19ª Sesión de Aprendizaje: ¿Cómo involucrar a los distintos actores del sistema en la campaña?
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Adiós Bacteriemias: Aumentando el Impacto 19a Sesión de Aprendizaje: ¿Cómo involucrar ac@vamente a los dis@ntos actores del sistema en la campaña? 1 10 de marzo de 2015 2 Participación • 11 países • 119 hospitales • 286 UCIs • 18,838 camas • 3,219 camas UCI 1-5 hospitales Más de 10 hospitales 3 ¿Cuáles son los actores del sistema? 4 ¿Por qué involucrarlos? • En el pasado • Estrategia de comunicación de una vía • Boletines • Publicaciones impresas • Reuniones anuales • En el presente • Es necesario involucrar a los distintos actores en la toma de decisiones para asegurar mayor involucro en el proyecto y sus resultados 5 Beneficios • Adaptación de proyectos desde etapas tempranas con base en las opiniones de los actores • Aumenta la posibilidad de apoyo en el proceso de implementación • Mejora la calidad del proyecto • Mayor cantidad de recursos • Seguridad de que conocen el proyecto y entienden los beneficios del mismo • Apoyo activo cuando se requiere • Anticipación a la reacción de los actores al proyecto 6 ¿Cuándo involucrarlos? • Planeación • Confirmar necesidades con los distintos actores • Diseño • Involucrar a los actores e invitarlos a proponer posibles soluciones • Implementación • Involucrar e informar de la evolución de la implementación • Evaluación • Presentación de resultados • Retroalimentación 7 ¿Cómo crear cambios transformacionales? 1. Establecer sentido de urgencia • Identificar problemas y oportunidades 2. Formar una coalición • Formar un grupo con suficiente poder para generar cambio • Motivar al grupo a trabajar en equipo 3. Crear una visión • Desarrollar estrategias para lograr la visión 4. Comunicar la visión • Usar distintos medios de comunicación 5. Empoderar al equipo • Remover los obstáculos para el cambio • Cambiar los sistemas o estructuras que limitan el cambio • Incentivar toma de riesgos, ideas, actividades y acciones nuevas 6. Crear objetivos a corto plazo • Mejoras a corto plazo visibles • Reconocimiento a los actores involucrados en las mejoras 7. Consolidación de las mejoras y sistenimiento de los cambios • Usar credibilidad para cambiar al sistema, las estructuras, y políticas que no se alinean a la visión 8. Institucionalizar los cambios • Articular las conexiones entre nuevos comportamientos y los logros Kotter, J. Leading Change: Why transformation efforts fail. Harvard Business Review. 2006 8 Proceso de involucramiento 1. Identifique a los actores de sus sistema • Enfoque sistemático. Considere todos los aspectos y área de influencia del proyecto 2. Recuerde a los grupos de interés • Identifique a los grupos u organizaciones que no se ven impactados directamente por el proyecto, pero que son considerados actores por sus intereses (ej. Recursos Humanos) 3. Utilice información del pasado sobre proyectos similares • Ahorra tiempo • Destaca riesgos potenciales 4. Considere el ciclo de vida del proyecto • Los actores y sus intereses pueden cambiar conforme el proyecto progresa 5. La gente importa • Identifique a los actores individuales con los que puede comunicarse dentro de un grupo de actores. 9 Priorización de actores • Definir a quién involucrar y por qué • Nivel de significancia del proyecto para cada uno de ellos 10 Análisis de los actores ! 11 Entendiendo a los actores • ¿Cómo van a reaccionar al proyecto? • ¿Cómo los involucro en el proyecto? • ¿Cuál es la mejor manera de comunicarme con ellos? • ¿Cuáles son sus intereses (financieros, emocionales, etc.) en el proyecto? ¿Son positivos o negativos? • Si son negativos, ¿cómo convencerlos de apoyar el proyecto? • Si no es posible sumarlos, ¿cómo manajer su oposición? • ¿Qué es lo que los motiva? • ¿Cuál es su opinión actual del proyecto ¿En qué basan su opinión? • ¿A qué actores es crítico involucrar desde el inicio? • ¿Cuál es la secuencia óptima de involucramiento? • ¿Quién influencia su opinión en general y quién influencia su opinión sobre el proyecto en específico? • ¿Qué información quieren ellos que usted les proporcione? 12 Factores necesarios para que los actores se involucren en el proyecto • Insatisfechos con la situación actual • Motivados por los posibles resultados del proyecto • Motivados a dar el primer paso • Convencidos de que hacer las cosas diferente no les costará más de los que están dispuestos a pagar • Costo financiero • Seguridad • Reconocimiento • Crecimiento 13 Pirámide de necesidades de Maslow 14 Modelo de dos factores de Herzberg 15 Motivación extrínseca Vs. intrínseca 16 Estrategia de comunicación • Factores que condicionan la estrategia de comunicación: • Tamaño y el grado de dificultad del proyecto • Disponibilidad de tiempo para comunicación • Grado de necesidad de apoyo 17 Recomendaciones • Nombre del actor/grupo de actores • Puntos clave (intereses y preocupaciones) • Grado de apoyo requerido (Alto/Medio/Bajo) • Acciones requeridas • Mensajes clave • Beneficios • Mejoras clave • Plan de comunicación • Estilo • Frecuencia • Retroalimentación deseada • ¿Cómo determinar si la comunicación fue exitosa? 18 En resumen… • Enfoque en problemas importantes que requieren acciones • Definir objetivos claros • Estar listo para actuar • Usar la estrategia de involucramiento para tomar decisiones, no como relaciones públicas • Involucre a los actores adecuados • Asegurar que el proceso sea inclusivo y diverso • Considerar la experiencia de los actores, su nivel de influencia y su voluntad de involucrarse en el proyecto • Involucre a representantes con poder de toma de decisiones • Busque valores compartidos • Asegurar que cada actor se beneficie directamente de involcrarse en el proyecto • Determine las reglas del juego • Determinar el alcance,los objetivos, los roles y los riesgos de involucrarse en el proyecto. • Definit un proceso de toma de decisiones, manejo de conflicto y evaluación • Maneje las excepciones • Buscar consenso en resultados buscados. • Garantice recursos adecuados • Dinero, tiempo y personal • Escuche a los actores con puntos de vista diferentes (críticos) • Asegurar que la comunicación sea de dos vías. Permita que los distintos actores expresen sus puntos de vista. • Construya confianza • Buscar establecer relaciones a largo plazo. • Manténgase abierto a opiniones diferentes • Estar abierto a retroalimentación, independientemente de si es positiva o negativa. 19 Contacto www.clicss.org [email protected] | [email protected] Síguenos en:
