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Reunión Mensual Gerencia del Cambio Plan Post PEFA
Moyobamba Viernes 21 de Junio 2013
A. Objetivo

Revisar el Plan Post PEFA para continuar su implementación.
B. Desarrollo de la Sesión y Resultados
Se inició la reunión a la hora prevista en la Oficina del Plan PEFA con la presencia de las personas
que se adjuntan en la lista de participantes. Ver Anexo 4.
A pesar de haberse invitado al responsable del Conecta MEF no participaron en la reunión.
Se revisó el contenido de la agenda de la reunión y todos manifestaron su acuerdo.
Revisión compromisos Reunión SECO GRSM
De los 11 acuerdos, se cumplieron en su totalidad 8 de ellos, uno en curso y tres aún no
cumplidos. Los colores identifican nivel de avance.
Acuerdo
Fecha
1.- Envío de una propuesta de Marco Lógico revisado, en
función del Plan de Acción con los ajustes correspondientes.
2.-Identificar /afinar necesidades de apoyo en capacitación
para incorporar en el Plan de Acción
3.- Coordinar con MEF inducción a Coordinador Residente y
Experto Temático Junio en Calidad del Gasto. Definir la
agenda de inducción.
4.- Envío de documentos para el Diplomado y Curso a
Directivos
5.- Adecuación de oficinas para equipo PEFA en el GRSM
Hasta el 18
de Junio
Hasta el 20
de Junio
Lunes 10
de Junio
RS -OA,
apoyo BP
RL – OA
Lunes 10
de Junio
Hasta el 17
de Junio
Lunes 10
de Junio
Fines de
Agosto
Lunes 10
de Junio
Hasta el 28
de Junio
Hasta el 28
de Junio
RL
Entre 20 y
21 de Junio
RL
6.-Envío Borrador de Acta de Reunión
7.- Envío de Informe Final y Plan de Implementación del
Componente de Control Interno
8.- Envío del Informe preliminar de Control Interno (Etapa
Diagnóstico entidad + procesos)
9.- Incorporar información PEFA en el portal del GRSM
(Boletín, planes, informes, etc.
10.- Coordinar con Conecta MEF un mejor y óptimo uso de su
plataforma para el GRSM y la implementación del Plan Post
PEFA. Evaluar su posible participación en las reuniones de la
Gerencia de Cambio.
11.- Definir fecha de la próxima reunión de la Gerencia de
Cambio, con la agenda de revisar el Plan de Acción y el ML en
base a una propuesta.
Responsab
e
Avance
ZN – OA- LCh
RL
OA
DC – RU
DC – RL
OA – RS
OA – RS
1
Revisión del Plan de Acción POST PEFA.
El coordinador residente expuso un resumen general del Plan de Acción Post Pefa para iniciar la
revisión del mismo.
Una vez iniciado el proceso de revisión del Marco Lógico surgió la necesidad, de parte del GRSM,
de poder generar un resumen de los indicadores que se identificaron en el Diagnóstico PEFA y su
posterior socialización a equipos de trabajo del GRSM por Componente PEFA. Los equipos de
trabajo conformados son los siguientes:
Equipo Componente Programación Planificación Presupuestal
Norma Rojas, Leonel Grande, Dino Hurtado, Pedro Carrasco,Fernando Franco,Tatiana Aguirre,
Roberto Chavez, Susy Pastor,Walter Rodrigues, Robert Sampi.
Equipo Componente Ejecución Presupuestal
Katherine Polo (logística), Ingrid Quiroz (logística) Danila Taco, Maybit Irigoyen (contabilidad) Adan
Rojas y Johny Montalban (Patrimonio) Juan Villacorta, Roberto Chavez, Susy Pastor,Walter
Rodriguez, Bruno Barletti, Felícita Minaya, Luz María Garrido.
Equipo Componente Control Interno
Roberto Lopez (armará equipo) Diana Coci, Roberto Urday
Equipo Fortalecimiento de Capacidades
Jonathan Arévalo, Carlos Pinedo,Paola Mariño,Roberto Lopez, Ozman Altamirano
De manera coordinada con el Equipo de Asesoría Externa del PEFA, la tarea de estos equipos de
trabajo, en el corto plazo es:
 Conocer a detalle los indicadores del Diagnóstico PEFA
 Afinar indicadores, actividades y tareas de cada componente del Plan de Acción Post
PEFA
 Identificar y programar necesidades de Capacitación y/o apoyo en el marco del Plan de
acción Post PEFA.
C. Otros temas
Plan de Trabajo / Actividades Experto Temático Junior Roberto Sampi
Robert Sampi expuso el informe de diagnóstico que elaboró en estas dos semanas en relación al
Componente de Formulación Planificación Presupuestal, incluyendo la propuesta de productos
que desea lograr. La propuesta fue acogida de manera positiva y será implementada con el equipo
de trabajo ya conformado para ese componente.
Programación llegada Expertos de Componente de Ejecución Presupuestal (Bruno Barletti,
Fela Minaya, Luz Maria Garrido)
Se presentó las necesidades de apoyo en relación al SIAF y SIGA identificadas esta semana, las
mismas serán afinadas por el equipo de trabajo de ese componente y por Cecilia Torres. Con esos
insumos el GRSM realizará la solicitud correspondiente utilizando el Formato de Solicitud de Apoyo
preparado para estas solicitudes. (Ver Anexo 3)
2
D. Acuerdos
Acuerdo
1.-Identificar /afinar necesidades de apoyo en capacitación
para incorporar en el Plan de Acción
2.- Envío de Informe Final y Plan de Implementación del
Componente de Control Interno
3- Envío del Informe Preliminar de Control Interno (Etapa
Diagnóstico entidad + procesos)
4.- Incorporar información PEFA en el portal del GRSM
(Boletín, planes, informes, etc.
5.-Equipos de trabajo por componente analizan diagnóstico
PEFA y enriquecen la matriz de ML del Plan, para obtener
Versión Ajustada.
6.-Próxima reunión Gerencia del Cambio
7.-Definir Visita Expertos Ejecución Presupuestal
8.- Insistir en Convocar a Conecta MEF para estas reuniones
9.- Imprimir y firmar el Acta de la Reunión SECO´GRSM de
Junio
Fecha
Hasta el 30
de Julio
Fines de
Agosto
Martes 25
de Junio
Hasta el 30
de Junio
Hasta el 15
de julio
2013
2 de
Agosto
2013
26 de Junio
Hasta
Fines de
julio
26 de Junio
Responsab
e
Avance
RL – OA
DC – RL
RL
OA
OA / LV/ RL
OA / LV/RL
CT / OA
RL / OA
RL / OA
3
E. Anexos
Anexo 1.
Agenda
Horario:
Lugar:
9:00 am – 11:00 am
Sala de reuniones Presidencia GRSM
Objetivo: Revisar el Plan Post PEFA para continuar su implementación.
Hora
Tema
Responsables
9:00
Bienvenida,
Ronda de información y preguntas
LV / RL
9:10
Revisión compromisos Acta Reunión GRSM-SECO
RL/OA
9:20
Revisión Documento Plan Post PEFA y Marco Lógico
Discusión
RL/OA
10.00
Puntos Varios
RL/RS/OA





Plan de Trabajo / Actividades Experto Temático Junior
Roberto Sampi
Revisión Formato solicitud de Apoyo para la
Implementación del Plan Post Pefa
Programación llegada Expertos de Componente de
Ejecución Presupuestal (Bruno Barletti, Fela Minaya, Luz
María Garrido)
Definir fecha de aportes a Diplomado y Programa de
formación de parte de SECO/Helvetas.
Definir fecha próxima reunión mes de Julio
10.45
Identificación de Acuerdos
11:00
Fin de la reunión
RL/OA
Anexo 2
SIGA. NECESIDADES DE APOYO PRELIMINAR
1.-Elaborar un Manual de Procedimientos para la implementación del SIGA, es decir un documento
que defina, aclare, regule y norme los procedimientos previos que cada unidad Ejecutora necesita
para hacer funcionar el Sistema, en las áreas de patrimonio, contabilidad y logística. Necesitan
definir los procesos previos para evitar procedimientos erróneos al ingresar datos al sistema. No
necesitan un Manual Siga, es decir acerca del sistema porque eso ya existe.
2.- Elaborar el Cuadro de Necesidades para la reformulación del Presupuesto 2013 (URGENTE)
3.-Elaborar la actualización de la tabla de servicios.
4.-Conformar un equipo de programación del SIGA en cada unidad ejecutora.
5.-En logística necesitan un programador SIGA para que la migración de datos sea óptima,
sobretodo en bienes patrimoniales,
4
6.- Necesitan acceso a migración de tablas con los informáticos MEF Lima.
7.-Capacitar a Jorge Hoyos en módulos de compras y presupuesto.
SIAF. NECESIDADES DE APOYO PRELIMINAR
1.- Generar cierres contables de manera mensual sería de gran utilidad para ellos, actualmente
generan reportes trimestrales. El considera que es cuestión del sistema SIAF en sí, como soporte
informático y una mejor coordinación con el MEF en ese sentido. Evidentemente que esta
necesidad es de gran alcance y no sé si estamos en capacidad de atenderla. Mencionan que
varios registros del SIAF son manuales e impiden la contabilidad mensual como ejemplo los
formatos AF7,AF2,AF1 y AF 4 de tal manera que la integración contable no es oportuna. Así mismo
ellos consideran que sería ideal tener una unidad exclusiva para integración contable, es decir
personas que solo se dediquen a eso full time. Esto último es decisión interna del GRSM y
veremos que opinan.
2.- Ayudar en la mejora de la transmisión de datos del GRSM al SIAF MEF, por un lado la
conectividad (ancho de banda) ya que aveces demoran alrededor de 2 hrs en incorporar un
registro. En condiciones normales no deberías demorar más de 10 minutos.
3.- Mejorar la atención oportuna del Ayuda SIAF (MEF), tienen que sacar un ticket on line de
atención y la respuesta demora días o semanas.
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Anexo 3
SOLICITUD DE APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN PLAN POST PEFA EN EL
GRSM
AREA DEMANDANTE (Puede ser una Gerencia, una Oficina ú otra instancia)
PERSONA DE REFERENCIA (La o las personas que presentan la demanda y/o que
asumen la responsabilidad
DEMANDA ESPECIFICA
(Precisar el tema específico de la Asistencia Técnica, o describir la actividad si fuera el
caso)
PERIODO DE ATENCION DE LA DEMANDA (Si es posible precisar a nivel de
semana o por lo menos a nivel de meses)
RELACION CON EL OBJETIVO XX Y ACTIVIDAD XX DEL MARCO LOGICO
PLAN POST PEFA
NIVEL DE PRIORIDAD PARA EL GRSM: A,B,C,D
Autorizado por Gerente General
VoBo Coordinador Residente
Fecha de Solicitud
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