1D-PGE-IN001

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-IN001
Versión: 1
Instrucciones para la Elaboración y Codificación
de Documentos del SIG
Vigencia desde:
30 de octubre de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN 1
FECHA
1
20 de marzo de
2007
2
30 de marzo de
2009
1
Aclaración en las actividades y cambios en la codificación de los
documento incluyendo siglas al código.
Elimina el instructivo I-116300-01 versión 2 y se crea el
06 de abril de 2011 “Protocolo para la elaboración y codificación de documentos del
Sistema Integrado de Gestión”
2
05 de octubre de
2011
3
8 de agosto de
2014
1
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Primera emisión del documento I-116300-01 Instructivo para la
elaboración y codificación de documentos del Sistema Integrado
de Gestión
30 de octubre de
2015
Cambio de plantilla, cambio de código, cambio de objetivo,
aclaración del alcance, ajustes en el glosario. Corrige datos de las
actividades.
Pasa de protocolo a instructivo.
Se hace la descripción de las nuevas plantillas de los documentos
(caracterización de proceso, procedimiento, guía, protocolo,
instructivo) que hacen parte de los procesos de la entidad.
Revisión del glosario.
Reemplaza el instructivo 1D-PGE-I012.
Se eliminan como tipo documental: indicadores de gestión
(controlado desde el aplicativo SIPSE), la caracterización de
productos y servicios por proceso (se incorpora en la plantilla de
procedimiento), manuales de usuario (se controlan desde los
aplicativos), modelos y proformas (por no registro de su
utilización).
Se crea el tipo documental “Plan” en la categoría II, y se identifica
con la sigla PL.
Los tipos documentales Instructivo, Guía y Protocolo, se unifican
en uno solo denominado “Instrucciones” y se identifica con la
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlada”. La versión vigente está publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
1
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN 1
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
sigla IN.
La plantilla de procedimiento tiene las siguientes modificaciones:
Se elimina de la definición del alcance las actividades inicial y
final.
Se incluye el “Diagrama Resumen del procedimiento”
Se incluye la “caracterización del tratamiento del servicio no conforme”.
Se aclara lo que se considera como punto de control dentro
del procedimiento.
Se aclara la definición de “Servicio” y se dan los lineamientos para
establecer los servicios en las caracterizaciones de procesos.
Se realiza un ajuste de redacción de la nota del pie de página de los
documentos.
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Instructivo
Establecer los lineamientos de elaboración, conformación, codificación, manejo y control de los
documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de
Gobierno.
Responsable del Instructivo
Director/a de Planeación y Sistemas de Información
2. INSTRUCCIONES
Contenido:
I. Glosario
II. Siglas
III. Clasificación y Jerarquización de los Documentos
IV. Descripción y Contenido de los Tipos de Documentos
V. Codificación de los documentos del SIG
VI. Indicaciones Generales sobre la Presentación de Documentos
VII. Control de los documentos
I.
Glosario:
APROBAR: Calificar o dar por bueno o suficiente un documento del SIG.
CONTROL DE REGISTROS 2 : Mecanismo por el cual se definen los controles necesarios para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la
disposición de los registros.
CÓDIGO: Conjunto de letras y números asociados, que permite la identificación única para cada
documento que conforma el manual de procesos y procedimientos de la entidad.
DOCUMENTO CONTROLADO: Documento codificado, con versión y vigencia ubicado
virtualmente en el sitio del SIG dispuesto en la intranet de la SDG, respaldado con el físico original
debidamente firmado, bajo la administración de la DPSI – Grupo SIG, en el Archivo de documentos
vigentes del SIG.
DOCUMENTO 3 : Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
2
Norma Técnica de calidad de la gestión publica, vigente, capítulo 3 Términos y Definiciones.
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magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
DIVULGAR: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema Integrado de
Gestión al servidor público de la entidad, que lo debe aplicar.
ELABORAR: Construir o actualizar un documento que establece el quehacer dentro de un proceso
que esta controlado desde el SIG.
GUÍA: Documento que tiene información introductoria de fácil compresión para que un usuario
pueda llevar a cabo una actividad.
LÍDER DE PROCESO: Funcionario/a o persona del nivel directivo que dirige el cumplimiento
del objetivo de un proceso tanto en el primer como en el segundo nivel.
MAPA DE PROCESO DE PRIMER NIVEL: Representación gráfica de la relación de los
procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno desde los cuales se establecen los lineamientos para
adecuada gestión de la entidad, denominado “Direccionamiento y Control”.
MAPA DE PROCESO DE SEGUNDO NIVEL: Representación grafica de la relación de los
procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno que son operativos y siguen los lineamientos
establecidos desde el primer nivel, denominados: “Desarrollo Local”, “NUSE” y “Personas Privadas
de la Libertad”
PLANTILLA: Diseño o esquema predefinido, para la construcción de los documentos que definen
el quehacer de los procesos de la entidad. Estos se controlan desde el SIG, pero no tienen asignado
un código.
PROCEDIMIENTO 4 : Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCESO 5 : Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
PROCESO DE PRIMER NIVEL: Corresponde a los procesos de la Secretaría Distrital de
Gobierno contenidos en el alcance de Direccionamiento y Control
PROCESO DE SEGUNDO NIVEL: Corresponde a los procesos de la Secretaría Distrital de
Gobierno contenidos en el alcance de “Desarrollo Local”, “NUSE” y “Personas Privadas de la
Libertad”
SERVICIO: Resultado de un proceso o conjunto de procesos.
Nota: La Secretaría Distrital de Gobierno adopta como denominación de la salida de todos sus
procesos el concepto de servicio recogiendo las definiciones establecidas en:
La norma ISO 9001, señala como producto cuatro categorías: servicio, hardware, software y
materiales procesados. Igualmente un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al
Ibid.
Ibid.
5 Ibid.
6 Ibid.
3
4
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menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente.
La NTCGP1000 define producto y/o servicio como el resultado previsto del proceso o conjunto de
procesos destinado a un cliente o solicitado por él.
Frente a este último punto, la Guía para la racionalización de trámites señala que cuando un servicio
es solicitado por un usuario (entidad o ciudadano -persona natural, persona jurídica-).se denomina
trámite. Es decir, es el usuario quien activa el aparato público a través de una petición o solicitud
expresa frente a la que la administración pública se pronuncia aceptando o denegando la solicitud.
Además para que el servicio sea considerado trámite debe cumplir con las siguientes dos
condiciones:
- Tiene soporte normativo.
- Mediante él, se ejerce un derecho o se cumple una obligación por parte del usuario.
PROTOCOLO: Es el conjunto de conductas, reglas y normas sociales que se aplican por conocer,
respetar y cumplir: no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en el medio social,
laboral, académico, político, cultural
REVISAR: Examinar el documento que fue elaborado, con el fin de comprobar que está
establecido correctamente y que responde a la operatividad del proceso y de la entidad.
TRAZABILIDAD 6 : Capacidad para seguir la historia, la aplicación, la localización de todo aquello
que está bajo consideración.
VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados. NOTA 1. El término “verificado” se utiliza para designar el
estado correspondiente.
VERSIÓN: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento.
II.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Siglas:
SIG: Sistema Integrado de Gestión
DPSI: Dirección de Planeación y Sistemas de Información
SDG: Secretaría Distrital de Gobierno
1D: Primer nivel – Direccionamiento y Control
2L: Segundo nivel – Desarrollo Local
2N: Segundo nivel – NUSE
2P: Segundo nivel – Personas Privadas de la Libertad
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II
III.
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CLASIFICACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG, de la Secretaría Distrital de Gobierno se
clasifican y jerarquizan de la siguiente manera:
Tabla 1. Categoría y jerarquía de los documentos
CATEGORÍA Y
JERARQUIZACIÓN
Categoría I
Categoría II
CONCEPTO
TIPOS DE DOCUMENTO
Documentos en los que se definen las
políticas y los lineamientos del SIG de
la SDG.
Evidencian HACIA DÓNDE SE
QUIERE
DIRIGIR
LA
ENTIDAD.
Marco Estratégico (Misión, Visión,
Objetivos Estratégicos, Principios
de Gestión, Valores Éticos,
Políticas y Objetivos de los
respectivos Subsistemas),
Planes, Programas, Proyectos,
Resoluciones, Circulares y
Mapa de procesos de I y II Nivel
Organigrama
Manuales,
Documentos en los que se define el
Caracterizaciones de Procesos,
QUÉ SE DEBE HACER para
Matrices de Riesgos,
cumplir las directrices de la SDG.
Planes
Documentos en los que se define el Procedimientos,
CÓMO SE DEBE HACER para
cumplir las directrices del SIG de la
SDG.
Instrucciones
Todos los servicios de la entidad
deben estar documentados a través de
un procedimiento.
Categoría III
Guías,
Protocolos,
Instructivos
Si alguna/s de las actividades del
procedimiento requieren aclaración,
esta se documentará mediante
instrucciones.
Toda instrucción debe estar asociada
a un procedimiento.
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CATEGORÍA Y
JERARQUIZACIÓN
Categoría IV
IV.
CONCEPTO
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TIPOS DE DOCUMENTO
Formatos (físicos o magnéticos),
Plantillas (Contienen información
básica a la que se le pueden incluir
campos, pero no eliminarle, de
Documentos soporte, en donde se
acuerdo a las necesidades y no
registran los resultados de las
están codificadas,
actividades establecidas en la categoría
Medios electrónicos de
III.
información y almacenamiento de
Evidencian QUÉ SE HIZO.
datos,
Planos,
Registros fotográficos, grabaciones
de voz, y videos
DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS
1.1. DOCUMENTOS DE LA CATEGORÍA I
El Marco Estratégico de la entidad (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Principios de Gestión,
Valores Éticos, Políticas y Objetivos de los subsistemas del SIG), es elaborado de acuerdo a los
lineamientos del Proceso de Planeación y Gerencia Estratégica y aprobado a través de resoluciones
suscritos por el/la Secretario/a Distrital de Gobierno.
Nota 1: Estos documentos deben señalar la fecha de entrada en vigencia; adicionalmente la política y los
objetivos de los subsistemas, deben señalar la versión.
Nota 2: Los Mapas de procesos de I y II Nivel, deben indicar la versión y fecha de entrada en vigencia.
Los documentos como planes, programas, proyectos, resoluciones, circulares, se controlan de
acuerdo a los lineamientos establecidos por la entidad o por las entidades distritales o nacionales que
deben lo requieran.
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1.2. DOCUMENTOS DE CATEGORÍA II
MANUALES
Los manuales, son la herramienta o instrumento de la
entidad para establecer lo más sustancial de una materia,
para facilitar su comprensión. Orienta y dirige a quien lo
consulta en la realización o el manejo.
ESTRUCTURA:
Primera página del manual
Encabezado:
(1)
PROCESO AL QUE PERTENECE EL
MANUAL (2)
Código: #X-XXX-X###
(4)
Versión: # (5)
Manual + Nombre del Documento (3)
Vigencia desde:
## de xxxx de #### (6)
Logo vigente de la Secretaría Distrital de Gobierno, de
conformidad con los lineamientos de imagen corporativa de la
Alcaldía Mayor.
(2) Nombre del proceso al que pertenece el documento. Mayúscula
sostenida.
(3) Manual seguido del nombre del documento, con Mayúscula
inicial
(4) Código del documento, de acuerdo a las instrucciones dadas en
el presente instructivo.
(5) Número de la versión del documento. Este es un carácter
numérico cuya secuencia inicia en 1.
(1)
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Vigencia desde:
30 de octubre de 2015
Vigencia desde: Fecha en la que entra a regir el documento. Se
escribe siguiendo el orden de día (numérico), mes (letras), año
(numérico). Ejemplo: 21 de febrero de 2011.
(6)
Control de cambios:
En la primera página del manual se deben indicar brevemente los cambios que ha sufrido el
documento en cada versión, en la siguiente tabla de control:
VERSIÓN
1
(7)
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE LA
FECHA (8)
MODIFICACIÓN (9)
(7) Indican las versiones que ha tenido el manual, en números
arábigos, en consecutivo, iniciando por 1
(8) Se relacionan las fechas en que han salido las versiones del
manual.
(9) Se hace una relación, dando una idea general de los cambios que
ha sufrido el manual de una versión a otra.
Nota al pie:
En todos los casos se deja el siguiente texto como nota al pie de la versión de documento:
1
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlad”. La versión vigente se está publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
Pie de página:
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Elabora:
Revisa:
(10)
(11)
Nombre(s)
Cargo(s) o Rol(es) de quien(es)
elaboraron el documento
Nombre(s)
Cargo(s) o Rol(es) de los
responsables de verificar que el
contenido del documento
corresponda a la operatividad del
proceso
Nombre(s) del Referente. (para los
casos en que contribuye en la
elaboración del documento)
Nombre de profesional
Grupo SIG responsable de la
revisión de normalización
Nombre(s) del analista grupo SIG
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Aprueba:
(12)
Nombre(s)
Cargo(s) o Rol(es)
Líder de proceso (directivo)
Para procedimientos misionales del
nivel desarrollo local
Nombre(s) Subsecretaria/o de
Asuntos Locales y Desarrollo Local
Nombre(s) alcalde(sa) delegado(a)
(13) Página X de Y
(10) Relación de los nombres, apellidos y cargos de las personas que
participaron en la elaboración del manual. Se deben incluir los nombres del
referente y del analista del proceso.
(11) Relación de los nombres, apellidos y cargos de las personas responsables
de revisar el contenido del manual que sea ajustado a la entidad. Se debe
relacionar nombre y cargo del profesional encargado de la revisión de
normalización del grupo SIG-DPSI.
(12) Relación de los nombres, apellidos y cargos de las personas responsables
de aprobar el contenido del manual, teniendo en cuenta lo establecido en la
política de operación 4 del procedimiento 1D-PGE-P014 “Control de
Documentos y Registros”
(13) Numeración de las páginas del documento (la opción “Página X de Y”
de autotexto en el menú Insertar para generar la numeración en forma
automática).
Segunda página en adelante
CUERPO DEL DOCUMENTO:
Se sugiere que el manual contenga como mínimo los siguientes componentes:
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™ Tabla de Contenido: Relación de los diferentes componentes del documento,
que faciliten la ubicación del lector.
™ Introducción: Contextualización al lector y breve descripción de los
contenidos del documento
™ Glosario: Se deben relacionar en orden alfabético, los términos utilizados en el
documento y su significado en dicho contexto. Igualmente se debe diligenciar
en el formato de Glosario, esta información.
™ Objetivo: Describe de manera general lo que se busca lograr, de que manera y
con que fin al implementar lo establecido en el manual.
™ Alcance: (Cuando aplique): Señala el campo de aplicación.
™ Desarrollo del Manual: El desarrollo del manual es de libre presentación,
permite adaptaciones según el contexto al que sea aplicado
™ Referencias bibliográficas: (Cuando aplique): Es necesario señalar aquellos
documentos y fuentes de información que fueron utilizadas para la
construcción del Manual.
La forma de presentar dichas referencias bibliográficas es la siguiente:
APELLIDOS, y nombres del autor. Nombre del documento.
Editorial. Año de edición del documento (dato numérico).
Ejemplo: SERNA GÓMEZ, Humberto. Gerencia Estratégica. 3R
Editores. 1997
Pie de página:
En todas las páginas se debe dejar el siguiente texto como nota al pie:
Página X de Y (13)
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no controlad”. La versión vigente está publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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CARACTERIZACIONES DE PROCESO
Es el documento que representa de manera
integral y secuencial los componentes con los
que cada proceso da cumplimiento a su
objetivo, aplicando el ciclo PHVA (Planear,
hacer, verificar y actuar).
La estructura de la plantilla utilizada para este
documento es la siguiente:
Primera página:
- Deben seguirse las mismas instrucciones dadas para la elaboración del
documento “manual” relacionadas con el Encabezado, el Control
de cambios, la nota al pie y el pie de página.
- Debe iniciar con la palabra “PROCESO”
- Debe dejarse el subtitulo de Caracterización del proceso.
CUERPO DEL DOCUMENTO:
Segunda página:
™ OBJETIVO: Describe el propósito para el cual se adelanta el proceso. El objetivo
debe desplegar o hacer relación a característica de calidad.
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™ ALCANCE: Se deben indicar las actividades generales que cubre el proceso.
Igualmente de ser necesario debe identificar que parámetros incluye y/o excluye.
™ LÍDER: Cargo con la responsabilidad de coordinar y responder para que se logren
los resultados planificados y asegurar que el proceso se lleve a cabo según se ha
establecido en el Sistema Integrado de Gestión. No se refiere, necesariamente a los
ejecutores de las actividades.
™ DEPENDENCIAS RELACIONADAS:
Se identifican todos los grupos que
intervienen en las actividades del proceso, de
acuerdo al organigrama institucional o los
aprobados por resolución.
™ INTERACCIÓN
CON
OTROS
PROCESOS: se relacionan los procesos de
la Entidad del primer o del segundo nivel con
el que interactúa el proceso tanto como
proveedor o como destinatario.
™ DOCUMENTOS RELACIONADOS: Se
deja el siguiente texto: “Los documentos que
expresan la forma en que la Entidad planifica,
ejecuta y verifica el objetivo del presente proceso, así como el normograma y
glosario asociados a éste se encuentran disponibles en la Intranet de la Entidad”.
™ RECURSOS: Se deja el siguiente texto: “Los recursos comunes a todos los procesos
de la Entidad, tales como el talento humano, los recursos físicos y tecnológicos”,
además deben indicarse los recursos que se utilizan específicamente en el desarrollo
de este proceso. Ejemplo: aplicativos, sedes, maquinaria.
Tercera página y siguientes: CARACTERIZACIÓN
Proveedor: Identifica la/s organización/es, usuario/s o proceso/s interno/s, que
proporcionan una o varias entradas que impulsan las actividades del proceso.
Entradas (Insumos): Relaciona el producto o servicio del proveedor que se requiere
para realizar la actividad.
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Actividad: Describe de manera general las operaciones que se desarrollan al interior
del proceso del proceso y deben corresponder al ciclo PHVA.
Salidas (T: trámite, S: servicio): Son los resultados que genera la actividad del
proceso y que se clasifican como trámite o servicio.
Los servicios corresponden a las líneas de acción estructurales de cada uno de los
procesos, que agrupan las estrategias temporales y particulares con características
comunes que permiten dar cumplimiento a su objetivo. Tales servicios serán los que se
formalicen a través de procedimientos. La documentación de las estrategias temporales
y particulares que expresen tales
líneas de acción, se hará mediante
Instrucciones.
Destinatario: Son quienes reciben el
trámite o servicio entregado por el
proceso. Pueden ser externos o
internos a la entidad.
Última página: (aplica sólo a los procesos misionales)
En esta pagina se debe relacionar el mecanismo de protección de la propiedad de los
usuarios / beneficiarios, que corresponde a lo dispuesto por la entidad para “identificar,
verificar, proteger, y salvaguardar los bienes que son propiedad del usuario/beneficiario
suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto o servicio”, y que
deben ser devueltos a ellos o que tienen carácter de reservado. La propiedad puede incluir
la propiedad intelectual y los datos personales 7 .
7
Norma Técnica de calidad de la gestión publica, numeral 7.5.4.
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PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD DE LOS USUARIOS / BENEFICIARIOS
SALIDA
(T-S)
PROPIEDAD DEL
USUARIO /
BENEFICIARIO
IDENTIFICACIÓN
MÉTODO DE
VERIFICACIÓN
MECANISMOS DE
PROTECCIÓN /
SALVAGUARDA
(Precisar
responsable/s)
(Precisar
responsable/s)
TRATAMIENTO EN
CASO DE PERDIDA
O DETERIORO
MATRICES DE RIESGOS
Es el documento que permite identificar los riesgos operativos, los asociados a
mecanismos de participación ciudadana y ambientales, y demás que se
establezcan en la metodología – 1D-PGE-M004 Manual de Gestión del
Riesgo, que enfrenta cada proceso y su nivel de incidencia para que se
establezcan las acciones que reduzcan la probabilidad de ocurrencia y los
impactos, para llevarlos a niveles aceptables.
PLANES
Este tipo documental se aplica a los planes que están establecidos por normatividad.
1.3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DE LA CATEGORÍA III
Cuando en las actividades descritas en los documentos de
esta categoría se identifiquen aspectos e impactos
ambientales significativos, deberán incluirse en el
documento los lineamientos del Subsistema de Gestión
Ambiental correspondientes.
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PROCEDIMIENTO
Este tipo de documento se utiliza para evidenciar los
servicios generados en la entidad y la manera como la
Entidad se compromete a prestarlos.
Este tipo documental se pueden establecer los servicios
generados en la entidad. Los protocolos, instructivos y
guías son documentos complementarios a este.
ES
E
STRUCTURA: La estructura de la plantilla del
procedimiento es:
Prrimera página:
P
Corresponde a la misma estructura definida para el Manual, relacionada con el encabezado,
el control de cambios, la nota al pie y el pie de página.
Segunda página en adelante:
CUERPO DEL DOCUMENTO:
1. INFORMACIÓN GENER
ERAL
Objetivo del Procedimiento
Describe de manera general los siguientes tres elementos:
ƒ Qué se hace: Acción la prestación
del servicio.
ƒ Cómo se hace: Descripción de los
atributos de calidad que tendrá el
servicio.
ƒ Para qué: La manera como el
procedimiento
contribuye
al
cumplimiento del objetivo del
proceso.
-
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- Alcance
Señala el campo de aplicación del procedimiento (tales como, usuarios,
procesos, territorios, sedes, entre otros) y si es necesario, las exclusiones.
-
Diagrama Resumen del procedimiento
Representación gráfica que permite comprender de manera rápida y sencilla
la totalidad del procedimiento. Este campo se incluirá cuando el
procedimiento lo requiera, de lo contrario referirá al flujo del procedimiento.
- Políticas de Operación:
Descripción de las condiciones necesarias que se deben cumplir para el
desarrollo adecuado del procedimiento o de algunas de sus actividades, en
relación con los subsistemas de gestión de la entidad aplicables de acuerdo a
la naturaleza de las actividades y /o del servicio.
-
Glosario:
Se deben relacionar en orden alfabético, los términos utilizados en la
ejecución del procedimiento y su significado en dicho contexto. Estas
definiciones deben ser coherentes siempre que sean utilizadas en el mismo
proceso.
Igualmente se debe actualizar el glosario institucional con esta información.
-
Siglas:
Se deben relacionar alfabéticamente las siglas o abreviaturas utilizadas en el
documento y su significado
-
Características de calidad del servicio generado:
Teniendo en cuenta si es proceso misional o estratégico, apoyo o transversal
se diligencia la tabla correspondiente:
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PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-IN001
Versión: 1
Instrucciones para la Elaboración y Codificación
de Documentos del SIG
Vigencia desde:
30 de octubre de 2015
Para procedimientos misionales:
Características de calidad del servicio generado
Nota 1: Los mecanismos de control de la calidad del producto o servicio pueden ser:
− ( C ) Control del servicio no conforme: Cuando los requisitos que garantizan la calidad del servicio si son
susceptibles de controlarse antes de la entrega al destinatario
− ( V )Validación del proceso de prestación del servicio: Cuando los requisitos que garantizan la calidad del servicio
no son susceptibles de controlarse antes de la entrega al destinatario
Nota 2: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado
del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o
las características inherentes del servicio.
Los servicios de los procesos misionales del primer nivel deberán:
describirse de manera que evidencie su relación con la/s política/s pública/s en la/s que se
enmarcan.
Al menos uno de los requisitos de calidad a controlar, deberá responder a los principios de la/s
política/s pública/s a las que está relacionada.
Para procedimientos estratégicos, de apoyo o transversales:
Características de calidad del servicio generado
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30 de octubre de 2015
Nota: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento
esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que responde. Tienen como fuente a los usuarios, las
normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
Es necesario seguir los lineamientos establecidos en el procedimiento 1D-PGE-P4
Control del producto y/o servicio no conforme.
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
La descripción de las actividades del
procedimiento se realiza de acuerdo
con la siguiente estructura:
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ACTIVIDAD
Diagrama de
Actividades o
flujograma
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DESCRIPCIÓN
DE LA
REGISTRO
ACTIVIDAD
Descripción detallada
de la forma de
ejecutar la actividad.
En
caso
de
aclaraciones
o
excepciones se deben
registrar en este
Relaciona el registro
campo como notas.
que evidencia la
Cuando
una ejecución
de
la
Cargo o Rol de quien actividad se oriente a actividad y su medio
ejecuta la actividad garantizar
el de almacenamiento.
cumplimiento de los Nota:
Solo
se
atributos de calidad relacionan
los
descritos en el ítem registros definitivos
de Características de
calidad del servicio
generado,
se
considera un punto
de control y se
distinguirá con el
símbolo
RESPONSABLE
La siguiente es la simbología para describir las actividades y registros de los procedimientos:
Tabla 2. Simbología para los procedimientos
SÍMBOLO
DENOMINACIÓN
INICIO
12
FIN
TERMINAL
INICIO y FIN
DESCRIPCIÓN
Indica inicio y fin del diagrama de flujo. Dentro de
este símbolo se coloca la palabra INICIO o FIN,
dependiendo de donde se esté utilizando.
Para el símbolo de FIN se numera con el último
número que corresponda al flujograma.
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SÍMBOLO
DENOMINACIÓN
DESCRIPCIÓN
OPERACIÓN
/ACTIVIDAD
Indica la realización o ejecución de una operación
o actividad. Se enumera de manera consecutiva de
menor a mayor iniciando en 1.
Se escribe de forma resumida la actividad en
mayúscula sostenida, iniciando con un verbo en
infinitivo.
OPERACIÓN
/ACTIVIDAD
Indica que se debe ejecutar otro procedimiento
10
ACTIVIDAD
12
ACTIVIDAD
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OPERACIÓN
/ACTIVIDAD
9
¿SE DEBE
AJUSTAR EL
DOCUMENTO?
DECISIÓN O
ALTERNATIVA
Indica la realización o ejecución de una actividad,
realizada por un tercero para la entidad.
Se escribe de forma resumida la actividad en
mayúscula sostenida, iniciando con un verbo en
infinitivo.
Indica que hay que tomar una decisión de
cualquiera de las 2 o más opciones propuestas.
Continua con la numeración de las actividades, y
se escribe la decisión en formato de pregunta, en
mayúscula sostenida.
En la descripción se escribe la pregunta y sus
alternativas. Cuando se requiera se hará
aclaraciones a la pregunta
Conecta los símbolos señalando el orden en que se
DIRECCIÓN DEL FLUJO deben ejecutar las distintas actividades, definiendo
de esta manera la secuencia del procedimiento.
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SÍMBOLO
DENOMINACIÓN
DESCRIPCIÓN
CONECTOR DE
PÁGINA
Indica la continuación de las actividades en la
siguiente página, se coloca la misma letra al final
de la página y comienzo de la siguiente. Para cada
conexión se tendrá en cuenta la letra que le sigue.
Inicia con la letra A. Se utiliza mayúscula.
CONECTOR DE
ACTIVIDADES
Se utiliza para conectar una actividad con otra
dentro del diagrama de flujo, para lo cual al
interior se coloca el número de la actividad a la que
se quiere conectar, sin importar que cambie de
página. Se utiliza tanto en la actividad que remite
como la que recibe.
D
3
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PUNTO DE CONTROL
ACTIVIDAD DE
CUSTODIA
Indica que la actividad es una revisión o
verificación del cumplimiento de los requisitos de
calidad identificados en el procedimiento.
La iniciales PC se colocan en mayúscula y negrilla
al inicio de la “Descripción de la actividad
Indica que la actividad se desarrolla en presencia
de un miembro del personal de custodia y
vigilancia de la Cárcel Distrital de Varones y
Anexo de Mujeres.
Nota: Aplica sólo para los procesos del Mapa de
Procesos Personas Privadas de la Libertad.
ACTA DE
REUNIÓN
COMITÉ
REGISTRO IMPRESO
Indica que el soporte de la ejecución de la
actividad (Registro) reposa en medio físico. Al
interior se escribe la denominación del registro en
mayúscula sostenida, en caso que el registro
corresponda a un formato diligenciado, se indica el
nombre del mismo.
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SÍMBOLO
BASE DE
DATOS
DENOMINACIÓN
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DESCRIPCIÓN
Indica que el registro se almacena en medio
electrónico (Base de datos, software, correo
REGISTRO
electrónico, grabación de voz, video, etc). Al
ALMACENADO EN
interior se escribe la denominación del registro en
MEDIO ELECTRÓNICO mayúscula sostenida. En la descripción de la
actividad se debe hacer referencia al aplicativo o
base de datos donde queda el registro y su
ubicación.
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Para procedimientos misionales:
3. CARACTERIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME:
A continuación se describen las medidas que deben ser tomadas en caso de que la Entidad o los usuarios identifiquen servicios que no cumplan los
atributos de calidad descritos en el presente procedimiento
Descripción del
servicio no conforme
8
Registro /
fuente que
permite la
identificación
Tratamiento 8 a
seguir
Responsable
del tratamiento
y reporte del
SNC
Registro donde
queda la
evidencia del
tratamiento
Responsable de
autorizar la
entrega del
servicio tratado
Registro donde
se evidencia la
autorización de
la entrega del
servicio tratado
Tratamiento
del SNC
cuando se
identifica luego
de la entrega o
durante su uso
Las alternativas de tratamiento pueden ser:
Corrección: Rectificación de las desviaciones en el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio
Reproceso: Realización nuevamente del producto o entrega del servicio en su totalidad
Eliminación del producto o servicio
Concesión: Autorizar el uso o aceptación bajo concesión por parte del líder del proceso o por el usuario
Tratamiento sobre los efectos: Reducción de los efectos reales o potenciales de la no conformidad cuando se detecta un producto o servicio no conforme después de su entrega o cuando haya comenzado su uso
Otro: Acciones que no cubra las anteriormente descritas
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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Al final del procedimiento se deben listar los documentos internos y externos que fueron
citados o que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del mismo.
4.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
CÓDIGO
CÓDIGO
Se relacionan los documentos internos que son controlados desde el SIG, y que hacen
parte del procedimiento. En el caso que el documento sea controlado por aplicativo, en
el campo CÓDIGO SIG se escribirá “Controlado por el aplicativo _nombre___”
4.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Todos los artículos
vigentes
Se deben relacionar las disposiciones de carácter legal que regulan su ejecución. Las
cuales son fundamentalmente:
-
Constitución Política de Colombia
Actos legislativos
Sentencias de las Altas Cortes
Leyes
Decretos Ley
Decretos Nacionales
Acuerdos del Concejo municipal
Decretos distritales
Resoluciones
Directivas
Circulares
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Nota: Las normas deben relacionarse en un orden que exprese su jerarquía, para lo cual se puede
tomar como referencia la pirámide jurídica de Kelsen, además en orden cronológico empezando por
la más antigua a la más reciente.
4.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO
EMITE
UBICACIÓN PARA
CONSULTA
Donde se encuentra físico o
virtualmente el documento
Se deben relacionar los documentos de origen externo que se determine son necesarios
para la operación del procedimiento 9 .
9
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 4.2.3. control de documentos literal f).
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INSTRUCCIONES :
Primera página
Debe contener la misma estructura utilizada para el
manual y el procedimiento, salvo en el campo de
nombre del documento que debe iniciar con guía o
protocolo según corresponda + nombre del mismo.
Cuerpo del Documento: El documento debe contener como
mínimo los siguientes elementos.
1.
INFORMACIÓN
GENERAL
Propósito del documento
Describe de manera general la finalidad del documento.
-
2. DESCRIPCIÓN
El desarrollo del documento es de libre presentación en cuanto a diseño,
estructura, elementos, y gráficos, permite adaptaciones según el contexto al
que sea aplicado, de acuerdo a las necesidades institucionales.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Al final de la Guía se deben listar los documentos internos, normatividad y
documentos externos que fueron citados, de la misma manera indicada para
el procedimiento.
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1.4. DOCUMENTOS DE LA CATEGORÍA IV
FORMATO
DEFINICIÓN
Es el documento en el que se registra la información
requerida para el desarrollo de una actividad o
derivada de su ejecución y cuyo diligenciamiento se
ha establecido como obligatorio en un documento
del Sistema Integrado de Gestión.
El formato diligenciado se denomina Registro y
pierde validez cuando presenta tachones,
enmendaduras o han sido escritos a lápiz.
ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
Encabezado
- Logo oficial y vigente de la Secretaría Distrital de Gobierno: Se
ubica en el costado superior izquierdo (cuando se utilicen otros
logos adicionales) o centrado (en caso de no tener otros logos)
- Denominación del Formato
- Otros logos: Se ubican en el costado superior derecho, en los casos
en que se decida incluirlos.
Pie de página: En el costado inferior derecho, se debe incluir la siguiente información
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- Código: de acuerdo a las instrucciones dadas en el presente
instructivo. Este código es establecido desde el Grupo SIG de la
DPSI
- Versión: Es un carácter numérico y consecutivo cuya secuencia
inicia en 1
- Vigencia: Fecha en la que entra a regir el formato. Se escribe
siguiendo el siguiente orden: día (numérico), mes (letras), año
(numérico). Ejemplo: 17 de febrero de 2011.
- Página # de #, con la opción “Página X de Y” de autotexto en el
menú Insertar para generar la numeración en forma automática.
DESARROLLO DEL DOCUMENTO
La estructura del formato corresponde a las necesidades de cada proceso y es de libre presentación.
NOTA: Instrucciones de Diligenciamiento, en caso de incluir instrucciones de
diligenciamiento para el formato, deben ir en la página siguiente cuando el formato
esta creado en documento de texto, o en otra hoja del libro cuando el formato esta
creado en hoja de cálculo.
V.
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG
La codificación de documentos es de tipo alfanumérico y está directamente relacionada con los
procesos de I Nivel y de II Nivel de la Entidad. Identifica el Nivel y denominación del proceso, así
como el tipo de documento y su consecutivo. La estructura se aplica de la siguiente manera:
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ESTRUCTURA DEL CÓDIGO DEL DOCUMENTO
Nivel del mapa
de proceso
Identificación
del Proceso
Tipo de
documento
Consecutivo
#X
XXX
XX
###
Nivel y alcance del mapa de proceso
Tabla 3. Estructura del código del documento
Sigla de
Nivel del Mapa de
Denominación del
Identificación
Proceso
Mapa de Proceso
Direccionamiento y
1D
Primer Nivel
Control
2L
Segundo Nivel
Desarrollo Local
Personas Privadas de
2P
Segundo Nivel
la Libertad – PPL
Número Único de
2N
Segundo Nivel
Seguridad y
Emergencias – NUSE
Clasificación y denominación de los procesos
Tipo de Proceso
Estratégico
Apoyo
Tabla 4. Identificación de los procesos
Sigla de
Denominación del Proceso
Identificación
PGE
Planeación y Gerencia Estratégica
GMC
Gestión de Comunicaciones
AAP
Agenciamiento de Asuntos Políticos
GTH
Gerencia del Talento Humano
GAR
Gestión y Adquisición de Recursos
GSJ
Gestión Jurídica
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Tipo de Proceso
Transversal
Sigla de
Identificación
GDC
SAC
SEM
de
Primer
JDC
SYC
Seguridad y Convivencia
DHP
GNJ
Misional de Segundo
Nivel – Desarrollo
Local
Misional de Segundo
Nivel
–
Personas
Privadas de la Libertad
Misional de Segundo
Nivel – NUSE
Denominación del Proceso
Gestión del Conocimiento
Servicio de Atención a la Ciudadanía
Seguimiento Evaluación y Mejora
Gestión para la Gobernabilidad
Local
Justicia en el Distrito Capital
GGL
Misional
Nivel
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GCS
APP
GDL
AIB
CVS
TJP
GIS
SIS
Derechos Humanos de las Personas
en el Distrito Capital
Gestión Normativa y Jurídica Local
Gestión para la Convivencia y
Seguridad Integral
Agenciamiento de la Política Pública
Gestión para el Desarrollo Local
Atención Integral Básica a las PPL
Custodia y Vigilancia para la
Seguridad
Trámite Jurídico a la Situación de las
PPL
Gestión de Incidentes de Seguridad
y/o Emergencias
Seguimiento de Incidentes de
Seguridad y/o Emergencias
Tipos de documentos
La tipología de los documentos de las categorías II y III se define de la siguiente manera:
Tabla 7. Tipos de documentos
Sigla de Identificación
Tipos de Documento
Manual o Código
M
Caracterización de Proceso
C
Plan
PL
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Sigla de Identificación
P
IN
F
MR
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Tipos de Documento
Procedimiento
Instrucciones
Formato
Matrices de Riesgos
Consecutivo:
El último número del código indica el estricto orden ascendente que le corresponde al
documento, iniciando en 1.
VI.
INDICACIONES
DOCUMENTOS
GENERALES
SOBRE
LA
PRESENTACIÓN
DE
Al elaborar los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión, se deben tener en
cuenta los siguientes criterios:
y
y
y
y
y
y
y
Presentación nítida y ordenada. Los documentos deberán presentarse en letra tipo garamond
e interlineado sencillo. Para el caso de los formatos se define de acuerdo a las necesidades de
los mismos.
Los tamaños de fuente deben seguirse de acuerdo a las plantillas. Para el caso de los
formatos se hacen de acuerdo a las necesidades del mismo.
La redacción de los textos de actividades en los procedimientos se debe iniciar con un verbo
en infinitivo.
Las notas y citas de notas al pie deben indicarse en el texto con un superíndice denotado con
un número arábigo y colocarse en la parte inferior de la misma página en donde se hace la
referencia, separada del texto por una línea horizontal y numerándose en forma consecutiva.
Las notas y las citas se colocan en letra garamond tamaño 9.
En caso de adicionar tablas o figuras en los documentos, se deben numerar e incluir,
preferiblemente después de que se citen (el contenido de las tablas podrá ir en letra más
pequeña según se requiera).
La numeración de las tablas y las figuras se realiza en la parte superior de las mismas, de
forma centrada y en letra mayúscula sostenida, iniciando con la palabra TABLA o FIGURA,
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de Documentos del SIG
y
VII.
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según corresponda, seguido del número arábigo consecutivo correspondiente, un punto y el
nombre de la tabla o figura en letra mayúscula sostenida.
La numeración de las tablas y de las figuras se hace de manera independiente. Para ambos
casos la numeración inicia en uno (1).
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG
El control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se realiza a través del Listado
Maestro de Documentos Internos, el cual es administrado por Equipo SIG de la Dirección de
Planeación y Sistemas de Información y que debe ser consultado en la Intranet de la SDG, en el
espacio del SIG.
En este listado se encuentra, la información relativa a cada uno de los documentos que hacen parte
del SIG:
Proceso al que está relacionado
Nombre del documento
Nivel mapa de procesos
Código
Sigla proceso
Tipo documento y consecutivo
Estado actual
Vigencia desde
Fecha de anulación
Última versión
Código antiguo (cuando aplique)
Copias
Cantidad
controladas Nombre entidad destinataria
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
N/A Código
N/A Código
N/A Código
NOMBRE DOCUMENTO
Plantilla caracterización proceso misional
Plantilla caracterización procesos apoyo - transversal - estratégico
Plantilla manual
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de Documentos del SIG
CÓDIGO SIG
N/A Código
N/A Código
N/A Código
N/A Código
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NOMBRE DOCUMENTO
Plantilla instrucciones
Plantilla planes
Plantilla procedimiento de apoyo - transversal - estratégico
Plantilla procedimiento misional
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
N/A
3.3. Documentos externos
NOMBRE
Norma técnica de calidad de
la gestión publica
NTCGP 1000:2009
Norma técnica de calidad
ISO 9001:2015
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA
VERSIÓN
Departamento Administrativo
2009
Internet
de la Función Publica
2015
ICONTEC
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