Microsoft Outlook

Unidad Didáctica 5. Microsoft Outlook
5.1. Introducción
Microsoft Outlook es una aplicación de la familia del paquete integrado Microsoft
Office, aunque también se integra de forma gratuita en su versión Xpress en Windows y
en la actualización del navegador Microsoft Explorer 5, ésta última versión será la que
analicemos.
Outlook es un gestor de correo electrónico, ya sea a través de Internet o a través de
una red de área local (LAN), que además incluye una serie de aplicaciones que le
confieren al programa un valor añadido con respecto al resto de aplicaciones de este tipo,
y lo convierten además en una potente agenda personal. En este manual se trata de
explicar de una forma resumida pero clara y concisa, tanto el manejo de dicha aplicación,
como la gestión de mensajes de correo electrónico.
5.2. Aspecto de la ventana de Outlook.
La ventana de Outlook al igual que toda aplicación para Windows 95/98, consta de
los siguientes elementos:

Barra de título: en la que nos encontramos, de izquierda a derecha, el
icono del menú de control de la ventana, el título de la aplicación y sección
en la que nos encontremos dentro de ésta y por último los botones de
control de la ventana (Minimizar, Maximizar/Restautar y Cerrar)

Barra de menús: en la que aparecerán los distintos menús de la aplicación,
algunos de ellos ya conocidos como pueden ser: Edición, Insertar, Ver,
Herramientas, etc., que una vez desplegados, podremos acceder a sus
opciones, algunas conocidas que suelen ser comunes en todas las
aplicaciones de Windows (nuevo, cortar, pegar, ...) y otras nuevas para la
gestión de las carpetas de Outlook y mensajes (e-mails).

Barra de estado: en la que aparecerá el estado de la aplicación,
información de la aplicación y sobre nuestro trabajo, etc.

Área de trabajo: el área de trabajo de Outlook se divide en dos elementos
principalmente:
A la izquierda nos encontramos con la llamada Barra de Outlook que
contiene una lista de iconos de acceso directo a carpetas utilizadas por
Outlook y otras ya conocidas como Mi PC y Mis documentos.
En la derecha encontramos el Área de visualización de carpetas en la
que se visualizará el contenido de la carpeta seleccionada en la barra de
Outlook.
En general, éstos son los elementos que contiene la ventana de Microsoft Outlook,
todos ellos ya conocidos de otras aplicaciones a excepción de los que se encuadran en el
área de trabajo, los cuales veremos a continuación.
5.3. La barra de Outlook
Como ya se ha explicado, en la barra de Outlook nos encontramos una lista de
carpetas, a la que ponemos agregar carpetas nuevas, las predefinidas por Outlook son:
Bandeja de entrada, bandeja de salida, elementos eliminados y borrador. Para acceder a
una de estas secciones de la barra de Outlook, basta con hacer clic en el botón que lleva su
nombre en la misma barra de Outlook y aparecerán las carpetas que contiene cada una de
ellas. Para visualizar el contenido de una carpeta en el área de visualización, simplemente
haremos clic en la carpeta deseada. Al comenzar una sección en Outlook, siempre
aparecerá activa la sección de carpetas Outlook, teniendo como carpeta activa la llamada
Bandeja de Entrada, la cual se visualizará en el área de visualización de carpetas, Si nos
cambiamos de sección en el área de visualización seguirá apareciendo la última carpeta
seleccionada, aún no formando parte ésta de la sección en la que nos encontramos y
seguirá visualizándose hasta que seleccionemos otra carpeta distinta. A veces pede ocurrir
que la lista de carpetas de una sección no aparezca completa en la barra de Outlook por el
número de carpetas que la barra puede contener, y éste número sea mayor que el espacio
físico asignado a la barra, para poder acceder a las carpetas que se encuentran ocultas,
tendremos dos botones de desplazamientos, uno en la parte superior de la barra y otro en
la parte inferior para movernos hacia la parte inferior de la misma. También podemos
cambiar de visualización de carpetas haciendo clic sobre la barra de título del área de
visualización en el que aparece el nombre de la carpeta que tenemos seleccionada, una vez
echo esto, se desplegará una lista de carpetas y bastará con seleccionar el nombre de la
carpeta que queremos visualizar.
La barra de Outlook, puede ser que no está predefinida para ser mostrada, es decir,
no aparece en pantalla, para conseguir esto, o la operación inversa, es decir, que no se
visualice la barra de Outlook, deberemos dirigirnos al menú Ver y hacer clic sobre la
opción Diseño. A continuación nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Desde este cuadro además podemos activar, las demás barras que Outlook integra,
así como personalizar cada una de ellas.
A continuación veremos la función de cada una de las carpetas que integra la barra
de Outlook:

Bandeja de entrada: En esta carpeta encontraremos todos los mensajes
recibidos, tanto los leídos como los que no.

Bandeja de salida: Como su propio nombre indica es la carpeta que
cumple la función de contener los mensajes pendientes de enviar, éstos
deben haberse redactado y no enviado, para que estén en esta carpeta.

Elementos eliminados: Una vez que un mensaje ha sido redactado y
enviado, se almacenará en ésta carpeta.

Elementos eliminados: Cuando un mensaje es leído, si éste no nos es útil,
lo eliminaremos de la bandeja de entrada, para que de éste modo no ocupe
espacio innecesario en ésta. Pero el mensaje no se elimina del todo, sino
que se añade a esta carpeta, la cual funciona de un modo similar a la
papelera de reciclaje de Windows 95/98. De esta carpeta, podemos
recuperar un mensaje eliminado utilizando la opción mover a una carpeta
que encontramos en el menú contextual del mensaje seleccionado. Para
eliminar definitivamente un elemento de esta carpeta, utilizaremos la
opción eliminar del mismo menú contextual. Por último, para eliminar
todos los elementos de la carpeta de eliminados, utilizaremos la opción
vaciar carpeta del menú contextual de esta carpeta, al cual se accede
haciendo clic en el botón derecho sobre el icono de acceso directo a
carpeta.

Borrador: Tiene la misión de contener mensajes pendientes de enviar y a
la vez, que éstos estén inacabados, para que dentro de ésta puedan ser
retocados o finalizados en posteriores sesiones del programa.
Otras carpetas de Microsoft Outlook son:

Calendario: En ésta carpeta disponemos de una agenda laboral con los
calendarios y horarios disponibles, pudiendo visualizar por días, semanas o
meses, comprobar tareas en fechas, etc.

Contactos: Esta aplicación nos permite anotar diversos datos de nuestros
contactos, tato personales como de interés general.

Diario: Será como el diario de a bordo de un barco en el que quedarán
anotados todos nuestros movimientos y trabajos realizados, siempre y
cuando le avisemos a Outlook que los añada.

Notas: Las notas permiten a cualquier usuario apuntar cosas de interés que
no deben ser olvidadas y deben estar en pantalla a modo de recordatorio.

Tareas: En la lista de tareas podemos consultar, añadir, suprimir o
designar tareas a cualquier usuario, asignando el tiempo a esas tareas para
poder llevar un mayor control del tiempo de productividad.
Estas carpetas nos las encontramos divididas entre las secciones de Outlook
Correo, y algunas de ellas aparecen en ambas secciones a la vez, como es el caso de la
carpeta de elementos eliminados.
A continuación del nombre de algunas carpetas como pueden ser: bandeja de
entrada y salida, elementos eliminados y elementos enviados, aparece un número entre
paréntesis, el cual indica el número de elementos que contiene esa carpeta.
En la sección otras carpetas nos encontraremos con carpetas ya conocidas de
Windows 95/98 como pueden ser Mi PC, Mis documentos y Favoritos.
Unos de los aspectos a destacar, es que podemos importar nuestros mensajes,
cuentas, firmas y libretas de direcciones de aplicaciones similares a Outlook ya instaladas
con anterioridad a nuestro equipo, para ello tenemos la opción Importar del menú
Archivo.
5.4. Como leer, responder y reenviar un mensaje recibido.
Como ya sabemos, en la bandeja entrada, tenemos todos los mensajes recibidos,
los cuales tienen asociado en la parte izquierda un icono en forma de sobre de correo. Si el
icono tiene forma de sobre cerrado, quiere decir que el mensaje no ha sido leído con
anterioridad, para leerlo bastará con hacer doble clic sobre él, a continuación nos
aparecerá la siguiente ventana:
Al leer un mensaje, os aparecerá una nueva ventana con dos fichas (mensaje y
opciones). La ficha mensaje consta de la cabecera del mensaje, en la que aparece el
emisor del mensaje en el cuadro de título DE, el destinatario den el cuadro PARA, el
destinatario de copia para el cuadro CC, el asunto al que se refiere el mensaje en el cuadro
ASUNTO y la fecha y hora en la que fue enviado, y en la parte inferior aparece el
mensaje propiamente dicho con una barra de desplazamiento vertical si éste no puede
visualizarse por completo en el área de trabajo. Una vez leido el mensaje podemos entrar
en la ficha opciones y, por ejemplo, en la lista desplegable importancia, decirle cual es la
prioridad del mensaje (Alta, normal, baja) para próximas lecturas, o también, en el botón
categoría podemos seleccionar de una lista, la categoría a la que va relacionado el
mensaje. A esta lista de categorías, se pueden añadir otra nueva usando el botón agregar.
En la barra de herramientas de Outlook, podemos ver ciertos botones de utilidad,
los cuales, pueden ser personalizados a gusto del usuario de la aplicación. Los más
comunes son:

Correo nuevo: veremos su función exhaustivamente en el siguiente
apartado.

Responder: nos sirve para responder a un mensaje anteriormente recibido.
Bastará con tener seleccionado el mensaje a responder y pulsar éste botón.
Una vez hecho esto, nos aparecerá esta pantalla:
Como podemos observar, esta ventana es muy similar a la de llegada de un nuevo
mensaje. En ella, escribiremos el texto del mensaje y pulsaremos el botón enviar.

Reenviar: a veces, al leer un mensaje, puede que nos resulte interesante
enviárselo a otra persona para que ésta lo lea, para ello sirve la opción
Reenviar de la barra de herramientas de Outlook, para ello, seleccionamos
el mensaje deseado en la bandeja de entrada y haremos clic sobre el botón
Reenviar. El proceso será el mismo que para responder, con la salvedad de
tener que indicar la dirección de correo electrónico del destinatario en el
apartado PARA.

Enviar y recibir: Envía los correos almacenados en la carpeta de salida y
recibe los nuevos correos a nuestra/s cuenta/s.

Eliminar: Como su nombre indica, manda a la carpeta de eliminados el
mensaje seleccionado, borrándolo de la carpeta de entrada.
No son éstos los únicos botones que pueden aparecer en la barra de herramientas,
aunque sí los más importantes. En esta barra, al ser personalizable, pueden aparecer las
opciones que más utilice el usuario, por ejemplo, las del menú edición, como son:

Mover a una carpeta: Puede que un cierto mensaje nos interese
mantenerlo guardado en otra carpeta distinta a su originaria, para ellos
haremos uso de esta opción. Nos aparecerá un cuadro de diálogo en el que
seleccionaremos donde queremos guardar el mensajes.

Nueva: Haremos uso de esta opción para crear nuevas carpetas de Outlook.

Cortar y Pegar: Al igual que en Windows, estas operaciones implican
mover, por tanto es similar a la opción Mover a una carpeta.
5.5. Redactar y enviar un mensaje.
Al hacer clic sobre el botón Correo Nuevo de la barra de herramientas de
Outlook, nos dará paso a una nueva ventana donde redactaremos el mensaje a enviar. Ésta
será muy similar a la ventana que nos aparece al Reenviar, solo que el cuerpo del mensaje
aparecerá vacío, mientras que antes nos aparecía la dirección del remitente, así como el
correo recibido.
En el cuadro Para deberemos introducir la dirección de correo electrónico del o de
los destinatarios (si son varias, deben separarse con punto y coma entre ellas), éstas
direcciones podremos teclearlas o seleccionarlas en la lista de contactos que nos aparecerá
al hacer clic sobre el botón Para.
En el cuadro CC introduciremos la dirección/es electrónicas del o de los
destinatarios de copia (Cco, para copia oculta).
Simplemente nos queda teclear el mensaje y si queremos podemos incluir en
nuestro mensajes archivos, como puede ser una base de datos por ejemplo. Para incluir
archivos bastará con hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas Adjuntar o
Incluir archivo en versiones anteriores. A continuación deberemos buscar y seleccionar
el archivo o archivos deseados en el cuadro de diálogo que nos aparecerá y hacer clic
sobre el botón Insertar. Los archivos seleccionados quedarán formando parte de nuestro
mensaje y serán recibidos, junto con éste, por los destinatarios. Además nos aparecerá una
nueva barra similar a la de Para o CC, denominada Adjuntar en la que aparecerán el/los
fichero/s adjuntos al mensaje.
Tenemos también opciones en que, por ejemplo, podemos seleccionar entre otras
cosas la importancia que creemos tiene el mensaje, la confidencialidad de mismo, fecha y
hora a partir de la cual se recibirá el mensaje, fecha de caducidad del mensaje, categoría
del mensaje , dirección electrónica a la que se enviará la respuesta, y en este apartado
merece una mención especial, la posibilidad de incluir una Marca de seguimiento a
nuestro mensaje. Una marca de seguimiento es utilizada para que cuando, por ejemplo, se
reciba o se lea el mensaje, el emisor del mismo reciba una verificación de que se ha
recibido o leído el mensaje.
Ahora sólo nos falta guardar y/o enviar el mensaje. Si guardamos el mensaje sin
enviarlo, éste nos aparecerá en la bandeja de salida para poderlo enviar en otro momento y
si lo hemos enviado, nos aparecerá en la carpeta de elementos enviados. Para enviar un
mensaje que tenemos en la bandeja de salida, simplemente tendremos que seleccionarlo y
utilizar la opción de enviar de su menú contextual. O bien, si deseamos enviar todos los
mensajes que se encuentren en la bandeja de salida, hacer clic sobre el botón Enviar y
recibir.