Estados financieros, ejercicios y herramientas auxiliares Autor

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Estados financieros, ejercicios y
herramientas auxiliares
Autor: Efraín Ortiz
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Presentación del curso
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook
principalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.
El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la
Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayor
difusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de una
organización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejor
capacitado para un trabajo como contable.
En este quinto y último curso aprenderemos sobre los Estados financieros,
ejercicios y herramientas auxiliares. Estudiaremos el Balance General, el Estado
de Resultados o Pérdidas y Ganancias, el ejercicio de una empresa de servicios,
el ejercicio de una empresa comercial, el Kárdex y métodos de valoración de
inventarios y los índices financieros.
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1. El Balance General o Estado de Situación
Balance General
El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que le
deben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o
socios a una fecha determinada, es como una fotografía de la situación del negocio
y está compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo y
Patrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los
grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio.
Básicamente existen dos formas de presentar un Balance General:
En orden de liquidezEn orden de solidez
En orden de liquidez
Es la forma más usual de presentación de un Balance, según esta modalidad se debe
presentar en primer lugar las cuentas más líquidas o que tiendan a convertirse en
efectivo más rápidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha
considerado tres grupos básicos para la presentación del Activo y estos son:
Activo corrienteActivo fijoOtros Activos
Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse
en dinero en efectivo más fácilmente dentro de un plazo no superior a un año, como
Caja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En el
caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar la
respectiva Provisión de Cuentas Incobrables.
Activo fijo.- Dentro de este grupo tenemos bienes de características más sólidas y
que sirven para desarrollar las actividades de la empresa, normalmente no están
destinados a la venta, dentro de este tenemos: Vehículos, Maquinaria y Equipo,
Muebles y Enseres, Equipos de Computación, Edificios, Terrenos, etc. Con excepción
de la cuenta Terrenos, todos los activos fijos tangibles están sujetos a depreciación
y esta cuenta debe reflejarse en el Balance.
Otros Activos.- Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en las
dos primeras categorías como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado,
depósitos en garantía, etc. Algunos de estos activos están sujetos a amortización,
de ser así se debe registrar este valor restando a los activos mencionados.
En orden de solidez
Esta forma de presentación se utiliza en algunos países europeos y consiste en
presentar primeros lo más sólido como es el activo fijo y luego lo más líquido que
es el activo corriente.
A continuación vamos a observar la sección del Activo con sus tres segmentos
principales:
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En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe, se suele
presentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos:
Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo
Pasivo corriente o de corto plazo.- Son los valores que la empresa debe pagar en un
plazo no mayor a un año, dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar a
proveedores, obligaciones bancarias, sobregiros, documentos por pagar,
provisiones sociales, impuestos por pagar, etc.
Pasivo a largo plazo.- Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de un
plazo superior a un año como por ejemplo: Cuentas, documentos e hipotecas por
pagar a largo plazo.
También se tiene que incluir en esta sección, lo correspondiente al Patrimonio, que
son los valores netos que pertenecen a los socios, dicho de otra forma es la
diferencia entre activo menos pasivo. En el grupo de patrimonio se debe incluir el
Capital, las reservas y el resultado del ejercicio, éste último valor es el vínculo que
existe entre el Balance General y el Estado de resultados o pérdidas y ganancias.
A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio:
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A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio:
Los valores de esta sección están antecedidos del signo (-), esto es para indicar que
son de naturaleza acreedora. Como podemos ver por un lado el activo suma $
38.683,98, por otro lado el pasivo + el patrimonio también suman $ 38.683,98, con
lo que se concluye que este balance está cuadrado. Al pie de este documento se
debe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la del
Contador general con el número de su licencia.
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2. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias
Estado de Resultados
Este estado financiero también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias,
demuestra las causas que generaron la utilidad o pérdida obtenida durante un
ejercicio contable o período determinado. En este estado se detalla todos los
ingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio, así como también
ingresos no operacionales, obtenidos por rendimientos financieros o venta de
activos fijos.
Rentas
Se conceptúan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que
significan utilidades para las empresas en cada período contable, en cuanto
incrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las
entidades.
De acuerdo al principio contable de REALIZACIÓN, todo ingreso, renta o utilidad,
debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilización.
Las rentas se originan en mayor proporción en las transacciones de intercambio o
venta de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, también provienen
de operaciones financieras de otorgamiento de créditos o de otras actividades
complementarias de diversa índole al giro empresarial.[1]
Gastos
Se conceptúan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticios
realizados por las entidades en cada ejercicio o período contable, que generalmente,
significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a las
rentas, original pérdida o déficit en el período o ejercicio contable de su registro.
Por otra parte, los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminución del
activo disponible; y cuando NO se pagan en dinero constituyen créditos por pagar
que incrementan el pasivo empresarial.
De acuerdo con el principio contable de “reconocimiento inmediato”, los gastos
deben ser contabilizados con cargo al período en el que fueron pagados o dieron
lugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelación.
Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para la
realización de las actividades típicas de las entidades.[2]
A continuación vamos a observar el estado de Pérdidas y Ganancias, en primer
término el segmento de ingresos, luego el segmento de gastos. En este caso vemos
que se ha obtenido una utilidad de $ 412,38 y precisamente este valor se refleja
también en el balance general como parte del patrimonio.
Los valores de la sección de ingresos tienen signo negativo, para indicar que estas
cuentas tienen saldo acreedor, mientras que los gastos tienen saldo deudor, al igual
que en el balance general también se deben registrar al pie de este estado
financiero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador
general con el número de su licencia.
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[1] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General. Pág. 476
[2] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General, Pág. 471
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3. Ejercicio de una empresa de servicios (1/2)
En este capítulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que se
encarga de prestar servicios turísticos, la empresa se llama “Fragata Tours Cía.
Ltda.” y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros, los sitios
más atractivos del país. A través de las transacciones propuestas, vamos a conocer
como se desarrollan sus operaciones.
Transacciones
Junio 1.- Se crea la Agencia de viajes “Fragata Tours Cía. Ltda.” con un capital de $
80.000,00 entre 4 socios que aportan $ 20.000,00 cada uno.
Junio 2.- Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el Banco
Pichincha y se deposita $ 70.000,00, según papeleta 203591, Comprobante de
ingreso 001.
Junio 3.- Se paga una garantía de $ 3.000,00 a Juan Valdéz, propietario de un local
comercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001, comp. Egreso 001,
además se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razón de $ 1.500,00
más iva cada mes, según egreso 002, cheque 002, liquidación de compras 01.
Junio 4.- Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.A., según factura
102548, por el valor de $ 8.500,00 más iva, se paga el 50% con cheque 003, comp.
Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 días con el 16% de
interés.
Junio 5.- Se adquiere 3 computadores a razón de $ 400,00 más iva por computador
en Computrón, según factura 682451, se paga de contado con cheque 004,
comprobante de egreso 004.
Junio 8.- Se firma el contrato de publicidad No. 104125 con Telesistema por $
6.000,oo mas iva para 6 meses, se paga con cheque 005, comprobante de egreso
005.
Junio 9.- Se vende 7 paquetes turísticos a la empresa CERSA por $ 800,oo más iva
cada paquete, nos descuenta la retención en la fuente, se cobra de contado, dinero
que se recibe en Caja, comprobante de ingreso 002, factura 001.
Junio 10.- Se deposita en el Banco Pichincha la recaudación del día anterior, según
papeleta de depósito 524126.
Junio 11.- Se paga al Hotel Barceló Colón Miramar $ 2.000,00 en calidad de
anticipo y reservación para el personal de CERSA que viajará a la playa de Salinas,
comprobante de egreso 006, cheque 006.
Junio 12.- Se paga a transportes Ecuador $ 540,00 por servicios de transporte de
Quito a Salinas con el personal de CERSA, según factura 25481, no graba iva, se
paga con cheque 007, egreso 007.
Junio 15.- Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas:
Santiago Jácome (Gerente)
$650,00, cheque 008, egreso 008
Rita Varela (Secretaria)
$150,00, cheque 009, egreso 009
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Jenny Samaniego (Contadora)
$250,00, cheque 010, egreso 010
Freddy Muñoz (Mensajero)
$120,00, cheque 011, egreso 011
Pedro Soto (Vendedor)
$180,00, cheque 012, egreso 012
Se pide:
-Realizar los asientos de diario, con las retenciones que exige el SRI en las
transacciones que corresponda.
Desarrollo del ejercicio
Los asientos de las transacciones en el Diario General, deben aparecer de la
siguiente manera:
Como podemos ver cada transacción tiene su asiento correspondiente, se ha
incluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislación vigente, se debe
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aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION, pues ésta, en
ocasiones varía ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos, por ejemplo
siempre que utilicemos las cuentas de bancos, para acreditar, se debe incluir en la
descripción el cheque, esto facilitará posteriormente la conciliación bancaria.
Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente, retenemos el
porcentaje respectivo cuando compramos, pero como la Ley es para todos, a
nosotros también nos retienen cuando vendemos. En el asiento AD 011 están
incluidos todos los anticipos entregados al personal, el criterio contable también es
válido, si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado, pero implica más
trabajo.
En el siguiente capítulo vamos a incluir más transacciones para concluir el mes de
junio, realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos.
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4. Ejercicio de una empresa de servicios (2/2)
En este capítulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio:
Junio 16.- Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100,00, para gastos
pequeños, con cheque 013, egreso 013, este fondo está bajo la custodia y manejo
de la Srta. Rita Varela.
Junio 17.- Se vende 10 paquetes turísticos a la Cía. Invesplan, a razón de $ 900,00
más iva cada paquete, según factura 002, se concede crédito sin documento de 15
días, nos envían la retención en la fuente.
Junio 18.- Se compra suministros y útiles de oficina en PACO, según factura 26584,
por $ 850,00 más iva, pagamos con cheque 014, egreso 014, realizamos la
retención respectiva.
Junio 19.- Se adquiere Equipo de alta montaña para alquilar a turistas, en equipos
Cotopaxi, por el valor de $ 5200,00 más iva, según factura 6582, realizamos la
retención en la fuente, nos conceden 10 días de crédito con letra de cambio 2684.
Junio 22.- Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barceló Colón Miramar, por $
2.800,00 más iva, realizamos la retención respectiva, descontamos el anticipo
entregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015, egreso 015.
Junio 23.- Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8
turistas extranjeros por $ 160,00, según egreso 016, cheque 016.
Junio 24.- Alquilamos el equipo de alta montaña a los 8 turistas extranjeros a razón
de $ 50,00 más iva por persona, nos cancelan de contado, comprobante de ingreso
003, factura 03.
Junio 25.- Se deposita en el Banco Pichincha, la recaudación del día anterior,
papeleta de depósito 692.
Junio 26.- Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO, el
valor de $ 30,00, según factura 2485, realizamos la retención respectiva, pagamos
con cheque 017, egreso 017.
Junio 29.- Realizamos el pago de los equipos de montaña, adquiridos a Equipos
Cotopaxi en junio 19, comprobante de egreso 018, cheque 018.
Junio 30.- La compañía Invesplan nos cancela el valor de los paquetes turísticos
facturados en junio 17, recibe caja, según ingreso 004. Además se realiza y se paga
el rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos:
Santiago Jácome (Gerente)
$1.300,00, cheque 019, egreso 019
Rita Varela (Secretaria)
$300,00, cheque 020, egreso 020
Jenny Samaniego (Contadora)
$500,00, cheque 021, egreso 021
Freddy Muñoz (Mensajero)
$240,00, cheque 022, egreso 022
Pedro Soto (Vendedor)
$360,00, cheque 023, egreso 023
Se pide:
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Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos, con descuento de los
anticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances
En el diario general, los asientos deben registrarse de la siguiente forma:
Como podemos ver, en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024
que corresponden a la contabilización del rol de pagos y las provisiones de junio
respectivamente.
El rol de pagos y el cuadro de provisiones, se presentan incluyendo al pie, la
contabilización. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones, pero se
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conservan las columnas para cuando llegue el momento, agregar esos cálculos; la
columna préstamos quirografarios va en blanco en razón de que los empleados aún
no han solicitado este tipo de préstamos, en la columna de anticipos y préstamos se
descuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun-2009).
En el cuadro de provisiones, no se realiza el cálculo de los fondos de reserva, en
razón de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor, los
empleados deben estar por lo menos un año en la empresa, es a partir del segundo
año, que tienen derecha a este fondo, de todas maneras se conserva la columna
para realizar el cálculo cuando llegue el momento.
Para la contabilización del rol, debitamos las cuentas del gasto y acreditamos
cuentas de pasivo a excepción de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es una
cuenta de activo. En cuanto a la contabilización de las provisiones debitamos las
cuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al final
del cuadro.
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A continuación vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado,
arriendos que se pagó en forma adelantada para 3 meses y publicidad, para 6
meses, además vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos, adquiridos
en el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera:
Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguiente
cuadro:
A los valores de adquisición de los activos, aplicamos los porcentajes de
depreciación: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computación,
estos valores que son anuales, dividimos para 12 para obtener el valor mensual y
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éstos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciación
diaria, por último estas cuotas multiplicamos por los días transcurridos desde que
se adquirieron los activos hasta el 30 de junio, que es la fecha de cierre del mes.
Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009.
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5. Ejercicio de una empresa comercial (1/2)
En el presente capítulo, realizaremos un ejercicio práctico de una empresa
comercial, con transacciones del mes de julio de 2009.
Transacciones
1.- La empresa “DTK” dedicada a la compra venta de mercaderías, posee como
inventario inicial 90 unidades del artículo “Q”, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $
18.000,00 en el Banco Pichincha.
2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, según factura No. 30
de Comercial Mery, cheque No. 01.
3.- Efectúa una venta de 35 unidades al contado, según factura No. 01 a $ 110,00
cada una.
4.- Vende 20 unidades a crédito, según factura No. 02 a $ 120,00 cada una.
5.- De la venta anterior, según factura No. 02, devuelven 10 unidades.
6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, según factura No.
45 de Importadora Ruiz, cheque No. 02.
7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades
8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a
$ 130,00 cada una.
9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, según
comprobante de depósito No. 543.
Se requiere:
Libro diarioLibro mayor
Desarrollo del ejercicio
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Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema, el libro mayor se muestra
de la siguiente manera:
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6. Ejercicio de una empresa comercial (2/2)
En este capítulo, vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables:
·
Balance de Comprobación
·
Balance General
·
Estado de Resultados
·
Kardex de mercaderías con el método Promedio ponderado
Como podemos ver en el Balance de Comprobación que antecede, todas las cuentas
que han intervenido en los asientos y están previamente mayorizadas, aparecen con
las sumas y saldos debidamente cuadrados, se ha procurado incluir únicamente
cuentas que faciliten nuestro ejercicio, pero esto no quiere decir que la empresa no
necesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en los
ejercicios de capítulos anteriores.
En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas, tanto en
el activo como en el pasivo y son las siguientes:
CAJA GENERAL
1.672,50
BANCO DEL PICHINCHA C.C. 3864-4
14.571,00
CAJA, BANCOS
16.243,50
RETENCIONES EN LA FUENTE
127,50
IVA EN COMPRAS
1.434,00
IMPUESTOS ANTICIPADOS
1.561,50
RETENCIONES EN LA FUENTE 1%
139,00
IVA EN VENTAS
1.386,00
OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS
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1.525,00
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Para mejorar la presentación del balance también se a omitido los códigos de los
grupos de cuentas, esto se logra marcando el rango donde se encuentran los
códigos, luego seleccionamos color de fuente blanco, como lo podemos ver en la
siguiente imagen:
A continuación presentamos el Balance General:
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El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera:
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Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996,98 fue también registrada en el
Balance General, dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO. En
algunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas de
la siguiente manera:
VENTAS
11.550,00
(-) COSTO DE VENTAS
10.553,02
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
996,98
A esto se suman OTROS INGRESOS, luego se restan los GASTOS, en todo caso cada
contador puede realizar la presentación de este estado de la forma que considere
mas apropiada para un mejor análisis. De la forma que se presente, la utilidad o
pérdida no va a cambiar.
Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderías, se trata de una
tarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos informativos de
los artículos que vende la empresa, estos son nombre del artículo, método de
valoración, unidad de medida, que puede ser: unidades, kilos, litros, galones, etc.,
máximo y mínimo.
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En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con cantidades,
valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor unitario y valor total y
existencias con cantidades, valor unitario y valor total.
La tarjeta que vamos a ver a continuación refleja el movimiento del artículo “Q” del
presente ejercicio.
Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra perfectamente
con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS que aparece en el Balance General, las
compras de las fechas 2 y 6 están de acuerdo a los asientos contables
correspondientes, al igual que la devolución en compras de la fecha 7. Todos los
movimientos registrados en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo de
Ventas, y acreditando Inventario de Mercaderías, a excepción de la fecha 5, donde el
asiento es al revés por cuanto se registra una devolución en ventas.
Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE
MERCADERÍAS, vamos a observar que los valores de existencias coinciden con los
saldos del mayor. En este caso únicamente tenemos el artículo “Q”, pero
normalmente en las empresas tienen varios artículos para la venta y como sabemos
para cada artículo se debe realizar una tarjeta kardex, luego entonces la suma de
todas las tarjetas kardex, debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE
MERCADERÍAS en el libro mayor.
En el próximo capítulo vamos a analizar los distintos métodos de valoración y vamos
a establecer comparaciones entre cada uno de ellos.
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7. Kardex y métodos de valoración de inventarios
(1/2)
Kardex
El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de
la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este
registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las
existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.
Métodos de valoración de inventarios
Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son los
siguientes:
Método Promedio PonderadoMétodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en
SalirMétodo U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en SalirMétodo Último precio de
compra
Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior, vamos a estudiar estos 4
métodos.
Método Promedio Ponderado
El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto su
aplicación es más sencilla, vamos a analizar el kardex del artículo “Q” para conocer
como se debe aplicar este método:
Fila 8
Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90
por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8.
Fila 9
Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto
nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos
las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo
ponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas
4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, éste
valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $
106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en
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la celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9.
Fila 10
En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al último costo
promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se
encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar el
saldo de cantidades, similar fórmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para
actualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la fórmula =K10/I10, para
conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15.
Fila 11
Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15
c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la
celda I11 aplicando la fórmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da
como resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $
106,15.
Fila 12
En julio 5, de la última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas,
registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra
de esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la
devolución es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12,
registramos con signo menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12
obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, también
equivale al signo negativo. En cantidades de la sección existencias, registramos la
fórmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven da
como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de
7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $
9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15.
Fila 13
Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da
como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155
lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $
9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos
en J13 el nuevo costo promedio que subió a $ 116, 92.
Fila 14
En julio 7, se registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de
$ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las
registramos en la sección de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las
existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, en
K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido
para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado.
Fila 15
Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al último costo promedio registrado de $
115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140
menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10,
obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el
costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.
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costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.
Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente
cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90
unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52.
Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir
En este método, los costos de las primeras mercaderías en entrar, son los primeros
costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas
operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformado
la tarjeta kardex, utilizando el método P.E.P.S.
Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es
igual aplicando cualquier método, es decir que no existe variación, esto quiere decir
que las 90 unidades del inventario final se mantendrán en cualquier método de
valoración que apliquemos lo que si cambia en cada método son los valores totales
como lo vamos a demostrar a continuación.
Fila 26
Al igual que en el método promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90
unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.
Fila 27
Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $
4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de
tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior
gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.
Fila 28
Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100,
pues el método exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las
de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $
3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la
diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en
el caso anterior, trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29
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conforman la actual existencia del artículo “Q”.
Fila 30
En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos disponibilidad
de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y
40 de a 120.
Fila 32
Se registra una devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que
registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras
existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120.
Fila 34
En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00
por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias
tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130.
Fila 37
En julio 7, registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130, que
ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolución
registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras
existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130.
Fila 40 y 41
En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a
100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $
4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35
mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos el
total de inventarios $ 11.350,00. Como podemos observar utilizando este método
se elevó el valor del inventario.
En el próximo capítulo vamos a continuar analizando los otros dos métodos para
valorar los inventarios.
32
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8. Kardex y métodos de valoración de inventarios
(2/2)
Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir
En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los primeros
costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas
operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para
realizar el registro en la tarjeta kardex.
Fila 52
Al igual que en el método anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $
100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.
Fila 53
Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $
4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de
tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior
gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.
Fila 54
Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120,
porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y según el método, deben
ser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades
de a 100 y 5 de a 120.
Fila 56 y 57
En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son las
últimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de
75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00.
Fila 58
Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta de 10 unidades, registramos
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a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nos
queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolución, a
un costo de 100, nos da 8.500.
Fila 59
Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, en
existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.
Fila 61
En julio 7, registramos la devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de
las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estos
datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nos
queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130.
Fila 63
Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente en
existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90
y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este método observamos que el valor del
inventario bajó.
A continuación vamos a ver el último método.
Método último precio de compra
Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el precio de la
última compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado
derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que se
registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este método.
El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer método Promedio
ponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento, ya sea compra,
venta, devolución en venta o devolución en compra. A diferencia de los otros
métodos, este conserva el precio de la última compra. Como podemos ver en la fila
76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias
teníamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130
unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues éste es el último
precio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de
$ 15.600,00.
En nuestra Contabilidad tenemos registrado:
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En julio 1, el inventario inicial por
$ 9.000,00
En julio 2, la compra por un total de
$ 4.800,00
Total
13.800,00
En el kardex en cambio tenemos un total de
Tenemos una diferencia que debemos ajustar por
15.600,00
1.800,00
Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asiento
que debemos registrar es el siguiente:
De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual al
del kardex $ 15.600,00 en esta fecha.
Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio
unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este método es mas utilizado
en épocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados los
precios de sus inventarios.
Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los inventarios,
obtenida con los 4 métodos:
1.
Método Último precio de compra
$ 11.700,00
2.
Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir
11.350,00
3.
Método Promedio Ponderado
10.396,98
4.
Método Últimas en Entrar, Primeras en Salir
9.150,00
Según los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el método de
último precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego el método promedio
ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.E.P.S.
Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó antes, en
tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el método
último precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios
con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas práctico es el método
P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el método
promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren
aplicar el método U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios.
Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los kardex de
Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos visto en los
ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los
registros únicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por
seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios
de las mercaderías. Además en bodega no interesa que método de valoración se
está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos
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está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos
en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para las
entradas como para las salidas.
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9. ÍNdices financieros
Para realizar un mejor análisis de la situación de las empresas, los expertos
contables han determinado algunos índices que se obtienen estableciendo
comparaciones entre los diferentes segmentos o grupos de cuentas de los balances,
esto sirve para determinar posibles debilidades o fortalezas de las entidades e indica
también probabilidades y tendencias. Los índices financieros constituyen la forma
más común del análisis financiero.
Indicadores o Índices de Liquidez a Corto Plazo
Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto
plazo (menores a un año) y para atender con normalidad sus operaciones. Sirven
para establecer la facilidad o dificultad que presente la empresa para pagar sus
pasivos corrientes con el producto de convertir en efectivo sus activos corrientes. [1]
En base a los balances de la empresa “OPQ” que se muestran a continuación, vamos
a determinar los principales índices.
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&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
38
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Para el análisis es necesario incluir los siguientes datos adicionales:
1.- Índice de Solvencia
Sirve para medir las disponibilidades de la empresa, a corto plazo, para pagar sus
deudas también de corto plazo, también se le denomina relación corriente.
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El índice Standard puede ubicarse entre 1,5 y 2,5.
2.- Índice de Liquidez
También sirve para medir la disponibilidad de la empresa a corto plazo, para cubrir
las deudas de similar período, pero en esta fórmula, se resta los inventarios.
El Standard de este índice puede ubicarse entre 0.5 y 1.0
3.- Índice de Liquidez Inmediata o Prueba Ácida
Este índice mide la capacidad inmediata de pago que tiene la entidad, frente a sus
obligaciones corrientes, se considera un índice más rígido para medir la liquidez de
la empresa, igual que en el caso anterior, el Standard se ubica entre 0.5 y 1.0. Para
calcular este índice existen dos fórmulas que se presentan a continuación.
4.- Índice de Inventarios a Activo Corriente
Sirve para indicar la proporción que existe entre los rubros menos líquidos del
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grupo del activo corriente y el total del grupo, el Standard se ubica entre 0.5.
5.- Índice de Rotación de Inventarios
Este índice sirve para señalar el número de veces que el inventario de productos
terminados o de mercaderías se ha renovado como resultado de las ventas
realizadas en un determinado período. De preferencia es aceptable una rotación
elevada, aunque esto depende del tipo de actividad de la entidad y de la naturaleza
de los bienes comercializados. El promedio de los inventarios se obtiene sumando
el inventario inicial más el inventario final y dividiendo para dos.
6.- Permanencia de Inventarios
Este índice se refiere al número de días que en promedio, el inventario ha
permanecido en las bodegas antes de venderse. De preferencia es aceptable un
plazo medio menor frente a un mayor, pues esto implica una reducción de gastos
financieros y como consecuencia una inversión menor.
41
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7.- Rotación de Cuentas por Cobrar
Sirve para establecer el número de veces que en promedio, se han recuperado las
ventas a crédito dentro de un ciclo de operación. Es aceptable una rotación alta a
una rotación lenta, se deben tomar en consideración los problemas de pérdidas de
clientes por presión en los cobros principalmente.
·
El promedio de cuentas por cobrar se obtiene sumando las cuentas por cobrar
al inicio del período más las cuentas por cobrar al final del período y se divide para
dos.[2]
8.- Permanencia de Cuentas por Cobrar
Este índice señala el número de días que la entidad se demora en promedio, para
recuperar las ventas a crédito, consigue evaluar la eficiencia de la gestión comercial
y de cobros. Se compara con el plazo medio normal que la empresa da a sus clientes
y se puede establecer un atraso o adelanto promedio en los cobros.
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9.- Capital de Trabajo
Indica la cantidad de recursos que posee la entidad para realizar sus operaciones,
después de pagar sus obligaciones a corto plazo.
10.- Inventarios a Capital de Trabajo
Indica el porcentaje de los Inventarios sobre el Capital de Trabajo; si es demasiado
alto, demuestra una excesiva inversión en la formación de los inventarios de la
empresa.[3]
Como se puede observar, en una misma hoja de Excel, se puede aplicar todas las
fórmulas que posibilitan obtener los índices; es aconsejable para colocar los datos
de las fórmulas hacer referencia a la ubicación de las celdas donde se encuentren los
valores, de tal forma que si las cifras de los balances cambia, la fórmula continúe
operativa. Por ejemplo en la imagen que aparece a continuación, en la celda C113,
se hace referencia al valor de la celda C18 de la hoja GENERAL, con la fórmula
=GENERAL!C18 igual situación se da con el valor del Capital de Trabajo, hasta
aplicar la división para determinar el porcentaje.
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Todos los índices estudiados, sirven para realizar un mejor análisis de la situación
de una entidad para tomar adecuadas decisiones con respecto a varios rubros de los
balances. Se puede establecer más índices dependiendo de los requerimientos de
los ejecutivos para un análisis mas detallado.
[1] BRAVO, Mercedes. Contabilidad General. Pág. 337
[2] BERSTEIN, Leopold A. Análisis de Estados Financieros, Pág. 556.
[3] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Pág. 339
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10. Microsoft Outlook y correo electrónico
El avance de la tecnología ha hecho posible el envío y la recepción de archivos,
documentos, videos y un número muy significativo de datos en cuestión de
segundos a cualquier parte del mundo. A nivel de Contabilidad como está
demostrado, se puede resumir en archivos de Microsoft Excel todo un sistema
contable y éste a su vez se lo puede enviar por vía electrónica.
Ventajas de Microsoft Outlook
Microsoft Outlook a más de servir como correo electrónico, tiene otras opciones que
sirven de mucha ayuda para la organización y programación del tiempo y la agenda
dentro de una entidad.
De acuerdo a la imagen anterior, podemos observar que Outlook dispone de Correo,
Calendario, Contactos y Tareas.
Correo
Es la opción más utilizada de este programa, dependiendo de las actividades que
realice cada persona, por lo regular a más de documentos se puede recibir y enviar,
archivos en varios formatos de audio y video, todo esto ha facilitado el trabajo a
muchas personas. Dentro del aspecto contable, hoy en día se tiene la facilidad de
escanear cualquier documento contable y enviarlo por correo, de modo que todos
los documentos fuente de una Contabilidad, pueden ser susceptibles de enviar por
correo.
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Hace algún tiempo atrás era necesario que las empresas cuenten con un contador
de planta, sin embargo ahora con el avance de la tecnología, un contador bien
puede realizar la Contabilidad de una entidad a kilómetros de distancia, se le puede
proveer los documentos fuente a través del correo y dado que como está
demostrado, se puede realizar la Contabilidad en archivos de Excel, el contador
también puede enviar su trabajo por el mismo medio, incluso el pago también se lo
puede realizar mediante transferencia electrónica, de tal manera que los
profesionales contables pueden realizar su trabajo desde su casa o desde cualquier
lugar donde cuenten con una conexión a Internet. Es necesario indicar que para
mayor facilidad de los envíos por correo electrónico es mejor empaquetar los
archivos con programas exclusivos para este propósito, también es necesario grabar
los archivos de Excel con contraseña para mayor seguridad.
Calendario
Esta opción de Outlook es muy útil para que la computadora nos recuerde citas, o
actividades que debemos cumplir en determinadas fechas. Dentro de las actividades
de Contabilidad por ejemplo, se puede anotar en el calendario, las fechas para
pagos de servicios básicos como: agua, electricidad, teléfonos, Internet, etc. los
cuales no podemos dejar de pagar ya que en caso de olvido, las empresas que
prestan estos servicios proceden a cortar el servicio.
Es importante anotar en el calendario con dos o tres días de anticipación, el
concepto del pago, la cita o el compromiso que se va a realizar como lo podemos
observar en la siguiente imagen.
Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del
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Para todo lo expuesto, es importante mantener actualizada la fecha y hora del
computador, para que llegada la fecha y hora señalada, Outlook nos recuerde lo que
debemos hacer. Esto da la posibilidad de actuar siempre en forma oportuna para
realizar todos los pagos, emitiendo los cheques a tiempo, es decir con esto
actuamos de forma eficiente y nos adelantamos a los acontecimientos.
Es muy útil también para que nos recuerde las citas o compromisos que debemos
cumplir en cualquier fecha del calendario.
Contactos
Microsoft Outlook, también permite que se puedan almacenar contactos, ingresando
nombres, organización a la que pertenece, teléfonos, fax, etc. Igualmente es útil
para comunicarnos con proveedores, clientes y demás personas con las que
tenemos vínculos de negocios, relaciones laborales, patronales, etc. Los datos se
pueden ingresar de la forma que aparece en la siguiente imagen:
Tareas
Esta opción nos permite redactar tareas que tengamos que realizar, se puede incluir
una fecha de vencimiento, permite también tachar o cruzar una raya cuando la tarea
ha sido cumplida, de esta forma si somos disciplinados y cumplimos con nuestras
tareas en las fechas previstas, seremos reconocidos como personas responsables y
eficientes dentro de la empresa.
Palabras Finales
Al término de este curso, quiero indicar que se ha procurado mencionar los temas
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más utilizados en las empresas de acuerdo a la experiencia obtenida, con el objeto
de que el alumno conozca los temas contables más comunes dentro del aspecto
laboral, todo esto en procura de que se adapte con facilidad a la temática de la
Contabilidad y que sea un incentivo para que profundice sus conocimientos.
Como hemos observado, Excel sirve de gran ayuda en los temas relacionados con la
Contabilidad, se lo puede adaptar para múltiples trabajos, lo que hemos visto es
una muestra de lo mucho que se puede hacer, les deseo muchos éxitos a todos los
lectores.
Su servidor,
Arturo Efraín Ortiz
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