1D-SYC-P7

Código: 1D-SYC-P7
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
Versión: 5
Procedimiento Asignación y Pago de
Delegados para Sorteos y Concursos
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Asignar servidores públicos de planta, mediante auto de delegación, para la prestación del servicio de
supervisión y vigilancia de los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de carácter
promocional, asambleas y concursos de conocimientos, destreza y habilidad, que se realicen dentro del
territorio de Bogotá D.C., así como el trámite para el pago a los servidores públicos de dicho servicio.
Alcance
Aplica para los siguientes eventos: loterías, sorteos de juegos promocionales, asambleas de consorcios
comerciales y concursos a los que por mandato legal deben tener un delegado para su supervisión. Inicia
con la solicitud de delegado, por parte del empresario o usuario, finaliza con el archivo de los documentos
relacionados con la solicitud de delegación para eventos
Políticas de Operación
1. El empresario/a o usuario/a debe haber solicitado el servicio de delegado con la debida antelación
para efectuar el trámite correspondiente (mínimo 24 horas) a la realización del sorteo o concurso
y además que cumpla con la presentación de todos los documentos establecidos por la
normatividad vigente, los cuales deben ser:
•
Fotocopia del Acto Administrativo o Concepto de Excepción emitido por la autoridad
competente, por medio del cual se autoriza la realización del sorteo o juego promocional. El
Acto Administrativo debe estar vigente para la fecha de realización del evento a supervisar en
los casos de sorteos y/o juegos promocionales.
•
En caso de los concursos, no se exige el Acto Administrativo porque ha sido expedido con
antelación por la Dirección Administrativa de la Secretaría Distrital de Gobierno, la cual
reposa en los archivos.
•
En caso de loterías y asambleas de consorcios comerciales no se exige la autorización con la
solicitud porque ésta ha sido expedida con antelación a su operación por la respectiva
autoridad competente.
•
En todo caso debe anexar el recibo de tesorería donde consta el pago de los servicios del
delgado.
2. El Empresario puede realizar la consulta, en la página web, de los datos del funcionario delegado
asignado, como son nombre y número de teléfono para contactar.
3. Para la prestación del servicio asociado al presente proceso, es necesario remitirse a lo definido
en la caracterización del producto o servicio elaborada en el formato vigente para este proceso en
particular, en el que se determinan los requisitos así:
•
Los requisitos del producto o servicio que presta la Entidad en el tema relacionado con
Asignación de delegados para sorteos y concursos, que son básicamente las
características inherentes a este, se encuentran en el campo “especificación del producto
o servicio” del formato diligenciado para la caracterización de este producto o servicio en
particular.
•
Los requisitos del cliente se han definido teniendo en cuenta la información proveniente
del proceso de servicio a la ciudadanía (Peticiones, Quejas y Reclamos PQ´R,
actividades de interlocución con la ciudadanía encuestas, sondeos, focus group) entre
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Nota: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada y su uso es de
responsabilidad de la persona que lo utiliza. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno
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otros. Estos requisitos se encuentran en el campo “CLIENTE” del formato de
caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos legales se han definido teniendo en cuenta las normas aplicables al
cumplimiento del objetivo del proceso, plasmadas en el normograma de la Secretaría
Distrital de Gobierno. (aspectos constitucionales, legales, normativos, política vigente de
racionalización de tramites entre otros). Estos requisitos se encuentran en el campo
“LEY” del formato de caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos de la organización, se han definido teniendo en cuenta la caracterización
de productos y/o servicios de la Secretaría y la documentación asociada al Sistema
Integrado de Gestión - SIG, así como la normativa expedida por la Secretaría Distrital de
Gobierno al respecto, en la cual eventualmente se han establecido requisitos adicionales
que la Entidad ha considerado necesarios. Estos requisitos se encuentran en el campo
“ORGANIZACIÓN” del formato de caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos reglamentarios aplicables asociados a la prestación del producto o servicio
del presente proceso, hacen referencia a aquellas normas técnicas nacionales e
internacionales que por su especificidad son de obligatorio cumplimiento. Los requisitos
reglamentarios que aplican para el presente procedimiento se encuentran en el campo
“NORMA TECNICA” del formato de caracterización arriba mencionado.
4. Para tener una comunicación eficaz con sus usuarios, la Secretaría Distrital de Gobierno ha
definido los siguientes lineamientos:
a. La información actualizada para trámites puede ser consultada en la guía distrital de
tramites,
la
cual
puede
ser
consultada
en
la
página
web
http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/guia_mostrar_entidad_scv.php
b. Para efectuar el seguimiento al cumplimiento de los requerimientos de un servicio ya
prestado por la Entidad, en un caso en particular, se debe tener en cuenta el número de
radicado asignado en el momento en que el usuario del caso haya efectuado la
respectiva petición a través de las oficinas de Servicio a la ciudadanía (de forma
telefónica, presencial, virtual o por escrito).
5. Cuando se detecten productos y servicios asociados a este procedimiento, cuya verificación de
conformidad no cumpla con los criterios de aceptación establecidos en la caracterización del
producto o servicio, se deben identificar y controlar para prevenir su uso o entrega no
intencionados, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Control del Producto y/o
Servicio No Conforme. Este Procedimiento cuenta con un formato de registro de control del
producto o servicio no conforme, en el que se definen el tratamiento, control, identificación de
causas y la acción a seguir. En los casos de corrección, el servicio o producto en cuestión se
debe someter a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.
6. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos
y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo
enunciado, así:
•
Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de
petición de información: 10 días; consultas: 30 días
•
Cuando el empresario/a logra la radicación en línea deberá radicar la solicitud de delegado en
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el CDI, con mínimo tres (3) días hábiles de antelación a la fecha en que debe hacer presencia
el delegado
•
Cuando la duración de la delegación excede en 45 minutos o más el tiempo inicialmente
establecido, se realiza cobro de este tiempo adicional al empresario
•
los reportes generados en el aplicativo ACJD requeridos para realizar el pago a delegados, se
realizan al quinto (5º.) día del mes siguiente de la delegación
7. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del
aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
8. Los productos y/o servicios generados en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y
metas formulados para la gestión del proceso Seguridad y Convivencia, que se encuentran
formulados en los planes vigentes.
9. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso Seguridad y Convivencia, los cuales buscan gerenciar el riesgo en
todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión
administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual
de gestión del riesgo.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma
2. Ver listado maestro de documentos externos
Glosario
DELEGADO: Es el Servidor Público asignado por la Secretaría Distrital de Gobierno, para supervisar
los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de suerte y azar de carácter promocional
y concursos de conocimientos, destreza y habilidad, ejercida para tal fin en días ordinarios o festivos
en jornada diurna y nocturna. El delegado es seleccionado previa inscripción, capacitación y firma de
la respectiva acta de compromiso.
DELEGACIÓN: Es un acto en el cual el funcionario designado por la Secretaría de Gobierno asiste a
supervisar los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de suerte y azar de carácter
promocional y concursos de conocimientos, destreza y habilidad que se realicen en el Distrito Capital,
con el fin de vigilar la transparencia de su ejecución y el cumplimiento de la mecánica previamente
establecida.
EMPRESARIO: Representante legal de la empresa que solicita el delegado
USUARIO: Persona natural que solicita el delegado
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Documento por medio del cual se
garantiza la existencia de la aprobación presupuestal libre de afectación y se identifica el rubro
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correspondiente
Siglas
1.
2.
3.
4.
ACJD: Aplicativo Administración de concursos, juegos y delegaciones.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal
AGD: Aplicativo de Gestión Documental
SIPSE: Sistema de Información para la programación, seguimiento y evaluación de la gestión
institucional
Producto o servicio generado.
Producto o servicio
Asignación
concursos
de
delegados
para
Descripción
sorteos
y
El empresario solicita la presencia de un delegado
para la supervisión de los sorteos de juegos de
suerte y azar como loterías, juegos de suerte y
azar de carácter promocional y concursos de
conocimientos, destreza y habilidad.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
INICIO
N/A
1
SOLICITAR
SERVICIO DE
DELEGADOS EN
LA PÁGINA WEB
Empresaria/o
Usuaria/o
2
REVISAR
SOLICITUD
3
¿C
¿CUMPLE CON
REQUERIMIENTOS
LEGALES?
Si
8
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Profesional de
la Dirección
Administrativa
No
4
INFORMAR AL
EMPRESARIA/O
USUARIA/O
A
REGISTRO
Profesional de
la Dirección
Administrativa
La solicitud se realiza a través de la
página Web de la Secretaria Distrital de
Gobierno, www.gobiernobogota.gov.co,
por el link Servicios en Línea,
diligenciando el formulario de solicitud
de delegado y cargando en formato
PDF el recibo de la Dirección Distrital
de Tesorería donde consta el pago de
los servios del delegado y si es del
caso, el documento que autoriza el
evento, el cronograma, la mecánica.
Cuando no se logra la radicación en
línea se deberá radicar la solicitud en el
CDI, con mínimo tres (3) días hábiles de
antelación a la fecha en que debe hacer
presencia el delegado.
FORMULARIO DE
INSCRIPCIÓN Y
DOCUMENTOS
ANEXOS
Revisa que la solicitud de delegado y
anexos cumplan con los requerimientos
legales. En este momento se crea el
expediente de Autos de Delegación a
aprobar.
N/A
¿Cumple con requerimientos legales?
Verifica que se acredita el pago de los
servicios del delegado y si es del caso,
el documento que autoriza el evento y
que esté vigente, así mismo establece
la antelación de la solicitud respecto de
la fecha del sorteo.
N/A
Informa al Empresaria/o o Usuaria/o
que la solicitud no se tramitará
especificando
el
motivo
del
incumplimiento que da lugar a la
negación, lo cual se hará vía correo
electrónico y telefónicamente, de no
lograr la comunicación por esta vía se
hará mediante oficio radicado en el
aplicativo AGD.
COMUNICADO
DE NEGACIÓN
DE SOLICITUD
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Delegados para Sorteos y Concursos
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
5
REVISAR Y
FIRMAR
COMUNICACIÓN
6
SUBSANAR
MOTIVO QUE DA
LUGAR A LA
NEGACIÓN
No
7
¿S
¿SE SUBSANO
EL MOTIVO DE
LA NEGACIÓN?
32
Director/a
Administrativa
Empresaria/o
Usuaria/o
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Revisa y firma la comunicación
informando
al/la
Empresaria/o
o
Usuaria/o que la solicitud no se
tramitará especificando el motivo que
da lugar a la negación y que el pago
queda pendiente para otra solicitud,
previa revisión y visto bueno del
responsable asignado. Esta actividad se
efectúa cuando no se logre realizar por
correo electrónico.
El Empresaria/o o Usuaria/o debe
corregir y/o cumplir el o los requisito(s)
que dieron lugar a la negación del
trámite. Envía o carga los documentos
faltantes y/o cumple requisitos a través
de la página web, por correo
electrónico, fax o radicando en el CDI
¿Se subsano el motivo de la negación?
REGISTRO
COMUNICADO
DE NEGACIÓN
DE SOLICITUD
DOCUMENTACI
ÓN FALTANTE
N/A
Si
8
INGRESAR
DATOS EN ACJD
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Ingresa la información de las solicitudes
de delegados para los sorteos y
concursos en el aplicativo de ACJD. Se
registran los datos del empresario,
los datos del recibo de tesorería por
pago del delegado y los datos del
evento (fecha, hora y lugar del evento,
persona
de contacto y
número
telefónico).
El
sistema
realiza
de manera
automática la publicación en la intranet
de la Secretaria de Gobierno de las
solicitudes de delegados para que a la
hora oficial que la Secretaria Distrital de
Gobierno ha autorizado se habilite la
inscripción de los funcionarios para su
asignación.
PUBLICACIÓN
DELEGACIONES
B
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ACTIVIDAD
Vigencia desde:
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Servidoras/es
Públicos de la
SDG
De acuerdo a lo establecido en la guía
1D-SYC-G1 “Guía del Servicio de
Delegaciones para la Supervisión de
Asambleas, Sorteos, Concursos y
Espectáculos”
N/A
B
9
REALIZAR
SUPERVISIÓ
N ASIGNADA
10
INGRESAR LA
INFORMACIÓN
DEL INFORME
Profesional de
la Dirección
Administrativa
11
¿D
¿DELEGADO
CUMPLIÓ EL
REGLAMENTO
Y LA GUÍA?
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Si
14
No
12
PROYECTAR
MEMORANDO
13
REVISAR Y
FIRMAR
MEMORANDO
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Director/a
Administrativa
Ingresa al aplicativo ACJD el cambio de
estado de la delegación y la información
del radicado con el que se remite el
auto e informe de la delegación,
verificando que cumpla con los
requisitos establecidos en el del
reglamento y la guía del servicio
respecto de término de entrega, visto
bueno jefe inmediato y si hay
observaciones de anomalías y/o
constancia de tiempo excedido.
¿Delegado cumplió el reglamento y la
guía?
Cuando el incumplimiento generó la no
prestación del servicio solicitado por el
Empresario/a Usuario/a se da traslado a
la Oficina de Asuntos Disciplinarios.
Cuando el incumplimiento obedece a
otro aspecto se requiere al delegado
hasta una reincidencia a la segunda se
traslada informe a la Oficina de Asuntos
Disciplinarios
Proyecta memorando de requerimiento
al delegado o traslado a la Oficina de
asuntos Disciplinarios según sea el
caso. Copias de estos documentos
deben ser archivados por el Auxiliar
Administrativo en el expediente de
autos.
Revisa y firma el memorando de
requerimiento al delegado o traslado a
la Oficina de Asuntos Disciplinarios,
previa revisión y visto bueno del
responsable asignado.
N/A
N/A
MEMORANDO
MEMORANDO
C
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
C
14
¿I
¿INFORME
PRESENTA
CONSTANCIA DE
No ANOMALÍAS?
19
No
17
Profesional de
la Dirección
Administrativa
¿Informe presenta
anomalías?
Profesional de
la Dirección
Administrativa
¿Delegación se realizó a un concurso?
constancia
de
N/A
Si
15
¿D
¿DELEGACIÓN SE
REALIZÓ A UN
CONCURSO?
N/A
Si
16
PROCEDIMIENT
O
AUTORIZACIÓN
Y SEGUIMIENTO
DE
CONCURSOS
Profesional de
la Dirección
Administrativa
15
17
TRASLADAR
CASO A
ENTIDAD
COMPETENTE
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Realiza las actividades 24, 25, 26, 27 y
28 del procedimiento “Autorización y
seguimiento de Concursos”
Proyecta comunicación trasladando a la
entidad competente según sea el caso,
anexando fotocopia del informe del
delegado. Las entidades competentes
pueden ser ETESA, Lotería de Bogotá,
Supersalud, Supersociedades, otras.
Revisa,
firma
la
comunicación
trasladando a la entidad competente y
envía, previa revisión y visto bueno del
responsable asignado.
18
REVISAR Y
FIRMAR
MEMORANDO
N/A
N/A
COMUNICACIÓN
Director/a
Administrativa
D
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Delegados para Sorteos y Concursos
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Profesional de
la Dirección
Administrativa
¿Delegación
excedió
tiempo
de
duración?
Cuando la duración de la delegación
excede en 45 minutos o más el tiempo
inicialmente establecido, se realiza
cobro de este tiempo adicional al
empresario.
D
No
19
¿D
¿DELEGACIÓN
EXCEDIÓ TIEMPO
DE DURACIÓN?
22
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
REGISTRO
N/A
Si
20
SOLICITAR
PAGO DE
TIEMPO
EXCEDIDO
21
ENVIAR
COMUNICACIÓN
22
GENERAR
REPORTES DEL
APLICATIVO ACJD
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Director/a
Administrativa
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Calcula el valor del tiempo excedido en
la delegación del evento y proyecta
comunicación dirigida al empresario con
copia a la Dirección Distrital de
Tesorería.
Junto con la comunicación se debe
anexar la fotocopia del auto de
delegación.
Revisa y firma la comunicación y la
envía al empresario con copia a la
Dirección Distrital de Tesorería
Genera en el aplicativo ACJD los
reportes requeridos para realizar el
pago a delegados, esta actividad es
realizada al quinto (5º.) día del mes
siguiente, los reportes son:
•
•
•
23
REVISAR LOS
REPORTES PARA
PAGO
E
Profesional de
la Dirección
Administrativa
N/A
COMUNICACIÓN
REPORTES
Recibos de la Dirección Distrital
de Tesorería
Pago de delegados
Tiempo excedido
Revisa reporte de autos del mes contra
el reporte de pago a delegados, esta
actividad debe realizarse después del
quinto (5º.) día hábil del mes siguiente.
Se revisa que los autos cancelados o
incumplidos, no estén habilitados para
pago y que los autos de delegación no
entregados por los funcionarios no sean
pagados hasta tanto se alleguen
debidamente cumplidos.
N/A
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Delegados para Sorteos y Concursos
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
E
24
GENERAR ARCHIVO
PLANO Y
RESOLUCION PARA
PAGOS
Profesional de
la Dirección
Administrativa
25
ENVÍA A
RESPONSABLE DE
SIPSE
Profesional de
la Dirección
Administrativa
26
INSTRUCTIVO
PARA LA
SOLICITUD DE
EXPEDICIÓN DE
CDP
27
TRAMITAR
RESOLUCIÓN QUE
ORDENA PAGO
28
REVISAR Y
FIRMAR
MEMORANDO
29
PROCEDIMIENTO
VIABILIDAD
JURÍDICA DE
ACTOS
ADMINISTRATIVOS
Profesional
responsable de
SIPSE
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Director/a
Administrativa
Oficina
Asesora
Jurídica
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Genera el archivo plano de la
información consolidada para el pago
de delegados y el borrador de la
resolución que ordena dicho pago
El archivo plano y el borrador de la
resolución que ordena el pago de los
servicios prestados por los delegados
en el respectivo mes, es enviado vía
Lotus al responsable de SIPSE.
REGISTRO
ARCHIVO
PLANO
ARCHIVO
PLANO
Revisa el pago y solicita la expedición
del CDP, cuando la Dirección
Financiera haya expedido el CDP
informa al Profesional responsable el
número del CDP.
N/A
Proyecta resolución que ordena el pago
de los servicios prestados por los
delegados en el respectivo mes en la
que consigna el No. de CDP, elabora y
suscribe la exposición de motivos para
la expedición de la Resolución y elabora
memorando trasladando a la Oficina
Jurídica.
N/A
Revisa, autoriza la resolución, gestiona
el visto bueno del Subsecretario de
Planeación y Gestión y envía a la
Oficina Asesora Jurídica
La Oficina Asesora Jurídica, realiza el
procedimiento “Viabilidad Jurídica de
Actos Administrativos” P-113800-03.
COMUNICACIÓN
N/A
F
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
F
30
TRASLADA A LA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
31
ENVIAR
COMUNICAC
ACIÓN
32
ARCHIVAR
DOCUMENTOS
33
FIN
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Envía por Lotus a la Dirección
Financiera el archivo plano del
consolidado de pagos y mediante
memorando remite para el abono en
cuenta de nómina la Resolución que
ordena el pago de los servicios
prestados por los delegados ya firmada,
numerada y fechada. El auxiliar
administrativo archiva copia de la
resolución en el expediente de Autos de
Delegación.
N/A
Director/a
Administrativa
Revisa y firma el memorando que
remite la Resolución que ordena el
pago de los servicios prestados por los
delegados
Auxiliar
administrativa/
o
Archiva los documentos relacionados
con la solicitud de delegados para
supervisión de sorteos y concursos en
el expediente del respectivo mes
Fin del procedimiento
COMUNICACIÓN
EXPEDIENTE
N/A
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3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
1D-SYC-G1
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
DOCUMENTO
Guía del Servicio de Delegaciones para la Supervisión de Asambleas, Sorteos,
Concursos y Espectáculos
Formulario de inscripción
Comunicado de negación de solicitud
Publicación delegaciones (Aplicativo ACJD)
Memorando Requerimiento
Comunicación Traslado a Entidad Competente
Reportes Aplicativo ACJD
Archivo Plano Información consolidada para pago de delegado
Resolución que autoriza pago
Expediente solicitud de delegados
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