SNR - Superintendencia de Notariado y Registro

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
SNR
Procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad
(SGC)
Procedimiento control de registros
Fecha: 01/04/2009
Código: C-Pr02
Versión: 1
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1. OBJETO:
Establecer parámetros para la identificación, almacenamiento, clasificación, recuperación, protección, tiempo
de retención y disposición de los registros que se generan en el sistema de gestión de calidad de la SNR.
2. ALCANCE:
Todos los registros que se generen en el sistema de gestión de calidad para evidenciar la realización de
alguna actividad ó resultados de las mismas.
3. PARTICPANTES:
Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad – Oficina Asesora de Planeación/
Funcionarios de la SNR – Todas las Dependencias o Áreas.
4. DEFINICIONES:
SNR: Abreviatura Superintendencia de Notariado y Registro.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencia de actividades
desempeñadas. (NTCGP 1000:2004). Pueden ser: formas preimpresas, formas en medio magnético o en
papel, informes, vistos buenos de aprobación, etc.
Identificación: Acción que permite reconocer los registros del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y
relacionarlos con los servicios prestados, los procesos, la actividad involucrada o el procedimiento, programa,
plan ó instrucción del Sistema Integral de Gestión.
Archivo activo: Documento que se encuentra vigente, bien sea por fijación de ley o por políticas establecidas
por la entidad. Su control y mantenimiento es responsabilidad de cada Dependencia.
Archivo inactivo: Documentos antiguos que se almacenan por el valor legal, fiscal o histórico que
representan. Su control, almacenamiento y mantenimiento se encuentran bajo la responsabilidad de cada
Dependencia.
Almacenamiento: Acción de almacenar los registros desde los sitios donde se originan hasta los sitios
dispuestos para su protección.
Clasificación: Acción de organizar los registros según criterio definido, esta acción hace más eficaz el acceso
y el empleo de los registros. Ej.: Cronológico ascendente, cronológico descendente, número de cédula,
alfabéticamente, etc.
Protección: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros del SGC.
Recuperación: Acceso, conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta) los registros
del SGC y permitir su consulta solamente a las personas autorizadas.
Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se retienen los registros del SGC en los lugares destinados a
la protección de los mismos.
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Disposición: Acción a tomar con los registros del SGC cuando se ha cumplido el tiempo de retención.
5. NORMAS GENERALES:
El Superintendente Delegado, Secretario General, Director, Jefe de Oficina o Registrador establece los
criterios sobre el tiempo en que se conservarán los registros generados por su área teniendo en cuenta los
parámetros de la ley.
El responsable de almacenamiento de cada registro, debe garantizar la seguridad, el orden y un ambiente
adecuado de almacenamiento para prevenir el deterioro o daño y evitar la pérdida de los documentos que
tiene bajo su responsabilidad.
Los documentos y registros deben quedar disponibles para su evaluación durante auditorias y otro tipo de
evaluaciones internas ó externas previamente autorizadas por el Superintendente de Notariado y Registro.
6. DESCRIPCIÓN:
1. Identificación.
Los registros se identifican con base en su contenido, en la función que desempeñan o actividad a la que
pertenecen.
Cada dependencia debe determinar los criterios de identificación para los fólderes que contienen registros de
calidad.
Según el tipo de fólder, éstas son marcadas en el lomo o la parte frontal, o si se trata de carpetas colgantes
se debe tener una identificación en la pestaña que ayude a identificar el contenido del mismo y el período
(ejemplo: el mes o año).
2. Almacenamiento.
Todos los registros que se encuentran en papel son almacenados tan pronto terminan de diligenciarse, en
carpetas o fólderes en las distintas dependencias o áreas.
Los registros que se encuentran en medio magnético deben estar en red para que se le realice el Backup
mensual.
Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad que son generados en la operación de una Dependencia,
que no requieren mantenerse para su consulta diaria, pero que puede ser necesitados en cualquier momento,
se almacenan en el Archivo Inactivo y el resto de documentos que son de consulta diaria pero que deben
estar almacenados mientras no estén en uso se colocan en el Archivo Activo. Ver proceso Administrar
Archivo.
El Responsable de Almacenamiento se ve reflejado en el Listado maestro de registros en el campo
Responsable de Almacenamiento.
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3. Clasificación.
En la SNR se pueden clasificar los registros por criterios tales como: Cronológico ascendente, cronológico
descendente, número de cédula, alfabéticamente, haciendo de esta manera mas eficaz el acceso y el empleo
del uso de los registros.
El archivo de Hojas de vida debe estar clasificado por el número de cédula del funcionario y en orden
ascendente.
4. Recuperación.
Cualquier persona dentro de la SNR, o parte interesada que necesite consultar un registro debe solicitarlo al
responsable del proceso. En caso que sea permitido el acceso a este no puede retirarlo fuera de la SNR y
debe tramitar el préstamo del registro solicitándoselo al responsable de almacenamiento que generalmente
coincide con la Secretaria de cada dependencia, ambos diligencian el Formato solicitud préstamo de registro,
una vez realizada esta tarea la Secretaria guarda el formato en el archivo activo.
El acceso o recuperación de los registros puede ser:
Confidencial: Sólo accesan los responsables y autorizan consulta.
General: Acceso al registro sin limitaciones.
No Aplica: El registro no se conserva en las instalaciones de la SNR.
El tipo de acceso se encuentra descrito en el listado maestro de registros, la casilla que tiene este mismo
nombre.
5. Protección.
Los registros que se encuentran en la SNR se mantienen en un ambiente ventilado, protegido del sol y la
lluvia, preferiblemente con aire acondicionado, aseado y fumigado por lo menos una vez al año, para
garantizar su adecuada conservación.
Los registros magnéticos deben ser protegidos de alteraciones, por causa de algún virus informático, hacker,
caídas de energía y están protegidos mediante claves de acceso para evitar que se duplique o alteren.
6. Tiempo de retención.
El responsable de almacenamiento que aparece registrado en el Listado Maestro de Registros debe procurar
por que se cumpla el tiempo de retención estipulado en el campo que lleva el mismo nombre, en el listado
anteriormente nombrado.
El detalle del manejo de esta información, se encuentra descrito en el procedimiento Enviar Documentos al
Archivo Inactivo.
7. Legibilidad.
Los registros generados deben ser legibles evitando enmendaduras en los mismos y que se lea fácilmente.
Los registros pueden estar en medio magnético o en papel. Cualquiera que sea su estado, los usuarios deben
asegurar que la información allí levantada sea comprensible y adecuada.
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8. Disposición.
El responsable de archivo debe encargarse de hacer cumplir la disposición de los registros contemplada en el
campo Disposición final que se encuentra en el Listado maestro de registros.
Código
C-Pr02-F01
M6-P02
C-Pr02-F02
M6-P04-Pr03
Fecha de aprobación
7. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
Nombre
Listado Maestro de Registro.
Proceso Administrar Archivo.
Formato solicitud préstamo de registro.
Procedimiento Enviar Documentos al Archivo Inactivo.
No. Sección
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción y razón del cambio
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Firma
Firma
Firma
Nombre : ____________________
Nombre : _____________________
Nombre : ___________________