos volcados en las órdenes de pagos y posterior
control de los mismos.
c) Se observó que los cheques fueron emitidos a la orden de un consultor del programa y no
de los beneficiarios.
19
d) De los tres casos auditados:
• En un caso se observó el reembolso del pasaje y no se tuvo a la vista el original del
mismo.
• En dos casos no se cuenta con los tickets de embarque, y en otro falta el de regreso.
• De la documentación examinada surge que el Seminario era los días 14 y 15 de
diciembre de 1998 (previsto: estadía de 3 días); en un caso se abonaron 6 días sin que
conste documentación que justifique la diferencia de días con lo previsto.
Comentario de la UEC: Para la respuesta de los puntos solicitados en este ítem no se cuenta
más que con la documentación puesta a disposición de la Auditoría y atendiendo a que la
mayoría de los temas son el resultado de contrataciones específicamente referidas al
Seminario de Capacitación llevado a cabo por la Unidad Ejecutora Central para el Ministerio
Público Fiscal esperamos recabar la información suficiente para satisfacer la solicitud en un
nuevo informe.
Recomendación: Documentar adecuadamente las operaciones financiadas con los fondos del
Programa.
BUENOS AIRES, 25 de enero de 2000.
20
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DEL SISTEMA DE JUSTICIA”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 1082/OC-AR BID
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con las imputaciones
efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria;
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto,
abiertas en el Banco de la Nación Argentina;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance de nuestra tarea comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del BID;
-
el 100 % de los orígenes de contrapartida local; y el
-
44,28 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos
Efectuados por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Por último, cabe informar que la Unidad Ejecutora Central no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 25 de enero de 2000.
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