2004_152info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a
la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, llevado adelante a través de la Unidad de
Financiamiento Internacional de Salud (UFI´s) dependiente del Ministerio de Salud, de acuerdo
al Documento suscripto el 04/02/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. El 07/11/03 se suscribe la
revisión “M” del Documento de Proyecto ARG 97/046 que, entre otras modificaciones,
incorpora en cuatro nuevas líneas presupuestarias (45.32, 45.33, 45.34 y 45.35, “Medicamentos
y Salud Reproductiva 4163”, “Medicamentos y Salud Reproductiva 4150, “Medicamentos y
Salud Reproductiva 4117” y “Medicamentos y Salud Reproductiva 4093” respectivamente) el
financiamiento de los préstamos BIRF Extra-Salud para la Emergencia Sanitaria, por un total de
USD 4.000.000,-.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y pesos y Anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo.
b) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2003,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
c) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 9.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado y conciliado por la Unidad de Financiamiento
Internacional de Salud (UFI´s).
2.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/03” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires y conciliada por la UFI´s, tal como se
expone en Nota N° 7 (punto 2.) a los estados financieros.
Los estados señalados en a) y b) surgen de registros contables elaborados en pesos y se
encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el
PNUD. Fue preparado por la UFI´s y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoria el 20/05/04 y con fecha
03/09/04 se elevaron nuevos estados financieros con los ajustes de auditoría propuestos. Se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 02/06/04 y el 17/08/04 y el
03/09/04.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Tal como se expone en Nota Nº 5 a los estados financieros, a partir de febrero de 2003
la administración financiera y de adquisiciones del Programa es realizada por la UFI´s
y si bien ésta posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al
respecto, se utilizaron los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros
en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría.
2. En Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados financieros se expone
que la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido. Los pasivos del
Proyecto al 31/12/03 ascendían a $ 148.793,07 conforme se detalla en Nota 4 “Deudas
al cierre” a los mencionados estados.
3. De las revisiones efectuadas sobre la información financiera complementaria expuesta
en I- d) 2.- precedente, si bien, tal como se señala en Nota 7 –2., existe una diferencia de
USD 7.061,60 con el saldo disponible denunciado por el PNUD al 31/12/03 (USD
3
289.073) y las registradas por el proyecto (USD 281.471,40), pendientes de conciliar
por PNUD al cierre y corregidas por éste a la fecha de emisión del presente informe,
tampoco resulta coincidente el resto de la información presentada:
S/PNUD USD
Saldo costos compartidos
s/UFI´s y Auditoría USD
Diferencia USD
5.090.869.-
3.870.974,36
1.219.894,64
Costo de administración
148.278.-
108.928,72
39.949,28
Saldo revaluado adel.
607.249.-
0.-
607.249.-
4.043.768.-
4.386.461,67
342.693,67
Gastos registrados
4. Respecto a lo expuesto en Nota 6 –Certificaciones de IVA– téngase en cuenta que, tal
como se señala en el punto 5) 9. de nuestro Memorando a la Dirección adjunto, se
incluyen USD 32.828,56 por certificados de IVA que no correspondía su emisión.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III- 2. y 3.
precedente, y excepto por lo señalado en III- 4., los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del
PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores
revisiones.
4
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 3 de septiembre de 2004.
5
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2003, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación
del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para
su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03.
1) VIAJES
Observaciones:
Se mantiene pendiente del ejercicio anterior los siguientes ajustes contables:
a) El proyecto registró erróneamente en la cuenta “Pasajes y Viáticos Proy. 97/046” la
suma de $ 920,21 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la
cuenta “Correo y Telecomunicaciones”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un
ajuste en la línea presupuestaria.
b) La Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046, suscripta el 31/07/02, introduce
una nueva línea presupuestaria 15.06 para viajes de consultores de la Unidad
Coordinadora Ejecutora de Programas Materno Infantiles y Nutricionales (UCEPMIyN)
no pertenecientes a PROMIN. De los procedimientos aplicados surge que se imputó a la
línea 15.02 (Viajes del resto de Consultores de UCP) la suma de $ 1.388,92
correspondientes a la línea 15.06, como así también se imputó a la línea 15.06 la suma
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de $ 396,- correspondientes a la línea 15.02 . En consecuencia, la línea 15.06 se expone
subvaluada en $ 992,92 y la línea 15.02 sobrevaluada en dicho importe.
Comentarios de la UFI/UCP:
En virtud que los citados ajustes corresponden al ejercicio 2002 y que esta Unidad de
Financiamiento
Internacional
(UFI-S)
centraliza
operativamente
los
aspectos
administrativos, contables y financieros del proyecto a partir del ejercicio 2003, se
consideró oportuno solicitar a la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) la
confirmación de los ajustes propuestos por la Auditoría.
Con fecha 18/08/04 a través de Prov. 2511/04 la Sra. Coordinadora del Proyecto solicita
efectuar los mismos, motivo por el cual se procederá a su contabilización.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos-contables a efectos de que los gastos del
proyecto sean imputados correctamente.
2) CONSULTORES
Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a:
Legajos:
a) En algunos casos no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado
por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) para la selección de los consultores;
sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función, no
obstante haberse implementado el instructivo incorporado en el Manual de
Contrataciones que contempla, según la UCP, las recomendaciones efectuadas por la
AGN.
b) En algunos casos no se tuvieron a la vista los antecedentes de los integrantes de las
ternas que componen el proceso de selección ;
c) En otros casos no se tuvieron a la vista los currículos de los participantes no
seleccionados, sólo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor seleccionado;
d) En algunos casos los currículos no se encontraban suscriptos por el titular, ni poseían
7
fecha de emisión;
e) Por otra parte, respecto al Instructivo en materia de contrataciones que posteriormente
se incluyó en el “Manual de Contrataciones” aprobado por el Banco el 22/07/02
(Capítulo II “Contratación de Servicios de Consultoría”, cláusula 5), se mantiene los
siguientes comentarios:
- “...los Currículum Vitae (CV) ... identificarán el nombre del proyecto o préstamo...”:
no cumplido.
- “...el área involucrada interesada en la contratación, deberá emitir un memo de
“Solicitud de Contratación” dirigido al Coordinador Ejecutivo de la UEP (c/c a la
Gerencia de Administración Financiera - GAF -), que consigne las referencias de la
contratación…acompañando….planilla anexa con datos personales y grilla de
evaluación con actas de selección…(con la recomendación de contratación
debidamente suscripta por los integrantes de la comisión evaluadora)…”: no
cumplido.
- se adjuntará anexa con datos personales del consultor a contratar y grilla de
evaluación con su respectiva acta de selección”: no cumplido.
- “...los ternados deberán corresponder en su experiencia con la actividad. En los
resultados de la evaluación no puede existir gran diferencia, pues este hecho tornaría
sin valor a la terna por no existir homogeneidad en las calificaciones de los
postulantes. Inclusive la evaluación total no debería arrojar un puntaje inferior a 70
puntos...”: no cumplido en un caso.
- “...la firma del contrato deberá ser previa al inicio de tareas...”: cumplido
parcialmente.
Contratos:
Algunos Términos de Referencia carecen de la firma del consultor contratado.
Comentarios de la UFI/UCP:
Considerando que estas observaciones corresponden a períodos previos al momento de la
centralización de los aspectos administrativos por parte de esta Unidad, se informa que
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tomamos conocimiento de las mismas y que vuestras recomendaciones serán consideradas
en futuros procesos.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la
contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la
materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la fecha y los responsables de la
selección.
Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha
de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez
a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también,
dejar constancia de la recepción de los mismos.
Verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos,
puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor.
Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores
contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de la
UCP. Adjuntar a los legajos las respectivas aprobaciones de las actividades desarrolladas
por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las
establecidas en sus respectivos contratos.
3) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS
Observaciones:
Respecto a la contratación de una firma consultora, Buenos Aires System SRL por $
89.782,-, para el desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e
Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del
“Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y
Direcciones Provinciales” se mantienen las siguientes observaciones:
a) Contrato:
No se adjunta al contrato documentación que avale el cumplimiento del punto 6. del
contrato (incompatibilidad del equipo consultor);
9
b) Pagos:
El punto 7. de los Términos de Referencia estipula que la modalidad de pago se
“...realizará a partir de la finalización de cada etapa, liquidando a la consultora los
montos demandados en insumos de recursos humanos y viáticos del período, mediante
la presentación de los comprobantes de viajes y viáticos...Toda liquidación deberá estar
avalada por la aprobación de los elementos de control estipulados para cada etapa...”.
No surge de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento del mismo.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) Se reitera el comentario de la UCP del ejercicio anterior: “…no existe documentación
que avale el punto 6.El consultor al aceptar las condiciones del pliego y posteriormente
firmar el contrato, se está comprometiendo a verificar que no existan consultores con
incompatibilidades. En caso que el comitente compruebe la existencia de
incompatibilidades se solicita el cambio del consultor…”.
b) Sin comentarios
Recomendaciones:
Verificar que las disposiciones de los contratos suscriptos con firmas consultoras sean
cumplidos en todos sus términos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) VIAJES
Observaciones:
a) Dante Cesca (O.P. 184 del 17/03/03 por $ 3.899,60): la documentación que avala el
gasto no se cubre el período de estadía (en la Provincia de Tucumán) liquidado:
- las facturas de hotel (por alojamiento) corresponden a 5 días (25/11/02 al 27/11/02 y
11/12 y 12/12/02) y se liquidaron y pagaron 19 noches.
- los peajes de ida según lo informado en la documentación analizada, se extraviaron y
los de regreso no corresponden al período declarado.
- el Coordinador Nacional de Atención Primaria de la Salud (Dante Cesca) se trasladó
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para integrar la Comisión del Ministerio de Salud de la Nación, en el marco del
“Operativo Rescate”, implementado por éste Ministerio, según fax de la Delegación
Sanitaria Federal de Tucumán. Las actividades desarrolladas no se informan en la
documentación vista que permita relacionarlas con el documento de proyecto 97/046.
b) Walter Valle (O.P. Nros. 833 y 1046 por un total de $ 4.664,73):
- En la documentación analizada se informa el motivo del viaje “…participación en la
Delegación del Sr. Ministro de Salud, a la 55º Sesión del Consejo Directivo de la
Organización Panamericana de la Salud a realizarse del 20/09 al 25/09/03…”. No es
consultor del proyecto y el motivo del viaje no permite relacionarse con el
documento de proyecto 97/046.
- Las firmas del consultor no poseen aclaración y resultan ser distintas entre sí.
c) Stella Garrido (OP N° 308 del 28/04/03 por $ 656,-): en la liquidación de viáticos no se
descontó el anticipo otorgado por la O.P. N° 246 por la suma de $ 360,- . En
consecuencia la O.P. N° 308 debió ser por $ 296,-.
d) Daniel Fabiani (O.P. N° 284 por $ 408,-): se liquidaron y pagaron dos traslados a la
ciudad de La Plata (solicitudes de viaje Nros. 112 y 113) por un total de $ 165,20
efectuados el 4/04/03 y el 09/04/03, siendo que su contrato finalizaba el 28/02/03, según
información (listado de consultores) suministrada por el proyecto.
e) En los casos de traslado de consultores no pertenecientes al PROMIN las actividades
desarrolladas no se informan en la documentación vista que permita relacionarlas con el
Documento de Proyecto 97/046.
f) No se adjunta a la orden de pago n° 1244 de fecha 04/12/03 por $ 14.826,29 los
certificados de IVA correspondientes a las facturas que conforman dicho importe y que
asciende a $ 1.185,08.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) Por Nota Nº 287/02 de fecha 09/12/02 el Subsecretario de políticas, Regulación y
Fiscalización comunica a la Sra. Directora Nacional del Proyecto que el consultor tuvo
que viajar y permanecer en la Provincia de Tucumán entre los días 22 de noviembre y
20 de diciembre y solicita la liquidación de los respectivos viáticos. Se toma en cuenta
11
la observación realizada por la Auditoría referida a la falta de documentación
respaldatoria.
b) El Préstamo PROMIN II apoyará la implementación del Seguro Materno Infantil (SMI)
según lo acordado con el Banco Mundial. Esto fue finalmente plasmado en el ayuda
memoria de la Misión de Seguimiento realizada en septiembre de 2003. El Dr. Walter
Valle ha sido designado coordinador del SMI y con motivo de actividades preliminares
a su designación acompañó al Sr. Ministro de Salud a la 55º Sesión del Consejo
Directivo de la Organización Panamericana de la Salud. Asimismo, destacamos que a
través de la PROV. Nº 2163/03, el Director Nacional autorizó la liquidación del citado
viático.
Por otra parte, se procederá a colocar la aclaración de las firmas. Asimismo, se informa
que el consultor no tiene una firma regular lo que motiva vuestra observación.
c) UCP cuenta con un “sistema informático” a través del cual emite las liquidaciones de
viáticos. Con motivo de la urgencia en la liquidación del anticipo a la citada consultora,
UCP no realizó la liquidación a través del sistema, elevándolo a UFIS a través de una
nota para posibilitar su pago en forma inmediata. Una vez finalizado el viaje UCP
procedió a cargar en el sistema la rendición final. Al no haberse registrado por ese
medio el anticipo, el sistema calculó la totalidad del viático sin efectuar el descuento
correspondiente al adelanto. Por lo expuesto se informa que UCP se encuentra
realizando las gestiones necesarias a fin de regularizar la situación observada.
d) El contrato fue firmado por el período 01/12/02 al 28/02/03, pero por diversos motivos
ajenos al consultor, las tareas de campo que debían realizarse en la Ciudad de La Plata
debieron extenderse a los meses posteriores, lo cual explica la liquidación y pago de
viáticos en el mes de abril de 2003.
e) Hacia el año 2000 el Programa Materno Infantil y Nutrición (PROMIN) y la Dirección
de Maternidad e Infancia iniciaron un proceso de integración que determinó que en el
año 2001 se creara la Dirección Nacional de Salud Materno Infantil. En ese ámbito se
encuentra la ejecución del PROMIN con la participación de consultores contratados y
de personal que se venía desempeñando en la antigua Dirección. Es decir que la
Dirección Nacional coordina, ejecuta y asiste técnicamente a las provincias argentinas
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en todo lo referente al área de la salud de las madres y los niños.
Más allá de la ejecución de los componentes del PROMIN, la Dirección desarrolla tres
programas: Salud Infantil; Salud Prenatal y Salud Sexual y Procreación Responsable.
Por lo expuesto la estructura de personal de la Dirección está conformada con personal
de planta permanente y contratada por el PROMIN. Ambos están integrados y
representa un logro de sustentabilidad de las acciones del PROMIN.
En tal sentido, las razones de operatividad para la realización de las múltiples
actividades de esta Dirección Nacional requieren de la emisión de pasajes y viáticos a
través del proyecto.
Por otra parte a los efectos de documentar las actividades que se realizan en cada uno de
los viajes, se instrumentará una planilla de rendición de viáticos en donde se incluya
una síntesis del informe de viaje.
f) Se procederá a archivar junto a la documentación de respaldo los certificados de IVA
correspondientes.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información
y la gestión en la materia.
2) CONSULTORES
Observaciones:
1. En la mayoría de los casos la convalidación (de línea presupuestaria) emitida por
Cancillería es posterior al inicio de actividades.
2. En un caso la contratación presenta las siguientes particularidades:
a) El Director Nacional del Proyecto, el 01/04/03, solicita (al Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto) contratar un consultor, por un periodo de tres meses, bajo la
modalidad de Locación de Obra. Por Nota de fecha 09/04/03 el Coordinador General
de la UFI eleva dicha solicitud (en los mismos términos) a Cancillería, aprobándose
ésta el 14/04/03. No obstante el 30/03/03 se firmó el contrato con el consultor,
(Locación de Servicios y no de Obra tal como se solicitó y aprobó).
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b) El objeto de contrato es la “elaboración de los estados financieros 2002 del
PROMIN”, que resulta ser el mismo de otros tres consultores. Las tareas fueron
grupales y las contrataciones individuales.
c) Se prevé la presentación de informes individuales y se presentaron informes del
equipo de trabajo suscriptos por el coordinador de las tareas.
d) Los informes finales de actividades de los consultores (contable-financiera) son
meramente descriptivos de tareas realizadas:
“…controlé las registraciones e información emitida por el sistema contable...”
“...elaboración de los estados financieros correspondientes al ejercicio cerrado el
31/12/02...”
“...efectuar seguimiento del sistema de registro de las UEPs y capacitar
operadores...”
“...análisis de las solicitudes de fondos provinciales y las correspondientes
transferencias...”.
3. En un caso:
a) se celebraron dos contratos (del 01/01 al 15/07 y del 16/07 al 31/08/03) con un
consultor cuyos Términos de Referencia (TOR’s) son iguales, no obstante los
honorarios son diferentes; $ 3.041.- por mes en el primer caso y $ 2.883.- por mes en
el segundo, no se justifica en el legajo tal variación.
b) las actividades desarrolladas por el profesional, según los términos de referencia,
Documento de Proyecto para el cual fue contratada:
“...Articulación entre la Secretaria de Programas Sanitarios y la Dirección Nacional
de Salud Materno Infanto Juvenil;
Planeamiento estratégico relacionado con la Secretaria de Programas Sanitarios;
Asesorar a la Secretaria de Programas Sanitarios en el Area Salud y en la
Emergencia Sanitaria del Ministerio de Salud de la Nación...” entre otras.
c) las facturas presentadas por la consultora de fecha 30/04/03, 31/05/03 y 30/06/03
fueron impresas en julio 2003, según consta al pie del documento respectivo.
4. En un caso el informe emitido por el consultor es de fecha posterior (19/03/03) a la de
recepción en la UCP (18/03/03).
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5. No se tuvieron a la vista los siguientes informes:
Consultor
Fecha Prevista
Modo
Del Bene, Graciela
30/06/03
Individual
Dinardi, María
Sin fecha
Grupal (*)
(*) informe conjunto del equipo técnico sobre taller.
6. En un caso la contratación presenta las siguientes particularidades:
a) El contrato celebrado con el consultor es de fecha 28/12/02, posterior al inicio de
actividades (01/12/02) y anterior a la aprobación de Cancillería (06/01/03).
b) El objeto de contrato es “verificar los anticipos rendidos a cada provincia por cada
subproyecto desde el inicio de PROMIN II”, que resulta ser el mismo que las
actividades habituales de cada UEP provincial. Al respecto, el BIRF no otorga la “no
objeción” a la contratación por considerar que son actividades habituales, periódicas
especificadas como responsabilidad de la UCP y de la UFI´s, contratándose al
profesional con fondos de contrapartida local.
c) Así también, lo señalado en el punto precedente se reitera para otros nueve casos.
7. Legajos:
a) En un caso no se adjunta al legajo del consultor copia del título profesional.
b) En dos casos no se tuvo a la vista constancia de inscripción en el organismo
fiscalizador (AFIP).
c) Se tuvo a la vista una Declaración Jurada de fecha 20/01/03 donde manifiesta, entre
otros, no “...ser agente del Estado Argentino, ya sea efectivo, contratado, o en
actividad o con licencia...”, situación que se contradice con la Solicitud de
Contratación, Antecedentes Laborales, que menciona “...asesora técnica en temas de
salud del Consejo de los Derechos de los niños, niñas y adolescentes del Gobierno de
la Ciudad de Buenos Aires, año 2000, 2001 y continúa actualmente...”. Cabe agregar,
que el contrato suscripto por la consultora con el proyecto es con dedicación 100 %
(full time).
8. Aprobación de la Planta de Personal
a) La aprobación de la planta de personal para desempeñarse en el PROMIN durante el
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período 01/01/03 al 31/12/03, es de fecha 14/05/03 (Resolución Nº 92 de la
Secretaría de Hacienda), posterior al inicio de actividades.
b) Algunos
contratos no se encuentran incluidos en la Resolución citada
precedentemente, por ejemplo:
Concepto
Categoría
Tipo
HonorarioMensual $
Período
Contrataciones
AI
LS
3.250
01/04 al 31/12/03
Gestión
Estratégica
Area Contable
AII
LS
3.610
01/01 al 31/12/03
AIII
LS
4.061
01/07 al 31/12/03
9. Pagos:
a) En
los
casos
señalados
seguidamente,
los
comprobantes
de
respaldo
(facturas/recibos) fueron emitidos por un importe distinto al honorario cobrado:
Consultor
Periodo
Importe Facturado
Corresponde
Koutoudjian, Juan
Lomagno, Claudia
Lomagno, Claudia
Lomagno, Claudia
Rossen, Mariela
Vinacur, Jorge
07/03
10/03
11/03
12/03
07/03
08/03
$ 3.610,$ 2.880,$ 2.880,$ 2.880,$ 3.610,$ 2.887,-
$ 3.250,$ 2.883,$ 2.883,$ 2.883,$ 4.512,$ 2.883,-
b) En un caso no se indica en el comprobante (factura) el período del honorario
facturado.
Comentarios de la UFI/UCP:
1. Se ha solicitado al Programa tener a bien considerar el tiempo necesario para dar inicio
a las contrataciones a los efectos de dar cumplimiento a lo previsto en el Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno.
2. a) Esta Unidad ha verificado un error de tipo administrativo en la confección del
contrato, respecto a la modalidad del mismo, correspondiendo la modalidad Obra.
b) Atento al volumen de la documentación a ser analizada y al atraso significativo en el
análisis de la información enviada por las Unidades Ejecutoras provinciales, UCP
consideró necesario contar con el apoyo de más de un consultor externo para la
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confección de los estados financieros del Proyecto, como así también de los
subproyectos. Motivo por el cual los términos de referencia resultan similares.
c) Las actividades fueron desarrolladas en equipo y se unificó la documentación
obteniendo como producto final un informe consolidado. Dicho informe fue
suscripto por el coordinador y presentado como respaldo de cada uno de los
consultores.
d) Nos remitimos a 2.b) precedente.
3. a) La disminución de honorarios, sin cambios en los TOR´S se debe a un requerimiento
expreso por parte del Programa.
b) Se toma conocimiento de la observación realizada.
c) Se toma conocimiento de la observación realizada.
4. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá, previa verificación, a
regularizar la situación.
5. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá, previa verificación, a
regularizar la situación.
6. a) Sin comentarios.
b) y c) Atento al volumen de la información y cumplimiento en lo que respecta a la
confección de los Informes pertinentes se procede a la contratación bajo
financiamiento local.
7. a) Se procederá a regularizar la situación.
b) (Se recibió copia de la inscripción ante AFIP de ambos consultores en fecha posterior
al cierre de tareas de campo).
c) Se procederá a solicitar al consultor verifique la vigencia expresada –oportunamenteen sus actividades laborales profesionales. No obstante, se señala que la contratación
cuenta con la convalidación de la Cancillería Argentina (Organismo interviniente en
el proceso de la contratación).
8. a) Sin comentarios para agregar.
b) No se contó con la consultoría específica y dada la necesidad se procedió a
considerar que el Programa contaba con la partida presupuestaria suficiente para
llevar a cabo las correspondientes contrataciones.
17
9. a) Se procederá a regularizar la situación solicitando a los consultores subsanar el
monto consignado.
b) El honorario corresponde al pago final de abril de 2003.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación respaldatoria
relacionada con el proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los
trabajos encomendados respecto a la contratación de consultores.
Solicitar las aprobaciones a las contrataciones con la debida antelación, a efectos de poder
disponer de las mismas al momento de suscribir los respectivos contratos.
3) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS
Desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e
Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del
“Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y
Direcciones Provinciales”. Monto contratado $ 89.782.Observaciones:
a) Contrato:
1. No se adjunta al legajo documentación que avale la ampliación del plazo contractual,
según la cláusula 1.9 del Contrato “...es de 150 días contados a partir de su entrada
en vigor...”. El contrato venció el 18/04/03 y la última orden de pago se emitió el
03/09/03;
2. En la documentación analizada surge que se reformuló y aprobó un nuevo plan de
tareas y trabajo, no exitiendo, adjunto al legajo constancia que avale dichos cambios.
b) Informes:
El proyecto se dividió en cinco etapas (once tareas) según se detalla:
Etapa
Tareas
1
1
2
3
Descripción
Relevamiento detallado de la operación actual
Análisis de las funcionalidades informáticas de la DEIS.
Diseño de estrategia de implantación.
18
2
4
5
3
6
4
7
8
9
10
11
5
Instalación y configuración de las Bases de Datos.
Instalación y configuración del servidor WEB y esquema de
seguridad de accesos.
Desarrollo de aplicaciones del Sistema Integrado de Gestión de
Estadísticas en Salud (SIGES).
Diseño, desarrollo e implementación del sitio WEB de la DEIS
Desarrollo de las interfaces de carga y explotación
Testing de los aplicativos
Capacitación del personal de la DEIS
Entrega de la documentación
Las etapas dos a cinco corresponden al presente ejercicio y presentan las siguientes
particularidades:
1. Etapas dos a cuatro: se tuvo a la vista documentación correspondiente a las tareas
realizadas, la misma carece de; i) firma del responsable de su emisión, ii) constancia
de recepción del Proyecto e iii) no identifica la etapa a la que corresponde;
2. Las reuniones realizadas entre los responsables de la consultora, de la Unidad de
Informática del PROMIN y el Coordinador del Proyecto, conforme documentación
tenida a la vista, no se efectuaron semanalmente, según se estipulaba en el punto 4.
de los términos de referencia (TOR’s) del contrato.
3. Punto 4, último párrafo, de los Términos de Referencia del contrato “...en forma
quincenal la consultora deberá entregar copias de un informe de avance al
responsable de la Unidad Informática del PROMIN y al Coordinador del Proyecto...,
el cual servirá para evaluar la marcha del trabajo y sus resultados...”. Esta
información no se entregó quincenalmente.
c) Pagos:
1. El 07/07/03 la Directora Nacional del Proyecto informa a la Consultora que presenta un
atraso de 80 días, respecto de la fecha prevista contractualmente para la entrega de la
cuarta etapa. No obstante el 03/09/03 se abona $ 17.956,40, conforme las condiciones
pactadas, no observándose la aplicación de sanción o multa por la demora incurrida por
la consultora por parte del Proyecto.
2. El 04/03/04 se devuelve al proveedor su factura e informa que el área técnica no aprobó
la quinta etapa y, en consecuencia, no se procede a cancelar la misma. No surge de la
19
documentación relevada si el trabajo realizado hasta la cuarta etapa ($ 71.825,60)
resultó suficiente para poner en funcionamiento el proyecto o, como consecuencia de
ello, el programa instalado no puede ser utilizado.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) 1. Se intimó en dos oportunidades, a los 80 días y a los 150 días. Finalmente se pagó la
cuarta etapa a fin de poder contar con un producto (Sistema Desarrollado, Fuentes de
los Programas y Documentación) ya que de interrumpir antes el contrato no se
hubiese obtenido el producto y se generaría una importante pérdida de tiempo y
recursos.
2. Se preparó un nuevo plan de tareas modificando el plan base por uno más operativo a
través de minutas. En virtud de las necesidades que surgen durante la ejecución es
que surge la necesidad de realizar ajustes al plan fijado en los pliegos de
contratación.
b) 1. Sin comentarios.
2. y 3.
La dinámica del relevamiento y desarrollo de un sistema implica que las
reuniones pautadas puedan variar en periodicidad.
c) 1. Se pagó la cuarta etapa a fin de poder contar con un producto (Sistema Desarrollado,
Fuentes de los Programas y Documentación) y se decide no abonar la quinta etapa
(que implica un monto superior a la multa aplicable).
2. Se pagó en total el 80% del contrato y se recibió el 80% del Sistema, el mismo fue
implementado con las modificaciones y correcciones necesarias por el Área
Informática del PROMIN y dicho sistema está en este momento en funcionamiento
en proceso paralelo en la DEIS.
Recomendaciones:
Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con los
antecedentes de las firmas consultoras contratadas y los informes elaborados por las
mismas.
Profundizar los controles respecto al cumplimiento de los trabajos asignados por el
20
Proyecto a terceros y, en caso de corresponder, aplicar las sanciones y multas
correspondientes.
4) COMPRAS LOCALES
Observaciones:
a) Pedidos de Precios Nros.
27/03, 65/03 y 81/03: “Instalación Red Informática
DEIS”-Zona Norte- por $ 7.304,20. En el marco del proyecto de actualización
tecnológica de la Dirección de Estadísticas e Información de Salud del Ministerio de
Salud (DEIS) y de las Direcciones Provinciales (La Rioja y Santa Cruz) se analizaron
los pedidos de precios citados que merecen, en general, las siguientes consideraciones:
1. No se adjunta documentación, de cada Dirección Provincial o sector correspondiente,
que indique el detalle de los materiales a adquirir, especificaciones técnicas y costo
estimado. Sólo se tuvo a la vista la no objeción a la disponibilidad presupuestaria una
vez efectuada la evaluación de las ofertas.
2. Los expedientes no se encuentran foliados.
3. No surge del expediente la fecha límite para presentar ofertas a efectos de verificar si
los oferentes cumplieron con los términos.
4. Pedido de Precios Nº 27/03 adjudicado a Dante Castagno S.R.L. por $ 3.415,- para
instalación red informática en La Rioja:
a) Las solicitudes de presupuestos adjuntas al legajo carecen de fecha.
b) Las ofertas recibidas no indica fecha de recepción en el proyecto.
c) No se tuvo a la vista notificación al proveedor adjudicado.
d) Las facturas emitidas por el proveedor son de fecha anterior (29/07/03) a la
emisión de los remitos correspondientes (05/08/03).
e) No se consigna la fecha de recepción del equipamiento en el conforme de los
remitos tenidos a la vista.
5. Pedido de Precios Nº 81/03 adjudicado a L. G. Computación por $ 2.080,20 y R.F.C.
por $ 924,- para la instalación de la red informática en Santa Cruz:
a) El cuadro comparativo de precios carece de fecha de emisión y se encuentra
enmendado, sin estar debidamente salvado.
21
b) Los remitos, de ambos proveedores, carecen de fecha de recepción en el
organismo.
b) Compulsa de Precios Nº 37/03 “Compra de Equipamiento Informático”
adjudicado a FEBICOM por $ 29.112,50 (9 CPU y una impresora laser):
1. No consta en los antecedentes de la contratación el destino de los bienes.
2. En las Condiciones del llamado, punto 14, Garantía de los Bienes, el plazo de
garantía expuesto en letras “…doce meses…” difiere del mencionado en números
“…(36) meses…”.
3. No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las
Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b) “…certificado
de garantía del fabricante o proveedor…” y d) “…certificado de recepción firmado
de conformidad por el proveedor…”.
4. Las órdenes de compra si bien poseen dos firmas, ninguna de éstas permite
identificar si alguna corresponde al proveedor.
c) Compulsa de Precios Nº 192/03 “Equipamiento Informático DEIS- La Rioja y
Catamarca” por $ 41.142.- (10 CPU, 2 server, 5 impresoras, 4 scaner y una
lecto/grabadora CD).
No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las
Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b) “…certificado de
garantía del fabricante o proveedor…” , d) “…certificado de recepción firmado en
conformidad por el proveedor…” y e) “…nota del proveedor que acredite el origen de
los bienes a entregar…”, para los lotes 1, 2 y 3.
d) Compulsa de Precios Nº 187/03 “Equipamiento Informático DEIS- La Pampa y
Neuquén” por $ 46.323,88,- (8 CPU, 2 server, 4 impresoras y 2 scanner ).
1. El expediente no se encuentra foliado correctamente (doble numeración).
2. Las cartas de invitación para presentar ofertas no poseen fecha ni constancia de
recepción por el proveedor.
3. No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las
Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b) “…certificado
de garantía del fabricante o proveedor…”, d) “…certificado de recepción firmado de
22
conformidad por el proveedor…” y e) “…nota del proveedor que acredite el origen
de los bienes a entregar…”.
4. No se tuvo a la vista documentación que avale que los equipos informáticos fueron
recepcionados por los responsables de las provincias de La Pampa y Neuquén según
lo establece la “Lista de bienes y servicios y especificaciones técnicas de los bienes y
servicios; responsable de recepción y lugares de entrega”.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) 1. Se realizaron visitas previas a las provincias para el relevamiento de las necesidades
de contratación para la instalación de redes, la no objeción presupuestaria implica la
correspondencia de la adquisición.
2. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá a regularizar la
situación.
3. Se toma conocimiento de la observación realizada.
4. a) y b) Se toma conocimiento de la observación realizada.
c) La compulsa de precios fue realizada por la Provincia. Una vez recibida en esta
UCP la documentación y, previa autorización de las áreas correspondientes se
procede a la emisión.
d) Al respecto cabe mencionar que la UCP al año 2003 contaba con el sistema de
gestión comercial Waldbott. En el mismo hay una función que se denomina
Recepción de Mercadería. Las facturas y los remitos fueron enviados desde la
Provincia. Al llegar a esta UCP y para dar de baja en el sistema se procedió a
realizar la recepción por el sistema figurando por tal motivo la fecha en que esta
UCP recibió la documentación. Por lo expuesto precedentemente lo que tiene
fecha 05/08/03 es el informe de recepción que emite el PROMIN (del mismo
sistema que emite la orden de compra).
e) Se toma conocimiento de la observación realizada. Se informará a la provincia
para que en futuras recepciones de remitos consignen las fechas.
5. a) Se toma conocimiento de la observación realizada y se tendrá presente para la
confección de otros cuadros comparativos a futuro.
23
b) Se toma conocimiento de la observación realizada.
b) 1. El equipamiento informático ha sido adquirido para el equipamiento de la Secretaría
de Programas Sanitarios.
2. Las condiciones del pliego son tipo para todas las compras del PROMIN. En estas
condiciones generales se especifica 12 meses que es lo más común para cualquier
equipo. Para este caso en las condiciones técnicas particulares se pidió 36 meses de
garantía y estas condiciones rigen sobre las generales. Tomamos nota para aclarar
esta situación en los pliegos.
3. La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que
determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este
caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen
su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a
la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía del
fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor quien
debe resolverlo.
4. Las dos firmas son las iniciales del Cdor. Oscar Vilarino PROMIN y Cdor. José
Priegue UFIS.
c) La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que
determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este caso
no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen su
garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a la
solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía del
fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor quien debe
resolverlo.
Respecto al certificado o Actas de recepción se encuentran archivadas en la DEIS, como
así también una copia se archiva en al provincia y otra en esta Dirección. Asimismo, los
remitos de los proveedores se encuentran firmados por personal técnico del PROMIN UCP que recibió el equipamiento dando su conformidad a la recepción.
Se considera que no hace falta el certificado de origen por ser un equipo “clon” que
tiene diferentes componentes y está armado en la Argentina. No obstante se tendrá en
24
cuenta para futuros procesos.
d) 1. Sin comentarios.
2. La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que
determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este
caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen
su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a
la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía del
fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor quien
debe resolverlo.
3. Respecto al certificado o Actas de recepción se encuentran archivadas en la DEIS,
como así también una copia se archiva en al provincia y otra en esta Dirección.
Asimismo, los remitos de los proveedores se encuentran firmados por personal
técnico del PROMIN - UCP que recibió el equipamiento dando su conformidad a la
recepción.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos manteniendo archivos completos de la
documentación que respalde los procesos de compra llevados adelante a través de concurso
de precios. Mantener legajos debidamente foliados y ordenados cronológicamente.
5) COMPRAS MEDICAMENTOS.
a) Subexpedientes de la LIL Nº 003/2002 “Adquisición de Medicamentos e insumos”
correspondientes a los Lotes Nº 1 “Ocitocina” (ampollas), Nº 9 “Amoxicilina
500mg.” (ml) , Nº 13 “Salbutamol aerosol” (envases de 200 hasta 300 dosis), Nº 14
“Salbutamol aerosol” (envases de 100 dosis) y Nº 15 “Aerocámaras” (unidades)
por USD 1.426.844,10:
1. No se tuvieron a la vista los siguientes “remitos de recepción provisoria”:
25
Subexpediente
LOTE Nº
1
1
13
13
13
13
13
14
14
14
14
14
14
14
14
9
9
PROVINCIA
UNIDADES
Jujuy
Santa Fe
Córdoba
Formosa
La Pampa
San Juan
Santa Fe
Córdoba
Entre Rios
La Rioja
Misiones
San Luis
San Juan
Santa Fe
Stgo Estero
Bs As
San Juan
11.669
26.669
72.852
28.547
8.750
80.101
24.284
12.120
3.426
13.366
4.317
26.700
12.981
22.451
6.755
2. No se tuvieron a la vista los siguientes “remitos de recepción definitiva”:
Subexpediente
LOTE Nº
14
14
14
PROVINCIA
UNIDADES
Entre Ríos
Misiones
Río Negro
12.120
13.366
6.872
3. Respecto a los “remitos de recepción provisoria” tenidos a la vista emitidos por la
UEP se pudo comprobar que:
a) En la mayoría de los casos los remitos no se encuentran firmados por el
proveedor.
b) En algunos casos están firmados sin la aclaración correspondiente.
c) En la mayoría de los casos no poseen número de identificación de remito.
d) En un caso (Lote Nº 1- San Juan) no se encontraba conformado por autoridad
competente provincial.
e) En algunos casos no se tuvo a la vista original de remito.
f) En el caso del Lote Nº 14 se tuvieron a la vista 2 remitos Nº 19 correspondientes a
la provincia de Río Negro con contenidos diferentes, uno posee firma de
recepción y el otro carece del mismo.
26
4. Algunos de los “remitos de recepción definitiva” se encuentran solamente en copia.
5. Respecto a los remitos del proveedor:
a. En algunos casos son copias.
b. En algunos casos no se encuentran conformados por autoridad competente
provincial.
6. Se observaron diferencias en la cantidad de bienes detallados en los remitos emitidos
por la UEP y los emitidos por el proveedor, según se detalla seguidamente:
Subexpte
.LOTE Nº
1
1
13
13
PROVINCIA
Rawson
La Rioja
Posadas
San Luis
Cantidad s/
remito UEP
4.330
3700
19200
352
Cantidad s/ remito
proveedor
4.333
3.698
19.158
329
7. En el caso de los Lotes Nº 1, 9, 13 y 14 no se adjunta al Subexpediente la
documentación requerida según las Condiciones Especiales del Contrato, Cláusula
11 “Entrega y Documentos”: copia del certificado de seguro, copia de la lista de
embarque, copia del certificado de garantía del fabricante o proveedor, original del
certificado de origen de todos los artículos suministrados y original del certificado de
inspección proporcionado al Proveedor.
8. Se observaron diferencias en los diferentes documentos analizados y detallados
seguidamente respecto a las cantidades adquiridas, facturadas y entragadas:
Lote Nºº
LAB.
S/Contrato
S/ Factura
Cantidad
Cantidad
Cantidad
Cantidad
9
Roemmers
13
Pharmos
1.209.600 dosis
14
Pharmos
403.200 dosis
403.302 dosis
387.051 dosis
351.575 dosis
30.776 unid.
30.776 unid.
30.776 unid.
30.799 unid.
453.360 amp.
449.662 amp.
457.058 amp.
457.942 amp.
15
1
Pharmos
Inst. Biolog
30.726.000 ml
30.727.710 ml
S/ Remito Lab S/ Remito UEP
30.727.980 ml
30.996.406 ml
1.205.600 dosis 1.160.847dosis
1.211.106 dosis
9. Se tuvo a la vista la documentación que respalda la orden de pago n° 521 de fecha
03/07/03 referida al pago directo por $ 523.959,52 (USD 189.155,06) a la firma
PHARMOS. Al respecto cabe observar que el PNUD abonó el importe bruto de $
523.959,52 (incluye IVA por $ 90.935,13 – USD 32.828,56) y emitió a su vez
27
certificados de IVA por dicho importe no correspondiendo su emisión.
b) Licitación Pública Internacional Nº 002/2002 “Adquisición de Insumos para Salud
Reproductiva por USD 2.623.236,84,-.
1- No se tuvo a la vista la siguiente documentación:
a) Publicación del aviso de la Licitación en Develop Business y en el Boletín Oficial
según establece Cáp. I, cláusulas12-b y 18 del Manual de Contrataciones.
b) Certificado de control de calidad completo, certificado libre de sanciones y
certificado de inspecciones (Laboratorio ELEA).
c) Laboratorio Medicatec S.R.L.: Documentación que demuestre que ha fabricado y
comercializado los bienes específicos a que se refiere el pliego durante por lo
menos 2 años y bienes similares durante por lo menos 5 años, lista de los
principales contratos de abastecimiento realizados en los últimos 5 años,
certificado de autorización y venta de especialidad medicinal, certificado de
buenas prácticas de manufactura y certificado de inspección satisfactorio.
2- El acta de apertura se encuentra firmada, no obstante eso no se aclaran los nombres
de los funcionarios intervinientes según establece el Manual de Contrataciones en su
Cáp. I, cláusula 21.
3- Cabe mencionar que se licitaron 4 lotes, de los cuales en ninguno existió un mínimo
de 3 ofertas a efectos de una comparación de precios. Cabe informar que el Banco
establece que no es causal de rechazo (la presentación de menos de 3 ofertas).
Por otra parte, se verificó disidencia entre lo expuesto en dos notas emitidas por la
UFI-S, Nota Nº 465/03 del 7/03/03 que expresa “…hemos tomado conocimiento de
su nota del 5 de marzo donde nos consultan sobre la posibilidad de prorrogar la
apertura de la LPI Nº 002 de PROMIN, atento a lo solicitado por la firma Famy Care
Ltd. lamentablemente no se podía hacer lugar a la solicitud…la nueva situación legal
respecto de Salud reproductiva…obligan a que en lugar de prorrogar los plazos la
Dirección Nacional del Programa nos ha solicitado tratar de disminuir los mismos en
todo lo posible.” y Nº 1172 del 05/05/03 “…en respuesta a vuestro pedido de
prórroga de 15 días para la firma del contrato, informando que no tenemos objeción
al mismo…”.
28
4- Con respecto al Lote Nº 1 se observaron las siguientes diferencias:
Remito del Proveedor
Nº
Fecha
Remito de la UEP
Cantidad
Ciudad
Fecha
Diferencia
Cantidad
55996
24/06/03
66.060
Catamarca
24/06/03
66048
12
55990
24/06/03
49120
Río Gallegos
30/06/03
48976
144
55979
24/06/03
98440
Neuquén
01/07/03
98400
40
55103
20/05/03
46457
Tucumán
22/05/03
46531
(74)
5- En algunos casos los remitos del proveedor, se encuentran solamente en copia.
6- Respecto a los “remitos de recepción de la mercadería” emitidos por la UEP se
puedo comprobar que:
a) No poseen número de identificación de remito.
b) En algunos casos sólo se encuentra en copia.
c) No se tuvieron a la vista los remitos de la UEP correspondientes a los del
Laboratorio Nº 58306, 58337, 58343, 58344, 58345, 58346 y 58348 (610.024
blister).
7- Las “cartas de porte” emitidas por la empresa distribuidora:
a) En algunos casos no poseen firma ni fecha de recepción.
b) En algunos casos sólo consta en copia.
Comentarios de la UFI/UCP:
a) 1. Al respecto, cabe mencionar que la utilización del mencionado documento fue
discontinua en todos los posteriores procesos de adquisición por ser el mismo
redundante.
En efecto, la suscripción del remito comercial del proveedor por parte del
responsable del deposito perfecciona el acto de tradición de la cosa (conforme de
cantidad) en un todo de acuerdo con las prácticas y usos comerciales vigentes en
plaza.
2. Con respecto a las provincias de Entre Ríos, Misiones y Río Negro se adjuntan
copias de los remitos de recepción definitiva obrantes unicamente en el
subexpediente del lote n° 13, los cuales se emitieron por el total de dosis recibidas
29
correspondientes a los lotes 13 y 14.
3. a) a f) Valen los comentarios hechos en el punto 1. precedente, aclarando que el
remito de recepción provisoria lo firmara el responsable del depósito pero no era
necesario que lo firmara la autoridad competente provincial como así tampoco el
proveedor.
4. Respecto a los remitos de recepción definitiva cabe mencionar que se recibían
mayoritariamente vía fax, los cuales era fotocopiados para la guarda del mismo,
omitiendo las Unidades Ejecutoras Provinciales su posterior ratificación a través de
la entrega por bolsín de los correspondientes originales.
5. a) y b) Vale lo mencionado en 4. precedente. Además cabe aclarar que no era
necesario que la autoridad provincial conformara el remito del proveedor.
6. En lo concerniente a las observaciones hechas en este punto efectivamente existen
las diferencias mencionadas. En el primero de los casos la UEP Chubut recibió 3
unidades de menos, pero en los demás casos recibió en exceso con respecto a lo
detallado en el remito del proveedor. Analizado globalmente el lote a nivel país el
proveedor entregó más unidades que las contratadas, con lo cual satisfizo las
necesidades técnicas del Programa.
7. No procedente.
8. Sin comentarios.
9. Al respecto informamos que se ha solicitado al PNUD realice un análisis de la
situación detectada e informe a esta Unidad las acciones a seguir por ese Organismo.
Informaremos a la Auditoría la resolución del tema.
b) 1. a) El aviso es publicado por el Banco Mundial como se consigna en el anteúltimo
párrafo de Fs. 393. La publicación en el Boletín Oficial no es exigencia del Banco
y se ha tomado la decisión de tomarla como opcional.
b) y c) Sin comentarios
2. Se toma nota.
3. En una licitación pública si se presentan menos de tres firmas, no se puede resolver
este aspecto, dado que no se puede incorporar una nueva cotización luego del acto de
apertura. Los pliegos vendidos fueron suficientes como para tener una buena
30
competencia.
Sobre la supuesta disidencia en la nota Nº 1172 cabe aclarar que los 15 días de
prórroga otorgados para la firma del contrato con Medicatec, surgieron por la
imposibilidad de la firma, dado que no se contaba con la protocolarización de
documentación legal según lo solicitado por nuestra Asesoría Jurídica, no habiendo
más alternativa que otorgar la prórroga solicitada.
4. La provincia de Catamarca tenía previsto recibir la cantidad de 66.048 blisters de
Microgynon (lote Nº 1), el proveedor envió 66.060 y la UEP recibió efectivamente
66.048 unidades a pagar más 12 unidades en concepto de donación, las cuales no
fueron debidamente
informadas en el acta provincial en tal carácter. Idéntica
situación se presenta en las provincias de Santa Cruz y Neuquen en las cuales la UEP
no identificó en las observaciones las unidades donadas por el laboratorio Schering.
En cuanto a la provincia de Tucumán el remito conformado por el responsable del
depósito certifica literalmente que “Recibo 46.531 cajas (blisters) x 21 grag. 74 cajas
(blisters) de más. 22/05/03”. Por lo que recibió 74 unidades de más las cuales no
fueron facturadas al Programa y que fueran debidamente descriptas en el párrafo de
observaciones del acta obrante a fojas 479 del 2º cuerpo del subexpediente del Lote
Nº 1.
5. Se toma conocimiento de la observación realizada.
6. a) La enumeración de los formularios no estuvo previsto al momento de su emisión
como tales.
b) Respecto a los remitos de recepción de mercaderías cabe mencionar que los
mismos se recibían mayoritariamente vía fax, los cuáles eran fotocopiados para la
guarda del mismo, omitiendo algunas de las Unidades Ejecutoras Provinciales su
posterior ratificación a través de la entrega por bolsín de los correspondientes
originales.
7. Con respecto a las cartas de porte emitidas por el transportista o empresa
distribuidora contratada por el proveedor Schering, las mismas no constituían en sí
requisito esencial para la liquidación de la operación comercial que nos ocupa.
31
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos de la información que respalde las adquisiciones
realizadas por el Proyecto respecto al cumplimiento de las requisitos establecidos en los
pliegos y a la entrega de los productos recibidos.
6) INSPECCIÓN OCULAR “PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA
DE LA DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SALUD Y DIRECCIONES
PROVINCIALES”.
Observaciones:
Se relevaron las Direcciones de Estadística de las provincias de La Pampa, Neuquén, La
Rioja y Catamarca surgiendo las siguientes observaciones:
1) El Acta de Recepción no posee (en tres casos) detalle de cada uno de los bienes
recibidos, que permita su identificación.
2) En el caso particular de Neuquén se verificó que no se suscribió el Acta de Recepción
Definitiva de equipamiento e insumos.
3) En la Provincia de La Pampa los certificados de garantía, de los bienes recibidos se
encuentran con “espacios en blanco”.
4) En el caso de Neuquén, el responsable a cargo de la Dirección de Información
manifestó que “...existe la garantía escrita del servidor (1), no del resto de los equipos
(5). Sin embargo se cuenta con el servicio...”.
5) En las provincias de La Rioja y Catamarca no disponen del Certificado de Garantía del
fabricante o proveedor del equipamiento recibido.
6) De las cuatro provincias visitadas ninguna posee seguro del equipamiento recibido
Según el modelo de “Acta de Recepción Definitiva”, en su punto e) expresa que “...el
Organismo Provincial de Estadística de Salud (OPES) asume, a través del Ministerio o
Secretaría de Salud, la custodia y aseguramiento del equipamiento especificado...”.
Al respecto,.
7) En el caso de Catamarca (Vitales) no recibieron el software de Windows XP Home
OEM, Office XP PYME OEM y Norton Antivirus OEM previsto en las
Especificaciones Técnicas del Concurso de Precios y entregado por el proveedor según
32
consta en sus remitos emitidos.
Comentarios de la UFI/UCP:
1) El Acta de recepción solo cumple fines de ceder en comodato a las Direcciones
Provinciales de Estadísticas el equipamiento informático comprado con fondos
PROMIN, responsable de dicha compra. El personal técnico realiza la recepción y
control de remito conformando el mismo. Las jurisdicciones ni pueden intervenir en
actos administrativos porque carecen de representatividad dado que no forman parte del
proyecto (o sea no son UEPs). El Acta además aclara que se complementa con el Acta
de o Convenio definitivo que se firmará cuando se cedan patrimonialmente estos
bienes. El convenio definitivo está en el Depto de Jurídicos para su revisión y
aprobación
2) Se toma conocimiento de la observación realizada.
3) a 5) La garantía forma parte de las condiciones exigidas en el Pliego de Compra, el
proveedor al ofertar hace expresa referencia que acepta las condiciones del Pliego, y
este mismo contiene cláusulas a aplicar en caso de no cumplimiento.
6) Se toma conocimiento, se realizarán las gestiones pertinentes por intermedio de la
Dirección de Estadísticas a fin de conminar a las provincias al cumplimiento de lo
acordado por medio del acta de referencia
7) El remito conformado por personal técnico del PROMIN confirma la recepción de la
totalidad de los ítems, la provincia a la fecha no había realizado reclamo alguno por
falta de entrega, se realizará el relevamiento correspondiente.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de que la documentación que avala los
antecedentes de contratación sea completa y sustente adecuadamente el proceso.
7) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones
El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a disposición de esta auditoría merece los
33
siguientes comentarios:
a) No se encuentra acumulado al 31/12/03, sólo detalla las adquisiciones en el año 2003.
b) Los bienes no poseen un número que permita identificarlos. Por otra parte, algunos
bienes se imputaron al inventario por grupo (7 PC, 2 impresoras, etc.) tal como fueron
facturadas por el proveedor, situación que imposibilita también su identificación, no se
informa sobre bajas de equipamiento (por obsolescencia, etc.).
c) En algunos casos no se detalla la ubicación física de los bienes.
Comentarios de la UFI/UCP:
Se toma conocimiento de la observación formulada.
Recomendaciones:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos)
para validar la información.
Por otra parte, implementar un Registro de entrada/salida de aquellos equipos utilizados
temporalmente fuera de la UCP, de manera de conocer en todo momento su ubicación,
fecha de entrada y/o salida, responsable usuario y autoridad superior que autoriza el
mismo.
8) MISCELANEOS
Observaciones:
a) Falta de Documentación:
No se tuvo a la vista documentación que respalde los gastos de correo argentino por la
suma de $ 2.211,46 de fecha 10/06/03.
b) Talleres de Capacitación ($ 18.947,39):
1. Algunos expedientes se encuentran parcialmente foliados;
2. No surge de la documentación adjunta en cada expediente de los talleres realizados el
34
proceso de selección o convocatoria de los asistentes;
3. No se adjunta un programa de actividades de cada taller que permita conocer los
temas desarrollados, horarios y docentes que participaron;
4. No surge de la documentación adjunta los objetivos de los talleres y el impacto
esperado;
5. De la documentación analizada no surge el costo total de cada taller, toda vez que los
mismos son financiados por fondo rotatorio o cheques;
6. No consta un presupuesto general que permita conocer los talleres de capacitación
previstos en el año y el costo estimado de los mismos, a fin de aseverar que lo
invertido se corresponde con lo presupuestado;
7. En el caso de la rendición por Fondo Rotatorio, por $ 7.582,44: no se tuvo a la vista
una liquidación de viáticos, correspondiente a Bisek ($ 27,-); un comprobante no
identifica el proyecto ($ 35,-) y una orden de compra no se encuentra suscripta por el
proveedor ($ 1.100,-).
c) Caja Chica ($ 6.360,29):
1. Existen comprobantes que no identifican el proyecto ($ 317,80);
2. Documentos no válidos como factura (Recibos “X”) por $ 157,60;
3. Se verificó un pago a Tour Service por $ 129,60 cuya documentación de respaldo es
un recibo (no se tuvo a la vista la factura correspondiente) a nombre de la Directora
Ejecutiva del PROMIN.
4. Se incluyó una factura ($ 6,-) sin fecha de emisión y a nombre del “Ministerio de
Salud”.
5. En el arqueo de la Caja Chica al 25/04/03 se informó la existencia de tres vales de
anticipos, en concepto de sellos y artículos de librería, por la suma de $ 299,10. En
la rendición de la caja chica posterior (mayo) no se pudo constatar si los mismos
fueron rendidos.
d) Gastos de publicidad ($ 44.328,43):
1. No se tuvieron a la vista los últimos procesos de selección por los cuales se contrata,
durante el año, para avisos de licitaciones a “Publicidad 10” y “Gallo Mendoza”.
2. En todos los casos analizados las órdenes de compra no se encontraban suscriptas por
35
el proveedor (Publicidad 10).
3. En un caso la orden de compra (nº 12/03 del 12/03/03) adjunta al expediente fue
emitida a nombre de un proveedor distinto al que efectuó la prestación, siendo que
los demás datos de la misma (descripción de bienes y monto) se corresponden con el
resto de la documentación (factura, recibo, orden de pago).
e) Fundación ISALUD ($ 4.000,-), el gasto corresponde a la inscripción de 40
participantes al “I Congreso Internacional de Políticas y Medicamentos” desarrollado
del 12 al 14/11/03. Al respecto cabe agregar que:
1. Del listado de 40 participantes sólo 17 son consultores del PROMIN;
2. No se adjunta el programa del Congreso que permita conocer los temas
desarrollados.
3. No se adjunta documentación que avale la asistencia de los participantes incluidos en
la lista al citado Congreso (copia de los certificados de asistencia).
f) Cursos de Capacitación ($ 4.394,-): se contrataron tres cursos de capacitación
(administración de SQL Server 2000, Programación SQL Server 2000 y Diseño e
implementación de OLAP) en el marco del Proyecto de Actualización Tecnológica de la
DEIS y Direcciones Provinciales para cinco personas. Al respecto:
1. La consultora contratada para la implementación del sistema informático para la
DEIS incluía capacitación para su personal (véase Memorando Nº 8, punto 3),
subcontrato con Empresa Consultora); y
2. De las cinco personas designadas para participar en dichos cursos, uno no es
consultor contratado por PROMIN (Carlos Guevel) según listado de consultores
proporcionado por el proyecto.
g) Suscripción Anual Programa INFOSALUD ($ 2.500,-): A través del expediente Nº
24/03 se tramitó y pagó la suma de $ 2.000 por la suscripción anual al Programa de
referencia. Dicha contratación da derecho a la recepción diaria del informe, por correo
electrónico, en dos emisiones diarias todos los días hábiles y un CD mensual
conteniendo la totalidad de las transmisiones del mes anterior. Por otra parte, se
abonaron $ 500.- por la adquisición de 50 ejemplares del informe citado
precedentemente recibido por correo electrónico y en CD. No se tuvieron a la vista las
36
órdenes de compra (por $ 2.000 y $ 500), tampoco consta el destino de los ejemplares
adquiridos.
h) Alquiler de Oficina ( $ 63.574,- )
Con respecto al alquiler de la oficina ubicada segundo piso, unidad “B”, de la calle
Lima 355/369, merece señalarse que:
1. No se tuvo a la vista documentación emitida por la Dirección Nacional del Proyecto
que respalde la necesidad de dicho alquiler, como así tampoco documentación
emitida por la UC con los detalles que especifiquen las características y presupuesto
del bien a alquilar y el estimado de los servicios conexos.
2. No se tuvo a la vista el pedido de “no objeción” a los siguientes términos suscriptos
en el contrato de locación:
v Período contractual para el proyecto 97/046: 01/12/2003 al 30/11/2004, por un
monto total de $ 110.352,-.
v Alquiler de una oficina y, sin costo adicional, dos cocheras.
v Pago por año adelantado que asciende a $ 55.176,- (según cláusula cuarta del
contrato el pago es de $ 3.800,- mensuales, más 21% del impuesto al valor
agregado, o sea el precio total asciende a $ 4.598,- ).
v Gastos a cargo del proyecto: servicios eléctricos y Aguas Argentinas. Así
también, incluídos en el precio de locación mensual, Alumbrado, Barrido y
Limpieza (ABL) y las expensas.
v Depósito en garantía, por la suma de $ 3.800,-
Comentarios de la UFI/UCP:
a) Sin comentarios.
b) 1. Se toma debida nota de la observación realizada.
2. Los asistentes a los talleres son designados por las autoridades provinciales o
nacionales de conformidad con las áreas técnicas. Se toma conocimiento de la
observación realizada.
3. a 7. Se toma debida nota de lo observado.
c) 1. Existen diversos casos en los que los consultores solicitan reintegros posteriormente
37
a la compra o en los que los proveedores emiten ticket en donde nos resulta
imposible solicitar que venga identificados a nombre del proyecto.
2. Se toma debida nota de lo observado.
3. Se toma debida nota de la observación realizada.
4. Se toma debida nota de lo observado.
5. Sin comentarios.
d) 1. Respecto a la contratación de la firma “Gallo Mendoza” cabe mencionar que se
realiza compra directa tal como fuera solicitado por nota de fecha 07/03/03, firmada
por la Directora Nacional y por la Coordinadora del proyecto. En lo que se refiere a
la firma “Publicidad 10” se informa que el proceso corresponde al realizado por
UFIS.
2. Se toma conocimiento de la observación realizada.
3. Se toma conocimiento de la observación realizada.
e) 1. a 3. Se toma conocimiento de la observación realizada.
f) 1. a 3. La capacitación en SQL Server, etc. está prevista en el Proyecto DEIS para el
personal técnico de la Dirección de Estadística y del PROMIN, la capacitación
prevista en el contrato de la consultora BAIS era en referencia al Sistema
desarrollado y no con respecto a la plataforma de software de base que utiliza el
proyecto.
g) Se toma conocimiento de la observación realizada.
h) 1. Se puso a disposición de la auditoría, en fecha posterior al cierre de tareas de campo,
la nota Prov. N° 3032/03, a través de la cual la Coordinación del Proyecto pone a
consideración del Director Nacional la contratación de las citadas oficinas. En la
misma nota el visto bueno del Director Nacional.
2. Sin comentarios.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información.
Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a las erogaciones canalizadas bajo este
rubro.
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9) APORTES BIRF
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria aplicados surge que al 31/12/03 se realizaron aportes
BIRF por USD 18.492.358,94 y se efectuaron gastos por la suma de USD 18.748.741,13.
La diferencia de USD 256.382,19 fue solventada con otra fuente de financiamiento.
Comentarios de la UFI/UCP:
Sin comentarios.
Recomendaciones:
Verificar periodicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
BUENOS AIRES, 3 de septiembre de 2004.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/97/046
“APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/97/046.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
en moneda local que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Inspección ocular.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
40
necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y
- el 48,34 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
15.00
16.00
17.00
21.00
45.00
53.00
TOTALES
Concepto
Viajes
Misiones
Profesionales Nacionales
Subcontratos con Empresas consultoras
Compras locales
Varios
%
Aplicaciones Incidencia
del Ejercicio $ del Rubro
352.008,65
2,71%
14.109,00
0,11%
1.884.872,20
14,52%
45.670,00
0,35%
10.185.740,71
78,48%
495.777,64
3,82%
12.978.178,20
100,00%
Importe
% Muestra
muestra $
analizada
54.579,83
15,51%
0
632.252,71
33,54%
44.520,00
97,48%
5.303.633,07
52,07%
238.947,07
48,20%
6.273.932,68
48,34%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra
gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 3 de septiembre de 2004.
41