2013_057info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 1 finalizado el 31 de
diciembre de 2012 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales”
(PROSAP III), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR, suscripto el 29 de diciembre de 2011 entre la República Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central (UEC),
dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/12, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/12, por categoría, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1 a 10 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares
estadounidenses.
- Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
1
- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
- Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y
son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera
versión el 29/01/13, mientras que los definitivos fueron presentados el 11 /04 /13. Estos
últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 24/09/12 (preliminares) y el
11/04/13.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra
determinada.
III- ACLARACIONES PREVIAS
El Estado mencionado en I- 1) anterior y la nota Nº 8 a los Estados Financieros no
incluyen el pago en concepto de Comisión de Crédito correspondiente al 1º semestre del
año 2012, por un monto de USD 171.243,17, de acuerdo a la información suministrada por
la Oficina Nacional de Crédito Público mediante nota del 07/01/13. Cabe mencionar que
2
dichas erogaciones no se incluyen en la matriz de financiamiento de las inversiones del
Programa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Ipresentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del
“Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III) al 31 de diciembre de 2012,
así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR del 29/12/11.
BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013
3
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2012, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III),
Convenio de Préstamo BID N° 2573/OC-AR del 29/12/11, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC) y en
las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes (al 31/12/12 solo Entre Ríos la cual se ha
visitado), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra
parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
ÍNDICE
TÍTULO
2)
Gastos Encuentro Prosap. Adquisiciones
4)
Firmas Consultoras. Contratación de servicios
5)
Infraestructura y servicios. Contratación de obras
6)
Ferias en el exterior. Adquisiciones
4
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
1.1.
Cuenta en $ - Aporte Local
La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la
cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los Préstamos
ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta
bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados
por la UEC, dificultando dicha tarea.
Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida
que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UEC, se solicitaba la apertura de
una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto.
Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo
Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al
PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UEC dicha asignación.
Comentarios de la UEC:
Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UEC,
se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería
General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con
Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación.
1.2.
Cuenta en $ BID
En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante más de un mes, sin la
correspondiente anulación o su corrección.
Comentarios de la UEC:
5
Se procederá a analizar dichas partidas y en caso de corresponder se procederá a la anulación de
las mismas.
Recomendaciones:
Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y
mejorar la calidad de la información.
2) GASTOS “ENCUENTRO PROSAP”
Observaciones:
Expediente BD NAC 2573 001 B 002/12 (Catering)
1) En dos de los pagos realizados al Proveedor no se tuvo a la vista el recibo correspondiente
(AP 1318 y 2205).
2) De acuerdo a la documentación obrante en el expediente analizado se abonó un adicional por
un incremento del 50% en la cantidad de comensales del evento, respecto a los que se
tuvieron en cuenta para efectuar todo el proceso de contratación.
3) Al momento de solicitar el pago del adicional abonado al proveedor del servicio, se menciona
el monto por comensal adicional por los dos días extras; dicho monto no es posible
determinarlo en base a la oferta inicial presentada, ya que la misma describe todo el servicio a
suministrar en la totalidad del evento por un monto global sin discriminar por cada tipo de
servicio a prestar.
Comentarios de la UEC:
1) Se procederá a reclamar los recibos correspondientes.
2) Sin comentarios.
3) El monto por comensal adicional por los dos días extras de almuerzo surge de una solicitud
que realizó el Área de Capacitación encargada de la organización del evento a la Responsable
de la Empresa proveedora en la cual le solicitaba la discriminación de los montos unitarios
cotizados oportunamente para poder realizar la ampliación; esa cotización no estaba
incorporada en el expediente, ya que había quedado en poder de ellos pero lo incorporamos
6
ahora al expediente. (Comentario del auditor: no nos fue suministrada documentación que
acredite tal afirmación).
Expediente BD NAC 2573 001 B 003/12 (Iluminación y sonido)
1) En uno de los pagos realizados no se tuvo a la vista el correspondiente recibo (AP 2204), y en
otro de los casos se tuvieron a la vista dos recibos similares por un mismo pago efectuado (AP
1546).
2) Del relevamiento del expediente surge que se abonó un adicional por este servicio, sin que
conste en el mismo un detalle y la justificación de los servicios adicionales prestados.
Comentarios de la UEC:
1) Se procederá a reclamar el recibo omitido y se devolverá el recibo duplicado.
2) Si bien en el Memo de solicitud de adicional de servicio no se hizo una descripción del
equipamiento solicitado, envío copia del Memo Interno Nº 35 de fecha 09/04/13, donde la
Responsable del área de Capacitación, encargada de la organización del evento, detalla el
equipamiento adicional solicitado.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta
la normativa en la materia. Realizar las planificaciones necesarias antes de cada contratación
para evitar que se produzcan situaciones como las planteadas.
3) CONSULTORES
Observaciones:
1- No se tuvieron a la vista los informes parciales previstos en los TDR de uno de los
consultores analizados.
2- En uno de los casos analizados existen facturas de fecha posterior a s Órdenes de pago (OP)
de Argeninta, a las autorizaciones de pago (AP) del Proyecto y a la liberación de los valores.
7
3- En los pagos realizados a una consultora las OP del Convenio son de fecha anterior a lo
previsto en los cronogramas de pagos (OC), y en uno de los casos se abonó con anterioridad a
la presentación del informe final. Idéntica situación se produce con otro de los consultores
analizados respecto del cronograma previsto para uno de sus pagos.
4- En los pagos analizados de preparación de proyectos no se tuvieron a la vista -en las
rendiciones suministradas- las AP emitidas por el Proyecto.
Comentarios de la UEC:
1- Los consultores de la Unidad Ejecutora Central presentan únicamente un informe final.
2- Se toma nota de la observación.
3- Se toma nota de la observación.
4- Las AP no se encuentran en las rendiciones suministradas ya que las mismas se registran en
UEPEX a posteriori. Se procederá a intercalar dichas AP.
Recomendaciones:
Documentar y registrar las operaciones en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la
información en las rendiciones del Proyecto.
4) FIRMAS CONSULTORAS (Universidad Nacional de San Martín)
(Monto contrato y pagado en el ejercicio $ 850.000,00 - fondos locales)
Observaciones:
1) No fueron suministrados los antecedentes y presupuestos que motivaron el Acta Convenio
suscripto con la Universidad con motivo del gasto realizado.
2) No se tuvo a la vista los recibos de la universidad por los pagos realizados (AP 373, 1307 y
2202), los cuales fueron verificados a través de la correspondiente transferencia bancaria
8
3) Las facturas presentadas en uno de los pagos realizados a la universidad no tienen fecha de
emisión. Asimismo estas facturas indican otra actividad y dirección de la entidad emisora,
respecto del resto de los pagos realizados (AP 1307).
Comentarios de la UEC:
1) El Prosap ha iniciado el camino de la comunicación de la ejecución y de los impactos de sus
proyectos de inversión para el desarrollo agropecuario desde hace más de una década.
Entiende que la comunicación permite presentar en sociedad el trabajo dedicado que realiza
todo el equipo profesional del Prosap para llevar adelante con éxito cada uno de los proyectos
de obra y servicios que requieren las provincias.
Diversos han sido los soportes en que el Prosap ha rendido sus cuentas a la sociedad. Desde
los más administrativos hasta los más creativos. Múltiples informes de gestión, exposiciones
fotográficas, piezas audiovisuales que testimonian la importancia de contar con caminos
rurales seguros, obras de riego y de electrificación rural; capacitación, asistencia técnica, etc.;
publicaciones de estudios de caso, ensayos sobre problemáticas específicas y publicaciones de
formatos artístico conforman la biblioteca del Prosap y están en cada escritorio de las distintas
Entidades de Enlaces, de ministerios y secretarías de agricultura o de producción, de
embajadas nacionales y extranjeras, de oficinas comerciales, y de instituciones, organismos y
asociaciones relacionados.
El guión y la dirección general estarán a cargo de Miguel Ángel Loréfice, director de la
Unidad Académica de las Artes de la Universidad Nacional de San Martín. La coreografía se
trabajó sobre una idea del reconocido coreógrafo Oscar Aráiz, los dibujos e ilustraciones a
cargo del artista plástico Ricardo Abella. La técnica de video mapping la realizó Daniel Calvo
integrante del equipo de profesionales que desarrolló el video mapping proyectado sobre el
cabildo con motivo de los festejos del bicentenario. Intervendrán más de cuarenta
profesionales y el tiempo estimado para preparar el evento será de ocho meses permitiendo
armar una agenda de representaciones que comenzará en julio de 2013 en Tecnópolis y que
seguirá en algunas de las provincias que desarrollan proyectos Prosap.
2) Se procederá a reclamar al proveedor los mismos.
9
3) Se toma en cuenta la observación.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, teniendo en cuenta
la normativa aplicable en la materia.
5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS
Provincia de Entre Ríos
Obra: Gasoducto en Áreas Productivas de Entre Ríos
Observaciones:
1- Del análisis del expediente de contratación surgen dilaciones en el proceso llevado a cabo,
resaltando los siguientes tiempos insumidos a saber:
No Objeción BID al pliego:
10/01/2010
Fecha de apertura:
28/09/2011
No Objeción BID adjudicación:
23/11/2011
Firma del contrato:
14/05/2012
Acta de inicio de obra:
17/09/2012
Asimismo se debe tener en cuenta lo mencionado en el punto 6- siguiente.
2- La garantía de mantenimiento de oferta y su posterior pedido de extensión, otorgada por el
adjudicatario, no cubre hasta la firma del contrato.
3- Del expediente analizado no surge la comunicación del resultado del proceso al resto de los
oferentes que no resultaron adjudicatarios, ni la correspondiente devolución de las garantías de
oferta presentadas por éstos.
4- Al momento de la firma del Convenio para la ejecución de la obra, la garantía de
cumplimiento de contrato se realizó por el monto base, sin tener en cuenta la actualización de
precios contemplada. No obstante, cabe mencionar que con fecha posterior fue incrementada
dicha garantía hasta cubrir el monto del mencionado Convenio.
5- El anticipo financiero se pagó el 07/09/12, mientras que el acta de inicio de obra tiene fecha
17/09/12.
10
6- Respecto a lo indicado en el párrafo anterior, cabe mencionar que a la fecha de nuestra visita
en campo (22/02/13) aún no se habían comenzado las obras previstas.
Comentarios de la UEP:
1- Sin comentarios.
2- La carta de Aceptación se firmó el 21/03/12 y el Convenio el 14/05/12, al firmarlo está
aceptando el monto del Contrato, por lo cual se entiende que acepta las condiciones y el
monto del Contrato estipulado. (Comentario del auditor: no responde a lo observado).
3- Se publicó el Aviso de Adjudicación en los medios correspondientes. En cuanto a la
devolución de la garantía de mantenimiento de oferta la realiza la Provincia y no es
comunicada a esta UEC, les notificaremos de la observación para que nos remitan una copia
de las mismas.
4- La modificación del monto fue subsanada posteriormente con el incremento de la garantía.
5- La Licitación fue iniciada con financiamiento del Préstamo BID 1956 OC/AR y luego se pasó
al Préstamo BID 2573 OC/AR por lo cual la provincia tuvo que realizar una serie de trámites
administrativos previos al pago del anticipo (apertura de cuentas, etc.); por tanto hubo
demoras en la firma del contrato y consecuentemente en el pago de anticipo.
(Comentario del Auditor: no resulta procedente).
6- De acuerdo al cronograma presentado por la Empresa Contratista en su oferta hasta el 5º mes
tenía una certificación prevista del 10% (diez por ciento); eso es debido a que la obra se licitó
con un anteproyecto y las trazas definitivas surgirían de la realización de la Ingeniería de
Detalles. La misma contó con ciertos retrasos debido a trámites de liberación de trazas que
está realizando la Secretaría de Energía. Habiendo presentado los Estudios correspondientes y
siendo que los mismos fueron aprobados, se está próximo al inicio de la obra.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, ajustándose a la
normativa aplicable en la materia, en particular en lo que respecta a los plazos, en procura del
11
cumplimiento en tiempo y forma de los objetivos establecidos
6) FERIAS PROARGEX
Observaciones generales de pagos
1) Existen autorizaciones de pago que no son correlativas respecto de su fecha de emisión (AP
981 y 1269)
2) Existen recibos de pago emitidos por el importe neto de retenciones impositivas (AP 1465 y
1466).
Comentarios de la UEC:
1) La no correlatividad de estas AP con respecto a su fecha de emisión es debido a que las
mismas no pueden ser realizadas en el momento por no disponer de toda la información como
por ejemplo tipo de cambio utilizado por el Banco Nación para realizar la operación.
2) Se procederá a solicitar al proveedor la corrección de las mismas.
Expediente Proargex BD NAC 2573 006 B 01/12 (Feria Miami)
Se realizó el pago correspondiente al gasto por espacio físico desde la cuente corriente de aporte
local siendo el gasto financiable con fuente 22 (AP 626).
Comentarios de la UEC:
Semestralmente se procede a cancelar estos errores como así también cuando se emite un solo
cheque para un gasto financiado por dos fuentes de financiamiento.
Viajes al exterior
En la totalidad de los gastos de viajes analizados no se tuvo a la vista la intervención del
Ministro de Agricultura, como así tampoco la autorización del Jefe de Gabinete de Ministros, tal
lo previsto en la normativa vigente.
Comentarios de la UEC:
12
Al conocerse la Decisión Administrativa del 2012 se consultó con la asesoría legal del
Ministerio de Agricultura quien nos informó que la Jefatura de Gabinete no intervendría en la
autorización de viajes al exterior. En marzo de 2013 se volvió a consultar, esta vez directamente
a Jefatura recibiendo la misma respuesta. (Comentario del auditor: no nos consta lo
mencionado).
A partir de marzo de 2013, y luego de consultas con la Coordinación del Programa y el Ministro
de Agricultura, se resolvió que todos los consultores que viajaran al exterior deberían ser
autorizados por el Ministro de Agricultura.
Recomendaciones:
Documentar y registrar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo
en cuenta la normativa prevista en la materia. Realizar los controles necesarios antes de cada
contratación para evitar que se produzcan situaciones como las planteadas.
BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
13
CONVENIO DE PRÉSTAMO 2573 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UEC del “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales” (PROSAP III).
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of
Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las
recomendaciones correspondientes:
TÍTULO
PÁGINA
Ambiente de Control
14
Evaluación de Riesgos
23
Actividades de Control
26
Información y Comunicación
27
Supervisión
28
14
AMBIENTE DE CONTROL
1. Integridad y valores éticos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección
de la entidad un código de conducta ética
que sea aplicable a todo el personal?
X
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo
reglas para cuando éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en
toda la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
X
4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas
se dan a conocer en toda la organización?
¿Cuál es el procedimiento aplicado?
6) ¿Existen políticas por escrito para
regular las relaciones de la dirección con
el personal subalterno, proveedores, etc.?
7) ¿Se ha establecido por escrito una
política que obligue a los funcionarios de
mayor jerarquía a declarar sus beneficios
pecuniarios?
X
8) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
X
Se encuentra publicado en
la página Web del Prosap y
se procedió a notificar a
todos los consultores del
Programa
con
fecha
27/08/12.
Idem Anterior
X
Se firman las declaraciones
conjuntamente con la firma
del contrato. Está publicada
la normativa vigente en la
página web.
Rescisión de contrato del
consultor involucrado.
X
-------------------------
X
Solo se aplica normativa
BID
y
Legislación
Nacional.
Se envían las declaraciones
a la Oficina Anticorrupción
del
Coordinador,
Responsable
de
Administración y Finanzas
y
Responsable
de
adquisiciones.
El Coordinador Ejecutivo
del Programa.
X
15
B) Actitud administradores respecto
del control interno
1) ¿Existen informes de auditoría interna
realizados
por
el
organismo
correspondiente?
2) ¿Los resultados de esas evaluaciones
son tomados en cuenta por la dirección,
tomándose las medidas correctivas
correspondientes?
X
3) ¿Es en el ámbito de dirección que se
examinan y contestan las cartas de los
auditores externos?
X
Se adjuntan informes de
auditoría interna por el
ejercicio 2012.
Se elevan Informes a la
Coordinación del Programa
a fin de ser tenidas en
cuenta por los destinatarios
finales de los mismos.
-----------------------
4) ¿La dirección fomenta los informes de
auditoría interna sobre los controles?
X
---------------------------
5) ¿Tiene la auditoría interna y los
funcionarios de ella independencia de
criterio y calidad profesional requerida
para efectuar sus funciones?
6) ¿La dirección promueve el desarrollo
del sistema de control interno basado en
las normas del Informe Coso?
X
La auditoría interna sólo
depende orgánicamente de
la coordinación ejecutiva.
X
La matriz de los informes
de control interno está
articulado en el informe
COSO.
X
16
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y
pagar al personal
1) ¿Existe una política definida para el
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién
es el responsable de llevarla a cabo?
X
2) ¿La existencia de puestos superiores
vacantes es conocida por todas las
personas con la idoneidad necesaria para
ocuparlos, tanto dentro como fuera de la
organización? ¿Qué procedimiento se
utiliza?
3) ¿Los mecanismos para la designación
y promoción del personal están basados
en criterios objetivos que procuren evitar
el favoritismo?
4) ¿Existe algún régimen de promoción
dentro del Proyecto?
X
5) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los
principales funcionarios? ¿Quién los
efectúa?
6) ¿Las descripciones de los puestos
contienen suficientes referencias de las
responsabilidades relacionadas con el
control?
La política de RRHH la
fija el Decreto 1318/11, la
Normativa de Bancos y
Reglamento Operativo. Es
responsabilidad del Área de
Recursos Humanos.
Las
vacantes
poseen
difusión Interna.
Se está ampliando la
difusión a través de la
Página web.
X
Basado en desempeño,
antigüedad en el proyecto y
propuesto por los jefes de
Unidades. (Ver B.1)
De acuerdo a las vacantes o
nuevas áreas/ sectores
creados.
X
X
X
17
------------------------------
Los puestos están sujetos a
los Términos de referencia.
B) Políticas para reclutamiento y
capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para
reclutar al personal? ¿En qué consisten?
2) ¿Las solicitudes de empleo y las
entrevistas son efectuadas y revisadas
por personal con la debida capacitación,
enterado de los requerimientos de los
puestos vacantes y con aptitudes para
realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos
ocupa dicho personal?
3) ¿Las políticas de reclutamiento
incluyen la revisión de los antecedentes
penales de los candidatos?
X
4) ¿El personal de nuevo ingreso es
informado de sus responsabilidades,
deberes y derechos?
5) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente?
¿Y se informan esas actualizaciones al
personal de manera oportuna?
6) ¿Las descripciones de los puestos en
el
manual
coinciden
con
las
especificadas en los TDR?
7) ¿Las descripciones de los puestos en
el manual coinciden con las tareas
realmente efectuadas?
8) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus
X
X
Respecto del reclutamiento
en base a vacantes y
siguiendo lo establecido en
el Reglamento Operativo y
Manual de Procedimientos.
Capacitación en función a
la tarea y aprobada por los
diferentes jefes de áreas.
(Comentario del auditor:
corresponden
solo
a
procedimientos)
Jefe Directo y Recursos
Humanos
(Comentario del auditor:
no hay constancia escrita.
Se hacen solo en forma
verbal).
X
La persona firma una
declaración jurada que no
posee antecedentes; solo en
el caso de tramitación por
expediente se solicita el
certificado de antecedentes.
--------------------------------
X
Se describe por Áreas en el
Manual de Procedimientos.
X
--------------------------------
X
Son una síntesis.
X
A principio de año se pasa
una encuesta con los
requerimientos
de
18
necesidades futuras? ¿Cuál es el
mecanismo implementado para su
manifestación y toma de conocimiento?
9) ¿A través de qué medidas se
implementan las necesidades de
capacitación y desarrollo establecidas en
el punto anterior?
10) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
capacitación y los jefes
evalúan dichas solicitudes.
X
Algunas a través de becas,
formación de postgrados y
el plan de capacitación.
X
Actividades
capacitación
necesario.
de
de
ser
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal
contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia
de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que
contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño
durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un
riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría
afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento
organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección
oportuna de mal desempeño y su corrección.
19
3) Estructura Organizacional
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
Determinación de la estructura
organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la estructura
de la organización?
X
---------------------------
2) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
como los financieros y contables que
deban aplicarse?
3) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los funcionarios?
4) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada?
X
Los
manuales
se
encuentran en proceso de
actualización y adecuación
a la nueva estructura.
X
El Decreto 1318/11. El
Contrato y los Términos de
referencia de acuerdo a la
normativa del Banco.
Jefe de Unidad; Recursos
Humanos y Jefe de Área. El
Programa es sometido a
distintas
auditorías
y
revisión ex post de los
Bancos.
X
20
4)
Sistemas
Información
computarizados
de
(El programa cuenta con sistema de
desarrollo propio el SIIG (Sistema
Integrado e Integral de Gestión) y un
sistema financiero proporcionado por el
Ministerio de Economía (UEPEX)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Evaluación de los controles
generales del sistema
1) El sistema ¿es administrado por un
funcionario de alto nivel que informe a las
autoridades superiores?
X
-----------------------
2) Los desarrolladores de los sistemas
¿tienen prohibido operar las computadoras
y utilizar los programas con datos reales?
X
3) El sistema de información y las bases
de datos ¿están protegidos contra el uso
por parte de terceros no autorizados?
X
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
El mismo opera sobre ellos
para
realizar
su
mantenimiento.
4) El administrador del sistema de
información y de la base de datos ¿tiene
prohibido el acceso a los equipos que
están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan
formalmente y están protegidas para evitar
el uso no autorizado?
X
X
21
No existe un acta donde
consten las contraseñas
dadas de alta.
6) ¿Se ha establecido una rutina en el
sistema que obligue a los usuarios al
cambio de contraseñas en forma
periódica?
X
7) ¿Se han asignado códigos de
identificación a las terminales para evitar
que las terminales no autorizadas tengan
acceso a las líneas de comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado
que especifiquen los límites de
autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de
autorización debidamente actualizadas?
X
La política empleada exige
cambiar la contraseña una
vez al mes no pudiendo
repetir ninguna de las 10
últimas.
Uso de perfiles de usuarios
con accesos establecidos.
X
Se establecen permisos
desde el sistema.
X
Se revisan periódicamente
10) ¿La información confidencial es
cifrada o encriptado cuando se transmite?
X
11) ¿Se hacen inventarios periódicos de
los equipos y se concilian sus resultados
con los registros financieros?
X
12) ¿ Existe una segregación de funciones
o la debida asignación de autorizaciones
en los sistemas informáticos, de tal forma
que una misma persona no pueda registrar
una transacción desde su origen hasta su
asiento final en los auxiliares y libro
mayor o en los registros similares de la
base de datos?
13) ¿Los sistemas de información son
confiables, cumpliendo con las normas
técnicas vigentes?
X
14) ¿Se han establecido procedimientos
para enfrentar las situaciones que pudieran
afectar la información y equipos, como
son: procedimientos de recuperación ante
desastres, sitio alternativo de
procesamiento de información, respaldos,
X
X
22
El UEPEX, es sistema
cerrado. En el SIIG la
información viaja abierta.
El sistema está preparado
para efectuar trasmisiones
cifradas.
Desde el Ministerio y en el
Programa
se
ha
formalizado
en
los
procedimientos y está en
vías de implementación.
(Comentario del auditor:
Se verificó en el desarrollo
de la auditoría a través del
análisis del registro de las
operaciones)
(Comentario del auditor:
No hay constancia escrita
de lo manifestado por el
proyecto).
Además de procedimientos
de
resguardo
de
información (se aplican
rutinas diarias de back up
en
su
modalidad
incremental a cinta. Los
almacenamiento de información de
respaldo en sitios lejanos a la oficina
principal, etc., que permitan continuar con
las operaciones básicas de la oficina?
medios son conservados en
cajas
de
seguridad
ignifugas), en las oficinas
del
desarrollador
del
sistema existe un servidor
alternativo en línea.
15) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con
la legislación aplicable y demás
normativa?
16) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
modificaciones a uno ya existente, se
realizan las pruebas para verificar que la
información se procese adecuadamente,
de manera íntegra y confiable?
17) ¿A la fecha se encuentra
implementado el Sistema de Seguimiento
y Monitoreo?
B) Evaluación de los controles de
aplicación del sistema
1) El sistema de información ¿contiene
reglas y rutinas de verificación, que
permitan comprobar la exactitud de los
datos que se introducen en las
computadoras?
X
X
Esto se aplica únicamente
en el SIIG.
2) ¿Existen procedimientos establecidos
por escrito para realizar la comunicación a
los responsables de administrar el sistema
de información, de los errores en que se
incurre al procesar las transacciones y
cualquier otra deficiencia que se observe
durante el ingreso, procesamiento y
emisión de datos e información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se
investigan y se subsanan, documentando
adecuadamente lo actuado?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para
verificar que se actualice la información
correcta y evitar la destrucción accidental
de los archivos?
X
Existen
medios
electrónicos para el reporte
de incidentes
X
Por reportes electrónicos
X
En forma periódica se
chequea la actualización de
la información y se
inutiliza la documentación
que está procesada y
contabilizada
X
Existe un servidor de
desarrollo para ensayar el
correcto funcionamiento.
X
23
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los
archivos, programas y documentos
relacionados con las operaciones?
(Ver A.14)
X
Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes
actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas
computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa.
Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el
Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmado dichos hechos en los
registros llevados al efecto.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la
existencia o no de indicios de
riesgo operacional y de fraude en
la Unidad
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
1) ¿Los propósitos generales del
Proyecto
están
claramente
definidos y publicados de forma
que
puedan
ser
fácilmente
comprendidos?
X
Los objetivos del Programa, así como
también de sus subproyectos están
claramente definidos en sus respectivos
documentos y en los sistemas de
administración y gestión.
2) ¿Los objetivos del Proyecto
están comunicados al personal?
X
Están comunicados mediante la intranet
del Proyecto.
3) ¿El personal entiende cómo los
objetivos
del
Proyecto
se
relacionan con los objetivos de sus
áreas?
4) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “riesgo en el logro de los
objetivos”?
X
(Comentario del auditor:
constancia escrita).
X
Los que afecten a la subsistencia y
eficiencia del Programa
24
No
hay
5) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término
“administración
del
riesgo”? Detallar.
X
El objetivo de la administración de
riesgos es minimizar la probabilidad de
ocurrencia de los mismos, y contar con
acciones de mitigación en el caso que los
riesgos se presenten como hechos
concretos y consumados.
6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto
valora los riesgos de alcanzar sus
objetivos?
X
Semestralmente se analizan los supuestos
o riesgos críticos, tanto del programa en
su conjunto como de cada sub proyecto.
7) ¿En qué áreas del Proyecto se
garantiza la administración del
riesgo?
X
Área de Administración y Finanzas –
Unidad de Seguimiento y Evaluación.
8)
¿El
Proyecto
tiene
procedimientos
para
reportar
riesgos? ¿En qué consisten?
X
El proyecto utiliza la metodología de
gestión de riesgos del BID. La misma
ofrece acciones de mitigación ante la
ocurrencia/presentación de riesgos.
9) ¿El personal responsable de los
activos (bienes, efectivo) está
separado de los que realizan los
registros contables?
X
--------------------------------
10) ¿El acceso a las cuentas
bancarias y otra información
relacionada está prohibido al
personal de contabilidad?
X
Es responsabilidad de Tesorería
11) ¿El personal que autoriza las
transacciones está separado de la
custodia de los activos
correspondientes?
X
-------------------------------
12) ¿Cuál es el nivel de
autorizaciones para efectuar los
pagos del Proyecto?
X
Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos
los casos es el mismo nivel de
autorización.
13) ¿Con qué frecuencia se
produce el envío de la
precontabilización de los pagos por
parte de la UEC?
X
25
No se realiza precontabilización
14) ¿Con qué frecuencia se
produce la validación de la
precontabilización por parte de la
UEC?
15) ¿Se efectúan todos los pagos
con cheques emitidos no a la
orden?
16) ¿Se efectúa la firma de cheques
teniendo a la vista la
documentación de respaldo?
X
No se realiza precontabilización.
X
--------------------------------
X
------------------------------
17) ¿Existen procedimientos de
cancelación o anulación de facturas
pagadas? ¿Cómo se instrumentan?
X
Sello de pagado en facturas.
18) ¿Se mantienen en custodia
adecuada las chequeras?
X
En caja fuerte.
19) ¿Existe un control de la
numeración de los cheques?
¿Quién lo efectúa?
X
Tesorería.
20) ¿Existe un procedimiento para
el depósito del fondo de reparo en
una cuenta especial creada para tal
fin?
21) ¿Se cancelan los fondos
enviados por la UEC a las
jurisdicciones contra
documentación de respaldo?
22) Vencido el plazo para
rendición del anticipo, ¿cómo se
procede en caso de existir un saldo
remanente?
23) ¿Prohíbe el sistema
computarizado la cancelación de
rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
24) ¿Permite el sistema
computarizado la rendición con
distinta documentación (recibos,
facturas)?
X
--------------
X
------------------------------
X
Se reitera el pedido de rendición y en
caso de no realizarse el pago o quedar un
saldo, se solicita su devolución a la UEC.
X
-----------------------
X
26
------------------------
B) Determinación de la existencia
o no de indicios de fraude en la
Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa
para prevenir, detener y detectar el
fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto
las áreas de más alto riesgo de
fraude?
X
X
Se realizó una capacitación de Seguridad
informática.
Capacitación en manejo de claves,
contraseñas, políticas de escritorios
limpios. Actualización de antivirus y
control de acceso al sistema.
Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles
internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener
identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de
circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
27
ACTIVIDADES DE CONTROL
Determinación de la aplicación de
políticas de control generales en lo que
respecta al registro eficaz y eficiente de
las transacciones, la salvaguarda de los
activos, la conciliación de las cifras de la
contabilidad y la transparencia de los
informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se
han diseñado formas apropiadas que se
utilicen correctamente para asentar todos
los datos tales como la fecha de las
transacciones, su monto original, el plazo
de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola
unidad o base de datos integrada para
evitar errores por duplicación de registros
e inconsistencias en los informes y para
reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar
las transacciones es consistente con el que
se emplea para informar a los interesados
en el exterior, como el BID y el Banco
Mundial? (Ej. Nº PRISM)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
X
--------------------------
X
-----------------------------
X
------------------------------
28
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinación de la recepción por
parte de las autoridades superiores de
la información sobre el Proyecto
necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se
presentan de acuerdo con las normas que
al respecto ha establecido la comunidad
internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene
reuniones frecuentes con los funcionarios
de las distintas áreas y con la auditoría
interna a los fines de estar informados
sobre el desarrollo de las actividades en
general y las relacionadas con control
interno en particular?
SI
X
X
NO
NC
OBSERVACIONES
Los informes sobre el
progreso del Proyecto se
confeccionan de acuerdo a
la metodología de los
organismos financiadores o
de
aquellos
que
puntualmente lo soliciten.
-----------------------
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la
comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes.
SUPERVISIÓN
29
Evaluación de la eficacia de las
actividades de Supervisión
SI
1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le
permita supervisar los objetivos y
estrategias del Proyecto?
X
2) ¿Cómo transmite la coordinación de
forma explícita y contundente su
compromiso respecto del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas
entre las cifras presupuestadas y las
reales?
4) ¿El personal con tareas de supervisión
está obligado a hacer constar con su firma
que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
X
X
X
BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013.
30
NO
NC
OBSERVACIONES
La
Coordinación
del
Proyecto,
recibe
información con distinta
frecuencia
(semanal,
mensual,
trimestral,
semestral, anual) sobre el
progreso del Proyecto, en
lo relativo a su ejecución
financiera y física.
Mediante reuniones.
Aprobación del Manual de
Procedimientos.
Demoras en el inicio de
algunos
Proyectos
Provinciales.
----------------------------
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- circularización y reconciliación bancaria;
- análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones y contratos de obras;
- revisión de legajos de consultores;
- cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- Inspección ocular de obras;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
31
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 23,56 % de las
erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de
diciembre de 2012, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
Total ejecutado en
USD
1- Administración y Coordinación
1.1- UEC
1.2- Fortalecimiento Institucional
%
Incidencia
Importe de
Muestra en USD
% de muestra
sobre la
categoría
4.061.760,15
2.003.207,20
75,54
37,26
520.222,61
202.106,01
12,81
10,09
790.979,51
14,71
215.576,62
27,25
1.3- Preparación de Proyectos
1.267.573,44
23,57
102.539,98
8,09
2- Costos Directos
2.1- Infraestructura y Servicios
1.304.535,45
1.304.535,45
24,26
24,26
746.708,83
746.708,83
57,24
57,24
2.2- Negocios agroalimentarios
0,00
0,00
0,00
0,00
10.640,11
0,00
0,20
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
10.640,11
5.376.935,71
0,20
100,00
0,00
1.266.931,44
0,00
23,56
3- Costos Concurrentes
3.1- Seguimiento y Evaluación
3.2- Auditorías
TOTAL EJECUTADO
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 11 de abril de 2013.
32