1998_172_21info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio 1997)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/97, correspondientes al
“Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP), parcialmente financiado con recursos
provenientes del Contrato de Préstamo N° 899/OC-AR suscripto el 26/03/96, entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos, y Anexo
1 que forma parte integrante del mismo.
2) Estado de Usos y Fuentes de Fondos al 31 de diciembre de 1997, expresado en pesos.
3) Estado de Inversión al 31/12/97, expresado en pesos.
4) Información Financiera Complementaria:
- Trabajos ejecutados Aporte Nacional al 31/12/97, expresado en pesos.
- Firmas consultoras al 31/12/97, expresado en pesos.
- Situación de Anticipos y Justificaciones al 31/12/97, expresado en dólares.
1
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) sobre la
base de los registros contables llevados en pesos (tipo de cambio $ 1 = USD 1) y son de su
exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría con fecha 14/07/98 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría, habiéndose efectuado las tareas de campo entre el 14/05/98 y el 14/07/98.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en I- presentan
razonablemente la situación del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” al 31 de
diciembre de 1997, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con normas contables usuales y con las estipulaciones del Contrato
de Préstamo N° 899/OC-AR del 26/03/96.
BUENOS AIRES, 22 de julio de 1998.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
(Ejercicio 1997)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP), por el ejercicio N° 2
finalizado el 31/12/97, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financiero contempladas en el Contrato de Préstamo N° 899/OC-AR, suscripto el 26 de
marzo de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa se encuentra a cargo de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca
y Alimentación (SAGPyA), a través de la Unidad de Ejecutora Central (UEC) creada a tal efecto.
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, cabe formular las siguientes
consideraciones:
1)
Cláusula 1.01: Costo del Proyecto: USD 336.505.000.-.
La información requerida obra en el Estado de Situación Financiera al 31/12/97 adjunto al
presente informe.
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2)
Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 125.000.000.-.
Al 31/12/97 el BID desembolsó a través del Préstamo N° 899/OC-AR un total de USD
3.648.110,31 y, a través del Project Preparation Facility (PPF) N° 821/OC-AR, USD
1.500.000.-.
3)
Cláusula 1.03: Recursos adicionales por USD 211.505.000.-.
La información requerida obra en el Estado de Situación Financiera al 31/12/97 adjunto al
presente informe.
4)
Cláusula 2.02: Intereses.
No se abonaron cargos por este concepto al 31/12/97.
5)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Durante el ejercicio 1997 el BID debitó de la cuenta del préstamo por este concepto un
total de USD 97.853.-.
6)
Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Durante 1997 se abonaron los siguientes importes en concepto de comisiones:
Período
Fecha de vencimiento
Importe en USD
1° semestre
26/03/97
464.216,53
2° semestre
26/09/97
472.602,74
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7)
Cláusula 3.02: Condiciones especiales previas al primer desembolso.
Inciso (d): Suscripción de convenios marcos.
Durante el ejercicio 1997 se formalizaron convenios con las provincias de Mendoza,
Corrientes, Río Negro, Chubut, Misiones, Neuquén y Tucumán.
Inciso (f): Formalización con el BIRF de un financiamiento por USD 125.000.000.-.
Cumplida. Formalizado a través del Convenio de Préstamo N° 4150-AR “Proyecto de
Desarrollo Agrícola Provincial” suscripto con el BIRF el 20/01/98 -Decreto 1330/97-.
8)
Cláusula 3.03 (a): Reembolso hasta el equivalente de USD 2.000.000.- para gastos
anteriores al convenio de préstamo (posteriores al 01/03/95 y anteriores al 08/11/95).
Se reembolsaron gastos anteriores al convenio de préstamo por USD 443.349,96
correspondientes a obras ejecutadas por la provincia de Mendoza.
9)
Cláusula 3.03 (b): Retención hasta el equivalente de USD 1.500.000.- para reembolsar
el préstamo otorgado de acuerdo con el contrato 821/OC-AR y hasta USD 100.000.para amortizar el préstamo del contrato 762/OC-AR.
Al 31/12/97 el Banco no había procedido a retener importe alguno por los conceptos
mencionados.
10)
Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida. No obstante, por observaciones puntuales nos remitimos al punto B- 1) de
nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
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11)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida.
12)
Cláusula 4.05 (a): Tarifas.
Sobre el particular la Unidad de Coordinación puso a disposición de esta Auditoría la
Síntesis del Proyecto Constitución (Mendoza); la Síntesis del Proyecto Monte Caseros
(Mendoza) y la Síntesis del Proyecto Tramo Inferior Río Mendoza (Mendoza), en las que se
describen, entre otros, aspectos de capacitación y mantenimiento, recuperación de costos de
inversión y normas legales que garanticen la recuperación de costos.
13)
Cláusula 4.06 (a): Planes operativos anuales.
Cumplida según nota CAR 0990/98 de fecha 09/03/98.
14)
Cláusula 4.07: Subproyecto de riego del Alto Valle del Río Negro.
Cumplida. Al respecto se suscribió el Convenio Marco con la Provincia de Río Negro el
29/12/97.
15)
Cláusula 4.09 (a) (ii): Procedimientos para compilar y procesar datos anuales.
Cumplida según se señala en nota CAR 1794/97 de fecha 29/04/97.
BUENOS AIRES, 22 de julio de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio 1997)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros al 31/12/97 del “Programa de
Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP), han surgido observaciones sobre aspectos relativos
a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos
considerado necesario informar a la Dirección del Proyecto para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras selectivas determinadas durante el desarrollo de nuestro examen,
surgen los comentarios siguientes:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/97.
1) REGISTRACIÓN CONTABLE.
Observación: Reiteramos lo observado en el período precedente sobre las falencias del
sistema contable implementado por la Unidad Ejecutora Central:
- Los asientos se enumeran mensualmente cuando lo correcto es hacerlo por ejercicio
calendario.
- No existe correlatividad entre los números de asiento y la fecha de cada registro, lo que
indica que la registración no sigue una secuencia similar al desarrollo de las órdenes de
pago.
Comentario de la UEC: Al 14/07/98 ya se encuentra instalado el Sistema de
Administración Financiera (SAF) del Programa, que está compuesto por tres módulos
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(Proyectos - Contratos - Desembolsos) que integran una contabilidad general y se está
empezando a cargar en dichos módulos la información que derivará en la obtención de un
sistema contable con numeración correlativa.
Recomendación: Corregir las falencias indicadas precedentemente mejorará el grado de
confiabilidad de la información contable que suministra el sistema.
2) SERVICIOS DE CONSULTORÍA.
Observaciones :
a) Contratos.
La fecha de firma de los contratos formalizados con consultores es posterior a la fecha
de vigencia de la contratación.
b) Legajos de consultores.
-Los currículos de los profesionales ternados, agregados a los legajos individuales de
los consultores, en todos los casos son fotocopias, excepto el correspondiente al
profesional designado.
-Se han visualizado informes de avance sin fecha de presentación y sin la firma del
responsable. En algunos casos, cuando la contratación se refiere a una locación de
servicios, dichos informes resultan ser idénticos para distintos períodos
c)
Pagos por servicios de consultoría.
Se han abonado honorarios en concepto de servicios de consultoría cuya fecha de pago
es anterior a la fecha de presentación de los recibos emitidos por los profesionales
contratados.
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d) Pagos por servicio de apoyo administrativo.
Se han detectado pagos por la prestación de servicios administrativos no amparados a
través de la formalización de un contrato que determine su relación con el Proyecto
(periodo enero-agosto de 1997).
Comentarios de la UEC:
a) La causa de los retrasos obedece a tener que cumplir la UEC, como condición previa a la
firma del contrato de Préstamo, con la aprobación de la planta esencial de la UEC.
b) y c) Se acentuará el grado de vigilancia en el cumplimiento de observaciones que se
reiteran.
Recomendación: Mejorar los controles administrativos de los circuitos de contratación y
pago de los servicios de consultoría.
3) CONTROLES ADMINISTRATIVOS.
Observación: Se detectaron comprobantes abonados por el Proyecto que no identifican al
mismo.
Comentario de la UEC: Se vigilará que no se incurra en el error de que se rindan
comprobantes en el Proyecto confundiendo la sigla del Programa con la de otro.
4) CAJA CHICA.
Observación: Reiteramos la observación formulada en nuestro Memorando a la Dirección
del período anterior respecto a la falta de normas escritas con respecto a la constitución,
monto, reposición, uso y niveles de autorización de gastos de la Caja Chica, necesarios e
indispensables para un correcto manejo de los fondos canalizados a través de la misma.
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Comentario de la UEC: Se tendrá en cuenta para 1998 la implementación de un circuito
que corrija y mejore el manejo de estos fondos menores.
Recomendación: Establecer normas escritas sobre la administración de la Caja Chica y
efectuar controles periódicos y adecuados sobre el uso de estos fondos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO.
1) COMPRAS.
Observaciones: Con referencia a las contrataciones realizadas por el Proyecto en 1997 para
trabajos de refacción y pintura de oficinas del PROSAP, cabe señalar lo siguiente:
a) Se han sufragado gastos por un total de $ 15.499,25 (materiales por $ 10.399,25 y mano
de obra por $ 5.100.-) observándose que:
1. Se anticiparon fondos, a la persona encargada de realizar el trabajo, para la compra de
materiales que después rindió con los respectivos comprobantes.
Orden de pago
Importe en $
1-4
4.900.-
1-50
2.000.-
2-25
3.500.-
2-73
2.600.-
2. No obra en poder del Proyecto antecedente alguno que respalde el proceso de
contratación de la prestación de dicho servicio (concurso de precios, adjudicación,
contrato, etc.).
3. No se formalizó contrato con el encargado de realizar el trabajo.
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4. Gran parte del material adquirido y rendido por el encargado de realizar los trabajos
fue comprado al mismo proveedor sin solicitud de distintas cotizaciones.
b) Se anticiparon fondos a orden del señor Alvaro Hernán GARCIA por $ 1.000.-,
rindiendo los siguientes comprobantes:
A la orden del Proyecto
importe en $
PROSAP
875,96
PROMSA
124,04
TOTAL
1.000,00
Comentario de la UEC: Los formularios que se utilizan en el circuito previsto para las
actuales operaciones de adquisiciones y contrataciones tienden a corregir las deficiencias
señaladas.
Recomendación: Seguir las pautas establecidas tanto por el Banco como por la normativa
interna de la Nación en materia de contrataciones y adquisiciones.
2) CAJA CHICA
Observación: Del análisis efectuado en el período bajo examen sobre el uso de los fondos
canalizados a través de la caja chica, además de lo ya expuesto en A- precedente, pudo
comprobarse que:
- Las reposiciones se realizaron por montos distintos a lo rendido, excediendo en algunos
casos el monto total de la Caja ($1.000.-).
- Se abonaron conceptos que no deberían canalizarse a través de la Caja Chica.
- Se ingresaron fondos a la Caja Chica, producto de devoluciones de rendiciones de
viáticos, que deberían haberse depositado.
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Comentario de la UEC: Se tendrá en cuenta para este ejercicio la implementación de un
circuito que corrija y mejore el manejo de estos fondos menores.
Recomendación: Reiteramos lo expuesto en A- 4) precedente, con respecto a establecer
normas escritas sobre la administración de la Caja Chica y efectuar controles periódicos y
adecuados sobre el uso de estos fondos.
3) CONCILIACIONES BANCARIAS.
Observación: No se detalla el N° de cheque en las partidas pendientes de conciliar.
Comentario de la UEC: Se implementará.
Recomendación: Detallar en forma clara y precisa las partidas pendientes en las
conciliaciones preparadas por el Proyecto.
4) PASAJES Y VIATICOS.
Observaciones:
a) En la mayoría de los casos examinados no se adjuntan, a la documentación respaldatoria
de los gastos abonados por el Proyecto en concepto de pasajes, las respectivas tarjetas
de embarque que acreditan la realización del viaje.
b) En algunos casos puntuales se liquidó un día y medio de viáticos cuando, por el tiempo
de estadía, correspondía liquidar un día.
Comentarios de la UEC: Se solicitará a partir de julio de 1998 la presentación de las
tarjetas de embarque y se intensificará el control de horarios en los que corresponda único
día de viáticos.
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Recomendaciones:
a) Adjuntar a la documentación respaldatoria las tarjetas de embarque respectivas.
b) Tener en cuenta la normativa vigente sobre la metodología de liquidación de viáticos.
5) REGISTRO INVENTARIO.
Observación: El registro de inventario de bienes y equipos no se encuentra valuado, lo que
afecta la integridad de la información que contiene el mismo.
Comentario de la UEC: Se implementará que dichos datos los contenga una única planilla.
Recomendación: Proceder a valuar el registro de inventario de bienes y equipos llevado
por el Proyecto a fin de mantener completa la información.
6) REGISTROS CONTABLES.
Observación: Si bien la única Unidad Ejecutora Provincial del Proyecto (Mendoza)
mantiene un sistema contable a través de cuentas separadas en las que vuelca toda la
información financiera del subproyecto, éste no es integrado con el que utiliza el Programa
en su conjunto.
Comentario de la UEC: La consolidación de la información contable está prevista en el
Sistema de Administración financiera que está empezando a utilizarse y que fuera aprobado
por el BIRF con fecha 11 de febrero de 1998, como una de las condiciones de efectividad
del Préstamo que éste financia.
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Recomendación: Debido a que en el ejercicio 1998 ejecutarán otras provincias
participantes, es indispensable implementar un sistema de registración contable integrado
que de origen a la información financiera integral del Proyecto.
BUENOS AIRES, 22 de julio de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 899/OC-AR BID
(Ejercicio 1997)
Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con
las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de los
informes presentados por los mismos;
- Análisis de la naturaleza de las erogaciones;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos e inspección ocular de los mismos;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad
auditada.
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros:
-
el 100% de los aportes al Programa durante 1997 (Pasivo y Fondos Aporte Nacional); y
-
el 52 %; 60,46 %; 85,37 % y 83,19 % de las erogaciones realizadas en 1997 en concepto de
honorarios, pasajes y movilidad, viáticos y otros gastos, respectivamente.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 22 de julio de 1998.
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