invitación a cotizar digitalización cad une

OFICINA DE COMPRAS Y LOGÍSTICA
INVITACIÓN A COTIZAR No: 10727710.
Fecha de la Invitación: 21/04/2014
La presente Solicitud de Cotización así como el negocio jurídico que surja como resultado de la misma,
en caso de escogencia del CONTRATISTA, están sometidos a la legislación y jurisdicción Colombiana
y se rigen por el régimen contractual de EMTELCO, aprobado mediante Junta Directiva de fecha 22 de
abril de 2013 y contenido en la Resolución JD-032 de 2013 y demás normas que la modifiquen o
deroguen la cual puede ser consultada en la página web www.EMTELCO.com.co, y demás normas
civiles y comerciales aplicables a la materia, en conjunto con las reglas previstas en la presente
Solicitud de Cotización.
1. OBJETO:
EMTELCO S.A. requiere dar inicio al proceso de digitalización de archivos en nuestra nueva cuenta
CAD UNE.
2. JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN FRENTE A LA NECESIDAD.
Desde el 25 de marzo estamos manejando la cuenta del CAD de UNE y parte de esta cuenta es
manejar el proceso de digitalización.
3. LAS CONDICIONES DE PLAZO, MODO Y LUGAR ASOCIADAS A LA NECESIDAD QUE SE
REQUIERE SUPLIR.
Debemos contar con el servicio a partir del lunes 28 de abril.
La digitalización a la que hace referencia este ítem es aquella donde hay dedicación exclusiva a este
servicio y se cobrará por imagen digitalizada, con indexación por documento y/o imagen para un
estimado mensual de aprox. 500.000 imágenes que puede variar según necesidades del servicio y
requerimientos de la interventoría.
Digitalización e Indexación de comunicaciones enviadas y recibidas.

Digitalizar todas las comunicaciones radicadas y las enviadas con sus anexos según
indicaciones de la interventoría.
Calle 14 No 52A – 174, Sede Olaya (054) 389 70 00 – Medellín, Colombia

Digitalizar en resolución mínima de 200 dpi y formato .tiff multipágina o .pdf, según indicaciones
de la interventoría. La correspondencia que se reciba en las ciudades se debe digitalizar en
cada una de ellas. Los volúmenes estimados son los indicados en los históricos para
correspondencia recibida oficial radicable.

Indexar las imágenes en el aplicativo de la empresa. Los campos de indexación pueden variar
según el software que la empresa utilice.

Realizar control de calidad a las imágenes digitalizadas.
Digitalización e Indexación de documentos de archivo.

Digitalizar las consultas que se requieran de los documentos.

Digitalizar los documentos que indique el interventor según necesidades de la empresa
(actualmente: Historias Laborales, Contratos, Pedidos, Normatividad, entre otros).

Actualmente se digitaliza documentos de archivo en Bogotá y Medellín con dedicación
exclusiva, esto puede variar según las necesidades organizacionales.

Disponer en los repositorios electrónicos los documentos digitalizados con los campos de
recuperación.

Digitalizar en resolución mínima de 200 dpi y formato .tiff multipágina o .pdf, según indicaciones
de la interventoría.

Indexar las imágenes en el aplicativo de la empresa.

Realizar control de calidad a las imágenes digitalizadas.
4. CONDICIONES PRESUPUESTALES.
Se analizarán las ofertas presentadas y de acuerdo a estas se asignara el presupuesto estimado.
Calle 14 No 52A – 174, Sede Olaya (054) 389 70 00 – Medellín, Colombia
5. CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN AFECTAR DESDE LA PARTE TÉCNICA EL DESARROLLO
DEL CONTRATO.
CANT
SERIE
CANT
CIUDA
D
IMÁGENE
S
EXISTENT
ES
CRECIMIEN
TO
MENSUAL
EN
IMÁGENES
CANT
CAMPOS
A
DISPOSITIVO
CAMPOS
INDEXA
R
ALMACENAMIEN
TO
DEDICACIÓN
(Servidor, DVD)
1
384,000
2,355
3
TIPO, CC,
FECHA
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
1
56,931
232
1
NÚMERO
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
7
42,270
250
2
NOMBRE,
FECHA
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
Proveedores
NÚMERO
CONTRAT
O,
1
6,315
200
3
NOMBRE,
TIPO
DOCUMENT
AL
NÚMERO,
1
Administrativos
12,774
3,664
3
NOMBRE,
TIPO,
FECHA
Clientes:
Calle 14 No 52A – 174, Sede Olaya (054) 389 70 00 – Medellín, Colombia
o Corporativos
1
281,437
1,953
HASTA 4 VARIABLES
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
DEDICACIÓN
o Hogares y
Personas
1
5,904,536
250,000
HASTA 4 VARIABLES
DVD SERVIDOR
EXCLUSIVA A
DIGITALIZACI
ÓN
o PQR
7
71,921
1,378
1
NUMERO
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
o Canal Hogares
1
35,165
1,414
4
VARIABLES
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
o Pymes
1
172,239
0
HASTA 4 VARIABLES
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo
NÚMERO
SERVIDOR
Parte de
operación de
archivo y
correspondenci
a
NINGUNO
DVD
Parte de
operación de
archivo
7
2,381,160
9,268
3960
DVD
NO APLICA
1
NINGUN
O
Fecha de Entrega de Cotizaciones: martes 22 de abril de 2014.
Hora de Entrega: 2:00 pm
6. INFORMACIÓN DEL CONTACTO QUE REALIZA EL PROCESO
Carlos Enrique Arbeláez Restrepo.
Tel. (574) 3897000 Ext. 6453
E-Mail: [email protected]
Calle 14 No 52A – 174, Sede Olaya (054) 389 70 00 – Medellín, Colombia