personas, maquinas, herramientas de participacion

Personas, máquinas y herramientas de participación La comunicación interna está
íntimamente ligada con la gestión del activo humano y tiene mucho que ver con los
estilos de dirección empresarial que se apliquen en cada organización.
No nos engañemos, dependiendo de cómo sea el estilo de dirección, así será el tono de
la comunicación y el clima que se genere. Esta afirmación se ha repetido tanto en
artículo, libros y conferencias, que traerla de nuevo aquí, sinceramente, aburre un poco.
Pero es que parece que a algunos directivos, que no líderes, por un oído les entra y por
otro les sale. Cuesta tanto crear un buen clima como uno malo, es decir, para tener un
buen clima no hace falta invertir ingentes cantidades de dinero, ni contratar más
personal, ni trastocar los planes estratégicos del negocio. Por si alguno aún no se ha
dado cuenta, sólo hay que pensar en las personas, claro que esto puede suponer un
esfuerzo agotador para algunos.
La participación
Hace ya varios años que la compañía de trabajo temporal Manpower realizó una
encuesta entre los 20.000 empleados de sus oficinas de todo el mundo para saber qué
esperaban éstos de la empresa. Las conclusiones extraídas de la encuesta ponían de
manifiesto que los empleados querían trabajar en una empresa que les respetara como
personas, contara con ellos en la gestión y les diera libertad en su campo de actuación a
la hora de innovar y aportar cosas nuevas.
Claro que esto sólo es posible en aquellas compañías en las que el clima no esté
contaminado y en las que la confianza y la comunicación formen parte de su esencia.
Los empleados queren trabajar en una empresa que les respetara como personas, contara
con ellos en la gestión y les diera libertad en su campo de actuación a la hora de innovar
y aportar cosas nuevas.
La participación de los empleados se hace efectiva a través de herramientas e iniciativas
diseñadas específicamente para tal fin. Estas herramientas fomentan la comunicación
vertical ascendente, alzando la voz de abajo hacia arriba.
El buzón de sugerencias es una práctica antigua, simple y sencilla de poner en marcha,
pero muy directa y eficaz, si realmente se tiene en cuenta. Es una vía por medio de la
cual los trabajadores expresan sus visiones particulares de los problemas y modo de
solucionarlos a través de mensajes generalmente anónimos.
El buzón, tradicionalmente, ocupaba en las empresas un lugar visible para que los
empleados pudieran hacer uso del mismo. Actualmente, muchas compañías lo han
integrado en su Intranet, haciendo de él un buzón virtual.
En él, los trabajadores se deben sentir libres para comentar sus dudas, expresar sus
inquietudes o realizar aquellas sugerencias que consideran importantes para el buen
desarrollo de su empresa.
Las encuestas conforman una fuente de información muy útil para la dirección. Se trata
de cuestionarios en los que preguntamos por un asunto concreto. Hay encuestas de
medición de clima, de satisfacción, de seguimiento profesional,... Lo ideal es que sean
anónimas, a fin de que los participantes no se sientan observados y puedan gozar de
libertad a la hora de realizar sus afirmaciones sin temor a posibles represalias.
Los círculos de calidad son una idea muy innovadora que consiste en grupos de trabajo
multidisciplinares que se reúnen periódicamente con el fin de detectar problemas y
proponer soluciones. Estos círculos están compuestos por personas pertenecientes a
diversos departamentos, que aportan diferentes perspectivas, lo que enriquece la sesión.
Los programas de ideas de mejora son otro instrumento para la participación interna. Se
pueden estructurar de la siguiente manera: se remiten las ideas a un departamento
encargado de su recepción y clasificación, que las envía a un grupo de evaluación. Si la
idea es aceptada se pasa a otro departamento para su puesta en marcha. En caso de que
sea rechazada se pasa de nuevo al departamento encargado de la recepción de ideas, que
informa a sus autores de las razones por las que no ha sido aceptada, a la vez que les
agradece su aportación.
Muchas compañías premian las sugerencias llegadas de los empleados y que son
viables, que ahorran a la empresa dinero, tiempo, descenso en sus niveles de
contaminación, mejora del entorno laboral o de la relación con sus clientes, entre otras
ventajas.
Los concursos de ideas, que dan rienda suelta a la creatividad de los empleados son muy
útiles para la generación de ideas que tengan que ver con un cambio en el diseño de
embalajes, lanzamiento de nuevos productos, campañas de publicidad, nuevos
eslóganes, nombres de revistas internas, etc.
Las reuniones son el instrumento de comunicación interna más difundido y conocido en
el mundo empresarial.
Suelen funcionar de la siguiente forma: la empresa convoca a los empleados a un
concurso para que le aporten ideas y sugerencias sobre un tema específico. Por ejemplo,
supongamos que una compañía de alimentación quiere modernizar el envase en el que
comercializa su leche condensada y desea que sean los empleados los que sugieran las
ideas. Para ello, diseñará un concurso con unas bases y especificaciones concretas,
aclarando dónde y cómo se pueden enviar las aportaciones.
Los concursos de ideas se premian porque la empresa es la que insta a los empleados a
que participen. Se suelen utilizar diferentes incentivos: viajes, cheques regalo,
remuneraciones en dinero,...
Las reuniones son el instrumento de comunicación interna más difundido y conocido en
el mundo empresarial. La comunicación cara a cara es muy valorada y en función de
esta importancia hay que realizar reuniones periódicas con la plantilla en las que la
mayor parte del equipo esté presente.
En ellas se debe buscar la participación de todos con preguntas y sugerencias. Las
reuniones se deben preparar previamente marcando su objetivo principal y
desglosándolo en una serie de puntos que conforman el orden del día. Conviene difundir
la noticia de la celebración de la reunión y su contenido con anterioridad para que los
convocados puedan reflexionar sobre los puntos a tratar con el fin de sacar el máximo
beneficio y evitar una pérdida de tiempo.
Dentro de las reuniones podemos englobar las iniciativas con nombre que algunas
compañías están poniendo en marcha, como el desayuno corporativo, una actividad que
consiste en presentar y exponer asuntos de interés para los empleados en torno a algo
tan agradable como un desayuno.
En este tipo de actos, cuya duración media se puede situar en torno a una hora, se suele
hablar, por ejemplo, de proyectos que han concluido con éxito, planes de marketing,
acciones comerciales, cambios en precios y lanzamiento de ofertas, nuevas políticas o
procedimientos. Suponen una excelente oportunidad para hablar con otras personas con
las que normalmente nos relacionamos poco y para comentar en un ambiente algo más
distendido los avatares del día a día.
Una idea bastante revolucionaria es dar entrada a todos los empleados que lo soliciten a
las reuniones del comité de dirección de la compañía. Esta es una forma de desmitificar
este tipo de encuentros de alta dirección que han estado velados por un secretismo mal
entendido. Ayuda a humanizar la empresa y a dar un paso adelante en detrimento del
modelo tradicional de comunicación empresarial, que consiste en enviar un mensaje
unidireccional sin la más mínima retroalimentación.
Estas son algunas de las herramientas de participación que las empresas contemplan,
pero, sin duda, esto no es una práctica cerrada y en manos de las empresas está el idear e
inventar nuevos instrumentos de participación que nos lleven a crear cohesión y
sinergias entre todos y cada uno de los integrantes del sistema empresarial.
Si decidimos tratar a las personas como máquinas, al final, tendremos eso, pero
debemos pensar que el compromiso, la ilusión y la motivación son características
propias de los humanos de las cuales las máquinas, por el momento, carecen.
Helena López-Casares Pertusa, Editora senior
LID Editorial Empresarial