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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL A LOS ESTADOS CONTABLES EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL MUNICIPIO -VILLAVIVIENDA VIGENCIA 2015 Villavicencio, Abril de 2016 Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página1 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL A LOS ESTADOS CONTABLES EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL MUNICIPIO -VILLAVIVIENDA VIGENCIA 2015 JAIME STEWART CORREA BELLO Contralor Municipal (E) Equipo Directivo: JAIME STEWART CORREA BELLO Secretario General ISABEL SIERRA SEPÚLVEDA Contralor Auxiliar de Control Fiscal Y Apoyo Financiero ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO Contralor Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Auditor: SANDRA FABIOLA CIFUENTES CUESTA Profesional Universitario Villavicencio, Mayo de 2016 Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página2 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! TABLA DE CONTENIDO Página CARTA DE CONCLUSIONES 4 1 RESULTADOS DE AUDITORÍA 6 1.1 CONTROL FINANCIERO 6 1.1.1 Estados contables 6 1.1.1.1 Control Interno Contable-CIC 8 1.1.1.1.1 Encuesta de la Contraloría General de la República 8 1.1.1.1.2 Balance General 9 1.1.1.2 Análisis Vertical 9 1.1.1.2.1 Activo 9 1.1.1.2.1.1 Pasivo + Patrimonio 13 1.1.1.2.1.2 Análisis Horizontal 16 1.1.1.2.2 Activo 16 1.1.1.2.2.1 Pasivo + Patrimonio 18 1.1.1.2.2.2 Actividad Económica, Financiera y Social 22 1.1.1.3 Análisis Vertical 22 1.1.1.3.1 Análisis Horizontal 24 1.1.1.4 Estado de Cambios en el Patrimonio 25 1.1.1.5 Índice de Inconsistencias 26 1.1.1.6 Opinión a los Estados Contables 27 2 EVALUACION AL PLAN DE MEJORAMIENTO 28 3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 31 4. OTRAS ACTUACIONES 32 4.1 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR 32 Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página3 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 300-3-1Villavicencio, Doctor GABRIEL FELIPE SUESCÚN TORRES Gerente Villavivienda Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones Cordial saludo Doctor Suescún: La Contraloría Municipal de Villavicencio, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, por los sistemas de control fiscal definidos en la Ley 42 de 1993, y la metodología establecida en la Guía de Auditoría Territorial, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad Especial a los Estados Contables de la Empresa Industrial y Comercial del Municipio- Villavivienda, vigencia 2015, evaluando en el componente de Control Financiero, factor Estados Contables y variable Cuentas de los Estados Contables para emitir la respectiva opinión. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información alojada en la plataforma SIA y la suministrada por la entidad a los requerimientos realizados por el auditor en las diferentes fases de la auditoría. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Villavicencio, basada en pruebas selectivas, evidencias, papeles de trabajo que soportan el informe de auditoría y que reposan en el archivo de éste Órgano de Control Fiscal. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO El ejercicio de control fiscal practicado por la Contraloría Municipal de Villavicencio, obtuvo los siguientes resultados: Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página4 El componente de Control Financiero obtuvo una calificación parcial de 63 puntos. El factor de Estados Contables obtuvo una calificación de 90 puntos, puesto que los Estados Financieros de Villavivienda de la vigencia 2015, presenta RAZONABLEMENTE, la situación financiera a 31 de diciembre de 2015 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, con una opinión con salvedad debido a: la incertidumbre del Activo dentro del cual se observó que: en los movimientos del grupo 11 Efectivo por valor de $70.373 miles de pesos, el grupo 15 Inventarios se sobreestimó en $3.712.663 miles de pesos, el grupo16 Propiedades, Planta y equipo se subestimó en $3.712.663 miles de pesos y adicional presenta incertidumbre por $402.365 miles de pesos. Las cuentas del pasivo presentaron subestimación en las cuentas por pagar por valor de $45,959 miles de pesos y así mismo incertidumbre por valor de $493.607 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! miles de pesos, generando un impacto sobre el patrimonio por valor de $7.404.457 miles de pesos. Dentro de las cuentas de resultado, específicamente las cuentas del gasto se observó la subcuenta 512007 MULTAS y la auxiliar 51200700001 Conciliaciones y multas con un saldo a 31 de diciembre de 2015 por valor de $41.734.090, que podrían corresponden a pagos extemporáneos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones para la vigencia fiscal de 2015. El sistema de control interno contable obtuvo una calificación promedio de 1.5, que lo ubica en un nivel de RIESGO BAJO. Es de anotar, que en el momento que el presente informe quede en firme y se hayan tipificado los hallazgos, la entidad debe incorporar en el plan de mejoramiento las acciones que permitan solucionar las deficiencias, las cuales deben ser comunicadas a éste Órgano de Control Fiscal, teniendo en cuenta el Capítulo I, artículos 16 al 24 de la Resolución 371 de 2015. Atentamente, JAIME STEWART CORREA BELLO Contralor Municipal de Villavicencio (E) Proyectó: Sandra F. Cifuentes / Profesional Universitario Revisó: Isabel Sierra Sepúlveda / Contralora Auxiliar de C.F. y A.F. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página5 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 1.1 CONTROL FINANCIERO 1.1.1 Estados contables: En la evaluación se verificó, que para el proceso de clasificación, identificación, reconocimiento, registro, preparación y revelación de la información contable de la vigencia 2015, la Empresa Industrial y Comercial del Municipio Villavivienda, aplica el marco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública y el método de depreciación utilizado es el de Línea Recta. La información fue tomada del SIA de acuerdo al reporte presentado dentro de los términos establecidos y la suministrada directamente por las dependencias de Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y almacén. Villavivienda a partir de julio de 2014 está manejando el sistema contable PROSOFT Políticas y Prácticas contables: Aplicación del marco conceptual del PGCP Para el proceso de identificación, registro preparación y revelación de sus estados contables, el ente público está aplicando el Marco Conceptual de la Contabilidad Pública y el Catalogo General de Cuentas del Plan General De Contabilidad Pública a nivel de documento fuente. APLICACIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Para el reconocimiento de los hechos financieros, económicos y sociales se aplica el sistema de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó la base de caja en los ingresos y el compromiso en los gastos. La empresa Villavivienda cumple con su objetivo principal que es la construcción de vivienda de interés social manejando la cuenta construcciones en proceso que hace parte del rubro de inventarios, al cierre del periodo se trasladó el valor de las viviendas al costo de las viviendas escriturados. En cumplimiento con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación, el valor consignado como cuota iniciales por los adjudicatarios, para la compra de la vivienda que construye Villavivienda, es llevado a la cuenta 2450 Avances y Anticipos Recibidos, para posteriormente y cuando se cancele la totalidad del inmueble y se escriture la vivienda, dicho valor se registrara en la cuenta de ingresos rubro 42 para así estar cumpliendo con el principio de esencia sobre forma. Las principales políticas y prácticas contables son: Clasificación de Activos y Pasivos Los Activos y Pasivos se clasifican según el uso a que se destinen o según su grado de realización, exigibilidad o liquidación en términos de tiempo y valores. Se consideran Activos y Pasivos corrientes los valores realizables y exigibles, en un plazo no mayor a un año. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página6 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Efectivo y equivalentes de Efectivo Se considera como efectivo o equivalente de efectivo el dinero en caja y bancos. Deudores Representa entre otros conceptos, derechos a favor, originados del objeto social como la venta de bienes producidos, igualmente los valores adelantados a contratistas y proveedores para la ejecución de obras, el suministro de bienes y servicios, anticipos y saldos a favor por impuestos y contribuciones. Inventario Los inventarios corresponden a los diferentes predios que tiene la empresa para el desarrollo de su objeto social que es la Vivienda. Propiedad Planta y Equipo La propiedad planta y equipo son los bienes tangibles adquiridos, con el fin de emplearlos en forma permanente, se registra inicialmente por el costo de adquisición. El costo de adquisición se incrementa con las adiciones y mejoras, la contribución de estos activos a la generación del ejercicios mediante la depreciación de su valor histórico. Otros Activos Hace referencia al valor de los costos y gastos pagados por anticipado para el suministro de bienes y pólizas de seguro los cuales proveerán beneficios futuros. Cuentas por Pagar Son los valores adeudados por concepto de bienes y servicios adquiridos, seguridad social y fondo de pensiones, retenciones practicadas por Retención en la Fuente, Impuesto de Timbre, Industria y Comercio, y por las cuotas iniciales o abonos que realizan los adjudicatarios a los diferentes proyectos de vivienda que tiene la empresa, entre otros. Obligaciones Laborales Las obligaciones laborales se ajustan al cierre del ejercicio, con base en lo dispuesto por las normas legales y la convención laboral vigente. Corresponde a las partidas de Cesantías y valores adeudados al personal por concepto de prestaciones sociales. Patrimonio Está constituido por las cuentas que representan el Capital Fiscal, las utilidades o pérdidas de ejercicios anteriores. Su capital es 100% oficial y su único propietario es el Municipio de Villavicencio. Cuentas de Orden Se registran bajo las cuentas de orden, derechos y responsabilidades contingentes, tales como litigios, demandas y compromisos contractuales. Ingresos Operacionales Representan los valores derivados de la operación principal de la Empresa, provienen de actividades de: venta de inmuebles San Antonio y Bosques de Santa Ana, inscripciones al programa san Antonio y lotes de la Madrid, Recaudo por fondo de contingencia y solidaridad. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página7 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Estos ingresos se registran al momento en que se realice la escritura del bien. Costo de Ventas Se registran los costos de la vigencia actual, tiene relación de causalidad con los ingresos de la vigencia actual, estos costos se sustentan en estudios de costos individuales aportados por el grupo del área técnica de la empresa. Gastos de Administración Representa la acumulación de los valores causados o pagados asociados con la construcción de Vivienda. 1.1.1.1 Control Interno Contable-CIC 1.1.1.1.1 Encuesta de la Contraloría General de la República-CGR. La encuesta contempló 5 componentes con 33 preguntas, que al ser tabuladas y analizadas, la Empresa Industrial y Comercial del Municipio de Villavicencio - Villavivienda obtuvo una calificación de 1.5, condición que la ubica en un nivel de RIESGO BAJO, tal como se evidencia a continuación: RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE - FORMATO C.G.R. N° DE PREGUNTAS PROMEDIO GENERAL 9 1.6 RIESGO BAJO ESPECIFICO ACTIVO 15 1.3 RIESGO BAJO ESPECIFICO PASIVO 1 2.0 RIESGO MEDIO ESPECIFICO PATRIMONIO 3 1.3 RIESGO BAJO ESPECIFICO CTAS DE RESULTADO 5 1.2 RIESGO BAJO TOTALES 33 1.5 RIESGO BAJO COMPONENTES CONCEPTO RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CONCEPTO 3.0 – 4.0 (No incluye 4.0) RIESGO ALTO 2.0 – 3.0 (No incluye 3.0) RIESGO MEDIO 1.0 – 2.0 (No incluye 2.0) RIESGO BAJO 0.0 – 1.0 (No incluye 1.0) SIN RIESGO En el Componente General se evidenció que: Obtuvo una calificación de 1.6 de nueve preguntas calificadas ubicándola en un nivel de RIESGO BAJO. En el Componente Específico - Activo se evidenció: Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página8 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Que con 15 preguntas obtuvo una calificación de 1.3 ubicándola en un nivel de RIESGO BAJO, teniendo en cuenta que la entidad realizo avalúos de sus predios y actualizo el registro de los bienes que posee, igualmente posee los respectivos títulos de propiedad de los mismos, sin embargo existen falencias en el manejo de la caja menor, así mismo al verificar las actas de comité de sostenibilidad contable, no se logró identificar algunos de los ajustes planteados en inventarios, pues algunos de los lotes a incorporar no fue posible identificarlos en el inventario general entregado por el almacén de la entidad y además genera incertidumbre en el saldo de las propiedades, planta y equipo . En el Componente Específico - Pasivo se evidenció: En este componente con una sola pregunta y una calificación de 2.0, ubicándola en un nivel de RIESGO MEDIO, manejando allí las cuentas por pagar, registradas con sus respectivos soportes que las respaldan, en razón a la incertidumbre que genera los procesos judiciales actuales y las obligaciones que se tienen con la Gobernación del Meta y el Instituto de Turismo departamental. En el Componente Específico - Patrimonio se evidenció: con una calificación de 1.3 que la ubica en un nivel RIESGO BAJO, teniendo en cuenta que realizo los avalúos y realizo depuración a esta cuenta. En el Componente Específico – Cuentas de resultado se evidenció: Obtuvo una calificación de 1.2, lo cual significa que se ubica en un nivel de RIESGO BAJO en este componente, debido a la incidencia que tienen en las cuentas de resultado la incertidumbre del manejo de la depreciación acumulada de la Propiedad, planta y equipo, los gastos por multas y conciliaciones. 1.1.1.1.2 Balance General 1.1.1.2. Análisis Vertical 1.1.1.2.1. Activo Código Contable Nombre Cuenta CORRIENTE Cifras expresadas en miles de pesos A DICIEMBRE 31 DE Análisis Vertical 2015 157,380,210 11 EFECTIVO 1105 Caja 1110 Bancos y Corporaciones DEUDORES 14 8,655,153 5% 0 0% 8,655,153 100% 43,726,202 28% 173,875 0.4% 4,187,389 9.6% 0 0.0% 1401 Intereses 1406 Venta de bienes producidos 1420 Avances y Anticipos entregados 1424 Recursos en Administración 1425 Depósitos entregados en Garantía 0 0.0% 1470 Otros Deudores 0 0.0% 39,364,938 940.1% Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página9 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Código Contable Nombre Cuenta 15 INVENTARIOS 1510 Mercancías en Existencia 1520 Productos en Proceso 19 A DICIEMBRE 31 DE 2015 OTROS ACTIVOS 1910 Cargos Diferidos 19999 Valorización 16 Análisis Vertical 24,944,902 16% 24,944,902 100% 0 0% 80,053,953 51% 0 0% 80,053,953 100% NO CORRIENTE 274,365 100.00% PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 274,365 0.17% 1620 Maquinaria y Equipo 175,001 64% 1655 Maquinaria y Equipo 0 0% 1665 Muebles, enseres y equipo de oficina Equipos de Comunicación y computación 56,124 20% 69,222 25% Depreciación Acumulada -25,982 -9% 1670 1685 TOTAL ACTIVO 157,654,575 100.00% Fuente: Balance General A 31 Diciembre 2015. La tabla anterior muestra, que: El Activo de la Empresa Industrial y Comercial del Municipio – Villavivienda está conformado por Activo Corriente y Activo no Corriente así: Activo Corriente Efectivo: comprende la sumatoria de la Caja Principal, las cuentas de ahorro y corriente de la entidad, por valor total de $8.655.153 miles de pesos, consolida 18 cuentas corrientes con un saldo al cierre de la vigencia por valor de $ 106.227 miles de pesos y 69 cuentas de ahorro el valor de $8.548.926 miles de pesos. Representando el 5% del total del activo. (N) Número De La Caja Menor (D) Total Ingresos (D) Total Gastos 1 (D) Saldo Efectivo (D) Saldo Libro Caja Bancos 3,200,000.00 1,552,039.00 1,647,961.00 Fuente: Formato 201513_f02a_agr - Caja Menor 0 Dentro de los formatos rendidos en la cuenta, reportan haber constituido caja menor para la vigencia 2015, sin embargo, en el Catálogo de Cuentas no registra movimientos, al igual que en el balance de prueba aportado por la entidad, generando incertidumbre por valor de $24.414 miles de pesos que corresponden al movimiento de la caja en la vigencia 2015. El Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012, a través del cual se establece la constitución y funcionamiento de las cajas menores en su artículo 14° establece “Del reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de consecutivo“, desde lo anterior, efectuada la revisión de los libros auxiliares de la caja menor se evidencia que los reintegros se Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página10 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! realizaron por valor superiores al porcentaje establecido y por valores superiores a los establecidos en los rubros iniciales, dejando ver falencias en el manejo de la misma, según manifiesta la Contadora de la entidad la cuenta 110502 no registra movimiento y que por error humano únicamente se cargaba la salida del dinero contra los acreedores y/o pagos realizados. Solo hasta la vigencia 2016 se corrigió esta situación. Lo que genera una incertidumbre por $24.414 miles de pesos, que es el valor de los movimientos de la caja menor que fue entregada por la Contadora de Villavivienda. En la vigencia 2015 se reportaron un total de 87 cuentas bancarias, de las cuales 18 se encuentran embargadas, 15 inactivas y 54 se encuentran activas. Existen cuentas pendientes por cancelar pero no se ha podido realizar el proceso debido a que se encuentran embargadas y otras son de convenios que aún no se han liquidado. La cuenta corriente Contrato interadministrativo 564-SGP del Banco Colpatria, presenta un saldo negativo, lo cual no es coherente con la naturaleza débito de las cuentas que pertenecen al activo, situación se detalla en la siguiente tabla: Código Contable Nombre de la cuenta 1110 05 08004 Cte cont int 564 sgp -Colpatria Saldo 31 de diciembre de 2015 (468,124.12) El reporte no contempla diferencias de saldos entre contabilidad y los extractos, sin embargo al realizar el cruce de estos con las cuentas auxiliares se identifican consignaciones sin identificar y terceros sin identificar, que no aparecen como partidas conciliatorias, hecho que genera no razonabilidad en los saldos que presenta el efectivo en el balance. Deudores: Con un saldo a 31 de diciembre de 2015 de $43.726.202 miles de pesos, representa el 28% del total del activo, esta cuenta está conformada por Intereses con un saldo de 173.875 miles de pesos, la venta de bienes, con un saldo de $ 4.187.389 miles de pesos, que obedece a subsidios por cobrar a las cajas de compensación familiar por la venta de algunas viviendas a los beneficiarios de este subsidio y recursos en administración por valor de $39.364.938 miles de pesos. La Cuenta Intereses, hace referencia a los intereses corrientes por cobrar a los beneficiarios del Proyecto de vivienda No Pague arriendo pague su casa, La Madrid etapa I durante la vigencia 2015. La cuenta Venta de bienes, representa el valor de la cartera a cobrar a los beneficiarios del Proyecto la Madrid etapa I, No pague arriendo pague su casa y de San Antonio 100 apartamentos y 53 viviendas del programa no pague arriendo pague su casa. Cartera que cancelaran durante 10 años mediante cuotas mensuales. La cuenta Recursos en Administración, hace referencia al saldo del Contrato de Fiducia Mercantil suscrito entre VILLAVIVIENDA y FIDUCIARIA BOGOTÁ S.A., para la Administración del Convenio 554 del Contrato suscrito entre el Fondo de vivienda de interés social del departamento del meta FOVIM, y la Empresa Industrial y Comercial del Municipio VILLAVIVIENDA para “Aunar esfuerzos para la ejecución y disposición de 3196 viviendas subsidiadas de interés prioritario en las urbanizaciones la Madrid (1874 viviendas) y trece de mayo (1322) viviendas, en la Ciudad de Villavicencio. De este convenio el Departamento del Meta realizó transferencia a la cuenta de la fiducia por valor de $44.744.000.000; de los cuales se realizó pagos por valor de $24.392.839.136 y el pago de $3.625.293 referentes a honorarios de la firma KPMG correspondiente al dictamen realizado a los Estados Financieros. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página11 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Los rendimientos generados a 31 de diciembre de 2015 por valor de $743.036.948; fueron reintegrados al Departamento del Meta, según los reportes que la Fiducia entrega periódicamente a la empresa Villavivienda. La cuenta de Depósitos Entregados en Garantía, se realizó su depuración a cuentas de orden para dar su proceso correspondiente en el momento en que desarrollen los procesos judiciales de los diferentes embargos en cuentas bancarias de la empresa. Inventarios: La cuenta Inventarios dentro de los activos de Villavivienda representan 16% del total del activo, compuesto de 2 cuentas. Mercancías en existencia por valor de $24.944.902 miles de pesos, corresponden a los terrenos de propiedad de Villavivienda, su valor disminuye gradualmente en el proceso de escrituración de cada vivienda que se venda, es de anotar que al valor de los terrenos se les realizó un ajuste de acuerdo a los avalúos que se hicieron a terrenos. La cuenta construcciones hace referencia al edificio que adquirió Villavivienda ubicado en la calle 37 No.2957; donde está funcionando la empresa mediante acta de permuta de 3 lotes de la ciudadela San Antonio (Predio SMC-2A, SMC-2C Y SMC-3C) como se evidencia en la escritura pública No.5516 de 2015, el cual se incluyó en el inventario de la empresa. El registro contable se realizó en los inventarios, este hecho económico debió reconocerse en Propiedad Planta y Equipo, porque corresponde a la sede donde va a funcionar la entidad, mas no es un bien que se encuentre para la venta, en razón al objeto social de la entidad, sobreestimando el saldo de los inventarios por valor de $ 3.712.662.500 pesos. La empresa ha realizado depuración y actualización de avalúos lo que permitió conocer el valor real de los terrenos y actualizar el superávit generado por los avalúos. De igual manera mediante el comité de sostenibilidad contable se realizó la depuración de la propiedad planta y equipo para obtener el valor real de la misma. La segunda cuenta corresponde a Productos en Proceso con un saldo de $ 0, esta cuenta fue objeto de depuración, en donde se determinaron que algunas viviendas de los diferentes proyectos que tiene la empresa como son San Antonio, Multifamiliares Centauros y Bosques de Santa Ana, se encontraban escrituradas y aun aparecían en el inventario, afectando el saldo en libros. El saldo que se presentaba referente al proceso de Santa Ana, se trasladó a cuentas de orden para realizar el proceso pertinente en el momento en que se reanude el Proyecto Santa Ana. Propiedad, Planta y Equipo: El grupo de propiedad planta y equipo, representa el 0.17% del total de activo, se realizaron las respectivas depreciaciones, se utilizó el método de línea recta teniendo en cuenta la vida útil del existen falencias que afectan la razonabilidad de las cifras. La entidad no rindió el formato F05B-Inventario. El balance de prueba registra movimientos débito de la Cuenta 1685 Depreciación acumulada por la suma de $ 128.530.514, generando una incertidumbre en los saldos, ya que no registra baja de bienes que soporten los registros contables débito en una cuenta que es de naturaleza crédito. Sobreestimando la propiedad planta y equipo y subestimando los gastos por depreciación. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página12 De acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública referente a las Normas Técnicas de Contabilidad Pública 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales: las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. Desde lo anterior, la permuta realizada entre Villavivienda y la firma GOMEZ J.P & CIA S.A.S. el 20 de noviembre de 2015, legalizado a través de Escritura Pública No.5516 de 2015, se adquirió el edificio donde actualmente funciona la parte administrativa de Villavivienda. Este hecho económico s registro contablemente afectando el grupo 15 Inventarios cuando la clasificación corresponde al Grupo 16 Propiedades, planta y equipo. Pues este bien corresponde a la sede administrativa, y no a un bien que esté disponible para la venta, subestimando este grupo por valor de $ 3.712.662.500 pesos. 1.1.1.2.1.1 Pasivo + Patrimonio Cifras expresadas en miles de pesos PASIVO Código Contable Nombre Cuenta CORRIENTE 40,488,249 100.00% 24 CUENTAS POR PAGAR 40,488,249 99.97% 10,024 0.02% 599,142 1.48% 471 0.00% 84,522 0.21% 429,152 1.06% 39,364,938 97.20% NO CORRIENTE 11,395 0.028% OTROS PASIVOS 11,395 0.028% Recaudo a favor de terceros 11,395 100% 40,499,644 100% 2401 Adquisición de bienes y servicios 2425 Acreedores 2430 Subsidios asignados 2436 Retención en la Fuente 2450 Avances y Anticipos Recibos 2453 Recursos en administración 29 2905 TOTAL PASIVO A DICIEMBRE 31 DE 2015 Análisis Vertical PATRIMONIO 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3208 Capital Fiscal 3230 Resultados del ejercicio 3240 Superávit por valorización TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO La tabla anterior muestra, que: 117,154,931 100.00% 32,526,779 27.76% 4,574,199 3.90% 80,053,953 68.33% 117,154,931 100.00% 157,654,575 Fuente: Balance general a 31 de diciembre de 2015 Pasivo Corriente: Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página13 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! El grupo cuentas por pagar es el más significativo dentro del total del pasivo de la empresa con un 99.97%, representado por las siguientes cuentas: Adquisición de bienes y servicios el saldo de esta cuenta asciende a la suma de $10,024 miles de pesos, esta cuenta se depuró en un 90% en la vigencia del 2013 según aprobación del comité de sostenibilidad contable. El saldo corresponde a cuentas pendientes por pagar por la adquisición de servicios, pero este valor se cancela en el mes de enero de 2016. La cuenta Acreedores con un saldo a 31 de diciembre de 2015 de $599,142 miles de pesos, es la deuda al Departamento y al Municipio por concepto de estampillas de prodesarrollo, proturismo, proelectrificación y procultura. Es de aclarar que la empresa realizó en la vigencia 2013 acuerdo de pago con el departamento del Meta para el pago de la deuda de vigencias anteriores correspondiente a la estampilla de prodesarrollo, por un valor de $197.011 miles de pesos, pagando una cuota inicial del 30% por valor de $59,103 y el 70% por valor de $ 137,908 miles de pesos, para pago en 30 cuotas mensuales por valor de $4,596 miles de pesos, iniciando el 05 de enero de 2014, estos pagos se han venido realizando de manera oportuna en las fechas establecidas. Las otras deudas de estampillas no se han podido cancelar su valor debido a que no se ha llegado a acuerdo con el Municipio para su depuración total. Sin embargo, al revisar el auxiliar de la cuenta acreedores varios código 2425, presenta duplicidad en los registros, generando inconsistencias por valor de $ 45.969.310 pesos, como lo muestra la siguiente tabla: 2425 2425 FECHA ACREEDORES OTROS ACREEDORES TERCERO Estampilla prodesarrollo public DETALLE VALOR 150115 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150203 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150305 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150305 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 150407 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150407 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 150504 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150504 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 150602 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150602 GOBERNACION DEL META #¿NOMBRE? 4,596,931.00 150703 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150703 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 150804 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150804 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 150902 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 150902 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 151016 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página14 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 151016 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 151104 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 151104 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 151209 GOBERNACION DEL META pago ACUERDO ESTAMPILLA PRODES 4,596,931.00 151209 GOBERNACION DEL META acuerdo de pago gobernación de 4,596,931.00 TOTALES 101,132,482.00 PAGOS REALES 55,163,172.00 SUBESTIMACIÓN 45,969,310.00 Fuente: Auxiliar Otros Acreedores 2015 La cuenta Subsidios Asignados con un saldo al cierre de la vigencia de $471 miles de pesos, no presento movimientos durante el año, representa los recursos recibidos por el ente público, en virtud de un mandato legal con el propósito de entregarlos a la comunidad, para colaborar con la necesidad de vivienda en el municipio de Villavicencio, mediante la asignación de un subsidio de vivienda por valor de tres millones quinientos mil pesos ($3.500.000) este subsidio ya se ha asignado a diferentes beneficiarios los cuales ya han legalizado su escritura o están en proceso de la misma, lo que permitió depurar significativamente esta cuenta. De esta cuenta el comité de sostenibilidad contable realizó una depuración del 90% verificando físico y sistemáticamente los estados de cada uno de los beneficiarios, sus pagos y trámites de escrituración. La cuenta Anticipos y Avances recibidos con un saldo a 31 de diciembre de 2015 de $84.522 miles de pesos, refleja los dineros consignados por las personas que aspiran comprar una vivienda en los diferentes proyectos que adelanta la entidad, estos valores disminuyen a medida que la venta se concrete mediante escritura pública. Se realizó una depuración resaltante en este rubro con el proceso de depuración que realizó el comité de sostenibilidad contable, verificando los estados de cuenta de cada uno de los beneficiarios de los proyectos de Villavivienda como son Centauros, San Antonio, Santa Ana. De igual manera ingresan los dineros que transfiere la alcaldía sobre convenios celebrados con Villavivienda y que se debe girar posteriormente a los contratistas a medida que se va ejecutando los convenios. La cuenta Recursos en Administración con un saldo al cierre de la vigencia de $39.364.938 miles de pesos, siendo esta la más representativa del pasivo con el 97.20% del total del pasivo, corresponde al saldo de la Fiducia Mercantil suscrito entre VILLAVIVIENDA y FIDUCIARIA BOGOTÁ S.A., para la Administración del Convenio 554 del Contrato suscrito entre el Fondo de vivienda de interés social del departamento del meta FOVIM, y la Empresa Industrial y Comercial del Municipio VILLAVIVIENDA para “Aunar esfuerzos para la ejecución y disposición de 3196 viviendas subsidiadas de interés prioritario en las urbanizaciones la Madrid (1874 viviendas) y trece de mayo (1322) viviendas, en la Ciudad de Villavicencio; Departamento del Meta. Se verificó el concepto de la Contaduría General de la Nación sobre del manejo contable de esta cuenta y este organismo conceptuó que el manejo contable de la fiducia dado por Villavivienda, es el adecuado. La cuenta recaudo a favor de terceros presenta un saldo de $11.395 miles de pesos. Patrimonio: Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página15 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! La cuenta del patrimonio con un saldo a 31 de diciembre de 2015 de $117.154.931 miles de pesos, representa el capital con el que cuenta la empresa, la cuenta del Resultado del Ejercicio para el año 2015 arrojó un saldo de $4.574.199 miles de pesos, que frente al 2014 representa un alto incremento en utilidad reflejado en la gestión de la empresa. Se continua con el recaudo de las cuotas de los proyectos de vivienda como son “no Pague arriendo pague su casa” y convocatorias que han permitido recaudar dineros que permitan el sostenimiento de la empresa y la depuración de pasivos de la empresa. Igualmente la actualización de avalúos en los inmuebles de la empresa que ha permitido identificar su valor real y el superávit generado por los mismos. La cuenta superávit por valorización con un saldo al cierre de la vigencia de $80.053.953 miles de pesos, siendo esta la más representativa, con el 68.33% del total del patrimonio, aumentando significativamente respecto del año inmediatamente anterior, en razón a que se realizaron avalúos a las propiedades de Villavivienda y fue actualizado su valor. 1.1.1.2.1.2 Análisis Horizontal 1.1.1.2.2. Activo ACTIVO Código Contable Nombre Cuenta CORRIENTE 11 EFECTIVO 1105 Caja 1110 Bancos y Corporaciones DEUDORES 14 A DICIEMBRE 31 DE 2015 A DICIEMBRE 31 DE 2014 157,380,210 85,881,169 8,655,153 4,890,526 Análisis Horizontal Variación $ Variación % 3,764,627 77.0% 0 0 0 - 8,655,153 4,890,526 3,764,627 77.0% 43,726,202 26,345,422 17,380,780 66% 173,875 73,508 100,367 137% 4,187,389 6,637,734 -2,450,345 -37% 0 0 0 - 1401 Intereses 1406 Venta de bienes producidos 1420 Avances y Anticipos entregados 1424 Recursos en Admón. 39,364,938 19,554,143 19,810,795 101% 1425 Depósitos entregados en Garantía 0 5,849 -5,849 -100% 1470 Otros Deudores 0 74,188 -74,188 -100% 24,944,902 5,861,947 19,082,955 325.5% 24,944,902 4,115,490 20,829,412 506.1% 0 1,746,457 -1,746,457 -100.0% 80,053,953 48,783,274 31,270,679 64.1% 0 7,421 -7,421 -100% 15 INVENTARIOS 1510 Mercancías en Existencia 1520 Productos en Proceso 19 OTROS ACTIVOS 1910 Cargos Diferidos 1999 Valorización 16 1620 80,053,953 48,775,853 31,278,100 64.1% NO CORRIENTE 274,365 121,968 152,397 124.9% PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 274,365 121,968 152,397 124.9% 175,001 150,866 24,135 16% Maquinaria y Equipo Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página16 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1655 Maquinaria y Equipo 1665 1670 1685 0 0 0 - Muebles, enseres y equipo de oficina Equipos de Comunicación y computación 56,124 56,124 0 0.0% 69,222 69,490 -268 -0.04% Depreciación Acumulada -25,982 -154,512 -128,530 -83.2% 157,654,575 86,003,137 71,651,438 83.3% TOTAL ACTIVO La tabla anterior muestra, que: El activo total de la Empresa en el 2015 refleja un aumento significativo respecto al año inmediatamente anterior de $71.621.438 miles de pesos, que corresponde a una variación positiva del 83,3%. En el Activo Corriente, el Grupo de efectivo que corresponde a la cuenta Bancos y Corporaciones presentó un incremento del 77% por un monto igual a $4.890.526 miles de pesos, respecto del año inmediatamente anterior. Deudores: este grupo con un aumento del 66% por valor de $17.380.780 miles de pesos, respecto del año anterior, este aumento se debe al incremento de la cuenta recursos en administración por valor de $19.810.795 en un 101% en comparación con la vigencia 2014 y al recaudo de los valores reportados en el 2014 de las cuentas Depósitos entregados en garantía por valor de $5.849 miles de pesos y otros deudores por valor de $74.188 miles de pesos, estos últimos correspondientes a beneficiarios que en el 2015 legalizaron la escritura. Inventarios: Con un incremento respecto del 2014 de $19.082.955 miles de pesos, que equivale al 325.5%, el incremento de esta cuenta se debe a la incorporación de la construcción correspondiente al edificio en la cual funciona la sede administrativa de la empresa, el cual se enajenó a través de permuta por tres lotes de la ciudadela San Antonio por valor de $3.712.662, y la diferencia por el incremento del valor de los terrenos en razón a los avalúos y actualizaciones de la vigencia. El acto de permuta, y el manejo contable de la transacción, no se ve reflejada en las salidas de almacén referente a los lotes SMC-2A, SMC-2C Y SMC-3C, generando incertidumbre en la cuenta. Así mismo, no es posible identificar la baja dada en los inventarios, ni el costo histórico de cada uno de los lotes que hacen parte del acto de permuta efectuada. Otros Activos: Este grupo compuesto por las cuentas cargos diferidos y Valorizaciones, la primera con una disminución del 100% con respecto a la vigencia inmediatamente anterior por valor de $7.422 miles de pesos y la segunda con un incremento del 64,1% por valor de $31.270.679 miles de pesos, debido a los avalúos que se realizaron a los terrenos en el año 2015. El Activo No Corriente, con el grupo Propiedad Planta y Equipo con aumento del 124,9% por valor de $152.397 miles de pesos, respecto del año inmediatamente anterior, a causa de la disminución en la cuenta 1685 Depreciación acumulada por valor de $128.530 miles de pesos, equivalente a un 83,2%. De acuerdo al inventario de bienes que arroja el módulo de almacén, el total de la propiedad planta y equipo asciende a $300.347 miles de pesos, menos la depreciación acumulada por valor de $25.982 miles de pesos, para un saldo a 31 de diciembre de 2015 del Grupo Propiedad Planta y Equipo de $274.365 miles de pesos. La disminución del saldo de la cuenta 1685 Depreciación acumulada presenta incertidumbre, pues no hay ningún hecho económico que explique el por qué? del movimiento débito de Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página17 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! esta cuenta, que en condiciones normales es de naturaleza crédito, además dentro de la vigencia no se registran bajas de bienes. 1.1.1.2.2.2 Pasivo + Patrimonio Cifras expresadas en miles de pesos PASIVO Código Nombre Cuenta Contable CORRIENTE 24 CUENTAS POR PAGAR 2401 Adquisición de bienes y servicios 2425 Acreedores 2430 Subsidios asignados 2436 Retención en la Fuente 2450 Avances y Anticipos Recibidos 2453 Recursos en administración 29 Análisis Horizontal A DICIEMBRE 31 DE 2014 Variación $ Variación % 40,488,249 20,959,840 19,528,409 93.2% 40,488,249 20,959,840 19,528,409 93.2% 10,024 3,904 6,120 156.8% 599,142 569,610 29,532 5.2% 471 471 0 0.0% 84,522 72,463 12,059 16.6% 429,152 759,248 -330,096 -43.5% 39,364,938 19,554,144 19,810,794 101.3% 11,395 0 11,395 100.0% OTROS PASIVOS 11,395 0 11,395 100.0% Recaudo a favor de terceros 11,395 0 11,395 100.0% 40,499,644 20,959,840 19,539,804 93.2% 117,154,931 65,043,301 52,111,630 80.1% 32,526,779 13,506,673 19,020,106 140.8% 4,574,199 2,760,775 1,813,424 65.7% 80,053,953 48,775,853 31,278,100 64.1% 117,154,931 65,043,301 52,111,630 80.1% NO CORRIENTE 2905 A DICIEMBRE 31 DE 2015 TOTAL PASIVO PATRIMONIO 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 3208 Capital Fiscal 3230 Resultados del ejercicio 3240 Superávit por valorización TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 157,654,575 86,003,141 Fuente: Balance general a 31 de diciembre de 2015 La tabla anterior muestra, que: el pasivo total de la Empresa aumentó notablemente en $ 19.539.804 miles de pesos que corresponde a un crecimiento porcentual del 93,2%. En el Pasivo Corriente, Cuentas por Pagar, tuvo un aumento respecto al 2014 de $19.528.409 miles de pesos, reflejado especialmente en la cuenta Recursos en administración con un valor de $ 19.810.794 miles de pesos, este aumento se vio reflejado en esta cuenta debido a la contabilización del convenio que suscribió Villavivienda con FOVIM. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página18 La cuenta Acreedores corresponde en su mayoría a las obligaciones contraídas por la empresa por las retenciones en la fuente practicadas por concepto de estampillas departamentales en las vigencias 2005 al 2007. Con relación a la obligación contraída con la Gobernación del Meta por concepto de estampilla prodesarrollo, Villavivienda firmó acuerdo de pago con la Gobernación del Meta el 28 de noviembre de 2013 por valor de $197.011.033 pesos, de los cuales se realizó el pago de una cuota inicial del 30% del total de la obligación por valor de $59.103.399. ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! El saldo del 70% de la obligación es decir $ 137.907.931, se cancelará en 30 cuotas mensuales iguales por valor de $4.596.391 pesos, a partir del 05 de enero de 2014. NOTA 1: Desde lo anterior, se verificó los documentos que soportan la firma del acuerdo de pago, dentro de los cuales se encontró el anexo de la liquidación de los valores y conceptos sobre los cuales se totalizó el total de la obligación a cargo de Villavivienda, identificando la columna de sanciones e intereses, dentro de la mencionada liquidación. La sumatoria de sanciones e intereses asciende a la suma de $126.615.553 pesos, estos valores se configuran en un presunto daño fiscal, en razón a la omisión del agente retenedor de transferir los recursos retenidos que no eran de propiedad de Villavivienda, hecho que se generó en las vigencias 2005 al 2007 y que se configura en un hecho con alcance penal para los presuntos responsables de la época en que se sucedieron los hechos. Por lo anterior y como resultado de la omisión descrita, se generaron sanciones e intereses que en el momento en que la empresa Villavivienda firmó el acuerdo de pago y asumió estos valores, se configuró el hecho que generó para las vigencias 2014 y 2015 un posible detrimento fiscal sobre los 24 pagos que ya se han realizado a favor del Departamento del Meta en una proporción del 64,27% de cada cuota pagada, estimado en un valor de $70.904.710. Los datos descritos se detallan en la siguiente tabla: MES OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO VIGENCIA SANCION CAPITAL INTERESES TOTAL 2005 3,536,420 7,836,000 11,372,420 2005 1,909,865 4,197,000 6,106,865 2005 14,030,944 30,602,000 44,632,944 2006 246,000 114,160 247,000 607,160 2006 294,107 2,941,074 6,316,000 9,551,181 2006 865,616 8,656,159 18,442,000 27,963,775 2006 246,000 1,801,611 3,806,000 5,853,611 2006 255,822 3,536,420 5,361,000 9,153,242 2006 246,000 1,885,487 3,935,000 6,066,487 2006 246,000 681,045 1,405,000 2,332,045 2006 246,000 232,578 473,000 951,578 2006 246,000 1,912,105 3,867,000 6,025,105 2006 246,000 1,206,017 2,417,000 3,869,017 2006 249,599 2,495,993 4,957,000 7,702,592 2006 249,599 2,495,993 4,957,000 7,702,592 2007 246,000 2007 246,000 89,897 171,112 AC.PAGO 8,175,044 DIFERENCIA 978,198 246,000 507,009 Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página19 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE 2007 246,000 578,391 1,096,000 1,920,391 2007 246,000 1,333,502 2,503,000 4,082,502 2007 246,000 362,369 673,000 1,281,369 2007 246,000 963,073 1,767,000 2,976,073 2007 246,000 411,846 747,000 1,404,846 2007 278,156 2,781,555 4,963,000 8,022,711 2007 246,000 361,454 635,000 1,242,454 2007 510,542 5,105,423 8,849,000 14,464,965 6,393,441 59,423,381 120,222,112 186,038,934 Cuota mensual TOTALES PAGO INICIAL 30% 59,103,399 No. Cuotas SALDO SEGÚN ACUERDO 70% 137,907,931 30 CUOTAS SALDO SEGÚN SUMATORIA 126,935,535 SANCIONES + INTERESES PAGOS 2014 PAGOS 2015 TOTAL DIFERENCIA PAGO DE MÁS SANCIONES + INTERESESPAGADOS (2014-2015) 64.27% 126,615,553 30 CUOTAS 9,994,198 197,011,330 10,972,396 4,596,931 4,231,185 64.27% 12 cuotas 55,163,172 50,774,214 12 cuotas 55,163,172 50,774,214 24 cuotas $110,326,345 $101,548,428 $8,777,917 $70,904,710 Contablemente no es posible establecer el reconocimiento total de la obligación según el acuerdo de pago, afectando de esta manera los saldos de la cuenta acreedores varios en lo pertinente a la estampilla prodesarrollo. Además que para la vigencia 2015 presenta doble registro contable de los pagos mensuales del acuerdo, los cuales deberían ser 12 cuotas y el libro auxiliar presenta 22. Los registros contables mensuales corresponden a $4.596.391 pesos, lo que evidencia que corresponde a valores globales de la obligación, no siendo claro qué ajustes se realizaron para actualizar el monto de la obligación, generando mayor incertidumbre frente al saldo de la cuenta. NOTA 1: La situación planteada en los párrafos que anteceden, se traslada para su revisión en la Auditoria Integral Regular a realizarse según el PGA 2016, en razón a que dentro del informe de la Auditoria regular vigencia 2014, se configuró un hallazgo administrativo referente a la deuda por concepto de estampillas retenidas en las vigencias 2002 al 2007 y que son de propiedad de la Gobernación del Meta y del Instituto Departamental de Turismo. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página20 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! HALLAZGO No.01 CON ALCANCE ADMINISTRATIVO Cuenta por pagar Sobreestimada Villavivienda firmó acuerdo de pago con la Gobernación del Meta el 28 de noviembre de 2013 por valor de $197.011.033 pesos por las retenciones realizadas en las vigencias 2005 al 2007 por concepto de estampilla prodesarrollo y que no fueron transferidas al sujeto activo, es decir la Gobernación del Meta. Este acuerdo tiene como anexo la liquidación de los periodos gravables del 2005 al 2007 discriminada en Sanciones, Capital, Intereses y el valor total. Al realizar la sumatoria de los totales de cada periodo gravable, con cada una de las variables de la tabla, se encuentra que el valor de la sumatoria corresponde a $186.038.934 pesos y el acuerdo se firmó por la suma de $197.011.330 pesos, generando una diferencia por valor de $10.972.396 pesos, diferencia que sobreestimó el valor total de la deuda, y que se configura en un posible daño fiscal al asumir obligaciones por un mayor valor al real debido a la inobservancia de un error aritmético en la mencionada liquidación. En el Pasivo No Corriente se encuentra el grupo de otros pasivos con la cuenta recaudo a favor de terceros, presento variación 100% del respecto del año anterior por valor de $11.395 miles de pesos, en este sentido las notas específicas a los estados contables no describe a que hechos económicos pertenece este valor. El patrimonio: el grupo Patrimonio Institucional presentó un aumento de $ 52.111.630 miles de pesos, respecto del año 2014 con una variación porcentual del 80,1%. El aumento de este grupo se ve reflejado especialmente en la cuenta Superávit por valorización con un aumento de $31.278.100 miles de pesos. El aumento se presentó debido al ajuste que se hizo a esta cuenta como resultado de los avalúos realizados a los terrenos de Villavivienda. Igualmente la cuenta Resultado del Ejercicio para el año 2015 arrojó una utilidad de $4.574.199 miles de pesos y el capital fiscal incrementó en un 140,8% por valor de $19.020.106 miles de pesos con respecto a la vigencia fiscal de 2014. HALLAZGO No. 2 CON ALCANCE ADMINISTRATIVO Incertidumbre, Sobreestimación y subestimación de Activos El grupo 11 Efectivo presenta incertidumbre en los saldos registrados en el balance de la vigencia 2015 por valor de $70.373 miles de pesos, que corresponde a $45,959 miles de pesos del doble registro detectado en los registros contables del pago de las cuotas mensuales de la vigencia 2015 pertinentes al acuerdo de pago firmado en 2013 entre Villavienda y la Gobernación del Meta de los valores adeudados por concepto retenciones de estampilla prodesarrollo en las vigencias 2002 al 2007 y a $24.414 miles de pesos de los gastos incurridos en el manejo de la caja menor. El grupo 15, subcuenta construcciones hace referencia al edificio que adquirió Villavivienda ubicado en la calle 37 No.29-57; donde está funcionando la empresa. Este edificio se adquirió mediante acto de permuta realizada entre Villavivienda y la firma GOMEZ J.P & CIA S.A.S. el 20 de noviembre de 2015, por 3 lotes de la ciudadela San Antonio (Predio SMC-2A, SMC-2C y SMC-3C) como se evidencia en la escritura pública No.5516 de 2015 y el registro contable se realizó en el grupo 15 inventarios. De acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública referente a las Normas Técnicas de Contabilidad Pública 9.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales: las Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página21 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general. Desde lo anterior, la permuta, legalizado a través de Escritura Pública No.5516 de 2015, con la cual se adquirió el edificio donde actualmente funciona la parte administrativa de Villavivienda corresponde al Grupo 16 Propiedades, planta y equipo. Pues este bien corresponde a la sede administrativa, y no a un bien que esté disponible para la venta, subestimando este grupo por valor de $ 3.712.662.500 pesos. En conclusión genera una sobreestimación del saldo de los inventarios y subestimación del valor de las Propiedades, planta y equipo por valor de $ 3.712.662.500 pesos. Adicional a lo anterior y de acuerdo al inventario de bienes que arroja el módulo de almacén, el total de la propiedad planta y equipo asciende a $300.347 miles de pesos, menos la depreciación acumulada por valor de $25.982 miles de pesos, para un saldo a 31 de diciembre de 2015 del Grupo Propiedad Planta y Equipo de $274.365 miles de pesos, identificando una disminución por valor de $128.530.514. Es así, que se verificó los saldos generados por los movimientos de la cuenta 1685 Depreciación acumulada de la vigencia identificando un movimiento débito total por valor de $128.530 miles de pesos, generando incertidumbre en los saldos en razón a que no se advierten hechos económicos que soporten los registros contables débito en una cuenta que es de naturaleza crédito. Sobreestimando la propiedad planta y equipo y subestimando la depreciación. Atenuando la situación, la entidad dentro del Formato F05A no registró bajas en el inventario. HALLAZGO No. 3 CON ALCANCE ADMINISTRATIVO Incertidumbre, Subestimación y Sobreestimación en cuentas del Pasivo Dentro de las cuentas por pagar se estableció una subestimación en la Cuenta Acreedores Varios Código Contable 24259000003 Estampilla Prodesarrollo por valor de $45.959 miles de pesos al identificarse doble registro del pago de 10 cuotas durante el 2015 referente al acuerdo de pago que se firmó con la Gobernación del Meta. 1.1.1.2.2.2 Actividad Financiera, Económica y Social 1.1.1.3. Análisis Vertical Cifras expresadas en miles de pesos Código Concepto INGRESOS OPERACIONALES (1) 41 Ingresos Fiscales 4110 No tributarios 2015 Vertical % 13,399,732 100% 173,874 1.30% 173,874 42 Venta de Bienes 13,225,858 4206 Construcciones 98.7% 0 4210 Bienes comercializados COSTO DE VENTAS (2) 13,225,858 1,027,478 7.7% Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página22 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 62 Costo de ventas de bienes 6210 Bienes comercializados GASTOS OPERACIONALES (3) 51 De administración 1,027,478 8,068,130 60.2% 2,966,993 22% 5101 Sueldos y salarios 726,445 5103 Contribuciones Efectivas 143,635 5104 Aportes sobre la Nomina 5111 Generales 7.7% 1,027,478 27,047 1,978,202 5120 Impuestos Contribuciones y Tasas 53 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones 5330 Depreciación 91,664 25,982 0.19% 25,982 55 Gasto público social 5504 Gasto público social vivienda EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (4) 48 OTROS INGRESOS (5) 4805 Financieros 5,075,155 38% 5,075,155 4,304,124 32% 547,383 78,799 4808 Otros ingresos ordinarios 4810 Extraordinarios SALDO NETO DE CONSOLIDACIÓN EN CUENTAS DE RESULTADO (DB) (6) * 58 OTROS GASTOS (7) 5801 Intereses 600 467,984 4,851,507 36% 277,308 0 5805 Financieros 17,130 5810 Extraordinarios 260,178 EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR INFLACIÓN (8) 4,574,199 EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO (11) 4,574,199 Fuente: Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2015 34% La tabla anterior muestra, que: los ingresos totales de Villavivienda en el año 2015 fueron de $ 13.947.115 miles de pesos, con un total de gastos por valor de $ 8.345.436 miles de pesos, lo que indica un excedente del ejercicio por valor de $4.574.199 miles de pesos. Otros Ingresos conformados por los rendimientos financieros obtenidos en las cuentas de ahorro de la empresa por valor de $78.799 miles de pesos. Igualmente el Proceso de Depuración de los Estados Financieros, generó unos ingresos ordinarios y extraordinarios referentes a las entradas de los convenios ingresos del ahorro programado de las convocatorias y contratos legalizados de vigencias anteriores Los Gastos están conformados por gastos operacionales siendo los más representativos los Gastos de inversión publico social por valor de $5.075.155 miles de pesos, representando el 60.81% del total de los gastos. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página23 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1.1.1.3.1 Análisis Horizontal Cifras expresadas en miles de pesos Código Concepto INGRESOS OPERACIONALES (1) 41 Ingresos Fiscales 4110 No tributarios 42 Venta de Bienes 4206 Construcciones 2015 2014 diferencia variación% 13,399,732 9,034,191 4,365,541 48.32% 173,874 73,508 100,366 136.54% 173,874 73,508 100,366 136.54% 13,225,858 8,960,683 4,265,175 47.60% 0 4,337,424 -4,337,424 -100.00% 13,225,858 4,623,259 8,602,599 186.07% COSTO DE VENTAS (2) 1,027,478 724,788 302,690 41.76% 62 Costo de ventas de bienes 1,027,478 724,788 302,690 41.76% 4210 Bienes comercializados 6210 Bienes comercializados 1,027,478 724,788 302,690 41.76% 8,068,130 5,671,733 2,396,397 42.25% 2,966,993 2,100,193 866,800 41.27% 5101 Sueldos y salarios 726,445 637,898 88,547 13.88% 5103 Contribuciones Efectivas 143,635 107,297 36,338 33.87% 37.83% GASTOS OPERACIONALES (3) 51 De administración 5104 Aportes sobre la Nomina 5111 Generales 5120 Impuestos Contribuciones y Tasas 53 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones 5330 Depreciación 55 Gasto público social 5504 Gasto público social vivienda EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (4) 48 OTROS INGRESOS (5) 4805 Financieros 4808 Otros ingresos ordinarios 4810 Extraordinarios SALDO NETO DE CONSOLIDACIÓN EN CUENTAS DE RESULTADO (DB) (6) * 58 OTROS GASTOS (7) 5801 Intereses 5805 Financieros 27,047 19,623 7,424 1,978,202 1,320,813 657,389 49.77% 91,664 14,562 77,102 529.47% 25,982 0 25,982 100.00% 25,982 0 25,982 100.00% 5,075,155 3,571,540 1,503,615 42.10% 5,075,155 3,571,540 1,503,615 42.10% 4,304,124 2,637,670 1,666,454 63.18% 547,383 147,767 399,616 270.44% 78,799 44,070 34,729 78.80% 600 0 600 100.00% 467,984 103,697 364,287 351.30% 4,851,507 2,785,437 2,066,070 74.17% 277,308 24,662 252,646 1024.43% 0 34 -34 -100.00% 17,130 6,536 10,594 162.09% 260,178 18,092 242,086 1338.08% 4,574,199 2,760,775 1,813,424 65.69% EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO (11) 4,574,199 2,760,775 Fuente: Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2015 1,813,424 65.69% 5810 Extraordinarios EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR INFLACIÓN (8) La tabla anterior muestra, que los ingresos de Villavivienda aumentaron en $4.765.157miles de pesos, con respecto del año 2014. Los ingresos operacionales incrementaron en un 48,32% y los no operacionales en un 270,44%. Así mismo los gastos operacionales aumentaron en $2.396.397, con el 42,25%%, respecto del año inmediatamente anterior. Igualmente se refleja un aumento en el resultado del ejercicio de $1,813.224 miles de pesos respecto del año 2014, para un incremento porcentual del 65.65%. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página24 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! HALLAZGO No.04 CON ALCANCE ADMINISTRATIVO Incertidumbre Cuentas de Resultado Dentro del proceso auditor se efectuó la revisión de las cuentas que componen el Gasto, encontrando que en la cuenta 5120 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS, se encuentra la subcuenta 512007 MULTAS y la auxiliar 51200700001 Conciliaciones y multas con un saldo a 31 de diciembre de 2015 por valor de $41.734.090, que podrían corresponder a pagos extemporáneos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones para la vigencia fiscal de 2015. Los documentos aportados por la entidad no permiten establecer los hechos sobre los cuales se generaron los saldos descritos. 1.1.1.4 Estado de Cambios en el Patrimonio Cifras expresadas en miles de pesos VARIACIONES EN EL PATRIMONIO 2014-2015 SALDO EN EL PATRIMONIO 2014-2015 SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE DE 2015 117.154.932 2015 52.111.631 SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2014 65.043.301 VARIACIONES PATRIMONIALES DURANTE Fuente: información contable Villavivienda año 2015 La tabla anterior muestra, que: La Empresa Industrial y Comercial del Municipio- Villavivienda a diciembre 31 de 2015 incrementó su patrimonio en $52.111.631 miles de pesos, comparado con el patrimonio a diciembre 31 de 2014, con una variación porcentual 80,1%. Este incremento se ve reflejado especialmente en la cuenta valorizaciones debido al ajuste que se realizó teniendo en cuenta los avalúos a los terrenos de la empresa, igualmente como consecuencia del resultado positivo obtenido durante este año. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página25 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1.1.1.5 Índices de Inconsistencias Cifras expresadas en miles de pesos TOTAL INCONSISTENCIAS INDICE DE INCONSISTENCIA 7,898,064 5.01% TOTAL 157,654,575 3,712,663 3,758,622 426,779 7,898,064 Valor diferrncias absolutas Código Activos Activos balance Sobreestimación Subestimación Incertidumbre Total 8,655,153 0 45,959 24,414 70,373 11 Efectiv o 12 Inv ersiones e instrumentos deriv ados 0 0 0 0 0 13 Rentas por cobrar 0 0 0 0 0 14 Deudores 43,726,202 0 0 0 0 15 Inv entarios 24,944,902 3,712,663 0 0 3,712,663 16 Propiedades, planta y equipo 274,365 0 3,712,663 402,365 4,115,028 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 80,053,953 0 0 0 0 17 Bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales 18 Recursos naturales no renov ables 19 Otros activ os TOTAL 157,654,575 0 45,959 7,852,105 7,898,064 VALOR DIFERENCIAS ABSOLUTAS Código 21 22 23 Pasivo y patrimonio Operaciones de banca central e instituciones financieras Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central Operaciones de financiamiento e instrumentos deriv ados Pasivo + patrimonio Incertidumbre Total 0 Sobreestimación Subestimación 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 40,488,249 0 45,959 447,648 493,607 24 Cuentas por pagar 25 Obligaciones laborales y de seguridad social integral 0 0 0 0 0 26 Otros bonos y títulos emitidos 0 0 0 0 0 27 Pasiv os estimados 0 0 0 0 0 29 Otros pasiv os 11,395 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 117,154,931 0 0 7,404,457 7,404,457 30 31 Hacienda pública 32 Patrimonio Institucional Fuente: Matriz de Gestión Fiscal calificación opinión estados contables La tabla anterior muestra, el resultado arrojado por la calificación de la opinión a los estados financieros de la matriz de Gestión Fiscal, que para este caso fue de 5.01%, resultado este que se presenta al incorporar las observaciones e inconsistencias encontradas de las cuentas del Activo 1105 Caja, 1110 Bancos, 151003 Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página26 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! Construcciones, grupo propiedad planta y equipo 16 y las cuentas del Pasivo 2425 Otros acreedores y Grupo 3 Patrimonio, del Balance General a 31 de diciembre de 2015 y en las cuentas de resultado. 1.1.1.6 Opinión a los Estados Contables TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido 7898064 Total inconsistencias $ (millones) Indice de inconsistencias (%) 5.01% CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0 Calificación Sin salvedad o limpia Con salvedad Adversa o negativa Abstención <=2% >2%<=10% Con salvedad >10% - La Contraloría Municipal de Villavicencio practicó Auditoría Gubernamental modalidad especial al Balance de la Empresa Industrial y Comercial del Municipio Villavivienda, con fundamento en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política Nacional y la Ley 42 de 1993, con miras a realizar una evaluación a los Estados Contables, el cumplimiento de las normas y demás disposiciones aplicables en los diferentes procesos de la administración, en el período comprendido del 1° de Enero al 31 de Diciembre de 2015. La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión financiera de la Entidad y utilizó las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas y acogidas por la Contraloría Municipal de Villavicencio, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto de dictamen a los Estados Contables, todo lo anterior, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias o internas aplicables en cada una de sus actuaciones. La responsabilidad de la presentación de la Auditoría consiste en producir un informe técnico de la gestión financiera adelantada durante la vigencia 2015. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados por el auditor, deberán ser corregidos por la administración de la entidad. La evaluación del Sistema de Control Interno Contable, se realizó de acuerdo a la Ley 87 del 1993 y demás normas relacionadas, aplicando el formato establecido por la Contraloría General de la República arrojando una calificación promedio de 1.9, resultado que la ubica en un nivel de Riesgo Bajo. Las Notas a los Estados Contables no se ajustan en su totalidad a las normas del plan general de contabilidad pública, al no identificar todas y claramente la situación real de las cifras del balance. Teniendo en cuenta los resultados arrojados en el presente informe, en nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros de la Empresa Industrial y Comercial del Municipio – Villavivienda, PRESENTA RAZONABLEMENTE, la situación financiera de Villavivienda a 31 de diciembre de 2015 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competente y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por el Contador General de la Nación, EXCEPTO por las inconsistencias presentadas en el manejo de la caja menor, la sobreestimación de los inventarios, la Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página27 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! subestimación de la propiedad planta y equipo, además de la incertidumbre generada en las cuentas por pagar en la subcuenta Acreedores Varios, respecto de las obligaciones contraídas por Villavivienda con la Gobernación del Meta y el Instituto Departamental de Turismo, el total de inconsistencias ascendió a la suma de $7.898.064 miles de pesos, con un índice del 5,01%, lo cual genera, una OPINIÓN RAZONABLE, pero CON SALVEDAD. 2. EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORAMIENTO Una vez verificado el avance y cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito por Villavienda, a cada una de las acciones propuestas para subsanar los hallazgos detectados en la auditoría realizada a la vigencia 2014 y haciendo uso de la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal, obtuvo una calificación de cumplimiento de las acciones de 100 puntos con una ponderación del 20% y efectividad de las mismas de 100 puntos con una ponderación del 80%, arrojando un puntaje total de 1.0, lo cual significa que Villavivienda CUMPLIÓ con el plan de mejoramiento, en lo concerniente al Hallazgo No.01 que corresponde a la Auditoria Especial al Balance de la vigencia 2014. Se considera una calificación parcial, hasta tanto se evalúe el plan de mejoramiento en su totalidad en la Auditoría Integral de la vigencia 2015, a través de la cual se retomará la evaluación de los demás hallazgos de la auditoría Integral de la vigencia 2014. La calificación perteneciente al hallazgo de la Auditoria al Balance vigencia 2014 se muestra en la Tabla 1-6: TABLA 1- 6 PLAN DE MEJORAMIENTO VARIABLES A EVALUAR Cumplimiento del Plan de Mejoramiento Efectividad de las acciones Calificación Parcial Ponderación 100.0 100.0 0.20 0.80 1.00 CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO Puntaje Atribuido 20.0 80.0 100.0 Calificación Cumple Cumple Parcialmente No Cumple 2 1 0 Cumple Fuente: Matriz de calificación En el año 2015 la Contraloría Municipal de Villavicencio realizó la Auditoría Gubernamental Modalidad Especial al Balance a Villavivienda correspondiente a la vigencia 2014 y como resultado de la misma se tipificó un (1) hallazgo administrativo, posteriormente se suscribió un plan de mejoramiento el 20 de mayo de 2015 Radicado No.0809, el que fue evaluado en la presente auditoria, con los criterios de calificación a cada una de las actividades, si cumple con la acción dos (2), si cumple parcialmente uno (1) y cero (0) si no cumple con las acciones, igualmente se evaluó la efectividad de cada uno de los controles como se muestra en la siguiente tabla: Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página28 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! CONTRALORIA TERRITORIAL CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO NOMBRE DE LA ENTIDAD: VILLAVIVIENDA NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL LUIS FELIPE SUSESCUN TORRES PERIODO AUDITADO: 2015 AÑO DE REALIZACION DE LA AUDITORIA: 2016 NOMBRE DEL INFORME PRELIMINAR TIPO DE AUDITORIA ESPECIAL FECHA DE SUSCRIPCIÒN 27 DE MAYO DE 2015 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO N° Hallazgo Descripción Hallazgo Causa Acción Correctiva 100.0 Descripción de la actividad Meta Fecha de Iniciación Fecha Responsable Finalizacion (s) Observaciones Cumplimient o 100.0 Efectividad Observación Control Proceso de convergencia hacia estándares internacionales NIIF, NICSP: La Ley 1314 de 2009, estableció el marco normativo necesario para que Colombia realice su proceso de convergencia hacia la implementación de las NIIF y NICSP, dejando así en cabeza de los Ministerios de Comercio, Industria y Turismo, y de Hacienda y Crédito Público, la expedición de normas que, en materia contable, faciliten el ajuste a los estándares internacionales. Antes de expedir las normas, los Ministerios mencionados 1 contarán con el apoyo del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP-, entidad que conforme a la Realizar las capacitaciones para Realizar las capacitaciones del periodo de preparación que se terminar con el periodo de realizaran con CONTAPYME preparación obligatoria e y la entidad AldiaEmpresarios Ley 1314 de 2009, es el ente normalizador. Las iniciar y cumplir con el Meta para el diseño de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública periodo de transición políticas contables bajo NIIF se mantienen a cargo de la Contaduría General de la Nación; es así como expidió la resolución 414 de septiembre 08 de 2014, “Por la cual se incorpora, en el Indicador de tiempo: Tiempo Se llevaron a cabo en actividad/tiempo de ejecucion. Indicador actividades de capacitación sobre NIIF y están llevando de actividad: Nº de a cabo las actividades capacitaciones a participar/ Total de capacitaciones 27/05/2015 5/08/2015 Contabilidad realizadas. 2 2 pertinentes del periodo de prepración obligatoria durante N° de políticas contables bajo el 2016 y posterior aplicación obligatoria para el 2017, NIIF/Total de Políticas Contables de la empresa según el cronograma estabelcido en la resolución bajo normas NIIF 533 de 2015. EVALUADO Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones”. La Empresa Industrial y Comercial del Municipio “Villavivienda”, se encuentra dentro de este grupo de empresas. Fuente: Matriz de calificación de Gestión Fiscal A continuación, se muestra lo evidenciado en el proceso auditor con los soportes correspondientes al cumplimiento del plan de mejoramiento de la entidad: HALLAZGO No. 1: ADMINISTRATIVA. Implementación NIIF. Proceso de convergencia hacia estándares internacionales NIIF, NICSP: La Ley 1314 de 2009, estableció el marco normativo necesario para que Colombia realice su proceso de convergencia hacia la implementación de las NIIF y NICSP, dejando así en cabeza de los Ministerios de Comercio, Industria y Turismo, y de Hacienda y Crédito Público, la expedición de normas que, en materia contable, faciliten el ajuste a los estándares internacionales. Antes de expedir las normas, los Ministerios mencionados contarán con el apoyo del Consejo Técnico de la Contaduría Pública – CTCP-, entidad que conforme a la Ley 1314 de 2009, es el ente normalizador. Las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública se mantienen a cargo de la Contaduría General de la Nación; es así como expidió la resolución 414 de septiembre 08 de 2014, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones”. La Empresa Industrial y Comercial del Municipio “Villavivienda”, se encuentra dentro de este grupo de empresas. En el artículo 3° de esta resolución estableció el cronograma obligatorio a cumplir por las empresas en este proceso de convergencia, así: Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página29 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 1. Periodo de preparación obligatoria. Comprendido entre la fecha de publicación de esta resolución y el 31 de diciembre de 2014. En este periodo las empresas debían dar continuidad a las actividades de preparación para la implementación de marco normativo, teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezcan la CGN y los organismos de inspección, vigilancia y control. 2. Periodo de transición. Comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2015. Durante este periodo, las empresas seguirán utilizando, para todos los efectos legales, el Plan General de Contabilidad, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Publica. De manera simultánea, prepararan información de acuerdo con el nuevo marco normativo a fin de obtener información financiera que pueda ser utilizada con propósitos comparativos en los estados financieros en los que se aplique por primera vez el marco referido. Al 1° de enero de 2015, las empresas prepararan el estado de situación financiera de apertura, que es aquel en el que, por primera vez, se miden los activos, pasivos y patrimonio de acuerdo con los criterios de nuevo marco normativo. Este estado no será divulgado al público ni tendrá efectos legales al momento de su emisión. 3. Periodo de aplicación: Es el comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2016. En este periodo, la contabilidad se llevara, para todos los efectos, bajo el nuevo marco normativo. A 31 de diciembre de 2016, las empresas presentaran los primeros estados financieros comparativos con sus respectivas notas bajo el nuevo marco normativo, así: a) Estado de situación financiera a 31 de diciembre de 2016, comparado con el de 31 de diciembre de 2015 y con el del 1 de enero de 2015. b) Estado de resultado integral del 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, comparado con el del 1° de enero al 31 de diciembre de 2015. c) Estado de cambios en el patrimonio a 31 de diciembre de 2016, comparado con el del 31 de diciembre de 2015. d) Estado de flujo de efectivo a 31 de diciembre de 2016, comparado con el del 31 de diciembre de 2015. En el proceso auditor, se evidenció que: A la fecha de esta auditoría y de acuerdo a la información entregada por la empresa, durante el 2015 se desarrollaron actividades para la adquisición de conocimientos del proceso de Convergencia a Estándares, como consta en la certificación de la entidad GeDes S.A.S. del seminario sobre Actualización en Normas Internacionales de Información Financiera a nombre de la Contadora de la entidad Nayibe Parra Rojas cumpliendo con la actividad planteada en el plan de mejoramiento de la vigencia 2014. Además están implementando acciones encaminadas a la parametrización del software contable de acuerdo al marco normativo del proceso de convergencia hacia NIIF. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página30 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS No. Descripción de Hallazgos H.A H.A.S H.D H.P H.F($) Cuenta por pagar Sobreestimada 1. Villavivienda firmó acuerdo de pago con la Gobernación del Meta el 28 de noviembre de 2013 por valor de $197.011.033 pesos por las retenciones realizadas en las vigencias 2002 al 2007 por concepto de estampilla prodesarrollo y las cuales no fueron transferidas al sujeto activo, es decir la Gobernación del Meta. Este acuerdo tiene como anexo la liquidación de los periodos gravables del 2005 al 2007 discriminada en Sanciones, Capital, Intereses y el valor total. Al realizar la sumatoria de los totales de cada periodo gravable, con cada una de las variables de la tabla, se encuentra que el valor de la sumatoria corresponde a $186.038.934 pesos y el acuerdo se firmó por la suma de $197.011.330 pesos, generando una diferencia por valor de $10.972.396, diferencia que sobreestimó el valor total de la deuda, y que se configura en un posible daño fiscal al asumir obligaciones por un mayor valor al real debido a la inobservancia de un error aritmético en la mencionada liquidación. x Incertidumbre, Sobreestimación y subestimación de Activos El grupo 11 Efectivo presenta incertidumbre en los saldos registrados en el balance de la vigencia 2015 por valor de $70.373 miles de pesos, que corresponde a $45,959 miles de pesos del doble registro detectado en los registros contables del pago de las cuotas mensuales de la vigencia 2015 pertinentes al acuerdo de pago firmado en 2013 entre Villavienda y la Gobernación del Meta de los valores adeudados por concepto retenciones de estampilla prodesarrollo en las vigencias 2002 al 2007 y a $24.414 miles de pesos de los gastos incurridos en el manejo de la caja menor. 2. El grupo 15, subcuenta construcciones hace referencia al edificio que adquirió Villavivienda ubicado en la calle 37 No.29-57; donde está funcionando la empresa. Este edificio se adquirió mediante acto de permuta realizada entre Villavivienda y la firma GOMEZ J.P & CIA S.A.S. el 20 de noviembre de 2015, por 3 lotes de la ciudadela San Antonio (Predio SMC-2A, SMC-2C y SMC-3C) como se evidencia en la escritura pública No.5516 de 2015 y el registro contable se realizó en el grupo 15 inventarios. De acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública referente a las Normas Técnicas de revelación y reconocimiento de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales, este hecho afecta contablemente el grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo razón por la cual se genera una sobreestimación del saldo de los inventarios y subestimación del valor de las Propiedades, planta y equipo por valor de $ 3.712.662.500 pesos. x Adicional a lo anterior y de acuerdo al inventario de bienes que arroja el módulo de almacén, el total de la propiedad planta y equipo asciende a $300.347 miles de pesos, menos la depreciación acumulada por valor de $25.982 miles de pesos, para un saldo a 31 de diciembre de 2015 del Grupo Propiedad Planta y Equipo de $274.365 miles de pesos, identificando una disminución por valor de $128.530.514. Es así, que se verificó los saldos generados por los movimientos de la cuenta 1685 Depreciación acumulada de la vigencia identificando un movimiento débito total por valor de $128.530 miles de pesos, generando incertidumbre en los saldos en razón a que no se advierten hechos económicos que soporten los registros contables débito en una cuenta que es de naturaleza crédito. Sobreestimando la propiedad planta y equipo y subestimando la depreciación. Atenuando la situación, la entidad dentro del Formato F05A no registró bajas en el inventario. Incertidumbre, Subestimación y Sobreestimación en cuentas del Pasivo 3. Dentro de las cuentas por pagar se estableció una subestimación en la Cuenta Acreedores Varios Código Contable 24259000003 Estampilla Prodesarrollo por valor de $45.959 miles de pesos al identificarse doble registro del pago de 10 cuotas durante el 2015 referente al acuerdo de pago que se firmó con la Gobernación del Meta. x Incertidumbre Cuentas de Resultado 4. Dentro del proceso auditor se efectuó la revisión de las cuentas que componen el Gasto, encontrando que en la cuenta 5120 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS, se encuentra la subcuenta 512007 MULTAS y la auxiliar 51200700001 Conciliaciones y multas con un saldo a 31 de diciembre de 2015 por valor de $41.734.090, que podrían corresponden a pagos extemporáneos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones para la vigencia fiscal de 2015. Los documentos aportados por la entidad no permiten establecer los hechos sobre los cuales se generaron los saldos descritos. x Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página31 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos! 4. OTRAS ACTUACIONES 4.1 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR La auditoría especial al balance de la vigencia 2015, no presentó beneficio. Elaborado por: Original Firmado SANDRA FABIOLA CIFUENTES CUESTA Profesional Universitario Original Firmado Vo. Bo. ISABEL SIERRA SEPULVEDA Contralor Auxiliar de Control Fiscal y Apoyo Financiero Revisado y aprobado por Comité Directivo. Dirección: Calle. 41 No.29 - 97 Barrio La Grama - PBX: 6641991 - 6641966 - Telefax: 6641896 - Villavicencio - Meta Portal Web: www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: [email protected] Página32 ¡Control efectivo, responsabilidad de todos!
