Consejos de utilización del correo electrónico

Consejos de utilización del correo electrónico
Alberto Ruiz. Feb-05.
Introducción
La experiencia me ha demostrado que el correo electrónico es una potente herramienta que si se la saca
provecho nos permitirá ahorrar tiempo en nuestras comunicaciones y nuestro trabajo diario. Mucha gente me lo
ha confirmado, por eso escribo este mini-artículo, para intentar convencer a más personas de sus ventajas y
aportar una serie de consejos que facilitarán el aprovechamiento de la herramienta.
Ventajas del teléfono frente al correo electrónico
Las personas reacias a la utilización del correo electrónico, habitualmente utilizan el teléfono porque presenta
una serie de ventajas:
1.
2.
3.
Confirmación inmediata de la recepción del mensaje
Más fácil de utilizar
Más práctico para explicar asuntos complejos
Ventajas del correo electrónico frente al teléfono
El correo electrónico también tiene una serie de ventajas frente al teléfono:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
No interrumpe al destinatario
El remitente no pierde tiempo si no está el destinatario
Permite adjuntar documentos de cualquier tipo
Permite enviar el mismo mensaje a muchos con el mismo esfuerzo
Queda copia y constancia de la fecha los envíos y recepciones
Es raro que se traspapele (ventaja frente al FAX o la carta)
Hacer más eficaz al correo electrónico
De lo que se trata es de intentar dotar al correo electrónico de las ventajas del teléfono, de esa forma
convertiremos al correo electrónico en una potente herramienta de comunicación, para ello, me permito dar
únicamente dos consejos:

Responder lo antes posible aunque solo digamos "Recibido, gracias" . Esto hace que el
remitente se sienta seguro de que su mensaje ha llegado, lo cual es muy importante.

Identificarse y firmar todos los correos porque se ahorra tiempo si hay que responder. Al igual
que hacemos cuando llamamos por teléfono (Hola buenos días, soy Pepito Pérez, director del colegio
público "Las margaritas", .....) también debemos hacer lo mismo por correo electrónico, además es una
cuestión de educación. Para facilitarnos esta tarea de presentación y firma, los programas de correo
permiten diseñar plantillas e insertar firmas automáticas. En Microsoft Outlook está en Herramientas >
Opciones > Formato de correo > Firmas y en Outlook Express está en Herramientas > Opciones > Firmas.
Organización de los mensajes de correo electrónico
Para aquellos que decidan empezar a utilizar el correo electrónico de una forma eficaz, doy las siguientes
recomendaciones de organización del correo electrónico:

Organizar correo en subcarpetas. Es conveniente tener un orden cuando el número de mensajes
es muy elevado para tenerlos clasificados.

En "Bandeja de entrada" solo pendientes. De esta forma tendremos siempre a la vista aquellos
mensajes que debemos responder. Cuando lo hayamos hecho, los moveremos a la subcarpeta
correspondiente y daremos el asunto por zanjado.

Tener una carpeta llamada "Borrables con el tiempo". Aquellos mensajes que debamos guardar
durante algún tiempo, pero que pasado un plazo no sirvan para nada, conviene almacenarles
temporalmente en una carpeta llamada "Borrables con el tiempo". De ésta carpeta debemos eliminar
aquellos mensajes con más de seis meses de antigüedad. De esta forma no almacenamos perpetuamente
mensajes caducados, ejemplo: Si nuestro Jefe nos envía un mensaje que diga: "El día 7 reunión en la Sala
de Juntas a las 13:30. No olvidéis la documentación". Ese mensaje no servirá para nada pasada la reunión
y almacenarlo para siempre es ineficaz porque nos ocupa espacio y nos estorba.

Hacer copia de seguridad cada mes: Si utilizamos habitualmente el correo electrónico, a la larga
tendremos documentación importante que no nos interesará perder. Para hacer copia de seguridad en
Microsoft Outlook, hay que ir a Archivo > Importar y Exportar > Exportar a un Archivo > Archivo de
carpetas personales. Cuando hagamos la primera copia, conviene ir a otro PC e intentar recuperarla para
cerciorarnos de que la hemos hecho correctamente.

Creación de carpeta para adjuntos 'pesados': Cuando nos envíen correos con archivos adjuntos
de gran tamaño (megas), conviene tenerlos localizados para tratar de borrarlos cuanto antes y así evitar
que la copia de seguridad ocupe demasiado.

Herramienta con futuro. Está claro que el correo electrónico es una herramienta que con el tiempo
cada vez se usará más, por tanto, cuanto antes nos acostumbremos a utilizarla, más preparados estaremos
para el futuro.
Conclusión
Siguiendo estos consejos y estas recomendaciones, estoy convencido de que cada vez más gente utilizará
mejor el correo electrónico, disfrutando así de sus ventajas, no obstante hay ocasiones en las que explicar algo
de forma escrita puede resultar muy complicado, para esos casos evidentemente recomiendo seguir utilizando
el teléfono, pero el lema que resume este artículo podría ser: Si es posible no llames, envía un e-mail.