Modelo de gestion de responsabilidad social para universidades
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Equipo de Investigación y Formulación de la Metodología Dirección GUSTAVO A. YEPES LÓPEZ Facultad de Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia Investigador ADRIANA MANTILLA OSORIO Especialista en Gerencia y Tecnologías de información Universidad Externado de Colombia Diseño Gráfico Rafael Rayo Hernández BiTaL, Agencia de Comunicaciones S.A.S Publicidad & Marketing 2 Pág. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………………………….. 4 Etapas del modelo de gestión de RS……………………………………………………………………………… 7 1. PLANEAR: Pregunta clave: ¿Qué y cómo se va hacer?................................................ 9 1.1 1.2 2. 3. 4. Línea de base: Pregunta clave: ¿Donde se encuentra la organización?................. 9 Valoración del ámbito de la Organización…………………………………………….... 9 Seleccionar grupos de interés……………………………………………………………….… 10 Diagnóstico cualitativo y cuantitativo…………………………………………………….. 11 Elaborar plan de acción: Pregunta clave: ¿A dónde espero llegar?....................... 21 Plan de estratégico……………………………………………………………...................... 21 Plan operativo……………………………………………………………………………………….. 23 HACER: Pregunta clave: ¿Cómo lo está haciendo la organización?....................... Implementar herramienta de gestión de indicadores…………………………..... Mantener la información actualizada……………………………………………………. Modificar los procedimientos de la organización para dar cumplimiento a los mismos………………………………………………………….……….. Entender como la RS puede ser introducida en la cultura de la organización, construyendo relaciones entre la organización y los grupos de interés.………………………………………………………………………….. VERIFICAR: Pregunta clave: ¿Qué se ha logrado?................................................. Verificar el comportamiento de los resultados reales vs. los planteados a través del seguimiento de los indicadores de RS………………. Informar los resultados de la gestión de RS en la organización tanto al interior como al exterior de la misma…….………….. Realizar auditorías al proceso…….…………………………………………………………. 25 25 25 25 25 36 36 36 36 ACTUAR: Pregunta clave: ¿Qué ajustes se requieren?......................................... 36 Conclusiones………………………………………………………………………………………………………………. 38 Bibliografía……………………………………………………………………………………………………………….… 40 3 INTRODUCCIÓN La responsabilidad social es un término en auge que la mayoría de organizaciones comienza a integrar como parte de sus reportes y del quehacer en sus actividades, transformando la acción social o filantrópica en un concepto con un grado de compromiso más alto con la sociedad y el medio ambiente. Como gestionar la responsabilidad por lo tanto es nuevo reto para las organizaciones, un primer paso para lograrlo es entender e identificar sus impactos en el entorno y como mitigarlos o controlarlos, y a partir de esta primer acercamiento se irán ajustando sus acciones en pro de construir un modelo de gestión sustentable en el cual se incluyan las variables relacionadas con la responsabilidad social. Igualmente nace para las Universidades la oportunidad de reestructurar sus programas para incorporar a la formación integral de los individuos elementos para gestionar organizaciones con una visión de sustentabilidad en la cual tanto la organización (accionistas y empleados) como su entorno (proveedores, comunidad externa, medio ambiente) puedan ser beneficiados por los resultados de la misma. Las Universidades como organizaciones por lo tanto deberán realizar una evaluación con respecto a los principios de responsabilidad social que pueden ser gestionados por sus áreas administrativas, de investigación, docencia y extensión, y a partir de éste análisis ajustar la misión, visión y planes de acción. Una base importante para este tipo de análisis para las organizaciones ha sido desarrollada por el Pacto Global de Naciones Unidas y (GRI – Global Reporting Iniciative), en el cual se proponen los principios de RS en las áreas de gestión corporativas: Económica, Ambiental y Social (laboral, derechos humanos, sociedad y bienes y servicios). En criterios de responsabilidad social universitaria, la Pontificia Universidad Católica del Perú ha publicado las investigaciones realizadas los docentes François Vallaeys y Luis Carrizo, para las áreas de gestión universitarias: Docencia, Investigación, Extensión y Administración. Estas y otras iniciativas serán presentadas en este documento. Los resultados en RS brindan la posibilidad a las organizaciones de mejorar su imagen corporativa y por ende ser más competitivas en la medida que los consumidores y en general la sociedad las percibe como organizaciones con compromiso social, por lo tanto los logros obtenidos en éste tema deben ser reportados a los grupos de intereses, quienes pueden asumir un papel pasivo y simplemente validar el cumplimiento de compromisos propuesto por la organización, o quienes pueden participar activamente en las definiciones de los planes de acción, con lo cual la construcción de la responsabilidad social sería aún más valiosa para ambas partes. 4 Dada la importancia de publicar los resultados en RS, las organizaciones deben elaborar un esquema de seguimiento y control a partir de indicadores de gestión, que puedan ser estandarizados y actualizados de forma oportuna a través de un sistema de información, apropiado a sus necesidades. Así mismo dependiendo de la interactividad del sistema para la generación de los reportes y su publicación se podrán incluir los aportes de los grupos de interés en la retroalimentación del modelo total de gestión de la responsabilidad social, convirtiéndose a su vez en auditores del mismo. Finalmente un elemento que se debe tener presente cuando se modifica la forma de pensar y de actuar de la organización es el cambio organizacional en torno a la política y planes de acción de RS, ya que no solo se debe ver la responsabilidad social como una directriz, sino como parte de una cultura que se vivencia y que trae consigo resultados de bienestar tanto para la comunidad interna y externa; ya que se elabora y gestiona con el compromiso de todos los interesados. Teniendo en cuenta los elementos mencionados anteriormente el presente trabajo propone un modelo de gestión de responsabilidad social para las organizaciones, el cual aplica igualmente para instituciones universitarias. ¿QUÉ ES LA RESPONSABILIDAD SOCIAL UNIVERSITARIA? La RSU surge como una necesidad de introducir la RSE a la academia, buscando formar lideres integrales en gestión empresarial capaces de incluir en los modelos tradicionales de gestión los principios de la RS. Por lo anterior las universidades se ven en la tarea de ir más allá de los conceptos para implementar nuevos programas y mejorar los actuales, debido a que la RS exige resultados concretos en los grupos de interés asociados a está, y como entes formadores deben dar ejemplo con sus acciones desde sus áreas de acción: docencia, investigación, extensión y administración (gestión interna). Áreas de actuación de la RS: Al igual que las organizaciones las universidades se devuelven en temas económicos, ambientales y sociales, pero a diferencia de las empresas bajo la perspectiva de la responsabilidad social estas deben ser medidas adicionalmente desde las siguientes áreas: docencia, investigación y extensión, ya que su influencia en la comunidad está marcada por la generación de conocimiento que aporte a la sociedad y en la formación de integral de sus estudiantes como lideres integrales que generan cambios sustentables en la comunidad. Gestión Interna de la Universidad La responsabilidad social universitaria primero busca que sean las mismas universidades quienes con su ejemplo en gestión interna puedan ir marcando las pautas para transformar la sociedad, formándose en principios y valores que se integran a la cultura organizacional como un modelo participativo de desarrollo sostenible. 5 Docencia La universidad debe formar tanto a los estudiantes como a los docentes, con base en la orientación de la organización en temas de responsabilidad social, con el fin de que los programas integren al individuo a la comunidad a través de prácticas propuestas por los docentes en sus asignaturas y que motiven a los estudiantes a participar de manera activa con la sociedad. Investigación La generación de conocimiento útil para la sociedad es el pilar de las universidades, por lo anterior todos sus mecanismos internos de promoción de proyectos deben estar enmarcados en determinar cuál es su impacto social y ambiental antes de avalar su desarrollo, de tal forma que los programas al ponerse al servicio de la comunidad cumplan con las expectativas de la misma. Por lo anterior no hay que dejar de lado la participación activa de los grupos de interés en la propuesta de investigación, ya para ellos se diseñan los programas y son quienes finalmente deberán evaluar si la universidad cumplió con su objetivo. Proyección Social El objetivo de la proyección social en las universidades es del abrir espacios para la comunidad de tal forma que se extienda el conocimiento más allá de sus aulas de clase, primero por el impacto de nueva tecnología que permite el acceso remoto a las universidades y segundo por el compromiso social de está de llegar cada día a más ciudadanos de escasos recursos con conocimiento útil para la sociedad. Por lo anterior aún más se debe reforzar los desarrollos de programas de proyección social, ya que son parte integral del desarrollo de la universidad en su enfoque social y éticamente responsable. Principales iniciativas de RSU Las iniciativas que se mencionan a continuación están enfocadas en el diseño de nuevos lineamientos de RS para las universidades, con el fin de generar un cambio institucional que permita la formación de líderes con la capacidad de dirigir los procesos de cambio actual a nivel económico, social y ambiental. El EFMD y el Pacto Mundial de las Naciones Unidas: PRME – Principales for Responsable Management Education GRLI de Pacto Global Global Responsable Leadership Iniciative RED UniRSE (Red Iberoamericana de Universidades por la Responsabilidad Social Empresarial) de PNUD (Programa de las Naciones Unidad para el Desarrollo) y AECI (Agencia Española de Cooperación Internacional). 6 PASOS CLAVES PARA GESTIONAR LA RS EN LAS ORGANIZACIONES El modelo de gestión de RS descrito a continuación se basa en la integración de las guías y herramientas contenidas en el presente documento y en el ciclo de la Calidad Total, como base fundamental del planteamiento, con el fin de garantizar la continuidad de los procesos establecidos en las etapas de la metodología. El modelo aplica para cualquier tipo de organización ya que cumple con las normas generales para la elaboración y la presentación de la memoria de sostenibilidad, según las guías propuestas por los organismos externos. Etapa I PLANEAR ¿Qué y cómo se va hacer? ¿Donde se encuentra la organización? ¿A dónde espero llegar? Etapa II HACER ¿Como lo está haciendo la organización? Etapa III VERIFICAR ¿Qué se ha logrado? Etapa IV ACTUAR ¿Qué ajustes se requieren? 7 8 I. PLANEAR: Pregunta clave: ¿Qué y cómo se va hacer? Está etapa consta de dos fases: Línea de Base y Plan de Acción I.I Línea de base: Pregunta clave: ¿Dónde se encuentra la organización? Es prioritario tanto en una primera etapa de implementación del modelo de gestión de RS tanto en ciclos posteriores de mejoramiento, identificar cual es estado en que se encuentra la organización con relación a su planteamiento frente a los principios internacionales de responsabilidad social, para lo cual se debe realizar una valoración del ámbito en el cual esta se desarrolla, para posteriormente a partir de este análisis alinear sus metas y planes de acción frente a los principios en RS, teniendo en cuenta las expectativas de los grupos de interés. Actividades a desarrollar en la Línea de Base i. Valoración del ámbito de la Organización Analizar el sector al cual pertenece la organización, con lo cual se logra identificar el impacto que genera el sector en la sociedad y en el medio ambiente, así como el porcentaje de participación de la organización en la generación de estos impactos; también permite comparar resultados propios de la gestión de responsabilidad social vs. la adelantada por otras organizaciones del sector. Herramienta: Se debe caracterizar el sector económico al que pertenece la organización teniendo en cuenta la siguiente lista de factores claves. (Yepes, 2009, p.1-6) - Información del sector: Tamaño mundial y nacional (organizaciones líderes en el sector) Aporte al PBI (papel del sector en la economía) Generación de Empleo (impacto socioeconómico de la actividad productiva para el desarrollo del país) Impactos Significativos Conformaciones (grandes, medianas, pequeñas) - Presiones del sector: Premisas de los mercados internacionales Estándares y Normas técnicas Etiquetas y Sellos Fuentes de financiamiento Activistas y organizaciones de la sociedad civil Nuevas preferencias de los consumidores. - Información de la Organización: La descripción de la organización incluye: principales hitos, la actividad productiva que realiza, los principales productos y servicios y algunas de las cifras de negocio más 9 relevantes y que se puedan identificar (ventas, activos, número de empleados, etc.), y la información estratégica de la compañía como propiedad, estructura de gobierno, misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores. - Análisis de la Cadena de Valor: Relación de procesos y actividades que permiten obtener los bienes y/o servicios ofrecidos por la organización), y su relación con la proveeduría, distribución y usuarios de manera que se presente muy claro la labor productiva de la organización y sus principales interacciones Política Recursos Humanos Desarrollo Tecnológico Abastecimiento ii. Seleccionar grupos de interés Definir los grupos de interés que tienen una participación activa en las metas y planes de acción propuestas por la organización en RS, ya que los resultados en RS dependerán del impacto que genere la organización en dichos grupos. Evaluar los siguientes aspectos en los grupos que componen la cadena de valor: - Nivel de impacto de las acciones generadas por la Organización. (Alto, Medio o Bajo) - Acciones actuales emprendidas por la organización con cada grupo de interés - Generación de recursos a la organización Herramienta: A continuación se relacionan algunos métodos para la identificación y la caracterización de los de los grupos de interés. En el caso de la identificación se recomienda establecer todas las posibles relaciones sociales de la organización, evaluando el estado de esas relaciones, para lo cual es importante que la organización tenga clara cuál es el grado de conocimiento y cercanía de la organización con los diferentes grupos de interés, identificando uno a una las relaciones que cada uno de los procesos de la organización tenga. Formato para relacionar los grupos de interés: Grupo de Interés Listado Expectativa Mecanismo de Comunicación Frecuencia Mejora La caracterización de los grupos de interés es una actividad que busca establecer quienes, en qué condiciones, cuales son los posibles impactos de esas relaciones, con el fin de la organización reconozca y planee y controle el manejo de estas relaciones. Para la realización de esta caracterización existen diferentes metodologías que han sido probadas exitosamente y las cuales pueden ser de ayuda importante para realizar esta labor, a continuación se presentan las más relevantes: 10 Caracterización según el tipo de relación con la organización. (Los tipos de relación pueden ser: Estructurales, como accionistas, inversionistas, socios; de gestión como empleados, proveedores, clientes, reguladores; complementarios como comunidad local, ONG´s, administraciones locales). Caracterización según categorías de los Grupos de Interés. (Esta se puede dar ya sea por el tipo de transacción económica que se realice y si no existe transacción alguna no se reconoce como grupo de interés o por la propuesta por Accountability, que identifica 5 “Ejes de relación” que son Por Responsabilidad, Por Influencia, Por cercanía, Por Dependencia, y Por Representación) Caracterización según atributos de los grupos de interés, (En el modelo propuesto por Mitchell, Age, & Wood, se reconocen los atributos de poder, urgencia y legitimidad) (Olcese, 2008). iii. Diagnóstico cualitativo y cuantitativo Determinar por área de gestión los criterios internacionales de RS que aplican y serán gestionados por la organización. - Identificar por medio de la evaluación cualitativa, dónde se encuentran incluidos los principios de la RS en las políticas y planes existentes en la organización, con el fin de determinar acciones de mejora por área de gestión de la misma. Ver herramienta: Entrevista Diagnóstico RS. - Elaborar los indicadores de gestión para cada criterio de RS que aplica para la organización, con la siguiente información: Indicador Actual, Periodo de Seguimiento y Meta por periodo de seguimiento. A partir del análisis cuantitativo de los indicadores actuales vs. las metas propuestas se establecerán los acciones a seguir para dar cumplimiento a los objetivos propuestos en términos de RS en la organización. Herramienta: En esta etapa las organizaciones se pueden apoyar en herramientas como: Entrevistas, Focus Group, Recolección y análisis de datos históricos. A continuación se describen las herramientas del modelo: SELECCIÓN DE PRINCIPIOS DE RS PARA EVALUACIÓN EN LA LÍNEA DE BASE Con el fin de identificar los principios internacionales de Responsabilidad Social con correspondencia en las actividades de la organización, los cuales serán evaluados y gestionados por la misma, se plantean los siguientes pasos: 1. Validar los criterios internacionales publicados con relación a la Responsabilidad Social 2. Identificar las áreas de actuación de la Organización 3. Definir los criterios de RS a gestionar en cada área de actuación 4. Identificar los grupos de interés que participaran en el diagnóstico de 11 RS Formato de Registro: Área de Actuación Criterios a Evaluar Contacto para recolectar información (*) (*) Relacionar Cargo y Grupo de interés al cual pertenece Los principios propuestos en el siguiente documento para el diagnóstico de RS en la organización son: Para las Empresas: AREA DE ACTUACIÓN CRITERIOS A EVALUAR Desempeño económico Gestión Económica Presencia en el mercado Impactos económicos indirectos Materiales Energía Agua Biodiversidad Gestión Ambiental Emisiones, vertidos y residuos Productos y servicios Cumplimiento normativo Transporte Inversión Empleo Relaciones laborales Gestión Social – Laboral Salud y seguridad en el trabajo Formación y educación Diversidad e igualdad Practicas de inversión y abastecimiento No discriminación Gestión Social -Derechos Libertad de asociación y convenios colectivos Humanos Explotación infantil, trabajo forzado y prácticas de seguridad Comunidad (proyección social) Gestión Social – Sociedad Transparencia Competencia Salud y seguridad del usuario Eticado de productos y servicios Gestión Social - Bienes y Comunicación y mercadeo Servicios Privacidad de la información Relaciones de abastecimiento 12 Para las Universidades: ÁREA DE ACTUACIÓN CRITERIOS A EVALUAR Utilidad social del conocimiento Valoración de riesgos y alcances Investigación Pertinencia del conocimiento Trazabilidad Despliegue Universalidad Formación critica Aplicabilidad Docencia Realidad social Formación integral Compromiso del programa Utilidad y pertinencia Extensión Educación Contribución social Continuada Promoción de reflexión y cambio Ajuste temático y metodológico Extensión - Asesoría y Utilidad y pertinencia Consultoría Temática constructiva Valoración de riesgos y alcances Ajuste temático y metodológico (usuario) Amplitud de la difusión Extensión- Proyección Social Efectividad y trazabilidad Seguimiento y continuidad Vinculación a iniciativas Compromiso - misión/visión Compromiso – procesos Gestión interna Cooperación Integridad y reconocimiento del cliente Rendición de cuentas Adicional a los principios propios de RS para las Universidades se debe evaluar los principios de RS empresarial. ENTREVISTA DE DIAGNÓSTICO DE CRITERIOS DE RS (DESCARGAR HERRAMIENTA N°1 FORMATO DE ENTREVISTA) La siguiente encuesta debe elaborarse por área de actuación a partir de las acciones que la organización realiza o debe realizar en pro de dar cumplimiento a los criterios de evaluación de Responsabilidad Social, plenamente identificados en el paso anterior. La escala de valores utilizada permite evaluar el compromiso voluntario y ético desde la perspectiva de la autonomía empresarial en las siguientes etapas: Documentación, 13 Socialización y Mejora, y la interacción con los Grupos de Interés, en cada una de esas etapas desde la perspectiva de la articulación social, para identificar la grado de participación de los mismos en el modelo de RS de la organización: Reconocer, Hablar e Interactuar, de tal forma que se reconozca de acuerdo con el punto de cruce de la articulación y la autonomía la madurez de la misma cualitativamente, tipo de organización: operativa, eficiente, responsable. (Yepes, 2009) Por lo anterior la escala de valores a aplicar en la entrevista de diagnostico, para diagnosticar el estado de una organización con respecto a la evidencia, difusión de las políticas y procedimientos de la organización, y participación de los grupos de interés en la definición de las mismas, es la siguiente (Yepes, 2008): NA 0 NO APLICA hay evidenci a que la activida d producti va de la organiza ción no tiene relación alguna con este aspecto INEXISTENCIA no hay evidenci a de algún tipo de acción al respecto 1 2 FORMALIDAD hay hay evidencia evidencia de de acciones acciones puntuale documen s e ta-das informal que es responde n a políticas INTERÉS 3 4 DIÁLOGO DIFUSIÓN hay evidencia de acciones formales que se realizan como respuesta a expectativa s de los grupos de interés (requiere identificar algún mecanismo que permita identificar tales expectativa s) hay evidencia de acciones de socializaci ón de las actividade s que además de formales se realizan como respuesta a las expectativ as identificad as de los grupos de interés 5 INTERACCIÓN hay evidencia de programa s formales, sistemátic os que responde n a una continua interacció n de la organizaci ón con los grupos de interés 6 MEJORA hay evidenci a sobre el mejoram iento de los program as sistemáti cos que respond en a una continua interacci ón de la organiza ción con los grupos de interés Comparando la escala utilizada para evaluar los resultados de la entrevista con las etapas del modelo de gestión de Responsabilidad Social propuesto en este documento, se reitera el ciclo de mejoramiento (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con respecto a los objetivos propuestos en éste, en cuanto a la identificación de las acciones en Responsabilidad Social, partiendo de una evaluación línea de base, y la implementación de una herramienta que permita a través de indicadores realizar seguimiento al avance de los mismos y tomar medidas de acción para el mejoramiento continuo del modelo, las cuales deberán ser 14 incluidas en la planeación estratégica de la organización, para iniciar nuevamente el ciclo de PHVA, el cual irá determinando el nivel de madurez de la organización en materia de responsabilidad social. Formato de Entrevista “GUIA PARA LA EVALUACION DE LA GESTION SOCIALMENTE RESPONSABLE DE LA UNIVERSIDAD” La Responsabilidad Social Universitaria – RSU, busca el compromiso de la organización con la formación de ciudadanos socialmente responsables. Este se logra con la difusión y puesta en práctica de un conjunto de valores y principios en RS en las diferentes áreas de actuación de la Universidad: Investigación, Docencia, Extensión y Gestión. Con el fin de identificar como se encuentra la Universidad, frente a los criterios internacionales de RS, en las dimensiones económicas, ambiéntales y sociales, lo invitamos realizar la siguiente entrevista con base en los siguientes parámetros, marcando con una sola X en las casillas que acompañan cada frase, eligiendo de la siguiente tabla el número de 0 a 6 que mejor describe la situación que usted a podido identificar. Será útil en la medida que se haga referencia a los hechos que evidencian la práctica en la facultad. AREA DE ACTUACIÓN Pregunta con respecto al evaluado NA 0 1 2 3 4 5 6 criterio Este instrumento debe aplicarse de forma personal al gestor del área de actuación, con el fin de obtener evidencia de la información suministrada durante la entrevista y aclarar la forma de medición de estas acciones, las cuales se traducirán en los indicadores a gestionar posteriormente. En un campo de registro se debe dejar evidencia si la organización no ha sufrido alguna sanción o multa con respecto a los temas evaluados, con esto se garantiza que la organización informe con datos reales el cumplimiento de las acciones en análisis. El cuestionario propuesto para evaluar la RS en las Organizaciones en el presente modelo se detalla a continuación: GESTIÓN ECONÓMICA Respecto a las acciones para conocer y difundir entre sus grupos de interés los resultados financieros y económicos de su operación Respecto a las acciones para el manejo de las compras y la contratación teniendo en cuenta las expectativas de los contratistas, proveedores locales, empleados y comunidad Respecto a las acciones para evaluar y difundir entres los diferentes grupos de interés los impactos económicos directos e indirectos de su operación GESTIÓN AMBIENTAL Respecto a las acciones para mejorar y reducir los materiales utilizados en la fabricación de productos/servicios con base en la legislación y acuerdos internacionales 15 Respecto a las acciones para el manejo y reducción de energía utilizada con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y la reducción del agua utilizada con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para conocer y mitigar los impactos sobre la biodiversidad con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero, sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y la reducción de residuos y vertimientos con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el manejo y la mitigación del impacto de sus productos y servicios en el ciclo de vida con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto al cumplimiento de la normatividad ambiental Respecto a las acciones para el manejo y la mitigación del impacto del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización,. Con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones de inversión ambiental con base en la legislación y acuerdos internacionales GESTIÓN SOCIAL (GS) GS LABORAL Respecto a las acciones para conocer y difundir las estadísticas y situación de los empleados Respecto a las acciones que permiten la participación e identificación de expectativas de los empleados Respecto a las acciones para garantizar la salud y la seguridad de sus trabajadores teniendo en cuanta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones de promoción de formación y capacitación para sus trabajadores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones para garantizar la equidad de género que tienen en cuenta las expectativas de los trabajadores GS DERECHOS HUMANOS Respecto a las acciones para asegurar el respeto de los derechos humanos en sus relaciones de abastecimiento teniendo en cuenta la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para evitar la discriminación y promover la inclusión laboral teniendo en cuenta las expectativas de minorías y de grupos poblacionales vulnerables Respecto a las acciones que permiten la libre asociación y tienen en cuenta las legislación y los acuerdos internacionales Respecto a las acciones que impiden el trabajo infantil y trabajo forzado tanto en sus actividades productivas como en la de sus proveedores y contratistas teniendo en cuenta la legislación y los acuerdos internacionales Respecto al cumplimiento de los derechos humanos por parte de la organización o alguno de sus proveedores o contratistas 16 GS SOCIEDAD Respecto a las acciones que fomentan para la generación de relaciones constructivas con las comunidades de área de influencia o comunidades con algún tipo de vinculación Respecto a las acciones que fomentan para las relaciones colaborativas con los gobiernos locales, regionales o nacionales Respecto a las acciones para evitar el soborno y la corrupción con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para el control de donaciones, contribuciones políticas y actividades de lobby con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para evitar prácticas monopolísticas y desleales con la competencia con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto del cumplimiento de la transparencia y la libre competencia por parte de la organización, contratistas o proveedores GS BIENES Y SERVICIOS Respecto a las acciones para velar por la seguridad y la salud de los clientes, usuarios y /o consumidores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones para el manejo y difusión de los sellos, etiquetas e información de los productos y servicios teniendo en cuanta las expectativas de los clientes, usuarios y/o consumidores Respecto a las acciones para el adecuado manejo del mercadeo, la publicidad y las comunicaciones teniendo en cuenta les expectativas de los clientes usuarios y/o consumidores y con base en la legislación y acuerdos internacionales Respecto a las acciones para asegurar la promesa de venta y la adecuada respuesta a las quejas y reclamos por parte de los clientes, usuarios y/o consumidores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos Respecto a las acciones para garantizar el respecto a la privacidad de la información confidencial o de los clientes, usuarios, y/o consumidores teniendo en cuenta la legislación y acuerdos internacionales Respecto al cumplimiento de las promesas de venta o acuerdos comerciales con clientes, usuarios y/o consumidores por parte de la organización o alguno de sus proveedores, contratistas o representantes Las siguientes preguntas del cuestionario aplican para universidades, adicionalmente se deben realizar INVESTIGACIÓN Respecto a las acciones para asegurar que las investigaciones produzcan un conocimiento útil para la sociedad Respecto a las acciones para evaluar los riesgos y alcances de la generación de conocimiento en el desarrollo de las investigaciones Respecto a las acciones para asegurar la correspondencia de las investigaciones con los propósitos de las mismas Respecto a las acciones para asegurar el correcto diseño, desarrollo y difusión de las investigaciones 17 Respecto a las acciones para asegurar el compromiso de las unidades y grupos de investigación con los aspectos ambientales y sociales DOCENCIA Respecto a las acciones para asegurar la diversidad en los contenidos académicos Respecto a las acciones para garantizar la reflexión y el análisis crítico en los procesos de enseña _ aprendizaje Respecto a las acciones para asegurar la correcta aplicación de los contenidos académicos y los instrumentos transferidos Respecto a la acciones para asegurar que los estudiantes tengan contacto con las diferentes realidades sociales, económicas y culturales Respecto a las acciones para garantizar la formación interdisciplinaria e intercultural Respecto a las acciones para asegurar en los programas académicos materias con contenidos sociales y ambientales Respecto a las acciones para asegurar en las diversas materias de los programas académicos un enfoque de respeto por las temáticas sociales y ambientales EXTENSIÓN (EXT) EXT EDUCACIÓ CONTINUADA Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educación continuada sean útiles para la sociedad y coherentes con su propósito Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educación continuada contribuyan al desarrollo social Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educación continuada promuevan la reflexión y la intención de cambio o mejora por parte de los participantes Respecto a las acciones para asegurar que el diseño y la ejecución de los programas de educación continuada estén acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios EXT ASESORÍA Y CONSULTORÍA Respecto a las acciones para asegurar que los programas de asesoría y consultoría sean útiles para la sociedad y coherentes con su propósito Respecto a las acciones para garantizar que los proyectos y las temáticas de las asesorías y consultorías estén de acuerdo con los principios éticos e institucionales EXT PROYECCIÓN SOCIAL Respecto a las acciones para evaluar los impactos, riesgos y alcances de los proyectos de proyección social Respecto a las acciones para asegurar que el diseño y la ejecución de los programas de proyección social estén acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios Respecto a las acciones para asegurar la correcta y suficiente cobertura de los programas de proyección social según los recursos y capacidades institucionales Respecto a las acciones para garantizar la efectividad y trazabilidad de los programas de proyección social para las comunidades apoyadas Respecto a las acciones para garantizar el seguimiento y continuidad de los programas de proyección social según los recursos y capacidades institucionales 18 GESTION INTERNA Respecto a las acciones para la vinculación institucional en iniciativas regionales o globales que promuevan el respeto por los aspectos sociales y ambientales Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratégica de la institución Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratégica de la institución Respecto a las acciones para asegurar la suma de esfuerzos, recursos y capacidades con diferentes instituciones y públicos Respecto a las acciones para asegurar la integridad y providad de los posible clientes y usuarios Respecto a las acciones que aseguren la rendición de cuentas de manera adecuada y sistemática Formato de tabulación de los resultados de las entrevistas: Área de Actuación Criterios a Evaluar Pregunta de evaluación Calificación (*) (*) Puntaje obtenido según escala de evaluación Resultado: Gráfica diagnóstico por área de actuación, la cual se realiza a partir de los datos obtenidos de tabulación anterior. El área de la gráfica que más se acerque a 6 promediando los resultados de los criterios de Responsabilidad Social evaluados hace referencia a aquella área en el cual se presenta mejoramiento continúo de los procesos con la participación activa de los grupos de interés. La lectura del área en la cual el resultado se acerca más a cero significa que en esta se debe realizar un mayor trabajo ya que no existe evidencia alguna de las actividades realizadas sobre estos criterios en la organización. Formato para recolección de los indicadores CRITERIO INDICADOR VALOR ACTUAL AREA RESPONSABLE GESTOR (Cargo) PERIODO DE ACTUALIZACIÓN HERRAMIENTA PARA OBTENER EL RESULTADO CUALITATIVO DE LA ENTREVISTA DE DIAGNOSTICO DE RS (DESCARGAR HERRAMIENTA N°2 ELABORACIÓN DE GRAFICOS) En una tabla de Excel se deberán registrar la calificación de cada una de las preguntas que conforman la entrevista de diagnostico conservando el orden del cuestionario, ya que una 19 vez calculado el total promedio por área de actuación analizada, se grafican dichos valores obteniéndose el grafico como se muestra en el siguiente ejemplo: Al finalizar cada área de actuación se obtendrá el siguiente resultado: La grafica indica las áreas de actuación en la organización en las cuales se deberán hacer mayores esfuerzos por incrementar el grado de madurez de la RS, y cuales se deberá seguir con el estándar para obtener mejores resultados. 20 HERRAMIENTAS CUALITATIVAS PARA OBTENER LA PERCEPCIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS Contrastar la percepción de los grupos de interés sobre la madurez de la situación actual de la organización, utilizando los mismos criterios con los cuales se diagnóstico la RS al interior de la organización, empleando mecanismos con validez estadística. Lo anterior con el fin de determinar la brecha existente entre los resultados internos y los de la comunidad externa, la cual será menor a medida que los grupos de interés tengan mayor participación en las definiciones y desarrollo del modelo de RS de la organización. Las herramientas que apoyan este tipo de recolección de datos son: Encuestas (muestras aleatorias), Focus Group. Documento resultado de la Etapa I.I: Diagnóstico de RS, informe sobre la situación actual (estado interno actual de la organización vs. percepción de los grupos de interés) I.II Elaborar plan de acción Pregunta clave: ¿A dónde espero llegar? En esta etapa se debe evaluar el plan de trabajo para la implementación del modelo o los cambios a realizar al mismo, posterior a la primera fase de implementación, se debe tener presente la gestión de la estrategia, la gestión de los recursos (humanos, económicos y sociales), la gestión del tiempo (alcance y duración de la implementación), la gestión del riesgo y de las comunicaciones internas de la organización para informar el avance de las actividades ejecutadas y las que se encuentran pendientes. Se debe partir del diagnóstico realizado, en el cual se percibe el estado actual de la organización frente a los principios de RS (internamente y externamente), para priorizar los planes de trabajo, de acuerdo con la orientación de la organización en RS y los resultados esperados a presentar en la rendición de cuentas a los grupos de interés. I.II.I Actividades a desarrollar en la elaboración del Plan de Acción i. Plan de estratégico Esta etapa consiste en ajustar el plan estratégico de la organización con base en las expectativas en RS, con el objetivo de desarrollar una política o declaración con referencia a los principios de RS y establecer los planes de acción para dar cumplimiento a la misma. Para logra el objetivo propuesto en esta etapa es necesario: Integrar a las directivas en el modelo de Gestión de RS: Es indispensable para lograr el compromiso de toda la organización involucrar a las directivas de la Organización en el desarrollo, implementación y mantenimiento del modelo de Gestión del RSU 21 Nombrar gestor de RS: El gestor estará a cargo del seguimiento del modelo de gestión en RS y de motivar a los miembros de la organización en la participación activa en el desarrollo de las acciones de RS emprendidas por la organización. Verificar objetivos de sostenibilidad inmersos en los procesos de la organización: Determinar cuáles son las metas y planes de acción presentes en la organización que se encuentren alineadas con los criterios de RS propuestos por la organización. Crear/modificar los objetivos de RS: Crear o modificar los objetivos de RS en los cuales desea trabajar la organización, tanto Económicos, Sociales y Ambientales, de acuerdo con los resultados que espera la organización. Integrar en la misión y en la visión los principios en RS: La misión y la visión de la organización debe incluir aspectos, tales como: - Dignidad de la persona, Integridad, Libertad (Plano Personal). - Bien común y equidad social, Desarrollo Sostenible y cuidado del medio ambiente, Sociabilidad y solidaridad para la convivencia, Aceptación y aprecio de la diversidad, Ciudadanía, democracia y participación. (Plano Social). - Compromiso con la verdad, Excelencia, Interdependencia e interdisciplinariedad. (Plano Corporativo). Establecer los planes de acción y las metas correspondientes para los indicadores propuestos en la línea de base. Herramienta: Ajustes al plan estratégico de la organización – ver Metodología Balance Scorecard relacionada en el marco teórico: El objetivo de utilizar esta herramienta consiste en ajustar la planeación estratégica de la organización bajo la nueva perspectiva en RS. Se propone elaborar y analizar: la matriz de factores internos claves por área de gestión, la matriz de perfil competitivo en la cual se compara la organización en cada área de gestión vs. la competencia, la matriz de factores externos teniendo en cuenta las tendencias del sector – DOFA - (Soporte información para el análisis se obtiene de la base de línea). Con el cruce de la información obtenida en las matrices anteriores se podrán enmarcar los objetivos estratégicos de RS. Formato planes de acción y metas para indicadores Objetivo Estratégico Área(s) Responsables Plan de Acción Descripción Meta Documento adjunto: Desglose de actividades y asignación de recursos Evaluación Nombre Diagrama de Gantt para la elaboración del cronograma del proyecto Se diligencian en la etapa IV del modelo de gestión 22 Mejoras de Acción ii. de RS – Actuar Se diligencian en la etapa IV del modelo de gestión de RS – Actuar Plan operativo En el plan operativo se describen las actividades necesarias para que el modelo de gestión de RS pueda ser implementado en la organización, partiendo de los lineamientos establecidos en el plan estratégico. Definir alcance del plan de trabajo: Identificar y priorizar las actividades de impacto para los grupos de interés y enfocar los planes de acción de RS en las áreas de la organización que las realizan. Definir las fases de la implementación evaluando: Áreas de análisis, Información a reportar en la memoria de sostenibilidad Elaborar cronograma de actividades con la siguiente información: Definir actividades Definir tiempo estimado de la implementación Incluir tiempo de seguimiento al modelo implementado Evaluar costos de las actividades Seleccionar recursos humanos y tecnológicos Identificar los recursos que serán necesarios para culminar con éxito la implementación o modificaciones al modelo: Humanos: Equipo de trabajo Tecnológicos: Herramientas de gestión de indicadores Gestión de Conocimiento: Seleccionar herramienta de TI, que permita reportar los avances de RS de la organización tanto al interior como al exterior de la misma. Seleccionar herramienta que permita la interacción de los diferentes gestores de la RS en línea con la herramienta de gestión de indicadores para consultas y actualizaciones. Recomendaciones: Conformar un grupo interdisciplinario, que permita analizar desde diferentes ópticas los temas de RS en la organización. Definir la funcionalidad esperada de la herramienta (Sistema de gestión de indicadores) Evaluar proveedores Cumplimiento funcional esperado Costos Facilidad de integración a la plataforma tecnológica de la organización Seleccionar metodología para el desarrollo de las comunicaciones internas del proyecto Definir las formas de comunicar a los interesados en la organización el avance en las 23 actividades de la implementación del modelo Memorandos internos, Actas de reuniones de trabajo Evaluar los riesgos de la implementación: Los posibles riesgos que se identifiquen durante la planeación del proyecto podrán controlarse de tal forma que no afecte el desarrollo de la implementación o modificaciones al modelo. Evaluar los factores críticos que originaran retrasos en el proyecto (Salinas, 2010): - Operativos: implica un retraso, límite, amenaza o interrupción de una actividad específica o licencia para operar. - Financieros: existe un riesgo de implicaciones financieras para la organización - Reputación: representa mala relaciones con grupos de interés específicos Herramienta: Software para el seguimiento de proyectos (Ej. Project Management – Metodología para implementación de proyectos (Ej. PMBOK) PLAN OPERATIVO Planeación Gestión de la Calidad Diseño y Desarrollo Administración Evaluación Estándares de calidad que aplican para el proyecto recursos Personal requerido para el proyecto Gestión de los humanos Gestión de las comunicaciones Requerimientos de comunicación de los interesados Gestión de los riesgos Ejecución de las actividades relacionadas con el riesgo Gestión de las adquisiciones Actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios Seguimiento y Control Se diligencian en la etapa II del modelo de gestión de RS – Hacer Cierre Se diligencian en la etapa III del modelo de gestión de RS- Verificación Reserva (costos) Se diligencian en la etapa III del modelo de gestión de RS – Verificación Documento adjunto: Desglose Diagrama de Gantt para la elaboración del de actividades y asignación de cronograma del proyecto recursos Documento resultado de la Etapa I. II: Planes de acción estratégico y operativo 24 II. HACER Pregunta clave: ¿Cómo lo está haciendo la organización? En esta etapa se pone en marcha la herramienta de gestión de RS, junto con los procedimientos que garantizan el mantenimiento y actualización de los mismos de forma periódica, es decir se ejecutan el plan estratégico y el operativo expuestos anteriormente. II. I Actividades claves i. Implementar herramienta de gestión de indicadores: Una vez identificada en la planeación la herramienta tecnología para gestionar los indicadores se deberá implementar verificando que la funcionalidad de la herramienta sea la esperada. Pasos para la instalación: - Parametrizar los indicadores de RS y reportes de gestión definidos en la línea de base - Alimentar datos de la herramienta con la información recopilada - Realizar pruebas del comportamiento de los indicadores y de accesos de usuario - Generar reportes de gestión ii. Mantener la información actualizada: Establecer los mecanismos para lograr la administración de la información de forma confiable, efectiva, eficiente, integra, disponible y confidencial iii. Modificar los procedimientos de la organización para dar cumplimiento a los mismos: - Definir roles - Gestores de la información por área - Definir periodicidad de actualización de la información - Definir e implementar procedimientos para mantenimiento de la información - Tener en cuenta en la elaboración de los procedimientos la Normatividad de seguridad de la información. iv. Entender como la RS puede ser introducida en la cultura de la organización, construyendo relaciones entre la organización y los grupos de interés. Revisar los diferentes tipos de capacitación disponibles y seleccionar un programa de capacitación (interno y para los grupos de interés) apropiado para sensibilizar en temas de RS y las metodologías a utilizar para la recopilación de información, basado en factores como tiempo, costo y la tecnología necesaria. Herramienta: Balance Score Card (gestión de indicadores) - Aplicación de conceptos de Gestión del Cambio. 25 HERRAMIENTA PARA GESTIÓN DE INDICADORES (DESCAGAR HERRAMIENTA N°3 INDICADORES) La herramienta para la gestión de indicadores fue desarrollada en ambiente Windows – Microsoft Office Excel, a partir de especificaciones elaboradas utilizando de diagramas de casos de usos (por medio de este tipo de diagramas se presentan los actores y sus las relaciones con el sistema) y el diagrama de clases (el cual presenta el conjunto de objetos importantes del sistema, junto con las relaciones existentes entre los mismos). Diagramas de Caso General 26 Diagramas de Clases La gestión de la herramienta se centraliza en el Administrador del Sistema, quien parametriza los indicadores en el sistema, realiza seguimiento al estado de los indicadores y lo reporta a los interesados. El administrador debe apoyarse para la actualización de la información en cada uno de los gestores de las área de actuación de la organización, de tal forma que la herramienta se publique en un servidor común para que los funcionarios con roles asignados, de tal forma que el ingreso sea en línea al sistema. Descripción de los Elementos del Sistema: A continuación se presentan los elementos del sistema de información seleccionado para esté modelo, los cuales corresponden a factores claves de éxito para la gestión de indicadores de RS de la organización: Administrador de la herramienta: ésta persona podrá generar la información consolidada de los indicadores para generar los reportes para publicación y seguimiento. Gestor por área de actuación: Responsables de la actualización de los indicadores, ésta persona debe conocer la información requerida para actualizar el (los) indicador(es) y debe estar informado sobre los tiempos de actualización de los mismos. La herramienta presentará alertas al gestor para indicar que está pendiente la actualización de algún indicador a su cargo. Asignación de accesos a la herramienta para los gestores y el administración del sistema: Rol de consulta: Verificar el estado de todos los indicadores del sistema 27 Rol de actualización: Actualizar la información de los indicadores asignados a un gestor Rol de administrador: Consultar, actualizar y generar reportes Captura de la información del indicador - Responsable: Gestor por área de actuación Información por indicador: Objetivo Indicador Meta Objetivo del Plan Estratégico al cual está relacionado el indicador Nombre del indicador Parámetro de medición del indicador Información a capturar por periodo de actualización: Valor Mes Valor correspondiente al avance del indicador para un periodo de tiempo. Ej. Si es mensual ingresar mes a mes la información del indicador Información calculada por la herramienta para seguimiento del avance real vs. lo proyectado: Cumplimiento Mes Acumulado Año Meta Acumulado Cumplimiento Acumulado Avance real de la meta: Porcentaje de avance en el cumplimiento de la meta del periodo vs. lo proyectado para el periodo Acumula el valor del periodo de medición más el cumplimiento de los periodos anteriores Avance esperado de la meta: acumula la meta mes en cada periodo. Porcentaje de avance acumulado en el periodo vs. lo proyectado en el año Estado de la meta: El color del avance por periodo indica el grado de cumplimiento del indicador. Verde: La meta propuesta se ha logrado para el periodo Amarillo: Se ha dado cumplimiento parcial a la meta esperada Rojo: No se ha dado cumplimiento a la meta esperada – Implementar acciones de mejoramiento. Gráficos del estado de avance del indicador. Los gráficos generados por la herramienta permiten analizar el cumplimiento de las metas de forma visual comparando el avance real vs. el avance esperado. 28 Ejemplo seguimiento trimestral de un indicador: 7 6 5 Acumulado Año 4 Meta Acumulado 3 Valor Mes 2 Meta Mes 1 0 01/01/2010 31/03/2010 01/04/2010 30/06/2010 01/09/2010 30/09/2010 01/10/2010 31/12/2010 Generación de Reportes: La herramienta debe presentar el consolidado de los indicadores en un reporte general para que sea consulta por la persona con el rol administrador. - Indicadores propuestos para la Gestión de RS Universitaria, de acuerdo con los principios establecidos en la línea de base de esté modelo: AREA DE ACTUACIÓN CRITERIOS A EVALUAR PREGUNTA Respecto a las acciones para asegurar que las UTILIDAD SOCIAL investigaciones INVESTIGACION DEL produzcan un CONOCIMIENTO conocimiento útil para la sociedad (Investigación aplicada) INDICADOR Número de publicaciones para socialización, que incluyen contenidos en RS/ Número de publicaciones de la FAE Número de proyectos de investigaciones aprobadas por comité/Número de proyectos de investigaciones presentados Número de EVALUACIONES por proyecto de investigación por periodo de tiempo definido 29 Respecto a las acciones para evaluar los riesgos VALORACIÓN DE y alcances de la RIESGOS Y generación de ALCANCES conocimiento en el desarrollo de las investigaciones Respecto a las acciones para asegurar la PERTINENCIA DEL correspondencia de las CONOCIMIENTO investigaciones con los propósitos de las mismas AREA DE ACTUACIÓN Número EVALUACIONES proyecto investigación periodo de definido de por de por tiempo Número de EVALUACIONES por proyecto de investigación por periodo de tiempo definido Número de investigaciones desarrolladas con cumplimiento de propósito inicial/Número de proyectos de investigación aprobadas Número de entregables realizados por proyecto/Número de entregables solicitados por la metodología TRAZABILIDAD Respecto a las acciones para asegurar el correcto diseño, desarrollo y difusión de las investigaciones DESPLIEGUE Respecto a las acciones para asegurar el compromiso de las unidades y grupos de investigación con los aspectos ambientales y sociales Número de proyectos de investigaciones que incorporan la RSE, por Centro PREGUNTA INDICADOR UNIVERSALIDAD Respecto a las acciones para asegurar la diversidad en los contenidos académicos FORMACIÓN CRITICA Respecto a las acciones para garantizar la reflexión y el análisis crítico en los procesos de enseña _ aprendizaje Revisión de la actualización de los programas de materia por periodo definido Número de Materias de Formación Ética y RSE por Programa/Total Materias Programa Número de Materias orientadas al conocimiento de la realidad del país/Total CRITERIOS A EVALUAR DOCENCIA 30 materias por Programa Número de Materias que aportan a la solución de problemas sociales/Total materias por Programa APLICABILIDAD Respecto a las acciones para asegurar la correcta aplicación de los contenidos académicos y los instrumentos transferidos REALIDAD SOCIAL Respecto a la acciones para asegurar acercamiento a los estudiantes a las diferente realidades sociales, económicas y culturales FORMACIÓN INTEGRAL Respecto a las acciones para garantizar la formación interdisciplinaridad e intercultural COMPROMISO DEL PROGRAMA Respecto a las acciones para asegurar en los programas académicos materias con contenidos sociales y ambientales, Respecto a las acciones para asegurar en las Número de materia con practica o caso/Número de materias del programa Número de programas que contienen prácticas con orientación social, económica y cultural/Total de programas de la FAE Número de Profesores que participan en Proyectos Sociales FAE/ Profesores FAE Número de Estudiantes que participan en Proyectos Sociales FAE/Total Estudiantes FAE Número de Profesores Regionales e Internacionales por Programa/Total de Profesores por Programa Número de Estudiantes Regionales e Internacionales por Programa/Total Estudiantes por Programa Número de Materias de Formación Ciudadana y Desarrollo Sostenible por Programa/Total Materias del programa Numero de Materias por Programa que tengan 31 AREA DE ACTUACIÓN CRITERIOS A EVALUAR UTILIDAD PERTINENCIA PREGUNTA INDICADOR Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educación continuada contribuyan al desarrollo social EXTENSIÓN EDUCACIÓN CONTINUADA DE Y AJUSTE TEMÁTICO Y METODOLÓGICO EXTENSIÓN ASESORIA Y UTILIDAD CONSULTORIA PERTINENCIA actividades de proyección social/Número de materias del programa Respecto a las acciones para asegurar que los programas de Y educación continuada sean útiles para la sociedad y coherente con su propósito CONTRIBUCIÓN SOCIAL PROMOCIÓN REFLEXIÓN CAMBIO diversas materias de los programas académicos un enfoque de respeto por las temáticas sociales y ambientales Y Respecto a las acciones para asegurar que los programas de educación continuada promuevan la reflexión y la intención de cambio o mejora por parte de los participantes Respecto a las acciones para asegurar que el diseño y la ejecución de los programas de educación continuada estén acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios Respecto a las acciones para asegurar que los programas de asesoría y consultoría sean útiles para la sociedad y Número de programas de educación continuada aprobadas por comité/Número de proyectos de investigaciones presentados Número de visitas técnicas con resultado aprobado/número de visitas técnicas realizadas por proyecto Número de convenios ejecutados /Número de convenios propuestos por periodo Número de EVALUACIONES por programa de educación continuada por periodo de tiempo definido Número de EVALUACIONES por programa de educación continuada por periodo de tiempo definido Número de programas de asesoría y consultorías aprobadas por comité/Número de proyectos de 32 TEMÁTICA CONSTRUCTIVA VALORACIÓN RIESGOS ALCANCES DE Y AJUSTE TEMÁTICO Y METODOLÓGICO (Usuario) EXTENSIÓNPROYECCIÓN SOCIAL AMPLITUD DE LA DIFUSIÓN EFECTIVIDAD TRAZABILIDAD Y SEGUIMIENTO CONTINUIDAD Y coherente con su propósito Respecto a las acciones para garantizar que los proyectos y las temáticas de las asesorías estén de acuerdo con los principios éticos e institucionales Respecto a las acciones para evaluar los impactos, riesgos y alcances de los proyectos de proyección social Respecto a las acciones para asegurar que el diseño y la ejecución de los programas de educación continuada estén acordes con las necesidades y perfiles de los clientes y usuarios Respecto a las acciones para asegurar la correcta y suficiente cobertura de los programas de proyección social según los recursos y capacidades institucionales Respecto a las acciones para garantizar la efectividad y trazabilidad de los programas de proyección social para las comunidades apoyadas Respecto a las acciones para garantizar el seguimiento y continuidad de los investigaciones presentados Número de EVALUACIONES por programa de asesoría y consultoría por periodo de tiempo definido Número de EVALUACIONES por programa de proyección social periodo de tiempo definido Número de programas de proyección social aprobadas por comité/Número de proyectos de investigaciones presentados Número de beneficiarios por perfil/ por año / por proyecto Número de programas ejecutados /Número de programas de proyección social aprobados Total ejecutado del presupuesto para proyectos de proyección social/Total proyectado 33 programas de del presupuesto para proyección social según proyectos de proyección los recursos y social capacidades institucionales AREA DE ACTUACIÓN CRITERIOS A EVALUAR VINCULACIÓN INICIATIVAS COMPROMISO Misión/Visión GESTION INTERNA COMPROMISO Procesos PREGUNTA A - - COOPERACIÓN INTEGRIDAD Y RECONOCIMIENTO DEL CLIENTE RENDICIÓN CUENTAS DE Respecto a las acciones para la vinculación institucional en iniciativas regionales o globales que promuevan el respeto por los aspectos sociales y ambientales Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratégica de la institución Respecto a las acciones para asegurar el involucramiento de aspectos sociales y ambientales en los procesos y diversas actividades productivas de la institución Respecto a las acciones para asegurar la suma de esfuerzos, recursos y capacidades con diferentes instituciones y públicos Respecto a las acciones para asegurar la integridad y probidad de los posibles clientes y usuarios Respecto a las acciones que aseguren la rendición de cuentas de manera adecuada y sistemática INDICADOR Número de iniciativas que prueben el respeto por los aspectos sociales y ambientales Número de acciones incluidas de aspectos sociales y ambientales en la plataforma estratégica de la institución Número de procesos con involucramiento en aspectos sociales y ambientales/ Número de procesos de la FAE Número de proyectos en cooperación de la FAE/ Número total de proyectos de la FAE Número EVALUACIONES periodo de definido de por tiempo Número de Reportes de rendición de cuentas presentados por la FAE en un periodo de tiempo definido 34 Para los indicadores del área de administrativa se recomienda usar los criterios e indicadores propuestos por el GRI, que incluyen los desempeños económico, ambiental y social. HERRAMIENTA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO “Las herramientas de Gestión del Conocimiento facilitan el trabajo y permite que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera de las organizaciones. El objetivo de la implementación de este tipo de herramientas es lograr que las organizaciones puedan generar, acceder, almacenar y transferir el conocimiento existente al interior de la misma. Muchas de las herramientas identificadas como herramientas de KM (Knowledge Management) son muy sencillas, una simple base de datos que administra lecciones aprendidas, mejores prácticas o competencias cumplen estrictamente con la definición de una herramienta de KM, también existen otras que a través de técnicas complejas no sólo registran y explotan conocimiento sino que además pueden generar más conocimiento”. (Valerio,2001,p.1-6) Herramienta de Gestión de Indicadores en Red: Al facilitar el acceso a los usuarios de red, para lograr un trabajo colaborativo, no solo se optimizan los procesos para la actualización de datos de forma estándar, sino que se obtiene un consolidado de la información en línea de forma oportuna y pertinente para la toma de decisiones efectivas, que proporciona una ventaja competitiva, al responder de forma anticipada a las presiones del sector. Para la gestionar la herramienta tecnológica propuesta también se promueve el desarrollo de competencias en los docentes que tiene un rol dentro del modelo de gestión de RS, aportando al aprendizaje organizacional. El uso de la Intranet y de los Blogs dan la oportunidad de lograr la participación de los grupos de interés de forma interactiva de tal forma que a partir de la publicación de información permanentemente actualizada puedan aportar al proceso de mejoramiento del modelo de gestión de RS de la organización. Documento resultado Etapa II: - Manual de procedimientos para la gestión de indicadores - Manual actualizado de funciones de los cargos asignados como gestores de la información - Blog con contenidos de RS - Formato de Seguimiento ejecución plan estratégico y operativo. Complementar información de esta etapa en el formato propuesto en la etapa I del modelo de gestión de RS. 35 III. VERIFICAR Pregunta clave: ¿Qué se ha logrado? Los resultados de la implementación del modelo, serán determinados por las acciones que emprenda la organización en las diferentes área de actuación de la RS, con el fin de disminuir el impacto en las actividades de la organización en los grupos de interés, por lo anterior es necesario controlar y monitorear permanente los indicadores del modelo de gestión de RS para constatar el cumplimento de las metas propuestas y tomar medidas de acción de manera oportuna, con el fin de informar los resultados esperados. III. I Actividades a desarrollar en la etapa de Verificación: i. Verificar el comportamiento de los resultados reales vs. los planteados a través del seguimiento de los indicadores de RS, a través de los reportes de seguimiento generados por la herramienta de gestión de indicadores de RS ii. Informar los resultados de la gestión de RS en la organización tanto al interior como al exterior de la misma, en cuanto al avance en los objetivos y planes de acción propuestos en RS Elaborar memorias de Sostenibilidad (guía GRI), medios de publicación: Intranet, Folletos, Artículos en medios de comunicación (revistas, periódicos) iii. Realizar auditorías al proceso: Establecer el tipo de auditoría para validar el modelo de gestión de RS: Interna o Externa (consultores), verificar el comportamiento de los Sistemas de Información, verificar consistencia de los procesos Realizar autoría interna de seguimiento a los planes propuestos vs. los ejecutados o Contratación auditoría externa. Herramienta: Memorias de Sostenibilidad - Publicación de temas de RS en Intranet y Internet (Blog) para promover la participación grupos de interés – Auditorías Internas. Documento resultado: Reporte grupos de interés – informe resultado auditoria (interna o externa) al modelo de RS de la organización a nivel estratégico y operativo - Formato de Seguimiento ejecución plan estratégico y operativo. Complementar información de esta etapa en el formato propuesto en la etapa I del modelo de gestión de RS. IV. ACTUAR Pregunta clave: ¿Qué ajustes se requieren? Con base en los resultados de la etapa anterior se deben realizar los ajustes al modelo con el fin de mejorar las acciones presentes o realizar nuevas propuestas para la gestión de RS en la organización. Herramienta: Planeación Estratégica 36 Documento resultado: Informe de mejoras de acción (presentación partes interesadas) por cada plan de acción. Objetivo Estratégico Área(s) Responsables Plan de Acción Nombre Descripción Meta Documento adjunto: Diagrama de Gantt para la elaboración del Desglose de cronograma del proyecto actividades y asignación de recursos Evaluación Mejoras de Acción 37 CONCLUSIONES La sociedad cada día está más expectante al rol que las organizaciones asumen con respecto a la Responsabilidad Social, ya que como generadoras de los impactos económicos de las naciones, se les ha comenzado a exigir un alto compromiso con el control de los impactos ambientales y sociales que producen, pero esta exigencia tendrá una mayor fuerza y acogida en la medida que se conozcan, divulguen y promuevan las iniciativas que a nivel global se han adelantado en términos de RS, de esta forma, con base en principios establecidos, tanto las organizaciones podrán definir modelos de responsabilidad social que le permitan dar cuenta de sus actividades a una comunidad que también tiene claridad de su papel en la definición de esos modelos, es decir de sus derechos y deberes frente a la RS. Los beneficios de incorporar la RS en las organizaciones promueven la implementación de los modelos de gestión al interior de las mismas, sin embargo no se puede caer en la tendencia de reportar acciones que mejoren la imagen corporativa y no transciendan a cambios de verdadero significado en la organización. La gestión de la RS conlleva a cambios profundos a nivel estructural en las organizaciones, en los cuales se arraiguen los principios de RS a la cultura organizacional, de tal forma que la ejecución del marco de la estrategia diseñada para tal fin se convierta en el continuo actuar de todos los grupos de interés que conforman su entorno. Al pensar en la implementación de la RS en la Organización Universitaria el mayor reto es modificar la manera como interactúa con los grupos de interés que conforma su entorno, con el fin de aportar a la sociedad de forma integral procesos de cambio, en cuyo diseño han participado activamente tanto funcionarios administrativos y proveedores de la universidad, docentes, estudiantes, comunidades externas, y el Gobierno, construyendo reformas académicas (en investigación, docencia y extensión) en las cuales exista un interés real por obtener resultados económicos, ambientales y sociales de forma integral. El análisis preliminar del entorno de la organización y su relación con los grupos de interés (a través del análisis de la cadena de abastecimiento), se considera un paso indispensable para la evaluación de los criterios internacionales de RS que pueden ser gestionados por está, dependiendo del impacto que la organización genere en estos grupos de acuerdo con su actividad productiva. Las herramientas tecnológicas se constituyen en un elemento clave para la gestión de la RS en las organizaciones. La forma en la cual las organizaciones puedan medir eficientemente el cumplimiento de las metas propuestas depende del sistema de información seleccionado para controlar periódicamente el avance de los planes de acción de RS, el cual dependiendo de las necesidades de la organización puede ser muy sencillo (tablero de control) o tan complejo como los software especializados en cubos de información. La implementación del sistema de información para la gestión del modelo de RS debe ir acompañado del proceso de cambio organizacional, con el fin de generar conciencia de la 38 importancia tanto de la recopilación como de la actualización de la información a través de la herramienta tecnológica, datos con los cuales se podrán reportar el estado de los temas de RS al interior y exterior de la organización y tomar acciones de mejora al modelo para dar cumplimiento a las expectativas a los grupos de interés. Los ambientes colaborativos de trabajo proporcionan un elemento adicional a la implementación del modelo de gestión, ya que permiten la consulta y actualización en línea de los usuarios al sistema de información, así como la vinculación de los interesados de forma participativa. Un modelo de gestión de RS debe estar soportado por una declaración de responsabilidad social por parte de la organización en la cual se evidencie la participación de los grupos de interés en su definición, el de debe estar documentada y divulgada. También deben garantizarse los mecanismos para que en la planeación estratégica de la organización se contemple el mejoramiento continúo de los planes de acción que soportan éste modelo. Existen varias propuestas de modelos para gestionar la responsabilidad social y guías para implementarlos, por lo anterior las organizaciones deben analizar sus necesidades y de acuerdo con sus procesos internos vincular las mejores prácticas de RS en la organización, ya que a la fecha las investigaciones realizadas y la documentación existente ha madurado pero aún hay camino por recorrer, y dependiendo de la experiencia de muchos podrán crearse estándares y normas con respecto éste tema. 39 BIBLIOGRAFÍA Bruni, L., & Calvo, C. (2009). 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