1998_142_29info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005
“APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/005.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria
detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997,
correspondientes al Proyecto N° ARG/96/005 “Apoyo a la Reconversión de las Obras Sociales”,
de acuerdo al Documento suscripto el 8 de febrero de 1996 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
El proyecto en cuestión es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 4004-AR “Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26
de abril de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses, y notas anexas que
forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1997, expresado en pesos.
2.- Nómina de consultores contratados por el Proyecto en el año 1997
3.- Copia de la “Situación Financiera Actualizada al 31/12/97” y listados anexos,
expresados en dólares estadounidenses, emitidos por la oficina Buenos Aires del
PNUD.
4.- Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A por el
ejercicio finalizado el 31/12/97, expresados en dólares estadounidenses, emitidos
por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y certificados y conciliados por la
Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
Los estados financieros expuestos en I- a) y b) 1. precedentes fueron elaborados en
pesos por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad. Se encuentran expresados en
dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $
0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados por la UEP con fecha 24 de abril
de 1998. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Cabe señalar que nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el
correspondiente examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el
02/02/98 y el 02/03/98, entre el 01/04 y el 06/04/98, y el 24 y 27/04/98.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
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general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con
las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo
al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección
8, del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el Proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración
de procedimientos adjunta.
III-
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/005 “Apoyo a la
Reconversión de las Obras Sociales” al 31 de diciembre de 1997, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento
del Proyecto de fecha 08/02/96 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el Párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña
al presente Informe.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005
“APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/005.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31
de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/005 “Apoyo a la
Reconversión
de
las
Obras
Sociales”,
han surgido
observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/97
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Ternas de consultores
Observaciones:
- En la mayoría de los casos, los currículos (C.V.) que integran las ternas para la
selección de personal no están firmados por el consultor respectivo, ni especifican la
fecha de presentación.
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- No se han tenido a la vista los cuadros de evaluación con los puntajes obtenidos por
cada postulante.
Comentario de la UEP: A fines de 1997 se ha cumplimentado la observación
efectuada para el ejercicio anterior, solicitándole a los señores consultores que
presenten sus C.V. en las condiciones establecidas.
Por otra parte, también se han comenzado a confeccionar los cuadros de evaluación, a
fin de cumplimentar la recomendación efectuada por la AGN para el ejercicio anterior.
b) Informes de consultores
Observación: En algunos casos, el proyecto no dejó constancia de la recepción de los
informes presentados por los consultores (fecha y sello). A su vez, algunos de ellos no
poseían fecha de presentación ni firma del consultor.
Comentario de la UEP: A fines de 1997 se implementó un sistema de recepción de
informes en el cual se detalla la fecha de emisión y la fecha de recepción de la UEP.
Asimismo, se ha informado a los consultores sobre la obligatoriedad de presentar sus
informes con fecha de emisión y firma.
c) Términos de Referencia (TOR´s)
Observación: En algunos casos no se encontraron, adjuntos a los contratos, los TOR´s
suscriptos por el consultor. A través de éstos, el consultor se responsabiliza por la tarea
a realizar, conforme se estipula en la cláusula primera de los contratos.
Comentarios de la UEP: A fines del ejercicio 1997 se comenzó a solicitar a los
consultores la firma de los términos de referencia conjuntamente con el contrato.
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTORES
a) Contratos retroactivos
Observación: En algunos casos se verificó un significativo atraso entre el inicio de
actividades del consultor en el Proyecto y la posterior emisión del contrato.
Comentario de la UEP: Las demoras se han ocasionado en atrasos por parte del BIRF
en otorgar las respectivas no objeciones, las cuales fueron solicitadas con la debida
antelación (se contó con la aprobación verbal del BIRF). No se ha verificado ningún
caso en que una contratación quedara invalidada por no otorgarse la no objeción. En
algunos casos, la necesidad de contratación surge en acuerdo y a pedido del BIRF,
donde se estipula el inicio de tareas y se asume que las respectivas solicitudes se
presentan luego de la fecha de inicio, pero en todos los casos se contó con la
mencionada no objeción.
Por otra parte, en el ejercicio 1997 se firmaron renovaciones de contratos con
posterioridad al inicio de actividades, debido a la demora en la aprobación de la Planta
de Personal por parte de la Dirección Nacional de Ocupación y Salarios del Sector
Público, de la Subsecretaría de Presupuesto del MEyOSP. La misma fue aprobada con
fecha 3 de febrero de 1997 (Res. N° 31/97).
Recomendación: Aplicar la normativa de PNUD en la materia (Capítulo III, punto 32,
del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el
Gobierno).
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b) Términos de referencia
Observación: En la mayoría de los casos analizados, los términos de referencia
correspondientes a los contratos de locación de servicios por períodos superiores a 4
meses no prevén la presentación de informes de avance.
Comentario de la UEP: No se prevé la presentación de informes de avance por
tratarse de consultores que desarrollan tareas de cumplimiento continuo y predefinido
en el Manual de Operaciones, y cuya gestión es supervisada en forma permanente por
los gerentes de área y por el Coordinador del Proyecto.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en la materia.
2- VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: La UEP no deja evidencia del control y seguimiento realizado sobre los
pasajes adquiridos y su posterior utilización, la cual ocurre, en algunos casos, con una
demora de hasta 60 días.
Comentario de la UEP: Durante 1998 se implementó una planilla de control, en la cual se
detallan los pasajes solicitados, la fecha en que fueron utilizados, los facturados por OIM y
los pagados.
3- EQUIPOS
Observación: Se imputaron a la línea 45.01 gastos superiores a $50 correspondientes a
insumos de mantenimiento de equipos.
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Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Tener en cuenta lo estipulado por el PNUD, imputando dichos
suministros fungibles a la línea correspondiente (45.03).
4- SUBCONTRATOS
Observaciones:
a) Respecto a las actas del Concurso 3/24 por servicios de consultoría para asistir
técnicamente a la Obra Social del Personal de Televisión en la formulación del Plan de
Reconversión, se observó que la apertura de la oferta económica (Sobre N° 2) se
realizó con anterioridad a la apertura de la oferta técnica (Sobre N° 1).
b) No se tuvo a la vista documentación que respalde la revisión de la Gerencia de
Operaciones, revisión del Coordinador y revisión y aprobación del Comité del
Programa de la precalificación de las Obras Sociales.
c) Las facturas presentadas por una firma consultora no cumplen con la Res. N° 3419 en
lo que respecta a la fecha de inicio de actividades e impresión de comprobantes.
d) Se observó la liberación del pago del anticipo a una firma consultora con anterioridad a
la Solicitud a Cancillería de la autorización presupuestaria.
e) En un caso se observó que, conforme a los plazos contractuales, la presentación del
Plan de Reconversión operó el 31/01/97, liberándose el pago final a la consultora con
fecha 21/05/97.
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Comentarios de la UEP:
a) Por un error de tiempo se colocó en forma descompaginada el horario de iniciación de
las Actas.
b) La revisión se documenta con la Carta de Notificación a la Obra Social informando la
Precalificación.
c) Se tendrá en cuenta la observación a fin de dar cumplimiento a la norma.
d) Se ha observado el error cometido, el cual se debió a que luego de la firma, el contrato
no fue remitido a la Gerencia de Administración para efectuar la verificación en
Cancillería y sólo se tomó conocimiento de tal hecho en el momento del archivo del
pago, al no estar confeccionado el legajo que contiene dicho contrato y al cual se
adjunta el pago efectuado.
El pago se efectuó con la no objeción del BIRF, habiéndose solicitado luego la
convalidación a Cancillería.
Se tendrá en cuenta la observación con el fin de realizar un seguimiento más exhaustivo
de los contratos y no cometer, en lo sucesivo, errores formales de procedimientos.
e) Se deja constancia que la consultora presentó el Plan de Reconversión en la fecha
establecida, pero no así la factura correspondiente al último pago, respecto de la cual
esta UEP no objeta el momento en el que la firma decide hacer la presentación de la
misma.
Recomendación: Realizar un seguimiento más estricto de los procedimientos formales de
las contrataciones realizadas por el Proyecto.
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5- INFORMES FINANCIEROS- SOLICITUD DE ANTICIPOS DE FONDOS
Observación: Se han solicitado fondos por importes superiores al saldo disponible en
poder del PNUD.
Comentario de la UEP: Se solicitan fondos en función al Plan de Actividades vigente, en
los términos del convenio de préstamo BIRF y, dado que es una solicitud a trimestre
adelantado, puede ocurrir que, por cuestiones técnicas, se ejecute a un ritmo menor al
inicialmente previsto. Por otra parte, en general se adopta el criterio de incrementar la
solicitud de fondos trimestral, dadas las dificultades y complejidades administrativas que
interpone el PNUD en el caso inverso, es decir, que se prevea en defecto.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en la materia.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/005
“APOYO A LA RECONVERSIÓN DE LAS OBRAS SOCIALES”
(Ejercicio finalizado el 31/12/97)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la
Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento
Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de
Proyectos del citado organismo, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/97 con los registros en
moneda local y extranjera que le dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del
Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
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- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió el 100 % del origen de los fondos durante 1997 y el 42,59 %
de la Aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el
ejercicio finalizado el 31/12/97.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 30 de abril de 1998.
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