ESS Executive Support Systems KWS Knowledge Work Systems

Sistemas en el nivel estratégico
Pronósticos de Plan
Pronóstico
Planificación Planificación
tendencias de
operativo de presupuesto de utilidades de personal
ventas a 5 años a 5 años a 5 años
TIPOS DE SISTEMAS
Sistemas de apoyo
A ejecutivos (ESS)
Sistemas en el nivel de administración
Sistemas de información
gerencial (MIS)
Administración
de ventas
Control de
inventarios
Sistemas de apoyo
a decisiones (DSS)
Análisis de regiones Programación
de ventas
de producción
Presupuestos
anuales
Análisis de
inversiones de capital
Análisis de
reubicación
Análisis
de costos
Análisis de
precios/rentabilidad
Análisis de
costos de contrato
Sistemas en el nivel de conocimientos
Sistemas de trabajo
de conocimientos (KWS)
Estaciones de
trabajo de ingeniería
Estaciones de
trabajo gráfico
Estaciones de
trabajo gerencial
Sistemas de automatización
de oficinas (OAS)
Procesamiento
de textos
Imágenes de
documentos
Agendas
electrónicas
Sistemas en el nivel operativo
Sistemas de
procesamiento
de transacciones
(TPS)
Control de máquinas
Compraventa de valores
Nómina
Rastreo de pedidos
Planificación de plantas
Cuentas por pagar
Capacitación y desarrollo
Procesamiento
de pedidos
Control de movimiento
de materiales
Administración
del efectivo
Cuentas por cobrar
Expedientes de empleados
Ventas y
marketing
ESS Executive Support Systems
MIS Management Information Systems
DSS Decision Support Systems
Manufactura
Finanzas
Contabilidad
Compensaciones
Recursos
humanos
KWS Knowledge Work Systems
OAS Office Automation Systems
TPS Transaction Processing Systems
Los sistemas de información en el nivel operativo apoyan a los administradores en este nivel
siguiendo la pista a las actividades y transacciones elementales a través de la organización, como
ventas, recibos, depósitos de efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales. El
propósito principal es contestar las preguntas de rutina: ¿Cuántos artículos hay en inventario?
¿Qué sucedió con el pago del señor López? Para contestar este tipo de preguntas, la información
debe ser de fácil acceso, actualizada y exacta. Ejemplos de sistemas: los utilizados para registrar
los depósitos bancarios, o uno que lleve la cuenta del número de horas que han trabajado cada día
los empleados de una planta.
Los sistemas en el nivel de conocimientos apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos
de una organización. Su propósito es ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar
conocimientos nuevos al negocio, y ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos.
Estos sistemas, sobre todo en forma de herramientas de colaboración, estaciones de trabajo y
sistemas de oficina, son las aplicaciones que crecen más rápidamente en los negocios hoy día.
Los sistemas en el nivel de administración están diseñados para servir a las actividades de
seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio.
La pregunta principal que tratan de contestar estos sistemas es: ¿están funcionando bien las
cosas? Estos sistemas por lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información
instantánea acerca de las operaciones. Un ejemplo es un sistema de control de reubicación que
informa los costos totales de mudanza, búsqueda de casa y financiamiento de vivienda de los
empleados de todas las divisiones de la compañía, y que indica cuando los costos reales exceden
a los presupuestados.
Algunos sistemas en el nivel de administración apoyan la toma de decisiones no rutinarias y suelen
centrarse en decisiones menos estructuradas, para las cuales los requisitos de información no
siempre están claros. Esos sistemas a menudo contestan a preguntas del tipo “qué sucedería si?”:
¿qué impacto tendría sobre los programas de producción una duplicación de las ventas en el mes
de diciembre? ¿Cómo cambiaría nuestro rendimiento de la inversión si el programa de una fábrica
se retrasa seis meses? Las respuestas a estas preguntas a menudo requieren nuevos datos
externos a la organización, así como datos internos que no pueden extraerse de los sistemas
existentes en el nivel operativo.
Los sistemas en el nivel estratégico ayudan a los administradores de nivel superior (o alta
gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la
compañía como en su entorno. Su preocupación principal es la congruencia entre los cambios del
entorno y las capacidades actuales de la organización. ¿Qué niveles de empleo habrá dentro de
cinco años? ¿Qué tendencias de costos a largo plazo prevalecen en la industria, y dónde encaja la
compañía? ¿Qué productos se deberán estar haciendo dentro de cinco años?
Los sistemas de información también se pueden diferenciar por su especialidad funcional. Las
principales funciones de las organizaciones, como ventas y marketing, producción, finanzas,
contabilidad y recursos humanos, cuentan con sus propios sistemas de información. En las
organizaciones grandes, subfunciones de estas funciones principales también tienen sus propios
sistemas de información. Por ejemplo, la función de producción podría tener sistemas para control
de inventarios, control de procesos, mantenimiento de la planta, ingeniería asistida por
computadora y planificación de necesidades de materiales.
Una organización típica cuenta con sistemas en los niveles operativo, de administración, de
conocimientos y estratégico, para cada área funcional. Por ejemplo, la función de ventas suele
tener un sistema de ventas en el nivel operativo para registrar las cifras diarias de ventas y
procesar pedidos. Un sistema en el nivel de conocimientos diseña exhibiciones promocionales para
los productos de la empresa. Un sistema en el nivel de administración rastrea las cifras de ventas
mensuales por territorio de ventas y señala los territorios en los que las ventas exceden o no llegan
a los niveles esperados. Un sistema para pronosticar las tendencias de ventas en un periodo de
cinco años sirve al nivel estratégico.
Cada una de las clases de sistemas podría tener componentes utilizados por niveles o grupos de la
organización que no son sus principales usuarios. Una secretaria podría encontrar información en
un MIS, o un administrador de nivel medio podría necesitar datos de un TPS.
Por último, las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las mismas
áreas funcionales. Puesto que no hay dos organizaciones que tengan exactamente los mismos
objetivos, estructuras o intereses, los sistemas de información deben crearse a la medida de las
necesidades de cada una.