CONTRALORÍA cGR_cldiEriptNDn5 - Contraloría General de la

CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPOBLADA
INFORME DE AUDITORÍA
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
VIGENCIA 2015
cGR_cldiEriptNDn5
Junio de 2016
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GENERAL DE LA REPÚBLICA
AUDITORÍA A LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
Vigencia 2015
Contralor General
Edgardo José Maya Villazón
Vicecontralora
Gloria Amparo Alonso Másmela
Contralora Delegada para la Gestión Martha Victoria Osorio Bonilla
Pública e Instituciones Financieras
Directora de Vigilancia Fiscal
María Cristina Quintero Quintero
Supervisor
Edilberto Peña González
Equipo Auditor
Gloria Yad ira Romero Agudelo
Responsable de Auditoría
María Helena Malagón Chávez
Nelly Cecilia Mora Ariza
Héctor Hernán Pinzón López
Sigifredo Serrato Buitrago
Javier Enrique González Arias
Miguel Antonio Peña Carrillo
Auditores de apoyo
Diego Mauricio Riaño Suárez
Jairo Antonio Rodríguez Beltrán
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TABLA DE CONTENIDO
1.
HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
4
2.
DICTAMEN INTEGRAL
5
2.1
EVALUACION DE GESTION Y RESULTADOS
6
2.1.1
Control de Gestión
7
2.1.1.1 Macroproceso: Otorgamiento de Permisos, autorizaciones, concesiones ..
Licencias y Matriculas (Baldíos)
7
2.1.1.2 Macroproceso: Gestión de adquisición de bienes y servicios
a
2.1.1.3 Macroproceso: Gestión Financiera, Presupuestal y Contable
9
2.1.2 Control de Resultados
lo
2.1.2.1 Macroproceso: Producción de bienes y prestación de servicios
10
2.1.2.2 Macroproceso Gestión ambiental
11
2.1.2.3 Seguimiento Plan de mejoramiento
11
2.1.3 Control Financiero
12
2.1.3.1 Macro proceso: Gestión Financiera, Presupuestal y Contable
14
2.1.4 Control de Legalidad
15
2.1.4.1 Macroproceso: Gestión De Defensa Judicial
15
2.1.5 Evaluación de Control Interno
17
2.1.6 Atención de denuncias y trámite de insumos de auditoría.
17
2.2
FENECIMIENTO DE CUENTA
18
2.3
RELACIÓN DE HALLAZGOS
18
2.4
PLAN DE MEJORAMIENTO
18
3.
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
20
3.1
EVALUACION DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
20
3.1.1. Control de Gestión
20
3.1.1.1 Macroproceso Otorgamiento de Permisos, autorizaciones, concesiones, ...
Licencias y Matriculas (Baldíos)
21
3.1.1.2 Macroproceso: Gestión de adquisición de bienes y servicios
27
3.1.1.3 Macroproceso: Gestión Financiera, Presupuestal y Contable
49
3.1.2 Control de Resultados
66
3.1.2.1 Macroproceso: Producción de bienes y prestación de servicios
66
3.1.2.2 Macroproceso: Gestión ambiental
78
3.1.2.3 Seguimiento al Plan de Mejoramiento
80
3.1.3 Control Financiero
81
3. /.3. / Macroproceso: Gestión Financiera, Presupuestal y Contable
83
3.1.4 Control de Legalidad.
124
3.1.4.1 Macro proceso: Gestión De Defensa Judicial
124
3.1.5 Evaluación del Control Interno
133
3.1.6 Atención a denuncias y tramite de insumos de auditoría
133
3.
ANEXOS
136
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1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
En la vigencia 2015 la Superintendencia de Notariado y Registro (en adelante
SNR) implementó la modificación a su estructura orgánica contemplada en el
Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, adecuó su planta de personal y adoptó
el nuevo "Manual específico de funciones y competencias laborales", así como lo
pertinente a las funciones y competencias para la planta temporal creada.' En
desarrollo de las modificaciones descritas, la SNR adelantó el ajuste al Sistema de
Gestión y su estructura de procesos internos, de riesgos e indicadores durante los
meses de agosto y septiembre del 2015.
De otra parte, a partir del 1 de enero de la vigencia auditada, la SNR trasladó al
Sistema de Cuenta Única Nacional (en adelante SCUN) el recaudo, clasificación y
ejecución de sus recursos propios.
1
Decreto 2724 de 2014: "Por la cual se modifica la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro y se
dictan otras disposiciones."
-Decreto 2725 de 2014: "Por el cual se crean unos empleos temporales en la planta de personal de la Superintendencia de
Notariado y Registro y se dictan otras disposiciones."
-Decreto 2724 de 2014: "Por la cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro."
-Resolución No 11682 de 2015: "Manual especifico de funciones y competencias laborales."
-Resolución No. 0581 de 2015. Por la cual se adopta el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales para
los empleos de la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro.
-Resolución No. 2963 de 2015: Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para
los empleos de la planta de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro.
-Resolución No. 0582 de 2015: Por la cual se adopta el manual específico de funciones y de competencia laborales para los
empleos de la planta temporal de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro.
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OENERAL OE LA REPÚBLICA
88111Doctor
JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA
Superintendente
Superintendencia de Notariado y Registro
Calle 26 No. 13-49 Interior 201
Ciudad
La Contraloría General de la República (en adelante CGR), con fundamento en las
facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó
Auditoría a la SNR, por la vigencia 2015, a través de la evaluación de los
principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia con que administró
los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas,
actividades y procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de
Diciembre de 2015 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y
Ambiental para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre
del año 2015. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los
del año anterior, los cuales fueron auditados por la CGR.
La auditoría incluyó la comprobación, con el fin de determinar si las operaciones
financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas
legales y de procedimientos aplicables. Así mismo, evaluó el Control Interno, la
ejecución presupuestal y la gestión y resultados de componentes que impactaron
en la misión de la SNR.
Es responsabilidad de la SNR el contenido de la información suministrada y
analizada por la CGR. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta
presentación de estos estados contables de conformidad con las normas
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad
universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
La responsabilidad de la CGR consiste en producir un informe que contenga el
pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta de la SNR, con
fundamento en la evaluación de la gestión y resultados (Control de Gestión, de
Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables),
Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la SNR en las
áreas y/o procesos auditados.
El Representante Legal de la SNR, rindió la cuenta anual consolidada por la
vigencia fiscal del año 2015, dentro de los plazos previstos en la Resolución
Orgánica No 7350 de fecha noviembre 29 de 2013.
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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría
Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales
de Auditoría— (NIA's) y con políticas y procedimientos prescritos por la CGR. Tales
normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una
seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores e
inconsistencias significativas. La auditoría incluye examinar, sobre una base
selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados
contables, los documentos que soportan la gestión y los resultados de la SNR y el
cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación
y funcionamiento del control interno.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional
del equipo auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores
significativos en los estados contables y de la gestión y resultados de la SNR.
En la evaluación del riesgo, el equipo auditor considera el control interno de la
SNR como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar
procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una
auditoría también incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las
estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como
evaluar la presentación general de los estados contables. Consideramos que la
auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la
opinión.
Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados con base en la
información suministrada y en papeles de trabajo, los cuales reposan en el
Sistema Integrado para el Control de Auditorías de la CGR - SICA.
En desarrollo del trabajo de auditoría, no se presentaron limitaciones que
afectarán el alcance de la auditoría.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la SNR dentro del desarrollo
de la auditoría, las respuestas fueron analizadas y consideradas para la
determinación de los mismos.
2.1 EVALUACION DE GESTION Y RESULTADOS
La evaluación de la gestión y resultados obtuvo una calificación de 60,66 puntos,
equivalente a un concepto "Desfavorable" y se fundamenta en la evaluación de la
gestión y resultados en los Sistemas de Control de: Gestión, Resultados,
Legalidad, Control Interno y Financiero; incluyendo los resultados de los
componentes y actividades de los proyectos de inversión evaluados, los cuales
contemplan las variables que fueron verificadas y calificadas por el equipo auditor,
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utilizando como herramienta los lineamientos establecidos en la Guía de Auditoria
de la CGR.
La calificación está afectada principalmente por el incumplimiento de las normas
del Estatuto General de Contratación, las normas de austeridad del gasto, la
gestión contable y presupuestal de la SNR, la defensa de apoderados y el pago de
sentencias, así como la supervisión y vigilancia contractual sobre los recursos que
administró la SNR durante la vigencia auditada.
2.1.1 Control de Gestión
Obtuvo una calificación de 91.98 puntos producto de la evaluación de los
Macroprocesos de Otorgamiento de Permisos, autorizaciones, concesiones,
Licencias y Matriculas, Gestión de adquisición de bienes y servicios, Gestión
Financiera, Presupuestal y Contable con base en la aplicación de la metodología
de la CGR.
La calificación se vio afectada por deficiencias relacionadas con la planeación,
supervisión y ejecución contractual, así como por el seguimiento al rezago
presupuestal, y por el registro de presuntos baldíos.
En este componente se evaluaron los siguientes macroprocesos:
2.1.1.1 Macroproceso: Otorgamiento de Permisos, autorizaciones, concesiones
Licencias y Matriculas
Proceso: Seguimiento, monitoreo y control
Seguimiento Registro de presuntos Baldíos
Considerando las funciones de registro e inspección y vigilancia de la SNR
respecto al control y seguimiento de registro de Baldíos, así como lo indicado por
la Corte Constitucional en la Sentencia T- 488 del 09 de julio de 2014, en la que
conmina a la SNR a efectuar un informe consolidado sobre los terrenos baldíos
que posiblemente hayan sido adjudicados irregularmente a través de procesos de
pertenencia, y expedir una directriz que oriente las actuaciones al respecto2, el
proceso auditor, se orientó a verificar el cumplimiento de los exhortos de la Corte,
y la efectividad en el control y seguimiento a la Instrucción Administrativa Conjunta
2
Corte Constitucional-Sentencia T- 488 del 09 de 2014. Numeral sexto de la parte resolutiva. "expedir una directriz que
oriente las actuaciones al respecto "a) explique la imprescriptibilidad de las tierras baldías en el ordenamiento jurídico
colombiano; b) enumere los supuestos de hecho y de derecho que permitan pensar razonablemente que se trata de un bien
baldío; y c) diseñe un protocolo de conducta para los casos en que un juez de la república declare la pertenencia sobre un
bien presuntamente baldío
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No. 13 de 2014 expedida por el Instituto Colombiano de Desarrollo Territorial (en
adelante INCODER) y la SNR, para tal fin.3
Se determinó el cumplimiento a los lineamientos impartidos respecto a la
estructuración del informe consolidado presentado por la SNR. Sin embargo, del
análisis efectuado al ejercicio de las competencias asignadas a la SNR, y en
particular a la Delegada de Tierras, se determinaron debilidades en la vigilancia,
control y seguimiento del registro de bienes inmuebles presuntamente baldíos.
2.1.1.2 Macroproceso: Gestión de adquisición de bienes y servicios
Proceso: Ejecución Contractual, Anticipos, Adiciones, Modificaciones
En la vigencia 2015 la SNR suscribió 766 contratos por valor de $78.202 millones.
Para el desarrollo de los diversos procesos contractuales, se acudió
principalmente a la contratación directa en tanto constituyó el 94% de la modalidad
contractual utilizada, correspondiendo al 72% de la apropiación presupuestal del
total de la contratación. En el proceso auditor se seleccionó una muestra de 20
contratos por valor de $34.241 millones, equivalente al 2,61% del número total de
contratos y el 39.4% del valor de la contratación.
Modalidad
Contratación Directa
Mínima Cuantía
Concurso de Méritos
Selección Abreviada
Licitación Pública
Cuadro No 1. Contratación vivencia 2015 v muestra (millones
No.
Cuantía
No.
%
Cuantía
Contrat
seleccionada
%
participación
os
procesos
Muestra
56.735
72%
12
24.296
716
94%
2
21
2.5%
466
1%
109
1%
1.223
2%
1
230
8
2%
11.250
14%
2
4.707
17
1
3.605
8.528
11%
4
0.5%
Total 2015
766
100%
78.202
Vigencia 2014
Total consolidado
Fuente: Información SNR
100%
18
32.947
2
1.294
20
34.241
% muestra
sobre
modalidad
En cuantía
43%
23%
19%
42%
42%
39.9%
Decoró: Equipo auditor CGR
Una vez evaluada la totalidad de la muestra se evidenció que la contratación
adelantada por la SNR cumplió con la normatividad vigente: Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y Decretos Reglamentarios 1510 de 2013 y 1082 de 2015. No
obstante lo anterior, se presentaron deficiencias en aspectos relacionados con la
planeación, ejecución, interventoría y supervisión contractual.
3
La Instrucción Administrativa Conjunta 13 de 2014, establece el procedimiento o protocolo de conducta a seguir por parle
de las Oficinas de Instrumentos Públicos y las Direcciones Territoriales del INCODER, para el registro de Sentencias de
Declaración Judicial de Pertenencia sobre Terrenos presuntamente Baldíos, en cumplimiento de lo ordenado por la Corte
Constitucional en la Sentencia T-488 de 2014.
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GENERAL DE LA REPUILIGA
2.1.1.3 Macroproceso: Gestión Financiera, Presupuestal y Contable
Proceso: Ejecución y Cierre del presupuesto
La evaluación de la gestión presupuestal de la SNR se orientó a determinar el
cumplimiento de la programación, ejecución y cierre presupuestal de la vigencia
así como la Circular Externa 046 Cierre Presupuesto General de la Nación para la
vigencia fiscal de 2015 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, priorizando
los rubros que correspondieron al objeto de la auditoría.
Se apropiaron en la vigencia 2015 para la SNR, recursos por valor de
$802.046.953.380, de los cuales se redujeron $7.788.842.090 para atender la
contribución al ajuste fiscal, quedando una apropiación final de $794.258.111.290,
conforme se muestra en el siguiente Cuadro:
Cuadro No .2. Presupuesto SNR vigencia 2015 (pesos
DESCRIPCION
APR. VIGENTE
APR
BLOQUEADA
FUNCIONAMIENTO
335 342.969 558
13.612.454.973
INVERSION
458 915 141.732
TOTAL
794.258.111.290
0
13.612.454.973
CDP
APR. FINAL
COMPROMISO
OBLIGACION
PAGOS
305 431 897.035
16.298549550
304.475 777 035
301.603 202 395
275 016 937 003
452.827952.996
6082.795.107
1
152 827 952 996
427 982 619 585
331.579.425.836
758.259.850.031
22.381.344.657
757.303.730.031
729.585.821.980
606.596.362.839
Fuente: SNR Información SIIF Nación. Elaboró: Equipo Auditor CGR
Se evaluó el 80% del total del presupuesto comprometido en la vigencia, así:
Cuadro No.3 Muestra presupuesto SNR (pesos
%DE
PRESUPUESTO
DESCRIPCION
APR, FINAL
PARTICIPA
CIÓN
COMPROMISO
ADITADO
% SOBRE
COMPROMISO
FUNCIONAMIENTO
335.342.969.558
42,22%
304.475.777.035
222.604.561.808
73,11%
INVERSION
458.915.141.732
57,78%
452.827.952.996
387.185.675.907
85,50%
TOTAL
794.258.111.290
100,00%
757.303.730.031
609.790.237.715
80,52%
Fuente: SNR Información SIIF Elaboró: Equipo Auditor CGR
Del análisis realizado al cumplimiento de los lineamientos establecidos para
ejecución del presupuesto de gastos en los proyectos de inversión y gastos de
funcionamiento (pago de multas, publicaciones y adquisición de servicios, pago de
sentencias judiciales, mesadas pensionales, y gravámenes financieros); se
determinó que la SNR se ajustó a la normatividad vigente, sin embrago se
establecieron debilidades relacionadas con la anualidad de la ejecución
presupuestal y los lineamientos de austeridad del gasto.
Respecto de la evaluación a la constitución y seguimiento del denominado rezago
presupuestal 2015 y ejecución del rezago 2014 y vigencias futuras, se determinó
cumplimiento de la normatividad aplicable, sin embrago se identificaron algunas
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GENERAL DE LA REPÚBLICA
debilidades en su seguimiento, relacionadas con la constitución de cuentas por
pagar.
2.1.2 Control de Resultados
Este componente obtuvo una calificación de 92.43 puntos, producto de la
evaluación de los Macroprocesos de Producción de bienes y prestación de
servicios, Gestión Ambiental y el Seguimiento al Plan de Mejoramiento,
concluyendo que si bien, se dio cumplimiento de forma general a los objetivos,
planes y proyectos misionales, en la vigencia se evidenciaron deficiencias
relacionadas con ejecución de metas respecto a la creación de círculos registrales
nuevos y reorganizados y notarias conectadas al sistema de información notarial
establecidos como metas en el Plan Nacional de Desarrollo en la vigencia
auditada, así como en el aplicativo de seguimiento utilizado y el cumplimiento de
las acciones del plan ambiental.
2.1.2.1 Macroproceso: Formulación de Políticas, Regulación y Coordinación
Proceso: Seguimiento y Monitoreo de la Política
Se verificó el cumplimiento y el avance de las metas propuestas en el Plan
Estratégico de la SNR para la vigencia 2015, así como los indicadores de gestión
de los procesos misionales y estratégicos, y las metas contenidas en el Plan
Nacional de Desarrollo 2014-2018: "Todos por un nuevo país". Las metas que
vinculan a la SNR en el PND 2014-2018 son las siguientes:
• Medidas de protección registral colectivas a los predios despojados o
abandonados.
• Círculos registrales nuevos y reorganizados.
• Notarías conectadas al Sistema de Información Notarial.
• Medidas de protección registral individual a los predios despojados o
abandonados.
• Predios saneados y formalizados a víctimas y campesinos en el marco de
los convenios suscritos entre las entidades.
Se evaluó el cumplimiento de las metas programadas evidenciando deficiencias
relacionadas con la ejecución de metas de círculos registrales nuevos y
reorganizados, y notarias conectadas al sistema de información notarial.
- Proyectos de Inversión
De los 14 proyectos de inversión adelantados por la SNR en el 2015, se analizó el
incumplimiento que tuvo el área de Infraestructura en los cuatro proyectos
planteados para la vigencia 2015: Construcción sede oficina de instrumentos
públicos Villavicencio, Meta, Orinoquía; reposición y recuperación de la
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GENERAL DE LA REPUBLIC A
-Teniendo en cuenta que el contrato es ley para las partes13 , de conformidad con
la cláusula referida, el pago por concepto de matrículas procedía una vez éstas se
realizarán, hecho que debía ser verificado y certificado por parte de la supervisión
del contrato.
-De acuerdo con el acervo probatorio, la UNAD solamente efectuó la matrícula de
222 funcionarios al curso de contratación, planeación y gestión del desarrollo, por
valor de $ 288.711.000.
-La supervisión certificó y recibió a satisfacción el cumplimiento total del contrato,
en donde se incluyó el cumplimiento de la obligación del contratista de matricular
los funcionarios de la SNR a los cursos virtuales.
-El valor total autorizado para pago por parte de la supervisión, fue de $
1.469.500.000 (sin incluir 4xml), suma dentro de la cual $ 950.000.000
corresponden a matrículas, no realizadas en su totalidad a la fecha del pago.
-La SNR reconoce que las obligaciones se encuentran vigentes y su cumplimiento
se llevará a cabo de conformidad con el calendario académico establecido por la
UNAD.
-De lo anterior se colige que la SNR no se ajustó a las reglas y condiciones
establecidas en la forma de pago del contrato, aspecto que debía ser vigilado y
controlado desde la supervisión.
Hallazgo No. 3 Planeación contractual (D)
Sobre el principio de economía y la elaboración de estudios y documentos previos,
los numerales 7 y 12 (modificado por el art. 87, Ley 1474 de 2011), del artículo 25
de la Ley 80 de 19931 establecen:
(...)"7. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y
aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de
selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso."
(...)12. "Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el
caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los
estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según
corresponda.
13 ARTICULO 1602 del Código Civil: "LOS CONTRATOS SON LEY PARA LAS PARTES. Todo contrato legalmente
celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas
legales".
14 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública'.
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32
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GENERAL DE LA REPÚBLICA
Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma
oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los
estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social,
económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que
incluyan dentro del objeto el diseño (.415 ."
Artículo 20 del Decreto 1510 de 201316: "Estudios y documentos previos. Los estudios
y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de
condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el
desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de
los indicados para cada modalidad de selección:
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el
Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y
licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto ( )."
(Resaltado fuera de texto).
Con ocasión del Contrato de Obra No. 741 de 2014, los estudios previos para el
inicio del proceso de contratación para la construcción de la ORIP de Facatativá
se radicaron en Secretaría General el 05/08/2014, a cuya documentación no se
anexan los estudios y diseños de la obra (Oficio GI-1277 SNR20141E-10595, folios
2-42, Carpeta 1).
En los estudios previos, el objeto y la meta se definieron y describieron en los
siguientes términos:
"2.2 EJECUTAR LAS OBRAS DE CONSTRUCCION DE LA OFICINA DE REGISTRO DE
INSTRUMENTOS PUBLICOS DE FACATATIVA — CUNDINAMARCA.
DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR
La Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de dotar a los funcionarios de
unas instalaciones apropiadas donde se ejerce la función pública, de elementos que
permitan una correcta y eficiente prestación del servicio a su cargo, en condiciones de
15 Sobre el principio de planeación, el Consejo de Estado ha sentado la siguiente jurisprudencia: "Dentro de los principios
capitales que de antaño han informado la actividad contractual del Estado, ocupa especial lugar el de economía, una de
cuyas manifestaciones es la planeación. Por virtud de ésta la entidad estatal contratante está en el deber legal (ley 80 de
1993 numerales 7, 12, 25 y 26 del articulo 25, e inciso segundo del numeral 1° del artículo 30) de elaborar, antes de
emprender el proceso de selección del contratista, los estudios completos y análisis serios que el proyecto demande, los
cuales inciden en la etapa de formación del contrato y en forma -si se quiere más significativa- en su etapa de ejecución. En
tal virtud, el deber de planeación, en tanto manifestación del principio de economía, tiene por finalidad asegurar que todo
proyecto esté precedido de los estudios de orden técnico, financiero y juridico requeridos para determinar su viabilidad
económica y técnica y así poder establecer la conveniencia o no del objeto por contratar..." Consejo de Estado, Sección
Tercera, sentencia del 19 de julio de 2008, rad. 19001-23-31-000-2005-00005-01, C.P. Ruth Stella Correa Palacio.
" "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública'.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
comodidad, seguridad y oportunidad, ha determinado desarrollar el proceso para la
construcción de las obras de infraestructura y dotación de de mobiliario para la Oficina de
Registro de Instrumentos Públicos de Facatativá — Cundinamarca.
META:
Entregar a satisfacción de la Superintendencia de Notariado y Registro, la edificación
donde funcionará la oficina de Registro de Instrumentos públicos de Facatativá —
Cundinamarca."
El proceso de licitación se adjudicó el 10/11/201417, por un valor de $
1.172.038.998 y el contrato de obra se celebró el 24/11/2014, mientras que el acta
de inicio se suscribió el 09/02/2015.
De conformidad con los oficios ORB-INT/SUPINR54-GER-099-15 de fecha
06/08/201518 y SNR20151E-012587 01-855-2015 de fecha 19/08/201519, se
precisaron algunos aspectos, todos tendientes a justificar la modificación del
alcance inical del contrato de obra, siendo los mencionados oficios y las actas
levantadas, el sustento documental de aquella. De allí se extrae:
-El contrato de consultoría29 para la elaboración de los estudios y diseños de la
obra fue adjudicado el 06/08/2014, mientras que el acta de inicio se suscribió el
11/09/2014.
-El inicio de la obra se realizó el 09/02/2015, debido a que la licencia de
construcción fue aprobada por parte de la Alcaldía de Facatativá el 02/02/2015.
-Con los diseños y estudios aprobados21 se hizo necesario realizar ajustes al
contrato de obra, levantándose acta de mayores y menores cantidades de obra,
inclusión de ítems no previstos acorde al estudio de suelos, diseño arquitectónico,
hidráulico, sanitario, eléctrico, estructural y presupuesto aportado por la
consultoría.
-En los ajustes al contrato se priorizaron las actividades de cimentación,
estructuras en concreto, mampostería, pañetes, instalaciones hidráulicas de agua
Ver Resolución No. 12530 del 10/11/2014 "Por la cual se adjudica la Licitación Pública No. 06 de 2014, suscrita por la
Secretaria General de la SNR (folios 903-907, Carpeta 5).
" Suscrito por la interyentoría del contrato y dirigido a la SNR, cuyo tema fue: Alcance del contrato de obra (folio 1049,
Carpeta 05).
"Suscrito por la Coordinadora del Grupo de Infraestructura y el Supervisor del Contrato y dirigido a la Dirección de
Contratación del SNR, cuyo asunto fue: Alcance Contrato de Obra 741-2014 (folio 1048, Carpeta 5).
20Se trata del Contrato No. 262 de 2014, suscrito el 26/08/2014 y cuyo objeto fue: 'REALIZAR LOS ESTUDIOS TECNICOS,
TRÁMITES Y OBTENCIÓN DE LAS LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE
INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE SANTA MARTA — MAGDALENA Y FACATATIVÁ — CUNDINAMARCA). Consulta
realizada en el portal de Colombia Compra Eficiente: www.colombiacompra.gov.co.
2' A través de la supervisión del Contrato de Interventoría, el 18/02/2015, la SNR entregó los estudios técnicos definitivos
tanto al contratista como a la interventoría para revisión (Ver acta de reunión y/o comité de fecha 18/02/2015, folios 31-33,
Carpeta Informe mensual 1 Contrato 626 de 2014).
17
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34
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
potable, instalaciones sanitarias de alcantarillado y aguas lluvias, instalaciones
eléctricas internas de puntos eléctricos de puntos eléctricos de iluminación y
tomas normales que no van por canaleta, carpintería metálica de puertas y
ventanas ubicadas en las partes externas del edificio con el fin de brindar
seguridad al mismo, además de la pintura de la fachada.
-Con ocasión de la visita técnica22 al sitio de la obra y el análisis de los soportes
documentales entregados por la SNR, se evidenció que a raiz de los ajustes
efectuados, en número, del 100% de items contratados inicialmente, se
ejecutaron el 42% y se dejaron de ejecutar el 58%23.
Además, se modificó notablemente las especificaciones de los materiales
contratados inicialmente frente a la calidad de las especificaciones de los
materiales ejecutados finalmente, como se observa en el capitulo 10 Carpinteria
metalica y vidrios, que inicialmente establecia especificaciones en aluminio y
finalmente mediante acta de aprobación de precios no previstos No. 4, se modificó
a puertas en vidrio templado de 8 mm, asi mismo, se incluyen items no previstos
como "FACHADA EN ALUMINIO CON PERFIL TIPO HUEVO COLOR NATURAL"
y "DIVISIONES EN VIDRIO TEMPLADO DE 8 MM" que incrementan el valor de
este capitulo en mas del 400%24; modificaciones que en los documentos
verificados, no se registró el sustento de los criterios tecnicos, económicos y
juridicos que fundamentaron dichas decisiones, toda vez que no se evidencia
otrosi que incluya estas nuevas especificaciones y que con los recursos
contratados inicialmente no se logro la terminación y puesta en servicio de la obra.
-Por lo mencionado, el alcance del contrato se limitó a la entrega de la ORIP en
obra gris, quedando pendiente la ejecución de los ítems de conexión definitiva de
servicios publicos de acueducto y energia electrica, actividades de acabados
(Pisos y techos), red de incendio, red de voz y datos por canaleta, pintura y
mobiliario.
Como corolario de lo anterior se tiene:
-El proceso de selección para la construcción de la ORIP de Facatativá se realizó
sin la previa elaboración de estudios y diseños: a) El contrato consultoría para la
elaboración de los estudios técnicos y diseños se adjudicó el 06/08/2014, se
suscribió el 26/08/2014 y se inició el 11/09/2014, mientras que los estudios
definitivos se entregaron el 18/02/2015; b) El contrato de obra se adjudicó el
10/11/2014, se suscribió el 24/11/2014 y se inició el 09/02/2015.
22 La CGR en compañía de los entonces Residente de linterventoría de la obra y el supervisor del contrato de
interventoría, realizó visita técnica del 18 al 21 abril de 2016 a la obra entregada en el municipio de Facatativá
23 Se contrataron inicialmente 134 Ítems, de los cuales solo se ejecutaron 57 Ítems y se dejaron de ejecutar 77 ítems.
24 La propuesta seleccionada indica el costo directo del capítulo 10 por $ 18.024.719,00 y la ejecución con las
modificaciones de especificaciones de los materiales, asciende a un costo directo de $ 72.326.628,00
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35
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
-Con la entrega de los estudios y diseños definitivos se hizo necesario modificar el
alcance inicial del contrato de obra, lo cual se surtió a través del levantamiento de
actas de mayores y menores cantidades de obra, así como con el envío de oficios
suscritos por la interventoría, de una parte, y la Coordinación del Grupo de
Infraestructura y el supervisor del contrato de interventoría, de la otra.
De lo expuesto se identifican las siguientes debilidades:
-Falta de planeación que denota una actuación administrativa ineficaz e
ineficiente, por cuanto generó el incumplimiento de los fines de la contratación y la
no satisfacción de la necesidad que dio origen al proceso contractual, lo cual, a su
vez, conllevó la inversión de más recursos humanos y financieros en pos de
adelantar procesos contractuales adicionales para la adecuación de la ORIP de
Facatativá¿ 5.
El presente hallazgo tiene una posible connotación disciplinaria de conformidad
con la Ley 734 de 2002.
Respuesta de la SNR :
En primer instancia, hay que anotar que la argumentación expuesta por la SNR no
va encaminada a desvirtuar la observación; su propósito es la reconsideración y
levantamiento de la incidencia disciplinaria.
Así las cosas, la SNR realiza una presentación de los antecedentes del proyecto
de construcción de la ORIP de Facatativá, en donde destaca las siguientes
circunstancias:
-Los recursos del proyecto de Facatativá para la construcción de la sede, debía
ser comprometido en la vigencia 2014, so pena de poner en riesgo los recursos
dispuestos para el contrato de consultoría, y el servicio mismo, en cuanto a la
operatividad de la Oficina de Registro de instrumentos Públicos de Facatativá. Ello
debido a que el proyecto fue programado para la ejecución en la vigencia 2014,
durante los primeros meses del año 2013, para la contratación de los estudios en
2014, fue necesario hacer la revisión del presupuesto de los estudios, pero estos
dieron un valor superior al que se proyectó, por lo cual fue necesario realizar la
actualización del proyecto, dicha actualización se realizó en febrero de 2014 y se
sube la información al aplicativo del DNP a medidos de marzo.
-Considerando que los procesos de contratación para la elaboración de los
estudios y diseños, de una parte, y la construcción de la ORIP, de otra, se
25 Según b informado por la entidad, a la fecha se encuentran adjudicados tanto el proceso de licitación pública para la
culminación de las obras, así como el de consultoría para desarrollar la respectiva interventoría.
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36
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
adelantaron de manera separada y que además tenían recursos asignados en la
vigencia 2014, en aras de garantizar su aprovechamiento y la consecución de los
fines estatales, la SNR decidió llevarlos hasta su culminación, procediendo a la
constitución de reservas.
Con base en lo anterior, la SNR concluye:
"En tal orden, no es dable predicar una falta de planeación y menos un actuar ineficaz e
ineficiente, por cuanto toda la actuación de la entidad estuvo encaminada a entregar una
solución real y efectiva a la necesidad planteada en la ORIP de Facatativá, y al riesgo que
implicaba no adoptarla frente a los funcionarios que en ella laboraban y los usuarios que
acudían a la misma. Por cuanto, la respuesta a tal necesidad no resultó de la
improvisación o capricho de la administración, conforme se advierte de la prueba
documental, sino que tal actividad devenía de un proyecto de inversión avalado por las
diferentes oficinas de planeación (Nacional, del Sector y la SNR), hasta su última
actualización. (...)
Por lo anterior, debe considerarse que la actuación de la administración en su conjunto,
veló por el cumplimiento de los compromisos adquiridos, como del bienestar de sus
funcionarios y usuarios, que si bien no pudo cumplirse en los términos inicialmente
previstos no fue por omisión o descuido, sino que obedeció a circunstancias que no
estaban bajo el control de la entidad y que eran necesarios para los fines perseguidos con
la norma en comento. Pues conforme a la ponderación de orden administrativo, que se
hizo en su momento, era una medida necesaria, como quiera que en consideración a los
principios de eficacia, eficiencia y economía, era menos gravoso continuar con el proceso
respectivo, que suspenderlo."
Frente a la modificación del objeto contractual, la SNR manifestó:
-No hubo modificación del objeto contractual; lo que operó fue una variación en lo
inicialmente contemplado y su alcance conforme a lo que arrojaron los estudios
técnicos.
-La obra gris fue el resultado de un estudio técnico que arrojo una variación en las
cantidades de obra ejecutadas, siendo esto contemplado en las acta de mayores y
menores cantidades de obra y obra no prevista, en estos documentos queda
consignada la ejecución del contrato y las cuales se encuentran firmadas por el
contratista y por la interventoría y avaladas por la Superintendencia.
Análisis de la respuesta
Frente a lo expuesto proceden algunas consideraciones:
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37
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
-La SNR no rebate el cuestionamiento consistente en la relización del proceso de
selección para la construcción de la ORIP de Facatativá sin la previa elaboración
de estudios y diseños.
-Por el contrario, la gravedad de tal falencia busca atenuarla aduciendo
circunstancias de orden administrativo que dieron lugar a ajustes del proyecto, las
que, según su parecer, no estaban bajo su control. Sin embargo, de los
antecedentes del proyecto, se observa que en todo momento la SNR estuvo al
tanto de los requerimientos tanto técnicos como jurídicos, los que sin mediar algún
evento imprevisible o excepcional26, fueron desatendidos; el cumplimiento de los
fines estatales es un imperativo para quien ejerce la función administrativa, de
modo que su búsqueda y concreción debe procurarse en el marco constitucional y
legal, so pena de generar reproche disciplinario por faltar a los deberes
funcionales.
-Sobre este punto hay que recalcar que en tratándose del contrato de obra, el
estatuto público de contratación clara y expresamente contempla los presupuestos
y exigencias que deben observarse en pos de la eficacia y eficiencia de la
contratación administrativa, cuerpo normativo que únicamente contempla a la
urgencia manifiesta como excepción respecto de la previa elaboración de estudios
y diseños.
Así las cosas, lejos de entregar una solución real y efectiva a la necesidad
planteada en la ORIP de Facatativá,la actuación de la SNR desembocó en la no
realización del objeto contractual inicial, consecuencia de una inadecuada
planeación.
Por lo dicho, en lo que a esta situación respecta, el hallazgo se mantiene.
Hallazgo No. 4 Cantidades de obra (D-F)
A efectos de garantizar la correcta ejecución del contrato, el estatuto contractual
contempla:
Numeral 1°, de los artículos 14 y 26 de la Ley 80 de 1993:
"Artículo
14°.- De los Medios que pueden utilizar las Entidades Estatales para el
Cumplimiento del Objeto Contractual. Para el cumplimiento de los fines de la contratación,
las entidades estatales al celebrar un contrato:
lo. Tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de
la ejecución del contrato(...)
26
Por ejemplo la urgencia manifiesta, que para este caso no se encuentra acreditada.
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38
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPLIBLICA
Artículo 26°.- Del Principio de Responsabilidad. En virtud de este principio:
lo. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos
de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la
ejecución del contrato.(...)
El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 dispone:
"Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la
transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar
permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o
un interventor, según corresponda. (...)
La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del
contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad
Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la
materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo
anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato
principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable,
jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.(...).
De acuerdo con el literal B de la Cláusula Novena del Contrato de Consultoría No.
626 de 201427, dentro de las obligaciones específicas del interventor se
encontraban:
A. INTERVENTORÍA TÉCNICA:
(...) 2) Verificar oportuna y permantemente los ítems y las cantidades de obra
establecidas en el contrato y presentar un informe a la Superintendencia sobre los
aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y que puedan implicar
modificaciones al contrato. 3) Medir las obras antes del inicio, así como las obras
ejecutadas y suscribir las actas de mayores y menores cantidades de obra y de obra no
prevista.(...)
B. INTERVENTORÍA ADMINISTRATIVA:
"3) El interventor velará por el cumplimiento del contrato del constructor y vigilará el
avance de la obra para lograr que ella se desarrolle segú el programa y el presupuesto
previamente aprobado. (...) 10) El interventor verificará que la obra ejecutada, su calidad
y su cantidad correspondan a lo establecido en los planos, especificaciones y contrato de
27
Suscrito el 27/10/2014 y cuyo objeto fue: "REALIZAR LA INTERVENTORIA TECNICA Y ADMINSTRATIVA CONTROL
DE COSTOS Y CONTROL DE PROGRAMACION A LAS OBRAS DE CONSTRUCCION DE LA ORIP FACATATIVACUNDINAMARCA. Alcance: La interventoría tiene como alcance realizar acciones de carácter administrativo, técnico,
presupuestal, ambiental y legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso contractual..."
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39
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REFUBLICA
1) 20%, contra la ejecución de actividades de contrato que correspondan mínimo
al 20% del valor del mismo; 2) 20%, contra la ejecución de obras que
correspondan mínimo al 40% del valor del contrato; 3) 20%,contra la ejecución de
obras que correspondan mínimo al 60% del valor del contrato; 4) 20%, contra la
ejecución de obras que correspondan mínimo al 80% del valor del contrato; 5) Y el
saldo correspondiente, a la entrega de las obras de construcción y suministro de
muebles de la ORIP de Facatativá, previa suscripción del acta de recibo final.
Dichas actas deben incluir medición de las cantidades de obra multiplicada por los
precios unitarios contemplados en el contrato, más el A.I.U. y el IVA sobre la
utilidad.
Pagos efectuados:
1) 20%, fecha acta de recibo parcial 14/05/2015, por un valor de $ 234.407.800.
2) 20%, fecha acta de recibo parcial 25/06/2015, por un valor de $ 234.407.800.
3) 20%, fecha acta de recibo parcial 07/08/2015, por un valor de $ 234.407.800.
4) 20%, fecha acta de recibo parcial 02/09/2015, por un valor de $ 234.407.800.
5) 20%, fecha acta de recibo parcial 17/11/201531, por un valor de $ 234.407.798.
Ejecutado32, recibido a satisfacción de conformidad con las actas arriba referidas33
y pagado el valor total del contrato, la CGR en compañía de los entonces
residente de Interventoría de la obra y supervisor del contrato de interventoría,
realizó visita técnica del 18 al 21 abril de 2016 a la obra entregada en el municipio
de Facatativá.
De acuerdo con la visita adelantada, se evidenciaron diferencias de cantidades de
obra entre las registradas en las actas de entrega y recibo del objeto contractual,
suscritas entre el contratista de obra y el representante de interventoría, y las que
se encontraron al momento de la visita, como se relaciona en el siguiente Cuadro:
Cuadro No. 10 Cantidades de obra
VERIFICACION EN VISITA AL SITIO DE LA OBRA POR
LA CGR
SEGÚN ACTA DE RECIBO DE FECHA 17 DE NOVIMBRE DE 2015
ITEM
DESCRIPCION
UN
CANT.
ACUMULAD
A
VR.
UNITARI
0($)
VR.
TOTAL($)
CART.
VERIFICAD
A
DIFERENCIA
VR. TOTAL
DIFERENCIA
IMPERMEABILIZACION DE CUBIERTA
CON MANTO ASFALTICO Y FOIL DE
ALUMINIO
m2
653,00
39.009
25.472.877
616,31
36,69
$1.431.055
9.1
ALISTADO PISOS 0.04 ni
m2
280,74
25.380
7.125.181
275,26
2,08
$52.790
9.3
PISO CERAMICO ANTIDESLIZANTE
TRAFICO 3. (PARA APEAS HÚMEDAS)
ni,
51,44
48.039
2.471.126
45,96
5,48
$263.254
OBSERVACIONES
Diferencia 36,69 m2.
según medición en visita
a obra
Diferencia
2,08
m2,
según medición en visita
a obra
Diferencia
5,48
012,
según medición en visita
a obra
De conformidad con la información que reposa en SIIF, el último pago se efectuó el 03/12/2015.
Es de anotar que la supervisión del Contrato de Interventoría a través del informe No. 08 correspondiente al período
01/09/22015 hasta 14/09/2015, al evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, manifestó: "6.3. Financiera: Se
cumple con la totalidad de la inversión del contrato v del anticipó (...) 6.4. Programación y control de la obra: Cumplimiento
del 100%" (Carpeta Contrato 626 de 2014- Informe mensual No. 08). (Subrayado fuera de texto)
33 Suscritas por el supervisor del contrato de interventoría y los representantes legales del contratista y la interventoría. Así
mismo, es de anotar que el supervisor del contrato de interventoría
31
32
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CONTRALORÍA
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construcción. 11) Los recibos parciales y finales serán autorizados por la
interventoría previo visto bueno de la entidad. 12) Verificará que la obra ejecutada
corresponda proporcionalmente a los dineros entregados al contratista dentro de los
términos establecidos en el contrato". (Resaltado fuera de texto)
De conformidad con el Título IV de la Resolución No. 588028 del 4 de septiembre
de 2007, dentro de los objetivos de la interventoría o supervisión se encuentran:
"-Que la ejecución administrativa del contrato se lleve a cabo conforme lo pactado: Pagos,
vencimiento, prórrogas, suspensiones, modificaciones, sanciones, etc."
Por su parte, el Título VIII ibídem, al referirse a las obligaciones del interventor o
supervisor, precisa:
"Las obligaciones del interventor o supervisor se centran fundamentalmente en vigilar,
controlar y evaluar la realización del proceso y la ejecución del objeto y obligaciones del
contrato, dentro del plazo y en las condiciones establecidas tanto en pliegos de
condiciones o en los términos de referencia, como en la propuesta del contratista y el
contrato mismo (...)
Dentro de las funciones y responsabilidades de carácter administrativo, los
numerales 1.3, 1.5, 1.24, del Título IX ibídem, establecen:
"1.3 Velar porque se cumplan por el Contratista los cronogramas y actividades pactadas,
así como verificar que el objeto contratado se satisfaga de manera idónea y oportuna.
(••9
1.5 Elaborar y aprobar con su firma las actas de entrega pacial o definitiva, de obra, de
bienes y suministro, o de recibo a satisfacción por la correcta prestación de los servicios.
(.. .)
1.24 Certificar con su firma la ejecución y cumplimiento de las obligaciones del contratista
a entera satisfacción."
El Contrato de Obra No. 741 de 201429 se suscribió el 24/11/2014 y se inició el
09/02/20153°. El plazo de ejecución inicial fue de 5 meses, el cual se prorrogó en
tres ocasiones, extendiéndose la ejecución hasta el 14/09/2015, así:
-Prórroga 01 de fecha 08/07/2015: Hasta el 10/08/2015.
-Prórroga 02 de fecha 10/08/2015: Hasta el 25/08/2015.
-Prórroga 03 de fecha 25/08/2015: Hasta el 14/09/2015.
Se pactaron cinco pagos, así:
29 "Por la cual se adopta el Manual Interno de interventoría o supervisión de los contratos y convenios que celebre la
Superintendencia de Notariado y Registro, y se reglamenta el ejercicio de esta actividad".
29 Suscrito el 24/11/2014 y cuyo objeto fue: "EJECUTAR LAS OBRAS DE CONSTRUCCION DE LA OFICINA DE
REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE FACATATIVA — CUNDINAMARCA".
a° La interventoría del contrato se adelantó a través del Contrato No. 626 de 2014.
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40
CONTRALOR IA
GENERAL DE LA REPUBLICA
15,6
REGISTROS P/D 2" (Incluye suministro,
transporte e instalación de accesorio y
todo lo demás requerido para su
correcta ejecución y funcionamiento)
UN
2,00
114.120
228.239
0,00
2,00
$228.239
Diferencia 2 unidades,
según medición en visita
a obra
15,7
REGISTROS P/D
21/2 " (Incluye
suministro, transporte e instalación de
accesorio y todo lo demás requerido
para
su
correcta
ejecución
y
funcionamiento)
UN
5,00
211.841
1.059.207
3,00
2,00
$423.683
Diferencia 2 unidades,
según medición en visita
a obra
N.P.
12.2.16
AD 3 FACHADA EN ALUMINIO CON
PERFIL
TIPO
HUEVO
COLOR
NATURAL
(incluye
suministro,
accesorios de fijación e instalación y
todo lo requerido para la correcta
ejecución y recibo a satisfacción
M2
36,43
374568
13.645.512
33,63
2,80
$1.047.292
Diferencia
2,80
m2,
según medición en visita
e obra
NI,
.
1z 2.21
FLUXÓMETRO
ORINAL 3/4"
ANTIVANDÁLICO
Unidad
6,00
252.308
1.513848
5,00
1,00
$252.308
NI,
.
12.2.22
FLUXÓMETRO
SANITARIO
ANTIVANDÁLICO
Unidad
14,00
228.632
3.200.848
10,00
4,00
$914.528
NP12.2.23
REGISTRO 1 1/2"
Unidad
5,00
240,579
1.202 895
3,00
2,00
$481.158
TAPA REGISTRO 25 x 25
Unidad
10,00
38.313
383.130
9,00
1,00
$38.313
ele12.2.28
Diferencia
1 unidad,
segun medición en visita
a obra
Diferencia 4 unidades,
según medición en visita
k
Diferencia 2 unidades,
segun medición en visita
a obra
Difercia
en
1
unidad,
según medición en visita
a. nhra
TOTAL COSTO DIRECTO OBRA
Administración 22%)
$ 5.132.629,86
$1.129.179,00
Imprevistos (1%)
Utilidad (6%)
I.V.A. / UTILIDAD (16%)
TOTAL COSTOS INDIRECTOS
$51.326,00
$256.631 00
$41.061,00
$ 1.478.197,00
VALOR TOTAL DIFERENCIAS OBSERVADAS (pesos)
$ 6.610.826,80
uen e: Acta Visita Técnica CGR — SNR Elaboro equipo auditor CGR
Estos hechos denotan incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte
del ejecutor de la obra; reflejan falta de control y seguimiento oportuno por parte
de la interventoría del contrato y la supervisión de la interventoría, al momento de
verificar y cuantificar las memorias de cantidades de obra físicamente ejecutadas y
al suscribir los documentos necesarios para la aprobación de los pagos al
contratista de obra, sin confirmar el contenido de los mismos por parte de la SNR
de modo que no se garantizó la igualdad o equivalencia entre derechos y
obligaciones de las partes.
Así las cosas, se generó un detrimento patrimonial por una cuantía de
$6.610.826, conforme a la liquidación efectuada y contenida en el acta de visita.
Se comunica con una posible connotación fiscal, de acuerdo con lo estipulado en
la Ley 610 de 200034 y con posible incidencia disciplinaria conforme al numeral 34
del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.
34 Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del
patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida uso indebido o deterioro de
los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica,
ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y
de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los
sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores
públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o
contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte
Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007
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42
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
Respuesta de la SNR:
(...) se citará al contratista y a la interventoría con el ánimo de verificar dichas mediciones
y como el contrato se encuentra en la etapa de liquidación, las partes deberán acordar los
ajustes, revisiones, acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren, para poner
fin a las divergencias presentadas en la medición y poder declararse a paz y salvo."
Análisis de la respuesta
La SNR no plantea argumentos tendientes a desvirtuar el hallazgo, por ende se
mantendrá en los términos en que se comunicó inicialmente.
Hallazgo No. 5 Supervisión y vigilancia
A efectos de garantizar la correcta ejecución del contrato, el estatuto contractual
contempla:
Numeral 1°, de los artículos 14 y 26 de la Ley 80 de 1993:
«Artículo
De los Medios que pueden utilizar las Entidades Estatales para el
Cumplimiento del Objeto Contractual. Para el cumplimiento de los fines de la contratación,
las entidades estatales al celebrar un contrato:
lo. Tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de
la ejecución del contrato (...)
Artículo 26°.- Del Principio de Responsabilidad. En virtud de este principio:
lo. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos
de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la
ejecución del contrato.(...)"
El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 dispone:
"Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad
administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la
transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar
permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o
un interventor, según corresponda.
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y
jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma
entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la
entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación
de servicios que sean requeridos(...)"
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43
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
De conformidad con el Título IV de la Resolución No. 588035 del 4 de septiembre
de 2007, dentro de los objetivos de la supervisión se encuentran:
"-Que la ejecución administrativa del contrato se lleve a cabo conforme lo pactado: Pagos,
vencimiento, prórrogas, suspensiones, modificaciones, sanciones, etc."
Por su parte, el Título VIII ibídem, al referirse a las obligaciones del supervisor,
precisa:
"Las obligaciones del interventor o supervisor se centran fundamentalmente en vigilar,
controlar y evaluar la realización del proceso y la ejecución del objeto y obligaciones del
contrato, dentro del plazo y en las condiciones establecidas tanto en pliegos de
condiciones o en los términos de referencia, como en la propuesta del contratista y el
contrato mismo...
Dentro de las funciones y responsabilidades de carácter administrativo, los
numerales 1.3, 1.5, 1.24, del Título IX ibídem,
"1.3 Velar porque se cumplan por el Contratista los cronogramas y actividades pactadas,
así como verificar que el objeto contratado se staisfaga de manera idónea y oportuna.
(• • 9
1.5 Elaborar y aprobar con su firma las actas de entrega pacial o definitiva, de obra, de
bienes y suministro, o de recibo a satisfacción por la correcta prestación de los
servicios. (...)
"1.24 Certificar con su firma la ejecución y cumplimiento de las obligaciones del contratista
a entera satisfacción."
En relación con la constitución de cuentas por pagar, el artículo 89 del Estatuto
Orgánico de Presupuesto establece:
"ARTICULO 89. Las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la Nación, son
autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o
comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva.
Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en
consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni contracreditarse.
Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los
compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén
legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas
35 "Por la cual se adopta el Manual Interno de interventorla o supervisión de los contratos y convenios que celebre la
Superintendencia de Notariado y Registro, y se reglamenta el ejercicio de esta actividad".
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44
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
contaban con las condiciones para permitir realizarlas por estos medios; así
mismo llevaron a cabo talleres registrales en los cuales la SNR otorgó
manutención y alojamiento reduciendo de esta manera el pago de viáticos.
Como se denota en los Informes de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público
emitidos por la Oficina de Control Interno de la SNR y publicados en la página web
de la entidad, la Superintendencia redujo en un 78% el valor cancelado por
concepto de viáticos y gastos de viaje de la vigencia 2015, (...).
Analizado en forma comparativa 2015-2014, el logro en austeridad del gasto
público Interanual fue del -78% equivalente a $1.596 Millones."
Es necesario recalcar que la Directiva Presidencial N° 6 de diciembre de 2014,
indicó: "Las medidas del Plan de Austeridad buscan generar ahorros adicionales al
recorte del 10% en gastos generales aprobado en la Ley de Presupuesto 2015."
En este sentido no se puede argumentar la reducción en gastos "interanual" como
cita la SNR, como cumplimiento de la misma, por cuanto dicha Directiva se refiere
a la aplicación sobre presupuesto aprobado en el 2015, la cual es analizada en el
hallazgo.
Ahora bien, sobre lo manifestado por la SNR: "En cuanto a los cuestionamientos
por los pagos de comisiones derivadas de proyectos de inversión, de manera
respetuosa se indica que la política de austeridad del Gobierno recae
exclusivamente sobre los recursos de gastos generales, es decir, presupuesto de
funcionamiento.", se hace necesario indicar que si bien la directiva se orienta a
austeridad sobre recursos generales, presupuesto de funcionamiento, no es
posible obviar y por lo contrario se pretende denotar en el hallazgo, que los gastos
evidenciados y registrados por la SNR como gastos de inversión corresponden a
la naturaleza del rubro de gastos de viáticos, lo cual no se refuta por la SNR en la
respuesta, y según esto y la clasificación del MHCP correspondería a la
naturaleza de gastos generales, gastos de funcionamiento.
Respecto a lo expresado por la SNR: "Sin embargo, se aclara que los
conductores tienen derecho al pago de viáticos para el alojamiento y la
manutención cuando deben desplazarse de su sede habitual para cumplir
funciones de traslado de directivos o funcionarios de acuerdo a la misión
encomendada; en todo caso, se precisa que a los conductores solo se les cancela
manutención y alojamiento cuando los desplazamientos terrestres se realizan en
vehículos oficiales, ya que la entidad en este caso asume todos los costos que se
requieren para el desplazamiento como gasolina y peajes.", no fue objeto del
hallazgo y no se orienta a desvirtuarlo.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
De conformidad con la planilla de seguimiento y control del "Banco de Horas" que
administra la Supervisión del contrato, allegada al equipo auditor a través de
correo de fecha 30 de abril de 2016, se estableció:
-
A 31 de diciembre de 2015, plazo máximo de ejecución, se habían consumido
13 horas de la adición, que equivalen al 1% de las 1.100 horas pactadas.
Con corte a 15 de abril de 2016, el consumo de las 1.100 horas ascendía a
62%.
Con base en la información que reposa en el SIIF, se pudo establecer:
1) Constitución de cuenta por pagar 31/12/2015 por $209.000.000, que se pagó el
8 de febrero de 2016.
2) Constitución de reserva presupuestal y posterior cuenta por pagar el
08/03/2015 por $33.440.000 (IVA), que se pagó 14 de marzo de 2016.
Los anteriores pagos suman $242.440.000 que corresponden al valor total de la
adición contratada. De lo anterior se extrae:
-
-
El contrato 349 de 2015, continúo su ejecución por fuera de su vigencia, en tanto
que no se prorrogó.
La SNR constituyó cuenta por pagar basado en certificación de cumplimiento, sin
que se hubiese recibido efectivamente el soporte de las 1.100 horas objeto de la
adición antes del 31 de diciembre de 2015.
Los informes de supervisión no reflejaron de manera íntegra la realidad del
contrato.
Lo anterior muestra una falta de control y vigilancia en el cumplimiento a cabalidad
del objeto contractual dentro de los plazos previstos, lo cual generó la ejecución
por fuera de la vigencia del contrato y conllevo a constituir cuenta por pagar, sin el
recibo efectivo del servicio pactado.
Contrato 350 de 201537
-De acuerdo con la Cláusula Tercera, el plazo de ejecución se determinó hasta el
31 diciembre de 2015, sin que éste haya sido prorrogado.
-La cláusula sexta del contrato expresa la forma de pago asi; "a) Un primer pago
correspondiente al 40% del valor del contrato a la entrega de los certificados de las
37 Suscrito el 15/05/2015 y cuyo objeto fue: SUMINISTRO, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN, PUESTA EN SERVICIO,
RENOVACIÓN DEL SOPORTE Y GARANTÍAS DE EQUIPOS ACTIVOS DE RED PARA LA SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO Y LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS.
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46
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBL ICA
Se analizó el Plan estratégico Institucional —PEI de la SNR para la vigencia 2015,
con un avance del 86%.
Cuadro No. 17 Cumplimiento Objetivos
Cumplimiento
Objetivos estratégicos
Sociedad y Estado
80%
90%
Procesos y Servicios
Impulsores Institucionales
85%
Gestión de Recursos
90%
Elaboró: Equipo Auditor
Fuente: SNR
Se evidenció que los objetivos específicos de "Ampliar la infraestructura en la SNR
tuvo un avance del 57% y Participar en el desarrollo e implementación del modelo
integral de justicia transicional con un avance del 76%. Se analizó la ejecución de
los 14 Planes Anuales de Gestión —PAGS a 31 de diciembre de 2015, para cada
uno de los Macroprocesos de la SNR, dando un cumplimiento del 91%.
MACROPROCESOS
Estratégicos
Misional
Cuadro No. 18 Ejecución de Procesos SNR
PROCESOS
Direccionamiento Estratégico
Divulgación Comunicación
Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Registral
Dirección Técnica de Registro
Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial
Protección, Restitución, Formalización de Tierras
Atención al Ciudadano y Cultura del Servicio
EJECUTADO
99%
75%
96%
85%
89%
91%
98%
Apoyo
Gestión Administrativa
Gestión del Talento Humano
Gestión Financiera
Gestión Tecnológica
Gestión Jurídica
72%
99%
98%
92%
100%
Evaluación
Gestión Control Interno de Gestión
Gestión Control Interno Disciplinario
84%
90%
Fuente: SNR Elaboró: Equipo Auditor
Se establecieron actividades no cumplidas en su totalidad: "Crear un nuevo círculo
registrar; "Realizar un Inventario de Equipos de Cómputo de acuerdo a los lineamientos
del Despacho" ; Ejecutar las obras de reposición y recuperación de la
infraestructura registral del orden nacional" y "Diseño de un sistema de información
tecnológica en los temas de Protección, Restitución y Formalización de Tierras".
De otra parte, se analizó el uso del aplicativo de Strategos, como el sistema de
Información gerencial que emplea la SNR, basado en la metodología Balance
ScoreCard que permita formular, hacer seguimiento, control y evaluación a los
componentes del Plan Estratégico Institucional, al Plan Sectorial de Desarrollo
Administrativo, a los Planes Anuales de Gestión, los Proyectos de Inversión y los
Procesos, el cual fue adquirido por la SNR con el contrato 644 de diciembre del
2009, el cual sólo hasta el 2016 la SNR adoptó a través de la resolución No. 1978
del 29 de febrero del 2016.
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67
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Lo anterior denota una falta de control y vigilancia en el cumplimiento a cabalidad
del objeto contractual dentro de los plazos previstos, lo cual generó la ejecución
del objeto contractual por fuera de la vigencia del contrato y el pago del mismo sin
el recibo efectivo de totalidad de las actividades previstas.
Respuesta de la SNR:
Hay que precisar que respecto de los dos contratos objeto de la observación, la
SNR esgrime la misma argumentación:
"De conformidad con las normas establecidas en el Estatuto del Consumidor TITULO III
Garantías, Ley 1480 de 2011, lo correspondiente al mantenimiento de la solución
instalada y lo correspondiente a la atención remota, soporte y configuraciones hace parte
de la garantía de los productos vendidos (...)
Estamos hablando de que las obligaciones de asistencia técnica de las soluciones de
software que incluyen el mantenimiento y soporte no hacen parte de la obligación principal
de suministro de bienes y servicios consagrada en el Contrato 349 de 2015, al contrario,
hacen parte de la garantía de los productos adquiridos, tal y como se establece en el
artículo 11 de la Ley 1480 de 2011(...)
De conformidad con lo expuesto, efectivamente la entrega de los bienes y servicios
pactados en el contrato fue cubierta por el contratista, sin que se hubiera certificado algo
diferente por el supervisor del contrato. (...)
Como puede verse, las obligaciones de soporte y mantenimiento de la solución instalada
e integrada con los aplicativos misionales de la SNR fueron consagradas y protegidas en
el pliego, pero siempre como parte de la garantía que brinda el fabricante y teniendo en
cuenta que es el fabricante quien las brinda, autónomamente o con su distribuidor, así
mismo y como puede detallarse en los requisitos del pliego de condiciones transcritos, la
obligación de soporte y mantenimiento se solicita durante el plazo del contrato y dos años
más...(...)
Para concluir esta parte, de acuerdo con la normatividad citada, MANTENIMIENTO Y
SOPORTE no son parte de las obligaciones principales del contrato, SON PARTE DE
LAS GARANTÍAS del mismo y adicionalmente, son obligaciones no solo cubiertas por el
contratista directo, sino por el fabricante (...)
De acuerdo con la explicación anterior, EL SUPERVISOR no actuó por fuera de la ley sino
dentro de los términos legales establecidos por las normas comerciales y costumbres
mercantiles para la adquisición de este tipo de productos. Pero la obligación del
supervisor y de la oficina encargada no se agota en la justificación anterior, también se
protegió a la Entidad Estatal del acaecimiento de cualquier riesgo de incumplimiento que
superara la vigencia o plazo del contrato mediante el establecimiento de las garantías que
se pueden leer en el numeral 6.1. del Pliego de Condiciones y en el contrato(...)
Análisis de la respuesta
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48
CONTRALORÍA
GENERAL OE LA REPÚBLICA
cumplimiento en la finalidad de los recursos, se denota baja ejecución en los
proyectos de infraestructura física, analizado en la evaluación de resultados aparte
de proyectos de inversión.
Funcionamiento
Del total de la apropiación presupuestal para la vigencia 2015 la SNR se registra
un nivel de compromisos del 91,3% y un 91,85% como obligado. El análisis
integral del proceso se focalizó la evaluación en gastos generales a pago de
multas, publicaciones y adquisición de servicios y en lo correspondiente a
transferencias lo relacionado con pago de sentencias judiciales, mesadas
pensionales, y gravámenes financieros. Se establecen debilidades relacionadas
con la observancia del principio de anualidad y atención a lineamientos de
austeridad en gastos generales.
Ejecución del rezago presupuestal 2014
La SNR constituyó para la vigencia 2015 un rezago presupuestal por un total de
$53.676 millones distribuidos en $13.943 millones de reservas presupuestales y
$39.733 por cuentas por pagar, sobre el cual se evaluó el porcentaje de ejecución
así como el soporte y registro de la gestión efectuada.
Con relación a cuentas por pagar se determinó una ejecución del 99,95% y se
estableció debilidad con relación a la gestión de cierre de cadenas presupuestales,
lo cual forma parte de un hallazgo. Con relación a reservas presupuestales se
determinó ejecución del 77,38%, con expiración para proyectos de inversión en
obras de reforzamiento en las ORIP's no adelantadas, lo cual se analiza en la
evaluación de resultados.
Constitución del rezago presupuestal 2015:
La SNR constituyó en la vigencia 2015 un rezago presupuestal por un total de
$150.706 millones, correspondientes a 569 Reservas por $27.717 millones y
$122.898 millones en 587 cuentas por pagar, sin superar los topes establecidos.
Respecto a la las reservas se determinó a 31 de marzo de 2016 una ejecución del
10,53% de las cuales lo más representativo fueron los traslados por efectuar en
atención a la Ley 55 de 198538, correspondiendo la gestión de reservas
potenciales a la registradas en el sistema SIIF al cierre de vigencia.
38 Ley 55/85. Por medio de la cual se dictan normas tendientes al ordenamiento de las finanzas del estado y se dictan otras
disposiciones. ARTÍCULO 13. (Artículo modificado por el artículo 98 de la Ley 1709 de 2014). La porción que se reasigna en
el articulo 1 de la Ley 55 de 1985 sobre los ingresos provenientes de los derechos por registro de instrumentos públicos y
otorgamiento de escrituras destinados a la Superintendencia de Notariado y Registro, se incrementará a un 60% a partir del
año 2014.
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51
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Respecto a las cuentas por pagar se registró a 31 de marzo una ejecución del
32,98%, donde las cuentas más representativas corresponden Bonos Pensionales
Pasivo Fonprenor — a transferir Según Articulo 4 Decreto 2773 De 200139 con 0%
de ejecución.
A partir de la evaluación se determinan los siguientes hallazgos:
Hallazgo No. 6 Seguimiento rezago presupuestal
De conformidad con lo señalado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 "Por
medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito
Público":(...) "la información registrada en el Sistema Integrado de información FinancieraSlIF Nación es de carácter oficial, por tanto, estas cifras deben ser consistentes con la
documentación que soporta los registros realizados en el aplicativo por las entidades y las
autoridades presupuestales, contables y de tesorería.
La responsabilidad de la consistencia de la información de las cifras registradas es
exclusiva de las entidades usuarias y de las autoridades presupuestales, contables y de
tesorería. En consecuencia, es indispensable registrar correcta y oportunamente en el
sistema, todas las operaciones que permitan reflejar la gestión financiera realizada por
todos los usuarios en la vigencia que termina. Asimismo, es necesario hacer validaciones
de consistencia antes de efectuar el cierre definitivo del año."
El mismo Decreto 1068 de 2015 en su Artículo 2.8.1.7.3.4 indica: "Extinción del
compromiso u obligación fundamento de Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar.
Si durante el año de la vigencia de la reserva o cuenta por pagar desaparece el
compromiso u obligación que las originó, el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto
elaborarán un acta, la cual será enviada a la Dirección General de Crédito Público y
Tesoro Nacional para los ajustes respectivos". (Art.39 Decreto 568 de 1996)."
En el Artículo 2.8.1.7.3.2 del citado decreto se indica: "Constitución de reservas presupuestales y
cuentas por pagar. A más tardar el 20 de enero de cada año, los órganos que conforman el
Presupuesto General de la Nación constituirán las reservas presupuestales y cuentas por pagar de
la respectiva sección presupuestal correspondientes a la vigencia fiscal anterior, de conformidad
con los saldos registrados a 31 de diciembre a través del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación.
39
Decreto 2773 De 2001.Por el cual se traslada al Fondo de Pensiones Públicas del Nivel Nacional "Fopep", el pago de los
pasivos pensionales que existían a cargo del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro "Fonprenor" liquidado y las
obligaciones reconocidas por la Superintendencia de Notariado y Registro en virtud del Decreto 1668 de 1997, y se dictan
otras disposiciones. ARTICULO 4o. FINANCIACIÓN DEL PAGO DE LAS OBLIGACIONES PENSIONALES Cuando los
activos que estén destinados al pago de los pasivos pensionales, y los demás del Fondo de Previsión Social de Notariado y
Registro "Fonprenor", Liquidado, no sean suficientes para cumplir con las obligaciones pensionales, la Superintendencia de
Notariado y Registro incluirá dentro de su Presupuesto y trasladará al Fondo de Reservas de Bonos Pensionales del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público y al Fondo de Pensiones Públicas a Nivel Nacional, Fopep, las partidas necesarias
para el pago de éstas. Asimismo, la Superintendencia deberá trasladar al Fopep lo que corresponda a la comisión de la
fiduciaria por la función del pago de sus pensiones.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPIIBLICA
En dicho plazo, podrán efectuar los ajustes a que haya lugar para la constitución de las reservas
presupuestales y de las cuentas por pagar, sin que en ningún caso se puedan registrar nuevos
compromisos." (Art. 7 Decreto 4836 De 2011)."
De lo analizado por la CGR con relación a la ejecución de cuentas por pagar
gestionadas por la SNR se determina:
Cuentas por pagar constituidas en 2014 y ejecutadas en 2015:
1. Registro de cuentas por pagar no canceladas y en consecuencia expiradas
con números de obligación 323914, 6814 y 1242214, por un total de $4.03
millones correspondientes a servicios públicos, sobre las cuales no se
determina razonabilidad en su registro a corte de enero de 2015 dadas las
fechas de facturación, así como de gestión oportuna para adelantar el cierre de
cadena presupuestal correspondiente.
2. Se registran cuentas por pagar con cargo a proyectos de inversión de
comisiones de servicio con obligaciones 1156214 y 623014 por $221.270 las
cuales no presentan documentación que soporte su adecuada constitución, lo
que origina imposibilidad del pago, sin que se evidencie igualmente gestión
para cierre de cadena presupuestal.
Cuentas por pagar constituidas en 2015, a ser ejecutadas en vigencia 2016:
1. Constitución de cuentas por comisiones de servicios a cargo de proyectos de
inversión con Números de obligación: 463215, 463315, 507615, 595215,
595815, 606315, 608115, 608715, 611115, 692015, 740415, 770215, 838715
,889315, 892715. 912815, generadas con fechas a partir de julio y hasta
noviembre de 2015 por un total de $4.2 millones y no pagadas a 31 de marzo
de 2016, las cuales permanecen limitadas en su ejecución ya que fueron
otorgadas a funcionarios con comisiones anteriores sin legalizar, sin que se
evidencie gestión para el cierre de cadena presupuestal, sin perjuicio de lo
establecido en las Resoluciones internas de ordenación de la comisión las
cuales establecen un término para ser legalizadas.
2. Se evidencia constitución de cuentas por pagar con obligación números:
463315, 611215, 692015 y 838715 por un total de $1.3 millones en las cuales
no se adjuntan todos los documentos requeridos de trámite de autorización de
comisión de servicio, que soporten su constitución.
Las situaciones evidenciadas ponen de manifiesto la debilidad en la gestión
adelantada por la SNR para efectuar los ajustes necesarios que permitan un
eficiente cierre presupuestal establecido por la normatividad, así como para un
registro adecuado y oportuno correspondiente a dicho proceso en el Sistema SIIF
Nación, de las cuentas por pagar, originadas algunas, con incumplimiento de
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53
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
lineamientos internos de legalización de comisiones de viaje, limitando a su vez la
eficiente ejecución de las mismas y conllevando a la inoportunidad e ineficiencia en
la aplicación de los recursos públicos apropiados para tal fin, así a la como
distorsión en la realidad del rezago presupuestal de la SNR .
Respuesta de la SNR:
"Cuentas por pagar constituidas en 2014, a ser ejecutadas en 2015.
ITEM 1. R / No se hizo efectivo el respectivo pago, dado que no llegaron las facturas
originales, las cuales son soporte del boletín diario del Grupo de Tesorería.
ITEM 2. R / En el momento de realizar el pago de estas comisiones, según resoluciones
números 6336 de junio 6 de 2014 y 13080 de noviembre 21 de 2014, se omitió incluirlos
en el respectivo plano de pago y los funcionarios durante la vigencia, no hicieron
reclamación alguna, quedando activos en el sistema SIIF Nación II, y los cuales fueron
cancelados al finalizar la vigencia 2015.
Cuentas por pagar constituidas en 2015, a ser ejecutadas en 2016
ITEM 1. R/ El Grupo de Tesoreria está dando cumplimiento a la Resolución No. 3025 de
marzo 16 de 2015 en su "Artículo Séptimo" Parágrafo 1, en el cual reza "(...) mientras no
se haya legalizado la comisión anterior o efectué el reintegro si a ello hubiere lugar (...)"
No se podrá cancelar las comisiones posteriores. Igualmente, el Grupo de Viáticos y
Gastos de viaje es quien informa al Grupo de Tesorería para realizar el pago, después de
hacer el respectivo seguimiento a estos funcionarios, con el fin de que sean legalizados
dichas comisiones."
Análisis de respuesta:
Respecto a lo expresado en su respuesta por la SNR denominado "ITEM 1" de
cuentas constituidas 2014, no se contraviene lo observado por la CGR sobre la
razonabilidad del registro, en su defecto se allega un nuevo elemento al indicar
que no se contó con los soportes necesarios para constitución y pago de las
citadas cuentas, aspecto que confirma lo observado.
En lo referido como respuesta como "ITEM 2", no se orienta a desvirtuar lo
evidenciado respecto al no cumplimiento de requisitos en la constitución de las
cuentas, se limita a indicar la omisión en el trámite de pago y no reclamación de
los funcionarios afectados.
Con relación a cuentas constituidas en el 2015 y en lo referido por la SNR como
"ITEM 1", la SNR reitera lo expresado por la CGR con relación al no pago de
cuentas dado que se da aplicación a lo determinado en la Resolución No. 3025 de
2015, confirmando que se incumplen los términos de legalización de las mismas,
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54
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
lo cual limita sus pagos, sin que se alleguen soportes de gestión respecto a la
situación evidenciada, para el oportuno cierre de las cadenas presupuestales.
Respecto a lo que sería el "ITEM 2", de cuentas constituidas en el 2015, la SNR
no da respuesta.
Dado que la respuesta no se orienta a desvirtuar lo evidenciado por la CGR,
mantiene el hallazgo en los mismos términos en que fue comunicado.
Hallazgo No. 7 Anualidad
El Estatuto Orgánico de Presupuesto establece en su Artículo 14: "Anualidad: El
año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del
31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año
fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por
compromisos caducarán sin excepción."
En el mismo sentido el Artículo 89 del Estatuto indica en su inciso segundo: "Al
cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los
compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén
legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas
presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron
origen."
Igualmente el Decreto 4836 DE 2011: "Por el cual se reglamentan normas orgánicas
del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y
2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia." establece:
Artículo 3°. Modificase el artículo 1° del Decreto 1957 de 2007, el cual quedará así:
"Artículo 1°. Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o
ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios,
y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su
pago. Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de
celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte
del Confis o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir
obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras."
Igualmente la Resolución Interna de la SNR No. 3025 de 2015 por la cual se reglamenta
el procedimiento para la aprobación de comisiones de servicio en la SNR en su artículo
tercero establece: "Del procedimiento: Toda Solicitud de comisión de servicios debe ser
diligenciada en el formato que se instituye para tal fin, el cual se anexa al presente acto,
dentro de los cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la misma."
Del análisis efectuado se establece que la SNR contraviene el principio de
anualidad, así como su reglamentación interna al registrar como gastos en el mes
de diciembre de la vigencia 2015, algunas de ellas antes del 25 de diciembre,
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55
CONTRALOR IA
GENERAL DE LA REPUOLICA
comisiones de servicio que según Resoluciones de aprobación a desarrollarse en
los primeros meses de la vigencia 2016 los cuales se relacionan:
Cuadro No. 13 Gastos comisiones esos
SUMA
VALOR
ACTUAL
OBSERVACIÓN DEL GASTO SISTEMA SIIF
COMISION SEGUN PLANILLA 1215 Y RESOL 13450
DE
COMISIÓN SEGUN RESOL 12232 DICIEMBRE 18 DE 2015 Y PLANILLA 1311
621.155
217.764
COMISIÓN SEGUN RESOL 13450 DICIEMBRE D1 DE 2015 y PLANILLA 1215
2.107.330
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 Y PLANILLA 1223
346.693
734.018
COMISION SEGÚN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 y PLANILLA 1229
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 Y PLANILLA 1230
1.563.496
COMISIÓN SEGUN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 Y PLANILLA 1231
1.165.597
COMISIÓN SEGUN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 Y PLANILLA 1233
1.000.079
COMISIÓN SEGUN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 Y PLANILLA 1234
COMISIÓN SEGUN RESOL 13450 DICIEMBRE 01 DE 2015 Y PLANILLA 1236
217.764
COMISIÓN SEGUN RESOL 13505 DICIEMBRE 02 DE 2015 Y PLANILLA 1232
592.525
612.536
COMISIÓN SEGUN RESOL 13505 DICIEMBRE 02 DE 2015 Y PLANILLA 1237
COMISION SEGUN RESOL 13505 DICIEMBRE02 DE 2015 Y PLANILLA 1238
COMISION SEGUN RESOL 13505 DICIEMBRE02 DE 2015 Y PLANILLA 1239
COMISION SEGUN RESOL 13505 DICIEMBRE 02 DE 2015 Y PLANILLA 1240
160.000
217.764
1.486.147
1851.866
COMISION SEGÚN RESOL 13580 DICIEMBRE 03 DE 2015 Y PLANILLA 1241
20.000
COMISION SEGÚN RESOL 13580 DICIEMBRE 03 DE 2015 Y PLANILLA 1243
554.378
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13580 DICIEMBRE 03 DE 2015 Y PLANILLA 1245
860.617
COMISIÓN SEGUN RESOL 13580 DICIEMBRE 03 DE 2015 Y PLANILLA 1246
446.693
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13580 DICIEMBRE 03 DE 2015 Y PLANILLA 1251
955.166
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13580 DICIEMBRE 03 DE 2015 Y PLANILLA 1252
2.379.639
434.378
COMISIÓN SEGUN RESOL 13629 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1242
COMISIÓN SEGUN RESOL 13630 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1247
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13631 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1248
3372.287
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13632 DICIEMBRE 04 DE 2015 y PLANILLA 1249
5.477.985
3.452.836
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13633 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1250
COMISIÓN SEGUN RESOL 13634 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1253
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13634 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1254
COMISIÓN SEGUN RESOL 13634 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1257
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13634 DICIEMBRE 04 DE 2015 Y PLANILLA 1258
COMISIÓN SEGUN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1259
COMISION SEGUN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1260
1.060.079
1,264.541
933.710
526.814
948.997
759.880
286.627
COMISIÓN SEGUN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1261
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1262
1.982.105
COMISION SEGÚN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1263
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1264
1.659.758
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13698 DICIEMBRE 07 DE 2015 Y PLANILLA 1265
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13758 DICIEMBRE 09 DE 2015 Y PLANILLA 1255
2.853.780
11.090.704
95.867
217.764
COMISION SEGUN RESOL 13758 DICIEMBRE 09 DE 2015 y PLANILLA 1266
51420.623
COMISIÓN SEGUN RESOL 13758 DICIEMBRE 09 DE 2015 Y PLANILLA 1267
22.761.582
COMISIÓN SEGUN RESOL 13758 DICIEMBRE 09 DE 2015 Y PLANILLA 1268
2.110.790
492.870
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13758 DICIEMBRE 09 DE 2015 Y PLANILLA 1269
COMISIÓN SEGUN RESOL 13758 DICIEMBRE 09 DE 2015 Y PLANILLA 1270
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1271
COMISIÓN SEGUN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1272
COMISION SEGUN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1273
COMISION SEGÚN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1274
COMISION SEGÚN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1275
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13899 DICIEMBRE II DE 2015 Y PLANILLA 1276
263.407
673.386
653.292
264.462
416.693
652.536
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1277
1.412.310
729.880
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13899 DICIEMBRE 11 DE 2015 Y PLANILLA 1278
1.626.772
COMISIÓN SEGUN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 y PLANILLA 1280
COMISIÓN SEGUN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1281
282.231
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1282
COMISION SEGUN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1283
346.693
1 030.079
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1284
356.693
653.292
COMISION SEGÚN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1286
542.525
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1287
531.155
COMISIÓN SEGUN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1290
907.631
408.924
COMISIÓN SEGÚN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1291
COMISIÓN SEGUN RESOL 13966 DICIEMBRE 14 DE 2015 Y PLANILLA 1292
749.880
COMISIÓN SEGUN RESOL 14041 DICIEMBRE 15 DE 2015 Y PLANILLA 1293
3.778.410
COMISIÓN SEGUN RESOL 14041 DICIEMBRE 15 DE 2015 Y PLANILLA 1294
1.542.095
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56
10
0
CONTRALORÍA
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prácticas de seguridad de la información para la SNR, más aun considerando la
sensibilidad de la información que tiene la SNR en sus bases de datos.
Respuesta de la SNR
"En atención al comunicado AG8-1-99 (Observación 22. Restauración copias de
respaldo), remitimos el procedimiento de restauración de copias de respaldo, el cual se
ejecutará cada 2 meses, como política interna del Data Center de la SNR".
Análisis de la respuesta
La SNR no se orienta a desvirtuar el hallazgo, por el contrario en su respuesta
expresa "el procedimiento de restauración de copias de respaldo, el cual se
ejecutará cada 2 meses, como política interna del Data Center de la SNR."; con lo
cual plantea la acción a seguir sobre la situación evidenciada por la CGR,
procedimiento de restauración que a la fecha no ha sido presentado, aprobado y
adoptado por la SNR para efectuar su implementación y aplicación; por lo anterior
el hallazgo se valida en los mismos términos como fue comunicado.
)-• Proyectos de Inversión
De los 14 proyectos de inversión adelantados por la SNR en el 2015, se analizó el
incumplimiento que tuvo el área de Infraestructura en los cuatro proyectos
planteados para la vigencia 2015: Construcción sede oficina de instrumentos
públicos Villavicencio, Meta, Orinoquía, Reposición y recuperación de la
infraestructura registral del orden nacional, Estudios de vulnerabilidad y obras de
reforzamiento estructural en 140 oficinas de registro de instrumentos públicos a
nivel nacional, Construcción oficinas de registro de Cartagena, Santa Marta y
Monte Líbano ( Córdoba ), con compromisos presupuestales por $5.923 millones
equivalente al 64,5%, de un total de $9.131 millones asignados inicialmente
Se evaluó igualmente, el proyecto de sistematización y modernización de los
servicios de la SNR a nivel nacional, con $40.924 millones asignados, el cual tuvo
obligaciones del orden del 97,14%, con respecto a los ítems Implementación del
Sistema de Información Notarial de la SNR e Implementar y Mantener el modelo
de Arquitectura Institucional (HW y SW).
Finalmente, se verificó el proyecto de Protección Registral a los Derechos de
Inmuebles Abandonados por la Población Desplazada Conforme a las Políticas de
Tierras en Colombia, por valor de $9.000 millones y obligaciones por el 64,35%,
de forma trasversal con el análisis en el tema de responsabilidades de la SNR
frente a Baldíos.
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77
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
Se determinó cumplimiento de manera general con algunos retrasos y baja
ejecución especialmente en tema infraestructura, originados en situaciones
soportadas por las SNR.
3.1.2.2 Macroproceso: Gestión ambiental
Proceso: Gestión Ambiental Institucional
Esta evaluación se enfocó al análisis de la gestión y resultados de los planes,
programas y accione ambientales de la SNR, basado en la atención a los
principios o factores de eficacia, eficiencia, oportunidad y consistencia de la
información.
En la evaluación de la gestión y resultados obtenidos por el Ministerio en este
componente se priorizan los temas:
- Uso Eficiente de Agua
Uso Eficiente de Energía
Manejo de Residuos Solidos
- Manejo de Residuos Peligrosos
En la vigencia 2015 la Superintendencia de Notaria y Registro avanzó hacia la
implementación de su Política ambiental mediante la formulación de un Plan
Institucional de Gestión Ambiental, realizando un primer diagnóstico de la situación
al interior de la SNR, sin embargo las acciones en cuanto el uso eficiente del agua
y energía no han sido efectivas para controlar, mantener o reducir los consumos.
Hallazgo No. 12 Uso Eficiente de Agua y Energía
La Directiva Presidencial No. 06 de 02 diciembre de 2014, estableció en el literal f)
del numeral 1 relacionado con "Servicios públicos: establecer medidas que ahorren y
reduzcan los niveles de consumo de agua y energía, tales como apagar las luces a la
salida de los funcionarios, usar sanitarios de bajo consumo, bombillos ahorradores y
sensores para luz."
Así mismo la SNR mediante Resolución interna 2130 de 2008 estableció que: "el
Coordinador del Grupo •de Servicios Generales — Secretario Técnico", será el
encargado de "Establecer mecanismos para el ahorro de agua, energía y papel". De
igual forma mediante resolución 8333 de 2015 estableció en el artículo 1 "Adóptese
el Plan Institucional de Gestión Ambiental de la SNR, con los lineamientos para la
formulación, concertación, implementación, evaluación, control y seguimiento para platear
y desarrollar programas, proyectos y acciones ambientales dirigidas a mejorar las
condiciones internas y propender por el manejo eficiente y uso racional de los recursos
naturales, dando cumplimiento a la normatividad vigente y que hace parte de la presente
resolución como anexo" encontrándose entonces que la SNR estableció como meta
la reducción del 10% del consumo del Agua y un 10 % del consumo de energía.
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78
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPLIBLICA
Se evidencio que la SNR en el año 2015 realizó acciones en el marco del PIGA
dentro de las que se encuentra la emisión del memorando No. 40 de fecha 15-112015 y memorando No. 28 de 28-09/2015 donde se realizaron recomendaciones a
los servidores públicos sobre el uso eficiente de agua y energía, además la
realización de diferentes jornadas de capacitación a funcionarios sobre este tema.
Sin embargo al analizar los consumos reportados, se establece que las medidas
aplicadas por la SNR no han sido efectivas, encontrando que el consumo de
energía de la vigencia 2014 fue de 3217 kw/año frente al consumo del año 2015
de 3286 kw/año, lo que indica un aumento del consumo de aproximadamente un
3%, incumpliendo con la meta trazada de reducción del 10% del PIGA.
La situación sucede por falta de planificación, seguimiento y control a las acciones
del PIGA manifiestos en la carencia de documentos o registros que muestren un
plan de ahorro y uso de agua y energía, que garantice a su vez la adecuada
utilización del servicio y que se refleje en los consumos de las instalaciones de la
SNR, generando incumplimiento a los planes trazados por la SNR encaminados a
la mitigación de los impactos generados por el desarrollo de sus labores, a los
recursos naturales.
Respuesta de la SNR
"De acuerdo con el informe de septiembre de 2015 publicado por la revista Portafolio, en
el que se advierte un mayor consumo de energía en el país como consecuencia del
fenómeno climático de el Niño, "La compañía XM, filial de ISA (interconexión Eléctrica
S.A), empresa operadora del Sistema lnterconectado colombiano, revelo que durante el
mes de agosto de 2015 el consumo de energía es el país creció un 5% frente al mismo
periodo del año pasado, al pasar de 5.419 GWh (gigavatios por hora) a 5.691 GWh. El
aumento de la demanda obedece principalmente a las altas temperaturas que se han
presentados en el país"
Ahora bien, esta Superintendencia con presencia nacional, no fue ajena a este fenómeno
climático, por el contrario, el impacto se sintió en las 195 sedes con que cuenta la Entidad,
especialmente en las zonas climáticas altas que debieron hacer uso frecuente de aires
acondicionados, para el bienestar de los funcionarios en relación con el ambiente de
trabajo.
Como observa la Contraloría, la SNR ha adelantado gestiones con miras al uso racional
de este recurso, pero tampoco es menos cierto que existe situaciones externas que
sobrepasan las acciones y medidas de planeación, seguimiento o control ejercido en la
vigencia 2015.
La SNR genera constante acciones de promoción de ahorro y uso eficiente de los
recursos de tal forma que aunque en el 2015 se efectuaba el seguimiento presupuestal al
consumo, en la presente vigencia, se emitió la circular 666 del 18 de marzo de 2016, en la
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79
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
evidenciadas en el hallazgo incluyen comisiones de servicio que contemplan
no sólo la última semana de enero sino actividades a desarrollarse también en
el mes de febrero del año 2016.
La SNR manifiesta en esta respuesta situación contraria a lo evidenciado en el
hallazgo, en la cual se aprueban comisiones y constituyen cuentas por pagar
por comisiones, las cuales no se pagan al funcionario por cuanto no legaliza la
anterior, en tanto se otorgan comisiones con el pleno conocimiento que el
funcionario debe contar con recurso de su propio peculio.
Respecto a la afirmación: "La SNR no vulnera el principio de anualidad debido a que los
compromisos con cargo a la apropiación presupuestal 2015 no fueron constituidos con
posterioridad al 31 de diciembre de 2015, tampoco debía constituir reserva presupuestal
debido a que ésta aplica para los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan
cumplido.
En tratándose de comisiones de servicios, el compromiso presupuestal se cumple o
ejecuta con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago (Art. 3° D. 4836
de 2011), toda vez que no nos encontramos frente a recepción de bienes y servicios
obtenidos por virtud de contratos o convenios, sino de una situación administrativa que
obliga al pago anticipado." no es de recibo el argumento, por cuanto se infiere del
principio y demás lineamientos presupuestales, que los compromisos a cargo de la
apropiación presupuestal, deben corresponder a actividades, planes y proyectos
de la vigencia correspondiente en la cual se realiza el compromiso y registro
presupuestal y no sobre hechos que corresponden a una vigencia siguiente.
Por tanto, no es de recibo predicarse el cumplimiento de exigibilidad de un
compromiso, que derivado de un hecho o actividad a desarrollarse en una vigencia
siguiente, se consuma con la sola generación del acto administrativo y la
disponibilidad en el presupuesto de la vigencia actual, por el contrario, la
generación del acto administrativo bajo el desconocimiento del ordenamiento
jurídico presupuestal, vicia la legitimidad del proceso como lo ha indicado la Corte
Constitucional.4°
Lo referido "Y cuando se hace exigible el pago de una comisión de servicios? Cuando
cumple los requisitos establecidos en el decreto 2710 de 26 de diciembre de 2014 por el
cual se liquida el presupuesto de la vigencia 2015, artículo 3° del decreto 1063 de 26 de
mayo de 2015 por el cual se fija la escala de viáticos y Resolución N° 3025 de 2015, esto
es, cuente con la disponibilidad presupuestal y acto administrativo previo que confiera la
4° Corte Constitucional: Sentencia C-337 del 19 de agosto de 1993. MP: Vladimiro Naranjo Mesa. La aplicación de los
principios no es discrecional, por el contrario, es determinante para legitimar el proceso presupuestal. No hacerlo puede
afectar su validez. "(...) los principios consagrados en el Estatuto orgánico del Presupuesto son precedentes que
condicionan la validez del proceso presupuestal, de manera que al no ser tenidos en cuenta vician la legitimidad del mismo.
No son simples requisitos, sino pautas determinadas por la ley orgánica y determinantes de la ley anual de presupuesto
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60
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes y se encuentre
debidamente diligenciada y aprobada por las dependencias de la SNR descritas en el
formato de comisión de servicios autorizado en el SIG." , de ninguna manera puede
considerase que no se refiera a disponibilidad presupuestal pero de la vigencia en
la cual se desarrolla la actividad, no de disponibilidad anterior a esta.
Sobre lo expresado por la SNR: "De este modo, durante la vigencia 2015 se dejó todo
el proceso presupuestal culminado quedando pendiente solamente el cumplimiento de la
comisión ordenada, situación que no contraviene el decreto 4836 de 2011 en su articulo
primero.'; no fue refutado, sino que confirma lo evidenciado por la Comisión de
auditoría.
Finalmente respecto a lo sustentado por la SNR al respecto de: "Ahora bien, de
ninguna manera puede interpretarse el término de cinco (5) días de que trata el artículo 3°
de la Resolución N° 3025 de 2015, para sostener que todas las comisiones deben ser
radicadas en este plazo como requisito de pago, como tampoco que deben iniciar en los cinco (5)
días siguientes a la radicación de la solicitud de comisión; dicho término exterioriza un plazo
mínimo para iniciar el trámite de una comisión, fijado para la organización y trámite administrativo
oportuno, procurando como antes se anotó, que el comisionado cuente con los recursos
económicos "antes" de iniciar su comisión de servicios y no posteriormente cuando ésta haya
concluido.", es necesario precisar que la CGR no interpreta, se limita a en este
caso a citar como criterio literalmente lo indicado en el procedimiento interno de la
SNR, el cual establece: "Toda Solicitud de comisión de servicios debe ser diligenciada en el
formato que se instituye para tal fin, (...) dentro de los cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha
de inicio de la misma.`, que según lo informado por la SNR constituye requisito para
su trámite.
Así las cosas, y considerando los argumentos expuestos y análisis afectado, se
mantiene el hallazgo.
Hallazgo No. 8 Austeridad en gastos vigencia 2015
La Directiva Presidencial No 6 de Diciembre de 2014 impartida para racionalizar
los gastos de funcionamiento del Estado dirigida a ministros del despacho,
directores de departamento administrativo, superintendentes, directores, gerentes,
presidentes de entidades descentralizadas de la rama ejecutiva del orden nacional
y servidores públicos en general establece que: "... deben atenderse las instrucciones
contenidas en la presente Directiva para racionalizar los gastos de funcionamiento del
Estado en el marco del Plan de Austeridad anunciado el pasado 29 de septiembre."
"Las medidas del Plan de Austeridad buscan generar ahorros adicionales al recorte del
10% en gastos generales aprobado en la Ley de Presupuesto 2015. Para ello, las
entidades a las que se dirige la presente Directiva, además de atender las instrucciones
que en ella se imparten, deben emprender acciones innovadoras para alcanzar ahorros
significativos en los gastos de funcionamiento del Estado. Adicionalmente, deben
identificar y replicar iniciativas de austeridad que hayan sido consideradas exitosas al
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61
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Cuadro No 21 Muestra Cuenta de Activo
MUESTRA ESTADOS CONTABLES DE LA SNR A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Cifras en millones de pesos)
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
SALDO 2015
1
ACTIVOS
11
14
EFECTIVO
130.000,00
DEUDORES
p
16
170.000,00
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
19
OTROS ACTIVOS
$62.643,00
37.000,00
TOTAL ACTIVO
970.111,00
TOTAL MUESTRA
PORCENTAJE MUESTRA
vente. Superintendencia de Notariado y Registro
399.643,00
41%
Elaboró.Eguipo Auditor
Pasivos: Cuentas por pagar: $96.996 millones; Pasivos estimados: $50.000
millones; Otros Pasivos: $7.495 millones, los cuales representan el 28%, 14% y
2% del total del pasivo, respectivamente.
Patrimonio: Patrimonio Institucional: $250.000 millones, la cual representa el 39%
del total del patrimonio, como se muestra en el siguiente cuadro:
Cuadro No. 22 Muestra Cuentas de Pasivo v Patr
MUESTRA ESTADOS CONTABLES DE LA SNR A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en millones de pesos)
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
2
PASIVOS
24
27
29
CUENTAS POR PAGAR
PASIVOS ESTIMADOS
r32
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
OTROS PASIVOS
TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIO
TOTAL MUESTRA
SALDO 2015
$96.996,00
50.000,00
7.495,00
250.000,00
970.111,00
PORCENTAJE MUESTRA
Fuente. Superintendencia de Notariado y Registro
Raboró.Equipo Auditor
404.491,00
42%
Respecto a las cuentas en mención se verificó la existencia de controles y la
efectividad de su implementación en la mitigación de los riesgos inherentes al
proceso contable, en especial lo referente a conciliaciones de información con
áreas internas (Fondos administrados, provisión de contingencias, partidas
conciliatorias, conceptos técnicos en intangibles, relación de depósitos judiciales) y
partes externas (Sistema de Cuenta Única Nacional -SCUN-, en lo referente a
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82
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBL1CA
traslado de recursos y rendimientos financieros), la existencia de procedimientos
formalmente establecidos para los procesos adelantados en el área de
contabilidad.
Respecto al efectivo se evaluó la existencia y consistencia de los saldos a través
de la evaluación de las conciliaciones bancarias y soportes a los comprobantes
contables de las cuentas más representativas que posee la SNR en entidades
financieras, al respecto es de resaltar que por instrucción del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público — en adelante MHCP- a partir del 01 de enero de 2015,
se iniciaron operaciones en el Sistema de Cuenta Unica Nacional (SCUN), según
el cual la Dirección del Tesoro asume la administración de los recursos propios y
administrados de la SNR reconociendo de forma anual rendimientos financieros.
Se revisó la existencia y consistencia del saldo contable a 31 de diciembre de
2015, de la cuenta deudores mediante la revisión de los soportes de
comprobantes contables, la conciliación de los recursos administrados por el
MHCP, según lo establecido en los decretos 2785 de 2013 y 1780 de 2014,
reglamentarios en lo referente al SCUN y procedimientos establecidos al respecto;
adicionalmente la inclusión de los recursos del Fondo de Notarios y Fondo de
Vivienda y Pensiones con representatividad del 42%, sobre el saldo total de la
cuenta.
Con respecto a la cuenta de Intangibles se verificó su reconocimiento, soportado
en los conceptos técnicos del área de tecnología, así como las amortizaciones en
cuanto a su cálculo, registro y revelaciones; la SNR ajustó dicha cuenta en
aceptación de hallazgo de auditoría de la CGR de la vigencia 2014.
En cuanto a Cuentas por pagar, Pasivos Estimados y Otros Pasivos, de forma
aleatoria se revisó la existencia de los saldos a 31 de diciembre de 2015, a través
de la verificación de los soportes de los comprobantes contables y cruces de
información con áreas relacionadas (tesorería, jurídica, presupuesto, entre otras).
A nivel patrimonial según la muestra, se evaluó su consistencia frente al hecho de
incluir el patrimonio de los Fondos administrados, así como su efecto en el
resultado del ejercicio.
3.1.3.1 Macroproceso: Gestión Financiera, Presupuestal y Contable
Procesos: Realidad Económica y Jurídica de la Contabilidad y Revelación de los
estados contables
Evaluación de los estados contables
Opinión de los estados contables: Negativa.
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83
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
En nuestra opinión, los estados contables de la SNR, no presentan
razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la SNR,
al 31 de diciembre de 2015, así como los resultados de las operaciones por el año
terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por
la autoridades competentes y los principios de contabilidad prescritos por la
Contaduría General de la Nación.
Los errores e inconsistencias encontradas, corresponden a sobreestimaciones por
$384.304'825.738,89, que soportan la opinión negativa y representan el 39% del
total del activo.
La opinión sobre los estados contables de la SNR para el año 2015, cambió con
relación al año 2014, en el cual se emitió opinión con salvedades.
Los hallazgos que soportan la opinión son los siguientes:
Hallazgo No. 13: Fondos administrados en Estados Contables
La SNR, administra el Fondo de Notarios y el Fondo de Vivienda y Pensiones de
acuerdo con la siguiente normatividad: Respecto al Fondo de Notarios, atiende lo
expresado en el Decreto Ley 1672 de 1997 del 27 de junio de 1997" y el Decreto
1987 de 199744; respecto al Fondo de Vivienda y Pensiones, lo indicado en el
Decreto 1668 de 199745.
De la normatividad antes citada, se establece la destinación específica de los
recursos de los dos fondos mencionados, la función de administración de la SNR
"a través de un sistema especial de manejo de cuentas", aspectos establecidos
legalmente, sin que la simple administración de dichos recursos genere para la
"Por el cual se suprime el Fondo Nacional del Notariado "Fonanot" y se ordena su liquidación, estableció:" ARTICULO 5o.
TRASPASO DE BIENES. Los recursos actualmente destinados a mejorar las condiciones económicas de los Notarios de
insuficientes ingresos, a la capacitación de los Notarios y a la divulgación del Derecho Notarial, de que trata el artículo 11 de
la Ley 29 de 1973 y concordantes, serán administrados por la Superintendencia de Notariado y Registro a través de un
fondo o un sistema especial de manejo de cuentas, sin personería jurídica, estructura administrativa ni planta de personal
propia. (...)"
14 Por el cual se adoptó la reglamentación para liquidación del Fondo Nacional del Notariado ''Fonanot" en liquidación,
establece en su ARTÍCULO 17. "DE LOS RECURSOS. (...) continuarán recaudándose en el fondo que administrará la
Superintendencia de Notariado y Registro, en los mismos términos fijados por los Decretos 371 y 1681 de 1996 y se
destinarán exclusivamente para mejorar las condiciones económicas de los notarios de insuficientes ingresos a la
capacitación de los mismos y a la divulgación del derecho notarial. "(Subrayado fuera de texto).
44 Por el cual se suprime el Fondo de Previsión de Notariado y Registro ''Fonprenor" y se ordena su liquidación, establece:
ARTICULO 7o. "FINANCIACION DE VIVIENDA. Los recursos destinados a la financiación de vivienda para los afiliados al
Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro "Fonprenor" en liquidación serán administrados por la Superintendencia
de Notariado y Registro, a través de un fondo o sistema especial de manejo de cuentas sin personería iurídica ni
estructura administrativa ni planta de personal propia. ARTICULO 80. RECURSOS. (...), pasarán al fondo administrado por
la Superintendencia de Notariado y Registro de que trata el articulo anterior sin perjuicio de las normas legales sobre la
materia." (Subrayado fuera de texto).
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CONTRALORÍA
oa
GENERAL
LA REPÚBLICA
SNR, derechos y/u obligaciones que afecten su Situación Financiera, Económica,
Social y Ambiental.
El Régimen de Contabilidad Pública (RCP), adoptado mediante la Resolución 354
de 2007 (RCP), en su Libro II Manual de Procedimientos, título III ,estipula:
"Procedimiento relativo a los Estados, Informes y Reportes contables", Capítulo III
Procedimiento Relacionado con las Formas de Organización y Ejecución del Proceso
Contable, establece: "Numeral 12 "Entidades Contables Públicas que Administran Fondos
Cuentas y/o Fondos Especiales y/o Cuentas especiales (...) La administración del
proceso contable en la entidades contables públicas que administran fondos cuentas y/o
fondos especiales y/o cuentas especiales se caracteriza por aspectos tales como:
a) Es una entidad contable pública que desarrolla su proceso contable integrado,
pero con la identificación plena y suficiente de las actividades v de los recursos de
los fondos o cuentas que administra.
(••9
e) Si existen relaciones contables al interior de la entidad contable pública y los
fondos o cuenta que administra, la entidad contable pública debe estructurar un
procedimiento interno para el manejo administrativo de estas relaciones, pero el
reconocimiento contable de estas operaciones administrativas debe estar en
concordancia con lo definido en el Régimen de Contabilidad Pública y en ningún
momento se constituye en operaciones recíprocas a reportar a la Contaduría
General de la Nación."
Adicionalmente establece:
"Numeral 13: FORMAS ALTERNATIVAS DE
ORGANIZACIÓN CONTABLE. En la aplicación y definición de las situaciones particulares
relacionadas con la organización del proceso contable en la entidad contable pública,
pueden presentarse situaciones específicas en donde una entidad contable pública
puede reunir aspectos o elementos de las diferentes situaciones planteadas y que por
ello, sea necesario determinar con precisión la forma de organizar el proceso. En este
caso, es necesario que la entidad contable pública defina con la Contaduría General de la
nación el esquema contable a aplicar en la organización del proceso contable y en el
reporte de la información" (Subrayado y negrilla fuera del texto).
Por su parte es de tener en cuenta lo estipulado en el RCP, en su Libro I
correspondiente al Plan General de Contabilidad pública46, en su TÍTULO I.
CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO DEL SECTOR PÚBLICO COLOMBIANO,
CAPÍTULO ÚNICO: '62. El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la
realidad económica y iurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de
recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación
cronológica y conceptual de la contabilidad (...).".
"8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA 116. Registro. Los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y
45
Adoptado mediante la Resolución 355 de 2007.
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85
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento con
independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública,
con base en la unidad de medida (...) 122. Revelación. Los estados, informes y reportes
contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la
entidad contable pública así como los resultados del desarrollo de las funciones de
cometido estatal por medio de la información contenida en ellos; la información adicional
que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la
realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida en el cuerpo
de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada por medio de notas."
(Subrayado y negrilla fuera del texto).
Así como el: "TÍTULO II. SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA
.CAPÍTULO ÚNICO, así: "9.1.1 Normas técnicas relativas a los activos 141. Noción. Los
activos son recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos como
consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan un potencial de
servicios o beneficios económicos futuros a la entidad contable pública en desarrollo de
sus funciones de cometido estatal. (...) 9.1.2 Normas técnicas relativas a los pasivos 202.
Noción. Los pasivos corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad
contable pública, derivadas de hechos pasados de las cuales se prevé que representarán
para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o
beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal. (...)
9.1.3 Normas técnicas relativas al patrimonio 240. Noción. El patrimonio comprende el
valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas las
obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal. (...) 9.1.4 Normas técnicas
relativas a las cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental 260. Noción.
Las cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental comprenden los
ingresos, gastos y costos en que incurre la entidad contable pública en desarrollo de sus
funciones de cometido estatal y reflejan el resultado de la gestión, en cumplimiento de las
actividades ordinarias realizadas durante el periodo contable (...) 9.1.4.1 Ingresos 264.
Noción. Los ingresos son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad
contable pública susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo
contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en
forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de
carácter extraordinario. 9.1.4.2 Gastos 282. Noción. Los gastos son flujos de salida de
recursos de la entidad contable pública susceptibles de reducir el patrimonio público
durante el período contable bien sea por disminución de activos o por aumento de
pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo
de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter
extraordinario
(...)
9.3.1 Estados contables básicos 365. Noción. Los estados contables básicos constituyen
las salidas de información del SNCP, de conformidad con las necesidades generales de
los usuarios, y presentan la estructura de los activos pasivos, patrimonio, ingresos,
gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha
determinada o durante un período, según el estado contable que se trate, con el fin de
proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los
resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos.(...) 9.3.1.1
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86
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Balance general 367. Noción. El Balance general es un estado contable básico que
presenta en forma clasificada resumida y consistente la situación financiera económica
social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a
una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la
situación del patrimonio. 9.3.1.2 Estado de actividad financiera, económica, social y
ambiental 372. Noción. Es un estado contable básico que revela el resultado de la
actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública con
base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de
cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período
determinado.".(Subrayado fuera de texto).
Por deficiencias en el registro, preparación y presentación de los Estados
Contables de la SNR, se evidencia el reconocimiento de las operaciones,
correspondientes a los Fondos de Notarios y de Vivienda y Pensiones como
propias de la SNR, de modo tal que los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos de dichos fondos se presentan como mayor valor de dichos conceptos en
los Estados Contables de la SNR, respecto a las partidas que se enuncian en el
Cuadro Efecto Estados Contables.
La situación evidenciada genera sobreestimación de los rubros de los Estados
Contables de la SNR, desconfigurando la realidad financiera y económica de la
SNR en la presentación de sus Estados Contables, y pone de manifiesto la
inobservancia a lo establecido en RCP en sus libros I PGCP y II Manual de
Procedimientos, en los criterios inicialmente citados.
A continuación se relacionan las sobreestimaciones y subestimaciones
establecidas:
Cuadro N° 23 Efecto Estados Contables
Efecto Presentación de conlabIlliaCi6n Fondos administrados(Notarios y VIVIendal en
Balance General de la Superintendencia de Notariado yRegistroa 31 de diciembre de 2015
(Cifras en pesos)
2401
2425
2436
2505
SODRES11MACION
DESCPJPCION
ACTIVOS
DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
AVANCES VANTICIPOS ENTREGADOS
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION
OTROS DEUDORES
MUEBLES. ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
EOUIPOS DE COMUNICACION V COMPUTACION
DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
RESERVA FINANCIERAACTUARIAL
CARGOS DIFERIDOS
VALORIZACIONES
PASIVOS
ADOUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES
ACREEDORES
RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE
SALARIOS V PRESTACIONES SOCIALES
25.10
27.10
2720
2905
PENSIONES Y PRESTACIONES ECONOMICAS POR PAGAR
PROVSION PARA CONTINGENCIAS
PROVISION PARA PENSIONES
RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS
3
3.2 00
3 2 30
3240
PATRIMONIO
CAPITAL FISCAL
RESULTADOS DEL EJERCICIO
SUPERAVIT POR VALORIZACION
3.270
PROVISIONES, DEPRECIACIONES N'AMORTIZACIONES (DB)
CODICO
1. 10
1420
1 4.20
1.4.70
1 865
6.70
1 6.85
1.901
1910
1999
VIR
$383.245.818.028,78
$10.483 052 820.08
$106 500 000 00
$220.703 271 035 82
$20.596 928 763.80
$745 102 00
$46.407 280 00
-$47.15238200
$121.830.036 26623
$404 036 260 23
$9 121 992 883 59
$98.442.718.508,53
$193 764 141,97
$52.794.79000
$177 444 473.00
$0,00
$841012.09401
$0,00
$96.034 300 781.34
$1.143 403 31021
$274.642.489.028,213
$297.062 216 207.65
-$31.527 247.29652
$9.12199288359
-$14.47276644
Elaboro Equipo Auditor
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De la situación evidenciada se tiene que por mandato legal la SNR debe asumir la
administración de los recursos del Fondo de Notarios y el Fondo de Vivienda y
Pensiones y que éstos deben manejarse en cuentas separadas de los estados
contables, así como destinarse a los fines específicos que determina la
normatividad, sin que puedan utilizarse en el desarrollo de las funciones de
cometido estatal de la SNR y/o se pueda evidenciar que de ellos surja un potencial
de servicios o beneficios económicos para la SNR, al punto que si en un futuro la
administración de los fondos en mención fuese delegada a otra entidad o se
liquidasen, el traslado de dichos recursos o la liquidación del Fondo no implicaría
cambio alguno para la situación financiera, económica, social y ambiental de la
SNR.47
La CGR evidenció como efecto adicional, que el documento CONPES 3845 del 2
de octubre de 2015 estableció transferir a la Nación por concepto de Excedentes
Financieros de la SNR correspondientes a la vigencia 2014, la suma de
$87.220"290.621 constituidos al cierre de la vigencia 2015, para los cuales la SNR
remitió los Estados Contables con corte a 31 de diciembre de 2014, cuyo valor
patrimonial incluye al Fondo de Notarios y el Fondo de Vivienda y Pensiones, que
de acuerdo con la normatividad no debieron incluirse. Esta situación genera que el
cálculo de excedentes financieros para la SNR, al retirar del valor patrimonial lo
correspondiente a los dos Fondos administrados, varíe como se presenta en el
siguiente cuadro:
Cuadro 24 Efecto en el Cálculo de Excedentes Financieros (millones
CALCULO EXCEDENTE FINANCIERO
Patrimonio Capital y Patrimonio Institucional Incoporado
1
2
DIFERENCIA
Reservas y/o superavit
Excedente
por donación
Financiero/2014
3
(4)=(1)-(2)-(3)
$ 162.792
$ 117.776
$ 747.432
$ 466.864
$ 441.092
$ 176.629
$ 153.670
$ 110.793
$ 306.340
$ 290.235
$ 9.122
$ 6.983
Fuente.SIIF Nación II
Elaboró. Equipo Auditor.
Respuesta de la SNR:
"Con respecto a la observación de los Fondos Administrados en Estados Contables, me
permito exponer las siguientes precisiones.
El Régimen de Contabilidad Pública, en su Libro II Manual de Procedimientos, título III
"Procedimiento relativo a los Estados, Informes y Reportes contables", capítulo III
Procedimiento Relacionado con las Formas de Organización y Ejecución del Proceso
Contable, establece: "Numeral 12 "Entidades Contables Públicas que Administran Fondos
Cuentas y/o Fondos Especiales y/o Cuentas especiales en donde se indica la separación
47
La CGR no cuestiona el proceso contable integrado de la SNR, sino la identificación plena y suficiente de las actividades
y de los recursos de los fondos o cuentas que administra, es decir, el reconocimiento de las operaciones, correspondientes
a los Fondos de Notarios y de Vivienda y Pensiones.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLIGA
contable de estos recursos con los de la entidad que los administra, debe entenderse que
la organización del proceso contable es integrado, y que la responsabilidad frente a
la preparación de la información contable corresponde a la entidad contable, la cual
se debe observar y analizar integralmente como una sola entidad, sin perjuicio de la
preparación de informes o reportes específicos que los organismos de control o
administrativos puedan solicitar de los fondos cuentas o fondos especiales o
cuentas especiales para el cumplimiento de sus funciones (....)
a)
b)
c)
d)
(...) La administración del proceso contable en las entidades contables públicas
que administran fondos cuentas y/o fondos especiales y/o cuentas especiales se
caracteriza por aspectos tales como:
Es una entidad contable pública que desarrolla su proceso contable integrado,
pero con la identificación plena y suficiente de las actividades y de los recursos de
los fondos o cuentas que administra. (...)
Las actividades de preparación o elaboración de los estados, informes o reportes
contables es responsabilidad de la entidad contable pública, en donde de acuerdo
con la organización interna estará la dependencia encargada de la preparación de
la información contable pública para reportarla a los diferentes usuarios que la
requieran.
Los libros principales son únicos y están en cabeza de la entidad contable
pública, y en cuanto a la administración de los mismos se aplicara lo
definido en el Régimen de Contabilidad Pública.
Los Fondos Cuentas o Fondos Especiales o Cuentas Especiales tendrán los
libros auxiliares necesarios que soporten la preparación de informes o
reportes que soliciten los diferentes usuarios de la información, (...)
El Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y
la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto, en el Artículo 30
enuncia: "Constituyen fondos especiales en el orden nacional, los ingresos definidos en la
ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a
fondos sin personería jurídica creados por el legislador (L. 225/95, art. 27). Declarado
Exequible Sentencia Corte Constitucional 09 de 2002."
El Consejo de Estado, mediante la Sala de Consulta, a través del Consejero Ponente:
CÉSAR HOYOS SALAZAR, el 23 de mayo de 2002, manifestó: "Los fondos. El estatuto
orgánico de presupuesto - decreto 111 de 1996 - prevé en su artículo 30 los fondos
especiales en el orden nacional, como "los ingresos definidos en la ley para la prestación
de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería
jurídica creados por el legislador".
Antes, el decreto ley 3130 de 1968 había definido en su artículo 2°, los fondos como "un
sistema de manejo de cuentas de parte de los bienes o recursos de un organismo, para
el cumplimiento de los objetivos contemplados en el acto de su creación y cuya
administración se hace en los términos en éste señalados".
El artículo 11 del decreto 111 de 1996, incluye como componente del presupuesto
general de la Nación, en el presupuesto de rentas, los fondos especiales, y el 37 de la ley
42 de 1993 dispone que el presupuesto general del sector público está conformado por la
consolidación de los presupuestos general de la Nación y de las entidades
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89
CONTRALORÍA
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descentralizadas territorialmente o por servicios, de los particulares o entidades que
manejen fondos de la Nación, pero sólo con relación a dichos fondos y de los fondos sin
personería jurídica denominados especiales o cuenta creados por la ley o con
autorización de ésta.
Los Fondos Especiales y los sin personería jurídica se administran en la forma que
establezca la disposición legal que los crea.
La Superintendencia de Notariado y Registro, ha dado pleno cumplimiento a las
definiciones que dio el Consejo de Estado, en la citada consulta, por cuanto el Fondo de
Notariado es considerado una subunidad en el los Macroprocesos Contable y de Ingresos
(PCI — 12-04-00-003 SNR — Grupo Recaudo Notarial); este Fondo maneja sus registros
contables en forma independiente, donde existe separación contable de estos recursos.
"El Decreto 1672 de 1997, en su artículo 5°. TRASPASO DE BIENES. Los recursos
actualmente destinados a mejorar las condiciones económicas de los Notarios de
insuficientes ingresos, a la capacitación de los Notarios y a la divulgación del Derecho
Notarial, de que trata el artículo 11 de la Ley 29 de 1973 y concordantes, serán
administrados por la Superintendencia de Notariado y Registro a través de un fondo o un
sistema especial de mane¡o de cuentas, sin personería ¡urídica estructura administrativa
ni planta de personal propia. El traspaso definitivo de estos recursos, deberá estar
concluido antes del 31 de octubre de 1997. (El subrayado es nuestro) (...)
Siempre la Superintendencia de Notariado y Registro, ha dado cumplimiento de los
objetivos contemplados en el acto de la creación del Fondo, lo cual es completamente
verificable en la ejecución del presupuesto de gastos, que es previamente aprobado por el
Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado.
Igualmente, la Superintendencia, jamás ha utilizado los recursos del Fondo Cuenta
Especial de Notariado, para funciones de la Superintendencia de Notariado y Registro,
tanto así, que las contabilidades están plenamente definidas que es de la
Superintendencia y que es del Fondo.
Los recursos de los Fondos se manejan separadamente y se utilizan para los fines para
los cual fueron creados, de conformidad como lo exige el Régimen de Contabilidad
Pública, para lo cual se extracta del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF
Nación ll información financiera al 31 de diciembre de 2015, generados de los auxiliares
detallados así:
Nota: la SNR presentó anexo el detalle de los auxiliares de los dos Fondos Administrados.
CONCLUSION:
Del anterior detalle de las operaciones financieras de cada uno de los Fondos se
adjunta saldos y movimientos por PCI al 31 de diciembre de 2015, Ejecución
Presupuestal de Gastos e Ingresos, que reiteramos como se ha indicado al Grupo
Auditor está en concordancia con el Régimen de Contabilidad Publica en su numeral 12
(...)Los Fondos Cuentas o Fondos Especiales o Cuentas Especiales tendrán los
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ajCONTRALORÍA
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libros auxiliares necesarios que soporten la preparación de informes o reportes
que soliciten los diferentes usuarios de la información, (...)
Por lo que la Superintendencia de Notariado y Registro, en su proceso contable acata la
normatividad emitida por el Régimen de Contabilidad Publica definiendo su proceso
como Integrado, en el cual los fondos mencionados están definidos como Subunidades
en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, ya que es en el sistema
donde refleja la Organización del Proceso contable, donde presupuestalmente indica
como su ejecución de gastos e ingresos son efectuadas con el tratamiento de destinación
específica, situación que se refleja en las Dependencias físicas creadas para tal fin como
corresponden al Grupo del Fondo de Notarios y el Grupo de Vivienda y Pensiones
respectivamente, donde realizan sus operaciones en forma independiente, activos,
pasivos, ingresos y gastos son revelados en esta PCI Posición de Catalogo institucional
en forma independiente de conformidad con los respectivos soportes que generan su
gestión anual.
De esta forma la presentación de Estados Financieros es el producto del proceso de
integración como lo estable el RCP, dado que guarda las características de suministrar
información separada que permita a los usuarios analizar la revelación de estos hechos
en forma separada.
Adicionalmente la entidad solicito concepto a la Contaduría General de la Nación como
órgano rector del proceso contable de las entidades y mediante radicado No.
20164600010551 del 11 de abril de 2016 emitido por el Doctor Juan Guillermo Hoyos
Perez, Subcontador General de la Nación informa: "Una vez realizada la revisión de la
Doctrina Contable Publica de las ultimas 5 vigencias se determina que no existe
procedimientos diferentes a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y los
numerales 12 y 13 del capítulo III —Procedimiento Relacionado con las Formas de
Organización y Ejecución del proceso contable del Titulo III Procedimiento relativos a los
Estados Informes y Reportes contables?...)
Por otra parte y con el fin de ampliar el argumento del porqué, considera la SNR que el
proceso contable de integración adoptado por la Entidad no afecta la situación patrimonial
de los Fondos, se solicitó reunión con el Contador General de la Nación el 25 de abril en
las instalaciones de la Contaduría General de la Nación y como resultado de ella se
emitió el comunicado CGN No. 20164600011981 del 27 de abril de 2016, emitido por el
Subcontador de Centralización de la Información donde expresa: (...) "Me permito dar
alcance al oficio radicado con el numero CGN201600010551 del 11 de abril de 2016, con
el fin de precisar que la Superintendencia de Notariado y Registro debe realizar los
registros contables y presentación de los estados financieros de acuerdo a lo establecido
en el numeral 12 del capítulo III- Procedimiento Relacionado con las Formas de
Organización y Ejecución del Proceso Contable del Título III "Procedimiento relativos a los
Estados, Informes y Reportes contables del manual de Procedimientos Contables del
Régimen de Contabilidad Pública de la CGN."
Por otra parte en la evaluación no se presentan observaciones encontradas en las
Dependencias físicas, que soportan la gestión de los hechos económicos en cada uno de
los Fondos que pueda al equipo auditor inducir que la apreciación efectuada conlleve al
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
auditor a expresar "se evidencia el reconocimiento de las operaciones, correspondientes a
los Fondos de Notarios y de Vivienda y Pensiones como propias de la SNR"
Es importante anotar a la CGR que la organización y ejecución del proceso contable de la
SNR no varió del año 2014 Vs. 2015, con relación a los Fondos y estos han sido auditados
por la CGR como una sola Entidad Contable Publica, sin que se haya presentado ninguna
Sobreestimación y subestimación como se presenta en la observación de la CGR frente a los
Estados financieros Vigencia 2015. (Estados Financieros SNR vigencias 2009 a 2013 con
Dictamen Limpio y vigencia 2014 Dictamen con salvedades, una de las salvedades hizo
referencia a la depuración del Fondo de Pensiones y vivienda).
Es importante que el equipo auditor tenga en cuenta la seguridad jurídica de la información, en
razón a la consistencia de la información evaluada y que existen informes elaborados por la
CGR donde realizo una Auditoria Fiscal Especial vigencia 2012 y 2013 al Fondo Cuenta
especial de Notarios y donde plasma en sus conclusiones(...)" "Se observa que la
contabilidad del Fondo Cuenta se encuentra incluida dentro de la contabilidad de la
Superintendencia de Notariado y Registro por ser el Fondo un sistema especial de maneio de
cuentas que no cuenta con personería jurídica y estructura administrativa ni planta de personal
y esta administrado por dicha Superintendencia conforme a las normas establecidas" Además
incluye en otro de sus apartes (...)"Como resultado de la actuación especial adelantada al
Fondo o Sistema Especial de Maneio de Cuentas de los Notarios administrado por la
Superintendencia de Notariado v Registro, no se establecieron hallazgos en cumplimiento de
la gestión encomendada al Fondo".
Análisis de la Respuesta.
La normatividad citada en la respuesta de la SNR no permite concluir que los
activos, pasivos, patrimonio, costos y gastos de los Fondos Administrados, deban
ser considerados como un mayor valor de los activos, pasivos, patrimonio, gastos
e ingresos de la SNR, tal y como se comunicó en el hallazgo. Es decir, el régimen
contable citado no habilita a la SNR como administradora, para asumir que las
cuentas de los dos fondos deben sumarse a las correspondientes homólogas de
los estados contables de la SNR, impidiendo el reconocimiento propio de las
operaciones, correspondientes a los Fondos de Notarios y de Vivienda y
Pensiones. Cabe aclarar que el hallazgo de la CGR no cuestiona que la
organización del proceso contable de la SNR sea o no integrado con los Fondos,
ni que la preparación de la información contable de los mismos no corresponda a
la SNR. Lo que la CGR cuestiona es la inclusión de los recursos de los dos
Fondos Administrados como propios de la SNR al sumar en sus activos, pasivos,
patrimonio, gastos e ingresos.
En el análisis realizado a los Estados Contables de la SNR, no se evidencia la
separación de los recursos administrados por ésta, al punto que los ingresos y
gastos de los Fondos forman parte del cierre contable y por consiguiente de los
resultados del ejercicio. Cabe resaltar que independientemente de los medios
tecnológicos que se utilicen para llevar la contabilidad, la norma establece que se
debe garantizar que los Estados Contables de la SNR reflejen la realidad
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92
CONTRALOR IA
GENERAL DE LA FILPUBLICA
financiera, económica, jurídica y social propia y la de los recursos administrados,
situación que no sucede respecto a los Fondos analizados.
Respecto al argumento de la SNR: "Igualmente, la Superintendencia, jamás ha utilizado los
recursos del Fondo Cuenta Especial de Notariado, para funciones de la Superintendencia de
Notariado y Registro, tanto así, que las contabilidades están plenamente definidas que es de la
la CGR en la situación evidenciada, no objeta lo
referente a la utilización de los recursos de los Fondos, sin embargo lo referente a
que "(...) las contabilidades están plenamente definidas que es de la Superintendencia y que es
del Fondo", al evaluar los Estados Contables de la SNR, desde su presentación no
se evidencia que sea de la forma que asegura en su respuesta la SNR, al punto
que como se reitera, los ingresos y gastos de dicho fondo hacen parte de los
resultados del ejercicio reportado para la SNR.
Superintendencia y que es del Fondo."
En cuanto al detalle de las operaciones de los Fondos de Notarios y Vivienda y
Pensiones, sus saldos totales fueron tenidos en cuenta al evaluar las respectivas
subestimaciones y sobreestimaciones en el balance de la SNR, según se puede
evidenciar en el siguiente Cuadro:
Cuadro No 25. Determinación saldos
DETERMINACIÓN DE SALDOS DEL BALANCE GENERAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2015 DE LA SNR AL SACAR LOS RECURSOS INCLUIDOS DE LOS FONDOS
ADMINISTRADOS (Cifrasen pesos)
CÓDIGO
7
DESCRIPCIÓN
PATRIMONIO
BICE PRESENTADO
FONDO DE
SNR
NOTARIOS
FONDO DE VIVIENDA
747.431.714.880,75 192.567.231.021,43
113.772435.969,43
NUEVO SALDO
441.092047.589,89
52
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
74]431.714.880,75 192.567.231.021,43
113.772.435.969,43
441092047.889,89
3208
466.560.954.196,92 193.856.916.471,29
96.378.297.898,42
176.325.739.827,21
466 560 954 196,92 193.856 916.471,29
96378297.89842
176.325.739.827,21
320801
CAPITAL FISCAL
Capital fiscal
520801001
Capital fiscal
520801002
Resultados del elercicio
520801003
Patrimonio mstducional incorporado
520801004
Provisiones, agolamienlo, depreciaciones y amortizaciones Oh)
-819.600 847.946,47 204.978.595 730,27
1.312.381.697.877,23
-11.121.679 258,98
96 305.904.017.05 4.120.885.347.693.79
-2 043.233.879,52
1.325.546.611.015,73
-374372.239,11
-23.543.079.432,74
82645297,51
82.695.297,51
-23 917.451 671.85
520801006
Derechos condonados
-135.020.997,85
435.020.997,85
3 20801012
Traslados entre unidades, de una misma. entidad contable públicadondos
-499.045.488,35
-499.045.488,35
320801013
Traslados entre unidades, de una misma. entidad contable pública-bienes yservicios
3 2 08 01.016 Traslados entre unidades, de una n
-1.751.022 873,30
-1751022873,30
ni a, entidad contable pública-obligaciones
2 490 000 000.00
-2490000000,00
-1.289.685.449,86
8.290 236 982.24
119.345.589.502.85
-1.289.685.449,86
8290.236.982,24
119.345.589.502,85
162.791.966.466,38
0,00
9.121.992.883,59
153.669.973.582,79
94.373 103 200,44
0,00
8.818.757 157,59
85554346042,85
65418.595.496,34
0,00
303,235.726,00
65.115359.770,34
3.000.267.769,60
0,00
3.000.267.769,60
303.482.691,15
0,00
303.482.691,15
5230
RESULTADOS DEL EJERCICIO
126 346.141 035,23
523001
Utilidad e excedente del ejercicio
126.346.141.035,23
5240
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN
324052
Terrenos
324062
ir
324077
Edificaciones
5255
PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO
525525
Bienes
325531
Bienes de uso permanentesin rontaprestacidn
Otros acliams
8.992.691,15
8.482.691,15
295000.000,00
295.000.000,00
3270
PROVISIONES. DEPRECIACIONES YAA/ORTIZACIONES (DB)
-8.570.829.508,93
-18091794,82
-8.552.737.714,11
527003
Depreciación de propiedades, planta y equipo
-8.569.218768,39
-18.091.794,82
-8.551.126.973,57
327004
Amortización de propiedades, planta ¿ equipo
-1.610.740,54
Fuente
-1.610.740,54
Nación II
Elaboro.Equipo Auditor
Respecto de los oficios que sobre el tema ha remitido la Contaduría General de la
Nación (20164600010551 de 11 de abril de 2016 suscrito por el subcontador de
centralización de la información de la CGN y alcance dado mediante radicado
CNG No. 20164600011981 de 27 de abril de 2016 suscrito por el mismo
funcionario), que coinciden con el concepto previamente enviado por dicha entidad
a la comisión de auditoría de la CGR ante la SNR (20164600008801 de 17 de
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93
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
marzo de 2016), se evidencia el énfasis a través de subrayas en el texto de la
normatividad existente respecto a:
"C..) a) Es una entidad contable pública que desarrolla su proceso contable integrado,
pero con la identificación plena y suficiente de las actividades y de los recursos de los
fondos o cuentas que administra. (...)
(...) e) Si existen relaciones contables al interior de la entidad contable pública y los
fondos o cuenta que administra, la entidad contable pública debe estructurar un
procedimiento interno para el manejo administrativo de estas relaciones, pero el
reconocimiento contable de estas operaciones administrativas debe estar en
concordancia con lo definido en el Régimen de Contabilidad Pública y en ningún momento
se constituye en operaciones recíprocas a reportar a la Contaduría General de la Nación."
Adicionalmente establece: "Numeral 13: FORMAS ALTERNATIVAS DE ORGANIZACIÓN
CONTABLE
(...) En la aplicación y definición de las situaciones particulares relacionadas con la
organización del proceso contable en la entidad contable pública, pueden presentarse
situaciones especificas en donde una entidad contable pública puede reunir aspectos o
elementos de las diferentes situaciones planteadas y que por ello, sea necesario
determinar con precisión la forma de organizar el proceso. En este caso, es necesario que
la entidad contable pública defina con la Contaduría General de la nación el esquema
contable a aplicar en la organización del proceso contable y en el reporte de la
información" (Subrayado y negrilla fuera del texto).
De los argumentos evaluados surge claridad en cuanto a que los recursos de los
Fondos administrados no son propiedad de la SNR y, por tanto, no puedan afectar
la situación financiera, económica, social y ambiental de la misma, por lo que
deben estar claramente reconocidos de acuerdo con su naturaleza de
administrados.
Adicionalmente, la normatividad contable establece la noción de los elementos de
los Estados Contables, en la cual no se enmarca que los recursos administrados
estén ubicados como mayor valor de los activos, pasivos, ingresos y gastos de la
SNR en los estados contables, por las siguientes razones:
1. A nivel de activos de los recursos administrados no "se espera que fluya un
potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad
contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal." (...)
2. A nivel de pasivos, los pasivos de los Fondos administrados no son
"obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, (...), de las
cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de
recursos que incorporan un potencial de se/vicios o beneficios económicos,
en desarrollo de las funciones de cometido estatal. (...)
3. A nivel de patrimonio, el patrimonio de los fondos administrados no
"comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y
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94
CONTRALORÍA
oa
GENERAL
LA REPLIELICA
derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de
cometido estatal.", de la SNR. (Subrayado y negrilla fuera del texto).
Respecto al informe de actuación especial de fiscalización CGR-DVF-CDGPIF de
octubre de 2013, vigencia 2012 y primer semestre 2013, que cita la SNR en su
respuesta, se evidencia que la actuación especial fue "enfocada al recaudo y la
ejecución de los ingresos y gastos del Fondo o Sistema de Manejo de Cuentas de los
Notarios por la vigencia 2012 (...)".
En dicho informe en las conclusiones y resultados de la actuación especial se
expresó: "se observa que la contabilidad del Fondo Cuenta se encuentra incluida dentro
de la contabilidad de la Superintendencia de Notariado y Registro, por ser el Fondo un
sistema especial de manejo de cuentas que no cuenta con personería jurídica, estructura
administrativa ni planta de personal y está administrado por dicha Superintendencia
conforme a las normas establecidas." Sin embargo, en dichas actuaciones no se
.analizó la inclusión de los activos, pasivos y patrimonio, gastos e ingresos de los
Fondos administrados en las mismas cuentas de la SNR.
Respecto al efecto adicional que enuncia el hallazgo, dicha situación fue
comunicada en el proceso auditor como un hallazgo separado. Sin embargo,
realizado el análisis de los argumentos presentados por la SNR, se procedió a
consolidarlo como un efecto de la situación principal planteada sobre la
Administración de los Fondos en Estados Contables, manteniendo la causa,
hecho, criterio comunicados.
Finalmente no se desvirtúa el hallazgo planteado y se mantiene en el informe de
auditoría.
Hallazgo No. 14 Causación Gastos de Viaje - ViáticosEl Régimen de Contabilidad Pública (RCP)48, en su Libro I correspondiente al Plan
General de Contabilidad pública49, establece, en su TÍTULO I.
CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO DEL SECTOR PÚBLICO COLOMBIANO,
CAPÍTULO ÚNICO: "62. El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la
realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de
recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación
cronológica y conceptual de la contabilidad (...).". "(Subrayado fuera del texto).
A su vez establece: 8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA 116. "Registro.
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de
manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la
entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (...) Devengo o Causación.
48 Adoptado mediante la Resolución 354 de 2007.
"Adoptado mediante la Resolución 355 de 2007
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95
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el
momento en que sucedan con independencia del instante en que se produzca la
corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se
efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación
originada por el hecho incida en los resultados del período." 118. Asociación. El
reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la
ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados
con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. (...) 120. Prudencia.
(...) Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre
durante el período contable sino también los potenciales, desde cuando se tenga
conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo
origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. (...) Cuando existan
diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe
optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los
ingresos o de subestimar los pasivos y los gastos. (...)"
(Subrayado fuera del texto).
La Resolución 3025 del 16 de marzo de 20155°, estableció: "CUMPLIDO DE
COMISIÓN O CERTIFICADO DE PERMANENCIA: Documento expedido por la autoridad
competente del lugar de destino de la comisión, idóneo para la legalización de la comisión
de servicio (...) El aplazamiento, modificación, suspensión, cancelación y toda novedad
que afecta la comisión aprobada deberá informarse por escrito con dos (2) días hábiles de
anticipación a aquel en que debía iniciarse al Coordinador del Grupo de Viáticos y Gastos
de Viaje. En caso de requerirse prórroga, ésta surtirá el mismo procedimiento de la
comisión inicial. Si ya se hubieren pagado los viáticos y gastos de viaje éstos deberán
reintegrarse a la cuenta que para el efecto establezca la entidad. El Coordinador del
Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje proyectará las resoluciones de aprobación,
aplazamiento, modificación, suspensión, cancelación y reintegros de las comisiones
proferidas
(...) ARTÍCULO SÉPTIMO: De la legalización de las comisiones: La legalización de las
comisiones de servicio autorizadas y de los viáticos y gastos de viaje generados en su
cumplimiento, deberá efectuarse dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de su
terminación. El reintegro o devolución de viáticos y gastos de viaje deberá efectuarse
dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su abono en cuenta.
(...) ARTÍCULO OCTAVO: Requisitos para la legalización: La comisión de servicios se
legalizará presentando ante el Coordinador del Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje una
constancia de permanencia o cumplido de comisión (...)". (Subrayado fuera del texto).
Por deficiencias en la legalización de gastos de viaje, se evidencia que la
Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) a 31 de diciembre de 2015,
presenta como anticipos por gastos de viaje en la cuenta 142011 Avances para
viáticos y gastos de viaje por $134'313.116,50, respecto a los cuales de acuerdo a
lo reportado por la SNR, correspondían a:
5° Por la cual se reglamenta el procedimiento para la aprobación de comisiones de servicio en la Superintendencia de
Notariado y Registro.
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CONTRALORÍA
GENERAL OE LA REPVBLICA
Cuadro N° 26
Estado a 31 de Diciembre de 2015 de Comisiones de Servicio registradas en la Cuenta 142011 (Cifras en pesos)
ESTADO COMISIÓN
EFECTUADAS EN 2015 SIN LEGALIZAR
VALOR
$126.191.531
N° DE
FECHA MAS
COMISIONES
ANTIGUA
Apróx. 180
EFECTO
Enero de 2015 Subestimación Gasto 5211
Fuente. Superintendencia de Notariado y Registro
Elaboró. Equipo Auditor
La situación evidenciada en inobservancia con lo establecido en la normatividad
enunciada, generando sobrestimación en la cuenta 1420 Avances y Anticipos
Entregados por $126"191.531 y subestimación en la cuenta 5211 Generales por
$126"191.531.
Respuesta de la SNR:
"Con respecto a lo que refiere la CGN que (...) por deficiencias en la legalización de
gastos de viaje, la SNR a 31 de diciembre de 2015 presenta como anticipo en la cuenta
142011 Avances para viáticos y gastos de viaje la suma de $134.313.116,50, respecto de
los cuales $126.191.531 corresponden a comisiones efectuadas en 2015 sin legalizar;
(...) razón por la cual la Contraloría considera una sobreestimación en la cuenta 1420 y
subestimación en la cuenta 5211 Generales.
Al respecto la Entidad manifiesta: Que la cuenta "Avances y Anticipos" registra los
valores entregados para viáticos y gastos de viaje que están pendientes de legalización;
se debita con el valor de los dineros entregados como avances y se acredita con la
legalización de dichos avances cuando el comisionado ha cumplido su comisión o con el
valor de las devoluciones de dichos anticipos, en caso que la comisión no se logre
cumplir; por lo tanto, no es posible llevar al gasto los valores que se encuentren en estas
condiciones hasta que exista la certeza de la legalización de la comisión o en su defecto
el reintegro si no se llevó a cabo.
En otras palabras, el hecho económico revelado a 31 de diciembre de 2015 es el real ya
que corresponde al reporte entregado por el Grupo de Comisiones y Viáticos de la
entidad, dependencia que recibe y descarga las legalizaciones que presentan los
comisionados, así como los reintegros.
Cabe aclarar que este hecho económico ha sufrido ajustes en el primer trimestre del año
2016 a medida que son entregadas al Grupo las legalizaciones o reintegros y éstos de
igual manera han sido reportados al Grupo de Contabilidad para lo de su competencia.
Por otro lado, es menester mencionar que este valor ($126.191.531) sin legalizar con
corte a 31 de diciembre de 2015 representa tan solo el 6% de la totalidad de las
comisiones ordenadas y canceladas durante dicha vigencia, situación que denota una
gestión favorable del proceso y que la falta de legalización no es el habitual denominador.
Además es importante resaltar que la CGR en la auditoria efectuada en la vigencia de
2014 observo que (...) Que la entidad durante la vigencia auditada, no registro
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97
CONTRALORÍA
GENERAL DE
LA REPÚBLICA
contablemente los valores entregados en calidad de anticipos para viáticos que están
pendientes de legalización de conformidad con los lineamientos establecidos en el
Régimen de Contabilidad Pública. (...). Para lo cual la SNR para el cierre de los Estados
Financieros del 2015, fue tenida en cuenta la observación realizada y revelo en la cuenta
de Avances y Anticipos entregados la situación real de la Entidad y ajusto sus políticas
contables versión 5, frente a la legalización de viáticos la cual determina:
"Los viáticos entregados a los funcionarios de la entidad, para comisiones de servicios
deberán ser legalizadas de acuerdo a las políticas de la SNR, en el evento en que los
funcionarios hagan caso omiso a la legalización de los viáticos y existan a cierre de la
vigencia valores sin legalizar, el grupo de viáticos, presentaran un informe al grupo
de contabilidad de los funcionarios que se encuentren pendientes de legalizar. Con
el fin de hacer la respectiva revelación y registro contable en la Subcuenta Avances
para viáticos y gastos de viajes para mostrar la situación actual."
Por consiguiente el registro contable revela la situación, está dentro de sus políticas
contable y registra en sus Estados Financieros los hechos económicos ajustados a la
realidad, por lo que considera que no se presenta la sobreestimación y subestimación
planteada, al contrario armoniza el registro con la situación de la Entidad, para lo cual se
adjunta observación del 2014 y ajuste a la política contable".
Análisis de la respuesta:
El grupo auditor en análisis a la respuesta anterior establece:
Respecto a la afirmación de la SNR: "la cuenta "Avances y Anticipos" registra los
valores entregados para viáticos y gastos de viaje que están pendientes de legalización;
se debita con el valor de los dineros entregados como avances y se acredita con la
legalización de dichos avances cuando el comisionado ha cumplido su comisión o con el
valor de las devoluciones de dichos anticipos, en caso que la comisión no se logre
cumplir" no se está objetando en el hallazgo la definición contable.
Sin embargo, respecto a: "no es posible llevar al gasto los valores que se encuentren en
estas condiciones hasta que exista la certeza de la legalización de la comisión o en su
defecto el reintegro si no se llevó a cabo. En otras palabras, el hecho económico revelado
a 31 de diciembre de 2015 es el real ya que corresponde al reporte entregado por el
Grupo de Comisiones y Viáticos de la entidad, dependencia que recibe y descarga las
legalizaciones que presentan los comisionados, así como los reintegros"; la CGR reitera
que la doctrina contable sobre el principio de Devengo o Causación ha
establecido lo siguiente:
(...) Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el
momento en que sucedan (...) El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos
y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los
resultados del período (.4"
De lo anterior se concluye que las comisiones de servicio que se ejecutaron en
2015, según lo reportó el Grupo de Comisiones y Viáticos de la SNR, vigencia en
que sucede el gasto, a partir del soporte exigido para su legalización, que son las
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98
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
certificaciones de cumplido que se emiten simultáneamente a la realización de las
mismas, generan el deber de registrarlas como gasto, siendo importante tener en
cuenta que si bien los soportes de dichos cumplidos no fueron acopiados y
entregados a contabilidad, si reposaban en manos de cada uno de los funcionarios
y/o contratistas que fueron comisionados, siendo responsabilidad de la
administración el control que garantice la conciliación de información entre las
diferentes áreas de la SNR.
Lo anterior si se tiene en cuenta que los gastos programados en las comisiones de
servicio evidenciadas corresponden a viáticos, que según la reglamentación
interna se entienden legalizados con la constancia de permanencia o cumplido de
comisión.
Sobre la afirmación: "es menester mencionar que este valor ($126.191.531) sin
legalizar con corte a 31 de diciembre de 2015 representa tan solo el 6% de la
totalidad de las comisiones ordenadas y canceladas durante dicha vigencia,
situación que denota una gestión favorable del proceso y que la falta de
legalización no es el habitual denominador" no corresponde a esta auditoría
determinar umbrales de cumplimiento que sean aceptables, o que denoten una
determinada gestión. sino lo que corresponde es observar en este informe los
hechos que reflejan un incumplimiento a la norma contable.
Finalmente, respecto a la afirmación: "la SNR para el cierre de los Estados Financieros
del 2015, fue tenida en cuenta la observación realizada y revelo en la cuenta de Avances
y Anticipos entregados la situación real de la Entidad y ajusto sus políticas contables
versión 5, frente a la legalización de viáticos (...)Por consiguiente el registro contable
revela la situación, está dentro de sus políticas contable y registra en sus Estados
Financieros los hechos económicos ajustados a la realidad, por lo que considera que no
se presenta la sobreestimación y subestimación planteada, al contrario armoniza el
registro con la situación de la Entidad, para lo cual se adjunta observación del 2014 y
ajuste a la política contable" se considera lo siguiente:
•
•
Sobre las acciones emprendidas respecto al hallazgo de la CGR en la auditoria
efectuada en la vigencia de 2014, éstas serán objeto de seguimiento a través
del plan de mejoramiento.
A la luz de la normatividad citada, se requiere reflejar la realidad financiera,
económica y social de las operaciones, frente a la ocurrencia del hecho como
se comentó anteriormente.
En consideración a los argumentos expuestos, en los cuales no se desvirtúa lo
planteado, el hallazgo se mantiene en los términos en que fue comunicado.
Hallazgo No 15 Provisión para Contingencias
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99
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUDLICA
En Notas a los Estados Contables de carácter específico a 31 de diciembre de
2015, la SNR revela : "(...) 271005- PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS-LITIGIOS:
Este valor corresponde a una estimación realizada por la Oficina Asesora Jurídica de la
entidad, para atender obligaciones derivadas de fallos adversos, como consecuencia de
demandas instauradas en contra de la SNR, y se establece la provisión del 100% sobre
procesos fallados en contra de la entidad en primera instancia(...)" (Subrayado fuera de
texto).
Al respecto, el Régimen de Contabilidad Pública (RCP)iII, establece en su Libro II
Manual de procedimientos(2],"CAP/TULO V.PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL
RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES,LAUDOS
ARBITRALES, CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES Y EMBARGOS DECRETADOS Y
EJECUTADOS SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS. 3. RECONOCIMIENTO DE
OBLIGACIONES. (...)Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral o conciliación
extrajudicial, la entidad contable pública procede al registro del crédito judicialmente
reconocido como pasivo real. En este sentido, la entidad verifica el valor provisionado con
respecto al de la sentencia, laudo arbitral o conciliación extrajudicial, teniendo en cuenta
las siguientes situaciones:
a)Si el valor liquidado es igual al pasivo estimado, registra un débito a la subcuenta
271005-Litigios o 271015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos, según
corresponda, de la cuenta 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la
subcuenta 246002-Sentencias o 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales,
de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES b) Si el valor liquidado es mayor al pasivo
estimado se debita la subcuenta 271005-Litigios 271015-Mecanismos alternativos de
solución de conflictos, de la cuenta 2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y se
acredita la subcuenta 246002-Sentencias o 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones
extrajudiciales, de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES.(...) c) Si el valor liquidado es
menor al pasivo estimado se debita la subcuenta 271005-Litigios o 271015- Mecanismos
alternativos de solución de conflictos, de la cuenta 2710-PROVISIÓN PARA
CONTINGENCIAS y se acredita la subcuenta 246002-Sentencias ó 246003-Laudos
arbitrales y conciliaciones extrajudiciales de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES.(...)
(...) 5. SENTENCIA ABSOLUTORIA O A FAVOR DE LA ENTIDAD CONTABLE
PÚBLICA. En el evento en que la sentencia definitiva exima de responsabilidad a la
entidad contable pública demandada deben ajustarse las cuentas afectadas durante el
proceso, ya sea cancelando las cuentas de orden o los pasivos estimados, según
corresponda. (...)
(...) Si los registros se han realizado en el pasivo estimado y las causas que originaron las
controversias desaparecen o se conoce el fallo a favor, en el mismo período contable, se
debita la subcuenta 271005-Litigios ó 271015- Mecanismos alternativos de solución de
conflictos, de la cuenta 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y se acredita la
subcuenta 531401-Litigios ó 531411-Mecanismos alternativos de solución de conflictos,
in Adoptado mediante la Resolución 354 de 2007.
Adoptado mediante la Resolución 355 de 2007.
(21
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
de la cuenta 5314-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS, según corresponda. De lo
contrario, el registro crédito será a la subcuenta 4810108-Recuperaciones, de la cuenta
4810-EXTRAORDINARIOS."(Subrayado fuera de texto).
Resolución 357 del 23 de Julio de 200813i,"3.8. Conciliaciones de información. Deben
realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y aiustar si a ello hubiere lugar, la
información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que
tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de
un proceso especifico. (...) "
Por deficiencias en la conciliación de información de las diferentes áreas de la
Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), se evidencia que a 31 de
diciembre de 2015 en la cuenta 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS,
permanecían registradas provisiones de procesos cuya demandada es la SNR,
con sentencia condenatoria de la siguiente forma:
Cuadro No. 27 Relación Procesos
RELACIÓN DE PROCESOS CON SENTENCIAS DEFINITIVAS CONDENATORIAS PARA LA SNR A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifra en peso )
No. DEL PROCESO
CALIDAD EN QUE CIUDAD ACTUAL DEL
.
ACTÚA LA ENTIDAD
PROCESO
2010-00237
DEMANDADO
2012-00177
DEMANDADO
2001-01333
DEMANDADO
2009-00290-01
DEMANDADO
2014-00002-00
DEMANDADO
2000-01638
DEMANDADO
2014-00177
DEMANDADO
2 ANTIOQUIA DEPARTAMENTO
5 BOGOTÁ D.C. DISTRITO CAPITAL
6 BOLÍVAR DEPARTAMENTO
5 BOGOTÁ D.C. DISTRITO CAPITAL
5 BOGOTÁ D.C. DISTRITO CAPITAL
871 SAN GILSANTANDER
CUANTÍA
ACCIÓN
PROVISIONADA
DEL PROCESO
FALLO O
SENTENCIA
INSTANCIA DEL FALLO
FECHA
EJECUTORIA
4 CONTENCIOSO
$39.623.594 2 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
28/01/2015
4 CONTENCIOSO
$32.489.001 3 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
20/02/2015
4 CONTENCIOSO
$81.239.481 2 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
03/03/2015
4 CONTENCIOSO
$100.000.000 2 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
jul-15
4 CONTENCIOSO
$192.100.000 2 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
14/08/2015
4 CONTENCIOSO
$190.895.241 2 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
11/09/2015
4 CONTENCIOSO
$5.677.161 2 EN CONTRA SEGUNDA INSTANCIA
02/11/2015
TOTAL
r
$642.024.478
Fuente. Superintendencia de Notariado y Registro.
Elaboró. Equipo Auditor
Las situaciones evidenciadas, en inobservancia a lo establecido en la normatividad
citada generan respecto al reconocimiento de obligaciones de la SNR, por
Sentencia definitiva condenatoria: Sobreestimación de la cuenta 2710 Provisión
para Contingencias por $642'024.478 y subestimación de la subcuenta 246002Sentencias de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES, por $642'024.478.
Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la
Contaduría General de la Nación.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
Respuesta de la SNR:
"Con respecto a que (...) Por deficiencias en la conciliación de información de las
diferentes áreas de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), se evidencia que
a 31 de diciembre de 2015 en la cuenta 2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS,
permanecían registradas provisiones de procesos cuya demandada es la SNR, con
sentencia condenatoria (....). La Superintendencia de Notariado y registro informa que al
31 de diciembre de 2015 respectivamente con la Oficina Asesora jurídica se estableció,
depuro y firmó la conciliación de los procesos jurídicos que se adelantan en contra de la
Entidad, siendo esta el área proveedora al Grupo de Contabilidad de la información a la
que se hace referencia, consecuente a esta situación los hechos económicos fueron
revelados en los Estados Financieros de la vigencia mencionada.
(...)Por otra parte, es importante precisar que no se realizó el traslado de estas
provisiones a la cuenta 2460-CREDITOS JUDICIALES, en razón que a pesar de la
instancia de los procesos mencionados, la SNR se encuentra en el proceso de
reclamación formal por parte del demandante, por lo que el registro contable de la cuenta
2710 Provisión para Contingencias a la cuenta 2460-RÉDITOS JUDICIALES, no es
procedente realizarlo hasta tanto se emita el acto administrativo correspondiente que
determine la certeza del pasivo real y los beneficiarios del mismo, es decir el registro
contable no fue RECLASIFICADO ya que no se contó el soporte idóneo para tal fin.
Análisis de la Respuesta
Partiendo de la definición de conciliar51 como: "2. tr. Hacer compatibles dos o más
cosas.", sin que se pueda llegar a ello previo acuerdo cada una de las partes, de lo
cual se evidenció conciliación firmada por las áreas administrativa y financiera,
jurídica, y contable de la SNR como se expuso en el hallazgo.
Con base en los argumentos expuestos la CGR concluye que la conciliación
firmada por la áreas se presenta el valor global de la provisión, mas no el estado
de cada una de los procesos provisionados; al contrastar con las Notas a los
Estados Contables a 31 de diciembre de 2015 tampoco se evidenció lo respectivo,
situación que demuestra deficiencias de las Notas frente a lo establecido en el
Régimen de Contabilidad Pública (RCP), Libro 1152, así: "CAPITULO V. (...) 10.
Revelación en Notas a los Estados Contables Debe revelarse en notas a los estados
contables lo siguiente: (...) d. El estado de los procesos", cabe precisar que la fecha de
la conciliación suministrada al equipo auditor es de fecha 30 de diciembre de
2015, sin que tenga alcance a 31 de diciembre de 2015.
Frente al argumento: "(...) la SNR se encuentra en el proceso de reclamación formal por parte
del demandante, por lo que el registro contable de la cuenta 2710 Provisión para Contingencias a
la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES no es procedente realizarlo hasta tanto se emita el acto
" Real academia Española, Diccionario de la lengua española.
52 Manual de procedimientos.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
retirado, trasladado y de cheques girados por la entidad contable pública, por diferentes
conceptos. 2- El valor de las notas débito expedidas por las entidades financieras por
conceptos tales como gastos bancarios, cheques devueltos y pagos de obligaciones
financieras. (...)"
Por deficiencias en la causación y ajuste de partidas conciliatorias, identificadas
como pagos, se evidencia que la SNR, mantuvo en la conciliación bancaria de la
cuenta Corriente 03136151082 Bancolombia, a 31 de diciembre de 2015, como
partidas conciliatorias "Notas Debito no registradas en libros", ciento once (111)
partidas, correspondientes a gastos plenamente identificados de la SNR, por
múltiples conceptos que ascienden a $788"540.674,47, los cuales efectivamente
salieron de la Cuenta bancaria, pero no fueron registrados en los libros contables.
La situación evidenciada en inobservancia con la normatividad citada inicialmente,
genera sobreestimación en la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras
por $500"646.471 y sobreestimación en la cuenta 2425 Acreedores por el mismo
valor.
Respuesta de la SNR:
"Frente a la sobreestimación en la cuenta 1110 Depósitos en instituciones financieras por
788.540.674.47 y subestimación de la cuenta del gasto, es importante informar a la CGR
que los procesos de la SNR se realizan a través de las cadenas presupuestales, las
cuales algunas fueron terminadas por el perfil pagador en el mes de enero del 2016,
quedando como partida conciliatoria a 31 de Diciembre del 2015, para lo cual la SNR no
podía realizar comprobantes manuales de cancelación de estos pasivos, hasta que no se
realice por el aplicativo SIIF la culminación de las cadenas extensivas, las cuales de
manera automática generan la cancelación del pasivo con el crédito a la cuenta
111005.
Por lo anterior se evidencia en el siguiente cuadro explicativo del presente oficio
(anexo), que no se presentó subestimación del Gasto, por cuanto contablemente quedo
revelado al momento de registrar la obligación año 2015 y respectivamente se constituyó
el pasivo, el cual fue cancelado en el mes de enero 2016 cuando se culminó la extensiva.
Dentro del total observado por la CGR por valor de $788.540.674.47,nos permitimos
aclarar, que las partidas más significativas que se encuentran como conciliatorias
ascienden a un valor de $500.646.471, que tienen afectación contable en la vigencia
2015, lo cual desvirtúa la sobreestimación por este valor en la cuenta Gastos, estas
partidas se resumen a continuación:
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
NO. DE
No.
ORDEN DE
NO. 0.P
OBLIGACIO
N PAG066
PAGO
PAG047
EXTENSIVA
CTA.
PAG 049
GASTOS
CTA.
PASIVO
VALOR
30427
55883
164120015
347376615
386716
396316
520201
520201
242535
242519
2.682.977,03
1.041.420,00
1108515
404893315
408013815
521115
242504
44.367.542,00
1097515
404896215
408013915
521115
242504
72.037.890,00
1097715
404899015
408014015
521115
242504
27.356.050,00
1004915
387688415
427716
520201
242535
49.021.386,00
1004915
403629815
428816
520201
242524
44.164.908,00
403564115
428216
242535
374.020,00
347375815
395516
242519
345664015
410116
425.800,00
437.667,00
296545215
406672115
408036415
429816
242522
242507
10797216
17305316
669015
521116
242518
242519
11.275,00
249.566.220,00
9.159.316,00
500.646.471,00
TOTAL
Además, se encuentran partidas conciliatorias por concepto de pagos no registrados en
el extracto, las cuales tienen relación con las partidas Notas debito no registradas en
libros y que se encuentran en proceso de depuración, toda vez que existen pagos
realizados por la Tesorería de la SNR que reúnen varias cadenas presupuestales y se
requiere un proceso de revisión de soportes de tesorería, máxime cuando los pagos
son atendidos por nivel central de las 198 oficinas de registro además de los
dos fondos.
La SNR está adelantando un proceso de depuración pormenorizada de cada uno de los
casos, el porcentaje depurado a la fecha de las partidas con corte al 31 de diciembre de
2015, obedecen a:
Las principales causas están relacionadas con el pago del enlace operativo (S01), en
especial en las vacaciones de los funcionarios que incluye el descuento por los dos
meses correspondientes al periodo laborado y de descanso.
Otros de los casos, obedecen a los impuestos regionales (ICA), a los que se les elabora
un cheque electrónico por parte de Bancolombia, girado al municipio el cual, en algunas
oficinas con corte a 31 de diciembre de 2015, no alcanzaron a reclamar, por consiguiente
quedó en partidas conciliatorias en las que se terminó la cadena presupuestal y no se
retiró el cheque de la entidad bancaria. Cabe anotar que los cheques electrónicos al no
ser reclamados en un término de 15 días hábiles el Banco proceden a anular
automáticamente el mismo.
Para esto, es necesario enviar nuevamente el cheque para que sea reclamado en la
sucursal bancaria de cada oficina. Cuando el cheque es reclamado en ese momento se
debita de la cuenta bancaria, por tal motivo tenemos partidas que fueron identificadas en
el mes de enero del año siguiente.
Seguido de esto, encontramos descuentos y embargos que se les realizan a los
funcionarios y a los pensionados que se encuentran fuera de Bogotá, el banco Agrario
genera una comisión y un IVA, que cobra en el momento de realizar la dispersión a todos
los juzgados, por tal motivo se genera una partida conciliatoria.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Ahora bien, teniendo en cuenta la estructura de la Superintendencia de Notariado y
Registro con la cantidad de sedes que maneja, esto es, 196 Oficinas de Registro de
Instrumentos Públicos a nivel nacional, la Entidad comprometida con las directrices que
se imparte, está realizando una revisión exhaustiva de cada uno de los casos, adoptando
mecanismos que permitan el pago a beneficiario final, toda vez que existen empresas de
Acueducto y Alcantarillado, especialmente en regiones apartadas, sin este sistema de
pago y a los cuales se les debe expedir cheques electrónicos".
Análisis de Respuesta:
En primer lugar respecto al argumento presentado: "(...) la SNR no podía realizar
comprobantes manuales de cancelación de estos pasivos, hasta que no se realice por el aplicativo
SIIF la culminación de las cadenas extensivas, las cuales de manera automática generan la
cancelación del pasivo con el crédito a la cuenta 111005.", la CGR evidencia que el
RCP, establece: "8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA 116. Registro. Los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y
conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento con
independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública (...)".
Adicionalmente, cabe considerar que el decreto 267454 de 2012, establece:
"CAPITULO V De las obligaciones y responsabilidades en el uso del SIIF Nación Artículo 27.
Obligaciones de las entidades y de los usuarios del SIIF Nación. Con el fin de propender por un
registro de la gestión financiera pública, basado en criterios de oportunidad, veracidad,
confiabilidad, con fidencialidad e integridad, son obligaciones del representante legal y de los
usuarios del SIIF Nación las siguientes: a) Registrar la gestión financiera pública en línea y tiempo
real acorde con la operación realizada (.4"
Teniendo en cuenta que sólo a través de la comunicación de respuesta la SNR
ofrece argumentos en busca de dar claridad respecto al origen de las partidas
conciliatorias cuestionadas, la CGR evidencia que la sobreestimación de la cuenta
1110 Depósitos en Instituciones Financieras no es desvirtuada, por el contrario, se
describen las causas de la misma, adicionalmente desvirtúa parcialmente como
contrapartida el gasto a cambio de la sobreestimación de la cuenta 2425
Acreedores.
De otra parte, se enuncia de forma general el origen de las partidas conciliatorias,
sin presentar soportes ni cifras exactas que permitan dar certeza y concluir al
respecto, denotándose deficiencias de control interno atinentes a la normatividad
citada, dado que se trata de depurar información de origen interno, en atención a
garantizar la consistencia, integridad y oportunidad de las operaciones en
cuestión.
" Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación.
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106
CONTRALORÍA
GENERAL OE LA REPÚBLICA
El hallazgo se ajusta en los términos que se registra en el informe de auditoría.
Hallazgo No. 17 Descuentos no autorizados
El Régimen de Contabilidad Pública (RCP)E11, en su Libro I correspondiente al Plan
General de Contabilidad pública, establece, en su TÍTULO I. CARACTERIZACIÓN
DEL ENTORNO DEL SECTOR PÚBLICO COLOMBIANO, CAPÍTULO ÚNICO:
"62. El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y
jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de
su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la
contabilidad
A su vez establece: '8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA 116. Registro. Los
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera
cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la
entidad contable pública con base en la unidad de medida.(...) Devengo o Causación.
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el
momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la
corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se
efectuará cuando sudan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación
originada por el hecho incida en los resultados del período (...) 122.Revelación.Los
estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica,
social y ambiental de la entidad contable pública, así como los resultados de desarrollo de
las funciones de cometido estatal por medio de la información contenida en ellos; la
información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y
cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté
contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada
por medio de notas (...)."(Subrayado fuera del texto).
Adicionalmente establece en su Libro II Manual de procedimientosn: "CAPITULO
V.PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DE
LOS PROCESOS JUDICIALES, LAUDOS ARBITRALES, CONCILIACIONES
EXTRAJUDICIALES Y EMBARGOS DECRETADOS Y EJECUTADOS SOBRE LAS
CUENTAS BANCARIAS. "2. RECONOCIMIENTO DE DERECHOS. Las demandas,
arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por la entidad contable pública en
contra de un tercero deben reconocerse en las subcuentas que identifican su origen en
civiles, penales, administrativas, fiscales y otras. Cuando se admitan las demandas
arbitrales y conciliaciones extrajudiciales se registran como un derecho potencial, con un
débito en las subcuentas que correspondan de la cuenta 8120-LITIGIOS Y
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107
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBL IGA
MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCÓN DE CONFLICTOS, con crédito en la
subcuenta 890506-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la
cuenta 8905-DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR) y se actualizan de
acuerdo con la evolución del proceso y la evaluación de la certeza del fallo a favor"
En su título I. Catálogo General de Cuentas, establece: "1470 Otros deudores.
Descripción. Representa el valor de los derechos de la entidad contable pública por
concepto de operaciones diferentes a las enunciadas en cuentas anteriores. (...) Para los
descuentos no autorizados (...) la contrapartida corresponde a la cuenta 1110-Depósitos
en Instituciones Financieras. DINÁMICA. SE DEBITA CON: 1.E1 valor de los derechos que
se originen por cada uno de los conceptos.SE ACREDITA CON: 1.EI valor de los
recaudos totales o parciales de los derechos registrados en esta cuenta.2.El valor de los
deudores que se castiguen por incobrables, una vez agotadas las gestiones de cobro y
cumplidos los requisitos pertinentes".
Resolución 357 del 23 de Julio de 2008131,"3.8. Conciliaciones de información. Deben
realizarse conciliaciones permanentes para contrastar y ajustar si a ello hubiere lugar, la
información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que
tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de
un proceso específico.(...)"
Se evidencia que la SNR, a 31 de diciembre de 2015 presenta en la cuenta
contable 1470 Otros deudores, subcuenta 147048 Descuentos no autorizados,
por $432'169.707,14, con tercero Banco Popular S.A. Nit 860007738, el cual de
acuerdo a los soportes suministrados corresponde a demanda instaurada por la
SNR ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, sección tercera,
subsección "A" de fecha 21 de octubre de 2013 con expediente
25000233800020120043600, contra QBE SEGUROS S.A Y SEGUROS DEL
ESTADO, "(...) por concepto de la reclamación del siniestro ocurrido el 10 de agosto de
2010, por el hurto electrónico de la cuenta corriente N° 150-03030-2 del Banco Popular,
de conformidad con el contrato de seguro expedido el día 15 de julio del año 2.009,
contenido en la póliza N° 92100000480 (...)", y "la póliza de infidelidad y riesgos
financieros N° 33-23-100003 expedida por SEGUROS DEL ESTADO S.A"E41.
La situación evidenciada permite establecer que por deficiencias en el registro
contable y conciliación de la información entre las diferentes áreas de la SNR se
genera la inobservancia a lo establecido en la normatividad citada y con ello la
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108
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
sobreestimación en la cuenta 1470 Otros deudores por $432"169.707.14 y
subestimación de la cuenta 8120- Litigios y Mecanismos alternativos de solución
de conflictos por $432"169.707,14.
Respuesta de la SNR:
"De acuerdo a información suministrada por el Departamento Jurídico de la SNR, y de
acuerdo a los soportes presentados a ustedes, la partida de $ 432.169.707.14, no se ha
dado de baja dentro de los activos, registrada en las cuentas por cobrar, - 147048Descuentos no autorizados, ya que se presentan dos circunstancias que hacen evidente
la recuperación de esta partida, uno de ellos se presenta en el proceso que se lleva contra
QBE SEGUROS S.A Y SEGUROS DEL ESTADO, que ha sido ganado en primera
instancia y se está a la espera de que el Tribunal Administrativo de Cundinamarca
confirme el fallo, por otra parte el Banco Popular envió una cada de compromiso en el
cual busca conciliar con la SNR por el valor de los descuentos realizados, por esta
razón se debe analizar con detenimiento el traslado de esta cuenta a las cuentas de
orden, toda vez que este traslado generaría una perdida para la entidad.
De acuerdo al régimen de contabilidad pública en su capítulo II, cuenta 1470, en nuestro
registro contable debitamos la cuenta 147048- Descuentos no autorizado por valor de $
432.169.707.14, con el fin de legalizar partidas conciliatorias en la cuenta del banco
popular cuenta 1110- Depósitos en Instituciones Financieras presentadas a la fecha del
siniestro, ya que este representa el valor de los derechos de la entidad contable publica
por una operación en la que la entidad no tuvo injerencia alguna.
Además dentro de la dinámica de la cuenta 147048- Descuentos no Autorizados la
cuenta se acredita, por el valor de los recaudos totales o parciales de los derechos
registrados en la cuenta, o por el valor de los deudores que se castiguen por incobrables,
una vez agotadas las gestiones de cobro y cumplidos los requisitos pertinentes, que para
el caso que nos atañe no se ha cumplido con ninguno, ya que existe la posibilidad de
recuperar el saldo contabilizado en la cuenta de 147048- Descuentos no autorizados".
Análisis de Respuesta:
Lo observado es referente a un hecho concreto, la interposición de la demanda
respectiva, con el fin de que se reintegre el valor del siniestro (Tomando el siniestro
como la ocurrencia de un evento adverso relacionado con el riesgo asumido por una
aseguradora, que genera el pago de una indemnización al asegurado), para que este
hecho se pueda convertir en una cuenta por cobrar se requeriría que existiera
sentencia a favor, tal como lo establece el Régimen de Contabilidad
Pública:"CAPITULO V.PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y
REVELACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES, LAUDOS ARBITRALES,
CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES Y EMBARGOS DECRETADOS Y EJECUTADOS
SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS (...) Con la sentencia definitiuva a favor de la
entidad contable pública se reconoce el derecho cierto, con un débito a la subcuenta
147079-Indemnizaciones, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y un crédito a la
subcuenta 481049-Indemnizaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS.
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109
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
El decreto 2785 de noviembre de 2013, establece: "Artículo 1°. Definición del Sistema
de Cuenta Única Nacional. El Sistema de Cuenta Única Nacional (SCUN) es el conjunto
de procesos de recaudo, traslado, administración y giro de recursos realizados por los
órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación. Los lineamientos y
procedimientos para el traslado de recursos al SCUN, su administración y giro serán
establecidos por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del ministerio
de Hacienda y Crédito Público, conforme a las normas orgánicas del presupuesto.
Los ingresos del Sistema de Cuenta Única Nacional corresponden al recaudo de las
rentas y recursos de capital establecidos en el artículo 2° de este decreto y su
correspondiente traslado a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional.
Los recursos que se trasladen al Sistema de Cuenta Única Nacional serán administrados
por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del ministerio de Hacienda
y Crédito Público hasta tanto se efectúen los giros para atender el pago oportuno de las
apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación (...)
El decreto 1780 de 18 de septiembre de 2014, establece: "Artículo 1. Traslado de
Recursos a la Cuenta Única Nacional. Modificase el artículo 4 del Decreto 2785 de 2013
así: "Artículo 4. Traslado de Recursos a la Cuenta Única Nacional. A partir de la vigencia
del presente Decreto y previa instrucción de la Dirección General de Crédito Público y
Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, los recaudos de los
recursos propios, administrados y de los fondos especiales de los órganos que forman
parte del Presupuesto General de la Nación deberán trasladarse a la Cuenta Única que
para estos efectos disponga la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público." (Subrayado fuera de texto).
A su vez el decreto 2711 de 201457, estableció: Artículo 1°. Modificación.
Modifíquese el artículo 7° del Decreto 2785 de 2013 el cual quedará así: "Artículo
7° transitorio. Plazos y Criterios para la inclusión de recursos en el Sistema de Cuenta
Única Nacional. Para que los recursos de que trata el artículo 2° del presente decreto
sean incluidos en el Sistema de Cuenta Única Nacional, la Dirección General de Crédito
Público y Tesoro Nacional mediante comunicación escrita emitirá la instrucción
correspondiente para que el órgano respectivo efectúe el traslado. En todo caso, a más
tardar el 31 de diciembre de 2015, las entidades obligadas deberán trasladar a la Cuenta
Única que para estos efectos disponga la Dirección General de Crédito Público y Tesoro
Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público los recursos propios, administrados
o de fondos especiales. (Subrayado fuera de texto).
Se evidencia que la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante comunicación de radicado 22014-044999 de fecha 09 de diciembre de 2014, de asunto "Inicio de operaciones
Sistema de Cuenta Única Nacional" , emitió instrucción así: "El Ministerio de
57 Por el cual se modifica el Decreto 2785 de 2013.
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111
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Lo evidenciado genera inobservancia de la normatividad citada, en consecuencia
de lo cual, parte de los recursos propios de capital y administrados permanecieron
fuera de la CUN asignada, sin que se origine el derecho al reconocimiento de
rendimientos financieros sobre los mismos, la administración del recurso es
inadecuada en cuanto a quién la efectúa, entre otras derivadas del SCUN.
Respuesta de la SNR:
"Atendiendo el Oficio 2-2014-044999 del 2 de diciembre de 2014 y radicado en la
Superintendencia de Notariado y Registro el día 10 de diciembre de 2014, en
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 261 de la Ley 1450 de 2011 y en el Decreto
2785 de noviembre 28 de 2013, fue designada para iniciar operaciones bajo el Sistema de
Cuenta Única Nacional SCUN a partir del 1 de Enero de 2015.
Así mismo de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 1780 de Septiembre
18 de 2014, debía trasladar a la Cuenta Única Nacional entre el 15 y 19 de Diciembre de
2014 el portafolio vigente en TES, previa coordinación con la Subdirección de Tesorería
del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico atendiendo las instrucciones de la Dirección
del Tesoro Nacional.
Por lo anterior, el 19 de diciembre de 2014 se efectuaron los traslados de los Títulos TES
con los números:
TIPO DE INVERSION
FECHA DE EMISION
ENTIDAD EMISORA
TES-53531-S
BANREPUBLICA
TES -53531-S
BANREPUBLICA
FECHA
VENCIMIENTO
DE
15/06/2009
15/06/2016
15/06/2009
15/06/2016
TOTAL
ENTIDAD
VALOR NOMINAL
6 454 900 000,00
34 075 B00,000,00
BANCO
COLPATRIA
BANCOLOMBIA
40 530 700 000,00
El mismo dia 19 de diciembre de 2014 atendiendo las instrucciones del Subdirector de
Tesoreria doctor Francisco Manuel Lucero Campaña mediante oficio 2-2014-104080 nos
informa que los Titulos Tes a nombre de la Superintendencia de Notariado y Registro Nivel Central - seran abonados a la cuenta CUN por valor de $ 43.274.628.390
discriminados de la siguiente forma :
VALOR
NOMINAL
6.454.900.000
34.075.800.000
TASA
5,035%
5,035%
TOTAL
PRECIO
SUCIO
106.770
106.770
VALOR DE
MERCADO
6.891.896.730,00
36.382.731.660,00
43.274.628.390,00
INTERMEDIARIO
COLPATRIA
BANCOLOMBIA
Una vez hecha la transferencia de los títulos TES a nombre de la Superintendencia de
Notariado y Registro - Nivel Central - se le solicita instrucciones al Doctor Michel Janna
Gandur Director - Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional - mediante
oficio 1-2014-116240 del 19 de Diciembre de 2014, instrucciones para el traslado del
portafolio de inversiones de los Fondos Especiales que por facultades de Ley obliga a la
SNR a la administración de estos recursos y a la destinación específica de estos Fondos.
Solo el día 4 de febrero de 2015, se recibe contestación por para del Ministerio de
Hacienda a través del Doctor Jorge Alberto Calderón Cárdenas - Subdirector de
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113
CONTRALOR IA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
SALDOS PREVIOS AL SISTEMA DE LA CUENTA UNICA NACIONAL
FECHA DEL
TRASLADO
TITULOS TES
VALOR
NIVEL CENTRAL
18/12/2014
43274.628.39090
FONDO DE VIVIENDA
22/01,2015
26.590.785894,00
FONDO DE NOTARIOS
II/02/2015
177.240.680.722,00
247.106.091006,00
TOTAL TÍTULOS TES
SALDOS A 26 DE FEBRERO DE 2015 DE CUENTAS BANCARIAS
NIVEL CENTRAL
BANCO
DESCRIPCCION
IDENTIFICACION
BANCO DE OCCIDENTE
BANCOLOMBIA S.A.
BANCO BILBAO VIZCAYA
ARGENTARIA COLOMBIA
S.A BBVA
BANCO COLPATRIA RED
MULTIBANCA COLPATRIA
S.A.
BANCOLOMBIA S A.
CTA
256062332
CUENTA RECAUDADORA
DE
APORTES
DE
NOTARIOS
CUENTA RECAUDADORA
DE
TRASLADO
DE
FONDOS-REINTEGROS Y
SUPERCADES
CUENTA RECAUDADORA
DE
APORTES
DE
NOTARIOS
BAN
CTA
BAN
13269702561
CTA
311001309
BAN
CTA
BAN
121097257
CTA
BAN
37274686877
CUENTA. RECAUDADORA
BOTON DE PAGO
CUENTA RECAUDADORA
SUPERCADES
SALDO
189.840.315,51
118.705.503.529,52
46 140 562.435,37
32.459.983 226,64
2.207.504.100.00
NIVEL CENTRAL
BANCO DE OCCIDENTE
IDENTIFICACION
CTA
BAN
256085929
BAN
BANCOLOMBIA S.A.
CTA
3183939122
BANCO COLPATRIA RED
MULTIBANCA COLPATRIA
S.A
CTA
0121006469
BAN
BAN
BANCO DE OCCIDENTE
CTA
256100173
BANCO
BANCOLOMBIA S.A.
BANCO DE OCCIDENTE
COLPATRIA
DESCRIPCCION
CUENTA. RECAUDADORA
DIVISAS
CUENTA RECAUDADORA
TARJETA
DEBITO
Y
CREDITO -DATAFONOS
CUENTA RECAUDADORA
DE
CENTROS
ESPECIALIZADOS
DE
PAGO
CUENTA RECAUDADORA
PSE VUR DERECHOS DE
REGISTRO
CUENTA RECAUDADORA
PSE VUR DERECHOS DE
REGISTRO
CUENTA RECAUDADORA
KIOSCOS- AGUZADORES
CUENTA RECAUDADORA
PIN BALOTO
CTA
BAN
03188862311
CTA
BAN
256081811
CTA.
DAN
122336816
TOTAL NIVEL CENTRAL
SALDO
3.209.890,46
28.126.183.374.19
33.658 930.80
16.006.207.265,07
3.158.272.756,03
244.041.213,00
495.537.258,38
247.765.504.294,97
ENVIO SCUN
30.389.703.577,00
SALDO EN CUENTAS
217.375.800.717,97
FONDO DE NOTARIOS
BANCO
IDENTIFICACION
BANCO DE OCCIDENTE
256-062548
BANCOLOMBIA
0317965116-4
DESCRIPCCION
CUENTA RECAUDADORA
DE NOTARIOS
SALDO
1.127.553.731,77
21.495.600.784,97
TOTAL FONDO DE NOTARIOS
22.623.154.516,74
ENVIO SCUN
4.907.187.056,95
SALDO EN CUENTAS
17.715.967.459,79
FONDO ESPECIAL DE VIVIENDA Y PENSIONES
BANCO
IDENTIFICACION
DESCRIPCCION
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115
SALDO
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
BNCOLOMIBA
031-9714315-7
OCCIDENTE
256-085383-9
BANCOLOMBIA
031-9714299-1
BANCOLOMBIA
031-7465066-1
CUENTA RECAUDADORA
CREDITOS DE VIVIENDA
CUENTA RECAUDADORA
CREDITOS DE VIVIENDA
CUENTA RECAUDADORA
DE PENSIONES
CUENTA
PAGADORA
PENSIONES
928.622 421 29
624.656,62
10] 902 590,14
5.064 666 023,12
TOTAL FONDO ESPECIAL DE VIVIENDA Y PENSIONES
6.101.815.691,17
ENVIO SCUN
1.191.794.320,00
SALDO EN CUENTAS
4.910.021.371,17
Para la vigencia fiscal 2015 la Superintendencia de Notariado y Registro realizo
transferencias de excedentes de liquidez a la Dirección del Tesoro Nacional por valor de
$611.488.684.863,95 discriminadas de la siguiente forma:
INFORME DE LA CUENTA UNICA NACIONA . CUN DICIEMBRE 31 DEL 2015
•.
FECHA
.
27/02/2015
27/02/2015
27/02/2015
12/03/2015
12/03/2015
27/03/2015
10/04/2015
06/05/2015
21/05/2015
28/05/2015
29/05/2015
29/05/2015
05/06/2015
24/06/2015
25/06/2015
22/07/2015
23/07/2015
31/08/2015
31/08/2015
31/08/2015
04/09/2015
09/10/2015
21/10/2015
30/11/2015
30/11/2015
11/12/2015
22/12/2015
22/12/2015
'
,
SLACK1S A CUENCA UNICA NACIONAL
UNIDAD EJECUTORA
CONCEPTO
NIVEL CENTRAL
FONDO DE VIVIENDA
FONDO DE NOTARIOS
NIVEL CENTRAL
FONDO DE NOTARIOS
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
FONDO DE NOTARIOS
FONDO DE VIVIENDA
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
FONDO DE NOTARIOS
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
FONDO DE NOTARIOS
FONDO DE VIVIENDA
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
NIVEL CENTRAL
FONDO DE NOTARIOS
NIVEL CENTRAL
FONDO DE NOTARIOS
NIVEL CENTRAL
'
VALOR
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
EXCEDENTES LIQUIDEZ
t¢TALTRA$LAOO$ CUENTA CUN.
.
....
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
,
30 389 703 577,00
1 191 794 230,00
4 907 187 056,95
45 000 000 000,00
15 000 000 000,00
50 000 000 000,00
10 000 000 000,00
30.000 000 000,00
25.000000000,00
15.000.000.000,00
12.000.000.000,00
3.000.000.000,00
30.000.000.000,00
20.000,000,000,00
5 000 000 000,00
30 000 000 000,00
20 000 000 000,00
104.000 000 00Q00
4 500 000 000,00
1.000 000 000,00
20 000 000 000,00
15.000 000 000,00
30.000.000.000,00
30 000 000 000,00
9 500 000 000,00
31 000 000.000,00
6.000.000.000,00
14.000.000.000,00
.. 511.488.8$4.85$µ95
Así mismo obtuvo rendimientos financieros de los recursos dejados en administración un
total de $ 192.938.438,36 que fueron abonados por la Dirección del Tesoro Nacional a la
cuenta CUN de la Superintendencia de notariado y Registró.
Por otra parte es importante precisar a la CGR que si bien es cierto, no se generó
rendimientos financieros por los recursos que no permanecieron en la CUN, la SNR a
través de los convenios de reciprocidad vigentes con las Entidades Financieras aquí
mencionadas, cumple con el mandato legal de sostener y garantizar el recaudo de los
Derechos de Registro de la propiedad inmobiliaria del país, a través de las diferentes
modalidades y servicios que permite a los ciudadanos acceder a los servicios registrales."
Análisis de respuesta:
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116
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
La normatividad e instrucción sobre el inicio de operaciones en la CUN, fueron
tenidas en cuenta en la evaluación respectiva y de las mismas surge la situación
evidenciada, frente a lo que inicialmente la SNR, no aporta elementos nuevos a
evaluar, con el fin de desvirtuar lo planteado.
No está en discusión el traslado de los TES de la SNR, pues fueron los únicos
recursos enviados a la Cuenta Única asignada por la DGCPTN, dentro de los
plazos establecidos en la instrucción mencionada.
En cuanto a los TES, correspondientes a los Fondos administrados se evidenció
que los oficios de comunicación entre la SNR y la DGCPTN fueron posteriores a
las fechas citadas en la instrucción, las cuáles no fueron modificadas por parte de
la citada Dirección, de acuerdo a la documentación allegada, cabe precisar que
cada traslado a la CUN debe ser autorizado, sin que ello exima la responsabilidad
de la SNR respecto al cumplimiento de los plazos establecidos en la instrucción
inicial, establecida en la normatividad citada: Ley 1450 de 2011, "Artículo 261.
Cuenta Única Nacional. (...) por lo que de ninguna manera exime de responsabilidad a
la entidad estatal encargada del recaudo y ejecución presupuestal en los términos de la
ley"
En el mismo sentido, es de citar que desde la Ley 1450 de 2011, se establece el
deber de trasladar los recursos administrados y de los fondos especiales, de la
siguiente forma: "Artículo 261. Cuenta Única Nacional. (...)Para tal efecto, los recaudos
de recursos propios, administrados y de los fondos especiales de los órganos que forman
parte del Presupuesto General de la Nación serán trasladados a la Dirección General de
Crédito Público v Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda v Crédito Público conforme
los plazos y condiciones que determine la reglamentación que expida el Gobierno
Nacional. (Subrayado fuera de texto).
Con respecto al traslado de recursos en efectivo, se cita reunión sostenida con la
DGCPTN, "en la cual se acordó que el traslado de recursos de excedentes de liquidez,
se ajustaría paulatinamente en la vigencia 2015, en razón a los diferentes convenios de
reciprocidad vigentes con que cuenta la SNR'; de cuyo acuerdo no se aporta soporte,
lo que no hace posible evidenciar dicho acuerdo y evaluar cuál es la
argumentación jurídica que sustenta la excepción al "deber", establecido en la
norma.
En cuanto al argumento de la SNR: "(...) se reitera que los saldos que quedaron en las
cuentas bancarias de SNR y no fueron trasladadas al Tesoro Nacional, corresponden a
los saldos que deberán permanecer en las cuentas mencionadas por los convenios de
reciprocidad vigente", es de aclarar que al respecto el decreto 1525 de 2008,
estableció: Articulo 3°. Sin perjuicio del cumplimiento de la inversión obligatoria dispuesta
en el artículo 1° de este Capítulo, la disponibilidad generada por la liquidación de los
activos financieros, así como cualquier otro excedente de liquidez, podrá permanecer en
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
cuenta corriente por un tiempo superior al de cinco días hábiles, establecido en el artículo
29 del Decreto 359 de 1995, o en depósitos de ahorro o certificados de ahorro a término,
cuando así se haya convenido como reciprocidad a servicios especiales que preste el
establecimiento financiero.
Los convenios deberán constar por escrito y determinarse en ellos los servicios,
modalidad, monto y tiempo de la reciprocidad, que en ningún caso podrá exceder del
tercer día hábil anterior al cierre del mes respectivo además, deberán guardar
equilibrio entre el servicio prestado por la entidad financiera y la retribución pactada."
(Subrayado y negrilla fuera del texto)
De lo anterior, se tiene que los recursos al amparo de la norma en ningún caso
pueden permanecer en cuentas corrientes bancarias más allá del tercer día hábil
anterior al cierre del mes, sin embargo en la evaluación se estableció la
permanencia de recursos en la siguiente forma:
Cuadro No
ESTADO DE RECURSOS PROPIOS Y DE CAPITAL O
LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO DURANTE LA VIGENCIA 2015
(Cifras en millones de pesos)
BOLETINES DIARIOS DE CAJA SNR PREVIOS A TRASLADO
TRASLADOS A CUENTA ÚNICA NACIONAL
RECURSOS NO
TRASLADADOS A
N
SALDO
N8 DE
BOLET1N
FECHA
SALDO
EFECTIVO
TI
MULOS
(1)
TES In
SALDO CTA
PAGADORA
AUTORIZADA
CUN (31
EFECTIVO
TI
DISPONIBLE
CUN
FECHA
UNIDAD
TRASLADO
EJECUTORA
l(12+12))-(1)
CONCEPTO
PERMANECIERON
VALOR
EN CUENTAS
CORRIENTES
BANCARIAS
1
211 17/12/2014 $ 240.901 $43.379
$284.280
18/12/2014 NIVEL CENTRAL TÍTULOS TES
$ 43.275
$ 302,821
27/02/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.390
$ 272.031
$241,005
3
30 26/02/2015 $ 448.376
$0
$ 145.553
4
3811/03/2015 $ 503.539
$0
$ 157,826
$ 345.713
12/03/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 45.000
$300.713
5
48 26/03/2015 $ 451.078
$0
$ 146,372
$ 304.706
27/03/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 50.000
$254.706
6
55 09/04/2015 $ 428.301
$0
$ 142.375
$ 285.926
10/04/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 10.000
$ 275.926
7
72 05/05/2015 $ 480.312
$0
$ 126.16.1
$ 354.148
06/05/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30,000
$324.148
8
82 20/05/2015 $ 510,239
$0
$ 123.846
$ 386.393
21/05/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 25.000
$ 361.393
9
87 27/05/2015 $497.870
$0
$ 111.505
$ 386.365
28/05/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$15,000
$ 371.365
10
94 04/06/2015 $ 467.141
$0
$ 120.574
$ 345.567
05/06/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.000
$ 316.567
11
105 23/06/2015 $496.481
$0
$97.767
$ 398.714
24/06/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$20.000
$ 378.714
12
123 21/07/2015 $ 490.615
$0
$ 109.385
$ 381.230
22/07/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.000
$ 351.230
13
124 22/07/2015 $ 478.129
$0
$124.899
$ 353.230
23/07/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 20.000
$ 333.230
14 SIN NÚMERO 30/013/2015 $ 474.028
$0
$ 169,736
$ 304.292
31/08/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 103000
$200.292
15
153 03/09/2015 $ 428.849
$0
$ 217.192
$ 211.657
04/09/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 20.000
$191.657
16
136 08/10/2015 $ 446.207
$0
$ 236.559
$ 209,648
09/10/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 15.000
$194.648
17
184 20/10/2015 $ 516.355
$0
$ 212.467
$ 303.888
21/10/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.000
$273.888
18
210 29/11/2015 $ 268.229
$0
$ 1.765
$ 266.464
30/11/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30,000
$236.461
19
217 10/12/2015 $ 306.971
$0
$ 3.810
$ 303.161 11/12/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 31,000
$272.161
20
224 22/12/2015 $ 277,837
$0
$ 213
$ 277.624
$ 14.000
$ 263.624
22/12/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 592.665
Fu n e. 5uperinI n encia deNotaria o y Registro
Elaboró. Equipo Auditor
Del cuadro anterior, se establece que permanecieron recursos en las cuentas
corrientes bancarias de la SNR, durante la vigencia 2015, fuera de la CUN.
Referente a los rendimientos financieros de los recursos trasladados a la CUN, no
son objeto de cuestionamiento en la presente.
Finalmente, respecto al argumento de la SNR: "si bien es cierto, no se generó
rendimientos financieros por los recursos que no permanecieron en la CUN, la SNR a
través de los convenios de reciprocidad vigentes con las Entidades Financieras aquí
mencionadas, cumple con el mandato legal de sostener y garantizar el recaudo de los
Derechos de Registro de la propiedad inmobiliaria del país, a través de las diferentes
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GENERAL OE LA REPÚBLICA
modalidades y servicios que permite a los ciudadanos acceder a los servicios regístrales.",
el decreto 1525 de 2008, establece: "Artículo 3°. Sin perjuicio del cumplimiento de la
inversión obligatoria dispuesta en el artículo 1° de este Capítulo la disponibilidad
generada por la liquidación de los activos financieros, así como cualquier otro excedente
de liquidez, podrá permanecer en cuenta corriente por un tiempo superior al de cinco días
hábiles, establecido en el artículo 29 del Decreto 359 de 1995, o en depósitos de ahorro o
certificados de ahorro a término, cuando así se haya convenido como reciprocidad a
servicios especiales que preste el establecimiento financiero.(...)" .(Subrayado fuera del
texto), de lo que se determina que los convenios de reciprocidad no son óbice
para cumplir con la inversión forzosa de los excedentes de liquidez.
Una vez analizados los argumentos presentados por la SNR, se establece que
según lo evidenciado, estos no desvirtúan lo planteado, por lo que el hallazgo se
mantiene en los términos en que fue comunicado.
Hallazgo No. 19 Rendimientos Financieros sobre Excedentes de Liquidez (D)
El Estatuto Orgánico del Presupuesto EOP, establece: "ARTÍCULO 102. Los
establecimientos públicos del orden nacional invertirán sus excedentes de liquidez en
títulos emitidos por la dirección del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda en las
condiciones del mercado, o en inversiones autorizadas por ésta. El Ministro de Hacienda y
Crédito Público establecerá las condiciones y requisitos que deberán tener en cuenta los
establecimientos públicos nacionales para obtener los créditos de tesorería (L. 179/94, art.
48)". (Subrayado fuera de texto).
Al respecto el decreto 1525 DE 200858, establece en el Capítulo I: y...) CAPITULO L
De los establecimientos públicos del orden nacional y de las entidades estatales del orden
nacional a las cuales se les apliquen las disposiciones de orden presupuestal de aquellos.
Artículo 1°. Para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico
del Presupuesto, y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 29 del Decreto 359 de 1995,
los establecimientos públicos del orden nacional v las entidades estatales del orden
nacional a las cuales se les apliquen las disposiciones de orden presupuestal de aquellos
deben invertir sus excedentes de liquidez originados en sus recursos propios,
administrados, y los de los Fondos Especiales administrados por ellos, en Títulos de
Tesorería TES, Clase "B" del mercado primario adquiridos directamente en la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda v Crédito
Público, en adelante DGCPTN. Parágrafo 2°. Respecto a los Fondos Especiales
administrados por las entidades a las que aplica este capítulo, la obligación prevista en el
artículo 1° se entenderá sin perjuicio del cumplimiento de la finalidad establecida para
cada fondo en sus respectivas normas de creación.
Artículo 2°. La base para la determinación de la inversión dispuesta en el artículo 1°, será
el promedio diario mensual, durante el trimestre inmediatamente anterior, de las
Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y
territorial.
58
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
disponibilidades en caja, cuentas corrientes depósitos de ahorro a término o cualquier
otro depósito, Títulos de Tesorería TES, Clase "8" y otros activos financieros distintos de
estos excluidos los títulos de renta variable que hayan recibido por cualquier concepto, en
poder de los establecimientos públicos del orden nacional y demás entidades asimiladas.
Sobre esta base, las entidades estatales obligadas de conformidad con lo previsto en el
presente Capítulo deberán dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes,
suscribir Títulos de Tesorería TES, Clase "8" por el equivalente al ciento por ciento,
[100%) del respectivo promedio trimestral, deducidos los Títulos de Tesorería TES, Clase
"8", en su poder.
Artículo 3°. Sin perjuicio del cumplimiento de la inversión obligatoria dispuesta en el
artículo 1° de este Capítulo, la disponibilidad generada por la liquidación de los activos
financieros, así como cualquier otro excedente de liquidez, podrá permanecer en cuenta
corriente por un tiempo superior al de cinco días hábiles establecido en el artículo 29 del
Decreto 359 de 1995, o en depósitos de ahorro o certificados de ahorro a término, cuando
así se haya convenido como reciprocidad a servicios especiales que preste el
establecimiento financiero.
Los convenios deberán constar por escrito y determinarse en ellos los servicios,
modalidad, monto y tiempo de la reciprocidad, que en ningún caso podrá exceder del
tercer día hábil anterior al cierre del mes respectivo; además, deberán guardar equilibrio
entre el servicio prestado por la entidad financiera y la retribución pactada". (Subrayado
fuera del texto).
Así mismo el decreto 2723 de 201459, en su artículo 31, respecto a la funciones de
la Dirección Administrativa y Financiera, establece que se deben efectuar las
operaciones relacionadas con el manejo de los recursos financieros, velando
porque se inviertan en condiciones que garanticen liquidez, seguridad y
rentabilidad°.
Por deficiencias en la gestión financiera, se evidencia que durante la vigencia
2015, la SNR, mantuvo en sus cuentas bancarias corrientes, recursos que no
fueron trasladados a la Cuenta Única Nacional asignada, según consta en el
siguiente Cuadro:
59 Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro.
" "Artículo 31. Funciones de la Dirección Administrativa y Financiera. Son funciones de la Dirección Administrativa y
Financiera, las siguientes: (...) 13. Coordinar y controlar manejo de las cuentas bancarias, encargos fiduciarios y cajas
menores que se creen en la Entidad y efectuar las operaciones relacionadas con el manejo de los recursos financieros,
velando porque se inviertan en condiciones que garanticen liquidez, seguridad y rentabilidad."
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120
CONTRALOR IA
GENERAL DE LA FIEPLISLICA
Cuadro No 31
ESTADO DE RECURSOS PROPIOS Y DE CAPITAL 0 LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO S REGISTRO DURANTE LA VIGENCIA 2015.
(Cifras en millones de pesos)
BOLETINES DIARIOS DE CMASNR PREVIOS A TRASLADO
N. DE
BOLUIN
1
3
FECHA
TRASLADOS A CUENTA ÚNICA NACIONAL
SALDO
SALDO
EFECTIVO
PAGADORA
FECHA
EFECTIVO "(RULOS
DISPONIBLE
AUTORIZADA
TRASLADO
111
TES IZ)
(IIHRIT3)
CUN13)
2II 17/12/2014 $ 740 901 $ 43 79
30 26/02/2015 $ 448 376
$0
$ 145.555
UNIDAD
EJECUTORA
RECURSOS ND
TRASLADADOS A
CUN
PERMANECIERON
CONCEPTO
VALOR
EN CUENTAS
CORRIENTES
BANCARIAS
$284.780 18/12/2014 NIVEL CENTRAL mulos TES
$ 302 821 27/02/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 345.713 12/03/2015 NIVELCENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 43.275
5241.005
$ 30.390
$ 41.000
$ 272.431
5300.713
5254.706
4
38 11/03/2015 $ 503 539
$0
$ 157.826
5
48 26/03/2015 $ 451 078
$O
$ 50 000
55 09/04/2015 S 428 301
$0
5 146 37
5142375
$304.]05 27/03/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
6
$ 285.926 10/04/7015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 10.000
5 275 926
$ 1.26 164
$123.846
$ 354.148 06/05/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.000
$324.148
$ 386.393 71/05/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 25.000
$ 361.393
$ 111.505
$ 386.365 78/05/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 346.567 05/06/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$15.000
$30.000'
$ 371 365
$ 316 567
7
72 05/05/2015 $ 480 312
$O
8
82 20/05/2015 $ 510 239
87 27/05/2015 $ 497.870
$0
$0
94 04/06/2015 $ 467 141
$0
11
12
105 23/06/2815 5 496 481
123 21/07/205 $ 490 615
$0
$O
13
124 72/07/2C15 5 478 129
ER030/08/205 $ 474 028
9
10
14 SIN
15
$ 120.574
597.767
5398.714 24/06/20/5 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 20 000
$ 378.714
$0
$ 109.385
5124899
$ 381.230 72/07/2015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$353.230 23/07/7015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.000
5200.®
$351.230
5 333 230
153 03/09/20.5 5 428 849
$0
$0
$ 169 736
$ 217.192
$ 304.297 31/08/7015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ $104.0®
$211.657 04/09/7015 NIVELCENTRAL EXCEDENTES Dr LIQUIDEZ 570.000
5200.297
5 191 657
16
17
15608/10/2C05 $ 446 207
184 20/10/2015 $ 516.355
$0
$0
$ 236 559
$ 212.467
$ 209.648 09/10/7015 NIVEL CENTRAL EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
515.000
$ 194.648
21029/11/2E15 5 268 729
71710/12/2015 $305.971
224 22/12/205 5 277 837
$o
$o
51765
5273.888
$ 236.464
$3.810
$0
5 213
$ 303.888 71/10/2015 NIVEL CENTRAL
$ 266.464 30/11/2015 NIVEL CENTRAL
$ 303.161 11/12/2015 NIVEL CEN1 RAE
5777.624 22/17/2015 NIVEL CENTRAL
$ 30.000
18
19
20
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ
$ 30.000
$31.000
$ 14.000
$272.161
$ 263.674
$ suoss
Fuente Superintendencia de Notanado y RegiStfel
Elaboré. Equipo Auditor
De acuerdo a lo evidenciado por la CGR, los excedentes de liquidez que se
reflejan en el cuadro anterior, no fueron invertidos en TES, inobservando lo
determinado en la normatividad en precedencia, sin que sea óbice para dicha
inversión, la suscripción de convenios de reciprocidad con las respectivas
entidades bancarias, tal como lo establece el decreto 1525 de 2008, en su
artículo 3° antes descrito.
Lo anterior originó la no causación así como el no recaudo de los rendimientos
financieros sobre los mismos.
Este hallazgo se comunica con presunta connotación disciplinaria, de acuerdo con
el artículo 34 de la Ley 734 de 2002.
Respuesta de la SNR
De conformidad a lo expresado por el equipo auditor con respecto a (...)"Por
deficiencias en la gestión financiera, se evidencia que durante la vigencia 2015, la
Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), mantuvo en sus cuentas
bancarias corrientes, recursos que no fueron trasladados a la Cuenta Única
Nacional asignada (...)" y por otro lado (...)"con respecto a los excedentes de
liquidez que se reflejan en el cuadro anterior, no fueron invertidos en TES" La
Superintendencia de Notariado y Registro informo mensualmente a la
Subdirección de Financiamiento Interno de la Nación de la Dirección General de
Crédito Publico y del Tesoro Nacional los promedios correspondientes a los
excedentes de liquidez respectivamente, de acuerdo a las instrucciones impartidas
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
por este mismo despacho, las entidades que iniciaron operaciones bajo el sistema
de cuenta única nacional, no están obligadas a reportar mensualmente a la
Subdirección, lo dispuesto en el Decreto 1525 de 2008 sobre inversión forzosa.
Para la vigencia 2015 y en lo dispuesto en el Articulo 261 de la Ley 1450 de 2011
y en el Decreto 2785 de noviembre 28 de 2013, la Entidad inicio operaciones bajo
el sistema de Cuenta Única Nacional, la Entidad en la entrada en vigencia del
Decreto del SCUN, contaba con contratos de reciprocidad vigentes con entidades
financieras, de los cuales se derivaron obligaciones mutuas contractuales, que
garantizaron el recaudo del servicio registra) a nivel nacional, por las diferentes
modalidades y con cobertura nacional alrededor de 196 Oficinas de Registro de
Instrumentos Públicos y con el servicio de mecanismos virtuales, realidad
económica que en reiteradas ocasiones se ha informado al equipo auditor, para lo
cual fueron entregadas copias de los convenios vigentes, el cual detalla el servicio
prestado, monto, tiempo y reciprocidad pactada, precisando que a pesar del
SCUN, el estado constitucionalmente no puede vulnerar condiciones contractuales
establecidas con anterioridad al decreto mencionado.
Por otra parte el Decreto 1525 en su artículo 3 y según lo expresa el Decreto 1525
de 2008 en su artículo 3 (‘...) podrá permanecer en cuenta corriente por un tiempo superior al de
cinco días hábiles establecido en el artículo 29 del Decreto 359 de 1995, o en depósitos de ahorro o
certificados de ahorro a término, cuando así se haya convenido como reciprocidad a servicios especiales
que preste el establecimiento financiero(...)" le otorga facultad a la entidad, de que a través
de la modalidad de contratación y empleando la figura de convenios de
reciprocidad, garantice con las Entidades Financieras el recaudo del servicio, ya
que presupuestalmente y financieramente atender los costos bancarios generados
en el recaudo, puede ascender a partidas insostenibles presupuestalmente, en
razón a la alta volumetría de operaciones diarias efectuadas por los usuarios que
acceden al registro inmobiliario, indistinto del costo de la transacción, es decir para
la entidad sin convenios genera el mismo costo una consignación por un derecho
de registro que asciende a un millón de pesos, que una consignación por mil
trescientos pesos que genera una consulta de matrícula, adicionado con las
operaciones virtuales que por su accesibilidad y desarrollos tecnológicos tienen un
costo superior a una consignación efectuada en la entidad bancaria.
Los estudios económicos realizados por la SNR estiman que el costo de
sostenibilidad de las operaciones bancarias diarias efectuadas por las ORIPS
fácilmente ascienden aproximadamente a $400 mil millones de pesos, cifra que
sobrepasa los presupuestos de funcionamientos de varias entidades públicas, es
decir estos costos no son asumidos con cargo al presupuesto del Gobierno
Nacional, por lo que es preocupante que el servicio que la SNR entrega a los
ciudadanos y al país con los convenios vigentes, sea considerada como una falta
grave, por lo que se solicita tener en cuenta en la evaluación adelantada el costo
beneficio para el Estado Colombiano y el aporte en el desarrollo económico y
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122
CONTRALORÍA
GENERAL CIE LA REPÚBLICA
social del país, que adelanta la entidad en la modernización y accesibilidad del
servicio registral.
Análisis de la Respuesta
La SNR, argumenta que informó "mensualmente a la Subdirección de Financiamiento
Interno de la Nación de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional los
promedios correspondientes a los excedentes de liquidez respectivamente", sin embargo no se
anexan los documentos soporte al respecto, con el fin de evaluar lo
correspondiente.
En cuanto al argumento: "las entidades que iniciaron operaciones bajo el sistema de cuenta
única nacional, no están obligadas a reportar mensualmente a la Subdirección, lo dispuesto en el
Decreto 1525 de 2008 sobre inversión forzosa", la SNR no es explicita en cuanto a qué
norma lo establece.
Adicionalmente cabe aclarar que más allá de cuestionar el reporte, en lo
comunicado por la CGR se plantea: "los excedentes de liquidez que se reflejan en el
cuadro anterior, no fueron invertidos en TES, inobservando lo determinado en la normatividad en
precedencia, sin que sea óbice para dicha inversión, la suscripción de convenios de reciprocidad
con las respectivas entidades bancarias", según lo establece el decreto 1525 de 2008,
"Artículo 3°. Sin perjuicio del cumplimiento de la inversión obligatoria dispuesta en el
artículo 1° de este Capítulo, la disponibilidad generada por la liquidación de los activos
financieros, asi como cualquier otro excedente de liquidez, podrá permanecer en cuenta corriente
por un tiempo superior al de cinco días hábiles, establecido en el artículo 29 del Decreto 359 de
1995, o en depósitos de ahorro o certificados de ahorro a término, cuando así se haya convenido
como reciprocidad a servicios especiales que preste el establecimiento financiero.
Los convenios deberán constar por escrito y determinarse en ellos los servicios, modalidad, monto
y tiempo de la reciprocidad, que en ningún caso podrá exceder del tercer día hábil anterior al
cierre del mes respectivo; además, deberán guardar equilibrio entre el servicio prestado por la
entidad financiera y la retribución pactada." (Subrayado y negrilla fuera del texto).
En lo referente a los contratos de reciprocidad mencionados por la SNR, ya se ha
reiterado el artículo 3 del decreto 1525 de 2008, de lo que se tiene que la inversión
forzosa de los excedentes de liquidez que se mantuvieron en cuentas corrientes
bancarias, es independiente a los convenios de reciprocidad que se suscriban y
los cuales estarán enmarcados en lo que establece la norma.
Finalmente, la CGR una vez analizados los argumentos presentados por la SNR y
toda vez que el decreto 1525 DE 2008, establece como un deber: "(...) Artículo 1°.
Para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, y
sin perjuicio de lo previsto en el artículo 29 del Decreto 359 de 1995, los establecimientos públicos
del orden nacional y las entidades estatales del orden nacional a las cuales se les apliquen las
disposiciones de orden presupuestal de aquellos, deben invertir sus excedentes de liquidez
originados en sus recursos propios administrados y los de los Fondos Especiales administrados
por ellos en Títulos de Tesorería TES Clase "B" del mercado primario adquiridos directamente en
la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda v Crédito
Público, en adelante DGCPTN. Parágrafo 2°. Respecto a los Fondos Especiales administrados por
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
las entidades a las que aplica este capitulo, la obligación prevista en el artículo 1° se entenderá sin
perjuicio del cumplimiento de la finalidad establecida para cada fondo en sus respectivas normas
de creación" (Subrayado y negrilla fuera del texto), no evidencia que los argumentos
presentados desvirtúen lo planteado, por lo que se mantiene el hallazgo en la
forma en que fue comunicado.
3.1.3.2 Control Interno Contable
Se evaluó el control interno contable de la SNR a través del diligenciamiento de la
matriz de evaluación diseñada por la Delegada de Economía y Finanzas arrojando
como resultado una puntuación de 2,02 la cual corresponde a un concepto de
control interno "Ineficiente".
El resultado reveló que los mecanismos específicos de control implementados por
la SNR para los Procesos Realidad Económica y Jurídica de la Contabilidad y
Revelación de los estados contables pertenecientes al Macroproceso Gestión
Financiera, Presupuestal y Contable, no permiten mitigar de forma efectiva los
riesgos inherentes al proceso contable, permitiendo que se materialicen, según lo
evidenciado en los hallazgos; así mismo no garantizan, las cualidades de la
información contable acorde con principios de contabilidad establecidos en el
Régimen de Contabilidad Pública (RCP).
3.1.4 Control de Legalidad.
Este componente obtuvo una calificación de 90.29 puntos.
3.1.4.1 Macroproceso: Gestión De Defensa Judicial
Procesos: Seguimiento actividad apoderados
En la vigencia 2015, cursaron 768 procesos por valor 2.104.942,5 millones a favor
y en contra de la SNR con diferentes acciones, como se demuestra en el siguiente
Cuadro:
Cuadro No. 32 Procesos judiciales en curso vigencia 2015
Cifra en millones de pesos
ACCION
Acción contractual
Acción cumplimiento
Acción de grupo
Acción de repetición
Acción popular
Constitucional
Ejecutivo
Extensión de jurisprudencia
Fuero sindical
Inconstitucionalidad
laboral
Nulidad electoral
Nulidad simple
Nulidad
y
restablecimiento
derecho
CUANTIA
del
1.739,4
NA
NA
161,0
464,7
1.440.0
44.069,8
NA
NA
NA
719,3
NA
NA
496.562,3
TOTAL
PROCESOS
5
16
2
5
85
5
6
1
1
2
25
1
22
256
% en Número
de contratos
0,65%
2,08%
0,26%
0,65°/
11,07%
0,65%
0,78%
0,13%
0,13%
0,26%
3,26%
0,13%
2,86%
33,33%
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CONTRALORÍA
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Ordinario
Reparación directa
Penal
TOTAL
8.250,0
565.615,6
985.920,0
2.104.942,5
12
318
6
768
1,56%
41,41%
0,78%
100,00%
Fuente: SNR. Elaboró: Equipo Auditor CGR
Del total de procesos que cursaron en la vigencia 2015 se terminaron treinta y
siete (37), de los cuales veintiocho (28) fueron fallados a favor y nueve (9) en
contra, de estos últimos el valor fallado ascendió a $900.5 millones, los cuales se
constituyen en el universo de muestra para análisis, teniendo como universo los
procesos terminados.
Así mismo, hizo parte del análisis siete (7) procesos fallados en vigencias
anteriores y canceladas en el 2015 por valor de $699.4 millones.
La muestra sobre procesos en el 2015 fue el 100% de procesos terminados y
fallados en contra de la SNR, adicionada con 7 procesos fallados de otras
vigencias y cancelados en el 2015, para un total de 16 procesos por valor de
$1.599.9 millones, de los cuales la iniciación obedeció a fallas en el servicio
(errores registrales) por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos, uno
contractual, y uno laboral, como se evidencia a continuación:
Cuadro No. 33- Muestra analizada procesos judiciales Cifras millones de pesos
Acción
Cuantía
%
Total
proce
sos
%
5,0%
2
22,2%
73,2%
5
cuantía auditada
%
procesos
auditados
%
45,3
5,0%
2
22,2%
55,6%
659,1
73,2%
5
55,6%
11,1%
Terminados en contra
Nulidad
y
Restablecimiento
del Derecho
Reparación directa
659,1
Contractual
190,8
45,3
Laboral
5,2
TOTALES (A)
900,5
21,2%
1
11,1%
190,8
0,6%
1
11,1%
5,2
100,0%
9
100,0
900,5
21,2%
1
0,6%
1
11,1%
100,0%
9
100,0%
Fuente: SNR. Elaboró: Equipo Auditor CGR
Cuadro No. 34- Sentencias otras vigencias - Cifras millones de pesos
Acción
Cuantía
%
Total
proces
%
cuantía
auditada
%
procesos
auditados
%
80,2%
4
57,1%
os
1 Sentencias ot as vigencias canceladas 2015
Nulidad
y
Restablecimiento del
Derecho
Reparación directa
TOTALES (B)
560,8
80,2%
4
57,1%
138,5
699,4
19,8%
3
42,9%
138,5
19,8%
3
42,9%
100,0%
7
100,0%
699,4
100,0%
7
100,0%
560,8
Cuadro No. 35 Resumen Muestra
Cifras millones de pesos
Totales
Cuantía
1.599,9 (A+B)
Total Procesos Auditados.
16
Fuente. SNR. Elaboró: Equipo Audito CGR
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125
CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Al respecto se evidenció que la SNR atendió los requerimientos y actuaciones en
relación con los procesos que cursaron en los diferentes despachos judiciales,
canceló sentencias falladas en contra en segunda instancia y en firme y realizó
las gestiones de la defensa judicial, con el fin de proteger los intereses de la SNR.
No obstante lo anterior, se presentaron algunas debilidades que se describen en
los siguientes hallazgos.
Hallazgo No. 20 Defensa Apoderados
El Estatuto Orgánico de Presupuesto en el inciso 1 del artículo 45 establece: "Será
responsabilidad de cada órgano defender los intereses del Estado, debiendo realizar
todas las actuaciones necesarias en los procesos y cumplir las decisiones judiciales, para
lo cual el jefe de cada órgano tomará las medidas conducentes."
Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo en su Artículo 360 establece los principios que
regulan las actuaciones y procedimientos indicando que éstos, deben
desarrollarse con responsabilidad y que los agentes asumirán las consecuencias
por omisión de sus funciones. Así mismo, orienta a que los procedimientos logren
su finalidad y se eviten decisiones inhibitorias y se saneen las irregularidades
procedimentales que se presenten.
Así mismo, el procedimiento de Defensa Judicial del Proceso de Representación
Judicial —Código GJ-RJ-PR-01 Versión 4, adoptado por la SNR vigente en el 2015,
establece como actividad especial: "Contestar o interponer demanda y demás
actuaciones que correspondan a la defensa prejudicial y judicial." Igualmente establece
que se debe hacer seguimiento hasta el fallo definitivo.
De los procesos fallados en contra de la SNR, se observó que en tres (3) de ellos
por valor total de $350.8 millones, existieron deficiencias en la gestión realizada
6° Artículo 3°. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones
y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de
este Código y en las leyes especiales.
Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad,
imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia,
economía y celeridad.(...)
7. En virtud del principio de responsabilidad, las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus decisiones,
omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos.(...)
11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto,
removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán,
de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho
material objeto de la actuación administrativa
(...)En los
13. En virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso
de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia,
dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPL8CIGA
por los apoderados asignados, en cuanto a la defensa judicial en las actuaciones
procesales, como se evidencia a continuación:
1. Proceso No.15001233100220100145600, Acción de Reparación Directa: En
el recurso de apelación no se controvirtió lo manifestado por el Despacho
Judicial en el fallo de primera instancia.
2. Proceso No. 761113331001201025300, Nulidad y Restablecimiento del
Derecho: El recurso de apelación no fue sustentado por lo tanto se declaró
desierto.
3. Proceso No. 2500023260001999027250127866, Reparación Directa. La
contestación de la demanda se realizó fuera del término y el recurso de
apelación se sustentó extemporáneamente, por lo tanto fue declarado desierto.
Las situaciones descritas denota debilidades en la gestión de defensa judicial
manifiestas en la omisión en las actuaciones procesales por parte de los
apoderados asignados, quienes no estuvieron atentos a los términos que la ley
dispone para la respectiva defensa, al igual que a no controvertir en apelación el
fallo proferido en primera instancia. Los hechos evidenciados generaron pérdida
de oportunidad en la defensa de los procesos en precedencia, conllevando al
desamparo de los intereses del estado y los recursos públicos implicados.
Respuesta de la SNR
"Teniendo en cuenta que la entidad, dentro del proceso de defensa judicial entrega a los
apoderados designados a cada caso tanto todo las piezas procesales como el apoyo en
el seguimiento de los mismos, a través de la firma Litigando.com, sin embargo para
cada uno de los casos expuestos dentro de la observación es importante resaltar lo
siguiente:
1. Proceso con radicación n° 1.Proceso No.15001233100220100145600, Acción de
Reparación Directa — Demandante: (...).
Este proceso fue admitido el día 10 de noviembre del 2010 cuya pretensión principal fue
declarar la falla en el servicio por parte de la Oficina de Registro de Instrumentos públicos
de Tunja y de la Superintendencia de Notariado y Registro, el proceso fue asignado
inicialmente en el año 2011, al Dr.
La SNR transcribe apartes de la sentencia así:
"Así las cosas, es claro que la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, incurrió en
una falla en la prestación del servicio, ...en la medida que la labor desarrolla en el
manejo de la información sobre la situación jurídica de los inmuebles, debe utilizar
mecanismos idóneos, para asegurar que no se realicen las inscripciones en folios de
diferentes a los correspondientes , pues de lo contrario se induce a los usuarios en un
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
error que puede llegar a generar confianza legítima en terceros exentos de toda
culpa ..."(...)
Por otro lado la SNR indica: "Si bien es cierto que en la apelación de la sentencia, no
se sustentó en debida forma la misma, también es cierto que la apoderada que se
asignó para este caso Dra. (...), presentó ante el Comité De Conciliación y Defensa
Judicial el día 07 de septiembre del 2016, la oferta de conciliar ofreciendo el pago del
90% por ciento del valor de la sentencia condenatoria el cual el comité acepto, toda vez
que para esta Superintendencia era evidente la falla del servicio originado por parte de la
Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Tunja.
Dicha oferta fue aceptada por la parte demandante en la audiencia de conciliación
judicial dentro del proceso celebrado 16 de septiembre del 2015, por consecuencia se
concluye, que la diligencia en la defensa judicial no hubiese podido alterar el resultado
condenatorio del fallo.
Sin embargo en aras de establecer responsabilidad respecto a los apoderados que
llevaron el caso, se remite el proceso ante la Oficina De Control Disciplinario Interno de
esta entidad, para que si lo considera pertinente, inicie proceso disciplinario contra los
mismos. (...)"
2. Proceso con radicación No. 761113331001201025300, Nulidad y Restablecimiento del
Derecho: El recurso de apelación no fue sustentado por lo tanto se declaró desierto.
Esta demanda fue admitida el día 02 de septiembre del 2010, la pretensión principal de la
misma, era la declaratoria de nulidad parcial de la Resolución N° 065 SP del 23 de julio
de 1999, proferida por el FONDO DE PREVISION SOCIAL DE NOTARIADO Y
REGISTRO "FONPRENOR'; en cuanto se refiere a la liquidación del monto o cuantía del
ingreso base del derecho pensional, jubilación Especial oficial a favor de la señora (...).
(...)"El día 20 de mayo de 2013, el Juzgado 1° Administrativo de Descongestión del
Circuito de Guadalajara de Buga profirió Sentencia No. 94 mediante la cual decide
condenar a la Superintendencia de Notariado y Registro a reconocer y pagar el mayor el
valor o la diferencia resultante de la nueva liquidación de las mesadas pensionales ya
pagadas a la demandante."
( • • -)
"El escrito que contiene el recurso de apelación fue remitido el día 15 de julio de 2013 vía
fax desde la Papelería Santa Rita en Santiago de Cali, lo cual aparece a folios 179 y 180
de forma ilegible, toda vez que los despachos judiciales en Buga no reciben todo el
documento sino solamente la página inicial y final del mismo. Sin embargo, en la misma
fecha se remitió el escrito de apelación original en 14 folios el cual aparece con sello de
recibido por parte del Juzgado 1° Administrativo de Descongestión el 15 de julio de 2013,
el cual obra a folios 181 y 194." (...)
"Sin embargo la inadmisibilidad del recurso de apelación va hacia otra dirección
argumentativa, la cual dicho sea de paso no fue desvirtuada por el recurrente con el
presente recurso, pues entiende que a través del fax el 15 de julio solo trasmitió dos
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128
CONTRALORÍA
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folios ilegibles, y que dicha irregularidad fue salvada con la remisión del escrito
contentivo de 14 folios en el que se mostraba claramente las razones de su
inconformidad empero tal y como se dijo en la providencia del 02 de septiembre de
2013, si se pretende hacer valer procesalmente el escrito remitido porque fue enviado
el 15 de julio de hogaño, esta debía cumplir con las formalidades que así lo permiten,
entre las que podamos contar la constatación veraz de las razones que estructuran la
inconformidad con la sentencia y como se vio en lo recibido por el Juzgado Segundo
de Oralidad de Buga vía fax, las características mencionadas no se advierten."(...)
"Sin embargo en aras de establecer responsabilidad respecto a los apoderados que
llevaron el caso, se remite el proceso ante la Oficina De Control Disciplinario Interno de
esta entidad, para que si lo considera pertinente, inicie proceso disciplinario contra los
mismos. ( se adjunta oficio)"
"3. Proceso No. 2500023260001999027250127866, Reparación Directa. La contestación
de la demanda se realizó en forma extemporánea y el recurso de apelación se sustentó
extemporáneamente por lo tanto fue declarado desierto
En lo que respecta a este proceso el cual fue admitido el día 13 de diciembre de 1999
cuya pretensión principal fue declarar la falla en el servicio por parte de la Oficina de
Registro de Instrumentos públicos de Bogotá, por no informársele sobre el levantamiento
de una medida cautelar que se encontraba a su favor ya que el mismo era acreedor
quirografario, el proceso fue asignado inicialmente en el año 2000, al Dr. (...), el cual
presento contestación de la demanda, en el fallo de primera instancia se condena a la
entidad, teniendo como fundamento por parte del operador jurídico a como lo cita en la
sentencia que:
" Es palmario entonces que el detrimento patrimonial que sufrió el Señor (...), es
atribuible al defectuoso funcionamiento de la administración de justicia, generándole un
Daño Antijurídico que no estaba obligado a soportar , daño imputable, al Estado, el
elemento esencial para la declaratoria de responsabilidad, por ello debe el estado en
cabeza de la Dirección Ejecutiva de Administración de Judicial y la Superintendencia de
Notariado y Registro, responder por los perjuicios causados al actor."
Si bien es cierto se presentaron deficiencias en la defensa judicial dentro de este proceso,
la oficina asesora Jurídica evidenciando esta situación remitió, a la oficina de Control
Disciplinario Interno la circunstancias de este proceso, la cual según lnformacion
emanada por la Jefe de dicha oficina Dra. (...), el proceso con radicación 3621-2014, se
encuentra activo y en etapa probatoria, la demás Informacion se encuentra sujeta a
reserva (se adjunta correo)"
Análisis de la Respuesta
Una vez analizada la respuesta presentada por la SNR, se debe señalar que hubo
omisión por parte de los apoderados en los procesos enunciados, en cuanto a que
no se actuó con debida diligencia en las diferentes actuaciones procesales y
términos establecidos en la normatividad vigente.
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CONTRALORÍA
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En lo referente al proceso 15001233100220100145600 no se manifestó la
inconformidad con el fallo de primera instancia, la SNR en la respuesta
describe actuaciones procesales surtidas en el desarrollo del proceso.
Igualmente indica "Si bien es cierto que en la apelación de la sentencia, no se
sustentó en debida forma la misma, también es cierto que la apoderada que se asignó
para este caso Dra. (...) presentó ante el Comité de Conciliación y Defensa Judicial el
día 07 de septiembre de 2016, la oferta de conciliar ofreciendo el pago del 90% por
ciento del valor de la sentencia..."
En el proceso 761113331001201025300, no se sustentó el recurso de
apelación por lo tanto se declaró desierto, la SNR en la respuesta relata una
serie de actuaciones realizada en lo transcurrido en el proceso, igualmente
describe lo consignado en auto por el Despacho judicial así: "Sin embargo la
inadmisibilidad del recurso de apelación va hacia otra dirección argumentativa, la cual
dicho sea de paso no fue desvirtuada por el recurrente con el presente recurso, pues
entiende que a través del fax el 15 de julio solo transmitió dos folios ilegibles,..."
Con respecto al proceso 2500023260001999027250127866, la contestación de la
demanda y sustentación del recurso de apelación fueron extemporáneas, la SNR
realiza recuento de actuaciones procesales surtidas a lo largo del proceso, al igual
transcribe apartes de lo fallado por el Despacho judicial como:" Es palmario
entonces que el detrimento patrimonial que sufrió el Señor (...) , es atribuible al
defectuoso funcionamiento de la administración de justicia, generando un Daño
Antijurídico que no estaba obligado a soportar, daño imputable, al Estado,..."
Así las cosas, no hay que olvidar, que las normas antes citadas conminan a una
adecuada gestión, especialmente que las actuaciones administrativas se deben
llevar con responsabilidad y eficiencia, con el fin de buscar que los
procedimientos logren su finalidad, así mismo proteger los intereses litigiosos del
estado.
La SNR en su respuesta manifestó que la Oficina Jurídica remitió a la Oficina de
Control Interno Disciplinario los casos mencionados para lo pertinente.
Por lo anteriormente expuesto, el hallazgo se valida, en los términos como fue
comunicado.
Hallazgo No. 21 Pago de sentencias.
La Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en su Artículo 361 establece los
61 Artículo 3°. Principios. Todas las autoridades deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones
y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política, en la Parte Primera de
este Código y en las leyes especiales. Las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPUBLICA
principios que regulan las actuaciones y procedimientos deben desarrollarse con
responsabilidad y que los agentes asumirán las consecuencias por omisión de sus
funciones. Así mismo, se buscará que los procedimientos logren su finalidad, y
que se adelanten con diligencia dentro de los términos y sin dilaciones
injustificadas.
El artículo 1 del Decreto número 0768 del 23 abril de 1993 , por medio del cual
reglamentó los artículos 176 y 177 del Código Contencioso Administrativo Decreto
01 de 1984, estableció el término para proferir el acto administrativo para el
cumplimiento de pago de obligaciones dinerarias derivadas de sentencias
condenatorias a cargo de la Nación. Así mismo el Decreto 818 del 22 de abril de
1994 modificó y adicionó el Decreto 0768 y en su artículo 1 estableció las
sanciones a que hubiere lugar a servidores públicos por actuaciones u omisiones
que deriven perjuicios económicos para el Estado.
La CGR evidenció que la SNR no obstante de haber adelantado actuaciones
administrativas, revela deficiencias en las actuaciones y procedimientos con miras
a cumplir con los pagos oportunos como producto de las condenas, en los
procesos que se fallaron en contra de la SNR, con un valor total cancelado de
$637 millones, que se detallan a continuación:
-
13001333100920080015600
13001233100320060001500
05001233100120110032300
54001333100120080032300
0500133310012010028901
7611133310012010025300
Lo anterior, considerando que se observó mora de 4, 6 y 8 meses para la
expedición de los actos administrativos y su posterior cancelación, esto con el fin
de dar cumplimiento a las providencias proferidas por los diferentes Despachos
Judiciales.
Así las cosas, se denota debilidades en la gestión de la SNR, la cual para la
vigencia auditada carecía de procedimientos internos para el pago de sentencias
lo que conllevó a la inobservancia de los principios de las actuaciones
principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia,
publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.
(,..) 7. En virtud del principio de responsabilidad, las autoridades y sus agentes asumirán las consecuencias por sus
decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos.
(...) 11. En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad...
(...) 13. En virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el
uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con
diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas.
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administrativas, especialmente los de celeridad, economía y responsabilidad, así
como las normas relativas a los pagos, generando mora en la cancelación de
sentencias, así como riesgo de comprometer mayores recursos públicos para el
cumplimiento de las obligaciones derivadas de fallos en contra.
Respuesta de la SNR
"Respecto a esta observación comunicada, es preciso mencionar que la Superintendencia
de Notariado y Registro, realizó todas las actuaciones tendientes a dar cumplimiento al
pago de sentencias, por lo tanto una vez recibida la solicitud por parte del interesado, se
revisa en la Oficina Asesora Jurídica la documentación allegada, con el fin de verificar el
cumplimiento de requisitos para poder continuar el trámite pertinente.
Ahora bien, se observa que el agotamiento de diversas gestiones administrativas donde
implica hasta el trámite del pago, transcurre un periodo que si bien en principio podría
catalogarse como prolongado, este encuentra justificación en la medida que se trata en la
obtención de Informacion de las diferentes dependencias de la misma SNR, según el caso
en particular, también se debe solicitar informacion a entidades externas como la
Dirección de Impuestos Nacionales -DIAN, y esta informacion es a nivel nacional. Es de
tener en cuenta, que en muchas ocasiones como por ejemplo en el caso del pago a favor
de (...)se evidencia que el periodo entre la fecha de la solicitud y la fecha de
respuesta de esta entidad han transcurrido más de tres meses en dar respuesta, al igual
que en el caso del pago a (...), que también tardo más de dos meses en recibir en la
SNR dicha certificación, como lo pudo evidenciar la auditoria de la Contraloría General
De la República.
Es de tener en cuenta, que antes de proceder a la expedición de los actos administrativos
para dar cumplimiento a los respectivos fallos condenatorios, se debe garantizar que las
respectivas liquidaciones que se realicen con estricto cumplimiento a lo ordenado por los
diferentes despachos judiciales, por lo que dicho trámite es bastante delicado y requiere
de una minuciosa rigurosidad, para evitar errores en las liquidaciones.
Es importante referirnos a que si bien es cierto el procedimiento para el pago de
sentencias no estaba formalizado, la entidad en aras de garantizar los estándares de
calidad de la misma, adopto el procedimiento desde el día 24 de febrero del 2016, el cual
se adjunta a la presente contestación."
Análisis de la respuesta
Analizada la respuesta presentada por la SNR, se pudo evidenciar que la SNR
realizó diferentes actuaciones administrativas con el fin de dar cumplimiento a las
sentencias proferidas por los despachos judiciales, en el sentido de realizar el
pago de las condenas de conformidad con la normatividad vigente aplicable a
cada caso, actuaciones que no fueron efectivas en el menor tiempo posible, lo que
conllevó a que se demoraran 4, 6 y hasta 8 meses después de presentada la
solicitud de pago por parte del interesado con los requisitos exigidos.
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CONTRALORÍA
GENERAL DE
LA REPÚBLICA
Por otro lado la SNR manifiesta "se debe garantizar que las respectivas
liquidaciones que se realicen con estricto cumplimiento a lo ordenado por los
diferentes despachos judiciales, por lo que dicho trámite es bastante delicado y
requiere de una minuciosa rigurosidad, para evitar errores en las liquidaciones.". Al
respecto, la CGR no desconoce las actuaciones realizadas con la debida
rigurosidad por la SNR, pero hay que tener en cuenta, que éstas se deben
efectuar con la debida diligencia y en el menor tiempo posible.
Por lo anteriormente expuesto el hallazgo se valida.
3.1.5 Evaluación del Control Interno
Evaluada la calidad y eficiencia del Control Interno de la SNR, se concluyó que
resulta "Con deficiencias", con una calificación de 1,89 que la ubica dentro del
rango de =>1,5 a <2, lo cual indica que el diseño y la efectividad de los controles
presenta deficiencias, y con un aporte a la gestión y resultados de 55,15 puntos
del total de la calificación.
Esta calificación se sustenta en situaciones relacionadas con falencias de control
en el seguimiento financiero, la depuración y conciliación de información contable
y financiera, así como la presentación y suministro de información a las entidades
competentes y la ciudadanía en general, como se sustenta en los hallazgos del
informe. Adicionalmente las falencias en la programación presupuestal de
sentencias y conciliaciones para la vigencia, sobre la cual no se evidenció
cumplimiento de procedimientos internos, y en el mismo sentido deficiencias en el
control y seguimiento frente a planeación y ejecución de contratos, así como en lo
relacionado con el control y seguimiento a respecto a predios presuntamente
baldíos.
En cuanto a la operatividad de la Oficina de Control Interno de la SNR, se
evidenció que cumple con las funciones establecidas con la Ley 87 de 1993 y
realiza actividades de seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora,
para la presentación de los avances semestrales exigidos por la Resolución
Orgánica 7350 del 9 de noviembre de 2013, proferida por la CGR.
3.1.6 Atención a denuncias y tramite de insumos de auditoría
Se adelantarán dentro de los macroprocesos correspondientes, el trámite a una
denuncia y tres insumos que se relacionan a continuación:
- Insumo Código 2015-90775-82111-IS
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CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
Referente a presuntas irregularidades en cuanto a la inconformidad en el registro
de una medida cautelar afectando el predio con matrícula inmobiliaria 50C370216, sin tener en cuenta quien era el propietario del inmueble.
Sobre el particular se determinó que la SNR, dio respuesta a la peticionaria
informándole que a efectos de subsanar el error cometido por la SNR, profirió
resolución número 389 del 28 de abril de 1998, a través de la cual ordenó retirar la
X de propietario en la anotación No. 16 del folio de matrícula inmobiliaria antes
citado. Igualmente en oficio 50C-370216 del 22 de diciembre de 2015 le manifestó:
"es muy claro en precisar que para proceder a la cancelación de medidas judiciales, se
debe allegar la orden judicial en tal sentido, mientras tanto la oficina de registro no
procederá a ordenar cancelar ninguna orden judicial, por lo que la peticionaria con
fundamento en la actuación adelantada por la Oficina de Registro en su oportunidad, es
quien deberá acudir ante el juez que decreto la medida, para que solicite su respectiva
cancelación, y se radique ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá
Zona Centro, no podemos olvidar que en Registro se aplica el Principio de Rogación, que
fue lo que sucedió con el registro"
Analizado lo anterior, se concluye que la SNR adelantó las actuaciones
pertinentes con el fin de dar respuesta a las peticiones interpuestas por la
ciudadana. Igualmente la CGR no determina un presunto riesgo detrimento a los
intereses estatales.
- Solicitud Ciudadana 2016-94029-80134-SE.
Relacionada con posibles irregularidades registro en cuanto que en la Ventanilla
Única de Registro (en adelante VUR) de la SNR, el bien inmueble aparece con
nombre equivocado. El ciudadano indica "al momento de hacer la consulta al VUR,
sigue apareciendo a nombre del señor (...) lo que conllevó a que el predio tenga
limitaciones". Igualmente solicita hacer seguimiento al pago de una sentencia
Realizado el seguimiento a lo denunciado, se observó que de lo manifestado por
el ciudadano, el predio no se encuentra a su nombre en el VUR, por lo que la CGR
con oficio AG8-1-110 del 19 de mayo de 2016, dio traslado a la SNR con el fin de
que se resuelvan las inquietudes mencionadas por el ciudadano. Así mismo, se
analizó el proceso No. 13001233100320060001500, el cual fue fallado en contra
de la SNR y cancelado al interesado, dando cumplimiento a lo ordenado por el
Tribunal Administrativo de Bolívar.
De lo anterior, no se evidencian conductas o hechos que puedan constituir un
presunto daño patrimonial al Estado y que reúnan los requisitos establecidos en la
Ley 610 de 2000, para que la CGR proceda a adelantar algún tipo de actuación en
el marco de sus competencias. Igualmente con respecto al pago de la sentencia
se debe tener en cuenta por parte de la SNR lo establecido en la Ley 678 de 2001.
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CONTRALORÍA
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Insumo 2015-89473-82111-D: SIGEDOC 2014EE0200358: Respuesta a
denuncia 2014-67950-82111-D
Referente a presuntas irregularidades en registro de predios, de cuya verificación
efectuada a través del análisis documental de los folios de matrícula inmobiliaria
de los inmuebles indicados en la denuncia, se concluye que actualmente son
propiedad del Municipio de Girardot, en donde se destacan los folios 307-73573 y
307-76873, los cuales fueron objeto de Fiducia Mercantil con la Fiducia Central
S.A. (vocera del Patrimonio Autónomo Fideicomiso Urbanización Villa Carolina
Etapas I y II).
- Denuncia SIPAR 2015-91386-82110-D.
Relacionada con el no pago de sentencia judicial, en cuanto a que la SNR no ha
dado cumplimiento a un mandamiento de pago judicial, originando el cobro de
intereses moratorios.
Del análisis se evidencia que contra la SNR cursa un proceso ejecutivo, con el fin
de que sean canceladas facturas 16339 del 22 de febrero de 2010 y 19004 del 11
de abril de 2011. Dentro de las actuaciones procesales se profirió mandamiento de
pago del 30 de abril de 2015, el cual se encuentra impugnado por la SNR y que a
16 de mayo de 2016 no ha sido resuelto.
Vista así las cosas, no se establece posible riesgo al patrimonio del Estado en el
entendido que al momento del presente seguimiento, la SNR ha estado atenta en
las diferentes actuaciones procesales.
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SALDO DE PATRIMONIO A 31 DE DICIEMBREDE
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DISMINUCIONES
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ANEXO No 6
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
METODO DIRECTO
A 31 DE DICIEMBRE DE 2015
(Cifras en miles de pesos)
FUENTES
INGRESOS EFECTIVOS DEL PERIODO
850.719.957
OTROS INGRESOS
23.157.327
INVERSIONES
199.229.743
FINANCIACION POR OTROS PASIVOS CORRIENTES
57.787.909
CANCELACION OTROS ACREEDORES
8408.091
PENSIONES DE JUBILACION
12.024 482
FINANCIACION POR OTROS PASIVOS NO CORRIENTES
9.348.384
TOTAL INGRESOS
958.873.873
USOS
SUELDOS Y SALARIOS
84.624.530
GASTOS GENERALES
133.834.990
CANCELACION IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASA
4.830.884
CANCELACION APORTES SOBRE NOMINA Y OTRAS CONTRIBUCIONES
TRANSFERENCIAS A LA NACION
40.998.208
359.528.489
GASTOS DE INTERESES Y OTROS GASTOS
21.040
PAGO COMISIONES
187.720
GASTOS EXTRAORDINARIOS
17.081.009
PATRIMONIO
111.957.738
AUMENTO DE DE DEUDORES
149433.108
RESERVA FINANCIERA
1.189.588
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. OTROS ACTIVOS
7.580.514
BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO
TOTAL USOS
428.108
911.953.902
FLUJO NETO DEL PERIODO
44.914.971
SALDO INCIAL DE CAJA Y BANCOS ENE 01 DE 2014
294.660.972
SALDO FINAL DE CAJA Y BANCOS DICIEMB 31 DE 2015
341.470.943
FIRMA: .q13:1511:19.— `
NOMBRE: JORGE ENRIQUE VELEZ GARCIA
SUPERINTENDENTE NOTARIADO Y REGISTRO
FIRMI~
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NOMBRE: ALBERTO FERRO CASAS
SECRETARIO GENERAL
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FIRMA:
NOMBRE: YOLA
RODRIGUEZ
COORDINADO GRUPO GORTARI D
T.P. No. 31
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