1D-SYC-P012

Código: 1D-SYC-P12
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
Procedimiento Asignación y Pago de
Delegados para Sorteos, Concursos y
Espectáculos Públicos
VERSIÓN 1
1
Versión: 1
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Producto de la revisión de los procesos por parte de las
mesas de trabajo establecidas con la Dirección
Administrativa, se tomo la decisión de integrar los
procedimientos 1D-SYC-P7 “Procedimiento asignación
y pago de delegados para sorteos y concursos” y 1D30 de agosto de 2013
SYC-P11 “Procedimiento asignación de delegados para
espectáculos públicos”, en un solo procedimiento 1DSYC-P12 “Procedimiento Asignación y Pago de
Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos
Públicos”
FECHA
1
Nota: “Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Aprueba:
Revisa:
Elabora:
Lilia Piernagorda
Myriam Stella Vargas Ch.
Profesionales Dirección Administrativa
Leonardo Gutiérrez Moya
Analista grupo SIG
Doris Nancy Alvis Palma,
Directora Administrativa
Hugo Ernesto Zárrate Osorio
Subsecretario de Asuntos para la
Convivencia y Seguridad Ciudadana
Liliana Patricia Casas Betancourt
Profesional Grupo SIG
Revisión Normalización
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Procedimiento Asignación y Pago de
Delegados para Sorteos, Concursos y
Espectáculos Públicos
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Asignar servidores públicos de planta, mediante auto de delegación, para la prestación del servicio de
supervisión y vigilancia de los espectáculos públicos de normal complejidad, sorteos de juegos de suerte
y azar como loterías, juegos de carácter promocional, asambleas de consorcios comerciales y concursos
de conocimientos, destreza y habilidad, que se realicen dentro del territorio de Bogotá D.C., así como el
trámite para el pago a los servidores públicos de dicho servicio en las ocasiones que corresponda.
Alcance
Aplica para los siguientes eventos: espectáculos públicos de normal complejidad, concursos, sorteos de
juegos promocionales, loterías, asambleas de consorcios comerciales, en los que por mandato legal
deben realizarse en presencia de un delegado. Inicia con la solicitud de delegado, por parte del
empresario o usuario de sorteos y concursos, o la publicación en el aplicativo del espectáculo autorizado
y finaliza con el archivo de los documentos relacionados.
Responsable del Procedimiento
Políticas de Operación
1. El empresario/a o usuario/a de sorteos y concursos debe con mínimo cinco (5) días hábiles de
antelación a la fecha en que debe hacer presencia el delegado, solicitar el servicio de delegado/a
en la página web www.gobiernobogota.gov.co, o radicar en el CDI la solicitud, adjuntando todos
los documentos establecidos por la normatividad vigente, los cuales son:
•
Fotocopia del acto administrativo o concepto de excepción emitido por la autoridad
competente, por medio del cual se autoriza la realización del sorteo o concurso. El Acto
Administrativo debe estar vigente para la fecha de realización del evento a supervisar.
•
Mecánica y cronograma, si es del caso.
•
En todo caso debe anexar el recibo de Tesorería Distrital donde consta el pago de los
servicios del delegado.
•
2.
3.
4.
5.
Para los sorteos de loterías y asambleas de consorcios comerciales no se les exige la
autorización con cada solicitud, porque ésta ha sido expedida con una vigencia y con
antelación a su operación por la respectiva autoridad competente.
El Empresario puede realizar la consulta del delegado asignado en la página web
www.gobiernobogota.gov.co, donde se publica el nombre y el número de teléfono para su
contacto.
Las delegaciones para los espectáculos públicos de normal y baja complejidad serán asignadas a
través de la Intranet, no se atenderán postulaciones a delegaciones por vía telefónica ni personal.
Cuando el servidor/a incumpla la delegación y genere la no prestación del servicio se dará
traslado a la Oficina de Asuntos Disciplinarios. Cuando el incumplimiento obedezca a otro
aspecto se requerirá al delegado. Si reincide en el incumplimiento del servicio se excluirá de la
base de datos del aplicatico ACJD.
Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, puede hacerse por correo
electrónico institucional o efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente
Nota: “Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por el subsistema de gestión documental.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma.
2. Ver listado maestro de documentos externos.
Glosario
DELEGADO: Es el Servidor Público asignado por la Secretaría Distrital de Gobierno, para supervisar
los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de suerte y azar de carácter promocional
y concursos de conocimientos, destreza y habilidad, ejercida para tal fin en días ordinarios o festivos
en jornada diurna y nocturna. El delegado es seleccionado previa inscripción, capacitación y firma de
la respectiva acta de compromiso.
DELEGACIÓN: Es un acto en el cual el funcionario designado por la Secretaría de Gobierno asiste a
supervisar los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de suerte y azar de carácter
promocional y concursos de conocimientos, destreza y habilidad que se realicen en el Distrito Capital,
con el fin de vigilar la transparencia de su ejecución y el cumplimiento de la mecánica previamente
establecida.
EMPRESARIO: Representante legal de la empresa responsable del evento a supervisar.
USUARIO: Persona natural responsable del evento a supervisar
ESPECTÁCULO PÚBLICO: Es toda aglomeración de público con fines de recreación colectiva, que
se lleve a cabo como consecuencia de una invitación publica, general e indiferenciada, donde los
asistentes disfruten y compartan expresiones artísticas.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Documento por medio del cual se
garantiza la existencia de la aprobación presupuestal libre de afectación y se identifica el rubro
correspondiente
EVENTO: Actividad a supervisar ya sea que se trate de espectáculo público, sorteo o concurso
Siglas
1.
2.
3.
4.
ACJD: Aplicativo Administración de concursos, juegos y delegaciones.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal
AGD: Aplicativo de Gestión Documental
SIPSE: Sistema de Información para la programación, seguimiento y evaluación de la gestión
institucional
5. CDI : Centro de documentación e información
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Delegados para Sorteos, Concursos y
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Producto o servicio generado
Producto o servicio
Asignación de un delegado para la supervisión de
concursos,
sorteos
de
loterías,
juegos
promocionales,
asambleas
de
Consorcios
Comerciales y espectáculos públicos
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
Descripción
Mediante la designación de un funcionario que se
delega para realiza la supervisión del desarrollo y
transparencia en los concursos y sorteos de
loterías, juegos promocionales. asambleas de
Consorcios Comerciales y espectáculos públicos
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio del procedimiento.
INICIO
¿SE TRATA DE ESPECTÁCULO PÚBLICO?
1
¿S
¿SE TRATA DE
ESPECTÁCULO
PÚBLICO?
Si se trata de espectáculo público de
normal o baja complejidad se
continúa con la actividad 9.
Si es concurso o sorteo se continúa
con la actividad 2
Si
9
No
2
SOLICITAR
SERVICIO DE
DELEGADO
3
REVISAR
SOLICITUD
4
¿C
¿CUMPLE CON
REQUERIMIENTOS
LEGALES?
9
Empresaria/o
Usuaria/o
La solicitud de delegado para la
supervisión de sorteos y concursos se
realiza a través de la página Web de
la Secretaria Distrital de Gobierno,
www.gobiernobogota.gov.co, o se
radica en el CDI
Servidor/a
asignado/a
Revisa que la solicitud de delegado y
anexos
cumplan
con
los
requerimientos legales. En este
momento se crea el expediente de
Autos de Delegación a aprobar.
Servidor/a
asignado/a
Si
No
5
INFORMAR AL
EMPRESARIA/O
USUARIA/O
A
Servidor/a
asignado/a
¿Cumple con requerimientos legales?
Verifica que se acredita el pago de los
servicios del delegado, que el
documento que autoriza el evento
esté vigente, que se anexa la
mecánica y establece la antelación de
la solicitud respecto de la fecha del
sorteo.
Informa al Empresaria/o o Usuaria/o
que la solicitud no se tramitará
especificando
el
motivo
del
incumplimiento que da lugar a la
negación, y que el pago queda
pendiente para otra solicitud lo cual
se hará vía correo electrónico; de no
lograr la comunicación por esta vía
oficiará a través del aplicativo AGD.
FORMULARIO DE
INSCRIPCIÓN Y
DOCUMENTOS
ANEXOS
EXPEDIENTE
DE AUTO DE
DELEGACIÓN
N/A
COMUNICADO
DE NEGACIÓN
DE SOLICITUD
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Director/a
Administrativa
Esta actividad se efectúa solo cuando
no se logre comunicación por correo
electrónico. Revisa y firma la
comunicación
informando
al/la
Empresaria/o o Usuaria/o que la
solicitud no se tramitará especificando
el motivo que da lugar a la negación y
que el pago queda pendiente para
otra solicitud, previa revisión y visto
bueno del responsable asignado.
A
6
REVISAR Y
FIRMAR
COMUNICACIÓN
7
SUBSANAR
MOTIVO QUE DA
LUGAR A LA
NEGACIÓN
8
¿S
¿SE SUBSANO
EL MOTIVO DE
LA NEGACIÓN?
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
Empresaria/o
Usuaria/o
Servidor/a
asignado/a
REGISTRO
El Empresaria/o o Usuaria/o debe
corregir y/o cumplir el o los
requisito(s) que dieron lugar a la
negación del trámite. Envía o carga
los documentos faltantes y/o cumple
requisitos a través de, por correo
electrónico, fax o radicando en el CDI
¿Se subsano
negación?
el
motivo
de
COMUNICADO
DE NEGACIÓN
DE SOLICITUD
DOCUMENTACI
ÓN FALTANTE
la
N/A
No
35
Si
4
1
9
INGRESAR
DATOS EN ACJD
B
Servidor/a
asignado/a
Registra la información del evento a
supervisar solicitada en el aplicativo
ACJD.
El sistema realiza de manera
automática la publicación en la
intranet de la Secretaria de Gobierno
de las solicitudes de delegados para
que a la hora oficial que la Secretaria
Distrital de Gobierno ha autorizado se
habilite la postulación de los
funcionarios para su asignación. En
los casos establecidos en la guía 1DSYC-G1 se asignará manualmente el
delegado
PUBLICACIÓN
DELEGACIONES
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Delegado/a
Realiza la postulación para ser
asignado como delegado a un evento
específico a través de la INTRANET,
De acuerdo a lo establecido en la
guía 1D-SYC-G1 “Guía del Servicio
de Delegaciones para la Supervisión
de Asambleas, Sorteos, Concursos y
Espectáculos”
Delegado/a
De acuerdo a lo establecido en la
guía 1D-SYC-G1 “Guía del Servicio
de Delegaciones para la Supervisión
de Asambleas, Sorteos, Concursos y
Espectáculos”
B
10
REALIZAR LA
POSTULACIÓN A
TRAVÉS DE LA
INTRANET DE LA
SECRETARIA DE
GOBIERNO
11
REALIZAR
SUPERVISIÓ
N ASIGNADA
12
INGRESAR LA
INFORMACIÓN
DEL AUTO DE
DELEGACIÓN
13
¿D
¿DELEGADO
CUMPLIÓ EL
REGLAMENTO
Y LA GUÍA?
16
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30 de agosto de 2013
Delegado/a
Servidor/a
asignado/a
Ingresa al aplicativo ACJD el cambio
de estado de la delegación y la
información del radicado con el que
se remite el auto e informe de la
delegación, verificando que cumpla
con los requisitos establecidos en el
reglamento y la guía del servicio
respecto de término de entrega, visto
bueno jefe inmediato y si hay
observaciones de anomalías y/o
constancia de tiempo excedido,
según el caso.
¿Delegado cumplió la delegación, el
reglamento y la guía?
REGISTRO
INSCRIPCIÓN EN
LA INTRANET
INFORME DE
DELEGACIÓN
INFORMACIÓN
REGISTRADA EN
EL APLICATIVO
ACDJ
N/A
Si
No
14
PROYECTAR
MEMORANDO
C
Servidor/a
asignado/a
Proyecta
memorando
de
requerimiento al delegado o traslado
a la Oficina de Asuntos Disciplinarios
según sea el caso. Copias de estos
documentos deben ser archivados
por el Auxiliar Administrativo en el
expediente de autos.
MEMORANDO
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
C
15
REVISAR Y
FIRMAR
MEMORANDO
Director/a
Administrativo/a
16
¿I
¿INFORME
PRESENTA
CONSTANCIA DE
ANOMALÍAS?
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Revisa y firma el memorando de
requerimiento al delegado o traslado
a la Oficina de Asuntos Disciplinarios,
previa revisión y visto bueno del
responsable asignado.
Servidor/a
asignado/a
¿Informe presenta
anomalías?
constancia
Servidor/a
asignado/a
¿Delegación se realizó a un sorteo?
MEMORANDO
de
N/A
No
21
Si
17
¿S
¿SUPERVISIÓN SE
REALIZÓ A
SORTEO O
CONCURSO?
N/A
Si
20
No
18
REQUERIR AL
EMPRESARIO
Servidor/a
asignado/a
19
REVISAR Y
FIRMAR
COMUNICACIÓN
35
Director/a
Administrativa
Proyecta
comunicación
de
requerimiento
al
empresario
responsable del espectáculo público,
anexando fotocopia del informe del
delegado.
Revisa,
firma
la
comunicación
trasladando a la entidad competente y
envía, previa revisión y visto bueno
del responsable asignado.
COMUNICACIÓN
N/A
D
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ACTIVIDAD
17
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Servidor/a
asignado/a
Proyecta comunicación trasladando a
la entidad competente según sea el
caso, anexando fotocopia del informe
del delegado.
D
20
TRASLADAR
CASO
21
REVISAR Y
FIRMAR
COMUNICACIÓN
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
Director/a
Administrativa
REGISTRO
COMUNICACIÓN
Revisa, firma la comunicación
trasladando a la entidad competente y
envía, previa revisión y visto bueno
del responsable asignado.
COMUNICACIÓN
No
No
22
¿D
¿DELEGACIÓN
EXCEDIÓ
TIEMPO DE
DURACIÓN?
25
Servidor/a
asignado/a
¿Delegación excedió tiempo de
duración?
Cuando la duración de la delegación
excede en 45 minutos o más el
tiempo inicialmente establecido, se
realiza cobro de este tiempo adicional
al empresario.
N/A
Si
23
SOLICITAR
PAGO DE
TIEMPO
EXCEDIDO
24
ENVIAR
COMUNICACIÓN
Servidor/a
asignado/a
Director/a
Administrativa
Calcula el valor del tiempo excedido
en la delegación del evento y
proyecta comunicación dirigida al
empresario con copia a la Dirección
Distrital de Tesorería.
Junto con la comunicación se debe
anexar la fotocopia del auto de
delegación.
N/A
Revisa y firma la comunicación y la
envía al empresario con copia a la
Dirección Distrital de Tesorería
COMUNICACIÓN
E
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
E
25
GENERAR
REPORTES DEL
APLICATIVO ACJD
Servidor/a
asignado/a
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Genera en el aplicativo ACJD los
reportes requeridos para realizar el
pago a delegados, esta actividad es
realizada a partir del sexto (6º.) día
hábil del mes siguiente, los reportes
son:
•
•
•
26
REVISAR LOS
REPORTES PARA
PAGO
27
GENERAR ARCHIVO
PLANO Y
RESOLUCION PARA
PAGOS
28
ENVÍA A
RESPONSABLE DE
SIPSE
29
INSTRUCTIVO
PARA LA
EXPEDICIÓN DE
CDP
Servidor/a
asignado/a
Servidor/a
asignado/a
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
REGISTRO
REPORTES
Recibos de la Dirección
Distrital de Tesorería
Pago de delegados
Tiempo excedido
Revisa reporte de autos del mes
contra el reporte de pago a
delegados, esta actividad debe
realizarse después del sexto (6º.) día
hábil del mes siguiente. Se revisa que
los autos cancelados o incumplidos,
no estén habilitados para pago y que
los
autos
de
delegación
no
entregados por los funcionarios no
sean pagados hasta tanto se alleguen
debidamente cumplidos.
Genera el archivo plano de la
información consolidada para el pago
de delegados y el borrador de la
resolución que ordena dicho pago
N/A
ARCHIVO
PLANO
RESOLUCIÓN
Servidor/a
asignado/a
Profesional
responsable de
SIPSE
El borrador de la resolución que
ordena el pago de los servicios
prestados por los delegados en el
respectivo mes, es enviado vía correo
electrónico al responsable de SIPSE.
Revisa el pago y solicita la expedición
del CDP, cuando la Dirección
Financiera haya expedido el CDP
informa al Profesional responsable el
número del CDP.
RESOLUCIÓN
N/A
F
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Delegados para Sorteos, Concursos y
Espectáculos Públicos
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Servidor/a
asignado/a
Proyecta resolución que ordena el
pago de los servicios prestados por
los delegados en el respectivo mes
en la que consigna el No. de CDP,
elabora y suscribe la exposición de
motivos para la expedición de la
Resolución y elabora memorando
trasladando a la Oficina Jurídica.
F
30
TRAMITAR
RESOLUCIÓN QUE
ORDENA PAGO
31
REVISAR Y
FIRMAR
MEMORANDO
32
INSTRUCTIVO
VIABILIDAD
JURÍDICA DE
ACTOS
ADMINISTRATIVO
33
TRASLADA A LA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
34
ENVIAR
COMUNICACIÓN
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
Director/a
Administrativa
Oficina Asesora
Jurídica
Servidor/a
asignado/a
Director/a
Administrativa
Revisa, autoriza la resolución,
gestiona
el
visto
bueno
del
Subsecretario de Planeación y
Gestión y envía a la Oficina Asesora
Jurídica
La Oficina Asesora Jurídica, realiza el
instructivo “Viabilidad Jurídica de
Actos Administrativos y otros”
Envía por Lotus a la Dirección
Financiera el archivo plano del
consolidado de pagos y mediante
memorando remite para el abono en
cuenta de nómina la Resolución que
ordena el pago de los servicios
prestados por los delegados ya
firmada, numerada y fechada. El
auxiliar administrativo archiva copia
de la resolución en el expediente de
Autos de Delegación.
Revisa y firma el memorando que
remite la Resolución que ordena el
pago de los servicios prestados por
los delegados
REGISTRO
N/A
COMUNICACIÓN
N/A
N/A
COMUNICACIÓN
G
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Auxiliar
administrativa/o
de gestión
documental
Archiva los documentos relacionados
con la solicitud de delegados para
supervisión de sorteos y concursos, o
la asignación de delegados para
espectáculos
públicos;
en
el
expediente del respectivo mes
G
35
ARCHIVAR
DOCUMENTOS
Vigencia desde:
30 de agosto de 2013
REGISTRO
EXPEDIENTE
Fin del procedimiento
36
FIN
N/A
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
1D-SYC-G1
1D-SYC-F063
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
DOCUMENTO
Guía del Servicio de Delegaciones para la Supervisión de Asambleas, Sorteos,
Concursos y Espectáculos
Formato control entrega de sellos
Formulario de inscripción
Comunicado de negación de solicitud
Publicación delegaciones (Aplicativo ACJD)
Memorando Requerimiento
Comunicación Traslado a Entidad Competente
Reportes Aplicativo ACJD
Archivo Plano Información consolidada para pago de delegado
Resolución que autoriza pago
Expediente solicitud de delegados
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