osp-pg06.04 no conformidades, acciones correctivas y

NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
OSP-PG06.04
OSEPSA
1/6
OSP-PG06.04
NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
5.
OBJETO
ALCANCE
REFERENCIAS
RESPONSABILIDADES
CONTENIDO
5.1. No Conformidades
5.1.1. Identificación de la No Conformidad
5.1.2. Resolución de la No Conformidad
5.1.3. Cierre de la No Conformidad
5.2. Desviaciones
5.3. Acciones Correctivas o Preventivas
5.3.1. Origen de una Acción Correctiva o Preventiva
5.3.2. Resolución
5.3.3. Seguimiento de la Acción Correctiva o Preventiva
6. ARCHIVO
7. CONTROL DE MODIFICACIONES
Elaborado:
COPIA
INFORMATIVA
CONTROLADA

Revisado y aprobado:
Nº ____
FECHA: ___ / ___ / ___
ASIGNADA A:
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y
Prevención
Fecha : 28/06/04
Consejero Delegado
Fecha : 30/06/04
NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
OSEPSA
OSP-PG06.04
1.
2/6
OBJETO
 Describir la dinámica de trabajo de OSEPSA para la Gestión de No Conformidades y Acciones
Correctivas y Preventivas.
2.
ALCANCE
 Actividad, documentación, servicio, producto o equipo sujeto al Sistema de Calidad,
Medioambiental y Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales de la empresa.
 Reclamaciones del Cliente.
3.
Gestión
REFERENCIAS
 Manual de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales de OSEPSA.
 Colección de Formatos de OSEPSA.
4.
RESPONSABILIDADES
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención
Prevención de Delegación:
/ Responsable de Calidad, Medio Ambiente y
 Gestión de los Informes y Listados de No Conformidades y Acciones Correctivas /Preventivas.
 Verificar la resolución y proceder al cierre del Informe de No Conformidad / Acción Correctiva /
Preventiva.
Jefes de Área (Departamento, Delegación u Obra):
 Analizar la No Conformidad (con la colaboración del personal que estimen necesario) y proponer
las actividades necesarias para su resolución.
 Comprobar la ejecución de la resolución de la No Conformidad.
 Aprobar la propuesta de Acciones Correctivas / Preventivas.
5.
CONTENIDO
No conformidad es la falta de cumplimiento de los requisitos especificados.
OSEPSA define dos tipos de No Conformidades:
 No Conformidades puntuales o Desviaciones.
Son aquéllas que tienen escasa incidencia en la calidad
del servicio/producto, y son
solucionadas de forma inmediata tras su aparición. No precisan la emisión de un Informe de No
Conformidad, quedando registrada su descripción y resolución en los registros de Control de
Proceso e Inspección y Ensayo. Además, el Jefe de Obra o Encargado las registran en
el
Listado de Desviaciones de la obra, para facilitar un análisis global.
 No Conformidades.
Son aquéllas que tienen alta incidencia en la calidad del servicio/producto o incumplimientos de
requisitos medioambientales y de prevenci
ón de riesgos laborales. Incluyen las No
Conformidades derivadas de auditorías y las detec
tadas directamente por el cliente. Es
necesaria la emisión de Informes de No Conformidad.
NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
OSEPSA
OSP-PG06.04
3/6
OSEPSA dispone de una sistemática para el registro y análisis de las Reclamaciones del Cliente: El
Consejero Delegado y el Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención analizan conjuntamente la
reclamación escrita, y determinan si procede la apertura del Informe de No Conformidad.
En caso afirmativo se llevarán a cabo las activi dades descritas en el apartado 5.1, en caso contrario
se tomarán las medidas necesarias para su resolución inmediata
y se dejará constancia de la
reclamación recibida.
5.1. No
Conformidades
5.1.1.
Identificación de la No Conformidad
La aparición de una No Conformidad puede ser:
 Relativa al proceso constructivo de la empresa:
-
Anomalías detectadas en los material
es recepcionados como resultado de las
verificaciones, controles o ensayos rea
lizados (desviación con respecto
de las
especificaciones, deterioro sufrido durante la s operaciones de transporte o manipulación,
anomalía en las condiciones de acopio, etc.)
-
Anomalías detectadas en la ejecución de una actividad.
-
Anomalías detectadas en las pruebas finales.
 Relativa a incumplimientos del Sistema de Ca lidad, Gestión Medioambiental y Gestión de la
Prevención de Riesgos Laborales de la empres
a (cualquier actividad sujeta al mismo:
documentación, contratos, requisitos legal
es, compras, aspectos
medioambientales,
identificación de peligros, evaluación de riesgos, formación, etc.)
 Relativa a anomalías que pudieran directa o
indirectamente conducir a lesiones o daños
personales, daños a la propiedad o una combinación de ambos.
Cualquier empleado de OSEPSA que detecte situaciones de anomalía y/o incumplimiento, o
riesgo potencial de producirse, lo comunicará al Jefe de
Área implicado, quién valorará la
situación detectada y su identificación como una no conformidad.
A la hora de identificar la No Conformidad los pasos a seguir son los siguientes:
1. Comunicar al Jefe de Área la situación de anomalía y/o incumplimiento detectada.
2. El Jefe de Área abre el Informe de No Conformidad / Acción Correctiva / Preventiva (Formato
06.INCACP) y cumplimenta el apartado Identificación, indicando:
 Persona que detectó la No Conformidad.
 Fecha de apertura del informe.
 Descripción.
3. Comunicar al Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención o al Responsable de Calidad,
Medio Ambiente y Prevención de Delegación la apertura del Informe de No Conformidad,
quien le asignará el código correspondiente y lo registrará en el Listado de Informes de No
Conformidad (Formato 06.LINC), con objeto de poder realizar un seguimiento de su estado y
eficacia. Consignará los siguientes datos:
 Nº de informe.
 Descripción.
 Fecha de apertura.
NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
OSP-PG06.04
OSEPSA
4/6
 Fecha de cierre
5.1.2. Resolución de la No Conformidad.
El Jefe de Área analiza la No Conformidad
estime necesario.
detectada, con la colaboración del personal que
Siempre que sea posible se identificará el producto no conforme (material recepcionado,
unidad de obra, equipo, documentación, actividades de implantación del Si stema, etc.), para
evitar un uso no deseado del mismo.
De dicho análisis se deciden las acciones a adoptar
para eliminar el efecto de la No
Conformidad, registrándose en el apartado Resolución de la No Conformidad y procediendo
de una de las siguientes formas:
 Utilizar el producto no conforme, tal cual.
En este caso, en el informe de No Conformidad debe quedar constancia de los motivos
por los cuales se procede de este modo.
 Diseñar las actividades necesarias para corregir la No Conformidad.
Designar al personal responsable de efectuar dichas actividades, definir los plazos de
resolución, aplicar las actividades propuestas y utilizar el producto tras la aplicación de
dichas actividades.
 Rechazar el producto no conforme.
En este caso, el Informe de No Conformidad debe reflejar el destino final del mismo.
5.1.3.
Cierre de la No Conformidad
El Jefe de Área (o la persona en quien delegue, en función de la importancia de la
No
Conformidad) procede a comprobar la correcta aplicación de las actividades que se diseñaron
para subsanar la No Conformidad y el
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención
o el
Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación verifica la eficacia de las
mismas.
De ambas comprobaciones queda constancia en el apartado Seguimiento de la No Conformidad
y se consigna la fecha de cierre en el Listado de No Conformidades.
5.2. Desv iaciones
El registro de las No Conformidades puntuales se lleva a cabo en los propios registros de control,
tales como Programas de Puntos de inspección o Li stas de Control de Recepción, así como en el
Listado de Desviaciones de la obra.
El Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención
de Delegación analiza, con una
periodicidad trimestral, las desviaciones surgidas y establece las acciones pertinentes. Por otra
parte, el Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prev ención recopila anualmente dichas desviaciones y
lleva a cabo un análisis global, según lo descrito en OSP-PG10, “Análisis de datos”, al objeto de
establecer las acciones precisas para reducir al
mínimo su aparición. Los resultados de
estos
análisis son presentados al Comité de Calidad, Medio Ambiente y Prevención en las Revisiones del
Sistema por la Dirección.
NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
OSEPSA
OSP-PG06.04
5.3.
5.3.1.
5/6
Acciones Correctivas o Preventivas
Origen de una Acción Correctiva o Preventiva
Acción correctiva es el conjunto de medidas destinadas a eliminar la causa de una no conformidad
real, evitando su repetición. Se genera a ra íz de cuestiones que supongan un problema en la
marcha de las actividades de la empresa, como No Conformidades, desviaciones sistemáticas,
resultados de auditorías, reclamaciones de clientes, etc.
a eliminar las posibles causas de no
Acción preventiva es el conjunto de medidas destinadas
conformidades potenciales que pudieran darse en el futuro. Para su generación no es necesario
que medie una No Conformidad real. Pueden ser generadas, por ejemplo, a raíz de propuestas de
mejora.
Cualquier persona de OSEPSA puede proponer al Jefe de Área la generación de una Acción
Correctiva o Preventiva, quien
analizará la causa de la No Conformidad real o potencial,
cumplimentando el apartado Análisis de causas del 06.INCACP, y estimará la necesidad de
adoptar Acciones Correctivas o Preventivas, en cuyo caso:

Consignará el nº de informe e indica el tipo de Acción (IAC en caso de Acción Correctiva, e
IAP en caso de Acción Preventiva).

Lo comunicará al Jefe de Calidad, Medio Ambiente
y Prevención o al Responsable de
Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Delegación, quienes registrarán la acción en el
Listado de Acciones Correctivas y Preventivas (Formato 06.LACP).
Las Acciones Correctivas y/o Prev entivas propuestas se revisarán, antes de su implantación, a
través del proceso de evaluación de riesgos.
5.3.2.
Resolución
El Jefe de Área analiza el problema y cumplimenta el apartado Descripción de la Acción:
5.3.3.

En el caso de Acciones Correctivas, est udia todas las posibles causas, con objeto de
determinar aquéllas que originan la No Conformidad.

En el caso de Acciones Preventivas analiz a el establecimiento de nuevas dinámicas de
trabajo para mejorar la gestión del tema origen de la Acción.

Propone las acciones a tomar, responsables de implantación y plazos de ejecución.
Seguimiento de la Acción Correctiva o Preventiva
El seguimiento de la eficacia de la acción
implantada se lleva a cabo mediante
auditorías
internas y control de la ejecución de la
s actividades, y quedará registrada en el apartado
Seguimiento de la Acción.

Valoración de la Acción.
El Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prev ención o el Responsable de Calidad, Medio
Ambiente y Prevención de Delegación, en col aboración con el Jefe de Área, realiza una
valoración de los resultados que se han derivado de la ejecución de la Acción, de su eficacia,
del cumplimiento de los plazos y reseña las observaciones que estime necesarias.

Cierre de la Acción.
NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
OSP-PG06.04
OSEPSA
6/6
La Acción se considera cerrada cuando, tras la valoración, se demuestre objetivamente su
eficacia, mediante los registros de calidad que evidencien la desaparición del problema que la
origina (Correctiva) o la eficacia de la nueva dinámica de trabajo (Preventiva).
Se consigna en el Listado de Acciones Correctivas
Acción.
/Preventivas la fecha de cierre de la
Además del análisis anual de las No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas realizado en
el ámbito de las reuniones de Revisión del Sistema de Calidad, Gestión Medioambiental y Gestión de
Prevención de Riesgos Laborales por la Dirección, el Comité lleva a cabo un análisis semestral de las
mismas para tomar las acciones precisas.
6.
ARCHIVO
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevenci
Prevención de Delegación:





ón / Responsable de Calidad, Medio Ambiente y
Informes de No Conformidad / Acción Correctiva / Preventiva.
Reclamaciones de clientes.
Listado de Informes de No Conformidad.
Listado de Acciones Correctivas y Preventivas.
Listado de Desviaciones
Jefe de Calidad, Medio Ambiente y Prevención:
 Actas de Revisión del Sistema por la Dirección.
7.
CONTROL DE MODIFICACIONES
REVISIÓN
Nº
PÁGINAS
REVISADAS
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
FECHA
0 5.99
Revisión inicial.
1 1.00
Creación de nuevo formato que agrupa No Conformidades, Acciones
Correctoras y Preventivas.
todas
Ampliación periodicidad análisis NC, AC y P.
4y6
2
6.00
Adaptación a las normas UNE-EN-ISO 9001: 2000 y
14.001: 1996
3 12.00
4
06.04
Adaptación a la especificación OHSAS 18001:1999
UNE-EN-ISO
todas
todas