pocesos de gestión del conocimiento y tecnologías de información

POCESOS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
Alejandro Barros 2013
La gestión del conocimiento es una disciplina que reúne muchos conceptos, una confusión habitual es homologar
KM a tecnologías de información y no comprender su alcance real, desde un punto de vista de las organizaciones,
como lo define la siguiente expresión. “Construir y alimentar una cultura de compartir conocimientos con el objetivo
de promover la innovación”
La gestión del conocimiento tiene múltiples definiciones, desde aquellas que parten con la mirada organizacional,
“como una aproximación colaborativa para la creación, captura, organización , acceso y uso de los activos
intelectuales de una organización” (What is kownledge management?, G. Grey, 1996), o desde una mirada más
sistémica, esto es, “creación y gestión posterior de un entorno que fomenta el conocimiento que se crea, comparte,
aprende, mejora, organizadolo y utilizadolo para el beneficio de la organización y sus stakeholders” (Competing with
Knoledge, A. Abell, N. Oxbrow, 2001), Según Kamiz Dalkir en su libro Knowledge Management in Theory and Practice,
la gestión del conocimiento concentra un conjunto muy amplio de disciplinas como los que se detallan en el
siguiente diagrama:
El mismo Dalkir plantea un ciclo integrado para la gestión del conocimiento a partir de las etapas que el
procesamiento del conocimiento en una organización se da, esto es:
1. Captura, creación y contribución
2. Filtrados y selección
3. Codificación
4. Refinamiento
5. Compartir
6. Acceso
7. Aprendizaje
8. Aplicación
9. Evaluación
10. Reutilización
A partir de estas actividades en el procesamiento del
conocimiento, Dalkir lo plantea en el modelo de la gráfica
siguiente.
Por su parte Bukowitz y Williams en The Knowledge Management Filedbook definen la gestión del conocimiento
como un framework de trabajo en las organizaciones que debe permitir, la generación, mantención y despliegue de
la cantidad adecuada de conocimiento para crear valor e innovar al interior de las organizaciones. El modelo
siguiente muestra dicho proceso:
La gestión del conocimiento tiene como lo veíamos trabaja con múltiples disciplinas, un elemento relevante son las
tecnologías que sustentan el proceso ya que estas varían según la etapa del ciclo en la cual nos encontramos.
Soporte Tecnológico
Como se mencionaba existen múltiples tecnologías que habilitan el proceso de gestión del conocimiento, es por ello
que es relevante identificarlas a lo largo del ciclo y entender de que forma apoyan la etapa de ciclo. Si analizamos
cada etapa del ciclo integrado, se presentan diferentes herramientas que lo apoyan, las cuales pueden ser
categorizadas en creación de conocimientos, compartir y adquirir como lo muestra el mapa siguiente:
Creación
En este ámbito las tecnologías están vinculadas a los procesos de creación y gestión de contenidos. La creación de
contendidos debe realizarse a partir de la información con que cuenta la organización y de fuentes externas, algunos
de los procesos de creación pueden ser automáticos y otros serán de carácter manual con soporte tecnológico.
Creación de contenidos
En este nivel la organización debe ser capaz de producir los contenidos necesarios para sus procesos, es por ello que
todo tipo de herramientas de autoría, tanto a nivel personal (ofimática, mapas mentales y otros) como de carácter
colectivo son relevantes (wikis y blogs).
Es parte de estas herramientas, aquellas que pueden realizar análisis de la data histórica (minería de datos) ya sea a
través de modelos del tipo what if como de modelos del tipo caja negra.
La idea en este proceso, es que se produzca información y conocimiento a partir de la información con que cuenta la
organización, para ello se pueden utilizar productos de software de análisis estadístico y/o de minería de datos. En
general la pretensión de estos modelos es lograr predictibilidad de comportamiento a partir de la data
histórica. Algunas aplicaciones típicas de estos modelos son: segmentación de mercados, perfilamiento y hábitos de
consumo, detección de fraude y riesgo crediticio entre otros.
Los blogs y aplicaciones mashup son también consideradas herramientas de creación de contenidos, en el caso de
los blogs o sitios personales, en los últimos años han evolucionado desde meros diarios personales a sitios web en
muchos casos con información relevante en diferentes ámbitos del conocimiento, un ejemplo de ello fue la
evolución que tuvo el medio periodístico Huffington Post, que pasó de ser un conjunto de blogs liderados por la
periodista Arianna Huffington a uno de los medios de prensa más influyentes en Estados Unidos.
Gestión de Contenidos
En el área de la gestión de contenidos se han desarrollado múltiples herramientas, incluso con un nombre genérico,
CMS (content management system) o sistemas de gestión de contenidos. Estas plataformas ofrecen múltiples
funcionales orientadas a la publicación de contendido en la web, las principales funcionalidades son:
 Permitir a un grupo de usuarios compartir y contribuir con contenidos
 Establecer reglas de acceso y roles sobre los contendidos (publicador, editor, administrador)
 Facilitar el acceso y almacenamiento de los datos y contenidos
 Posibilidad de publicar en base a formatos y templates preestablecidos
 Capacidades de publicación en diferentes medios y formatos (texto, imagen, video, audio y otros)
 Publicación en diferido
 Mecanismos de comunicación con usuarios
 Mecanismos de promoción de los contenidos por diferentes medios y redes.
Las herramientas están pensadas para actuar en todo el ciclo de vida de la información, esto es, creación, gestionar
múltiples cambios y actualizaciones, mezclado, resumen y todo tipo de empaquetamientos, terminado con el
archivado de la data.
Las herramientas CMS ya tienen varios años desarrollo, hoy existen una gran cantidad de productos y plataformas,
tanto comerciales como del tipo open source en general se trata de productos y tecnologías bastante maduras y las
hay para todos los gustos.
En este nivel se encuentran los conceptos y etiquetado asociados a la taxonomía de los contenidos, o denominados
folcsonomías, los cuales permiten un mejor ordenamiento y clasificación de la información, con el objeto de que
pueda ser recuperada en forma más eficiente a futuro.
Compartir
El proceso de gestión del conocimiento tiene como elemento fundamental compartir, para lo cual se sustenta en
tecnologías asociadas a colaboración y de redes.
Tecnologías de colaboración y Comunicación
Se refiere a todas las tecnologías asociadas al proceso de colaboración entre diferentes usuarios, tanto los medios
tradicionales de intercambio de información más tradicionales (internet, telefonía, mensajería síncrona y asíncrona)
hasta procesos más sofisticados de intercambio, videoconferencia, telepresencia, compartir escritorio y otros
medios. En este ámbito se encuentran las tecnologías asociadas a los productos de software colaborativos o
denominados groupware, productos que permiten la difusión de contenidos a través portales web y de mensajería
electrónica. Las redes sociales y la web 2.0 están jugando un rol muy significativo también en esta área, a través de
sus múltiples herramientas de difusión de contenidos.
Tecnologías de redes
Diferentes tipos de redes abiertas o cerradas, en algunos casos la gestión del conocimiento quiere centrarse al
interior de la organización (intranet) y en otros casos se realiza con la participación de terceros (extranet). Para ello
se establecen portales de información a los cuales pueden acceder los usuarios en función de sus permisos de
acceso.
Adquirir
En el proceso de adquisición del conocimiento existen tres categorías de tecnologías, de capacitación, etiquetado y
las agrupadas en el concepto de inteligencia artificial
Tecnologías de eLearning (LMS)
Estas tecnologías agrupas todas las herramientas asociadas a los procesos de inducción y capacitación, para lo cual
existen diversas modalidades, los sistemas LMS pueden definiré como herramientas de software para la
administración, documentación, seguimiento, y reporte de programas de capacitación y entrenamiento. Un sistema
LMS debe contar al menos con las siguientes funcionalidades:
 Operación y administración centralizada
 Diseños y empaquetamientos de objetos de aprendizaje
 Agrupación y entrega de contenidos
 Reutilización de contenidos
 Múltiples modelos de evaluación
Sistemas de soporte LMS existen tanto en modalidad de producto comercial, open source o bien como servicio.
Algunas derivaciones de estos sistemas LMS son los denominados CBT (computer based tranning) y WBT (web based
tranning), esto es, capacitación utilizando el computador o la web.
Tecnologías emergentes
Se refiere fundamentalmente a tecnologías que permiten el etiquetado de contenido colaborativo de contenidos,
también denominado “social bookmarking”, un método por el cual usuarios a través de la web, organizan,
almacenan y administran marcas en la web. Existen muchos servicios para ello, los más conocidos a la fecha son
Delicious.com y Digg.com. Otros servicios que se encuentran en esta zona corresponden a Citeulike.org para
almacenar y etiquetar documentos y Diigo (www.diigo.com) servicio que permite marcar todo tipo de contenidos en
la web. Estos servicios permiten que otros usuarios puedan ver el etiquetado y marcas asociados a diversos temas.
En estas tecnologías emergentes se incluye la metadata, o la data sobre la data, la cual corresponde a datos
específicos contenidos en documentos, imágenes, libros, artículos, videos y todo el contenido. La metadata apunta
a clasificar los contenidos, en general incluye información descriptiva de los datos contenidos.
La biblioteca digital de Oxford define tres tipos de metadata
 Descriptiva: información que describe el contenido de un objeto, por ejemplo los registros de catalogación
MARC u otros esquemas similares.
 Administrativa: información necesaria para permitir que el repositorio pueda gestionarla, puede incluir,
información como fue escaneada, almacenada, datos de propiedad intelectual y/o licenciamiento y datos
asociados a su preservación en el largo plazo.
 Estructural: información que le permite a otros realizar unidades lógicas.
Un ejemplo de metadata de la Universidad de Queensland
Inteligencia Artificial
En esta categorización se agrupan las herramientas asociadas a procesos de toma de decisión. En general en esta área las tecnologías
corresponde a sistemas expertos, redes neuronales, visualización de datos y sistemas automáticos de categorización y etiquetado.