2002_164info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a
la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y Anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo.
1
b) Nota a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 7.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2001,
expresado
en
dólares
estadounidenses, notas y anexos que lo acompañan.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 1 de
noviembre de 2002 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02 y el 02/09/02 y el
4/11/02.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
2
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados
financieros, la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido. Por lo tanto
éste no registra contablemente los pasivos que al 31/12/01 ascendían a $ 71.277,61,
conforme se detalla en Nota 7 a los mencionados estados (la misma contiene un error de
tipeo, donde dice $ 71.211,61 debe leerse $ 71.277,61). La cifra mencionada representa el
2 % de las aplicaciones del ejercicio.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de
Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha
04/02/98 y posteriores revisiones.
3
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 18 de noviembre de 2002.
4
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2001, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación
del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para
su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01.
1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
Observaciones:
Antecedentes de contratación: Se reitera lo manifestado en el ejercicio anterior respecto a
la falta de evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la
formulación del subcontrato con OIM (Organización Internacional para las Migraciones),
que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto
49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La
existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que
pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la
comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.”
5
Comentarios de la UCP:
Antecedentes de contratación: Se tendrá en cuenta lo observado no obstante ello cabe
mencionar que luego de la última transferencia de fondos de fecha 20/12/00 el contrato no
fue renovado, manteniendo esta Unidad de Coordinación un contrato con la OIM
solamente para la emisión de pasajes y el pago de viáticos.
Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de
Gestión de Proyectos del PNUD al momento de formular las contrataciones.
2-CONSULTORES - Antecedentes de Contratación
Observación: Se mantiene la observación respecto a la falta de constancia, en los legajos
de los consultores, del proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación
para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres
postulantes para cada función.
Comentario de la UCP:
Cabe señalar que el informe de AGN del año 2000 fue recepcionado el 1 de Octubre del
2001. A partir de esa fecha se tomó conocimiento de lo observado y se implemento ,
mediante memorándum de fecha 16/10/2001 del Dr. Ricardo Schwarcz en ese momento ,
coordinador de la UCEPMIyN, a cargo del PROMIN un instructivo (ya incorporado al
manual de contrataciones vigente actualmente). Es en ese momento cuando se
implementan las recomendaciones de AGN , de modo que si la verificación que genera
estos comentarios comprende Enero/Setiembre 2001 lógicamente persisten las dificultades
En la actualidad todos los legajos poseen constancia de aprobación de los informes por el
responsable
o gerente del Area
y en el caso de incorporaciones, la correspondiente
evaluación de selección del consultor, instrumentada mediante grilla y acta.
Además de lo indicado, debe tenerse en cuenta que en la medida que existan/hayan
existido recomendaciones, no se efectúa una nueva selección y por lo tanto no se
encontrará la documentación correspondiente en los legajos.
6
Recomendación: Mantener legajos completos con toda la información que respalde el
proceso de evaluación de los consultores contratados.
3- CONSULTORES -Informes:
Observación: Se mantiene la observación respecto a que:
- Los informes tenidos a la vista no poseen constancia de aprobación por parte de la
Unidad de Coordinación; y
- En algunos casos no se tuvo evidencia de la fecha de recepción de los informes.
Comentario de la UCP:
Nos remitimos a lo manifestado en el punto 2 del presente informe.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores contratados
por el Proyecto, tal como surge del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 28 y 41.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- VIAJES
Observaciones:
1) La orden de pago nº 28 de fecha 5/01/01 presenta rendiciones de viáticos,
correspondientes a un consultor cuyo domicilio de residencia es la provincia de Santa
Fe, que merece los siguientes comentarios:
- se adjuntan varias rendiciones desde el 22/09/00 al 27/12/00;
- las rendiciones no se realizan correlativamente con las fechas en que se efectuaron
los viajes, por ejemplo:
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RENDICIONES DE VIATICOS
Nº
FECHA
IMPORTE
247
18/10/00
85,60
307
13/10/00
63,09
330
14/11/00
64,29
331
8/11/00
63,09
2) Por orden de pago Nº 88 de fecha 29/01/01 se paga la rendición Nº 99 por $ 484 de
concepto de viáticos, que corresponde a un viaje efectuado por un consultor el 14/06/00
(Bs.As.-Bariloche) con regreso el 19/06/00.
Comentarios de la UCP:
1) Viajes Santa Fe: Los viajes a los que se hace mención corresponden al ex Coordinador
de la UEP de Santa Fe, quien residía en la ciudad de Rosario, sede del PROMIN I,
Préstamo 3643-AR. Mientras se cerraba el Subproyecto Rosario se ponía en marcha
simultáneamente el Subproyecto Santa Fe, PROMIN II, Préstamo 4164-AR. El
Coordinador Dr. José Kruel debía viajar semanalmente para atender las necesidades
correspondientes.
Ese contrato se administraba desde esta Unidad de Coordinación y por tal motivo todos
los pasajes y viáticos de los coordinadores provinciales, salvo contadas excepciones, se
abonaban desde esta GAF.
Dada la periodicidad de los viajes, el Coordinador UEP remitía en un mismo
memorándum el detalle de varios viajes, para que esta GAF procediera a la
correspondiente liquidación. Para realizar el reembolso se sacaba fotocopia del
memorándum por tantos viajes como se hubiesen realizado y se procedía a la
liquidación por separado para evitar confusiones. En cuanto a la observación de
correlatividad de las liquidaciones se debe a que, al llegar todas las rendiciones juntas se
8
liquidó sin organizar por fecha.
Desde abril de 2002 ésto se ha modificado y se ha descentralizado y es cada
Subproyecto quien debe liquidar y abonar sus propios pasajes.
2) Orden de pago número 88 consultor Guido De Nicotti:
El reembolso número 99 del 23/06/2000 había sido liquidado con la orden de pago
número 383 del 11/07/2000, mediante cheque Citibank 3753. La contadora Andrea
Altamirano cuando realiza la conciliación bancaria observa que no se había presentado
al cobro el cheque antes mencionado. Al poner en aviso al consultor Guido De Nicotti
éste advierte que lo ha extraviado. El día 05/01/2001, el consultor eleva un
memorándum a la GAF en donde solicita que se proceda a la emisión de un nuevo
cheque. El día 29/01/2001 se emite el cheque Nº 1395 del Citibank en donde se liquidan
otros viajes y se incluye el importe del cheque extraviado. (Se adjunta memorándum del
Consultor Guido De Nicotti, y órdenes de pago correspondientes). Entendemos que esta
observación no corresponde si es que alude a la demora en la liquidación, puesto que la
liquidación fue efectuada oportunamente, aunque por motivos no atribuibles al
Proyecto, no se efectivizó el cobro.
A este respecto entendemos importante destacar, que este tipo de dificultades será
puesta de relieve en la próxima auditoría (ejercicio 2002), ya que en numerosas
ocasiones y por motivos diferentes –falta de firmas autorizadas, o falta de autorización
de las nuevas autoridades del Ministerio para librar pagos, falta de fondos debido a la
interrupción de desembolsos de los Bancos, etc., atravesadas desde fines del año 2001
hasta concluir el primer trimestre 2002 y parte del segundo trimestre- que entendemos
que habrán operado sobre un sinfín de proyectos de este país, no ha sido posible abonar
en término, no sólo los pasajes y viáticos, sino facturas de proveedores, honorarios de
consultores, etc.
Recomendación: se recomienda evitar la contratación de consultores cuyo domicilio de
residencia supera los 100 km. de distancia del proyecto donde desarrolla su trabajo, en
virtud de resultar más oneroso para el proyecto. Así también, se debe cumplir con el
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Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno en su
Capítulo III, Recursos Humanos, punto 104, que estipula que la liquidación de viáticos
debe realizarse dentro de las 48 hs. de concluida la misión.
2- CONSULTORES
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación: En algunos de los consultores muestreados se observó
la terna incompleta o sólo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor
seleccionado.
b) Legajos:
- En algunos legajos se observan que los currículos no contienen, firma del consultor,
fecha de emisión y sello de recepción por parte de la UCP.
- En algunos casos, las solicitudes de contratación no poseían fecha de emisión.
- Algunas Declaraciones Juradas (sobre incompatibilidades) no constan en los legajos.
c) Contratos:
- En la mayoría de los contratos tenidos a la vista, correspondientes a los meses de
agosto y septiembre, se observa que la firma del contrato se efectuó con una demora
considerable al de inicio de actividades (26 días promedio).
- Se observaron algunos Términos de Referencia sin la firma del consultor contratado.
d) Pagos:
- Las facturas presentadas por un consultor expresan su condición de responsable no
inscripto frente al IVA, en tanto la documentación obrante en su legajo (constancia
de inscripción) surge que es responsable inscripto.
Comentarios de la UCP:
a) Antecedentes de Contratación:
El informe de AGN del año 2000 fue recepcionado el 01/10/01 de modo que si la
verificación que genera estos comentarios comprende enero/setiembre 2001
lógicamente persisten las dificultades.
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A partir de esa fecha se tomó conocimiento de lo observado y se implementó, mediante
Memorándum de fecha 16/10/2001 del Dr. Ricardo Schwarcz -en ese momento,
Coordinador de la UCEPMIyN, a cargo del PROMIN- un instructivo (ya incorporado al
Manual de Contrataciones vigente actualmente). En la actualidad todos los legajos de
consultores que constituyen incorporaciones, cuentan con la correspondiente evaluación
de selección del consultor, instrumentada mediante grilla y acta –ya que, de tratarse de
recontrataciones de consultores, no se efectúa una nueva selección y por tanto no se
encontrará la documentación correspondiente en los legajos-.
b) Legajos:
CV: La mayoría de los legajos que AGN consultó de muestra, corresponde a
contrataciones que se iniciaron en el año ’94, fecha en la que aún no se habían realizado
las observaciones correspondientes por la AGN, ni implementado el instructivo
indicado en B.2) a). En la actualidad cada nueva contratación cuenta con el C.V.
firmado. Se toma nota de lo observado y se aplicará a futuro fechar la recepción en la
UCP.
Fecha solicitudes de contratación: se toma en cuenta la observación.
Declaraciones Juradas de Incompatibilidad: Están a disposición de esa Auditoría, en los
legajos de consultores las respectivas Declaraciones Juradas de los consultores. Los
contratos del mes de julio 2002 –un mes de vigencia- están acompañados por las DDJJ.
Los de agosto a diciembre también. Las enmiendas a estos últimos no (por considerarlo
innecesario). Los contratos del 2002 (incluso suscriptos en diciembre 2001) cuentan en
su totalidad con dicha DDJJ.
c) Contratos:
Retrasos emisión contratos agosto y setiembre: El retraso en los contratos
correspondientes al mes de agosto, se debió a que se estaba aguardando las no
objeciones a las contrataciones por parte de la UFIS –nuevo procedimiento-.
El 24/09/001 la Unidad de Coordinación recibió la Circular del PNUD Nº 027/01 con
modificación de la escala de honorarios retroactivamente al 1º de septiembre, razón por
la que se debieron hacer las enmiendas con carácter retroactivo. Esta situación es
aplicable a la totalidad de los Proyectos PNUD.
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Términos de Referencia: Los TORs están visados en todos los casos por los consultores,
como parte integrante del contrato, pero se toma en cuenta la observación.
d) Pagos:
Sin comentarios.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos como así también mantener
legajos completos respecto al proceso de selección, evaluación y cumplimiento de trabajos
de los consultores.
3- SUBCONTRATOS ASISTENCIA TÉCNICA-OIM
Observaciones:
a) Con referencia al contrato celebrado con la OIM, cabe observar lo siguiente:
- El 14/02/01 se solicita al BIRF la no objeción para el nuevo contrato por el período
01/01/01 al 30/06/01, por la suma de $ 59.148,00. La misma fue otorgada el
13/03/01.
- No detalla la fecha de firma (espacio en blanco).
- No se encuentran inicialadas las hojas que constituyen el Acuerdo, sólo se firma la
última página del mismo.
b) Pagos: por enmienda firmada el 5/12/01 se incrementa el monto del contrato en la suma
de $ 10.000. Del análisis de la documentación respaldatoria el pago del mismo se
efectuó por la orden de pago nº 990 y solicitud de transferencia nº 551 de fecha 4/12/01.
c) Informes: respecto a la presentación de informes de aplicación de fondos (artículo 5.5
del contrato), se observa lo siguiente:
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1.
INFORMES S/CONTRATO
INFORME
OBSERVACIONES
PRESENTADO
Fecha Prevista
31/03/01
Tipo de informe
Trimestral
Periodo
Fecha de
Ejecución
Presentación
01/01/01 al
03/07/01
30/04/01
Por Nota OIM del 15/05/01 el
Informe Enero-Marzo será al
30-04-01.
30/08/01
Cuatrimestral
30/10/01
Final
No se tuvo a la vista
01/01/01 al
Informe Final 01/01/01 al
17/10/01
17/10/01. Fotocopia sin fecha
de recepción UCP.
28/02/02
Final
18/10/01 al
4/06/02
31/05/02
No se tuvo a la vista documentación que respalde la prorroga o no presentación de los
informes trimestrales (o cuatrimestrales de corresponder) estipulados en el contrato.
2. En el Informe Parcial de Aplicación de Fondos al 30/4/01:
a) Se incluyen en el total ejecutado ($ 23.533,73) la suma de
$ 2.852.-
correspondientes a (según el informe) pasajes no facturados por la Cía. Aérea,
es decir gastos que no fueron erogados.
b) Al total erogado se agrega el importe $ 10.378, correspondiente a gastos
compremetidos, sobre los cuales no se adjunta detalle.
3. No se tuvieron a la vista enmiendas posteriores al 31/12/01 que permitan validar la
información contenida en el Informe Final (período 18/10/01 al 31/05/02).
4. En el Informe Final de Aplicación de Fondos por el periodo 01/01/01 al 17/10/01:
a) Se incluye en el total ejecutado ($ 39.672,27) la suma de
$ 624,03
correspondientes a gastos del período enero-abril no incluidos en el informe
parcial presentado por OIM .
b) De comparaciones entre los gastos por pasajes rendidos por el periodo eneroabril se observa que algunos fueron modificados respecto a la información
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remitida en el informe parcial al 30/04/01.
c) Al total erogado se le agrega el importe $ 8.634,19, correspondiente a gastos
comprometidos, sobre los cuales no se adjunta detalle.
5. En el Anexo Nº 2 “Presupuesto y Calendario de Pagos” de la Carta Acuerdo
celebrada con OIM, se prevé abonar 15 viajes por mes.
De la verificación de los informes tenidos a la vista surge que se abonaron una
cantidad de pasajes mayor a la estimada, según se detalla seguidamente:
Mes
Cantidad de pasajes
Abril 2001
32
Septiembre 2001
26
Noviembre 2001
42
Diciembre 2001
26
Comentarios de la UCP:
a) OIM
- Dado que se cuenta con la no objeción del Banco tramitada con carácter retroactivo ,
se ha cumplimentado el Manual de Gestión de Proyectos de PNUD (prefacio 6).
- Se toma nota de la observación en relación a la fecha de firma del acuerdo y a las
iniciales en cada una de las hojas.
b) Sin comentarios
c) 1) Debido a las sucesivas extensiones de contratos , los informes quedaron definidos del
siguiente modo y se cuenta con copia de todos ellos.
Trimestral a 03/01.Redefinido como cuatrimestral (nota OIM del 15/05/2001)
presentado por OIM el 03/07/2001.
Cuatrimestral al 04/08/01, presentado por OIM el 16/11/01
Final al 31/12/01-Presentado por OIM el 04/06/02
2) Si bien la suma de $ 2.852 aun no había sido erogada, correspondía a pasajes que se
habían solicitado y emitido en ese período.
El importe de $10.378 de gastos comprometidos, corresponden a pasajes solicitados
por el Proyecto.
14
3) y 5)El presupuesto era estimativo, como habitualmente operó la UCP con OIM y
luego habría de ajustarse de acuerdo a las necesidades de pasajes y viáticos que
requiriera el programa.
4) Sin comentarios.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto de la documentación
respaldatoria,
como
así
también
mantener
archivos
completos
de
aquellas
reprogramaciones asumidas en la ejecución de los compromisos. Ajustar la operatoria a los
convenios vigentes.
4- SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN UCP-Executrian y Tree Capacitación ( $ 847.c/u)
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista, en ninguno de los casos muestreados, antecedentes respecto al
sector solicitante de los cursos y destinatarios de los mismos, como así tampoco el
pedido de cotización efectuado a los tres proveedores que presentaron sus ofertas.
b) No se tuvo a la vista contrato o documentación equivalente celebrado entre el prestador
de servicio y el PROMIN que avale las obligaciones contraídas entre partes.
c) No se tuvo a la vista evidencia sobre la prestación del servicio de capacitación
informática efectuado por las empresas EXECUTRAIN y TREE CAPACITACIÓN
INFORMÁTICA SRL (órdenes de pago nros. 716
y 1148 del 7/09 y 27/12
respectivamente) y la asistencia del personal del proyecto a los cursos efectuados.
Comentarios de la UCP:
Executrain: La solicitud fue elevada a la Gerencia de Administración y Finanzas por el
Coordinador de la Unidad Informática con los 3 presupuestos y la selección de la firma.
Esto fue conformado por la Directora de Gestión Estratégica y autorizado por el Gerente de
Administración y Finanzas.
- Destinatarios: En la solicitud se hace mención a que el curso será para el personal de la
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Unidad Informática, de acuerdo al plan de capacitación del área.
- El Coordinador de la Unidad Informática prestó conformidad al pago. No se emitió OC,
dado que el monto no supera $ 1.000.
Tree Capacitación:
La solicitud de contratación fue elevada por el área de contrataciones de la Gerencia de
Administración y Finanzas que, previo análisis, procedió a su aprobación. En ella se
adjuntan 3 presupuestos con la selección del proveedor. En la notificación de toma del
servicio de la Unidad de Coordinación a la firma proveedora, se hace mención de las
personas que efectuarán los cursos. El Gerente de Administración y Finanzas liberó el
pago. No se emitió OC, dado que el monto no supera $ 1.000.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones llevadas a cabo por el
proyecto como así También verificar su cumplimiento.
5- SUBCONTRATO EVALUACIÓN IMPACTOS (monto contrato $ 89.161,27)
Observaciones: el informe final sobre “Encuesta a Población Residente” fue presentado a
la UCP el 13/11/01 en tanto que la cláusula 1.9 del contrato establecía como plazo de
ejecución 28 días contados a partir del 31 de julio de 2001. No se tuvo a la vista enmienda
o documentación que avale tal incumplimiento.
Comentarios de la UCP:
Si bien el subcontrato establecía la ejecución en el plazo de 28 días a partir del 31/07/2001,
hubieron demoras que tuvieron varias causas:
1. El trabajo de campo se inició más tarde de lo previsto (el 15/8 Gallup presentó la versión
definitiva del formato de cuestionario de encuesta luego de reuniones y acuerdos sobre
ajustes con el personal de esta UCP).
2. Hubo problemas para iniciarlo en Bariloche y Oberá por movilizaciones de población
local.
16
3. El trabajo de campo concluyó a mediados de septiembre.
4. Las demoras posteriores obedecieron a la carga de datos y procesamiento de la
información, que fue coordinada en conjunto con el consultor externo que luego hizo el
análisis de la información.
5. La empresa fue presentando informes de avance parciales que dieron lugar incluso a la
necesidad de recuperación en terreno de información.
6. Los informes parciales consisten básicamente en bases de datos e informes de avance
sobre trabajo de campo, pero no daban lugar a pagos parciales.
7. Las distintas etapas fueron seguidas y revisadas siguiendo nuestras observaciones,
manteniendo el contacto permanente vía e-mail.
8. El envío final de las bases fue el 30 de octubre, dando lugar al primer pago parcial
mediando luego unos días hasta su revisión final y aceptación el 13/11 para el pago
final.
En los contratos en que la prestación persigue la obtención de una obra o producto,
normalmente la fecha de pago estimada excede el período de prestación y no por ello se
extiende la vigencia del contrato. Parece poco atinado –y prácticamente inaplicable en
el caso de contratos de consultores individuales (que no es el aquí analizado), en que por
las características del PNUD, extender el plazo va de la mano de incrementar el monto-,
ir extendiendo las fechas, en la medida que las partes mantengan permanente contacto y
se verifique el avance de la labor. En este caso no hubo enmienda de prórroga del
contrato porque no se conocía fehacientemente -a las luz de las dificultades detalladasla fecha de entrega final, lo cual desde el punto de vista legal, de todos modos, no
parece recomendable, y se mantuvo permanente contacto con la empresa contratada.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de los términos de referencia suscriptos
respecto a las obligaciones contractuales asumidas.
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6- EQUIPAMIENTO
Observación:
a) Compulsa de precios: no se tuvo a la vista la compulsa de precios efectuada para la
compra de un servicio informático (programa SPSS) que asciende a la suma de $
9.252,00.
b) En una compra de equipamiento informático (OP N° 1156 del 27/12/01: PC y
Notebook:) no se tuvo a la vista el pedido de presupuesto a los proveedores, éstos no
poseen firma del proveedor y recepción de la UCP. Así también, uno de los
presupuestos presentados, de fecha 26/06/01, es remitido por el proveedor por fax el
25/10/01.
c) En otra compra de equipamiento informático (OP N° 1047 del 10/12/01: PC y
Notebook:) no se tuvo a la vista documentación que respalde la necesidad de compra de
los bienes, el pedido de presupuesto a los proveedores y éstos no poseen firma del
proveedor y recepción de la UCP. Así también, el control del equipamiento recibido
(Recepción N° 0000-0000087) posee fecha 05/11/01 y el Remito emitido por el
proveedor es de fecha 26/11/01.
d) Libro Mayor de Bienes y Equipos: se elevó a la auditoría el Libro Mayor de Bienes y
Equipos correspondiente a los bienes adquiridos con fondos del proyecto únicamente
del ejercicio auditado. No se encuentra suscripto por responsable del proyecto (Director
Nacional) y no surge del mismo información sobre los bienes y equipos adquiridos en
ejercicios anteriores.
Comentario de la UCP:
a) Compra de servicio informático SPSS $ 9.252.AGN no tuvo a la vista compulsa de precios, por cuanto se efectuó contratación directa.
La responsable de la Unidad Informática de ese momento, Lic. Alicia Masaútis elevó
con fecha 03/05/01 un memorándum a la Gerencia de Administración y Finanzas
fundamentando la adquisición del servicio informático con la firma SPSS y
desestimando las dos firmas restantes del mercado, por limitaciones técnicas,
determinando que por sus bondades ese sistema se convirtiera en la única opción. Esto
18
fue avalado por la Gerencia de Monitoreo y Evaluación y por el Director de Gestión
Estratégica.
Esta excepción se funda en Manual de Gestión de Proyectos PNUD, Capítulo IV,
Recursos Físicos, 13. d “ Se puede prescindir, excepcionalmente, de convocar a
licitación o a la presentación de ofertas sólo en las siguientes situaciones....... d. Cuando
el contrato propuesto se refiera a la contratación con una fuente de suministros única,
............”.
b) Orden de Pago 1156: Compra de Notebook:
La solicitud de adquisición la realizó la Dirección de Estadísticas y fue aprobada por el
responsable de la Unidad de Informática.
Las solicitudes de cotización se realizaron por correo electrónico y 2 de los
presupuestos se han recibido por la misma vía, razón por la que no cuentan con la firma
del proveedor. Se entiende que dados los avances tecnológicos, estos elementos son
equivalentes a una presentación formal firmada. En cuanto a la recepción vía fax el día
25/10/01 del presupuesto fechado 25/06/01 se presume que se trata de un error en el
tipeo del presupuesto. Se toma nota de la observación.
c) Orden de Pago Nº 1047:
La necesidad de la adquisición se encuentra fundamentada en el Proyecto de
Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadísticas de Salud, Fase 1.
La recepción Nº 87 de fecha 05/11 se origina en las facturas Nº 1089/1088 de fecha
31/10/01 por $ 886,31 y 1.477,92 –y corresponde a remitos Nº 1747/1748 por la
recepción del equipamiento debidamente firmados por un consultor del área informática
el 31/10/2001.
Al elevar la recepción Nº 87 a las correspondientes firmas de autorización de la UCP, se
advierte que Netpro había emitido dos facturas en la misma fecha (una por el Hardware
con IVA del 10,5% y otra por el software IVA 21%). Se le solicitó la emisión de una
nueva Factura en donde se incluyeran todos los artículos a fin de poder dar curso a la
RG 3349/91, de acuerdo a la normativa impositiva y las particularidades del PNUD, y
nota de crédito por las facturas 1088/1089. Con fecha 26/11/2001 se reciben las notas de
crédito 1116/1117 cancelando las facturas antedichas y la nueva factura Nº1118 con un
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nuevo remito (Nº 1875). Cabe mencionar que se desconoce por qué NETPRO mandó
ese nuevo remito –que como es lógico no fue suscripto por el Proyecto.
Resumiendo:
1- Entrega de los equipos día 31/10/01: remitos 1747/1748.
2- Entrega de dos facturas Nº 1088 Hardware y Nº 1089 Software fecha 31/10/2001.
3- 05/11/01 Recepción nº 87 en el sistema Waldbott.
4- Al detectar dos facturas por separado se reclama al proveedor y se le exige una sola
factura y las notas de crédito para las facturas del 31/10/01
5- 19/11 Acta de Recepción de Equipos a la DEIS
6- El día 27/1/01 se reciben notas de crédito 1116/1117 y nueva factura 1118 de fecha
26/11/01. El remito número 1875 emitido por la empresa, no está firmado ya que el
Proyecto ya había recibido el equipamiento el día 31/10/01.
d) Libro Mayor de Bienes y equipos: Sólo se entregó la información correspondiente al
ejercicio 2001, porque es el período auditado y en todas las oportunidades en las que el
Proyecto ha sido auditado se había presentado de este modo. Se encuentra a disposición
de la AGN el libro Mayor de Bienes y Equipos desde el inicio del Proyecto.
Se toma en cuenta la observación en cuanto a la firma.
Recomendación: Aplicar los procedimientos sugeridos por el Manual de Gestión de
Proyectos en la compra de equipamiento, como así también mantener el registro de
inventario de bienes conforme a las prácticas usuales en la materia.
7- VARIOS
Observaciones:
a) Se imputó a la línea 53.01 la suma de $ 1.079,00, correspondiente a la compra de una
video y reproductora, que correspondería imputarse a la línea 45 (equipamiento).
b) En los casos de contratación de los proveedores “Aguas Traful” (provisión de agua),
“Bottino” (fumigaciones) y “FEDEX”(correo internacional) si bien en el cuadro
comparativo figuran los presupuestos de las empresas citadas no se tuvo a la vista los
respectivos presupuestos .que respaldan las cifras volcadas en los mencionados cuadros.
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c) En el caso particular de la contratación del servicio de remis se observó que el
proveedor seleccionado (Turismo Star) no resultó la oferta de menor precio ($ 175),
siendo la del proveedor Red de $ 171,00. No se tuvo a la vista documentación que
justifique una contratación de mayor valor.
d) En el caso de las ordenes de pago nros. 186 y 387, del 12/03/01 y 9/05/01
respectivamente, se observó que las mismas corresponden a facturas del año 1999 y
2000 (Telecom Iternert S.A.). Según los registros de la UCP no evidencian dicha
situación:
FACTURA
Nº
FECHA
0002-00487950
18/11/99
CONCEPTO
IMPORTE
433,18 Periodo 11/99. Abono dominio
propio
30 casillas. Bimestral.
Vencimiento 6/12/1999.
0002-00592132
25/01/00
433,18 Periodo
propio
1/00.
Abono
dominio
30 casillas. Bimestral.
Vencimiento 12/02/00.
0001-00134997
17/11/00
2.599,08 Periodo 11/00. Abono dominio
propio 30 casillas. Anual.
e) Corresponde la misma observación del punto anterior para la orden de pago nº 297 del
24/04/01 emitida para cancelar una factura del 29/09/00 (0000-50015619) del
proveedor Andreani.
f) En un pago al proveedor Andreani se observa una demora considerable entre la
emisión de la factura (15/12/00), la orden de pago (8/02/01) y el recibo (5/03/01).
Comentarios de la UCP:
a) Se tendrá en cuenta lo observado.
b) La oportuna prestación de esos proveedores se había realizado con los correspondientes
pedidos de presupuestos. Teniendo en vista que el cumplimiento y calidad de las
prestaciones eran adecuados, las autoridades indicaron solicitar nuevos presupuestos
21
c) comparativos para chequear si los proveedores seguían siendo competitivos. Al realizar
el análisis comparativo entre los nuevos presupuestos y la factura de los proveedores
habituales, se corroboró que seguían siendo estos últimos los más económicos. Por tal
motivo se continuó con las prestaciones.
d) En relación a la contratación de remises a la empresa Turismo Star por $ 175, a
diferencia de la empresa RED por $ 171 en el momento de la evaluación, se
consideraron los destinos más frecuentemente concurridos desde la UCP. En la mayoría
de las tarifas Star es más baja. El destino más accedido era La Plata (para el que ambos
proveedores cotizaron lo mismo), pero dado que por otra parte, la mayoría de los
servicios que se utilizan requieren de espera en el lugar del trabajo, y que la hora de
espera de Star es más económica ($ 7 Star y $ 8 Red) se privilegió a Star. Se toma nota
de la observación.
e) En el año ’99 surge la necesidad de realizar la contratación con la firma Telecom para el
servicio de internet. La GAF en varias oportunidades reclamó la facturación a la firma
infructuosamente. Se recuerda que cuando el Proyecto registraba por lo devengado, lo
hacía sólo contando con las facturas, lo que constituye una explicación aunque no
justificación suficiente y adecuada.
f) Esta GAF no había recibido la factura original del servicio, por tal motivo se solicitó al
proveedor extender una copia certificada de la misma. El Proyecto PRESSAL informó
que se encontraba la factura original en sus oficinas. Es aplicable el comentario del
punto anterior.
g) El proveedor Andreani remitió la factura a esta Unidad el 22/01/2001. El pago se emitió
el 08/02/2001, dentro del lapso estipulado. Una vez firmado el cheque por ambos
firmantes se comunica telefónicamente al proveedor que está listo para retirar de
nuestras oficinas, presentándose éste con considerable demora (05/03/01).
22
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información.
BUENOS AIRES, 18 de noviembre de 2002.
23
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Inspección ocular.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y
- el 32,32 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Presupues
taria
11.00
13.00
15.00
16.00
17.00
21.00
30.00
45.00
46.00
47.00
52.00
53.00
%
Aplicaciones Incidenc
del
ia del
Concepto
Ejercicio
Importe
muestra
Rubro
%
Muestra
analizada
$
Profesionales Internacionales
0,00
0,00%
Personal administrativo de Apoyo
0,00
0,00%
Viajes
186.731,89 5,91%
Misiones
8.942.00 0,28%
Profesionales Nacionales
2.369.406,92 74,96%
Subcontratos con Empresas consultoras
196.545,56 6,22%
Capacitacion y becas
0,00
0,00%
Compras locales
67.532,06
2,14%
Compras Internacionales >a U$S 100.000
0,00
0,00%
Compras Internacionales < a U$S 100.000
0,00
0,00%
Costos de informes
0,00
0,00%
Varios
331618,00 10,49%
0,00
0,00
54.549,45
0,00
713.613,01
116.263,01
0,00
35.325,09
0,00
0,00
0,00
101.935,95
0,00%
0,00%
29,21%
0,00%
30,12%
59,15%
0,00%
52,31%
0,00%
0,00%
0,00%
30,74%
3.160.776,43 100,00%
1.021.687,05
32,32%
TOTALE
S
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 18 de noviembre de 2002.
25