2013_056info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 4 finalizado el 31 de
diciembre de 2012 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II”
(PROSAP II), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR,
suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Central (UEC),
dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/12, expresado en
dólares estadounidenses.
2) Estado de Inversiones al 31/12/12, por categoría, expresado en dólares estadounidenses.
3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente.
4) Información financiera complementaria que incluye:
- Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
- Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/12, expresado en dólares
estadounidenses.
- Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
1
- Estado de la Cuenta Especial al 31/12/12, expresado en dólares estadounidenses.
- Carta de la Gerencia.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora Central (UEC) y
son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera
versión el 21/03/13, mientras que los definitivos fueron presentados el 23/04/13. Estos
últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 1º/07/12 (preliminares) y el
23/04/13.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra
determinada.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Tal como se menciona en Nota Nº 11 a los Estados Financieros existe una deuda al
31/12/12 con los contratistas de las Obras “Modernización del Sistema de Riego del
Río Chubut”, de la Provincia del Chubut y de “Electrificación Rural”, de la Provincia
de Misiones, por un monto de $ 11.410.926,39, equivalente a USD 2.320.237,17,
2
correspondiente al aporte local de los certificados y redeterminaciones de las
mencionadas obras, ya que su componente BID fue abonado. Dicha situación afecta los
valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio
auditado, dado el criterio de contabilización de lo “percibido” utilizado por el
Proyecto. Esta situación ya fue señalada en nuestro informe del ejercicio anterior.
2) El estado mencionado en I- 1) anterior incluye, desde el ejercicio anterior, en el rubro
“Créditos Otros” un saldo de USD 10.606,52, que corresponde a fondos a reintegrar
por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) al Programa. Dichos fondos de aporte
local se utilizaron para el pago de comisiones por un convenio suscripto por la
mencionada Unidad.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expresado en III-1
precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos
significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales
II” (PROSAP II) al 31 de diciembre de 2012, así como las transacciones operadas durante
el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de
aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR de fecha 17/04/08.
BUENOS AIRES, 23 de abril de 2013
3
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2012, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II),
Convenio de Préstamo BID N° 1956/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Central (UEC) y en
las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes (Mendoza y Entre Ríos se han visitado),
que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra
parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
INDICE
A.1) y B.1)
B.2)
B.4)
TITULO
Disponibilidades. – UEC y Provincias
Adquisiciones
Aportes No Reembolsables
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/12
4
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones Generales:
1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos períodos
de tiempo, sin la correspondiente anulación o su corrección.
Comentarios de la UEC:
Se analizarán los movimientos y en caso de corresponder se procederá a desafectar los
mismos.
UEC:
Cuenta en $ - Aporte Local
2- La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través
de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los
Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la
mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los
otros Préstamos ejecutados por la UEC, dificultando dicha tarea.
Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a
medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UEC, se
solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable
al respecto.
Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y
Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son
girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UEC
dicha asignación.
Comentarios de la UEC:
Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la
UEC, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la
Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos
con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación.
5
-Cuenta en USD BID
3- En esta cuenta bancaria existen algunos movimientos registrados como transferencias de
“USD a $” que se debitan y acreditan en la misma por idéntico monto, sin que se vean
reflejados en los movimientos bancarios analizados.
Comentarios de la UEC:
Los movimientos observados corresponden a anulaciones contables sin aclarar en las
leyendas de las mismas la anulación respectiva.
Mendoza
-Cuenta recaudadora BID
4- En esta cuenta bancaria existen algunos movimientos registrados como transferencias de
fondos que se debitan y acreditan en la misma por idéntico monto, sin que se vean reflejados
en los movimientos bancarios analizados.
Comentarios de la UEC:
Los movimientos observados corresponden a anulaciones contables sin aclarar en las leyendas
de la misma la anulación respectiva.
-Cuenta pagadora BID y Cuenta aporte local
5- De las conciliaciones bancarias analizadas surgen atrasos en la contabilización de los
gastos bancarios debitados por la entidad bancaria en ambas cuentas.
Comentarios de la UEC:
Se toma en cuenta la observación.
Misiones
-Cuenta aporte local
6- Existen en las conciliaciones analizadas movimientos por pago de retenciones
contabilizados en esta cuenta bancaria, los cuales no se reflejan en los resúmenes emitidos
por la entidad bancaria.
Comentarios de la UEC:
6
Se solicitará a la jurisdicción el análisis de dichos movimientos y de corresponder se
procederá a la corrección de los mismos.
La Rioja
-Cuenta Escritural
7- El proyecto registra los pagos efectuados neteados de las retenciones impositivas
efectuadas, mientras que en los resúmenes bancarios de esta cuenta aparecen los importes
en bruto y las retenciones deducidas en forma global, lo que dificulta la conciliación de la
mencionada cuenta bancaria.
Comentarios de la UEC:
Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendaciones:
Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de minimizar los errores y
mejorar la calidad de la información.
2) INVERSIONES
Observaciones generales:
8- La documentación suministrada por el Proyecto que respalda los procesos de adquisición
llevados a cabo carece de foliatura.
Comentarios de la UEC:
Se está estudiando su implementación.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta
la normativa en la materia.
3) CONSULTORES
7
Observaciones:
9- Las Autorizaciones de Pago se emiten con fecha anterior a las Solicitudes de Egreso de la
OEI (documentación que avala la liberación del correspondiente pago).
10- En las Autorizaciones de Pago proporcionadas por el Proyecto se ha detectado que faltan
algunas firmas del personal autorizado al efecto.
Comentarios de la UEC:
9- La razón por la cual se emiten las AP en esta unidad ejecutora, es que este proceso permite
llevar un control de los pagos a hacer realizados por la OEI. Cabe aclarar que las mismas
solo se emiten contra factura presentada por el consultor.
10- Las mismas solo contienen una firma debido a que se valida la correcta imputación del gasto
y la legitimidad del comprobante, quedando a cargo de la entidad ejecutora de cada
convenio
Recomendaciones:
Incrementar los controles administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
La Rioja
-Cuenta BID en $
1- De acuerdo a los registros analizados, esta cuenta se encuentra sin movimientos durante el
período auditado sin que se haya procedido al cierre de la misma, ya que la UEP utiliza la
cuenta escritural para esta operatoria.
Comentarios de la UEC:
Se toma en cuenta la observación, la misma será remitida a la jurisdicción
8
Instituto Nacional de Vitivinicultura
2
De la conciliación de la cuenta bancaria surge que existen depósitos sin contabilizar durante
más de un período mensual.
3- No fueron suministradas a esta auditoría conciliaciones mensuales de la cuenta utilizada,
solo se tuvo a la vista la del mes de diciembre de 2012.
Comentarios de la UEC:
En realidad se concilió una sola vez al cierre con todos los mayores y extractos del 2012.
Recomendaciones:
Profundizar los controles contables y realizar conciliaciones en forma mensual a efectos de
minimizar los errores y mejorar la calidad de la información.
2) Adquisiciones
Observaciones Generales
4- Hay documentación que no se agregada a los expedientes. Se la archiva fuera de los
mismos, dificultando el seguimiento y control de lo operado.
5- Varias de las firmas no tienen sello ni aclaración (ejemplos: memo de solicitud de
aclaración; formulario de solicitud de aclaración; recepción de las carta invitación, etc.)
I.
Expte BID-NAC-1956-UEC-S-019/11 - Adquisición: Relevamiento Integral y
Diagnóstico sobre la Legislación Ambiental, Social y aquella vinculada a las
Comunidades Originarias existentes en las Provincias de Mendoza, San Juan, La
Pampa y Nación – Parte Pertinente.
9
6- Cada una de las dos adendas al Contrato Original, es del 20%, por lo tanto el Contrato se ve
incrementado en un 40% de su valor original.
7- Se han verificado atrasos en la presentación de los informes, según el siguiente detalle:
Orden de
Compra
OC 344/11
OC 448/11 *
OC 35/12 *
Fecha de
Entrega
Cantidad de
días
26/09/2011
06/10/2011
26/10/2011
25/11/2011
15/12/2011
14/01/2012
01/04/2012
Fecha de
Entrega
Fecha firma consultora
10 días
05/10/2011
30 días
18/11/2011
60 días
07/12/2011
80 días
20/12/2011
25 días
02/03/2012
30 días
20/04/2012
Días de
Atraso
23
12
5
48
19
Ref.: * para determinar la fecha prevista de entrega se tomó como base,
la fecha de entrega del informe anterior, en lugar de la fecha de
Contrato, de acuerdo a los indicado en el presupuesto.
8- Se realizó una contratación de un consultor individual como un Servicio de no Consultoría.
Comentarios de UEC:
4- Sin comentario
5- Sin comentario
6- Es cierto que se han realizado dos addendas por un 20% cada una del monto original, la
segunda addenda se debió a un pedido realizado a partir de la incorporación de la Provincia
de Santa Cruz a uno de los programas de la UCAR y a la potencial formulación de un
proyecto en ese marco. Por tanto no se contaba con el tiempo suficiente y necesario para la
realización de un proceso independiente.
7- Respecto de los atrasos en la presentación de los informes en la nota de presentación de cada
uno de los informes está establecido el motivo del retraso, en general se debe a demoras en
las jurisdicciones para brindar la información correspondiente.
8- Se encuadró el proceso como Servicio de No Consultoría ya que prima el relevo de
legislación ambiental, social y aquella vinculada a las Comunidades Originarias, por sobre
el trabajo intelectual (diagnóstico y evaluación) siendo que el resultado es un producto
necesario tanto para el Área de Preparación de Proyectos en el marco de la Formulación de
los mismos, como también para la Unidad Ambiental y Social para los proyectos en
10
ejecución y particularmente para la Asesoría Jurídica a efectos de saber con cuales leyes
cuentan las jurisdicciones donde se llevan a cabo los Proyectos.
II.
Equipamiento Informático – BID NAC – 1956-012-B-04/11
9- Falencias Administrativas - Generales:
a) Existe documentación sin fecha de emisión.
b) Se han verificado firmas sin aclaración del proyecto
c) Las fotocopias no han sido validadas por autoridad competente para ello.
10- Invitaciones a Cotizar:
Con relación a la invitación cursada a la Empresa SOFLINE, por Nota SIIA 194 del 5 de
Diciembre de 2011, no se ha encontrado adjunta la constancia de recepción ya sea vía
mail o por el comprobante de Correo Argentino.
11- Notificación de Pre-adjudicación:
No hay evidencia en la actuación del cumplimiento de la clausula 17 sobre la notificación
a las firmas participantes.
12- Validez de Oferta:
a) Únicamente se ha tenido a la vista la solicitud de ampliación de validez de oferta a la
firma que resultara adjudicada.
b) Al realizarse los dos pedidos de ampliación, la oferta se encontraba vencida.
c) Al momento de la firma de la OC, la oferta se encontraba vencida.
Acta de Apertura
/ Presentación de
Ofertas
27/12/2011
Validez 60 días
11
27/02/2012
Nota SIIA 35/12
29/02/2012
SIIA 56/12
09/04/2012
Orden de
Compra 64/12
04/05/2012
Solicita se mantenga la oferta De todos
(responden el 6/3: 30 ds. (entre hace el
el 27/3 y 6/4)
vencida.
De todos
Solicita se mantenga la oferta
hace el
(responden el 9/4: 20ds (29/4)
vencida.
No hay constancia de que se haya
mantenimiento de oferta.
modos cuando se
pedido ya estaba
modos cuando se
pedido ya estaba
pedido un nuevo
Comentarios de UEC:
9- Sin comentario
10- Sin comentario
11- La clausula 17 se refiere a una notificación de pre adjudicación que no fue realizada, ya que
la notificación que se realiza es la de adjudicación. Tomaremos en cuenta la observación
para eliminar dicha cláusula de los pliegos
12- Se toma en cuenta la observación, pero una vez que el proveedor firma la Orden de compra
se entiende la aceptación de la oferta presentada oportunamente.
III.
CP BID NAC – 1956-012-B-003/11 Adquisición de licencia de Software
13- Notificación de Pre-adjudicación:
No hay evidencia en la actuación del cumplimiento de la clausula 17 sobre la notificación a
las firmas participantes.
14- Orden de Compra y Notificación de la Adjudicación del Contrato.
La OC se encuentra emitida el 11 de mayo de 2012 y firmada con fecha 15 de mayo por una
persona que no es el apoderado y que sólo fue autorizado a retirarla, según consta en la nota
del 15/05/2012 adjunta.
Comentarios de UEC:
13- La clausula 17 se refiere a una notificación de pre adjudicación que no fue realizada, ya que
la notificación que se realiza es la de adjudicación. Tomaremos en cuenta la observación
12
para eliminar dicha cláusula de los pliegos.
14- Efectivamente la Orden de Compra se encuentra firmada por una persona que fue autorizada
a retirarla, se toma en cuenta la observación.
Los resultados de la evaluación y adjudicación de contrato fueron notificados a todos los
participantes estás notificaciones las tienen el Proyecto y han sido incorporadas al legajo
IV.
BID NAC-1956-012-O-01/11 - Reparación Edilicia
15- No tienen fecha:
a) Guía de Verificación
b) Las constancia de recepción de las todas las Cartas de Invitación
c) Las constancia de recepción de la Circular Modificatoria N º 1
d) Los Certificados de Obra y Actas de Medición
16- Por Nota SIIA 176 del 24/11/2011 se eleva la factura del 01/12/11.
17- Por Nota SIIA 3 del 10/01/2012 se consigna por error que se eleva el Certificado Nº 2
cuando correspondía consignar el Nº 3
18- Los Certificados de Obra se encuentran firmados pero sin indicar su cargo.
Comentarios de UEC:
15- Se tiene en cuenta la observación.
16- Se tiene en cuenta la observación.
17- Error de Tipeo.
18- El Sr. Walter Sosa es un Técnico contratado por el SIIA cuyos Términos de Referencia
indican…. –Especialista en Seguimiento e Inspección de Obra de Remodelación y
Refacción de las Delegaciones del SIIA II.
V.
LPI-D0-UEC-S-25-09 – Auditoría Técnica de Obras
13
19- La solicitud de adquisición tiene el número y la fecha en lápiz, de igual modo se consigna la
Fuente de Financiamiento, dice: “Ppto 1956 al 100%”.
20- Se solicita la No Objeción a la Circular Modificatoria Nº 2 el 26 de mayo, cuando el
vencimiento a la presentación de ofertas operaba el 31 de mayo y aún restaban 4 días
hábiles.
21- En algunos de los faxes remitidos no es fácilmente distinguible el destinatario. Por ejemplo:
el del 27/05/2010 se entiende que fue a DINEPA porque en lápiz dice Salta.
22- Por Nota PROSAP 2937-53 del 26/07/2010, se remite el Contrato Firmado al Banco, cuando
debería haberse remitido inicialado.
23- En el mail de DBUSINESS, 01/10/2010, se informa que la adjudicación estará publicada por
los próximos 4 días, cabe señalar que el contrato había sido firmado 2 meses antes
(23/07/2010).
24- Con el monto de las Adendas se supera el 20% del contrato original.
Comentarios de UEC:
19- La solicitud de adquisición se ha completado en lápiz por error. Sin embargo en los
Registros de Solicitudes de Adquisición (hoja 13), la misma se encuentra registrada el día
29/09/09. La contratación es imputada al préstamo 1956 dado que las obras a auditar estaban
financiadas por ese préstamo. La fuente de financiamiento en este caso que dice 100%
porque se trata de un servicio de consultoría.
20- Es correcto. En este caso se redujeron las visitas de las obras de Caminos de Entre Ríos y de
Mendoza por considerar que ese tipo de obras no necesitaba un control tan estricto. El
correspondiente pedido contó con la no objeción de Banco. La modificación consistió en
disminuir la cantidad de visitas de obras de obras previstas. No hubo observaciones por
parte de las Oferentes y todas presentaron sus propuestas.
21- Cinco de las seis firmas recibieron las Circulares en mano, mientras que a la sexta (de Salta)
se le adelantó por fax. Debido a que el proceso data de hace más de 2 años la legibilidad del
fax se ha deteriorado.
14
22- Es correcto, pero se aclara que el Contrato suscrito es el mismo que el aprobado en los
pliegos. En l Acta de Negociación del Contrato se fija que no hay modificación o sugerencia
que realizar a los Términos de Referencia, metodología y composición del equipo.
23- Es correcto, debería haberse publicado con anterioridad.
24- Es correcto, con la suma de las dos Addendas se supera el 20% del Contrato original. Sin
embargo esta situación estaba prevista en la Circular Modificatoria Nº1 que dice “Sin
embargo, con el fin de mantener los servicios en caso de posible atrasos, deberán cotizarse
separadamente, el mantenimiento del servicio por visita a cada proyecto. En cada caso, el
Área de gestión de Proyectos del PROSAP determinará la cantidad de visitas necesarias, de
acuerdo al estado y complejidad de cada obra”. Esto fue sugerido por el Banco con el objeto
que las obras no quedaran sin supervisión técnica. Ambas modificaciones contaron con la no
objeción del BID
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el programa teniendo en cuenta
la normativa en la materia, cuidando los plazos y documentando cada una de las operaciones.
3) CONSULTORES
Observaciones Generales:
25- En uno de los casos analizados, los Términos de Referencia de los contratos no están
firmados. Asimismo en el contrato firmado el 31/05/12 el importe en letras difiere del
escrito en números, dice “Veintiún mil seiscientos”, en vez de $12.400.-.
26- En un caso analizado, administrado por el IICA, no hay AP adjunta al legajo del pago. En
algunos casos no hay copia de las transferencias bancarias indicadas al Banco Nación.
Asimismo los informes no contienen ningún detalle de las tareas, limitándose a repetir la
descripción de actividades colocando en resultados logrados la leyenda “En realización”
para los parciales y “Finalizado” en el final.
27- En el caso de dos consultores, administrados por la OEI, se liberan los pagos mensuales sin
15
la presentación del informe parcial ni final. Asimismo en estos casos las AP son anteriores a
la fecha de liberación y también anteriores a las solicitudes de egreso de OEI.
28- Uno de los consultores analizados, tiene tres contratos. El primero rescindido al 30/05/12;
el segundo por un mes, reemplazando la parte rescindida del primer contrato, y un tercero
hasta diciembre.
En el primero no tiene la primera liberación ni el informe final al rescindir. En el segundo no
entregó el informe final y no se le realizó retención constando sólo una liberación. No
obstante con posterioridad fueron entregados todos los informes los que se han verificado.
Comentarios de la UEC:
25- Los contratos de los consultores individuales están inicialados en todas las hojas y firmados
donde corresponde. Para el caso en el que el importe en letra difiere del importe en número
se toma nota de la observación.
26- Se procederá a adjuntar las AP a los legajos de pagos. Los informes parciales dan cuenta del
grado de avance de las actividades realizadas en un determinado período en el formato
exigido por el convenio. Junto al informe final en el formato exigido se adjunta el producto
de la contratación
27- Se toma nota de la observación.
28- Al liberar los pagos no se envían al convenio copia de los informes parciales ni finales, se
toma nota de la observación.
Recomendaciones:
Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles
administrativos contables a efectos de no reiterar las situaciones planteadas.
4) ANR (Aportes No Reembolsables)
Observaciones:
16
- Grupo Tres "Asociatividad Estratégica Vitivinícola"
29- De uno de los productores no se tuvo a la vista la declaración jurada de bienes ni su
certificación de bienes.
30- XONAL SA.:
a) Los estados contables que se presentaron, si bien tienen el informe del Auditor
certificado por el Consejo Profesional carecen de la firma de su representante legal.
b) Se le solicitó la presentación de avales y la justificación de las inversiones, dado que
cuenta con patrimonio negativo por segundo año consecutivo. No se han tenido a la
vista los mismos. Al respecto cabe aclarar que en el proyecto Proviar (Préstamo BID
2086) fue rechazado el pedido de su ANR por no superar la condicionalidad (requisitos
para acceder a los ANRs).
31- El productor Andrade, Carlos José, rindió una factura del 27/01/12 de Rosa Elena López (fº
734), que presenta su CUIT INVALIDO. Además de que las facturas por Materiales Malla
Antigranizo por $ 58.338,45 y Colocación Mano de Obra (Aporte contraparte) por $
10.256,00, le fueron pagas por el Proyecto Proviar.
-
Grupo Ganadero Arroyo Ocanto "Mejoramiento Genético y Nutricional del Ganado
Bovino en Ciclo a Corral"
32- Todos los productores ponen como contraparte local la formulación del proyecto, cuando
con el ANR se le abona al patrocinador.
33- De uno de los productores no se tuvo a la vista la declaración jurada de bienes ni su
certificación de bienes.
34- El productor Brommer, Reinaldo A. presentó la Fact. Nº 0001-0000073 del 02/08/11, por
"Provisión Materiales para Obra Galpón Tinglado" por $73.000,00, que está a nombre de un
17
Ing. Agrónomo Monotributista, pero además su condición fiscal es de Responsable
Inscripto.
Comentarios de la UEC:
29- Tal como establecen las Bases de la Convocatoria en el punto 9.2.3.4.o), el beneficiario
presentó formulario 792/A (AFIP) DDJJ Impuesto sobre los Bienes Personales y form. 711
(AFIP) del Impuesto a las Ganancias y sus papeles de trabajo que se encuentran anexados a
la presentación.
30a- Se toma en cuenta la observación y se procederá a verificar que en todos los casos se
cumpla con dicho requisito.
b- En el dictamen de evaluación técnico económico -folio 487- se expresa lo manifestado
por la auditoría, lo que es recogido por el Comité de Evaluación en el folio 500, del
21/7/11. En el folio 564 luce una nota enviada por el patrocinador, suscripta por él y el
beneficiario, en la que dan respuesta al requerimiento de los avales.
En adición a lo señalado precedentemente, atento a que el Comité de Evaluación delegó
en el Área de Intervención la constatación de los avales, en el archivo adjunto al
contrato luce la factura Nº 1-1679, de Sergio Manuel Videla por $ 60.009,95, con recibo
1-1276 por $ 60.000.-, cumpliendo así con el requerimiento, toda vez que se integró
aproximadamente un tercio de la inversión total adjudicada.
31- Se ha puesto dicha cuestión en conocimiento de patrocinador del grupo, para que le solicite
las correspondientes explicaciones al beneficiario de ambos proyectos.
El beneficiario y la bodega informaron que habían cometido un error, al presentar las
mismas facturas a ambos programas.
18
Por otra parte el señor Carlos José Andrade puso en nuestro conocimiento que había
cubierto un total de 4.6 hectáreas con malla antigranizo, de las cuales PROSAP reembolsó
sobre la base de 2.6 hectáreas y PROVIAR sobre un total de 2 hectáreas. Por lo expuesto se
trata de dos inversiones diferentes en una finca que posee 6 hectáreas totales de viñedo.
Que a fin de subsanar el error indicado el patrocinador procedió a enviar a la UEC
PROSAP, las facturas de malla antigranizo, mano de obra, recibos y libre deuda de la
empresa contratada por las hectáreas cuya financiación fuera solicitada a esta institución,
que difieren de las que financió PROVIAR, las que se encuentran a disposición de la
auditoría.
Asimismo se realizó una auditoría conjunta de ambos proyectos, poniendo el beneficiario a
disposición todos los elementos de juicio que le fueron requeridos por los auditores, a fin de
subsanar el error y que el asunto quede debidamente aclarado.
En tal sentido se hicieron presentes los auditores de ambos proyectos en la finca, y
comprobaron in situ de las inversiones realizadas, las que se corresponden con lo
manifestado por el beneficiario.
Si bien la observación es correcta, cuadra señalar que en el formulario de detalle de pagos
NO reconocidos Folios 779 y 780, la consultora excluye las facturas 120 y 121 rendidas por
el mismo proveedor. Por lo cual los importes de dichas facturas fueron excluidos de la
rendición, tanto el importe solicitado de ANR como el importe de contraparte, dado que el
proveedor presentaba error en el cuit.
32- En lo relativo a esta observación cumplimos en informar que, los honorarios que el Prosap
reintegra al patrocinador, son los correspondientes a la tarea de presentación, seguimiento y
ejecución de los planes de negocios; que incluye la presentación del informe de avance y
control de las rendiciones de cuentas, correspondientes a la implementación de las
inversiones comprometidas.
Lo señalado en el párrafo anterior encuentra su correlato en el punto 4.1 de las bases de la
convocatoria que establecen: “…El patrocinador, tendrá a su cargo el gerenciamiento del
Plan de Negocios, debiendo contar con todas las competencias requeridas para las tareas a
llevar a cabo, tanto desde el punto de vista técnico, como administrativo-contable.
19
Complementariamente el punto 5 establece que: “…Patrocinador del Plan de Negocios: el
ANR a otorgar no deberá superar el 10% (diez por ciento) del total de ANR otorgado al
conjunto de los beneficiarios, participantes del Plan de Negocios (excluyendo el monto
correspondiente al patrocinador). A la vez, regirá un tope máximo de ANR de $50.000
(pesos cincuenta mil) por todo concepto para cada Plan de Negocios…”
Por lo que dicho importe, no corresponde a la formulación de los planes de negocios y en tal
sentido corresponde admitir en las rendiciones los honorarios pagados por este concepto.
33- Tal como establecen las Bases de la Convocatoria en el punto 9.2.3.4.o), el beneficiario
presentó form. 711 (AFIP) del Impuesto a las Ganancias, del que surge el patrimonio neto
del solicitante que se encuentra anexado a la presentación.
34- Se toma nota de la observación en lo relativo a la actividad del Ing. Rosbaco y se arbitrarán
los medios para que en adelante se adjunten, en este tipo de casos, las constancias de las
actividades en las que se encuentra inscripto el proveedor. En lo relativo a la categoría en la
que se encuentra inscripto, según la constancia de CUIT, debe tenerse presente que, a los
efectos de verificar la regularidad del proveedor, los compradores reciben la constancia al
momento de efectuar la compra, (la factura es de fecha 02/08/11 y la constancia presentada
junto con la rendición del 25/04/12), por lo que puede ser que la situación de revista del
proveedor cambie de Monotributista a Responsable Inscripto.
Recomendaciones:
Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, teniendo en cuenta
la normativa aplicable en la materia.
5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS
Provincia de Entre Ríos
Observaciones:
20
LPI – 02-10 DPV (ER) – Mejoramiento de Caminos Rurales en Áreas Productivas Zona
VII - Provincia de Entre Ríos.
35- Si bien fue suministrado por el programa con posterioridad, no constaba en el expediente de
la contratación la siguiente documentación:
a) La comunicación formal de las adjudicaciones, ni la aceptación de las mismas por los
adjudicados.
b) El Contrato del Lote A.
c) Las Actas de Inicio de las Obras tanto del Lote A como del Lote B.
d) La aprobación del cambio de las movilidades livianas previstas en el Pliego por un libro
de fotografías, textos y una museografía.
Comentarios de la UEC:
Se toma nota de la observación.
Recomendaciones:
Se deberá mantener legajos completos de todas las actuaciones llevadas por el proyecto.
Pagos de Obras:
Observaciones Generales
36- Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a las contratistas, de
cada uno de los certificados aprobados.
Comentarios de la UEC:
Las Provincias durante el año 2012 han tenido serios problemas presupuestarios, lo que
motivó los atrasos en los pagos de las contrapartidas correspondientes en los certificados de
obra.
21
Recomendaciones:
En lo que respecta al pago del aporte local, deberán tomarse los recaudos necesarios para que
sean realizados según lo estipulado.
BUENOS AIRES, 23 abril de 2013.
INFORME DE CONTROL INTERNO DEL
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO 1956 OC-AR/BID
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
22
El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación
realizada al sistema de control interno implementado por la UEC del “Programa de Servicios
Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II).
La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of
Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las
debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las
recomendaciones correspondientes:
TÍTULO
PÁGINA
Ambiente de Control
26
Evaluación de Riesgos
35
Actividades de Control
39
Información y Comunicación
40
Supervisión
41
23
AMBIENTE DE CONTROL
1. Integridad y valores éticos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Código de conducta
1) ¿Ha establecido por escrito la dirección
de la entidad un código de conducta ética
que sea aplicable a todo el personal?
X
2) ¿Considera este código de conductas
conflictos de intereses, estableciendo
reglas para cuando éstos se presenten?
3) ¿Se ha difundido el código de ética en
toda la unidad y se lo hace conocer a los
funcionarios nuevos?
X
4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha
definido el Proyecto para sancionar las
violaciones al código de conducta?
5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas
se dan a conocer en toda la organización?
¿Cuál es el procedimiento aplicado?
6) ¿Existen políticas por escrito para
regular las relaciones de la dirección con
el personal subalterno, proveedores, etc.?
7) ¿Se ha establecido por escrito una
política que obligue a los funcionarios de
mayor jerarquía a declarar sus beneficios
pecuniarios?
X
8) ¿Quién es el funcionario responsable de
supervisar los esfuerzos del Proyecto para
respaldar la ética?
X
Se encuentra publicado en
la página Web del Prosap y
se procedió a notificar a
todos los consultores del
Programa
con
fecha
27/08/12.
Idem Anterior
X
Se firman las declaraciones
conjuntamente con la firma
del contrato. Está publicada
la normativa vigente en la
página web.
Rescisión de contrato del
consultor involucrado.
X
-------------------------
X
Solo se aplica normativa
BID
y
Legislación
Nacional.
Se envían las declaraciones
a la Oficina Anticorrupción
del
Coordinador,
Responsable
de
Administración y Finanzas
y
Responsable
de
adquisiciones.
El Coordinador Ejecutivo
del Programa.
X
24
B) Actitud administradores respecto
del control interno
1) ¿Existen informes de auditoría interna
realizados
por
el
organismo
correspondiente?
2) ¿Los resultados de esas evaluaciones
son tomados en cuenta por la dirección,
tomándose las medidas correctivas
correspondientes?
X
3) ¿Es en el ámbito de dirección que se
examinan y contestan las cartas de los
auditores externos?
X
Se adjuntan informes de
auditoría interna por el
ejercicio 2012.
Se elevan Informes a la
Coordinación del Programa
a fin de ser tenidas en
cuenta por los destinatarios
finales de los mismos.
-----------------------
4) ¿La dirección fomenta los informes de
auditoría interna sobre los controles?
X
---------------------------
5) ¿Tiene la auditoría interna y los
funcionarios de ella independencia de
criterio y calidad profesional requerida
para efectuar sus funciones?
6) ¿La dirección promueve el desarrollo
del sistema de control interno basado en
las normas del Informe Coso?
X
La auditoría interna sólo
depende orgánicamente de
la coordinación ejecutiva.
X
La matriz de los informes
de control interno está
articulado en el informe
COSO.
X
25
2) Políticas de Recursos Humanos
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Políticas para reclutar, retener y
pagar al personal
1) ¿Existe una política definida para el
Proyecto de recursos humanos? ¿Quién
es el responsable de llevarla a cabo?
X
2) ¿La existencia de puestos superiores
vacantes es conocida por todas las
personas con la idoneidad necesaria para
ocuparlos, tanto dentro como fuera de la
organización? ¿Qué procedimiento se
utiliza?
3) ¿Los mecanismos para la designación
y promoción del personal están basados
en criterios objetivos que procuren evitar
el favoritismo?
4) ¿Existe algún régimen de promoción
dentro del Proyecto?
X
5) ¿Se efectúan estudios de gestión
independientes de la labor de los
principales funcionarios? ¿Quién los
efectúa?
6) ¿Las descripciones de los puestos
contienen suficientes referencias de las
responsabilidades relacionadas con el
control?
La política de RRHH la
fija el Decreto 1318/11, la
Normativa de Bancos y
Reglamento Operativo. Es
responsabilidad del Área de
Recursos Humanos.
Las
vacantes
poseen
difusión Interna.
Se está ampliando la
difusión a través de la
Página web.
X
Basado en desempeño,
antigüedad en el proyecto y
propuesto por los jefes de
Unidades. (Ver B.1)
De acuerdo a las vacantes o
nuevas áreas/ sectores
creados.
X
X
X
26
------------------------------
Los puestos están sujetos a
los Términos de referencia.
B) Políticas para reclutamiento y
capacitación
1) ¿Existen políticas por escrito para
reclutar al personal? ¿En qué consisten?
2) ¿Las solicitudes de empleo y las
entrevistas son efectuadas y revisadas
por personal con la debida capacitación,
enterado de los requerimientos de los
puestos vacantes y con aptitudes para
realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos
ocupa dicho personal?
3) ¿Las políticas de reclutamiento
incluyen la revisión de los antecedentes
penales de los candidatos?
X
4) ¿El personal de nuevo ingreso es
informado de sus responsabilidades,
deberes y derechos?
5) ¿Existen manuales descriptivos de los
puestos?, ¿se actualizan periódicamente?
¿Y se informan esas actualizaciones al
personal de manera oportuna?
6) ¿Las descripciones de los puestos en
el
manual
coinciden
con
las
especificadas en los TDR?
7) ¿Las descripciones de los puestos en
el manual coinciden con las tareas
realmente efectuadas?
8) ¿Se considera la satisfacción de las
necesidades actuales de capacitación y
desarrollo del personal así como sus
X
X
Respecto del reclutamiento
en base a vacantes y
siguiendo lo establecido en
el Reglamento Operativo y
Manual de Procedimientos.
Capacitación en función a
la tarea y aprobada por los
diferentes jefes de áreas.
(Comentario del auditor:
corresponden
solo
a
procedimientos)
Jefe Directo y Recursos
Humanos
(Comentario del auditor:
no hay constancia escrita.
Se hacen solo en forma
verbal).
X
La persona firma una
declaración jurada que no
posee antecedentes; solo en
el caso de tramitación por
expediente se solicita el
certificado de antecedentes.
--------------------------------
X
Se describe por Áreas en el
Manual de Procedimientos.
X
--------------------------------
X
Son una síntesis.
X
A principio de año se pasa
una encuesta con los
requerimientos
de
27
necesidades futuras? ¿Cuál es el
mecanismo implementado para su
manifestación y toma de conocimiento?
9) ¿A través de qué medidas se
implementan las necesidades de
capacitación y desarrollo establecidas en
el punto anterior?
10) ¿Se han establecido procedimientos
apropiados para corregir o prevenir las
deficiencias de desempeño?
capacitación y los jefes
evalúan dichas solicitudes.
X
Algunas a través de becas,
formación de postgrados y
el plan de capacitación.
X
Actividades
capacitación
necesario.
de
de
ser
Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal
contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia
de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que
contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño
durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un
riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría
afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos.
Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el
mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento
organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección
oportuna de mal desempeño y su corrección.
28
3) Estructura Organizacional
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
Determinación de la estructura
organizacional
1) ¿Se ha definido claramente la estructura
de la organización?
X
---------------------------
2) ¿Se cuenta con manuales de
procedimiento actualizados que incluyan
tanto los procedimientos operacionales
como los financieros y contables que
deban aplicarse?
3) ¿Cuáles son las variables que
determinan la vigencia, remuneración,
condiciones de trabajo, etc., de los
contratos de trabajo de los funcionarios?
4) ¿Existe supervisión de la labor de los
funcionarios por una autoridad superior
apropiada?
X
Los
manuales
se
encuentran en proceso de
actualización y adecuación
a la nueva estructura.
X
El Decreto 1318/11. El
Contrato y los Términos de
referencia de acuerdo a la
normativa del Banco.
Jefe de Unidad; Recursos
Humanos y Jefe de Área. El
Programa es sometido a
distintas
auditorías
y
revisión ex post de los
Bancos.
X
29
4)
Sistemas
Información
computarizados
de
(El programa cuenta con sistema de
desarrollo propio el SIIG (Sistema
Integrado e Integral de Gestión) y un
sistema financiero proporcionado por el
Ministerio de Economía (UEPEX)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
A) Evaluación de los controles
generales del sistema
1) El sistema ¿es administrado por un
funcionario de alto nivel que informe a las
autoridades superiores?
X
-----------------------
2) Los desarrolladores de los sistemas
¿tienen prohibido operar las computadoras
y utilizar los programas con datos reales?
X
3) El sistema de información y las bases
de datos ¿están protegidos contra el uso
por parte de terceros no autorizados?
X
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
Se aplica el criterio por
considerarlo
habitual
dentro de las buenas
prácticas de administración
de recursos informáticos.
(Comentario del auditor:
No hay procedimiento por
escrito).
El mismo opera sobre ellos
para
realizar
su
mantenimiento.
4) El administrador del sistema de
información y de la base de datos ¿tiene
prohibido el acceso a los equipos que
están en operación?
5) Las contraseñas ¿se asignan
formalmente y están protegidas para evitar
el uso no autorizado?
X
X
30
No existe un acta donde
consten las contraseñas
dadas de alta.
6) ¿Se ha establecido una rutina en el
sistema que obligue a los usuarios al
cambio de contraseñas en forma
periódica?
X
7) ¿Se han asignado códigos de
identificación a las terminales para evitar
que las terminales no autorizadas tengan
acceso a las líneas de comunicación?
8) ¿Existen listas del personal autorizado
que especifiquen los límites de
autorización?
9) ¿Se mantienen esas listas de
autorización debidamente actualizadas?
X
La política empleada exige
cambiar la contraseña una
vez al mes no pudiendo
repetir ninguna de las 10
últimas.
Uso de perfiles de usuarios
con accesos establecidos.
X
Se establecen permisos
desde el sistema.
X
Se revisan periódicamente
10) ¿La información confidencial es
cifrada o encriptado cuando se transmite?
X
11) ¿Se hacen inventarios periódicos de
los equipos y se concilian sus resultados
con los registros financieros?
X
12) ¿ Existe una segregación de funciones
o la debida asignación de autorizaciones
en los sistemas informáticos, de tal forma
que una misma persona no pueda registrar
una transacción desde su origen hasta su
asiento final en los auxiliares y libro
mayor o en los registros similares de la
base de datos?
13) ¿Los sistemas de información son
confiables, cumpliendo con las normas
técnicas vigentes?
X
14) ¿Se han establecido procedimientos
para enfrentar las situaciones que pudieran
afectar la información y equipos, como
son: procedimientos de recuperación ante
desastres, sitio alternativo de
procesamiento de información, respaldos,
X
X
31
El UEPEX, es sistema
cerrado. En el SIIG la
información viaja abierta.
El sistema está preparado
para efectuar trasmisiones
cifradas.
Desde el Ministerio y en el
Programa
se
ha
formalizado
en
los
procedimientos y está en
vías de implementación.
(Comentario del auditor:
Se verificó en el desarrollo
de la auditoría a través del
análisis del registro de las
operaciones)
(Comentario del auditor:
No hay constancia escrita
de lo manifestado por el
proyecto).
Además de procedimientos
de
resguardo
de
información (se aplican
rutinas diarias de back up
en
su
modalidad
incremental a cinta. Los
almacenamiento de información de
respaldo en sitios lejanos a la oficina
principal, etc., que permitan continuar con
las operaciones básicas de la oficina?
medios son conservados en
cajas
de
seguridad
ignifugas), en las oficinas
del
desarrollador
del
sistema existe un servidor
alternativo en línea.
15) ¿Toda transacción está debidamente
respaldada por documentación acorde con
la legislación aplicable y demás
normativa?
16) ¿Antes de poner en funcionamiento un
sistema de información nuevo o las
modificaciones a uno ya existente, se
realizan las pruebas para verificar que la
información se procese adecuadamente,
de manera íntegra y confiable?
17) ¿A la fecha se encuentra
implementado el Sistema de Seguimiento
y Monitoreo?
B) Evaluación de los controles de
aplicación del sistema
1) El sistema de información ¿contiene
reglas y rutinas de verificación, que
permitan comprobar la exactitud de los
datos que se introducen en las
computadoras?
X
X
Esto se aplica únicamente
en el SIIG.
2) ¿Existen procedimientos establecidos
por escrito para realizar la comunicación a
los responsables de administrar el sistema
de información, de los errores en que se
incurre al procesar las transacciones y
cualquier otra deficiencia que se observe
durante el ingreso, procesamiento y
emisión de datos e información? ¿Cuáles?
3) ¿Los errores y deficiencias se
investigan y se subsanan, documentando
adecuadamente lo actuado?
4) ¿Se utilizan controles de archivo para
verificar que se actualice la información
correcta y evitar la destrucción accidental
de los archivos?
X
Existen
medios
electrónicos para el reporte
de incidentes
X
Por reportes electrónicos
X
En forma periódica se
chequea la actualización de
la información y se
inutiliza la documentación
que está procesada y
contabilizada
X
Existe un servidor de
desarrollo para ensayar el
correcto funcionamiento.
X
32
5) ¿Existen procedimientos para realizar y
conservar copias de respaldo de los
archivos, programas y documentos
relacionados con las operaciones?
(Ver A.14)
X
Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes
actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas
computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa.
Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el
Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmado dichos hechos en los
registros llevados al efecto.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
A) Determinación de la
existencia o no de indicios de
riesgo operacional y de fraude en
la Unidad
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
1) ¿Los propósitos generales del
Proyecto
están
claramente
definidos y publicados de forma
que
puedan
ser
fácilmente
comprendidos?
X
Los objetivos del Programa, así como
también de sus subproyectos están
claramente definidos en sus respectivos
documentos y en los sistemas de
administración y gestión.
2) ¿Los objetivos del Proyecto
están comunicados al personal?
X
Están comunicados mediante la intranet
del Proyecto.
3) ¿El personal entiende cómo los
objetivos
del
Proyecto
se
relacionan con los objetivos de sus
áreas?
4) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término “riesgo en el logro de los
objetivos”?
X
(Comentario del auditor:
constancia escrita).
X
Los que afecten a la subsistencia y
eficiencia del Programa
33
No
hay
5) ¿Qué entiende el Proyecto por el
término
“administración
del
riesgo”? Detallar.
X
El objetivo de la administración de
riesgos es minimizar la probabilidad de
ocurrencia de los mismos, y contar con
acciones de mitigación en el caso que los
riesgos se presenten como hechos
concretos y consumados.
6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto
valora los riesgos de alcanzar sus
objetivos?
X
Semestralmente se analizan los supuestos
o riesgos críticos, tanto del programa en
su conjunto como de cada sub proyecto.
7) ¿En qué áreas del Proyecto se
garantiza la administración del
riesgo?
X
Área de Administración y Finanzas –
Unidad de Seguimiento y Evaluación.
8)
¿El
Proyecto
tiene
procedimientos
para
reportar
riesgos? ¿En qué consisten?
X
El proyecto utiliza la metodología de
gestión de riesgos del BID. La misma
ofrece acciones de mitigación ante la
ocurrencia/presentación de riesgos.
9) ¿El personal responsable de los
activos (bienes, efectivo) está
separado de los que realizan los
registros contables?
X
--------------------------------
10) ¿El acceso a las cuentas
bancarias y otra información
relacionada está prohibido al
personal de contabilidad?
X
Es responsabilidad de Tesorería
11) ¿El personal que autoriza las
transacciones está separado de la
custodia de los activos
correspondientes?
X
-------------------------------
12) ¿Cuál es el nivel de
autorizaciones para efectuar los
pagos del Proyecto?
X
Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos
los casos es el mismo nivel de
autorización.
13) ¿Con qué frecuencia se
produce el envío de la pre
contabilización de los pagos por
parte de la UEC?
X
34
No se realiza pre contabilización
14) ¿Con qué frecuencia se
produce la validación de la pre
contabilización por parte de la
UEC?
15) ¿Se efectúan todos los pagos
con cheques emitidos no a la
orden?
16) ¿Se efectúa la firma de cheques
teniendo a la vista la
documentación de respaldo?
X
No se realiza pre contabilización.
X
--------------------------------
X
------------------------------
17) ¿Existen procedimientos de
cancelación o anulación de facturas
pagadas? ¿Cómo se instrumentan?
X
Sello de pagado en facturas.
18) ¿Se mantienen en custodia
adecuada las chequeras?
X
En caja fuerte.
19) ¿Existe un control de la
numeración de los cheques?
¿Quién lo efectúa?
X
Tesorería.
20) ¿Existe un procedimiento para
el depósito del fondo de reparo en
una cuenta especial creada para tal
fin?
21) ¿Se cancelan los fondos
enviados por la UEC a las
jurisdicciones contra
documentación de respaldo?
22) Vencido el plazo para
rendición del anticipo, ¿cómo se
procede en caso de existir un saldo
remanente?
23) ¿Prohíbe el sistema
computarizado la cancelación de
rendiciones con facturas con
idéntica o similar numeración?
24) ¿Permite el sistema
computarizado la rendición con
distinta documentación (recibos,
facturas)?
X
--------------
X
------------------------------
X
Se reitera el pedido de rendición y en
caso de no realizarse el pago o quedar un
saldo, se solicita su devolución a la UEC.
X
-----------------------
X
35
------------------------
B) Determinación de la existencia
o no de indicios de fraude en la
Unidad
1) ¿Tiene el Proyecto un programa
para prevenir, detener y detectar el
fraude?
2) ¿Tiene identificadas el proyecto
las áreas de más alto riesgo de
fraude?
X
X
Se realizó una capacitación de Seguridad
informática.
Capacitación en manejo de claves,
contraseñas, políticas de escritorios
limpios. Actualización de antivirus y
control de acceso al sistema.
Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles
internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener
identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo
expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de
circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas.
Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los
cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de
efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a
fin de evitar o minimizar sus efectos.
36
ACTIVIDADES DE CONTROL
Determinación de la aplicación de
políticas de control generales en lo que
respecta al registro eficaz y eficiente de
las transacciones, la salvaguarda de los
activos, la conciliación de las cifras de la
contabilidad y la transparencia de los
informes
1) ¿Para el registro de las operaciones se
han diseñado formas apropiadas que se
utilicen correctamente para asentar todos
los datos tales como la fecha de las
transacciones, su monto original, el plazo
de pago, detalle de la operación el
proveedor y la moneda?
2) ¿La información se registra en una sola
unidad o base de datos integrada para
evitar errores por duplicación de registros
e inconsistencias en los informes y para
reducir los costos?
3) ¿El sistema que se utiliza para numerar
las transacciones es consistente con el que
se emplea para informar a los interesados
en el exterior, como el BID y el Banco
Mundial? (Ej. Nº PRISM)
SI
NO
NC
OBSERVACIONES
X
--------------------------
X
-----------------------------
X
------------------------------
37
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinación de la recepción por
parte de las autoridades superiores de
la información sobre el Proyecto
necesaria para cumplir con sus
responsabilidades.
1) ¿Los informes sobre el Proyecto se
presentan de acuerdo con las normas que
al respecto ha establecido la comunidad
internacional?
2) ¿La coordinación del Proyecto tiene
reuniones frecuentes con los funcionarios
de las distintas áreas y con la auditoría
interna a los fines de estar informados
sobre el desarrollo de las actividades en
general y las relacionadas con control
interno en particular?
SI
X
X
NO
NC
OBSERVACIONES
Los informes sobre el
progreso del Proyecto se
confeccionan de acuerdo a
la metodología de los
organismos financiadores o
de
aquellos
que
puntualmente lo soliciten.
-----------------------
Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las
normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la
comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado.
Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación
organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y
los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes.
SUPERVISIÓN
38
Evaluación de la eficacia de las
actividades de Supervisión
SI
1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe
información suficiente y oportuna que le
permita supervisar los objetivos y
estrategias del Proyecto?
X
2) ¿Cómo transmite la coordinación de
forma explícita y contundente su
compromiso respecto del control interno?
3) ¿Existen variaciones significativas
entre las cifras presupuestadas y las
reales?
4) ¿El personal con tareas de supervisión
está obligado a hacer constar con su firma
que se han efectuado actividades
esenciales para el control interno?
X
X
X
NO
NC
OBSERVACIONES
La
Coordinación
del
Proyecto,
recibe
información con distinta
frecuencia
(semanal,
mensual,
trimestral,
semestral, anual) sobre el
progreso del Proyecto, en
lo relativo a su ejecución
financiera y física.
Mediante reuniones.
Aprobación del Manual de
Procedimientos.
Demoras en el inicio de
algunos
Proyectos
Provinciales.
----------------------------
BUENOS AIRES, 23 abril de 2013.
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
39
“PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II)
CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2012)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- circularización y reconciliación bancaria;
- análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos;
- análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones;
- revisión de legajos de consultores;
- cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100,00 % de las fuentes de fondos y el 61,01 % de
40
las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al
31 de diciembre de 2012, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría
%
Incidencia
3.195.388,69
3,34
304.614,89
9,53
90.887.295,43
94,75
62,23
1- Unidad Ejecutora Central
2- Costos Directos
Importe de
Muestra en USD
% de muestra
sobre la
categoría
Total ejecutado en
USD
74.816.552,88
78,19
56.462.783,72
(*)54.816.552,8
8
2.2- Negocios Agroalimentarios
12.957.397,54
13,53
1.600.222,33
12,35
2.3- Fortalecimiento Institucional
2.1- Infraestructura Rural y Servicios
73,22
2.491.076,61
2,60
46.008,51
1,85
2.4- Preparación de Proyectos
414.644,03
0,43
0,00
0,00
3- Costos Concurrentes
181.551,78
0,19
0,00
0,00
1.652.829,88
1,72
1.652.829,88
100,00
61,01
4- Costos Financieros
95.756.903,87
100,00
58.420.228,49
TOTAL EJECUTADO
(*) la inversión se encuentra centralizada en pocas obras de monto significativo
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 23 abril de 2013.
41