2009_121info.pdf

- AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN Índice del Informe de Seguimiento
Actuación AGN N° 222/07
INFORME DE SEGUIMIEN TO
1. OBJETIVO DEL EXAMEN ..........................................................................................1
2. ALCANCE DEL EXAMEN ...........................................................................................1
3. ACLARACIONES PREVIAS ........................................................................................4
4. OPINIÓN .........................................................................................................................5
5. CONCLUSIONES .........................................................................................................19
7. LUGAR Y FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME.................................................20
8. FIRMA ...........................................................................................................................20
ANEXO I DESCARGO REALIZADO POR LA CNC................................................ 21
ANEXO II ANÁLISIS DEL DESCARGO …………………………………………….24
Gerencia de Control de Entes Reguladores y Empresas Prestadoras de Servicios Públicos
Departamento de Control del Sector Comunicaciones
- Año 2009 -
INFORME DE SEGUIMIENTO
AL SEÑOR INTERVENTOR DE LA
COMISIÓN NACIONAL DE COMUNICACIONES
Ing. Ceferino A. NAMUNCURÁ
Perú 103 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
En uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley N° 24.156, la
Auditoría General de la Nación procedió a efectuar un examen en el ámbito de la Comisión
Nacional de Comunicaciones (CNC), con el objeto que se detalla en el apartado 1.
1.
Objetivo del examen
“Seguimiento de las recomendaciones establecidas mediante Resolución Nº 262/01”
cuyo objeto fue “Evaluar el sistema administrativo contable representado por el ambiente de
control, en cuanto a la existencia, efectividad, continuidad y gestión de las operaciones durante
los años 1997 y 1998” en la Comisión Nacional de Comunicaciones (CNC).
2.
Alcance del examen
El examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría externa de la Auditoría
General de la Nación aprobadas por la Resolución AGN N° 145/93, dictada en virtud de las
facultades conferidas por el artículo N° 119, inciso d) de la Ley N° 24.156.
Al respecto corresponde destacar, que el presente examen, implicó verificar los
aspectos relacionados con las deficiencias detectadas y que originaron las observaciones y
recomendaciones contenidas en el Informe de Auditoría aprobado por Resolución AGN N°
262/01, razón por la cual, el alcance de esta revisión es menor que el que implicaría un
relevamiento y evaluación del control interno como el previsto en las normas aplicables para el
desarrollo de auditorías de gestión - Punto IVe-1 de las Normas de Auditoría Externa de la
Auditoría General de la Nación. Para su ejecución, se realizaron los siguientes procedimientos:
2.1. Recopilación y análisis de las normas que introdujeron modificaciones:
1
2.1.1. Con relación al Ente:
- Resolución CNC N° 2065/99 (29/09/99) y sus modificatorias: Sustituye el Manual de
Misiones y Funciones aprobado por su similar CNC N° 688/98 (15/05/88).
- Decreto Nº 521/02 (B.O. 19/03/02): Dispone la intervención de la CNC, prorrogada
sucesivamente hasta el 10/12/08 por los Decretos N° 167/03 (B.O. 06/06/03), N° 1223/03
(B.O. 16/12/03), N° 811/04 (B.O. 28/06/04), N° 1916/04 (B.O. 30/12/04), N° 1759/05 (B.O.
25/01/06), N° 1983/06 (B.O. 16/01/07) y N° 122/07 (B.O. 21/12/07).
- Decreto N° 1057/02 (B.O. 20/06/02): Aprueba el Programa Marco de Trabajo
denominado “Informatización de la Administración Financiera”-Sistema Integrado de
Información Financiera (SIDIF) y SIDIF Local Unificado (SLU).
- Resolución CNC Nº 3180/04 (01/10/04): Aprueba el Proyecto para la Informatización
de la CNC, denominado Proyecto SIA (Sistema Integrado de Administración).
- Resolución CNC N° 880/07 (30/03/07): Aprueba el Proyecto de Reorganización de la
Gerencia de Administración de Recursos (Proyecto GAR), que será ejecutado por el Grupo de
Trabajo-Procesos y Calidad, bajo dependencia y supervisión directa de la Intervención (Res.
CNC N° 630/07 de fecha 13/03/07), con el objetivo de implementar un nuevo modelo de
gestión a nivel de estructura organizativa, procesos y soporte tecnológico.
2.1.2. Respecto al circuito de Compras, Cuentas a Pagar y Pagos:
- Decreto Nº 436/00 (B.O. 05/06/00): Aprueba el Reglamento para la adquisición,
enajenación y contratación de bienes y servicios del Estado Nacional y crea el Sistema de
Información de Proveedores (SIPRO).
- Decreto Nº 1023/01 (B.O. 13/08/01): Establece el Régimen de Contrataciones de la
Administración Nacional.
- Resoluciones SSGP Nº 5/04: Implementa el procedimiento para la selección e
incorporación de los interesados al Sistema de Información de Proveedores (SIPRO). Esta
resolución fue luego sustituida por su similar N° 39/05 (B.O. 08/06/05).
- Decreto Nº 2380/94 (B.O. 28/12/94): Regula el Régimen de Fondos Rotatorios y
Cajas Chicas de los organismos de la Administración Central. A partir del 05/10/07, se aplica
el régimen establecido por el Decreto N° 1344/07 (reglamentario de la Ley N° 24.156).
2.1.3. Con relación a los Ingresos:
2
Derechos de Estaciones Radioeléctricas. Tasa de Control, Fiscalización y Verificación:
- Resolución CNC Nº 242/04 (B.O. 27/01/04): Declara la caducidad del Contrato de
Concesión del Servicio de Comprobación Técnica de Emisiones del Espectro Radioeléctrico
con la empresa Thales Spectrum S.A., e instruye a las Gerencias de Administración y Recursos
y de Control a asumir la ejecución de las actividades concesionadas.
Multas: Para su registro, se aplica el procedimiento implementado por el SLU.
2.1.4. Respecto a los Bienes de Uso:
- Resolución CNC Nº 3113/05 (13/09/05): Aprueba el Manual de Procedimientos para
la administración de los bienes de uso. Para su registro, se aplica el Proyecto SIA - módulo
“Administración de Bienes Patrimoniales”.
2.1.5. Con relación al Personal de Planta y Contratado:
- Decreto Nº 214/06 (B.O. 01/03/06): Convenio Colectivo de Trabajo General para la
Administración Pública.
2.2. Entrevistas concertadas con los responsables de las Áreas de Tesorería y de
Contabilidad, Presupuesto y Patrimonio, con el objeto de cotejar los documentos en guarda que
constituyen los valores en garantía, y los procedimientos implementados para la registración de
las multas y de los bienes de uso que integran el inventario.
2.3. Requerimientos de Información:
- Nota AGN Nº 150/07 – AG2 de fecha 31/05/07, reiterada por su similar AGN Nº
182/07 de fecha 05/07/07, cumplimentada por Nota CNCGAR Nº 340/07 y sus anexos
(TRECNC Nº 18760/07 y TRICNCAFAC Nº 47/07), recibidas con fecha 16/07/07.
- Nota AGN Nº 236/07 – AG2 de fecha 17/08/07, cumplimentada por Nota CNC Nº
479/07, recibida con fecha 26/09/07.
- Nota AGN Nº 333/07 – AG2 de fecha 23/10/07, cumplimentada por Notas CNC Nº
585/07 y GAR Nº 308/08, recibidas con fechas 06/12/07 y 27/06/08, respectivamente.
Nota AGN Nº 09/08 - DCSC de fecha 22/02/08, cumplimentada por Nota CNCGAR
Nº 126/08, recibidas con fecha 27/02/08.
- Nota AGN Nº 11/08 – DCSC de fecha 13/03/08, cumplimentada por Nota CNCGAR
Nº 174/08, recibidas con fecha 27/03/08.
3
- Nota AGN Nº 13/08 –DCSC de fecha 18/04/08, cumplimentada por Nota CNCGAR
Nº 243/08, recibidas con fecha 28/04/08.
2.4. Verificaciones “in situ” practicadas en el Sector Mesa de Entrada, Salidas y
Archivo y en el Área de Recursos Humanos a fin de cotejar la guarda de documentación
durante los plazos exigidos por la reglamentación, el funcionamiento del Proyecto SIA y la
administración de los legajos de personal. Sobre un total de 175 agentes que integran la planta
permanente, se tomaron 35 legajos que representan el 20%. El criterio de selección fue
aleatorio, tomando del listado de agentes proporcionado, un legajo con intervalos de cinco.
2.5. Relevamientos efectuados:
- Área Suministros, Contrataciones y Control de Servicios Básicos a fin de relevar los
circuitos de compras, cuentas a pagar y pagos: sobre un total de 58 contrataciones
correspondientes al año 2007, se tomaron 12, que representan el 20,68%. El criterio de
selección fue tomar las contrataciones iniciadas en el año 2007 por ser el ejercicio anterior al
cierre de la labor de campo (mayo de 2008). Las órdenes de compras relevadas totalizan 31.
- Área Contabilidad, Presupuesto y Patrimonio con el objeto de constatar el régimen de
caja chica, se tomó una muestra de las rendiciones de las cajas chicas presentadas por las
Gerencias de Control, Ingeniería, Servicios Postales, Relaciones Internaciona les e
Institucionales, de Jurídicos y Normas Regulatorias y de Administración de Recursos
correspondientes a los meses de mayo/06, octubre/06 y abril/07, seleccionados al azar.
Las tareas propias del objeto de examen han sido desarrolladas entre el 16 de julio de
2007 y el 30 de mayo de 2008.
3.
Aclaraciones previas
Las observaciones y recomendaciones contenidas en el Informe de Auditoría aprobado
por Resolución AGN Nº 262/01, se efectuaron con relación a los siguientes aspectos:
1. Compras, Cuentas a Pagar y Pagos.
2. Ingresos generados por Derechos de Estaciones Radioeléctricas, Tasa de Control,
Fiscalización y Verificación y por multas.
3. Bienes de Uso.
4. Personal de Planta y Contratado.
4
A los efectos de emitir opinión sobre el grado de regularización alcanzado, se
especificarán las modificaciones introducidas por la normativa vigente y el procedimiento de
verificación aplicado en cada caso, conforme a lo establecido por Resolución AGN Nº 194/00.
4.
Opinión
Conforme a las consideraciones expuestas, las deficiencias que originaran las
observaciones y recomendaciones obrantes en el Informe de Auditoría aprobado por
Resolución AGN Nº 262/01 (Proyecto AGN N° 26.151) y que seguidamente se detallan, han
alcanzado el siguiente grado de regularización:
Observación 4.1. Compras, Cuentas a Pagar y Pagos (Período auditado años 1997-1998).
4.1.1. “No existe manual de normas y procedimientos para compras, cuentas a pagar y
pagos. Tampoco existen procedimientos escritos de carácter informal que definan un
circuito para compras y contrataciones que reemplace a un manual de normas y
procedimientos”.
Recomendación
5.1.1. “Confeccionar manuales de Normas y Procedimientos para compras. Redactar un
manual contable”.
Situación actual: Por Decreto N° 1057/02, se aprueba el Programa Marco de Trabajo
denominado Informatización de la Administración Financiera, de cuyos objetivos se destaca:
- Mantener y optimizar el funcionamiento del Sistema Integrado de Información
Financiera (SIDIF-Central) y realizar una reingeniería del mismo a fin de adaptarlo a las
características funcionales de los nuevos sistemas en desarrollo con los que interactuará.
- Instalar y/o mantener el funcionamiento del Sistema SIDIF local a través de una
mejora del software de aplicación para la Administración Central y Organismos
Descentralizados o el remplazo de los sistemas locales por el SIDIF Local Unificado (SLU).
Por Notas CNC N° 340/07 y N° 18760/07, se proporcionó una copia del Acta Acuerdo
suscripta entre el Secretario de Hacienda y el Interventor de la CNC y del Convenio de
5
Prestación de Servicio celebrado con fecha 04/11/03, por el que las partes asumieron la
implementación del SLU en el Servicio Administrativo Financiero (SAF) Nº 115 – CNC.
Asimismo, se adjuntó un proyecto elaborado por el Área Contabilidad, Presupuesto y
Patrimonio
referenciado
como
“Circuito
Ejecución
Presupuestaria
de
Expedientes.
Procedimiento – Generación Orden de Compra” (y su correspondiente flujograma), respecto
del cual se informa que nunca fue aprobado por resolución de la Intervención, toda vez que al
modificarse el sistema contable vigente por el SLU, aquel quedó sin efecto.
Por último, si bien se manifiesta que el Área Suministros, Contrataciones y Control de
Servicios Básicos no utiliza un Manual de Normas y Procedimientos para compras, ya que esos
procedimientos están regulados por los Decretos N° 436/00, N° 1023/01 y sus modificatorios,
por Nota TRICNCFAC Nº 47/07 se informa que la CNC prevé, a través del Proyecto de
Reorganización de la Gerencia de Administración de Recursos (Proyecto GAR-Res. CNC Nº
880/07), encarar “…tareas de análisis de procesos, desarrollo de documentación, manuales de
procedimientos y especificaciones funcionales, entre otros aspectos”.
Opinión: El SIDIF Local Unificado (SLU), comprende la incorporación de la
herramienta informática a la gestión pública, adoptando la s normas y los procedimientos
establecidos por la Secretaría de Hacienda. Dentro de este sistema, el módulo referido a
“Compras” permite organizar, ejecutar y controlar la afectación de los recursos públicos a
partir de la coparticipación de los responsables en el proceso cuya metodología y
procedimiento permite transparentar la aplicación de los recursos, su rendición y los resultados
de gestión alcanzados. De las verificaciones “in situ” practicadas en el Área Contabilidad,
Presupuesto y Patrimonio pudo verificarse la instalación del SLU y sus aplicaciones. En virtud
de lo expuesto, la instalación del SLU supera la confección de un manual contable.
En cuanto al circuito de compras, si bien el mismo no se aparta del procedimiento de
contrataciones del Estado regulado por el Decreto Nº 436/00 y sus normas complementarias
(punto 4.1.2. y siguientes) la implementación de un manual de normas y procedimientos
optimizará la ejecución de los controles internos dentro de un procedimiento que se caracteriza
por una conjunción de acciones no discrecionales.
Nueva recomendación: Adoptar para el Área de Suministros, Contrataciones y Control
de Servicios, las medidas conducentes a fin de cumplimentar los objetivos aprobados por
6
Resolución CNC Nº 880/07, relativos a la implementación de un nuevo modelo de gestión a
nivel de estructura, procesos y soporte tecnológico.
4.1.2. “Existen expedientes de compras iniciados en dependencias diferentes a las que se
destinará el uso del bien o del servicio”.
Recomendación
5.1.2. “Aplicar el procedimiento correcto para las compras por expedientes mediante el
cual cada responsable realice el pedido formal del bien o servicio al Departamento de
Compras y que este eleve al Directorio para su aprobación”.
Situación Actual: En el 100% de las contrataciones comprendidas en la muestra (12),
se verificó el cumplimiento del procedimiento establecido en el punto 1.1. de la Resolución SH
N° 515/00, que prescribe que para adquirir un bien determinado, la Unidad Ejecutora de
Programas deberá confeccionar su pedido mediante el empleo de una solicitud de gastos, con
descripción de las características de los bienes a adquirir y del precio estimado para la
afectación preventiva de los fondos, identificándose en todos los casos las dependencias CNC
donde se originó la necesidad. También se corroboró, que en las 31 órdenes de compras
relevadas (correspondientes a las contrataciones seleccionadas en la muestra), figura asentado
el código del bien a comprar asignado por el Catálogo del Sistema Integrado de Bienes y
Servicios de Utilización Común (SIByS), implementado por la Oficina Nacional de
Contrataciones. Con relación a la aprobación del gasto, se constató que los formularios de
ejecución respectivos se encuentran autorizados por el Interventor, habiéndose verificado a su
vez los pagos efectuados por el Área Tesorería.
Opinión: De los procedimientos efectuados surge, que los aspectos observados
mediante Resolución AGN N° 262/01, fueron regularizados.
4.1.3. “Existen valores en garantía al cierre de los ejercicios 1997 y 1998, con
vencimientos que habían operado en años anteriores”.
Recomendación
5.1.3. “Depurar y actualizar los valores en garantía, cuyos vencimientos se encuentran
extinguidos”.
Situación actual: Mediante Notas CNC N° 340/07 y 18760/07, se proporcionó el
detalle de los valores en garantía que se encontraban en custodia del
7
Área de Tesorería
(pagarés, pólizas de caución y fianzas bancarias). Respecto de los pagarés vencidos, la CNC
adjuntó copia del Acta de destrucción realizada con fecha 28/11/07, siguiendo el procedimiento
establecido por el artículo 56 del Decreto N° 436/00 que determina, que podrá procederse a la
destrucción de los mismos dentro del término de un año contado a partir de la notificación
cursada a los adjudicatarios para que procedan a su retiro y no lo hicieren. Con relación a las
pólizas de seguro de caución y fianzas bancarias, la CNC adjuntó copia de la Nota CNC-GAR
N° 309/07 de fecha 11/12/07, por la que la Gerencia de Administración de Recursos solicita a
la Gerencia de Ingeniería que indique del listado adjunto aquellas garantías que puedan ser
remitidas en devolución a los adjudicatarios y que se corresponden con expedientes tramitados
por esa Gerencia, resaltando, que fue objeto de varias observaciones por parte de la Unidad
Auditoría Interna (UAI) el tiempo en que dichos documentos se encuentran aún en custodia del
Área de Tesorería. Relevado el listado, las garantías constituidas se corresponden a expedientes
tramitados entre los años 1993 y 2007. La CNC también adjuntó copia de la Nota CNC N°
3/08 –GAR de fecha 07/01/08, por la que el Área de Tesorería solicita al Área de
Contrataciones informe del detalle adjunto las pólizas y pagarés en custodia que pueden ser
devueltos. Relevado el listado, los documentos en garantía se corresponden con expedientes
tramitados entre los años 2004 y 2006.
Opinión: Si bien los valores en garantía constituidos bajo la forma de pagaré son
depurados conforme a los procedimientos regulados, se observa una significativa
extemporaneidad respecto de las acciones implementadas para la devolución de las pólizas de
caución y fianzas bancarias que se encuentren vencidas, toda vez que las notas remitidas a la
Gerencia de Ingeniería y al Área de Contrataciones evidencian una debilidad de gestión.
Nueva recomendación: Proceder a la devolución de las garantías de cumplimiento de
contrato conforme a las pautas establecidas por el artículo 56 del Decreto Nº 436/00.
4.1.4. “No existe un listado actualizado de los proveedores ni fichero de los mismos que
oriente sobre el comportamiento de los proveedores adjudicatarios, en cuanto al
cumplimiento de lo pactado”.
Recomendación
5.1.4. “Constituir un padrón de proveedores con el fin de disminuir el riesgo de adjudicar
a un oferente que no pueda cumplir”.
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Situación actual: Por Resolución SSGP Nº 39/05, se actualizan los procedimientos,
formularios y el trámite a seguir para la incorporación de los interesados al Sistema de
Información de Proveedores (SIPRO), dependiente de la Oficina Nacional de Contrataciones
(ONC), siendo responsabilidad de los servicios administrativos financieros comunicar a la
ONC las rescisiones contractuales y/o revocaciones de adjudicaciones por causas imputables al
proveedor, y los incumplimientos de pagos de multas o garantías perdidas (dentro de los 3 días
contados a partir de la fecha en que el acto quede firme en sede administrativa) a fin de que se
proceda a la suspensión o inhabilitación del proveedor en el SIPRO. Consultado el SIPRO, a
través del ícono “Constancias de Inscripción” pudo verificarse que la información que arroja
sobre un proveedor tiene un plazo de validez de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de
consulta, asentada en la constancia emitida con motivo de la misma.
A su vez, del ícono “Contrataciones Históricas”, pudo verificarse que las 12
contrataciones que integran la muestra se encuentran registradas y a través de los reportes de
información que el sistema prevé, pudo constatarse la interrelación de información de los
proveedores que resultaron adjudicatarios.
Opinión: El procedimiento implementado a través de la Resolución SSGP N° 39/05
regulariza los aspectos observados por Resolución AGN N° 262/01.
4.1.5. “Durante un período de 6 meses se realizaron reposiciones de cajas chicas por
montos superiores a los autorizados. Se detectaron gastos por caja chica individualmente
superiores a lo establecido en las normas vigentes. Se efectuaron reposiciones de caja
chica atrasadas, acumulándolas en un mismo mes”.
Recomendación
5.1.5. “Reponer las cajas chicas por los montos autorizados cumpliendo con la normativa
establecida en el Decreto Nº 2380/94. Efectuar gastos bajo el régimen de caja chica
respetando los montos máximos autorizados por Resolución de la CNC. Reponer los
fondos por caja chica únicamente cuando se proceda a la correspondiente rendición”.
Situación actual: Del listado de Rendición de Fondos proporcionado por el Área
Contabilidad, Presupuesto y Patrimonio se verificó, que los gastos efectuados durante los
meses de mayo/06, octubre/06 y abril/07, no superan el monto de $10.000 autorizados para las
Gerencias de Control, Ingeniería, Servicios Postales, Relaciones Internacionales e
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Instituc ionales, Jurídicos y Normas Regulatorias y de Administración de Recursos, por las
Resoluciones CNC Nº 658/06 (y sus modificatorias Nº 1035/06, Nº 2165/06, Nº 2842/06) y Nº
411/07. A su vez, relevados los comprobantes correspondientes a cada rendición, se verificó
que las facturas presentadas no exceden el monto de $ 1000 (D.A. Nº 148/96). De las Planillas
de Reposición de Fondos, se verificó que los mismos fueron repuestos a cada Gerencia luego
de haberse aprobado la correspondiente rendición mensual.
Opinión: Conforme a las verificaciones efectuadas, los aspectos observados por
Resolución AGN Nº 262/01 fueron regularizados.
4.1.6. “No existe un sistema de archivo ordenado de la documentación respaldatoria de
los distintos sectores”.
Recomendación
5.1.6. “Crear una oficina para la documentación de archivo destinada a la guarda de
documentación respaldatoria, actual y de ejercicios anteriores (no meno r a 10 años)”.
Situación actual: En el 2do. piso del edificio, la CNC dispone de un archivo destinado
a la guarda de documentación. Inspeccionado el espacio, se comprobó la guarda de la
documentación en cajas rotuladas, con indicación del área a la que pertenecen, detalle de la
documentación y fecha en la que puede procederse a su destrucción (no inferior a 10 años).
Opinión: De las verificaciones practicadas, surge que los aspectos observados por
Resolución AGN Nº 262/01 fueron regularizados.
4.1.7. “No fue posible acceder a la totalidad de los comprobantes”.
Recomendación
5.1.7. “Establecer un sistema de arc hivo indexado, con identificación de las órdenes de
pago recepcionadas relacionándolas con los expedientes que dan origen a las
operaciones”.
Situación actual: Por Nota CNC GAR Nº 340/07, se informa que “Los movimientos y
toda la documentación queda reflejado en el Expediente. Una vez cerrado, pasa al Archivo
Reserva “Área Contabilidad, Presupuesto y Patrimonio. Dicho Archivo es llevado por el
equipo “Calidad de la Información”, dependiente del Grupo de Trabajo Proyecto SIA”.
Esta información se relaciona con los términos de la Resolución CNC Nº 3180/04 que
aprueba un proyecto para la informatización de la CNC, denominado Proyecto SIA (Sistema
10
Integrado de Administración). A través del mismo, se contempla la realización de módulos de
información integrada que comprende a todas las áreas de la CNC, sus delegaciones
Provinciales y a los Centros de Comprobación Técnica de Emisiones. Para su operación fue
constituido el Grupo de Trabajo Proyecto SIA, conformado por los equipos: “Calidad de la
Información”, “Aná lisis y Desarrollo de Aplicaciones” e “Ingeniería del Espectro”.
Mediante una verificación “in situ” se constató la implementación del sistema y su
conexión con el SLU. A través del procedimiento de prueba testigo, se tomó del listado de
contrataciones correspondientes al año 2007, los Expedientes CNC Nº 621/07 y Nº 1061/07
(Licitaciones Privadas Nº 3/07 y Nº 5/07). Ingresando al sistema ambos expedientes “madres”,
pudo verificarse que se accede a las órdenes de compra emitidas en ambas contrataciones y a
los expedientes “hijos” que se generan al tramitarse las órdenes de pago de cada proveedor que
resultó adjudicatario de los reglones comprendidos en la licitación tramitada en el expediente
“madre”, por lo que, los reportes del sistema reflejan la correspondiente documentación
generada en cada expediente (factura del proveedor, formularios de ejecución del gasto, orden
de pago presupuestaria y los pagos efectuados por el Área Tesorería). Asimismo el sistema
permite el rastreo del expediente a través del reporte de información “Histórico de
Movimientos”, donde pudo constatarse que el Expediente CNC Nº 621/07 registra 42
movimientos durante el período 17/01/07 al 31/01/08 y el Expediente CNC Nº 1061/07, 17
movimientos en el período 29/01/07 al 07/02/08, con detalle de las fechas, áreas intervinientes
y los correspondientes números de remito.
Opinión: De los procedimientos practicados, surge que los aspectos observados por
Resolución AGN Nº 262/01 fueron regularizados.
Observación 4.2. Ingresos (Período auditado años 1997 – 1998).
4.2.1. “Derechos de Estaciones Radioeléctricas.
No existe un manual de normas y procedimientos para las operaciones de Ingreso,
Créditos y Deudores Morosos de Derechos de Estaciones Radioeléctricas. Tampoco existe
un circuito informal que cumpla con las funciones para garantizar un adecuado
funcionamiento de los controles internos mínimos. La CNC no efectúa verificaciones
11
recurrentes referentes a la facturación y cobranza de deudores morosos efectuada por la
empresa concesionada”.
Recomendación
5.2.1. “Confeccionar un Manual de Normas y Procedimientos para las operaciones de
Ingreso, Créditos y Deudores Morosos de Derechos de Estaciones Radioeléctricas. Exigir
el cumplimiento del contrato con la firma Thales Spectrum Argentina S.A., en lo
referente a la provisión de un Sistema Informático”
Situación actual: Mediante Nota CNC FAC Nº 47/07 se manifiesta que “…el Área
Contabilidad, Presupuesto y Patrimonio, confeccionó un proyecto para las operaciones de
Derechos de Estaciones Radioeléctricas, Tasa de Control, Fiscalización y Verificación, y otros
ingresos que percibe el organismo. Dicho proyecto nunca fue aprobado, toda vez que, durante
el transcurso de su aprobación se modificó el sistema contable entonces vigente por el actual
SLU, quedando por lo tanto sin efecto”.
Corresponde también referenciar, que el artículo 3º de la Resolución CNC Nº 242/04,
declaró la caducidad del Contrato de Concesión del Servicio de Comprobación Técnica de
Emisiones del Espectro Radioeléctrico, suscripto con la firma Thales Spectrum de Argentina
S.A. (el que fue objeto de auditoría y su Informe aprobado por Resolución AGN Nº 168/03) y
por los artículos 5º, 6º y 7º se instruyó a la Gerencia de Administración de Recursos para que
proceda hacerse cargo de la facturación, recaudación y administración de los recursos que
ingresen a la cuenta recaudadora única del Banco de la Nación Argentina, y a las Gerencias de
Ingeniería y de Control para que tomen posesión de los bienes y de la documentación de la
empresa, debiendo a su vez asumir el control del Espectro Radioeléctrico.
Sobre el particular, surge de los términos de la Nota CNC Nº 585/07, que el Área
Facturación realiza un control cuatrimestral respecto de la facturación vinculada a la
percepción de los Derechos Radioeléctricos. Ello no condice con la función atribuida al Área
de confeccionar el parte mensual de cargos y créditos correspondientes a la facturación de los
usuarios (Res. CNC Nº 2065/99, punto 6.41). A su vez, la forma extemporánea en que se
identifican y regularizan los incumplimientos de deudores morosos por no estar integrado al
SIA el módulo informático de “cuenta corriente” (punto 4.2.2. siguiente) constituye otro desvío
12
dentro del ambiente de control relevado, al no aplicar la CNC un análisis y seguimiento sobre
el estado de la cuota correspondiente a cada usuario (punto 6.32 de la citada Resolución).
Opinión: De las verificaciones efectuadas, surge que los aspectos observados por
Resolución AGN Nº 262/01 no fueron regularizados.
Nueva recomendación: en el marco de los objetivos previstos por la Resolución CNC
Nº 880/07, dotar al Área de Facturación y Administración de Cobranzas de un manual de
normas y procedimientos por el que se reglamenten las funciones de control delegadas para la
administración eficiente de los recursos de la CNC.
4.2.2. “Tasa de Control, Fiscalización y Verificación.
Todas las registraciones se realizan basándose en los montos percibidos. No existe un
sistema de cuenta corriente. No hay seguridad de los saldos registrados, con lo cual se
pierde la concepción del universo”.
Recomendación
5.2.2. “Registrar las operaciones bajo el sistema de lo devengado. Proveer un sistema
informático de cuenta corriente integrado a la contabilidad central que comprenda
facturación y cobranzas”.
Situación actual: Por Nota CNC Nº 126/08, se manifiesta que “El sistema informático
de cuenta corriente a los efectos del registro de facturación y cobranzas se encuentra
actualmente en etapa de desarrollo”. Ese módulo (componente del Proyecto SIA) “permitirá
obtener rápidamente los saldos de deuda de los usuarios prestadores, en un ambiente seguro y
con adecuados controles de validación y claves de identificación de cada usuario”.
Concordante con ello, se ha verificado que las bases de datos del sector diseñadas en
formato excel no están integradas, aspecto que inhibe la posibilidad de interrelacionar reportes
de información sobre el estado de la deuda de los usuarios morosos, los relativos a las
gestiones extrajudiciales y/o judiciales encaradas para su cobro, el seguimiento de los planes de
facilidades de pago otorgados o de las causas radicadas u otros aspectos.
Opinión: De los antecedentes expuestos, surge que los aspectos observados por
Resolución AGN Nº 262/01 no fueron regularizados.
Nueva recomendación: Integrar al SIA el módulo informático de cuenta corriente
para la administración y cobranza de la Tasa de Control, Fiscalización y Verificación.
13
4.2.3. “Multas.
4.2.3.1. No existe un manual de normas y procedimientos para las operaciones de
Ingresos por Multas. Tampoco existe un circuito informal que cumpla con las funciones
de garantizar un adecuado funcionamiento de los controles internos mínimos”.
Recomendación
5.2.3. “Confeccionar un Manual de Normas y Procedimientos para las operaciones de
ingreso por multas impuestas a las empresas licenciatarias”.
Situación Actual: Mediante Nota TRICNCAFAC Nº 47/07, la CNC especifica que
para esas operaciones no se cuenta con manuales de procedimiento e informa que, a través del
Proyecto GAR (Res. CNC Nº 880/07), la CNC prevé encarar tareas de análisis de procesos,
manuales de procedimientos y otros aspectos.
Opinión: Los reportes de información obtenidos a través del SLU y del SIA, relativos
a la registración de los montos devengados y percibidos en concepto de multas (punto 4.2.3.2.
y siguientes) no suple la necesidad de implementar un manual de normas y procedimientos, a
fin de maximizar los controles internos que corresponde aplicar para el registro de la ejecución
presupuestaria de los recursos y/o ingresos.
Nueva recomendación: Adoptar para el Área de Facturación y Administración de
Cobranzas, las medidas conducentes a fin de cumplimentar los objetivos aprobados por
Resolución CNC Nº 880/07, relativos a la implementación de un nuevo modelo de gestión a
nivel de estructura, procesos y soporte tecnológico.
4.2.3.2. “No existe una información ordenada de las multas impuestas por el Organismo.
Hay incertidumbre sobre la integridad del rubro. No existe un control por oposición
mediante la conciliación periódica de la multas impuestas entre la Gerencia de Control y
otro sector ajeno”.
Recomendación
5.2.3.2. “Confeccionar una información ordenada y confiable de las multas impuestas por
la CNC. Efectuar conciliaciones periódicas entre las distintas Gerencias intervinientes en
el tema a fin de unificar los saldos”.
Situación Actual: Por Nota CNCGAR Nº 174/08, la CNC informa que el registro de
las multas aplicadas se realiza conforme a los listados emitidos por las Gerencias de Control,
14
de Servicios Postales y por el Área Facturación y Administración de Cobranzas y especifica
que, “hasta el 31/12/07 se reunía la información anual de las distintas Gerencias para
conciliar los montos aplicados; hoy ante el compromiso de emitir los estados contables en
forma trimestral las mismas se adecuan al período comprendido”, a cuyo efecto la CNC
proporcionó la conciliación realizada por el período enero- febrero/08.
Analizada la documentación, se constató que la conciliación se realizó partiendo del
monto de la Cuenta Deudores por Multa ($75.115.996,31) incluido dentro del rubro Créditos
del Estado de Situación Patrimonial al 31/12/07, conciliando para el período, el monto de las
multas aplicadas por esas Gerencias con el monto percibido conforme a los recibos emitidos
por Tesorería en concepto de multas cobradas o a través de la transferencia de los depósitos
judiciales efectuados en el Banco de la Nación Argentina (Cta. Cte. Recaudadora 2926/01).
Opinión: Conforme a los antecedentes expuestos, los aspectos observados por
Resolución AGN Nº 262/01 fueron regularizados.
Observación 4.3. Bienes de Uso (Período auditado años 1997 – 1998).
4.3.1. “No existe un manual de normas y procedimientos para las operaciones de altas y
bajas de los de los Bienes de Uso. Tampoco existe un circuito informal que cumpla con las
funciones de garantizar un adecuado funcionamiento de los controles internos mínimos”.
Recomendación
5.3.1. “Confeccionar un manual de normas y procedimientos para las operaciones de
Altas y Bajas de los Bienes de Uso”.
Situación Actual: Mediante Nota TRECNC Nº 18760/07 se proporcionó una copia
del “Manual de Procedimientos Administración de Bienes” y de la Resolución CNC Nº
3113/05 por la cual se aprobó dicho instrumento.
Opinión: Conforme a lo expuesto, se da por implementada la recomendación
efectuada por Resolución AGN Nº 262/01.
4.3.2. “ No existe un inventario permanente de bienes físicos o sistema integral que
permita el correcto control, individualización y valuación de los bienes del ente”.
Recomendación
15
5.3.2. “Establecer un sistema integral de inventario de los bienes. Valuar íntegra y
adecuadamente todos los bienes de conformidad a la normativa vigente”.
Situación Actual: Mediante Nota CNCGAR Nº 340/07, el Área Contabilidad,
Presupuesto y Patrimonio remitió una copia del inventario de bienes, donde se individualizan
los bienes de uso de la CNC, en total 1.211.262 (unidades) y 28 software informáticos. Dentro
del Proyecto SIA se encuentra implementado un módulo denominado “Administración de
Bienes Patrimoniales”. Del reporte de información obtenido se constató que la sistematización
de dicho módulo, permite localizar el bien a través del número asignado o de su responsable
patrimonial o bien por el Área y/o Delegación del interior en que se encuentra afectado el bien.
A su vez, también se refleja el valor original del bien, los años de amortización, el importe de
la amortización y su valor residual.
Opinión: De lo expuesto, se da por implementada la recomendación efectuada por
Resolución AGN Nº 262/01.
4.3.3. “ En el ejercicio 1997, se omitió incorporar patrimonialmente bienes muebles e
inmuebles recibidos por la fusión del Organismo con la CNCT. No existe respaldo
documental de los bienes muebles e informáticos”.
Recomendación
5.3.3. “Asignar responsabilidad patrimonial de todos los bienes de uso del ente. Clasificar
y determinar los bienes propios y aquellos cuya titulari dad no correspondan al
organismo”.
Situación Actual: En razón del tiempo transcurrido desde la fusión del organismo con
la ex CNCT, se optó por evaluar la regularización de los aspectos observados a través del
procedimiento seguido por la CNC para la toma de posesión de los bienes correspondientes a la
empresa Thales Spectrum S.A., luego de la caducidad del contrato (Resolución CNC Nº
242/04). Por Nota AGN Nº 13/08 –DCSC, se solicitó la s actas de toma de posesión labradas y
los inventarios confeccionados conforme lo dispuesto por los artículos 6º y 7º de la Resolución
CNC Nº 242/04. A fin de verificar la transferencia de los bienes de uso a las Delegaciones
CNC del interior, se tomó una muestra de 6 provincias seleccionadas al azar, las que
representan el 27% del total país (Buenos Aires, Córdoba, Salta, Misiones, Neuquén y
16
Chubut). Del total de los bienes de la empresa que constaban en las respectivas Actas de
Transferencia suscriptas con cada una de las Delegaciones seleccionadas, mediante el
procedimiento de prueba testigo, se tomaron 3 bienes de uso a fin de verificar su registración
en el módulo “Administración de Bienes Patrimoniales” del Proyecto SIA. Conforme al reporte
de información obtenido, se pudo constatar la fecha de alta de cada bien y bajo el registro
“Resolución 242/2004 Nº de Thales (96342)”, que el mismo correspondía a la empresa.
Opinión: De los procedimientos efectuados surge, que la CNC regularizó los aspectos
observados por la Resolución AGN Nº 262/01.
4.3.4. “No existe un registro integral de los bienes decomisados por la CNC”.
Recomendación
5.3.4. “Encuadrar el accionar de la CNC de conformidad con las normas y/o disposiciones
referidas a la adquisición y registro de los bienes de uso”.
Situación Actual: Surge del Manual de Misiones y Funciones (Res. CNC Nº 2065/99,
puntos 6.139 y 6.142) que es responsabilidad del Sector Patrimonio mantener un adecuado
control de los bienes bajo custodia ingresados con motivo de un decomiso y realizar controles
periódicos sobre el inventario de los mismos.
Si bien los bienes con decomiso firme están incorporados al SIA como bienes propios,
no resultan inventariados aquellos bienes sobre los cuales aún no ha recaído la resolución CNC
respectiva, manifestando el organismo sobre el particular, las gestiones iniciadas en el Área de
Sistemas a fin de incorporar un nuevo módulo dentro del SIA que posibilite el registro y
administración ordenada de los bienes sin decomiso firme (Nota GAR Nº 102/08).
Opinión:
De
los
antecedentes
expuesto,
surge
que
las
observaciones
y
recomendaciones efectuadas por Resolución AGNº 262/01 fueron parcialmente regularizadas.
Nueva recomendación: Aplicar las reglamentaciones vigentes en materia de
clasificación, buen orden administrativo, custodia y guarda de los bienes decomisados y las
referidas a medio ambiente cuando se proceda a la destrucción y/o reducción de los mismos.
17
Observación 4.4. Personal de Planta y Contratado (período auditado años 1997 y 1998).
4.4.1 “No existe un Manual de Normas y Procedimientos aprobado para las funciones del
Departamento de Recursos Humanos”.
Recomendación
5.4.1 “Confeccionar un Manual de Normas y Procedimientos actualizado para las
funciones del Departamento de Recursos Humanos”.
Situación Actual: Conforme a la información obtenida, el Área no cuenta con un
manual de normas y procedimientos, reiterándose que a través del Proyecto de Reorganización
de la Gerencia de Administración de Recursos (Res. CNC Nº 880/07), la CNC prevé encarar
tareas de análisis de procesos, manuales de procedimientos y otros aspectos.
Opinión: La ausencia de procedimientos escritos, puesta de manifiesto por las distintas
Áreas operativas de la CNC, advierte la necesidad de impulsar el Proyecto GAR (Res. CNC Nº
880/07), que por Resolución 630/07 se encuentra bajo la supervisión directa del Interventor.
Nueva Recomendación: Adoptar para el Área de Recursos Humanos, las medidas
conducentes a fin de cumplimentar los objetivos aprobados por Resolución CNC Nº 880/07,
relativos a la implementación de un nuevo modelo de gestión a nivel de estructura, procesos y
soporte tecnológico.
4.4.2. “Del análisis de los legajos de l personal de planta, se ha podido observar que, en 2
de los 29 analizados en la muestra faltaba agregar la resolución de su nombramiento”.
Recomendación:
5.4.2. “Agregar a cada legajo de personal de planta la resolución de nombramiento”.
Situación Actua l: En los 35 legajos del personal de planta relevados y que representan
el 100% de la muestra, consta el acto administrativo de designación del agente.
Opinión: De la verificación practicada, surge que la recomendación efectuada por
Resolución AGN Nº 262/01 fue implementada.
5.
Comunicación del Proyecto de Informe a la CNC
Media nte Nota AGN Nº 107/08-A05, de fecha 11/12/08, se remitió a la CNC copia del
Proyecto de Informe a fin de que ese organismo realice los comentarios o aclaraciones
18
pertinentes. Por Nota CNC Nº 07/09, recibida con fecha 02/02/09, el auditado presenta su
descargo, adjuntándose como Anexo I copia del mismo y como Anexo II, el análisis efectuado
por esta AGN. Las consideraciones realizadas por el auditado, no introdujeron modificaciones,
resultando ratificadas las recomendaciones efectuadas en el presente.
6.
Conclusiones
El grado de regularización de las recomendaciones efectuadas a la CNC por Resolución
AGN Nº 262/01 (“Evaluar el sistema administrativo contable representado por el ambiente de
control, en cuanto a la existencia, efectividad, continuidad y gestión de las operaciones durante
los años 1997 y 1998”), fue el siguiente:
1. Compras, Cuentas a Pagar y Pagos: Sin perjuicio de la aplicación del SIDIF Local
Unificado (SLU) en el Servicio Administrativo Financiero (SAF) Nº 115-CNC y de la sujeción
de las contrataciones del organismo a los procedimientos y requisitos regulados por el Decreto
Nº 436/00, las Resoluciones SH Nº 515/00 y SSGP Nº 39/05 (de administración del SIPRO) y
demás normas complementarias, la CNC no ha regularizado la falta de implementación de un
manual de normas y procedimientos para la ejecución de los controles internos que le
competen al Área de Suministros, Contrataciones y Control de Servicios y que fuera previsto
por el auditado en el marco de la Resolución CNC 880/07.
Se observó, respecto a los valores en garantía vencidos, que los constituidos bajo la
forma de pagaré son depurados por el Área Tesorería, conforme a los procedimientos regulados
por el artículo 56 del decreto citado; verificándose, por el contrario, una significativa
extemporaneidad para la devolución de las pólizas de caución y finanzas bancarias, aspecto no
regularizado por la CNC y reiteradamente observado por la Unidad de Auditoría Interna.
Las verificaciones practicadas con relación al régimen de cajas chicas, al estado de
trámite y movimiento de los expedientes CNC (Proyecto SIA) y el relativo a la
implementación de un archivo para guarda de la documentación respaldatoria, permitieron
constatar la subsanación de los aspectos observados por Resolución AGN Nº 262/01.
2. Ingresos (Derechos de Estaciones Radioeléctricas. Tasa de Control. Multas). El
control cuatrimestral, practicado respecto de la facturación vinculada a la percepción de los
19
Derechos Radioeléctricos, no condice con la función atribuida al Área de Facturación y
Administración de Cobranzas de confeccionar los partes mensuales de cargos y créditos
correspondientes a la facturación de los usuarios.
La forma extemporánea en que se identifican y regularizan los incumplimientos de
deudores morosos, por no estar integrado al SIA el módulo informático de “cuenta corriente”,
constituye otro desvío dentro del ambiente de control relevado. Los reportes de información
obtenidos a través del SLU y del SIA, relativos a la registración de los montos devengados y
percibidos en concepto de multas, no suple la necesidad de implementar un manual de normas
y procedimientos, a fin de maximizar los controles internos que corresponden aplicar para el
registro de la ejecución presupuestaria de los recursos. Conforme a estos antecedentes, la CNC
no ha regularizado los aspectos observados por Resolución AGN Nº 262/01.
3. Bienes de Uso: Las verificaciones practicadas con relación a los reportes de
información obtenidos del SIA, a través del módulo Administración y Bienes Patrimoniales,
relativos al inventario de los bienes de la CNC con indicación de las altas y bajas, valor
original del bien, años de amortización y su valor residual, permitieron constatar la
subsanación de los aspectos observados por Resolución AGN Nº 262/01.
4. Personal: La CNC no ha regularizado la falta de implementación de un manual de
normas y procedimientos para el Área de Recursos Humanos y que fuera previsto por el
auditado en el marco de la Resolución CNC 880/07.
7.
Lugar y Fecha de emisión del Informe de Seguimiento
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 07 de Octubre de 2008.
8.
Firma
20
ANEXO I
21
22
23
ANEXO II
RESPUESTA AL DESCARGO REALIZADO POR LA COMISIÓN NACIONAL DE
COMUNICACIONES AL PROYECTO DE INFORME DE SEGUIMIENTO:
“Seguimiento de las recomendaciones establecidas mediante Resolución Nº 262/01-AGN”.
Analizadas las consideraciones realizadas por el auditado, en su Nota CNC Nº 07/09 de
fecha 14 de enero de 2009, esta AGN ratifica las recomendaciones efectuadas en el Proyecto de
Informe referenciado, al verificarse que las observaciones aprobadas por Resolución AGN Nº
262/01, referidas a “Evaluar el sistema administrativo contable representado por el ambiente de
control, en cuanto a la existencia, efectividad, continuidad y gestión de las operaciones durante
los años 1997 y 1998” no fueron regularizadas en su totalidad por la CNC.
“Observación 4.1. Compras, Cuentas a Pagar y Pagos (Período auditado años 19971998).
4.1.1. No existe manual de normas y procedimientos para compras, cuentas a pagar y
pagos. Tampoco existen procedimientos escritos de carácter informal que definan un
circuito para compras y contrataciones que reemplace a un manual de normas y
procedimientos”.
Los procedimientos efectuados en el Área Suministros, Contrataciones y Control de
Servicios Básicos, dieron origen a una nueva recomendación:
“Adoptar para el Área de Suministros, Contrataciones y Control de Servicios, las
medidas conducentes a fin de cumplimentar los objetivos aprobados por Resolución CNC
Nº 880/07, relativos a la implementación de un nuevo modelo de gestión a nivel de
estructura, procesos y soporte tecnológico”.
Respuesta de la CNC:
El auditado no efectuó consideración alguna.
Análisis de la AGN:
Se ratifica la nueva recomendación en todos sus términos.
24
“4.1.2. Existen expedientes de compras iniciados en dependencias diferentes a las que se
destinará el uso del bien o del servicio”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“4.1.3. Existen valores en garantía al cierre de los ejercicios 1997 y 1998, con
vencimientos que habían operado en años anteriores”.
La información proporcionada por el Auditado y los procedimientos practicados en el
Área Tesorería, dieron origen a una nueva recomendación:
“Proceder a la devolución de las garantías de cumplimiento de contrato conforme
a las pautas establecidas por el artículo 56 del Decreto Nº 436/00”.
Respuesta de la CNC:
El auditado no efectuó consideración alguna.
Análisis de la AGN:
Se ratifica la nueva recomendación en todos sus términos.
“4.1.4. No existe un listado actualizado de los proveedores ni fichero de los mismos que
oriente sobre el comportamiento de los proveedores adjudicatarios, en cuanto al
cumplimiento de lo pactado”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“4.1.5. Durante un período de 6 meses se realizaron reposiciones de cajas chicas por
montos superiores a los autorizados. Se detectaron gastos por caja chica individualmente
superiores a lo establecido en las normas vigentes. Se efectuaron reposiciones de caja
chica atrasadas, acumulándolas en un mismo mes”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
25
“4.1.6. No existe un sistema de archivo ordenado de la documentación respaldatoria de
los distintos sectores”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“4.1.7. No fue posible acceder a la totalidad de los comprobantes”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“Observación 4.2. Ingresos (Período auditado años 1997 - 1998).
4.2.1. Derechos de Estaciones Radioeléctricas.
No existe un manual de normas y procedimientos para las operaciones de Ingreso,
Créditos y Deudores Morosos de Derechos de Estaciones Radioeléctricas. Ni Tampoco
existe un circuito informal que cumpla con las funciones para garantizar un adecuado
funcionamiento de los controles internos mínimos. La CNC no efectúa verificaciones
recurrentes referentes a la facturación y cobranza de deudores morosos efectuada por la
empresa concesionada”.
La información proporcionada por el Auditado y las verificaciones efectuadas en el
Área de Facturación y Administración de Cobranzas, dieron origen a una nueva
recomendación:
“En el marco de los objetivos previstos por la Resolución CNC Nº 880/07, dotar al
Área de Facturación y Administración de Cobranzas de un manual de normas y
procedimientos por el que se reglamenten las funciones de control delegadas para la
administración eficiente de los recursos de la CNC”.
Respuesta de la CNC:
En sus aspectos principales la CNC manifiesta que si bien actualmente no se cuenta con
un manual de procedimientos, a través del Proyecto de Reorganización de la Gerencia de
Administración de Recursos - GAR (Res. CNC Nº 880/07), el Grupo de Trabajo Procesos y
Calidad efectuó “…un pormenorizado relevamiento de las actividades actuales del Área
Facturación…”, informando el auditado que ello posibilitó, identificar las responsabilidades
26
del personal involucrado, la evaluación y diagnóstico de los procesos del área y la formulación
de mejoras, y la elaboración de los requerimientos funcionales para la incorporación del
software necesario para automatizar esos procesos, aclarando, que aunque el proyecto se
encuentra en una avanzada etapa de desarrollo, “periódicamente se realiza un exhaustivo
control sobre la facturación y mora”.
Con relación a las facturas vencidas en concepto de Derechos Radioeléctricos o ante la
no presentación de las DDJJ para el pago de la Tasa de Control, Fiscalización y Verificación, la
CNC informa las intimaciones, apercibimientos de caducidad o multas aplicadas y el inicio de
acciones judiciales. Manifiesta también las acciones judiciales articuladas respecto de los
usuarios morosos y con relación a aquellos que mantienen deudas de capital de antigua data
(superior a $ 712,05) aún cuando hayan solicitado la baja de la licencia, y las articuladas en los
casos de planes de facilidades de pagos caídos, si el monto de capital supera el mismo importe
adeudado.
Análisis de la AGN:
En el punto 2.1. del Proyecto de Informe “Recopilación y análisis de las normas que
introdujeron modificaciones al sistema auditado”, bajo el acápite 2.1.1. “Con relación al Ente”
fue citada la Resolución CNC Nº 880/07 y expuestos los objetivos del Proyecto GAR
“…implementar un nuevo modelo de gestión a nivel de estructura organizativa, procesos y
soporte tecnológico”.
Las consideraciones efectuadas por la CNC, no introducen ningún elemento nuevo, sino
que reproducen los objetivos genéricos perseguidos por esa Resolución. Tampoco efectúa el
Ente consideración alguna sobre los términos de su Nota CNC Nº 585/07 donde manifiesta
realizar un control cuatrimestral respecto de la facturación vinculada a la percepción de los
derechos radioeléctricos. Esa periodicidad no se ajusta con las funciones atribuidas al Área, de
confeccionar los partes mensuales de cargos y créditos correspondientes a la facturación de los
usuarios y aplicar un análisis y seguimiento sobre el estado de la cuota correspondiente a cada
usuario (Res. CNC Nº 2065/99, puntos 6.41 y 6.32, respectivamente).
La forma extemporánea en que se identifican y regularizan los incumplimientos de
deudores morosos por no estar integrado al SIA el módulo informático de cuenta corriente, fue
una debilidad observada en el Proyecto de Informe de Auditoría, y puesta de manifiesto por la
27
CNC en su descargo al informar “la elaboración de los requerimientos funcionales para la
incorporación del software necesario para automatizar los procesos…”.
En este sentido, result an débiles las consideraciones efectuadas respecto a la evaluación
y diagnóstico de los procesos del área y la formulación de mejoras, toda vez que la
metodología, periodicidad y control del Ente sobre sus recursos fue reglamentada por la Res.
CNC Nº 2065 que data del año 1999.
Efectuado el análisis, se reitera la nueva recomendación en todos sus términos.
“4.2.2. Tasa de Control, Fiscalización y Verificación.
Todas las registraciones se realizan basándose en los montos percibidos. No existe un
sistema de cuenta corriente. No hay seguridad de los saldos registrados, con lo cual se
pierde la concepción del universo”.
La información proporcionada por el Auditado y las verificaciones efectuadas en el
Área de Facturación y Administración de Cobranzas, dieron origen a una nueva
recomendación:
“Integrar al SIA el módulo informático de cuenta corriente para la administración
y cobranza de la Tasa de Control, Fiscalización y Verificación”.
Respuesta de la CNC:
La CNC informa que “…se ha iniciado el expediente Nº 6836/08 para llevar a cabo un
proceso de contratación para la adquisición de una solución informática para los procesos de
gestión de obligaciones de pago”, aclarando que el mismo preverá “…una cuenta corriente
para la administración integral de los conceptos que factura la CNC, entre ellos, la Tasa de
Control, Fiscalización y Verificación…”.
Análisis de la AGN:
Conforme a los términos de su descargo, la CNC describe las acciones encaradas y aún
no implementadas totalmente, sin que ello modifique los términos de la recomendación
efectuada por la AGN.
“4.2.3. Multas.
28
4.2.3.1.
No existe un manual de normas y procedimientos para las operaciones de
Ingresos por Multas. Tampoco existe un circuito informal que cumpla con las funciones
de garantizar un adecuado funcionamiento de los controles internos mínimos”.
La información proporcionada por el Auditado (Nota TRICNCAFAC Nº 47/07) y los
reportes de información obtenidos del SLU y del SIA, dieron origen a una nueva
recomendación:
“Adoptar para el Área de Facturación y Administración de Cobranzas, las
medidas conducentes a fin de cumplimentar los objetivos aprobados por Resolución CNC
Nº 880/07, relativos a la implementación de un nuevo modelo de gestión a nivel de
estructura, procesos y soporte tecnológico”.
Respuesta de la CNC:
El Ente reitera sus términos relativos a los objetivos perseguidos por el Proyecto GAR
(Resolución CNC Nº 880/07).
Análisis de la AGN:
Conforme a los términos de su descargo, la CNC no ha implementado aún un manual
de normas y procedimientos, a fin de maximizar los controles internos que corresponde aplicar
para el registro de la ejecución presupuestaria de los recursos y/o ingresos, razón por la cual se
mantienen los términos de la nueva recomendación efectuada.
“4.2.3.2. No existe una información ordenada de las multas impuestas por el Organismo.
Hay incertidumbre sobre la integridad del rubro. No existe un control por oposición
mediante la conciliación periódica de la multas impuestas entre la Gerencia de Control y
otro sector ajeno”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“Observación 4.3. Bienes de Uso (Período auditado años 1997 – 1998).
4.3.1. No existe un manual de normas y procedimientos para las operaciones de altas y
bajas de los de los Bienes de Uso. Tampoco existe un circuito informal que cumpla con las
funciones de garantizar un adecuado funcionamiento de los controles internos mínimos”.
29
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“4.3.2. No existe un inventario permanente de bienes físicos o sistema integral que
permita el correcto control, individualización y valuación de los bienes del ente”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“4.3.3. En el ejercicio 1997, se omitió incorporar patrimonialmente bienes muebles e
inmuebles recibidos por la fusión del Organismo con la CNCT. No existe respaldo
documental de los bienes muebles e informáticos”
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
“4.3.4. No existe un registro integral de los bienes decomisados por la CNC”.
Los procedimientos practicados, dieron origen a una nueva recomendación:
“Aplicar las reglamentaciones vigentes en materia de clasificación, buen orden
administrativo, custodia y guarda de los bienes decomisados y las referidas a medio
ambiente cuando se proceda a la destrucción y/o reducción de los mismos”.
Respuesta de la CNC:
El Auditado manifiesta que “…se ha tomado nota de las recomendaciones
efectuadas…” y en la preservación del medio ambiente, aclara que “… se ha contratado una
empresa especializada en la destrucción y/o reducción de los equipos, emitiendo los
certificados correspondientes”.
Análisis de la AGN:
La CNC manifiesta su conformidad con las recomendaciones efectuadas. Respecto a las
acciones implementadas con relación a la preservación del medio ambiente, se trata de un
hecho posterior al cierre del Proyecto de Informe, sujeto a las verificaciones que correspondan
efectuar en la labor de una auditoría futura.
30
“Observación 4.4. Personal de Planta y Contratado (período auditado años 1997 y 1998).
4.4.1 No existe un Manual de Normas y Procedimientos aprobado para las funciones del
Departamento de Recursos Humanos”.
La información suministrada por el auditado dio origen a una nueva recomendación:
“Adoptar para el Área de Recursos Humanos, las medidas conducentes a fin de
cumplimentar los objetivos aprobados por Resolución CNC Nº 880/07, relativos a la
implementación de un nuevo modelo de gestión a nivel de estructura, procesos y soporte
tecnológico”.
Respuesta de la CNC:
Manifiesta que “El Área Recursos Humanos ha comenzado la implementación de un
nuevo modelo de gestión, en particular los relativos a la administración del personal,
impulsados por la puesta en marcha del sistema Calipso. La propia documentación que emerge
de la mencionada implementación, conforman la génesis del manual de normas y
procedimientos requeridos y que se elaborará en el curso del corriente año.
Análisis de la AGN:
Las acciones encaradas pero aún no implementadas en su totalidad, ratifican los
términos de la recomendación efectuada por la AGN.
“4.4.2. Del análisis de los legajos del personal de planta, se ha podido observar que, en 2
de los 29 analizados en la muestra faltaba agregar la resolución de su nombramiento”.
Los aspectos observados fueron regularizados, razón por la cual esta AGN no reiteró ni
formuló nueva recomendación.
31