Descripción de Puestos y Perfiles

Descripción de puestos y perfiles
EL "AJUSTE" ENTRE LOS PUESTOS Y LAS PERSONAS1
En la practica suele decirse:
“El arte de colocar al hombre indicado en el lugar preciso es lo primero
en la ciencia de gobierno”. Charles –Maurice de Talleyrand. Famoso
político y diplomático francés durante la revolución francesa y las
guerras napoleónicas. Corazón de Derecha, Discurso de Izquierda
Enrico Udenio (Pag. 99)
No ponga personas pequeñas en puestos grandes,
ni personas grandes en puestos pequeños.
Por obvia que parezca, esta cuestión puede analizarse desde un punto
de vista un poco más "científico".
El intervalo temporal de un puesto es el plazo máximo en el que se
completa la tarea o secuencia de tareas más larga que debe hacer la
persona que ocupe ese puesto.
Deben considerarse todas las tareas de rutina, cualquier proyecto de
desarrollo extraordinario (por cuyos resultados pueda hacerse
responsable), y, si se trata de un gerente, las tareas de inducción y
capacitación de sus subordinados.
La principal dificultad en la medición del intervalo temporal de un
puesto deriva de una dificultad universal para determinar con
precisión qué debería hacer la persona que ocupe ese puesto en
términos de las tareas específicas que abarca y sobre todo en entender
como se describe una determinada tarea específica en términos de
"que se debe hacer y para cuando".
Por extraño que parezca, siempre hemos pensado en función de las
tareas (como vender, copiar, limpiar, controlar, etc.) en vez de pensar
en función de metas (los resultados específicos esperados de cada tarea
de cada puesto) por ejemplo, producir un informe sobre los pedidos no
1 Peter Drucker hace una reflexión muy interesante en “Empleos y personas: el desajuste creciente” (Las
fronteras de la administración. Editorial. Sudamericana Pag. 151) pero el concepto no es el mismo.
entregados a tiempo en un plazo de dos meses, o establecer una red de
proveedores para dentro de dos años, o reducir el monto total de
intereses por descubierto para dentro de 8 meses.
La lista de tareas para medir el intervalo temporal de un puesto la debe
preparar la persona que actualmente ocupa el puesto y la debe
controlar su jefe inmediato superior.
Los puestos que tienen el mismo rango de intervalos temporales se
agrupan en estratos según el siguiente cuadro:
Estrato
VII
VI
V
IV
III
II
I
Intervalo temporal
Más de 20 años
De 10 a 20 años
De 5 a 10 años
De 2 a 5 años
De 1 año a 2 años
De 3 meses a 1 año
De 1 día a 3 meses
La capacidad potencial2 de una persona es su capacidad de pensar "en
bruto" o sea la capacidad innata que posee para realizar el invisible
trabajo mental necesario para tomar decisiones.
Esta especie de "hardware humano" es tan inmodificable como el color
de sus ojos o de su piel, y se desarrolla de manera regular y predecible
a lo largo de su vida independientemente de su género, raza, cultura,
nivel socioeconómico y de las oportunidades educativas y laborales que
haya tenido.
Cuanto mayor sea la capacidad potencial de una persona, mayores
serán los alcances de su trabajo en el tiempo; o sea no sólo podrá
planear para momentos futuros más distantes, sino llevar a cabo esos
planes con éxito hasta su realización final.
2 JAQUES Eliot: "La organización requerida" Ed. Granica. Año 2000
El horizonte temporal es la capacidad de una persona para trabajar con
vistas al futuro. Es sabio mirar hacia delante, pero es necio mirar más
lejos de donde uno es capaz de ver.
El intervalo temporal es del puesto, mientras que el horizonte temporal
es de la persona.
Para asegurar un buen ajuste entre los puestos y las personas, los
puestos con un intervalo temporal de 2 años deben cubrirse con
personas con un horizonte temporal de 2 años, los de un intervalo
temporal de 5 años, con alguien que tenga un horizonte temporal de 5
años y así sucesivamente.
Es especialmente importante que todos los gerentes3 conozcan y
comprendan bien cómo se mide la capacidad potencial de una persona.
La capacidad potencial opera en práctica, como un techo al
desarrollo de la persona porque, así como para correr un programa se
necesita de un
hardware mínimo, igualmente para poder hacer
razonamientos de cierto nivel de complejidad, se necesita disponer del
"hardware humano" que permita procesarlo.
La capacidad potencial del Gerente General es, probablemente, el
dato más importante para conocer el probable desarrollo futuro de una
empresa.
No es cierto que cualquiera tenga capacidad natural para ser
presidente de la nación, ni que cada soldado lleve en su mochila el
bastón de mando de un general.
3 Utilizamos el término gerente para designar -en un sentido general- a todos los que son
responsables del resultado obtenido por sus subordinados, cualquiera sea el nombre del puesto que
ocupan. (gerente, jefe, supervisor, responsable, encargado, etc.) Los directores no se incluyen en
la definición porque su trabajo es diferente.
La capacidad aplicada es la parte utilizada de la capacidad potencial
de una persona en un momento dado, cumpliendo una función que
puede o no exigir el ejercicio de todo su potencial.
La capacidad aplicada siempre es menor o igual a la capacidad
potencial.
Un buen gerente debe tratar de desarrollar al máximo posible la
capacidad aplicada de cada uno de sus subordinados, reconociendo
que no puede ir más allá del límite que su capacidad potencial
representa. Si, por ejemplo, una persona puede “dar” hasta 7; su
gerente debe tratar que llegue al 7, pero no al 10.
La complejidad de un problema puede definirse por la cantidad de
variables que deben manejarse ante una situación en un momento
dado, la claridad y la precisión con las que puede identificarse a dichas
variables y su ritmo de cambio.
Cuanto más largo es el intervalo temporal de un puesto, los problemas
que se deben afrontar son más complejos y las decisiones que se deben
tomar tienen asociado un riesgo mayor; por eso la incertidumbre y el
peso de la responsabilidad "se sienten más".
En una organización bien diseñada, los puestos con un intervalo
temporal más largo se ubican en un estrato más alto, tienen una
remuneración mayor y, para ocuparlo, se necesita una persona con
mayor complejidad de procesamiento mental y un horizonte temporal
más largo.
ESTRATO: División vertical de la estructura que agrupa todos los puestos
con trabajos que tienen el mismo rango de niveles de complejidad. A
medida que se pasa de un estrato inferior a otro superior el grado de
complejidad de los trabajos a realizar en el puesto es mayor.
COMPLEJIDAD DEL ROL DEL ESTRATO I
Primera línea de trabajo
Tareas manuales y administrativas
Intervalo temporal: desde un día hasta tres meses
Ejemplos de las tareas asignadas en este estrato:
Sector Administración-Finanzas
 Realizar las conciliaciones bancarias
 Emitir cheques
 Controlar los depósitos de clientes
 Liquidar
todos
los
impuestos,
tasas
y
contribuciones
nacionales, provinciales y municipales
Sector Producción
 Cortar las chapas y las telas
 Pintar los carteles
 Realizar el lijado de terminación
 Realizar la instalación eléctrica
COMPLEJIDAD DEL ROL DEL ESTRATO II
Trabajo gerencial de primera línea
Intervalo temporal: desde tres meses hasta un año
Ejemplos de las tareas asignadas en este estrato:
Sector Administración-Finanzas
 Presentar a la Gerencia General: en forma sintética, el
Estado Patrimonial y de Resultados del mes que finaliza,
antes del día 10 del mes que se inicia.
 Proponer alternativas ante la imposibilidad de pagar en
término por la falta de fondos indicando los castos de cada
una.
 Proponer la estructura de capital más conveniente para la
empresa.
Sector Producción
 Planear los reemplazos de máquinas
 Buscar proveedores alternativos para la materia prima crítica
y/o proyectar alianzas con ellos.
 Diseñar un nuevo método para inspección de los procesos
productivos
 Plan de mantenimiento anual.
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La organización requerida, pag 36 Elliott Jaques
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La organización requerida, pag 87, Elliot Jaques
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La organización requerida, Pag 113, Elliott Jaques
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La organización requerida, pag 350, Elliot Jaques
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La organización requerida, pag 291, Elliott Jaques
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La organización requerida , pag 275, Elliott Jaques